Pöytäkirja HÄMEENLINNA-VANAJAN 10.2.2015 SEURAKUNTA Nro 1/2015 DIAKONIATYÖN JOHTOKUNTA Sivu 1/10 Kokousaika Tiistai 10.2.2015 klo 17.00 Kokouspaikka Jukolan Lintukoto, seurakuntatalo, Eeronkuja 5 Läsnä Appelroth Ulla puheenjohtaja Helenius Riikka Itkonen Risto Lindqvist Asko Mertanen Terttu Roine Marianna Tiainen Jari Leinikka Anja vara Muut osallistujat Pasma Marko johtoryhmän puheenjohtaja Käsiteltävät asiat 1 19 Allekirjoitus Hämeenlinna 12.2.2015 Appelroth Ulla puheenjohtaja Pöytäkirjan tarkastus Hämeenlinna 12.2.2015 Pasma Marko sihteeri Itkonen Risto Lindqvist Asko Pöytäkirja yleisesti nähtävillä 13.2. 26.2.2015 Diakoniakeskus, Birger Jaarlin k. 3 Pöytäkirjan jakelu: Kirkkoherra Timo Kalaja Hallintokappalainen Jukka Alarotu Talousjohtaja Kai Kauppinen Henkilöstöpäällikkö Päivi Hyvärinen Tiedottaja Riitta-Sisko Keinonen Toimistosihteeri Kirsi Lehtinen
1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.05. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Johtosäännön mukaan kokouskutsu ja esityslista on toimitettava ille viimeistään kaksi päivää ennen kokousta. Kokouskutsu on lähetetty sähköpostilla 3.2.2015 ja esityslista liitteineen postitettu 3.2.2015. Johtosäännön mukaan johtokunta on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet istä. Puheenjohtaja suoritti nimenhuudon. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Kokouksen työjärjestys Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Risto Itkonen ja Asko Lindqvist. 5 Diakoniatyön johtokunnan varapuheenjohtajan valinta v. 2015 2016 Seurakuntaneuvosto (1/2015, 13 ) valitsi diakoniatyön johtokunnan et vuosiksi 2015 2016. Puheenjohtajaksi valittiin Ulla Appelroth ja iksi Riikka Helenius, Risto Itkonen, Kylli Kylliäinen, Asko Lindqvist, Terttu Mertanen, Marianna Roine, Mikko Suomalainen ja Jari Tiainen. Varaiksi vuosiksi 2015 2016 valittiin kutsumisjärjestyksessä Anja Leinikka, Tuula Ruuska, Janne Ilonen ja Mirja Pietilä. Diakoniatyön johtosäännön 4 mukaisesti johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan toimikaudekseen. Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan toimikaudekseen. Diakoniatyön johtokunnan varapuheenjohtajaksi vuosiksi 2015 2016 valittiin yksimielisesti Asko Lindqvist.
6 Diakoniatyön johtokunnan sihteerin valinta v. 2015 2016 Diakoniatyön johtosäännön 5 mukaisesti johtokunta valitsee itselleen sihteerin toimikaudekseen. Johtokunta valitsee itselleen sihteerin toimikaudekseen. Diakoniatyön johtokunnan sihteeriksi vuosiksi 2015 2016 valittiin yksimielisesti Marko Pasma. 7 Ilmoitusasiat 1. Tampereen hiippakunnan lähetysseminaari pidetään Poltinahon seurakuntatalossa la 21.3. klo 9 16. Seminaarista saa ajankohtaista tietoa lähetystyöstä ja muusta seurakunnan kansainvälisestä työstä. Lisäksi pohditaan, mitä on kokonaisvaltainen lähetystyö kansainvälistyvässä maailmassa ja esitellään kansainvälisen seurakuntatyön käytännönläheisiä toimintamalleja. Seminaarin ohjelma ja ilmoittautumisohje on oheisena. 2. Diakonian tapahtumia. Torstaina 19.3. klo 13 Jukolan lintukodossa järjestetään Velka-ilta, jossa keskustellaan velkaantumiseen, velkojen järjestelyyn ja perintätoimeen liittyvistä asioista. Ma 16.3. Poltinahon seurakuntatalossa järjestetään hautajaisjärjestelyiden käytäntöihin liittyvä keskustelutilaisuus. Tapahtuma on kuolema-teemaan liittyvä kolmas yleisötilaisuus. Diakoniatyön johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 8 Viranhaltijapäätökset Johtava diakoniatyöntekijä pitää tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloa. Diakoniatyön johtosäännön 15 :n mukaan johtoryhmän pöytäkirjat päätöksineen saatetaan johtokunnalle tiedoksi. Diakoniatyön johtoryhmän muistio 1/2015 sekä johtavan diakoniatyöntekijän viranhaltijapäätökset 1 3 /2015 ovat nähtävillä kokouksessa. Diakoniatyön johtokunta 1. hyväksyy viranhaltijapäätökset ja 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin
9 Diakoniatyön talousseuranta ajalta 1.1. 31.12.2014 Diakoniatyön talousseuranta ajalta 1.1. 31.12.2014 on liitteenä (Liite 1). Toteutuma (23.1.2015) on 94 %. Talousseuranta merkitään tiedoksi. 10 Diakoniatyön toimintakertomus 2014 Esityslistan liitteenä on diakoniatyön toimintakertomus 2014 (Liite 2). Diakoniatyön tilastojen vertailu 2013 2014 on oheisena. Diakoniatyön johtokunta hyväksyy diakoniatyön toimintakertomuksen vuodelta 2014 ja esittää se edelleen Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvostolle hyväksyttäväksi. 11 Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan diakoniarahaston toimintakertomus 2014 Esityslistan liitteenä on Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan diakoniarahaston toimintakertomus 2014 (Liite 3). Diakoniatyön johtokunta hyväksyy Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan diakoniarahaston toimintakertomuksen vuodelta 2014 ja esittää se edelleen Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvostolle hyväksyttäväksi.
12 Edustajan valinta Lomakotiyhdistys Ilonpisaran yleisiin kokouksiin Lomakoti Ilonpisara ry on vuonna 1957 toimintansa aloittanut, ikäihmisille ja vammaisille suunnattu loma- ja hoivakoti, joka sijaitsee Vanajaveden rannalla Hatunniemessä. Ilonpisaran päätoimintamuotoja ovat pitkäaikaiset ja lyhytaikaiset asumispalvelut sekä teemalomatoiminta. Ilonpisarassa on 52 paikkaa pitkäaikaisasukkaille. Ilonpisarassa työskentelee sairaan- ja terveydenhoitajia, lähihoitajia, hoitoapulaisia sekä keittiö-, siivous-, kiinteistönhuolto-, ja toimistohenkilökuntaa yhteensä 40 50 henkeä. Lomakotiyhdistys Ilonpisara ry:n inä ovat Tampereen hiippakunnan seurakunnat sekä yhdistyksen henkilöet. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan edustajan ja varaedustajan on diakoniatyön johtokunta valinnut keskuudestaan koko vaalikaudeksi. Kokouskutsu toimitetaan edustajalle, joka tarvittaessa itse huolehtii varaen kutsumisesta kokoukseen. Johtokunta valitsee Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan edustajan ja varahenkilön Lomakotiyhdistys Ilonpisara ry:n yleisiin kokouksiin vuosiksi 2015 2018. Diakoniatyön johtokunta valitsi yksimielisesti varsinaiseksi edustajaksi Terttu Mertasen ja varaedustajaksi Jari Tiaisen. 13 Diakonian viran täyttäminen Diakoniatyön johtokunta 30.9.2014, 5/2014, 84 Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvosto myönsi kokouksessaan 11.9.2014, 138 diakoni Reija Aholalle eron diakonian virasta 27.10.2014 alkaen. Samalla neuvosto velvoitti diakoniatyön johtokunnan antamaan lausunnon vapautuvan viran täyttämisestä. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnassa on kaksitoista diakonian virkaa, joista tällä hetkellä yhdeksässä on työssä oleva viranhaltija ja kolme virkaa on eri syistä ilman viranhaltijaa. Kolmesta virasta ensimmäinen on ollut täyttämättä 25.4.2013 alkaen viranhaltijan ollessa perhevapaalla joka päättyy 31.12.2014. Toinen virka on ollut täyttämättä 1.7.2013 alkaen määräaikaisen viranhoidon päätyttyä. Kolmas virka on ollut täyttämättä viranhaltijan ollessa virkavapaalla 1.9.2013 alkaen. Viimeksi mainittua virkaa on hoitanut diakoni Reija Ahola, jolle seurakuntaneuvosto myönsi eron virasta 27.10.2014 alkaen. Näin ollen diakoniatyössä on 27.10.2014 alkaen kaksi avointa virkaa sekä yksi virka, jonka viranhaltija on perhevapaalla vuoden loppuun saakka. Näiden lisäksi yksi virka, jonka päävastuualueena on vapaaehtoistoiminta, on täytetty määräaikaisena 31.8.2016 saakka. Osana seurakuntayhtymän talouden tasapainottamista avoimia virkoja ei ole täytetty eikä sijaisia palkattu. Diakonian työalalla kolmen työntekijän vähennys on tarkoittanut 25 % vähennystä työntekijämäärässä. Erityisesti vähennys on
kohdistunut vastaanottotyötä tekevään perhe- ja kriisityön tiimiin, josta on poissa kaksi työntekijää. Perhevapaalla oleva työntekijä on vanhustyön tiimistä. Osana työalan sopeuttamistoimia osa vammaistyön työntekijän työpanoksesta on siirretty vanhustyöhön sekä osa maahanmuuttajatyön ja diakoniakasvatuksen viranhaltijan työpanoksesta vastaanottotyöhön. Kaikissa työmuodoissa on karsittu ryhmien määrää, kriisityössä vastaanottoaikoja on vähennetty ja joistain seurakunnan ulkopuolisista yhteistyöhankkeista on luovuttu. Samaan aikaan on pyritty panostamaan perustyöhön eli seurakuntalaisten henkilökohtaiseen kohtaamiseen sekä osallistumaan seurakunnan yhteisiin työmuotoihin kuten jumalanpalvelustehtäviin sekä rippikoulutyöhön. Yhteiskunnalliset muutokset työllisyydessä, taloudessa, ikärakenteessa tai palvelujärjestelmien toimivuudessa näkyvät nopeasti diakoniatyössä. Diakonian avun tarve ei näytä vähenevän, päinvastoin. Vastaanottotyössä yksittäisten asiakkaiden lukumäärä on kesä-elokuun aikana kasvanut noin kolmanneksella. Asiakaskontaktien lukumäärä ei yksin vaikuta työn määrään. Työntekijöiden kokemus on, että avun tarve on usein monen tekijän yhteissumma, mikä vaatii laajempaa ja pidempiaikaista työskentelyä elämäntilanteen selvittämiseksi. Samanlainen kehitys on havaittu myös yhteistyökumppaneiden auttamisverkostoissa. Avuntarpeen syinä on useimmiten työttömyyteen ja terveyteen liittyvät ongelmat, jotka konkretisoituvat usein taloudellisina vaikeuksina. Hämeenlinnassa ikääntyvän väestön kasvu lisää painetta vanhustyössä. Tämä näkyy kasvavana tarpeena kotikäynneille ja hengelliselle hoidolle niiden vanhusten luona, jotka eivät terveydentilansa vuoksi voi osallistua seurakunnan tapahtumiin. Diakoniatyö nousee kirkon omasta julistuksesta konkretisoiden lähimmäisenrakkauden sekä todistuksen armahtavasta Jumalasta. Diakoniatyö on hyvin vahvasti henkilökohtaiselle kohtaamiselle rakentuvaa työtä. Jotta seurakuntalaisten avuntarve tulisi huomatuksi ja kohdatuksi on edellytyksenä sille riittävät työntekijäresurssit. Suositusten mukaan diakonian viranhaltijoita tulisi olla yksi alkavaa 3000 seurakunnan alueella asuvaa kohden. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnassa tämä tarkoittaisi noin 14 työntekijää. Työn vaativuudesta ja sisällöstä nousevista tarpeista katsoen olisi perusteltua, että ainakin toinen avoimista viroista voitaisiin täyttää, jolloin Hämeenlinna-Vanajan seurakunnassa vuonna 2015 olisi 11 diakonian virkaa täytettynä. Diakoniatyön johtokunta esittää 1. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaostolle, että Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan avoinna olevista diakonian viroista ainakin yksi täytettäisiin toistaiseksi ja 2. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvostolle, että mikäli talous- ja henkilöstöjaosto myöntää luvan virantäyttöön, seurakuntaneuvosto julistaa viran haettavaksi. Talous- ja henkilöstöjaosto 13.11.2014, 7/2014, 90 Virantäyttökiellon ollessa voimassa vuonna 2014 virkojen täyttäminen edellyttää yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaoston hyväksynnän.
Talousjohtajan päätösesitys: Talous- ja henkilöstöjaosto hyväksyy Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan diakoniatyön johtokunnan esityksen diakonian viran täytöstä. Päätösesitys hyväksyttiin. Seurakuntaneuvosto 4.12.2014, 7/2014, 179 Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvosto myönsi kokouksessaan 11.9.2014, 138, eron diakoni Reija Aholalle 27.10.2014 alkaen. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaosto hyväksyi kokouksessaan 13.11.2014 diakoniatyön johtokunnan esityksen diakonian viran täytöstä. Viran avoimeksi julistaminen edellyttää viranhaltijan toimenkuvan ja hakuilmoituksen laatimista, niin että se voidaan hyväksyä seurakuntaneuvoston kokouksessa, jolloin virka julistetaan haettavaksi. Hallintokappalaisen päätösesitys: Seurakuntaneuvosto 1. valitsee keskuudestaan henkilöt diakonian viran valinnan valmistelutyöryhmään, 2. valtuuttaa diakoniatyön johtokunnan laatimaan viranhaltijan toimenkuvan sekä valitsemaan työalansa et valinnan valmistelutyöryhmään. Valmistelutyöryhmän asettaminen sekä uuden diakoniatyön johtokunnan valtuuttaminen viranhaltijan toimenkuvan laatimiseksi siirretään uuden seurakuntaneuvoston päätettäväksi. Seurakuntaneuvosto 22.1.2015, 1/2015, 24 Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvosto myönsi kokouksessaan 11.9.2014, 138, eron diakoni Reija Aholalle 27.10.2014 alkaen. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaosto hyväksyi kokouksessaan 13.11.2014 diakoniatyön johtokunnan esityksen diakonian viran täytöstä. Viran avoimeksi julistaminen edellyttää viranhaltijan toimenkuvan ja hakuilmoituksen laatimista, niin että se voidaan hyväksyä seurakuntaneuvoston kokouksessa, jolloin virka julistetaan haettavaksi. Hallintokappalaisen päätösesitys: Seurakuntaneuvosto 1. valitsee keskuudestaan henkilöt diakonian viran valinnan valmistelutyöryhmään, 2. valtuuttaa diakoniatyön johtokunnan laatimaan viranhaltijan toimenkuvan sekä valitsemaan työalansa et valinnan valmistelutyöryhmään. Seurakuntaneuvosto 1. valitsi Anna-Kaisa Häppölän diakonian viran valinnan valmisteluryhmään 2. valtuutti diakoniatyön johtokunnan laatimaan viran toimenkuvan sekä valitsemaan työalansa et vaalin valmistelutyöryhmään.
Diakoniatyöntekijöiden tehtävänkuvia on tarkistettu syksyn 2014 aikana ja virkojen tehtävänjaossa on otettu huomioon mahdollinen yhden diakonian viran täyttö vuoden 2015 aikana. Tehtävänkuvien tarkistukset on saatettu tiedoksi diakoniatyön johtokunnalle 16.2.2014 (119 ). Diakoniatyön johtoryhmä on käsitellyt viran tehtävänkuvaa kokouksessaan 5.12.2014 (74 ). Diakoniatyön johtoryhmä esittää, että viran tehtävänkuvaan kuuluvat muun muassa vastaanottotyö diakoniakeskuksessa sekä vammaistyö, jossa pääpaino kehitysvammatyöllä. Lisäksi viranhaltija osallistuu yhteiseen seurakuntatyöhön, muun muassa messujen toteuttamiseen ja rippikoulutyöhön. Diakonian työalalla on pyritty kehittämään työtä ja tehtävänkuvia joustaviksi ja työn tarpeista nouseviksi. Siksi esitetty tehtävänkuva voi jossain vaiheessa muuttua siten kuin virantoimitusvelvollisuutta voidaan perustellusti muuttaa. Diakoniatyön johtokunta 1. valitsee työalan et vaalin valmistelutyöryhmään ja 2. esittää Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvostolle, että viran tehtävänkuvaan kuuluu muun muassa vastaanottotyö diakoniakeskuksessa sekä vammaistyö, jossa pääpaino on kehitysvammatyöllä. Lisäksi virkaan kuuluu yhteistä seurakuntatyötä, kuten jumalanpalvelustehtäviä ja rippikoulutyötä. Diakoniatyön johtokunta 1. valitsi valmistelutyöryhmään yksimielisesti Jari Tiaisen ja varaeksi Ulla Appelrothin sekä johtoryhmästä Marko Pasman ja Reijo Sillanpään sekä 2. hyväksyi viran tehtävänkuvan päätösesityksen mukaisesti.
14 Palvelevan puhelimen yhteistyösopimus Diakoniatyön johtokunta käsitteli Palvelevan puhelimen paikallista organisointia kokouksessaan 2/2013, 24. Tuolloin johtokunta esitti seurakuntaneuvostolle, että se käynnistäisi tarvittavat neuvottelut lähiseurakuntien kanssa yhteistyösopimuksen tekemiseksi. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvosto päätti kokouksessaan 2/2013, 43, että seurakuntaneuvosto valtuuttaa diakoniatyön johtoryhmän valmistelemaan Palvelevan puhelimen toiminnan organisoinnin ja tekemään yhteistyösopimuksen lähialueen seurakuntien kanssa. Päätös diakoniatyön johtokunnan hyväksymästä sopimuksesta tulee toimittaa tiedoksi seurakuntaneuvostolle. Diakoniatyön johtokunnan kokouksessa 4/2014, 70, hyväksyttiin sopimukset Kalvolan, Lammin ja Hauhon seurakuntien kanssa. Sittemmin myös Hattulan seurakunta on tehnyt sopimuksen (Liite 4). Diakoniatyön johtokunta hyväksyy Palvelevan puhelimen yhteistyösopimuksen Hattulan seurakunnan kanssa. 15 Asiakasasia. Tietosuojattu pykälä. JulkL 24:1,23
16 Johtokuntien ja työntekijöiden tapaaminen Johtokunnan kokoonpanon vaihtuessa on hyvä, että johtokunnan et pääsevät tutustumaan työalan työmuotoihin ja työntekijöihin. Lisäksi edellisen johtokunnan kanssa on suunniteltu, että samaan tapaamiseen tulisivat myös vanhan johtokunnan et kiitosaterialle. Yhteistapaamisen siirrettiin uuden johtokunnan päätettäväksi. Diakoniatyön johtokunta päättää tapaamisen ajankohdan sekä käy keskustelun tapaamisen sisällöistä ja puitteista. Diakoniatyön johtokunta päätti, että yhteistapaaminen järjestetään tiistaina 28.4. klo 17.30. Tilaisuuden sisällön tarkempi suunnittelu annettiin diakoniatyön johtoryhmän tehtäväksi. 17 Seuraava kokous Seuraava kokous on ke 11.3. klo 17.30 Vanajan seurakuntakodissa, Kirkkoraitti 5. Kevään muut kokoukset ovat ti 14.4. klo 17.30 Rengon seurakuntatalossa, Hinkaloistentie 1 ja ti 26.5. klo 17.30 Poltinahon seurakuntatalon rippikoulusalissa, Turuntie 34. 18 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3 5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 19 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.42.