Rakentamispalveluiden tedonantovelvollisuus 1.7.2014
Mikä on rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus? Rakentamiseen liityvä tedonantovelvollisuus on toimintamalli, jonka avulla pyritään kitkemään väärin toimivat yritykset pois toimialalta. Kaikki yli 15000 työmaat, joihin liityy ostetavaa rakennuspalvelua, ovat ilmoitusvelvollisuuden piirissä verotajalle. Yksilöllisellä työmaaavaimella tai vastaavan työmaanumeron avulla verotajalla on mahdollisuus saada työmaakohtaista tetoa, jota se voi hyödyntää omissa tavoiteissaan.
Mitä tedotetaan? Henkilötedot työntekijöistä päätoteutajalle, joka ilmoitaa verotajalle. Kun työmaan koko ylitää 15 000 Omat urakkatedot verotajalle Kun sopimussuhteessa olevan alihankkijan summa arvioidaan ylitävän 15 000 Jokainen työmaa ilmoitetaan omina tetoina verotajalle yksilöllisellä työmaanumerolla.
Mihin tiedotetaan? Henkilötiedot Alihankkijat päätoteuttajalle Päätoteuttaja verottajalle Omat urakkatiedot Ilmoitus verottajalle seuraavien palveluiden kautta www.ilmoitin.fi (sähköisesti) www.suomi.fi (käsin) Tilaajavastuu.fi
Milloin työmaatedot ilmoitetaan? Tiedonantovelvollisuus alkaa 1.7.2014 Koskee myös ennen ajankohtaa alkaneita työmaita. Tiedot on lähetettävä kuukausittain 5. päivään mennessä edellistä kuukautta aiemmin päättyneen kuukauden tiedoilla. Siis viimeistään syyskuun 5. päivä ilmoitetaan heinäkuun tiedot. Tiedottaminen aloitetaan siitä kuukaudesta lähtien, kun työmaa alkaa. Poikkeuksena ennen 1.7.2014 alkaneet työmaat, jotka ilmoitetaan kyseisestä kuukaudesta lähtien.
Mitä muuta asiakas tarvitsee? Työmaan aloituskokouksessa kerrotaan, miten työmaalla toimitaan ja miten kukin osapuoli raportoi työmaan tietoja. Työmaan henkilötietoihin liittyvä raportointitapa kerrotaan työmaan päätoteuttajan toimesta. Isoimmilla työmailla käytetään usein kulunvalvontajärjestelmiä. Työmaan kulunseurantaa varten (päätoteuttaja toimittaa). Ecomilla PPCT OY on yhteistyökumppanina. Henkilökortit (esim. valttikortti )on hankittava jokaiselle työmaan työntekijälle. Kukin yritys huolehtii pääsääntöisesti omista kulunvalvontakorteista. Rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus ei vaadi pakollista työmaan kulunvalvontaa. AVI vaatii reaaliaikaisen kulunvalvonnan. Ei tarvitse kuitenkaan toteuttaa sähköisesti.
Kuka tarvitsee arkistopalvelua? Urakoiden päätoteuttajat, kun työmaan arvo on yli 15000 ja työmaalla käytetään aliurakoitsijoita. Ne, jotka käyttävät työmaallaan aliurakoitsijoita, joiden työmaakohtainen sopimuksen arvo ylittää 15000.
Arkistopalvelun toimintamalli Verottaja Ilmoitin.fi Katso-tunnisteet Ecom arkistopalvelu Käsin syöttö Alihankkijat, Alihankkijat henkilötiedot Alihankkijat Ecom Projektiseuranta Urakkatiedot Henkilötiedot Työmaatiedot
Arkistopalvelun toimintamalli. Päätoteutajalla oma järjestelmä Verottaja Muut järjestelmät Tulosteet päätoteuttajalle Tiedot käsin raporteista Ecom arkistopalvelu Käsin syöttö Alihankkijat Alihankkijat Alihankkijat Ecom Projektiseuranta
Perusoletukset, asiakasnumero Ohjelmat-valikon alta löytyy perusoletukset-valikko, josta löytyy yrityksen Ecomin asiakasnumero. Sitä tarvitaan arkistopalvelun rekisteröimiseen, jonka avulla tämä Ecomin pilvipalvelu voidaan yhdistää oman yrityksen sisältöön.
Ecom Arkistopalvelu Kun oman yrityksen Ecomin asiakasnumero on tiedossa, voidaan rakentamiseen tarvittava tiedonantopalvelu, eli arkistopalvelu ottaa käyttöön. Arkistopalvelun avulla yritys saa Ecomista raportointitiedot arkistopalveluun, jonka kautta tiedot voi raportoida eteenpäin verottajalle. Rekisteröitymällä käyttäjäksi palvelun voi ottaa käyttöön. Ecomin arkistopalvelu löytyy nettiselaimesta osoitteesta https://ecomarkisto.fi.
Arkistopalveluun rekisteröityminen https://ecomarkisto.fi/ palveluun rekisteröidytään ikkunan oikeassa reunassa olevan Rekisteröitymisosan kautta. Rekisteröintitiedoissa tarvitaan Ecom Asiakasnumero, joka löytyy Ecomista esimerkiksi perusoletusikkunasta (aiempi sivu ohjeesta). Sen lisäksi annetaan yrityksen virallinen nimi sekä Y-tunnus. Sen jälkeen painetaan Näytä kaikki -valintaa, jolloin loputkin tiedot rekisteröinnistä aukeaa.
Arkistopalveluun rekisteröityminen 2 Kun yrityksen tiedot on täytetty, kirjataan seuraavaksi arkistopalvelun pääkäyttäjän tiedot. Kun tiedot on täytetty, painetaan rekisteröidypainiketta, jolloin ohjelma lähettää annettuun sähköpostiin vahvistusviestin, jossa on linkki rekisteröinnin vahvistamiseksi.
Kirjautuminen Arkistopalveluun Kun rekisteröityminen on tehty ja sähköpostiin tulleeseen vahvistusviestin linkkiä on painettu, voi Ecom Arkistopalveluun kirjautua sisälle antamalla käyttäjätunnus ja salasana sekä painamalla kirjaudupainiketta.
Ecom Arkistopalvelu Arkistopalveluun kirjautuminen on onnistunut, kun yrityksen omat tiedot on näkyvissä Omat tiedot kohdassa. Seuraavaksi siirrytään Ecomiin ja tehdään Ecomissa tarvittavat toimet arkistopalvelun käynnistämiseksi.
Ecom, Tiedonantovelvollisuuden käytöönoto Ecomista löytyy erillinen rakentamispalveluiden tiedonantovelvollisuuden käyttöönotto-ohjelma; jonka avulla voi asettaa alkuarvot kohdilleen sekä Ecomin projektiseurantaan että Arkistopalvelun yhteyden testaukseen. Käyttöönotto-ohjelma löytyy Ecom 2014Bversiosta ja myöhemmistä versioista. Ohjelma löytyy Ecom Plus ohjelmapaketista.
1/5 Yrityksen omat tiedot ja yhteyshenkilö Ensimmäiselle sivulle kirjataan oman yrityksen rakentamispalveluiden tiedonannosta pääsääntöisesti vastaavan henkilön nimi erikseen sekä urakka- että työntekijätietojen osalta. Alla oleva ohje kertoo, mitkä tiedot ovat pakollisia.
2/5 Yritystiedot ja alihankkijat Toiselle sivulle kirjataan oman yrityksen lisäksi yrityksen käyttämät alihankkijayritykset. Mikäli alihankkija on vuokratyövoiman vuokraaja, asetetaan vuokratyö-rasti päälle yrityksen kohdalle. Pakolliset tiedot on kerrottu ikkunan alaosassa olevassa ohjeistuksessa. Alihankkijayritykset kirjataan tähän ikkunaan, mikäli heidän tunteja kirjataan projektiseurantaan palkkatapahtumina.
3/5 Käyttäjäryhmät Työntekijät sidotaan yritykseen Ecomin henkilötyhmän avulla. Jokaiselle alihankkijayritykselle tehdään oma tunnistettava käyttäjäryhmänsä, mikäli heidän tunteja kirjataan Ecomin projektiseurantaan Työt-välilehdelle palkkatapahtumina. Jos alihankkijatietoja ei kirjata Ecomin projektiseurannan Työt -välilehdelle, voidaan työntekijätiedot kirjata myös suoraan Ecomin arkistopalveluun.
4/5 Rakentamispalveluiden piirissä olevat työntekijät Rakentamispalveluiden työntekijöiden tietojen syöttötaulu on neljännellä sivulla. Mikäli sivulle on kerätty myös alihankkijoiden tietoja, on ryhmätauluun valittava alihankkijayrityksen ryhmä, joka on ensin perustettu aiemmalla sivulla. Näin työntekijätiedot saadaan automaattisesti linkitettyä oikeaan yritykseen rakentamispalveluiden ilmoituksessa.
5/5 Yhteys arkistopalveluun Arkistopalvelun yhteyden testaus tehdään käyttöönoton viimeisellä sivulla. omalla käyttäjätunnuksella. Arkistopalvelu otetaan käyttöön ja aktivoidaan osoitteessa ecomarkisto.fi. Kun se on tehty, voidaan yhteys testata tämän ikkunan kautta. Ohjelma antaa vastauksen arkistopalvelusta. Ja kun testaus toimii, antaa se alla olevan ikkunan mukaisen vastauksen. Yhteys arkistopalveluun on nyt kunnossa ja seuraavaksi tutustutaan Projektiseurannan tiedonantovelvollisuuden toimintaan.
Projektin työmaatiedot Ecom Projektiseurannan Tiedonantovelvollisuus-välilehdellä kerrotaan, mitä tietoja valitusta projektista ilmoitetaan ja mihin suuntaan. Sivu on jaettu kolmeen osaan aihealueittain. Ensimmäisellä sivulla, eli projektin työmaatiedoissa kerrotaan, mitkä tiedot tästä projektista ovat tiedonantovelvollisuuden piirissä ja kuka on omassa yrityksessä työmaan vastaavat henkilöt. Sen lisäksi annetaan työmaan tunnistetieto, eli työmaan avain, -numero tai muu tarvittava tunniste, jolla työmaan tietoja päivitetään verottajan suuntaan.
Projektin urakkatiedot Tähän listataan kaikki ne aliurakoista tehdyt sopimukset, joiden ilmoitusvelvollisuus täyttyy. Saajatiedot tulee Saajarekisteristä ja ostoreskontrasta valitaan ne ostolaskut, jotka kuuluvat tämän työmaasopimuksen piiriin. Saajatietojen syöttö tätä kautta vaatii Ecom Ostoreskontran käyttöä projektiseurantaohjelmiston lisäksi. Ecom Arkistopalveluun nämä tiedot voi syöttää myös käsin Ilman, että Ecomissa näitä tietoja syötetään ollenkaan.
Projektin urakkatiedot 2 Keskimmäiseen ikkunaan on kirjattu kaikki ne alihankkijat, joiden tähän projektiin liittyvien ostolaskujen yhteisarvo ylittää verottajan määrittmän rajan (15000 ). Alimmassa ikkunassa on kunkin aliurakoitsijan tähän projektiin laskuttamat laskut, jotka on haettu joko käsin tässä ikkunassa, tai ne on tunnistettu Työmaa-välilehdellä olevan työmaa-avaimen ansiosta sähköisestä ostolaskusta.
Saajarekisteri Ecomin Saajarekisteri löytyy Ohjelmat-valikon alta kohdasta Ostolaskut ja Ostoreskontra ja sen alta saajat. Saaja-rekisterissä on oma tiedonantovelvollisuus-alavälilehti, jossa yritykseen liittyvät yhteyshenkilö ja ulkomaalaisen yrityksen ollessa kyseessä tämän tarkentavat tiedot Tiedonantovelvollisuutta koskien. Saajalle on hyvä antaa myös sitä vastaava toimittajatieto, joka voi olla myös alla olevan kuvan kaltainen yleistoimittaja.
Projektin työntekijät Kolmannella Projektin Tiedonantovelvollisuus-välilehdellä oleva sivu on Työntekijätiedot. Tälle sivulle listataan kaikki ne yrityksen työntekijät, jotka ovat olleet kyseisellä projektilla töissä. Myös alihankkijat voidaan hakea tälle sivulle, jos niiden palkkatapahtumia on syötetty projektiseurantaan. Kun tällä sivulla valitaan -Lataa henkilöt, joilla on palkkatapahtumia kirjattu tähän projektiin, hakee ohjelma projektin työt-välilehdellä olevat henkilöt tähän ikkunaan. Toisena valintana on hakea kaikki yrityksen henkilöt alihankkijoineen tähän ikkunaan, josta voi sitten erikseen valita, ketkä ovat tähän projektiin osallistuneet.
Projektitietojen lähetys Ecom Arkistopalveluun Kun kaikki asetukset on saatu kohdalleen ja projektien tiedot päivietty ajantasalle, voidaan verottajalle lähettää aineisto Ecom arkistopalveluiden kautta, kunhan ne ensin lähetetään Ecomista Arkistopalveluun. Se tapahtuu valitsemalla Ohjelmat-valikon alta kohdan Ecom Arkistopalvelu.
Aineiston lähetys arkistopalveluun 2 Rakennupalveluiden tiedonantoaineisto Ecom arkistopalveluun siirtyy painamalle ikkunan alaosassa olevaa Siirrä-painiketta. Ohjelmisto näyttää ikkunan ylemmässä ikkunassa hyväksytyt tapahtumat ja alaosassa mahdollisesti hylätyt tapahtumat antaen vielä erikseen tiedon siitä, miksi aineisto on ollut puutteellista. Kun aineistot on saatu siirrettyä Ecom Arkistopalveluun, voidaan siirrettyjä tietoja tarkastella sieltä.
Projektit Arkistopalvelussa Kun Ecomin Arkistopalveluun on kirjauduttu sisälle ja valittu Rakennusalan raportointi-välilehti, näyttää ohjelma kaikki Ecomista tuodut projektitiedot ja myös kaikki mahdollisesti käsin kirjatut projektit. Ne on listattu työkohteittain allekkain. Ohjelma ilmoittaa projektikohtaisesti, että onko työkohde ilmoitusvelvollinen urakkatietojen osalta ja erikseen vielä henkilötietojen osalta. Tähän ikkunaan voi myös lisätä suoraan uuden työkohteen ja täältä voi myös tarkastella päättyneitä kohteita.
Ecomista tuotu projekti Ecomista tuotua työmaan tietoja voi täällä katsella, mutta tietojen muuttaminen tapahtuu Ecomissa. Täällä sitä voi katsella. Tämä siksi, että tietojen oikeellisuus voidaan taata, eikä turhia virheitä pääse verottajan suuntaan syntymään.
Työmaan urakat ja henkilöt Kun Työmaan tietoja selaa alaspäin, näyttää ohjelma erikseen työmaahan sisältyneet urakat ja sen alla omana listanaan työmaalle osallistuneet henkilöt.
Paluu työmaaluetteloon Yksittäiseltä työmaalta palataan takaisin painamalla työmaan nimen edessä olevaa nuoli-painiketta, joka löytyy sivun yläosasta. Ohjelma palaa takaisin työmaaluetteloon.
Toimittajarekisteri Ecomin toiminnot -ikkunassa on oma rekisterit-osio, josta löytyy toimittajat-painike. Sitä painamalla löytää listan, jossa on luettelo omista alihankkijoista.
Arkistopalvelun toimittajarekisteri Arkistopaveluun lisätyt toimittajat näkyvät alla olevassa ikkunassa, johon päästiin painamalla edellisellä sivulla ollutta toimittajat-painiketta. Alla olevaan listaan voi lisätä uuden Toimittajan painamalla Uusi toimittajapainiketta. Rakennusalan Raportointiin etusivulle pääsee takaisin painamalla kyseistä otsikkoa.
Henkilörekisteri Ecomin toiminnot -ikkunassa on oma rekisterit-osio, josta löytyy henkilött-painike. Sitä painamalla löytää listan, jossa on luettelo omista henkilöistä.
Henkilörekisteri Ecomin toiminnot -ikkunassa on oma rekisterit-osio, josta löytyy henkilött-painike. Sitä painamalla löytää listan, jossa on luettelo omista henkilöistä.
Raportointi Työmaatietojen raportointi verottajalle tapahtuu Toiminnot -osiosta aina kuukausitasolla. Kun oikea raportoitava vuosi ja kuukausi on valittu, päivittää ohjelma vasemmalla olevaan ikkunaan ne työmaat, jotka ovat valittuna ajankohtana aktiivisia. Tämän jälkeen painetaan luo raportti painiketta.
Ilmoituksen lähettäminen verottajalle. Kun raportointipainiketta on painettu, antaa ohjelma alla olevan ikkunan lailla raportoitavat tiedot, jotka voi nyt ilmoittaa verottajalle. Ne voi lähettää suoraan nyt verottajalle omalla painikkeellaan, joka vaatii toimiakseen omat katso-tunnistteet.
Alihankkijoille tunnukset henkilötietojen syöttöä varten Kun oma yritys on työmaan päätoteteuttajana, voidaan alihankkijalle antaa tehtäväksi ylläpitää hänen henkilötietonsa suoraan Ecom arkistopalveluun omilla käyttäjätunnuksillaan. Tällöin Ecom Arkistopalvelussa voidaan antaa projektikohtaiset tunnukset omille alihankkijoille henkilötietojen syöttöä varten. Se tapahtuu painamalla ensin Lisää-painiketta, jonka alta löytyy Asetukset-painike. Sitä ennen on arkistopalveluun kirjauduttava sisälle, jotta asetuksia pääsee muokkaamaan.
Käyttäjätunnus alihankkijoille Asetuksien alaosassa on lista oman yrityksen arkistopalvelun käyttäjistä, joille on annettu käyttöoikeudet tähän palveluun. Alihankkijan käyttäjätunnuksen luonti tehdään painamalla Uusi käyttäjä -painiketta. Ohjelma avaa ikkunan, johon uuden käyttäjän tiedot voi syöttää.
Alihankkijan käyttöoikeudet projektikohtaisesti Uusi käyttäjä on aina hyvä liittää oikeaan toimittajaan. Toimittajatieto on siis hyvä luoda toimittajarekisteriin joko suoraan arkistopalveluun tai Ecomiin, josta sen voi siirtää arkistopalveluun. Käyttöoikeuksien kanssa on hyvä olla tarkkana, jotta käyttöaikeus annetaan niille projekteille, johon alihankkijat osallistuvat. Käyttöoikeudet annetaan aina projektikohtaisesti valitsemalla ne työmaat, joissa he ovat osallisina.
Alihankkijan käyttöoikeudet projektikohtaisesti Kun haluttu työmaa on valittu listalta, painetaan kentän sivussa olevaa plus-painiketta, siirtyy valittu työmaa Voimassaolevien käyttöoikeuksien listaan (alempi kuva). Tämän jälkeen voi valita seuraavan työmaan, mikäli alihankkija on useammassa kohteessa töissä. Tallennapainikkeella käyttöoikeustieto tallennetaan ja alihankkijalle lähtee sähköposti, jossa on käyttäjän käyttäjätunnus sekä vahvistuslinkki, jota kautta käyttäjä voi avata palvelun käyttöönsä.