WEBROPOL 2.0 Raportointiopas Päivitetty 2.4.2013
1. Alkusanat... 3 2. Miten avaan raportin ja kuinka navigoin työkalussa... 4 2.2. Raportoinnissa käytetyt termit... 5 3. Perusraportti... 6 4.1. Excel-tallennusasetukset... 9 5. Raportin muokkaus, Suodatus ja vastaajaryhmien vertailu... 12 5.2. Kuvaajien asetukset (koko raportti)... 12 5.3. Kuvaajien ulkoasu... 13 5.4. Valitse mitkä kysymykset näytetään raportissa... 13 5.5. Suodata vastauksia... 13 5.6. Vertaile vastaajaryhmiä (ristiintaulukointi)... 14 6. Kuvaajakohtaiset asetukset... 17 6.2. Kuvaajan tyyppi ja sisältö... 17 6.3. Ulkoasu... 18 6.4. Vastausvaihtoehtojen asetukset... 19 6.5. Tekstit... 19 7. Raportoinnin kuvaajatyypit... 21 8. Kysymyskohtaiset asetukset... 26 8.2. Kuvaajan tyyppi ja sisältö... 26 8.3. Ulkoasu... 26 8.4. Vastausvaihtoehtojen asetukset... 26 8.5. Tekstit... 27 9. Vastaajat... 28 9.2. Vastaajien suodatus... 28 10. Linkitettyjen kopioiden raportointi - koontiraportti... 30 11.2. Raportin julkaisu... 31 11.3. Raportin kopiointi ja poisto... 32 11.4. Yhdistä raportteja... 32 11.5. Omat asetukset... 33 12. Raporttien hallinta (mywebropol)... 34 12.2. Ajastetut toiminnot... 35
1. ALKUSANAT Uudistuneella Webropol-raportoinilla saat tuloksistasi enemmän irti! Monipuolisten Webropol-kuvaajien avulla tulokset muuntuvat visuaaliseen muotoon ja ovat helposti siirrettävissä Exceliin, PowerPointiin, Wordiin sekä moniin tilasto-ohjelmiin. Webropolraportoinnilla voit tehdä myös tulosten suodatuksen ja ristiintaulukoinnin. Webropolraportointi mahdollistaa tehokkaan päätöksenteon ja oikea-aikaiset ratkaisut. Lisää opastusta ja vinkkejä raportointiin saat myös Raportointikoulutuksestamme, jossa perehdytään yksityiskohtaisemmin Webropolin raportoinnin monipuolisiin toimintoihin, muokkausmahdollisuuksiin ja eri julkaisutapoihin. Lisätiedot ja ilmoittautumiset kaikkiin koulutuksiimme löydät osoitteesta http://www.webropol.fi/ilmoittautuminen
2. MITEN AVAAN RAPORTIN JA KUINKA NAVIGOIN TYÖKALUSSA Webropolin raportointityökaluun pääsee: 1. Etusivun oikopolkujen kautta 2. Klikkaamalla Kyselykansiot-näkymässä kyselyn rivillä näkyvää vastaajien lukumäärää 3. Kyselykansio-näkymästä kunkin kyselyn vierestä avautuvasta ratasikonin valikosta 4. Kunkin kyselyn yhteenvetosivun Perusraportti-linkin kautta 5. MyWebropolin raporttienhallinnasta Raportointityökalu aukeaa aina uuteen ikkunaan, joten voit pitää useampia raportointiikkunoita samanaikaisesti. Navigointi raportointityökalussa tapahtuu sivun ylälaidassa näkyvien valikoiden kautta. Valikoiden toiminnallisuudet on esitelty lyhyesti alla ja yksityiskohtaisemmin oppaan myöhemmissä osioissa. Navigointi raportointityökalussa 1. Tallennetut raportit pudotusvalikosta pääset valitsemaan tarkkailtavaksi haluamasi tallennetun raportin. Oletuksena tässä valikossa ei näy muuta kuin Perusraportti, mutta heti tallennettuasi ensimmäisen raportin, listautuu se tänne perusraportin lisäksi. 2. Kuvakevalikosta pääset nopeasti tekemään erilaisia toimintoja valitulle raportille. a. Tallenna nimellä missä vaiheessa tahansa tallentaa raportin uudella nimellä, jolloin alkuperäiseen versioon ei tallennu muutoksia (vrt. sama periaate kuin esim. Office-työkalujen tallennustavat). b. Kopioi-toiminnolla voit luoda täysin samankaltaisen raportin valitsemastasi raportista ja tämän jälkeen tehdä kopioon haluamiasi muutoksia. Kopioitoiminto on käytännöllinen esimerkiksi ns. raporttipohjien luomisessa. c. Poista-toiminnolla voit poistaa valitun raportin. Älä poista raportteja ellet ole aivan varma asiasta. Poistettua raporttia ei voi palauttaa. d. Suodata-ominaisuudella voit suodattaa raportille vain tietyn vasaaryhmän antamat vastaukset (esim. helsinkiläiset ). Suodata-kuvakkeesta pääset samaan kohtaan kuin kohdan 6. linkistä Suodata vastauksia. e. Vertaile vastaajaryhmiä vie sinut samaan kohtaan kuin kohdan 6. linkki Vertaile vastaajaryhmiä. Vertailun avulla voit vertailla kahden tai useamman vastaajaryhmän antamia tuloksia keskenään ja tarkastella niitä samassa kuvaajassa (esim. naiset vs. miehet). f. Vastaajat-kuvakkeesta pääset tarkastelemaan kyselyyn vastanneiden vastaajien tietoja ja tarvittaessa muokkaamaan ja poistamaan yksittäisiä vastauksia. Tämä valikko ei näy mikäli kyseessä on anonyymikysely.
3. Lisätoiminnot-valikon takaa pääset esimerkiksi julkaisemaan raportin. Lisäominaisuuksista on kerrottu tarkemmin oppaassa myöhemmin. 4. Vie tiedostoon-valikon kautta voit valita haluamasi raportin tallennusmuodon. Raportteja voi tallentaa niin monessa tiedostoformaatissa kuin on tarve. Tiedostomuodot on tarkemmin esitelty kohdassa Raporttien tallennusmuodot. 5. Omista asetuksista voit valita raportilla näytettävän fonttikoon ja desimaalilukujen tarkkuuden. 6. Raportin asetuksista pääset muokkaamaan raportilla näytettävien kuvaajien ominaisuuksia ja ulkoasua ja tekemään suodatuksia ja vertailuja. Raportilta toiselle siirtyminen onnistuu helposti vasemman yläkulman pudotusvalikon kautta. Pudotusvalikossa näkyvät kaikki ne raportit, joihin käyttäjällä on tarvittavat oikeudet. Pikavalikko 2.2. Raportoinnissa käytetyt termit Help-kuvakkeet Help-kuvakkeet tarjoavat ohjeistusta Webropolin eri toiminnoista ja niitä pääsee hyödyntämään kuvakkeiden kautta. Viemällä kursorin -kuvakkeen päälle, tätä toimintoa koskeva ohjeteksti tulee näkyviin. Perusraportti Palvelun rakentama automaattinen raportti kyselyn tuloksista. Muokattu raportti Räätälöidyllä raportilla tarkoitetaan käyttäjän tekemää omaa raporttia, johon on mahdollista itse määrittää mitkä kysymykset siinä halutaan näytettävän. Lisäksi on mahdollista tehdä monia muita raportin esitystapaa koskevia asetuksia. Vertaile vastaajaryhmiä eli ristiintaulukointi Ristiintaulukoinnin avulla voidaan verrata kahta tai useamman vastaajaryhmän antamia vastauksia keskenään. Tyypillinen ristiintaulukointi voisi olla esimerkiksi naiset vs. miehet. Suodatus Tämän toiminnon avulla raporteista voidaan hakea yksityiskohtaisempaa tietoa itse määrittämien kriteereiden perusteella.
3. PERUSRAPORTTI Perusraportti-linkki Perusraportti on reaaliaikainen yhteenveto yhden kyselyn kaikista vastauksista. Perusraportista selviää mm. kokonaisvastaajamäärä, vastausten jakauma kokonaislukuina ja prosentteina, vastausten keskiarvo, sekä avoimet vastaukset. Perusraportille pääset klikkaamalla Perusraportti painiketta Yhteenveto -välilehdeltä. Kuva 1. Valitun kyselyn suodatetut, ristiintaulukoidut tai muokatut raportit näkyvät pudotusvalikossa Perusraportti-näkymässä voidaan tarkastella annettua perusraporttia, joka antaa nopean yleiskuvan kyselyyn kertyneistä vastauksista. Perusraportin voit tallentaa eri tiedostomuotoihin kuten alla on esitetty. Tästä näkymästä pääset myös muokkaamaan raporttia eli luomaan erilaisia suodatuksia ja vertailuja sekä muuttamaan kuvaajiin ja raporttiin liittyviä asetuksia. HUOM! Perusraportti ei aukea suoraan, jos: - kyselyssä on yli 20 kysymystä - kyselyssä on yli 2000 vastausta - Tuolloin perusraportin saa auki valitsemalla Valitse katsottava raportti pudotusvalikosta.
4. RAPORTTIEN TALLENNUSMUODOT Voit tallentaa kaikki luomasi muokatut, suodatetut tai ristiintaulukoidut raportit eri tiedostomuotoihin. Nämä tiedostomuodot ovat: PDF PowerPoint Word Excel CSV XML Tallennus tapahtuu valitsemalla Vie pudotusvalikosta haluttu tallennusmuoto ja tämän jälkeen klikkaamalla Vie. PowerPoint- ja Word tallennusmuodot sopivat raportointiin esimerkiksi silloin kun raporttiin halutaan lisätä tekstiä tai sitä halutaan muokata. PDF-raportti on käytännöllisin tilanteissa, joissa raportti halutaan jakaa eteenpäin. PDF-muodossa se näkyy kaikille vastaanottajille samalla tavalla päätelaitteesta riippumatta. Excel-tallennusmuodoista ja asetuksista on esitetty lisää kappaleessa Exceltallennusasetukset. Raportin vienti tiedostoon CSV (lyh. comma-separated values) on myös tekstimuotoinen tiedostomuoto, johon taulukkodataa voidaan tallentaa. CSV-tiedostossa taulukkorakenteen eri kentät on eroteltu toisistaan pilkuilla ja rivinvaihdoilla. XML-merkkauskielinen raportti on tekstimuotoinen dokumentti, jota voidaan käyttää esimerkiksi silloin kun raportti halutaan integroida johonkin toiseen järjestelmään tai joissain tapauksissa myös verkkosivuja toteutettaessa. PDF- ja PowerPoint -tallennusmuotoihin on esimerkiksi mahdollista valita kuvien vektorimuotoinen tallennus ja jättää halutessa pois avoimien vastauksien kirjaantuminen raportille. Vektorimuotoinen tallennus sallii kuvien koon suurentamisen ilman että kuvan tarkkuus kärsii. Lisäksi pystyt määrittelemään, haluatko myös kyselyn ja/tai raportin nimen näkyviin dokumenttiin.
VINKKI Voit nyt viedä raportit PowerPointiin siten että voit käyttää raportilla omia valmiita PowerPoint-pohjia väri- ja fonttiasetuksineen. Valitse ensin valikosta PowerPoint ja tämän jälkeen valitse Muokattavat kuvaajat. Avattuasi tiedoston PowerPointiin voit nyt muokata koko raportin ulkoasua kerralla valitsemalla eri pohjia.
4.1. Excel-tallennusasetukset Excel-raportit tallentuvat xlsx-formaatissa. Tallennuksen lisäasetuksissa voit valita missä muodossa tiedot taulukkoon tallennetaan. Tallennusmuotoja on useita erilaisia, joita käyttäjä voi halutessaan muokata omiin tarpeisiinsa sopivaksi. Valittuasi Vie-valikosta Excelin saat valittavaksesi kolme eri tallennustapaa, joista ehdottomasti käytetyin formaatti on ensimmäinen Vastaukset vastaajittain per Excel-rivi. Excel-tallennuksen vaihtoehdot Vastaukset vastaajittain per Excel-rivi Tässä tallennusformaatissa oletusvalintana on tallennus Exceliin numerotietona, jolloin valittu vastausvaihtoehto on merkitty Excelin soluun sen järjestysnumerolla. Excel-tallennusasetukset Näytä vastausvaihtoehdot Excel-soluissa tekstiselitteinä Näyttää solussa lomakkeella annettujen vastausvaihtoehtojen nimet esimerkiksi kysymyksessä Sukupuolesi? sarakkeessa lukisi mies tai nainen. Myös numeeriset arvot tallentuvat Exceliin tekstimuodossa. Näytä vastausvaihtoehdot tekstinä
Näytä otsikot kahdella rivillä Tämä asetus asettaa kysymyksen ensimmäiselle riville ja arvioitavien asioiden (vaihtoehtojen) nimet toiselle riville. Jos asetus otetaan pois on jokaisessa sarakkeessa ensin kysymyksen nimi ja puolipisteellä erotettuna perässä arvioitavan asian (vaihtoehdon) nimi. Liitä mukaan vastausaika Tämä asetus lisää Exceliin sarakkeen, jossa näkyy päivämäärä ja kellonaika, jolloin vastaaja on lähettänyt vastauksensa. Näytä vastausaika Liitä vastaajan yhteystiedot Tämä asetus tallentaa taulukkoon vastaajan yhteystiedot, mikäli ne on kerätty yhteystietolomakkeella. Tällöin kukin lomakkeen kenttä raportoituu omalle sarakkeelle. Jos kysely on toteutettu henkilökohtaisella linkillä (sähköpostikyselynä), niin raportille tallentuvat vastaajien sähköpostiosoitteet vastausten yhteyteen. Huom. Mitään näistä tiedoista ei kuitenkaan saa Excel-raportille, mikäli kysely on toteutettu anonyymikyselynä. Muokattu-muodossa voit lisäksi tehdä seuraavia lisävalintoja Jaa monivalinnat sarakkeisiin Tämä asetus luo jokaiselle monivalinnan vastausvaihtoehdolle oman sarkkeen. Jos tätä asetusta ei ole valittu niin monivalintakysymyksen vastaus kirjautuu vaihtoehdon lomakkeelle annetulla nimellä, mutta vain yhteen sarakkeeseen siten, että useampi vastaus erotettu pilkulla. Kokonaan vastaamaton kysymys kirjautuu nollina. Monivalinnat sarakkeissa ja otsikko kahdella rivillä Näytä arvojen selitykset Arvojen selitteet Exceltaulukossa 0/1-arvot monivalinnoissa 0/1-arvot monivalinnoissa Asetus näyttää arvioitavien asioiden eli vastausvaihtoehtojen selitykset Excel-taulukon alalaidassa. Webropol kirjaa Exceliin vastaukset vaihtoehtojen järjestysnumerolla (eli se järjestys, johon vaihtoehdot on asetettu lomakkeelle). Jotta käyttäjä näkee, mikä järjestysnumero vastaa kutakin vaihtoehtoa, on kunkin kysymyksen alapuolella niitä vastaavat selitteet. Monivalinnassa jokainen arvioitava asia tulee omalle sarakkeelleen, solussa joko 0 = ei valittu tai 1 = valittu. Monivalinta-asteikossa jokaiselle arvioitavan asian ja asteikon arvon yhdistelmälle tulee oma sarake, jossa joko 0 = ei valittu tai 1 = valittu.
Korvaa tyhjät arvot nollilla Vastaamattomat vaihtoehdot voidaan näyttää joko nollina tai tyhjinä soluina. Tämä asetus näyttää vastaamattomat vaihtoehdot nollina. Ainoana poikkeuksena tekstikysymykset (avoin kysymys, tekstikenttäkysymys, muu, mikä kenttä), joissa vastaamattomat kentät näkyvät tyhjinä soluina. Kysymysyhteenvedot per välilehti Tässä tallennusformaatissa kukin kysymys esitetään omalla Excel-välilehdellään siten että tuloksista on helppo tehdä suoraan kuvaajia Excelin avulla. Riippumatta siitä, mikä kuvaajatyyppi on raportilla valittu, tulostuvat Excel-raportille vain varsinaiset taulukkoarvot. Lisäasetuksista voit valita haluatko viedä myös tekstivastaukset mukaan raportille (avoin kysymys, tekstikenttä). Kysymykset eri välilehdillä 360- ja taustatieto Excel-raportit Näitä kahta tallennustapaa käytetään tietyissä käyttötapauksissa. Esimerkiksi 360- tallennusmuotoa käytetään mm. silloin kun halutaan käyttää 360-makroa. Ero tilastolliseen muotoon on se, että asteikko- ja positiokysymyksissä vastaamattomat vaihtoehdot kirjautuvat nollina, kun tilastollisessa muodossa ne kirjautuvat tyhjinä soluina. Taustatieto-Exceliä puolestaan käytetään silloin kun halutaan esimerkiksi viedä dataa kyselystä toiseen. 360-raportti ja taustatiedot
5. RAPORTIN MUOKKAUS, SUODATUS JA VASTAAJARYHMIEN VERTAILU Useimmiten perusraportti ei riitä raportointitarpeiden täyttämiseen vaan datasta halutaan saada ulos omiin raportointitarpeisiin spesifimpää tietoa tai esimerkiksi kuvaajien oletusasetuksia halutaan muuttaa. Tämän vuoksi perusraporttiin voidaan tehdä tarvittavia muutoksia asetuksiin ja tämän jälkeen tallentaa oma muokattu raportti avattavaksi tai jatkokäsiteltäväksi myöhempänä ajankohtana. 5.2. Kuvaajien asetukset (koko raportti) Raportin ominaisuuksista ja ulkoasuasetuksista voidaan muokata erilaisia asetuksia jotka koskevat koko raporttia. Ominaisuuksista voidaan halutessa piilottaa esimerkiksi kysymysten automaattinen numerointi esimerkiksi tilanteissa, joissa kysymykset on numeroitu manuaalisesti kyselyyn. Kuvaajien asetukset Tässä kohtaa määritetyt asetukset vaikuttavat koko raporttiin eli kaikkiin kuvaajiin. Asetuksia voidaan myös muokata kuvaajakohtaisesti. Asetuksista voidaan vaikuttaa seuraaviin ominaisuuksiin: - Näytä ehdot: Asetus näyttää raportilla käytetyt suodatus- ja/tai ristiintaulukointiehdot. - Piilota kysymysten numerointi: Asetus piilottaa oletuksena raportilla näytettävät kysymysten automaattiset numeroinnit. Tätä asetusta halutaan usein käyttää tilanteissa, jossa numerointi on tehty lomakkeelle manuaalisesti. Näytä kysymysten selitteet: Jos yhteen tai useampaan kyselyn kysymykseen on lisätty kysymyksen otsikkoon selite lomakkeen luontivaiheessa, voidaan tässä määrittää halutaanko sen näkyvän myös raportilla vai ei. - Kuvaajan tyyppi: Valitse tästä haluamasi kuvaajatyyppi. Kuvaajatyypeistä lisää kohdassa Raportoinnin kuvaajatyypit. - Näytä kuvaajat kolmiulotteisina: Oletuksena kuvaajat näytetään yksiulotteisina, tällä asetuksella niistä saadaan kolmiulotteiset. Sopii erityisesti pylväskuvaajien esitykseen. - Pystysuora: Pystysuora esitystapa sopii myös pylväskaavioiden esitykseen tietyissä tilanteissa. - Kuvaajan leveys ja korkeus: Kuvaajan koko voidaan määritellä halutun kokoiseksi. Asetusta saatetaan haluta käyttää erityisesti sellaisissa tilanteissa jos kuvaaja on erityisen suuri, sisältää esimerkiksi kymmeniä vastausvaihtoehtoja, jolloin sitä todennäköisimmin halutaan pienentää siten että se mahtuu yhdelle tulostesivulle.
- Näytä lukumäärät/prosenttimäärät: Voit asetuksella määrittää näytetäänkö raportilla kuvaajissa luku- vai prosenttimäärät. Toistaiseksi ei ole mahdollista näyttää molempia, mutta tätä ominaisuutta ollaan parhaillaan kehittämässä asiakastoiveiden pohjalta. - Näytä tarkat arvot kuvaajassa: Asetuksella saat näkyviin kuvaajiin edellisestä asetuksesta riippuen joko lukumäärän tai prosenttimäärän. - Näytä koko kysymyksen keskiarvo: Asetuksella saat näkyviin joka kysymykseen koko kysymyksen keskiarvon. Huomioithan että keskiarvoa ei välttämättä ole järkevää esittää kysymyksissä joissa valintana on esimerkiksi nainen/mies. Sen sijaan asteikkokysymyksissä koko kysymyksen keskiarvon näyttäminen voi olla hyvinkin informatiivista. Jälkimmäisellä asetuksella saatkin keskiarvot näkymään vain positio- ja matriisikysymyksissä (asteikko). - Näytä mediaanit: Asetus näyttää kysymyksen mediaanin eli keskiluvun. 5.3. Kuvaajien ulkoasu Kuvaajien ulkoasu Kuvaajien ulkoasuasetuksista voidaan muokata koko raporttia koskevia ulkoasuasetuksia kuten fonttia, fontin kokoa ja kuvaajissa käytettäviä värejä. Värien määritys tapahtuu klikkaamalla värikenttää ja valitsemalla avautuvasta värivalikosta haluttu väri. 5.4. Valitse mitkä kysymykset näytetään raportissa Asetusten avulla voit valita mitkä kysymykset ja otsikot näytetään raportilla. Oletuksena raportilla näytetään aina kaikki kysymykset, mutta on tilanteita jolloin halutaan raportoida esimerkiksi vain yksi tai osa kuvaajista. Tässä kohdassa pääset myös muuttamaan kysymysten järjestystä raahaamalla kysymyksiä haluttuihin kohtiin. 5.5. Suodata vastauksia Suodatustoiminnolla tarkoitetaan halutut kriteerit täyttävän tiedon hakemista vastausdatasta. Haluttu kriteeri voi olla esimerkiksi vain tietyn sukupuolen vastaukset. Suodatetuista vastauksista voidaan tarvittaessa suodattaa tarkempaa tietoa lisäämällä suodatusehtoja. Suodatusehdot valitaan kohdasta Suodata vastauksia avautuvasta valikosta. Suodatusehdot
Vastauksia voidaan suodattaa vastausten lähetysajan mukaan tai kysymyksen vastausvaihtoehdon/vastausvaihtoehtojen mukaan. Alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä suodatusehdot viittaavat siihen hetkeen, jolloin vastaaja on painanut lomakkeen Lähetä - painiketta. Valikosta valitse vastausvaihtoehdot jotka täyttävät seuraavista ehdoista määritetään kuinka ehtoja käsitellään. Vaihtoehto Kaikki ottaa mukaan kaikki suodatusehdon mukaiset vastaukset ja vaihtoehto Jonkin ottaa mukaan kaikki ne vastaukset jotka täyttävät vähintään yhden asetetuista suodatusehdoista. Ei mitään-vaihtoehto jättää raportilta pois valitut vastausvaihtoehdot. Lisää uusi ehto painikkeesta voidaan lisätä tarvittaessa yksi tai useampia suodatusehtoja lisää. Voit tehdä suodatuksen myös tietylle aikavälille, esimerkiksi siten että raportille suodattuu aina viimeisen 7 päivän vastaukset. Tämä toiminto on erityisen käytännöllinen silloin jos sinun tulee raportoida esimerkiksi aina viikon aikana kertyneet uudet vastaukset. Ajastettujen toimintojen avulla voit myös helposti lähettää näitä suodatettuja raportteja haluamiisi sähköpostiosoitteisiin, esimerkiksi itsellesi, kollegallesi tai asiakkaillesi. Suodatusehdoksi valitaan haluttu kysymys puhdotusvalikosta, jonka jälkeen määritetään kuinka ehtoa halutaan käsitellä. Normaalitapauksessa valitaan kysymys sisältää valitut vaihtoehdot, jolloin vastaus sisältää yhden tai useamman valituista vaihtoehdoista. Monivalinta- ja monivalinta-asteikko -kysymystyypeissä voi lisäksi valita, että vaihtoehdot: On täsmälleen vastaus sisältää kaikki valitut vaihtoehdot, ei mitään muuta. Sisältää kaikki vastaus sisältää kaikki valitut vaihtoehdot, mutta voi sisältää myös muita. Suodatusehtoja voi poistaa klikkaamalla Poista-painiketta. Suodatusehtoja voi lisätä klikkaamalla Lisää uusi ehto-painiketta. 5.6. Vertaile vastaajaryhmiä (ristiintaulukointi) Ristiintaulukoinnilla voidaan vertailla vastauksia eri muuttujien kesken. Ristiintaulukoinnilla voidaan havainnollistaa muuttujien välisiä yhteisvaihteluita onko esimerkiksi mielipiteen ja sukupuolen välillä yhteisvaihtelua. Raportin ristiintaulukointi tehdään klikkaamalla auki Vertaile vastaajaryhmiä asetukset, jonka jälkeen määritetään ristiintaulukoinnin ehdot, joiden mukaan vastaukset halutaan ristiintaulukoida. Tyypillinen esimerkki ristiintaulukoinnista on vertailu mies/nainen -välillä. Ehto-pudotusvalikosta valitaan se kysymys tai kysymykset, joiden mukaan ristiintaulukointi halutaan tehdä.
Kuva 2. Ristiintaulukoinnin ehdot Ristiintaulukointi voidaan tehdä myös ajan perusteella. Esimerkiksi tässä kuvassa ristiintaulukointi tehdään siten, että verrattaviksi saadaan kaikki vastaukset (olettaen että kysely on alkanut 1.9.2011 jälkeen) ja viimeisen 7 päivän aikana tulleet vastaukset. Ristiintaulukointi ajan perusteella Ristiintaulukointi ajan perusteella (muokattu kaavio) Ristiintaulukoinnin tulokset raportoituvat oletusarvoisesti taulukkomuotoon. Kaikkien ristiintaulukoitujen kuvaajien selitteisiin tulostuu mukaan havaintojen lukumäärä (N=xxx). N- luku on johdettu koko kysymyksen vastaajamäärästä riippumatta siitä, onko kyseinen vastaaja arvioinut jokaista väittämää vai vain joitakin väittämiä (eli kuinka monta vastaajaa kyseisestä ryhmästä on vastannut vähintään yhteen asteikon alakohtaan).
Ristiintaulukointi Vertailtavien vastaajaryhmien tulokset näkyvät taulukon sarakkeissa ja vastausvaihtoehdot ovat listattuina riveille. Ristiintaulukoidussa pylväskaaviossa ja viivakaaviossa tiedot vaihtuvat akseleilla siten, että ristiintaulukoinnin kriteerit tulevat selitteisiin ja pystyakselille arvioitavat asiat. Tarvittaessa ristiintaulukoinnin tuloksia voi tarkastella myös muiden graafien avulla, esimerkiksi viiva- tai pylväskuvaajilla. Ristiintaulukoidun datan pylväskuvaaja Raportin luomisen jälkeen näitä asetuksia voidaan muokata myös kysymyskohtaisesti. Viimeisessä osiossa valitaan vielä ne kysymykset, jotka halutaan näkyvän raportilla. Joskus saattaa olla esimerkiksi tarkoituksenmukaista olla näyttämättä avoimia kysymyksiä raportilla. Lopuksi luotu raportti tallennetaan, jonka jälkeen sen voi valita Katso raportti näkymän pudotusvalikosta. Valitse katsottava raportti
6. KUVAAJAKOHTAISET ASETUKSET Koko raporin lisäksi asetuksia voidaan tehdä myös kuvaajakohtaisesti. Joskus lieneekin tarpeellista että tietyt asetukset määritetään vain tietyntyyppisten kuvaajien (kysymystyyppien) kohdalle. Kuvaajakohtaiset asetukset auttavat tekemään raportista entistä yksityiskohtaisemman. Kuvaajakohtaiset asetukset löytyvät kunkin kuvaajan oikealla puolella avautuvan Asetuksetlinkin takaa. Kysymyskohtaiset asetukset 6.2. Kuvaajan tyyppi ja sisältö Kuvaajan tyyppi ja sisältö välilehdeltä löytyvät pääsääntöisesti samat asetukset kuin aiemmin esitetyt kuvaajien asetukset jotka koskivat koko raporttia. Ominaisuuksia joita näkyy tässä (hieman kysymystyypistä vaihdellen) ovat: - Järjestä vastaukset (valinta- ja monivalinta): Voit järjestää kuvaajan vastausvaihtoehdot joko nousevaan tai laskevaan järjestykseen. - Piilota tyhjät vastausvaihtoehdot: Voit halutessasi piilottaa vastausvaihtoehdot joihin ei ole annettu yhtään vastausta. Tämä asetus on käytännöllinen esimerkiksi tilanteissa, joissa kysymyksessä on suuri määrä vastausvaihtoehtoja jolloin informatiivisuus saattaa kärsiä jos tyhjiä vastausvaihtoehtoja on runsaasti. - Näytä tilastoarvot: - Näytä riippuvuudet muihin kysymyksiin: - Näytä aikasarja: - Näytä indeksiarvo ranking-skaalalle: Mikäli kyseessä on Ranking-asteikko tai kysymystyyppi Järjestä kuvat (paremmuusjärjestys), voidaan taulukossa näyttää myös ranking-asteikon indeksiarvot. Näytä indeksiarvo ranking-skaalalle
Indeksiarvo lasketaan seuraavalla kaavalla: (kunkin rivin keskiarvo * rivin vastaajamäärä) / (kysymyksen keskiarvo * kysymyksen vastaajamäärä) * 100 Eli indeksiarvossa otetaan huomioon kunkin vastausvaihtoehdon saama painoarvo ja vastaajamäärä, jolloin saadaan keskiarvoa kuvaavampi luku sille, mikä on ollut kaikista suosituin valinta. Ranking-asteikkoa käytettäessä on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota vastausvaihtoehtojen asetuksissa säädettäviin painoarvoihin, sillä väärillä painoarvoilla keskiarvo ja siten myös indeksiarvo vääristyvät tärkeää on, että paras/ykkösvaihtoehto saa suurimman painoarvon ja huonoin/viimeisin vaihtoehto pienimmän. Eli tässä esimerkissä vastausvaihtoehto 1 saisi painoarvon 3, 2 painoarvon 2 ja 3 painoarvon 1. Ranking-asteikon indeksiarvo 6.3. Ulkoasu Ulkoasu välilehdellä on mahdollista määrittää mitä ja minkä kokoista fonttia raportilla halutaan käyttää. Lisäksi asetuksista on mahdollista muokata kaavion palkkien ja osioiden värejä tai kaavion taustaväriä joko klikkaamalla avautuvan värikartan avulla tai kirjoittamalla halutun värin heksadesimaalisen numerokoodin värikenttään. Kuvaajan ulkoasuasetukset
6.4. Vastausvaihtoehtojen asetukset Vastausvaihtoehtojen asetukset Vastausvaihtoehtojen asetukset -välilehdellä on mahdollista määrittää painoarvot vastausvaihtoehdoille. Lisäksi tällä välilehdellä on mahdollista poistaa tai piilottaa vastausvaihtoehtoja. Esimerkiksi kuvassa 36. tehdyt asetukset piilottaisivat vastausvaihtoehdon Yli 55 vuotta kokonaan kuvaajista ja myös keskiarvolaskennasta. HUOM! Kaikki painoarvoihin ja Poista-valintaan tehtävät muutokset näkyvät myös raportista tulostetuissa Excel-taulukoissa ja myös Webropolin Analytics-lisämoduleissa eli TextMiningissa, Insightissa ja Professional Statisticsissa. Piilota Piilota valinta piilottaa vastausvaihtoehdon kuvaajasta, mutta ei poista sitä keskiarvolaskennasta. Poista Poista valinta poistaa vastausvaihtoehdon keskiarvolaskennasta. Vastausvaihtoehto kuitenkin säilyy näkyvissä esim taulukko-tyyppisessä kuvaajassa. Poista/Piilota toimintoja voidaan käyttää rinnakkain jolloin ko. arvoa ei näy kuvaajassa eikä se ole mukana keskiarvolaskennassa. Painoarvo Painoarvo on se numeerinen arvo, jonka vastausvaihtoehto saa. Erityisesti Asteikko tyyppisissä kysymyksissä olisi hyvä tarkistaa vastausvaihtoehtojen saamat painoarvot. Mikäli Asteikko kysymystyypin asteikon arvoiksi on määritetty numeeriset arvot (esim. 1, 2, 3, 4, 5) niin silloin kysymyksen saamat painoarvot ovat automaattisesti nuo asteikon arvoiksi määritellyt numeeriset arvot. Jos puolestaan asteikon arvoina käytetään kirjallisia arvioita kuten hyvä, erinomainen jne. niin silloin ensimmäinen asteikon arvo saa automaattisesti painoarvon 1, toinen asteikon arvo saa painoarvon 2 jne. Painoarvon muuttaminen tapahtuu kirjoittamalla Muuta painoarvo -sarakkeeseen vastausvaihtoehdon kohdalle haluttu numero ja tallentamalla muutokset. 6.5. Tekstit Tekstit-välilehdeltä voidaan muuttaa kuvaajassa näytettäviä tekstejä kuten kysymyksen (kuvaajan) otsikkoa, kuvaajassa näytettävää selitettä otsikon alapuolella tai selitettä joka on määritetty jo kysymyksen luontivaiheessa. Oletuksena seliteteksti näytetään myös raportilla, mutta joissain tilanteissa se halutaan piilottaa esimerkiksi jos seliteteksti on erityisen pitkä.
Tekstit -välilehti
7. RAPORTOINNIN KUVAAJATYYPIT Raporteissa voidaan käyttää hyvin monipuolisesti erilaisia kaavioita. Onkin suositeltavaa miettiä aina raportointitarkoituksen mukaan kumpaa Raportin ominaisuudet Kaavion tyyppi Ominaisuudet kohdassa on mahdollista valita koko raportille siinä käytettävät kaaviot. Jokaisella kysymystyypillä on oma oletuskaaviotyyppi, mutta tässä kohtaa voi kaikkien kysymysten kaaviotyyppiä vaihtaa kerralla. Raportoinnissa käytettävät kaaviotyypit on esitetty alla. Taulukko Asteikkokysymys esitetään raportilla oletusarvoisesti taulukkomuodossa. Asteikkokysymyksen oletuskuvaaja Pylväskaavio Kuva 3. Pylväskaavio Pylväs- eli palkkikaavio sopii datan analysointiin silloin kun halutaan esimerkiksi vertailla tietoja eri luokkien perusteilla. Palkkikaavio sopii erityisesti valinta- ja monivalintakysymysten
vastausten raportointiin. Pinottu palkkikaavio Pinottu pakkikaavio Pinottu palkkikaavio näyttää suhteessa osuudet eri arvojen summista. Piirakka- ja donitsikaavio Ympyräkaavio Donitsikaavio Piirakka- tai donitsikaaviot sopivat usein valintakysymysten raportointiin.
Viivakaavio Viivakaavio sopii kaaviotyypiksi esimerkiksi silloin, kun halutaan esittää esimerkiksi trendejä tietyillä aikaväleillä. Viivakaavio Verkkokaavio Verkkokaavio on kaaviotyyppi, jolla voidaan näyttää kaksiulotteinen kaavio kolmesta tai useammasta muuttujasta. Kaaviossa kuvataan arvojen muutoksia suhteessa keskipisteeseen. Verkkokaavio Pallokaavio Pallokaaviota voi käyttää ainoastaan nelikenttä-kysymystyypin raportointiin. Arvioitavien asioiden nimet näkyvät kuvan alla olevassa selitteessä, mutta eivät oletuksena itse kaaviossa. Jos käyttäjä haluaa nimien näkyvän myös kaavion pallojen yhteydessä, voi tämän asetuksen laittaa päälle kysymyksen asetuksissa Ominaisuudet-välilehdellä.
Nelikenttäkysymyksen pallokaavio Mittari Mittari sopii kaaviotyypiksi esimerkiksi asteikkokysymyksissä, joissa arvioidaan tyytyväisyyttä jollain tietyllä asteikolla. Mittari-kaaviotyyppi
Hierarkiakysymyksen raportointi Hierarkinen kysymys raportoituu oletusarvoisesti taulukkomuotoisessa kuvaajassa, jossa vastaukset on jaoteltu eri hierarkiatasoihin. Kuvaajan asetuksista pystyt kuitenkin valitsemaan, mikäli haluat määrittää mitkä hierarkiatasot kuvaajassa näytetään. Hierarkisen kysymyksen raportointi
8. KYSYMYSKOHTAISET ASETUKSET Asetuksetlinkki 8.2. Kuvaajan tyyppi ja sisältö Raportin luonnin jälkeen voidaan kysymyskohtaisesti määrittää asetuksia. Tämä tapahtuu siirtymällä kysymyksen vieressä olevaan valikkoon. Avautuvassa valikossa voi neljällä eri välilehdellä määrittää kysymyskohtaisia asetuksia. Kuvaajan tyyppi ja sisältö- välilehdellä määritetään kysymyksen ominaisuuksia. Nämä asetukset ovat samoja kuin koko raporttia koskevat asetukset. Välilehdeltä on mahdollista myös järjestää vastausvaihtoehdot joko nousevaan tai laskevaan järjestykseen Järjestä vastaukset pudotusvalikosta. Kysymyskohtaiset ominaisuudet ja vastausten järjestäminen 8.3. Ulkoasu Ulkoasu-välilehdellä voit muokata yksittäisen kuvaajan värejä ja fontteja. Asetukset ovat samat kuin koko raporttia koskevat ulkoasuasetukset mutta vaikuttavat tästä tehtynä vain yhteen kuvaajaan. 8.4. Vastausvaihtoehtojen asetukset Vastausvaihtoehtojen asetukset-välilehdeltä voit muokata vastausvaihtoehtojen tekstejä, painoarvoja (erit. asteikot) ja yksittäisen kuvaajaelementin, esimerkiksi palkin, väriä.
Vastausvaihtoehtojen asetukset Välilehdelstä voit tehdä vielä muutoksia vastausvaihtoehtojen teksteihin, esimerkiksi lyhentää niitä tai tehdä lisäyksiä. Tämän lisäksi tällä välilehdellä voit muokata vastausvaihtoehtojen painoarvoja. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi asteikkokysymyksissä, joissa onkin hyvä aina tarkistaa että painoarvot on määritelty oikein. Kuvassa olevassa esimerkissä vastaajaa on pyydetty arvioimaan palvelua, hintoja ja tuotteiden laatua asteikolla 1-5 ja lisäksi annettu mahdollisuus vastata en osaa sanoa. Kun raportoinnin puolelta tarkastellaan vastausvaihtoehtojen painoarvoja, voidaan huomata että eos-vaihtoehto on saanut painoarvokseen 6, mikä tietysti nostaa keskiarvoa virheellisesti. Painoarvo on siis korjattava, jotta saadaan oikeat keskiarvot. Jos kyseessä on eos-vastausvaihtoehto, ei sitä yleensä haluta laskea mukaan keskiarvolaskentaan lainkaan. Tällöin se tulee jättää kokonaan laskennan ulkopuolelle. Tämä voidaan tehdä täppäämällä kohta Poista : Vastaukset eivät siis sinänsä poistu, niitä ei vain huomioida laskennassa. Jos vain kohta Poista on täpätty, saadaan myös eosvastausvaihtoehtojen saamat vastaajat kuvaajaan, vaikkeivat ne keskiarvoon vaikutakaan. Jos ne halutaan poistaa myös kuvaajasta, voidaan täpätä myös Piilota täppä. Kun molemmat on täpätty, ei niitä huomioida keskiarvolaskennassa eikä näytetä kuvaajassa. 8.5. Tekstit Tekstit-välilehdeltä voidaan muokata mm. kysymyksen (kuvaajan) otsikkoa ja sille mahdollisesti kyselyn puolella määritettyä selitettä otsikon alapuolelle. Lisäksi voidaan lisätä kuvaajan alle tekstiä, mikäli tarvitaan lisäselityksiä. Vastausvaihtoehtojen asetukset
9. VASTAAJAT Vastaajat-näkymä saadaan avattua klikkaamalla Vastaajat-kuvaketta. Vastaajat näkymässä on mahdollista: nähdä lista vastanneista nähdä vastaajan tiedot sähköpostikyselyissä, sekä julkisissa kyselyissä joissa on käytetty yhteystietolomaketta nähdä vastaajan vastaukset lomakemuodossa, sekä tarvittaessa muokata hänen antamia vastauksia nähdä vastaajan vastaukset raporttimuodossa (.pdf,.doc,.ppt) nähdä vastaajakohtainen kyselyn aloitus-, sekä lopetusaika poistaa vastaajia ruksaamalla ruutu haluttujen vastaajien vasemmalta puolelta ja klikkaamalla poista painiketta suodattaa vastauksia esimerkiksi vastaajan nimen tai vastausten antoajan mukaan tehdä raportti valituista vastaajista Vastaajat näkymässä avautuu oletusarvoisesti listaus kaikista kyselyyn vastanneista henkilöistä. Tästä näkymästä on mahdollista muokata ja poistaa yksittäisten vastaajien vastauksia tai tarkastella niitä raporttimuodossa. Klikkaamalla -painiketta halutun käyttäjän kohdalla avautuu näkymä valitun vastaajan vastauksista raporttimuodossa. Viereisestä -painikkeesta voi muokata yksittäisen vastaajan vastauksia suoraan kyselylomakkeelta. Kyselylomake voidaan tällöin täyttää ja lähettää uudestaan, jolloin vastaajan uudet vastaukset tallentuvat raportille. Yksittäisen tai useamman vastauksen poistaminen tapahtuu valitsemalla haluttu vastaaja luettelosta asettamalla täppä vasemmanpuoleiseen ruutuun ja klikkaamalla sivun alalaidan Poista painiketta. Kaikkien vastaajien valitseminen onnistuu Valitse kaikki linkkiä klikkaamalla. Huomioithan että vastauksien poistamisen jälkeen niiden palauttaminen ei ole enää mahdollista! Kuva 4. Vastaajat -listaus 9.2. Vastaajien suodatus Vastaajat näkymässä on mahdollista tehdä raportti valituista vastaajista. Raportti voidaan tehdä myös tietyllä aikavälillä tulleista vastauksista. Vinkki: Vastaajien suodatus mahdollistaa vastaajien ryhmittelyn jälkikäteen, vaikka ryhmittelyä ei oltaisi kyselyn käynnistysvaiheessa huomattu tehdä.
Kun halutaan tehdä raportti vain valikoidusta vastaajajoukosta, valitaan toivotut henkilöt laittamalla ruksi heidän vastaajatieto-rivilleen, jonka jälkeen klikataan Raportti-painiketta. Avautuva raportti sisältää vain valikoitujen vastaajien vastaukset. Raporttia voidaan käsitellä normaaliin tapaan. Vastaajien valinta Jos taas halutaan tehdä raporrtti tietyllä aikavälillä saapuneista vastauksista, valitaan aikaväli taulukon yläpuolella olevista päivämääräkentistä ja klikataan Suodata-painiketta. Tämän jälkeen voidaan jälleen tuottaa raportti valikoiduista vastaajista. Vastaajien suodatus tietyltä aikaväliltä