Suomen johtava projektipankki. Tarjouspyyntötyökalu

Samankaltaiset tiedostot
Suomen johtava projektipankki. Tarjouspyyntötyökalu

Suomen johtava projektipankki. Tarjouspyyntötyökalu

Tarjoustyökalun käyttöohje

Tarjoajan opas. Ohje Alla ohjeet tarjoajalle:

Suomen johtava projektipankki. Mobiili-TR ja MVR

Sisällysluettelo. SokoPro. SokoPro. Esittely...3 Luo uusi päivä...3 Työmaan tiedot...4 Valokuvat, liitteet ja kuittaukset...5 Raportti...

Automaattitilausten hallinta

AVOIMEN MENETTELYN KILPAILUTUS

Automaattitilausten hallinta

Automaattitilausten hallinta. Automaattitilauksien uudistettu käsittely

Uutiskirjesovelluksen käyttöohje

Asiakkuudenhallinta. 2D viewer - katseluohjelma muutosten vertailuun

Kopio Niinin uusi kopiotilausjärjestelmä

Metsähallituksen Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin esittely. Taimikonhoidon ja istutuksen hankinnat

Tarjouspalvelu.fi. Käyttöohjeet. Osallistu tarjouskilpailuihin tehokkaasti ja turvallisesti. Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaali

SÄHKÖINEN TARJOUSKYSELY PROJECTINFOSSA

Microsoft Outlook Web Access. Pikaohje sähköpostin peruskäyttöön

Open Badge -osaamismerkit

Metsähallituksen Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin esittely

Basware Supplier Portal

Fixcom Webmail ohje. Allekirjoitus. Voit lisätä yhden tai useamman allekirjoituksen.

Seutudokumenttien pä ivittä misohje

OpeOodi Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Maventa Connector Käyttöohje

Basware toimittajaportaali

STS Uuden Tapahtuma-dokumentin teko

ANSIOMERKKI EHDOTUKSET

4 Google. Eetu Kahelin ja Kimi Syrjä DAT 17

Tarjousten vertailu ja hankintapäätös

Pedanet oppilaan ohje Aleksanteri Kenan koulu Eija Arvola

Pipfrog AS Tilausten hallinta

Kuksa -jäsenrekisterin käyttöohje ryhmänjohtajille

Kypsyysnäytteen laatiminen ja arvioiminen Examissa

Office 365 OneDrive Opiskelijan ohje 2017

MINI-LEXIA OPAS Versio 4.31

Metsähallituksen Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin esittely ja ESPDlomakkeen täyttäminen ja lataaminen

Webforum. Version 14.4 uudet ominaisuudet. Viimeisin päivitys:

Hankintavalmennus Vaasa

Osallistu julkisiin hankintoihin helposti ja turvallisesti. Tarjouspalvelu Pienhankintapalvelu Marketplace

S-ryhmän Verkkolaskuportaali Pikaohje

Sähköpostitilin käyttöönotto

Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Webmailin käyttöohje. Ohjeen sisältö. Sähköpostin peruskäyttö. Lomavastaajan asettaminen sähköpostiin. Sähköpostin salasanan vaihtaminen

ALVin käyttöohjeet. Kuvaus, rajaus ja tallennus puhelimella ALVin -mobiilisovelluksen avulla dokumentit kuvataan, rajataan ja tallennetaan palveluun.

Tervetuloa OmaLounea-palveluun! KÄYTTÄJÄN OPAS

OHJEET HOPSIN TEKEMISEEN KYVYT- PALVELUSSA:

Tarjouksen tekeminen vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen terapioissa HANKI palvelulla, Cloudian sähköisellä järjestelmällä Maaliskuu 2018

OHJE EVENTALEN ASIAKASKUTSUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN EvenTale Oy,

Copyright Basware Corporation. All rights reserved. Pikaopas toimittajille Supplier Portal (Toukokuu 2013)

OPAS KULTA2 -JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN

Lehden peittojakelun tilaaminen. Kotisuora Premium palvelu

EKP:N HANKINTAMENETTELYJEN VERKKOPALVELU OSALLISTUMINEN HANKINTAMENETTELYIHIN

Uuden työtilan luonti

OHJE EVENTALEN ASIAKASKUTSUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN FKS-Tapahtumat Oy, v2

POSTI KONSERNIN HANKINTAPORTAALI LYHYT ESITTELY

Näin tilaat tuotteita Kuulotarvikkeen verkkokaupasta

Basware Portal palvelun ohje toimittajille

Toimittajaportaalin pikaohje

Kotkaliikkuu.fi. Ohjeita seuroile ja yhteisöille palvelun käytöstä

Henkilökohtaisen tentin laatiminen ja arviointi

Työmaapäiväkirjan käyttöohje

Osallistu julkisiin kilpailutuksiin helposti ja turvallisesti

Sähköposti ja uutisryhmät

Asukastiedotus Visma Fivaldi

Napsauta Kurssin viikkonäkymä- näkymässä oikeassa yläreunassa sijaitsevaa Muokkaustila päälle -painiketta.

Google-dokumentit. Opetusteknologiakeskus Mediamylly

Käyttöohje Vianova Systems Finland Oy Lokakuu 2014

Sonera Viestintäpalvelu VIP VIP Laajennettu raportointi Ohje

Haahtela PRIS projektipankki

iphone ja ipad

Henkilökohtaisen tentin laatiminen ja arviointi

Ohjeet S-ryhmän tuotetietoportaaliin

KÄYTTÖOHJE / Ver 1.0 / Huhtikuu WordPress KÄYTTÖOHJE Sotkamo 2016

Suomen johtava projektipankki. Pääkäyttäjän opas

Toimittajaportaalin rekisteröityminen Toimittajaportaalin sisäänkirjautuminen Laskun luonti Liitteen lisääminen laskulle Asiakkaiden hallinta Uuden

STS UUDEN SEUDULLISEN TAPAHTUMAN TEKO

OpeOodi Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Tarjouspalvelu.fi Pienhankintapalvelu.fi. Osallistu julkisiin hankintoihin helposti ja turvallisesti

JAKELUPISTE KÄYTTÖOHJE 2/6

Suomen johtava projektipankki. Pääkäyttäjän opas

Kypsyysnäytteen laatiminen ja arvioiminen Examissa

Googlen pilvipalvelut tutuksi / Google Drive

KULTA2-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOPAS Liikunta-, kulttuuri-, nuoriso-, hyvinvointiavustukset

Aimo-ohjauspaneelin käyttöohje Sisällys

Lähettäjä ja vastaanottaja

Käyttöohje 1 (8) Kontakti Tiedonsiirto Käyttöohje. Posti Oy. Helsinki PL POSTI

Suvi Junes Tietohallinto / Opetusteknologiapalvelut 2012

Vanhempien Daisy. Päivitetty

Opettajan ohje kypsyysnäytteen toteuttamiseen ja arvioimiseen sähköisenä tenttinä

Ryhmäharjoitus I: Google Drive. TIEY4 Tietotekniikkataidot, kevät 2017 Tehdään ryhmäharjoitustunnilla 13.3.

Suomen Paras Hankkija Käyttöohje hankintayksiköille

Aloita kuljetuksen tilaaminen Unifaun Online-kuljetushallintajärjestelmän avulla.

Ohjeet ARTSin todistushakemusten käsittelyyn eage-järjestelmässä

Perustietoja Mietoisten kyläportaalista Yhdistyksen ylläpitäjän kirjautuminen Yhdistyksen etusivun muokkaaminen... 2

Pika-aloitusopas. Sisältö: Projektin luominen Projektin muokkaaminen ja hallinnointi Projektin/arvioinnin tulosten tarkastelu

ANSIOMERKKIEN HAKEMINEN

Nexetic Shield Unlimited

EXAM Kypsyysnäytteen laatiminen ja arviointi

Titta-palvelun käyttöohje

Huoltajien Daisy. Päivitetty

Transkriptio:

Suomen johtava projektipankki Tarjouspyyntötyökalu

Sisällysluettelo SokoPro Tarjouspyyntökansion luominen... 4 Aineiston siirto valintakoriin... 6 Uuden tarjouspyynnön luominen... 7 Tarjouspyynnön seuranta...16 Tarjouspyynnön kopiotilaukset...17 Email-jakelut...18 Tarjoukset...19 Soveltuvuusasiakirjat -välilehti...21 Tarjouspyynnön lisäkirje...22 Kysymykset ja vastaukset -välilehti...23 Tarjoajan opas...24 SokoPro SokoPro Helpdesk Arkisin 9.00-16.00 Puhelin 0200 35 211 (1,10 /min) helpdesk@sokopro.fi http://www.sokopro.com/ Myynti Arkisin 8.00-16.00 Puhelin 020 743 5240 sokopro.myynti@grano.fi / SokoPro on tiedon hallinnoinnin ja arkistoinnin sähköinen palvelu. / Palvelee suunnittelusta aikataulutukseen, toimitusten seurantaan sekä työmaapäiväkirjojen ja piirustusten hallintaan. / SokoPro on tietoturvan edelläkävijä rakennusalalla ja sille on myönnetty tietoturvasertifikaatti. 2

Esittely SokoPro on tiedon hallinnoinnin, jakamisen ja arkistoinnin sähköinen palvelu. Sähköiset tarjouspyynnöt SokoPron tarjouspyyntötyökalu on projektikohtainen lisämoduuli, jonka avulla kilpailutat urakat. Lähetä ja vastaanota tarjouspyynnöt sähköisesti. Voit myös hyödyntää aiemmat tarjouspyynnöt. Tarjouspyyntötyökalun avulla voit toimittaa urakkalaskenta-aineistoa ilman, että tarjoajille tarvitsee avata pääsyä projektipankkiin. Käyttöönotto on helppoa ja nopeaa! Ominaisuudet: Tiedostojen liittäminen projektipankista Tarjouspyynnön vastaanottajien seuranta Urakkalaskentasarjojen tulostuspalvelu ja sähköinen toimitus Vastaanottajien kopiointi olemassa olevalta tarjouspyynnöltä Email-jakelu lisätietoja varten Julkiset tarjouspyynnöt ja HILMA-linkitys Kahden kuoren menettely Tarjouspyynnön hylkääminen Tarjousten sähköinen jättäminen Hakemistopuu tarjouspyynnöille Toimittajien sähköinen tilaajavastuuhyväksyntä Tarjouspyyntökohtainen Kysymykset ja vastaukset -välilehti Vie ja tuo vastaanottajia Excel-tiedostona Lisää tiedostoja suoraan tarjouspyyntöön Tilaa automaatti-ilmoituksia revision muutoksista Lisää tarjoajat ja liitteet muista järjestelmistä Viestintä automaattisesti suomeksi ja englanniksi Tarjouspyyntöön liittyvät lisäkirjeet automaattisesti varsinaisen tarjouspyynnön alle Täyttää julkisen hankintalain vaatimukset: Lukitse sähköiset tarjoukset (tarjoukset avataan samanaikaisesti avaustilaisuudessa) Avaamispäivä tarjouskansiolle (avaustilaisuuden päivämäärä) Toimittajien sähköinen tilaajavastuuhyväksyntä Tarjouspyyntökohtainen Kysymykset ja vastaukset -välilehti Määritä aikaraja kysymysten esittämiselle Määritä milloin kysymysten vastaukset julkaistaan Määritä aikaraja kysymysten esittämiselle Kahden kuoren menettely 3

Tarjouspyyntökansion luominen Määritä tässä vaiheessa tarjouspyyntöhakemiston oikeudet, jotta vain halutuilla käyttäjillä on tarpeelliset oikeudet ko. kansioon. Määrittele oikeuksia Hakemisto-oikeudet -painikkeesta. Valitse projektipankissa Tiedostot-välilehti ja luo päähakemistotasolle hakemisto tarjouspyyntötyökalua varten esim. Tarjouspyyntö -kansio. Luo uusi kansio klikkaamalla Uusi Hakemisto -painiketta. 4

Tarjouspyyntökansion luominen Alihakemistot Luo tarjouspyyntö kohtainen alihakemisto esim. 01 Suunnitelmat -pääkansio sekä tarvittavat alikansiot suunnittelualoittain. Numerointia kansion nimessä voidaan käyttää hyödyksi tarjouspyyntöä luodessa. Alihakemistot Tallenna dokumentit suunnittelualoittain ja tarjouspyyntöä koskevat yleiset dokumentit omaan hakemistoonsa. Tarjouskansio Luo erillinen kansio, mikäli haluat ottaa tarjouksia vastaan sähköisesti. Mikäli tarjoaja lataa tarjouspyynnön sähköisessä muodossa, niin hakemistorakenne pysyy ladattaessa samanlaisena. Sama koskee myös kopiolaitokselle toimitettavaa aineistoa. Muista tarkistaa ko. hakemistojen hakemisto-oikeudet! 5

Aineiston siirto valintakoriin Valintakori 1. Avaa valintalista näkyviin klikkaamalla oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa ostoskärry-ikonia. Kun olet tallentanut kaikki dokumentit projektipankkiin, siirrä tarjousaineiston pääkansio valintakoriin. Näin saadaan vaivattomasti tiedostot mukaan tarjouspyyntöön. Tällä sivulla ohjeet aineiston siirtämiseksi valintakoriin. Lopuksi valitse Tarjouspyyntö-välilehti, jotta voit luoda uuden tarjouspyynnön. Aineisto 2. Valitse tarjouspyyntöaineisto ostoskärry-painikkeen avulla. Ko. kansio siirtyy valintakoriin. Valintakori 3. Tarjouspyyntöaineisto valintakorissa. 6

Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 1 1. Tarjouspyynnöille pitää luoda oma kansio. Yhden kansion sisällä voi olla useampia tarjouspyyntöjä. Voit lisätä ja poistaa kansioita. Huomioithan, että kansion poistaminen poistaa kansiot ja tarjouspyynnöt lopullisesti. Tarjouspyyntö-välilehti Muokkaa kansiota Kansion lokitiedot 7

Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 2 Luodaksesi uuden tarjouspyynnön klikkaa kansiota ja luo uusi tarjouspyyntö Uusi Tarjouspyyntö -painikkeesta. 2. Uusi tarjouspyyntö Luo uusi tarjouspyyntö Uusi Tarjouspyyntö -painikkeesta. Luo lisäkirje Siirrä tarjouspyyntö toiseen kansioon Poista tarjouspyyntö Tarjouspyynnön lokitiedot 8

Uuden tarjouspyynnön luominen Tarpeista riippuen voit käyttää niitä lisäominaisuuksia, joita tarvitset. VAIHE 2 2. Uusi tarjouspyyntö Alla olevat ominaisuudet ovat tarkoitettu julkisiin hankintoihin. Jos et tarvitse lisäominaisuuksia, anna tarjouspyynnölle nimi ja klikkaa Luo tarjouspyyntö -painiketta. Saat käyttöösi SokoPron sähköisen tarjouspyynnön. Lisäominaisuudet Lukitse sähköiset tarjoukset (Määritä avaamispäivä tarjouskansiolle) Kysymykset ja vastaukset -välilehti (luo oma kysymykset ja vastaukset sivu tai määritä aikaraja kysymysten esittämiselle ja milloin kysymysten vastaukset julkaistaan) Kahden kuoren menettely, lukitsee automaattisesti sähköiset tarjoukset (mahdollistaa soveltuvuusasiakirjojen sekä tarjouksen vastaanottamisen samanaikasesti tarjouspyyntöön) 9

Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 2 SokoPro luo uuden tarjouspyynnön kyseiseen hakemistoon. Klikkaa ko. tarjouspyyntöä ja saat alla olevan näkymän esiin. Tarjouspyynnön seuranta Tarjouksen lähettämisen tai julkisen linkin julkaisun jälkeen voit seurata tarjouspyynnön etenemistä vastaanottajakohtaisesti. Klikkaa Perustiedot -välilehdellä Loki-painiketta. Tallenna-painike Muista tallentaa perustiedot -välilehdellä tehdyt muutokset. Poista tarjouspyyntö Huomioithan, että tarjouspyynnön poistaminen poistaa ko. tarjouspyynnön lopullisesti. 10 Lähetä tarjouspyyntö Jos lähetät tarjouspyynnön tietyille vastaantottajille, lisää aineisto ja vastaanottajat ennen tarjouspyynnön lähettämistä.

Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 2 Kuvaus-kenttä Kuvaus kentän viesti on oleellinen ja lähtee tarjoajille ainoastaan, jos lähetät tarjouspyynnön tietyille henklöille. Tarjouspyynnön kohde Nimeä tarjouspyyntö selkeästi viitaten sen sisältöön tai menossa olevaan urakkalaskentaan. Perustiedot-välilehti Kuvaus Kirjoita tarjouspyyntöteksti Jos liität Kuvaus-kenttään tekstisisältöä toisesta ohjelmasta, toimi seuraavasti: 1. Kopioi teksti esim. Word-tiedostosta. 2. Liitä teksti Notepadiin 3. Kopioi teksti Notepadista Kuvaustekstieditoriin. Voimassaoloaika Määritä tarjouspyynnön alkamispäivä ja loppumispäivä. Muista myös asettaa kellonajat! Muista määrittää kopioiden laskutustiedot! Kustannetaan kopiotilauksia ja taitto Mikäli tilaaja kustantaa kopiosarjoja, valitse alasvetovalikosta sarjojen lukumäärä. Ylimääräiset sarjamäärät maksaa tarjoaja. Valitse 0 kpl, jos tilaaja ei kustanna kopiosarjoja tarjoajille. Määritä lopuksi kopiotilaukselle taittokäsittely. 11

Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 2 Tarjouskansio Lisää tarjouskansio tarjouspyyntöön, jos haluat vastaanottaa tarjoukset sähköisesti. Vaihtoehtoisesti voit myös vastaanottaa tarjoukset muulla tavalla valitsemalla En halua vastaanottaa tarjouksia SokoProhon -valintalaatikon. Muistathan ilmoittaa tarjoajille mihin osoitteeseen heidän tulee lähettää tarjoukset! Jos olet valinnut kahden kuoren menettelyn, tarjoukset voidaan vastaanottaa ainoastaan sähköisesti SokoProhon, tällöin myös soveltuvuusasiakirjat tallentuvat kyseiseen kansioon soveltuvuusasiakirjat -alikansioon. Kansio Klikkaa kansio-painiketta, jotta voit lisätä tarjouskansion. Valitse kansio ja klikkaa Tallenna-painiketta. 12 Julkinen tarjouspyyntö Voit luoda tarjouspyynnölle julkisen linkin valitsemalla Julkinen tarjouspyyntö valintalaatikon. SokoPro generoi linkin, jonka voi kopioida ja liittää esim. HILMAjärjestelmään. Liitä linkki HILMAssa Tarjouspyyntöasiakirjat-kohtaan. Tässä esimerkkilinkki: http://public.sokopro.fi/tarjouspyynnot/trace.aspx?login=0&tpid=001 Julkinen tarjouspyyntö mahdollistaa tarjouspyyntöaineiston lataamisen sekä kopioiden tilaamisen rekisteröitymisen jälkeen.

Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 2 Lukitse sähköiset tarjoukset (tarjoukset avataan samanaikaisesti avaustilaisuudessa) Jos valitset tarjouspyyntöä luodessa Lukitse sähköiset tarjoukset tai kahden kuoren menettely -lisäominaisuuden, voit määrittää erillisen avaamispäivän tarjouskansiolle. Tarjouskansio tulee näkyviin määritettynä ajankohtana SokoProssa. Päivämäärää voi tarvittaessa siirtää eteenpäin, ei aikaisemmaksi! Tarjouspyyntökohtainen Kysymykset ja vastaukset -välilehti Ottaessasi Kysymykset ja vastaukset -ominaisuuden käyttöön, tarjoajat saavat mahdollisuuden esitää kysymyksiä ilmoittautumisensa jälkeen. Saman linkin kautta myös näkyy vastaukset niiden julkaisun jälkeen. SokoPro generoi myös julkisen linkin jonka voit halutessasi kopioida ja liittää esim. HILMA-järjestelmään. Muista määrittää aikaraja kysymysten esittämiselle sekä milloin kysymysten vastaukset julkaistaan samanaikaisesti. Jos kilpailutus kuuluu julkisen hankintalain piiriin, älä tilaa automaatti-ilmoituksia revision muutoksista. Revision muutoksista luodaan aina lisäkirje! Järjestelmä tarkistaa kerran vuorokaudessa ovatko tarjouspyynnön tiedostot muuttuneet. Revisio muutoksista lähetetään sähköposti-ilmoitus tarjouspyynnön tekijälle ja valituille urakoitsijoille. 13

Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 3 Jos päivität tarjouspyyntöaineistoa, niin luo uudelle aineistolle lisäkirje. Tiedota muutoksista tarjoajia ja saat samalla ajantasaisen seurannan viimeisimmälle aineistolle. Liitä dokumentit tarjouspyyntöön Lisäsit sivulla 6 tarjouspyyntöaineiston valintakoriin. Valitse Dokumentit-välilehti ja liitä kansio tai tiedostot ko. tarjouspyyntöön Liitä korista -painikeella. Uusi tiedosto Lisää tiedostoja suoraan tarjouspyyntöön. Tiedostot tallentuvat määritettyyn tarjouskansioon. 14 Liitetyt dokumentit näkyvät listassa yksittäisinä tiedostoina. Tarjoajan lataamassa Zip-pakettissa hakemistorakenne pysyy identtisenä valintakorin kautta liitetyn hakemisto-rakenteen kanssa.

Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 4 Vastaanottajat-välilehti Mikäli kyseessä ei ole julkinen tarjouspyyntö, määrittele seuraavaksi tarjouspyynnön vastaanottajat. Syötä seuraavat tiedot: Etunimi, Sukunimi, Sähköposti ja Yritys. Syötä kaikki tiedot, jotta tarjoajan on helppo ilmoittautua tarjouspyyntöön. Tarjouspyyntö-alasvetopainike Alasvetovalikosta voit kopioida vastaanottajat aiemmista tarjouspyynnöistä. Valitse alasvetovalikosta oikea tarjouspyyntö ja klikkaa Kopioi vastaanottajat painiketta. Tilaajavastuu.fi -raportti Muokkaa Kuittaus raportista Poista Vie ja tuo vastaanottajia Excel-tiedostona Tarkista, että olet täyttänyt perustiedot ja vastaanottajat oikein. Tämän jälkeen voit lähettää tarjouspyynnön. Lähetys tapahtuu Tarjouspyynnön Perustiedot-välilehdeltä. Klikkaa Lähetä-painiketta ja tarjouspyyntösi välitetään vastaanottajille. 15

Tarjouspyynnön seuranta Loki Tarjouksen lähettämisen jälkeen voit seurata tarjouspyynnön etenemistä vastaanottajakohtaisesti. Klikkaa Perustiedot-välilehdellä Loki-painiketta, katso alla oleva kuva. Lataa Excel-tiedosto 16 Lokista voit seurata seuraavia tietoja: Tarjouksen lähetysaika Kirjautumisaika (ensimmäisen viestin lähetys) Täydennetty (omien tietojen täydennys) Ladattu (tarjouspyynnön zip-tiedoston lataaminen) Mahdolliset virheviestit Tietojen kerääminen perustuu vastaanottajan yksilölliseen url-osoitteeseen. Voit ladata lokitiedot Excel-formaatissa omalle tietokoneellesi. Soveltuvuus asiakirjat tarkistettu (jos valittu kahden kuoren menettely)

Tarjouspyynnön kopiotilaukset Katso kopiolaitoksen yhteystiedot osoitteesta: http://www.grano.fi/ Tilaukset Tilaukset-välilehdellä voit seurata tarjouspyynnön kopiotilauksia. Tilausnumerolla voit tiedustella kopioiden aikataulua kopiolaitokselta. Seurantatiedot 17

Email-jakelut Jos haluat lähettää tarjouspyynnön uudelle tarjoajalle, lisää uusi tarjoaja Vastaanottajat-välilehteen ja tämän jälkeen lähetä tarjouspyyntö Email-jakelut työkalun avulla. Älä käytä email-jakelut -työkalua lisäkirjeiden luomiseen. Luo lisäkirjeelle oma tarjouspyyntö. Email-jakelut Tarjouspyynnöstä lähetyt viestit tallentuvat Email-jakelut välilehteen. Voit luoda uuden viestin tarjoajille klikkaamalla Uusi-painiketta. Luo uusi viesti Muokkaa Lähetetyt viestit 18 Uusi viesti Klikkaa Uusi-painiketta. SokoPro avaa tarjouspyynnön alkuperäisen tekstin. Tarkista seuraavat kohdat: Otsikko ja Viesti sekä määritä viestiin, haluatko lähettää tilauslinkin vastaanottajalle, esim. uudelle tarjoajalle. Määritä viestin vastaanottaja Vastaanottajat-välilehden kautta. Lopuksi klikkaa Lähetä-painiketta.

Tarjoukset Tarjoukset Tarjoukset-välilehdellä saat annetut tarjoukset tarkasteltaviksi. Tämä vaatii, että tarjousten toimittaminen on sähköisesti sallittu. Jos tarjoaja hylkää tarjouspyynnön, tarjoajan rivi on punainen. Sähköisesti jätetty tarjous Avaa tarjous -painike Hylätty tarjouspyyntö Perustiedot-välilehti Perustiedot välilehdeltä saat näkyviin tarjoajan tiedot sekä tarjouksen jättäjän viestin. Dokumentit-välilehti Tarjoukseen liitetyt dokumentit saat näkyviin Dokumentit-välilehdeltä. Jos valitsit tarjouspyyntöä luodessa Lukitse sähköiset tarjoukset - lisäominaisuuden, pystyt tarkastelemaan tarjouksia vasta määritettynä päivänä. Jos kyse on kahden kuoren menettelystä, on tarjous tarkasteltavissa vasta sen jälkeen, kun soveltuvuusasiakirjat on hyväksytty. Päättynyt tarjouspyyntö Hyväksy tarjous Päättyneestä tarjouspyynnöstä voit hyväksyä tarjouksen sähköisesti klikkaamalla Hyväksy tarjous -painiketta! 19

Tarjoukset Sopimuksen voimassaoloaika Kun olet hyväksynyt tarjouksen, voit määrittää sopimuksen voimassaoloajan. Klikkaa Tallenna-painiketta. Saat tästä sähköisen kalenterimerkinnän omaan sähköpostikalenteeriisi, joka muistuttaa sinua sopimuksen voimassaoloajasta. 20

Soveltuvuusasiakirjat Soveltuvuusasiakirjat Soveltuvuusasiakirjat -välilehdellä saat annetut soveltuvuusasiakirjat tarkasteltavaksi. Soveltuvuusasiakirjat -välilehti on näkyvissä silloin, kun on valittu kahden kuoren menettely. Avaa soveltuvuusasiakirjat -painike Avaa soveltuvuusasiakirjat -painike Perustiedot-välilehti Perustiedot välilehdeltä saat näkyviin tarjoajan tiedot sekä asiakirjojen jättäjän viestin. Täällä myös hyväksyt tai hylkäät toimijan. Allekirjoitus on vapaaehtoinen. Dokumentit-välilehti Soveltuvuusasiakirjoihin liitetyt dokumentit saat näkyviin Dokumentit-välilehdeltä. Jos hylkäät toimijan, avautuu viesti-ikkuna, josta voit lähettää toimijalle viestin suoraan. Viestiin voi tarvittaessa liittää yhden tiedoston omalta koneelta. Jos valitsit tarjouspyyntöä luodessa kahden kuoren menettely - lisäominaisuuden, pystyt tarkastelemaan asiakirjoja vasta määritettynä päivänä. Tarjoukset aukeavat tarkasteltaviksi sitten, kun soveltuvuusasiakirjat ovat hyväksytty. 21

Tarjouspyynnön lisäkirje Noudata lisäkirjeen luomisessa samoja vaiheita kuin tarjouspyynnön luomisessa. Muista aina tallentaa muutokset ennen lisäkirjeen lähettämistä. Luo lisäkirje Luo lisäkirje omana tarjouspyyntönä SokoProssa. Tämä helpottaa lisäkirjeiden hallinnointia sekä lokitietojen seurantaa. Klikkaa varsinainen tarjouspyyntö valituksi ja klikkaa Luo lisäkirje -painiketta. SokoPro luo automaattisesti tarjouspyyntöön liittyvät lisäkirjeet varsinaisen tarjouspyynnön alle. (Voit myös liittää lisäkirjeen aineiston alkuperäiseen tarjouspyyntöön.) Tällöin aineisto on saatavissa sekä alkuperäisessä tarjouspynnössä että lisäkirjeessä 22 Lisäkirje Lisäkirjeeseen kopioituu varsinaisen tarjouspyynnön vastaanottajat ja asetukset. Lisäkirjeelle generoituu aina oma yksilöllinen linkki jonka kautta pääsee imoittautumaan

Kysymykset ja vastaukset -välilehti Tarjouspyyntökohtainen Kysymykset ja vastaukset -välilehti Luo julkinen Kysymykset ja vastaukset -sivu tarjoajille. Perustiedot-välilehdellä voi määrittää aikarajan kysymysten esittämiselle sekä milloin kysymysten vastaukset julkaistaan tarjoajille. Voit luoda itse kysymyksen klikkaamalla Luo kysymys -painiketta ja järjestelmä antaa sinun vastata kysymyksiin Vastaa-painikeella. Voit tehdä kysymyksiä ja vastauksia rajattoman määrän. Huomioithan, että toimittajien uudet kysymykset näkyvät tässä näkymässä. Muokkaa Esikatsele sivua Älä julkaise vastauksia Julkaise vastaukset -painike Julkaise vastaukset samanaikaisesti klikkaamalla ko. painiketta. Huomioithan, että vastaukset eivät näy, jos olet määrittänyt kysymysten vastauksien julkaisun tulevaisuuteen. 23

Tarjoajan opas Ohje Alla ohjeet tarjoajalle: SokoPro lähettää sinulle ensimmäisen tarjouspyyntöviestin.ilmoittaudu tarjouspyyntöön tai hylkää tarjous. Saatuasi ensimmäisen viestin voit vastata suoraan tarjouspyynnön tekijälle. Asetuksista riippuen saat samalla linkin Kysymykset ja vastaukset -sivulle, johon voit jättää kysymyksen koskien ko. tarjouspyyntöä. Jos et ole saanut ensimmäistä viestiä, niin tarkista roskapostikansio sähköpostiohjelmasta! Ilmoittautumisen jälkeen saat toisen sähköpostiviestin ja voit ladata/tilata aineiston. Saman viestin kautta voit myös jättää sähköisen tarjouksen ja mahdolliset soveltuvuusasiakirjat, jos tarjouksen tekijä on näin määritellyt. Huomioi maksaja kopiotilauksen yhteydessä! Ongelmatilanteissa ota yhteyttä osoitteeseen: helpdesk@sokopro.fi 1. Ensimmäinen sähköpostiviesti Ilmoittaudu tarjouspyyntöön 24 Hylkää tarjouspyyntö

Tarjoajan opas 2. Tarjouspyyntöasiakirjojen tilaus Täytä yrityksesi yhteystiedot ja klikkaa Lähetä-painiketta. Seuraavaksi saat alla olevan viestin. 3. Lataa asiakirjat ja jätä tarjous Lataa aineisto tai tee kopiotilaus Jätä tarjous 25

Tarjoajan opas 4. Tarjouspyyntöasiakirjojen lataaminen ja kopiotilaus Valitse Tilaan-valintalaatikko kopiotilausta tehdessä! Lataa-painike Kopiokäsittely Tilaa-painike Tilaan -valintalaatikko 5. Jätä sähköinen tarjous Voit jättää tarjouksen myös zip-tiedostona. Enimmäiskoko tiedostolle on 1 gigatavu (Gt). Lisää tiedosto Kirjoita viesti Valitse tai raahaa tiedostot koneeltasi latausikkunaan ja lisää ne tarjoukseen. Max 10 tiedostoa/per osio Kirjoita saateteksti tarjoukseen ja lisää liitetiedostot. Lähetä-painike 26 Lähetä-painike Soveltuvuusasiakirjat on lisättävä tarjoukseen ainoastaan silloin kun tarjouspyynnön laatija on määritellyt kahden kuoren käsittelyn ko. tarjouspyyntöön. Lopuksi klikkaa Lähetäpainiketta ja järjestelmä lähettää sinulle kuittauksen sähköpostiisi. Voit päivittää tarjoustasi tarjouspyynnön sulkeutumiseen asti jätä tarjous -painikkeen kautta.

Tarjoajan opas 6. Ongelmatilanne Jos käytät Internet Explorer selainta, varmista että selaimen yhteensopivuusasetuksiin ei ole lisätty osoitetta sokopro.fi. Tarjousasiakirjojen lataus ei toimi yhteensopivuustilassa. Internet Explorerin yhteensopivuusasetuksia voit tarkastella ja muokata yhteensopivuusasetuksien kautta. Tässä laatikossa EI saa olla mainintaa SokoProsta Muissa onglematapauksissa olkaa yhteydessä SokoPro helpdeskiin. SokoPro Helpdesk Arkisin 9.00-16.00 Puh. 0200 35 211 (1.10 /min) helpdesk@sokopro.fi 27

Anna palautetta Otamme mielellämme vastaan palautetta. Kerro mielipiteesi ja klikkaa osoitteeseen: grano.fi/palaute Digin ja printin toteuttaja. grano.fi