Pöytäkirja Numero 1 (8) ICT & Digi alajaosto Aika 5.12.2018 klo 14:00 16:00 Paikka Jäsenet Pohjois-Savon liitto, Sepänkatu 1, Kuopio (Pihlaja) Tarja Miettinen, pj ( x ) Tuomo Pekkarinen, vpj ( x ) Sari Korhonen ( x ), poistui klo 15.50 Pauli Kuosmanen ( x ) Jan Blomberg ( - ) Mikko Korhonen (x ) Muut osallistujat Toni Auvinen, esittelijä ( x ) Skype-yhteys Tuija Hartikainen, sihteeri ( x ) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1. Osallistujien toteaminen Asia: Alajaoston kokoukseen osallistuvat alajaoston jäsenet, esittelijä ja sihteeri sekä tarvittaessa erikseen kutsuttavat asiantuntijat. Esitys: Todetaan kokoukseen osallistuvat henkilöt ja kirjataan heidät pöytäkirjaan. Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.03 ja todettiin osallistujat. 2. Esityslistan hyväksyminen Asia: ICT & Digi alajaoston esityslistan kokoaa ICT- ja digijohtaja yhdessä alajaoston puheenjohtajan kanssa. Uuden työjärjestyksen mukaan kokouksen esityslista lähetetään alajaoston jäsenille ja muille kokoukseen osallistuville viimeistään neljä päivää ennen kokousta. Esitys: Hyväksytään esityslista esitetyssä muodossa. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja
Pöytäkirja Numero 2 (8) Asia: Uuden työjärjestyksen mukaan kokouksen pöytäkirja lähetetään alajaoston jäsenille ja muille kokoukseen osallistuneille neljän päivän kuluessa kokouksesta. Mahdolliset korjaukset tai huomautukset pyydetään tekemään 7vrk:n kuluessa kokouksen päättymisestä, jonka jälkeen pöytäkirja julkaistaan. Näin ollen edellisen kokouksen pöytäkirjaa ei ole tarvetta käsitellä kokouksessa, mikäli siitä on jo muodostunut yhteisymmärrys tai joku ohjausryhmän jäsen ei sitä erikseen pyydä. Esitys: Sihteeri on tehnyt edellisen kokouksen pöytäkirjaan määräajan sisällä esitetyt muutokset ja tarkennukset, joten pöytäkirjaa ei ole tarvetta käsitellä tässä kokouksessa. 4. ICT & Digi alajaoston täydentäminen Asia: ICT & Digi alajaoston kokoonpanosta on päätetty järjestäminen ja konsernirakennejaostossa. Päätöksen jälkeen alajaoston jäsen Toni Auvinen on valittu ICT- ja digijohtajaksi, jolloin hän siirtyy jäsenen paikalta alajaoston esittelijäksi. Lisäksi valmistelussa on havaittu, että tässä vaiheessa tarvetta on vielä yhdelle substanssiosaamisen vastuuvalmistelijalle, jonka valmistelu- ja seurantavastuu käsittää NON- SOTE toimialojen tietojärjestelmät. Käytännössä vastuun pelastustoimen, aluekehittämisen, kasvupalveluiden, alueidenkäytön, liikenteen, ympäristöpalveluiden, lomitustoimen sekä ympäristöterveydenhuollon tietojärjestelmien kehittämisestä. Sis. Kansallinen valmistelu ja digitalisaation huomiointi. Esitys: ICT & Digialajaosto päättää avata maakuntaan palveluja ja henkilöstöä siirtäville organisaatioille sisäisen haun NONSOTE toimialojen tietojärjestelmien substanssiosaamisen vastuuvalmistelijasta, joka nimettäisiin myös ICT & Digi alajaoston jäseneksi. Valittavan vastuuvalmistelijan työpanoksen maakuntavalmisteluun toivotaan olevan vähintään 50% työajasta ja työajan käytöstä maksetaan työnantajaorganisaatiolle korvaus valtiovarainministeriön ICT-avustuksista. Toni Auvinen hoitaa käytännön valmistelut. 5. ICT & Digi valmistelun työjärjestys Asia: ICT & Digi valmistelun työjärjestyksen ensimmäistä versiota on käsitelty edellisessä kokouksessa, jonka jälkeen se on ollut kahteen kertaan alajaoston ja hankeryhmän käsittävällä lausuntokierroksella. Liitteenä ICT & Digi valmistelun työjärjestyksen versio 30.11.2018. Esitys: ICT & Digi alajaosto hyväksyy työjärjestyksen ja saattaa sen tiedoksi järjestäminen ja konsernirakennejaostolle. Työjärjestys otetaan käyttöön välittömästi.
Pöytäkirja Numero 3 (8) 6. ICMT2020-hanke Valmistelija: Tuija Hartikainen p. 044 717 9767 Asia: ICT & Digi alajaosto on toiminut 6.9.2018 alkaen ICMT2020-hankkeen ohjausryhmänä. ICMT2020- hankkeen operatiivisesta johtamisesta vastaa hankeryhmä, jonka puheenjohtajana toimii Tuija Hartikainen ja sihteerinä Markku Koljonen (Istekki). Hankepäälliköt Tuija Hartikainen ja Markku Koljonen vastaavat myös hankesalkun ylläpidosta sekä siihen liittyvästä raportoinnista. Hankkeen ja hankeryhmän toimintamallia on avattu ICT & Digi valmistelun työjärjestyksessä. Esitys: Kuullaan hankepäällikkö Tuija Hartikaisen tilannekatsaus ICMT2020-hankkeen etenemisestä ja tehdään päätökset hankeryhmän ohjausryhmälle esittämistä asioista. Päätös: Hankepäällikön tilannekatsaus merkitään tiedoksi. Lisäksi päätettiin, että ICMT2020 hankeryhmän esityksen mukaisesti omaa työtä lähdetään seuraamaan projekteissa. Hyväksyttiin seuraavat projektiesitykset - ICMT2020_P2.5_ProConsona Pohjois-Savo Seuraavat projektiesitykset hyväksyttiin ehdollisena - ICMT2020_P2.1.1_Alue-Pegasos Siilinjärvi - ICMT2020_P2.2.1_WinHit Siilinjärvi Näiden projektiesitysten osalta pyydetään VM:stä varmistus, että ICT valmistelurahoitusta voidaan esitettyihin projekteihin käyttää. Tämän päätöksen mukaisesti alueen muut organisaatiot voivat liittyä Pohjois-Savon CGI:n Alue-Pegasos perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmään käyttäjäksi VM:n ICT rahoituksella. 7. THT-palvelut projekti Effector Laitehuollon käyttöönottoon liittyvän asiantuntijatyönhankinta Valmistelija: Tuomo Pekkarinen p. 044 717 2080 Asia: Kevään 2018 aikana Pohjois-Savon maakuntauudistuksen suunnittelun ja valmistelun yhteydessä on 15.5.2018 julkaistussa loppuraportissa linjattu, että Effector Laitehuolto komponentti on ratkaisu, jolla maakunnan terveydenhuollon laitteiden hallinta tullaan jatkossa järjestämään. Kuopion kaupungin perusturvan ja terveydenhuollon palvelualueet ovat ottamassa käyttöön Effector Laitehuolto järjestelmää. Laitteiden kirjaaminen järjestelmään kattavasti ja yhdenmukaisesti vaatii Effector-järjestelmän ja järjestelmään kirjattavien terveydenhuollon laitteiden tuntemista. Laitteiden kirjaaminen on tarkoitus aloittaa pilotoinnilla sairaalapalveluiden Harjulan sairaalan osastoilla ja poliklinikalla, sekä suun terveydenhuollon Harjulan toimipisteillä. Laitteiden kirjaamiseen liittyvästä asiantuntijapalvelusta on pyydetty tarjoukset. Liitteenä kaksi tarjousta asiantuntijapalveluista. Esitys: Käydään läpi Tero Lähivaaran/Kuopion kaupungin laatima esitys asiantuntijatyönhankinnasta ja tehdään valinta käytettävästä asiantuntijatahosta. Päätös: Pilottivaiheessa Harjulan sairaalan osastoilla ja poliklinikoilla sekä suun terveydenhuollon Harjulan toimipisteillä laitteiden kirjaamisen asiantuntijatyö hankitaan SII MES Lääkintälaitehuollolta. Laitemääräarvio tarvitaan Pohjois-Savon liiton hankintapäätöstä varten.
Pöytäkirja Numero 4 (8) 8. THT-palvelut projekti projektipäällikön nimeäminen Valmistelija: Tuomo Pekkarinen p. 044 717 2080 Asia: ICMT2020 hankkeen THT- projektin tavoitteina ovat esimerkiksi maakunnallisen laitehallintapalvelun organisoitumisen valmistelu ja Effector- laitehallintajärjestelmän käytön laajennuksen, organisaatioiden omistamien lääkintälaitteiden kartoituksen sekä kirjaustyön organisointi. Projekti edesauttaa terveydenhuollon laitteiden hallinnan saattamista määräysten mukaiseksi Pohjois-Savon kunnissa ja tuottaa myös suoraa taloudellista hyötyä toiminnan tehostumisen muodossa riippumatta maakunta- ja soteuudistuksen mahdollisesta lykkäytymisestä. Maakunnallisen laitehallinnan yhteistyön valmistelu edellyttää vahvaa erilaisten käyttöympäristöjen käytäntöjen ja laitteiden tuntemusta. Olennaista on sitouttaa mahdollisuuksien mukaan organisaatioiden laitevastuuhenkilöitä tulevaan laitehallintapalvelun käytäntöihin ja lakisääteisten määräysten noudattamiseen. Sitouttaminen ja jatkuvuuden varmistaminen toteutuvat parhaiten, jos projektipäällikkönä toimii ennestään PSSHP:n organisaatioiden substanssia tunteva laitehallinnan asiantuntija. Esitys: THT- projektin projektipäälliköksi nimetään laiteasiantuntija Tero Lähivaara (PSSHP/KYS, kiinteistöhallinto, 11017 laitehallintapalvelut) VM:n ICT muutosrahoituksesta korvattavalla 50% työpanoksella. Työpanoksen ostamisesta laaditaan sopimus Pohjois-Savon liiton ja Pohjois- Savon sairaanhoitopiirin välillä. 9. Maakunnan toiminnan- ja tuotannonohjauksen valmistelun hankkeistaminen Valmistelija: Tuomo Pekkarinen p. 044 717 2080 Asia: Kevään 2018 aikana toteutetussa ICMT 2020 -hankkeen alaisessa projektissa 5 Toiminnan- ja tuotannonohjaus on selvitetty ja suunniteltu tulevan maakunnan toiminnan- ja tuotannonohjauksen järjestelmien nykytilaa sekä tavoitetilaa ja muodostettu karkean tason toteutussuunnitelma tavoitetilan saavuttamiseksi. Tätä karkean tason toteutussuunnitelmaa tarkennettiin kesän ja alkusyksyn 2018 aikana toteutetussa toiminnan- ja tuotannonohjauksen jatkoselvitysprojektissa. Jatkoselvitysprojektin lopputuotoksissa on kirkastunut käsitys maakunnan toiminnan- ja tuotannonohjauksen kehittämisen edellyttämistä toimenpiteistä, muutoksista sekä kansallisella tasolla tapahtuvasta kehittämisestä (ks. liite P5_Hanke-esitys_liite1_loppuraportti_v10.docx). Toiminnan- ja tuotannonohjauksen jatkoselvitysprojektin seurauksena on tunnistettu tarve jatkaa osaalueen suunnittelua vieden työ edelleen konkreettisemmalle tasolle maakunnan toimialojen tasolla. Jatkotyöstäminen on syytä toteuttaa aiempaa tiiviimmässä yhteistyössä toiminnan suunnitteluun osallistuvien vastuuvalmistelijoiden ja heidän johtamiensa työryhmien kanssa. Toiminnan- ja tuotannonohjauksen määrätietoisen kehittämisen varmistamiseksi nähdään tarpeelliseksi käynnistää toiminnan- ja tuotannonohjauksen kehittämishanke (ks. liite P5_Hanke-esitys_Toiminnan-ja-tuotannonohjauksen_toteutushanke.docx). Toiminnan- ja tuotannonohjauksen kehittämisessä on ensisijaisesti kyse toiminnallisesta muutoksesta eikä niinkään ICT-tekemisestä. Hankkeen valmistelun yhteydessä on tunnistettu riski valmistelun ICT-
Pöytäkirja Numero 5 (8) painotteisuudesta ja riskiä on pienennettävä hankeen organisoitumisen yhteydessä korostamalla toiminnan edustusta niin hankkeen johdossa kuin keskeisissä koordinointi- ja asiantuntijatehtävissä. Lisäksi nähdään tarpeelliseksi käynnistää pohdinta hankkeen sijoittumisesta maakunnan valmisteluorganisaatioon, jotta mahdollisimman tiivis kytkös toiminnan suunnitteluun saadaan varmistettua. Maakunnallisten vaikutusten näkökulmasta toiminnan- ja tuotannonohjauksen kehittäminen ja kehittämisen hankkeistaminen edistää alueen yhtenäisyyttä merkittävästi ja suunnittelutyön tuloksia sekä mahdollisesti käynnistettäviä toteutusprojekteja voidaan hyödyntää vähintään maakunnan SOTE-sektorin toiminnan ja palveluintegraation kehittämisessä, vaikka käynnissä olevaan uudistukseen tulisi viivästystä tai muutoksia. Lisäksi kokonaisuuden edistäminen on Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin strategisen kehittämisen näkökulmasta välttämätöntä. Keskeisinä hyötyinä kehittämisellä o o o o edistetään asiakkaan ja palveluiden keskitettyä ja toimialariippumatonta hallintaa yhdellä maakunnallisella ratkaisulla, luodaan edellytyksiä ja edistetään maakunnan toimialojen ja palveluiden vahvemmalle integraatiolle, jonka avulla voidaan mahdollistaa nykyistä asiakaslähtöisempi palveluiden tuotanto, luodaan edellytyksiä maakunnan järjestämis- ja tuottamistehtävien eriyttämiselle sekä vastataan kansallisen tason vaatimuksiin toiminnan järjestämisestä. Esitys: Saatetaan tehty valmistelu ICT & Digi -alajaoston tiedoksi ja esitetään linjattavaksi seuraavia asioita: 1. Toiminnan- ja tuotannonohjauksen kehittämishanke esitetään käynnistettäväksi vaiheittain niin, että hankkeen tarkemman tason- ja resursoinnin suunnittelu, määrittely ja hankkeen koordinointitehtävät voidaan käynnistää aikavälillä joulukuu 2018 huhtikuu 2019 VM:n ICTrahoituksen puitteissa. 2. Huhtikuun loppuun 2019 mennessä hankesuunnitelmaa tarkennetaan vaiheistus-, resursointija investointisuunnittelun osalta. 3. Hankkeeseen tarvittavien toiminnan henkilöiden resursoimiseksi esitetään hyödynnettäväksi VM:n ICT-rahoitusta nykyisten organisaatioiden resurssien käytettävyyden varmistamiseksi. 4. Mikäli hankkeen johtoon ei saada resursoitua henkilöä nykyorganisaatioista, voi olla tarve käynnistää rekrytointi tarvittavan kyvykkyyden hankkimiseksi hankkeen käyttöön. 5. Esitetään arvioitavaksi millainen ohjausmalli hankkeelle on tarkoituksenmukaista rakentaa, jotta toimintalähtöisyys voidaan varmistaa. Päätös: ICT & Digi alajaosto merkitsee tehdyn valmistelun tiedoksi sekä linjaa seuraavasti: Toiminnan- ja tuotannonohjauksen kehittämishanketta valmistellaan Istekin konsultointisopimuksen sisällä esitetyllä tavalla. Hankepäällikön rekrytointivalmistelut käynnistetään välittömästi. Esitys hankkeen käynnistämisestä tuodaan ICT & Digi alajaoston päätettäväksi huhtikuun 2019 loppuun mennessä. Mikäli hankkeeseen tarvitaan ostaa resursseja omista organisaatioista, tulee niistä laatia perustellut esitykset ICT & Digi alajaoston hyväksymiä (2.11.) kriteerejä noudattaen. Hankevalmistelun yhteydessä laaditaan esitys siitä millainen ohjausmalli hankkeelle on tarkoituksenmukaista rakentaa, jotta toimintalähtöisyys voidaan varmistaa. Valmisteltavan hankkeen omistajana toimii Tuomo Pekkarinen.
Pöytäkirja Numero 6 (8) 10. Digitalisaatiotavoitteet sekä ideat ja toimenpide-ehdotukset niiden saavuttamiseksi Asia: Toni Auvinen on kevään 2018 aikana valmistellut haastattelumenettelyllä maakunnan digitalisaatiotavoitteita asiakas- ja työntekijäkokemuksien näkökulmasta. Valmistelun jatkoksi on ajateltu avata asiakkaille ja työntekijöille ideakilpailu, jonka pohjalta voidaan valmistella konkreettisia toimenpideehdotuksia digitalisaatiotavoitteiden saavuttamiseksi. Liitteenä maakunnan digitalisaatiotavoitteet. Esitys: Päätetään käynnistää tulevan maakunnan asiakkaille ja työntekijöille ideakilpailu, jonka pohjalta voidaan valmistella konkreettisia toimenpide-ehdotuksia digitalisaatiotavoitteiden saavuttamiseksi. Toni Auvinen vastaa käytännön järjestelyistä. Päätös: Esitys hyväksyttiin niin, että käynnistetään yhteistyö KuopioHealthin sekä Living Labin kanssa ja Toni Auvinen vastaa valmistelusta. 11. Valtiovarainministeriön pyytämä ICT-tilannekuva Asia: Valtiovarainministeriön pyytämää ICT-tilannekuvaa on valmisteltu edellisessä kokouksessa päätetyllä tavalla ja asetuissa aikatauluissa. Liitteenä ICT-tilannekuva. Esitys: Päätetään hyväksyä ICT-tilannekuva, joka toimitetaan valtiovarainministeriölle. 12. Reklamaatio Istekki Oy:lle ja Istekki Oy:n vastaus reklamaatioon Asia: Istekki Oy:lle on toimitettu edellisessä kokouksessa sovitulla tavalla reklamaatio ja Istekki Oy on myös vastannut reklamaatioon. Liitteenä reklamaatio ja vastaus reklamaatioon. Esitys: ICT & Digi alajaosto saattaa reklamaation ja vastauksen reklamaatioon tiedokseen ja päättää aiheuttaako asia vielä jatkotoimia. Päätös: ICT & Digi alajaosto merkitsee reklamaation ja vastauksen reklamaatioon tiedoksi. Päätettiin että reklamaatio ei aiheuta jatkotoimia. 13. Istekki Oy:n tarjous maakuntien yhteisestä tietoturvan ja tietosuojan valmistelusta.
Pöytäkirja Numero 7 (8) Asia: Istekki Oy on toimittanut kumppanimaakunnille tarjouksen yhteisestä tietoturvan ja tietosuojan valmistelusta. Liitteenä Istekki Oy:n tarjous maakuntien yhteisestä tietoturvan ja tietosuojan valmistelusta. Esitys: ICT & Digi alajaosto päättää tarjouksen hyväksymisestä. Päätös: Ylimaakunnallinen yhteistoiminta tietoturva- ja tietosuoja-asioissa nähdään hyvänä. Tarjousta ei kuitenkaan tässä vaiheessa hyväksytä, koska maakunnan oman tietoturva- ja tietosuojamallin selvittäminen on vielä kesken. Asiaan palataan tarvittaessa myöhemmin. 14. Tiedoksi saatettavat asiat Asia: Tiedoksi saatettavien asioiden kohtaan esityslistalle nostetaan asioita, jotka alajaoston on hyvä tiedostaa, mutta niiden käsittely ei vaadi erillistä päätöksentekoa. Esitys: Kirjataan pöytäkirjaan alajaoston jäsenten tai esittelijän esille nostamia asioita: SoteDigin koetalousarvioluvut (liitteenä) Yhteenveto: Vimanan asetusluonnoksen lausuntokierros (liitteenä) Tilannekatsaus SoteDigi, Vimana ja Kela (liitteenä) Päätös: ICT & Digi alajaosto merkitsee esille nostetut asiat tiedoksi. 15. Seuraava kokous Asia: Sovitaan ICT & Digi alajaoston ja hankeryhmän kokouksista aikavälillä 1-6/2019. Esitys: Alajaoston kokoukset: 16.1.2019 klo 8.00-9.30 18.2.2019 klo 14.00-16.00 18.3.2019 klo 14.00-16.00 17.4.2019 klo 8.30-10.30 17.5.2019 klo 8.30-10.30 14.6.2019 klo 8.30-10.30 Hankeryhmän kokoukset: 7.1.2019 klo 14.00-15.30
Pöytäkirja Numero 8 (8) 4.2.2019 klo 14.00-15.30 11.3.2019 klo 14.00-15.30 8.4. 2019 klo 14.00-15.30 13.5.2019 klo 14.00-15.30 3.6.2019 klo 14.00-15.30 16. Kokouksen päättäminen Esitys: Puheenjohtaja päättää kokouksen. Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.10.