Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 1 AIKA 22.11.2018 klo 17:00-19:00 PAIKKA Kaupungintalo, kokoushuone Sorjonen Nimi Tehtävä Lisätieto Päätöksentekijät Ruokoniemi Kimmo Jäsen Hooman Ari Jäsen Arminen Larisa Jäsen Muut osallistujat Jay Clarisse - Kaijansinkko Leena - Lukkari Pekka - Iitiä Markus - Ruotsalainen Ulla - Papinniemi Markku - Pulkkinen Tiina - Räsänen Erkki - Seppälä Tarja - Ahvonen Matti - Hietamies Mikko - Tolvanen Katri - Willberg Juha Kaupunginsihteeri Poissaolevat Nousiainen Satu - Hämäläinen Timo S Lpr - Yritystila Oy Alatalo Johanna Kaupunginlakimies Lappalainen Hannu - Murto Pekka - Jarva Kimmo Kaupunginjohtaja Kakkola Risto -
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 2 KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 4 3 Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen 5 4 Kokousaikataulu tammikuu 2019 - elokuu 2019 6 5 Lappeenrannan Toimitilat Oy:n, Lappeenrannan 7 Kuntakiinteistöt Oy:n ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n vuoden 2018 talousarvioiden muuttaminen 6 Muut esille tulevat asiat 11 7 Seuraava hallituksen kokous 12 8 Kokouksen päättäminen 13
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 3 1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Pj Hallitus Todetaan hallituksen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin.
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 4 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Pj Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi Leena Kaijansinkko. Hallitus Valittiin esityksen mukaan.
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 5 3 Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Pj Hallitus Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksyttiin.
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 6 4 Kokousaikataulu tammikuu 2019 - elokuu 2019 Esittelijä: puh. Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: puh. Hietamies Mikko 0400 509 611 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Oheismateriaali Yhtiökokoukset 3.6. valtuuston kokouksen yhteydessä Tarvittaessa yhtiökokous voidaan järjestää muulloinkin valtuuston kokouksen yhteydessä. Hallituksen kokoukset to 10.1. klo 17 to 31.1. klo 17 to 21.2. klo 17 to 14.3 klo 17 to 4.4. klo 17 to 25.4. klo 17 to 16.5. klo 17 to 6.6. klo 17 to 27.6. klo 17 to 15.8. klo 17 to 29.8. klo 17 Tarvittaessa sovitaan erikseen mahdollisista muista ajankohdista Tj Hallitus päättää merkitä tiedoksi kokousaikataulun tammikuu 2019 - elokuu 2019. Hallitus Merkittiin tiedoksi.
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 7 5 Lappeenrannan Toimitilat Oy:n, Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n vuoden 2018 talousarvioiden muuttaminen Esittelijä: puh. Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: puh. Hietamies Mikko 0400 509 611 Murto Pekka etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Oheismateriaali 1. Yritystila OyTA18muutettu 2. YritystilakonsTA18muutettu 3. LatokonsTA18muutettu 4. LakuTA18muutettu Kaupunginhallitus käsitteli 16.4. ( 176) ja 2.7.2018 ( 306) rakennusten hallinnoinnin väliaikaisia järjestelyjä veroasioiden muutoksenhaun ajaksi. https://kuntamfiles.saita.fi/kokoukset/lappeenranta/11/139/1379/vi ew/20280. Myös ao. yhtiöiden hallitukset ovat käsitelleet samaa asiaa. Kaupunginhallitus päätti 16.4.2018 Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja osin Lappeenrannan Yritystila Oy:n verotuksellisen aseman ollessa vielä epäselvä, että mahdollisten suunnittelemattomien verovaikutusten minimoimiseksi on suositeltavaa tehdä eräitä väliaikaisia järjestelyitä kunnes Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n verotuksellisesta statuksesta saadaan lainvoimainen ratkaisu. Väliaikaisissa järjestelyissä päätettiin tehdä seuraavat muutokset: - Kaupungin oman palvelutuotannon käyttöön tulevat uudisrakennukset ja omassa käytössä olevien rakennusten
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 8 peruskorjaus- ja pieninvestointihankkeet tehdään kaupungin omaan taseeseen - Käyttötalouteen kirjattavat vuosikorjaustoimenpiteet tehdään niin ikään kaupungin lukuun o Hallinnointi- ja hoitopalkkion osa muuttui tältä osin sisäiseksi vuokraksi, jonka käyttäjät maksavat kaupungin tilakeskus-taseyksikölle. Kaupunginhallituksen päätöksen mukaan Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy vastaa edelleen ylläpito- ja kunnossapitotehtävästä ja kaupunki maksaa Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:lle näiltä osin hallinnointi- ja hoitopalkkiota. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy sai verohallinnolta 6.6.2018 päivätyn tuloverotuksen ennakkoratkaisun. Ratkaisu ei ollut tavoiteltua organisaatiorakennetta ja toimintamallia tukeva. Näin ollen päädyttiin valmistelemaan lisää muutoksia, jotka käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa 2.7.2018 ja ao. yhtiön hallituksen kokouksessa 4.7.2018. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy kauppasopimus Osa muutoksista päätettiin toteuttaa kaupalla, jossa luovutuksen kohteena on Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n harjoittama toimitilojen hallinnointi- ja hoitotoiminta. Sopimuksen mukaan Kuntakiinteistöt Oy myy aloittamansa, mutta vielä keskeneräiset, uudisrakennus- ja perusparannushankkeet kaupungille. Keskeneräisten investointien kustannukset ovat määrältään 1 509 720,51 euroa. Kaupunki ottaa vastattavakseen kohteiden ylläpidosta ja vuosittaisesta kunnossapidosta johtuvista kuluista 1.1.2018 lähtien. Näiden kulujen määrä on 7 300 284,11 euroa 31.10.2018 saakka. Investointeja koskeva kauppahinta määräytyy Investointien siirtopäivään mennessä syntyneiden kustannusten mukaisesti. Kiinteistöjen ylläpitoa ja vuosittaisia kuluja koskeva siirtyvä vastuu määräytyy 1.1.2018 ja sopimuksen allekirjoitushetken välisellä ajanjaksolla toteutuneiden kulujen mukaisesti. Koska kaupunki on hoito- ja hallinnointisopimuksen mukaisesti suorittanut Kuntakiinteistöt Oy:lle hallinnointipalkkiota, kauppasopimuksen mukaisissa järjestelyissä kaupungin ja Kuntakiinteistöt Oy:n välillä
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 9 ei liikuteta rahaa muutoin kuin siltä osin kuin kaupungin maksamat hallinnointipalkkiot ylittävät kiinteistöjen ylläpitoa ja vuosittaisia kuluja koskevan kauppahinnan. Kuntakiinteistöt Oy palauttaa kaupungille tässä tarkoitetun yli menevän osuuden. Kaikki kolmansien kanssa tehdyt sopimukset, jotka liittyvät kauppasopimuksella kaupungille määriteltyihin velvoitteisiin siirtyvät sopimuksen allekirjoituksin kaupungille. Lappeenrannan Yritystila Oy - vuokrasopimus Kaupungin ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n (Yritystila Oy) välisellä vuokrasopimuksella korvataan sopijapuolten välillä 12.6.2017 allekirjoitettu sote- ja pela kohteita koskeva vuokrasopimus. Uusi vuokrasopimus eroaa 12.6.2017 allekirjoitetusta vuokrasopimuksesta siinä, että vuokrasopimuksen kohdeluettelosta on poistettu pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevat kohteet. Kaikki 12.6.2017 allekirjoitetun vuokrasopimuksen mukaiset Yritystila Oy:n vastuut ja velvoitteet liittyen pelastuslaitoksen toimintoihin vuokrattuihin kohteisiin siirretään kaupungille 1.1.2018 lukien. Kaupunki ottaa näiden kohteiden osalta kulut vastattavakseen 1.1.2018 lukien. Osapuolet sopivat erikseen järjestelystä, jolla maksetut vuokrat oikaistaan vastaamaan tilannetta, jossa Yritystila Oy:llä ei ole ollut vuokranmaksuvelvollisuutta enää 1.1.2018 alkaen. Siltä osin kuin vuokrakohteiden ylläpitoa ja vuosittaista kunnossapitoa koskevat sopimukset kolmansien osapuolten kanssa koskevat sopimuksen kohdeluettelosta poistettavia pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevia kohteita, siirtää Yritystila Oy kyseiset sopimukset vastuineen ja velvoitteineen takaisin kaupungille 1.1.2018 lukien. Osapuolet sopivat Yritystila Oy:n sopimusten perusteella maksamien kulujen oikaisuista erikseen. Siltä osin kuin vuokrasopimukset kolmansien osapuolten kanssa koskevat sopimuksen kohdeluettelosta poistettavia pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevia kohteita, siirtää Yritystila Oy kyseiset sopimukset vastuineen ja velvoitteineen takaisin kaupungille 1.1.2018 lukien. Muutoin uuden vuokrasopimuksen ehdot noudattavat olennaisilta osin 12.6.2017 allekirjoitetun vuokrasopimuksen ehtoja. Lappeenrannan Yritystila Oy - vuokrasopimuksen lisälehti
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 10 Kaupungin ja Yritystila Oy:n välisellä vuokrasopimuksen lisälehdellä muutetaan sopijapuolten välillä 12.6.2017 allekirjoitettua (muita kuin sote- ja pelakohteita koskevaa) vuokrasopimusta. Lisälehdellä 12.6.2017 allekirjoitettua vuokrasopimusta muutetaan siten, että vuokrasopimuksen vuokrakohdeluettelosta poistetaan kohteet, jotka ovat kaupungin omien toimialojen käytössä sekä kohteet jotka ovat tyhjillään. Samassa yhteydessä liitteessä olevat tiedot vuokran määrästä päivitetään. Kaikki Yritystila Oy:n vastuut ja velvoitteet, jotka on määritelty osapuolten 12.6.2017 allekirjoittamassa sopimuksessa ja jotka koskevat vuokrasopimuksen kohdeluettelosta poistettavia kohteita, siirretään kaupungille 1.1.2018 lukien. Lisälehdellä sovitaan vuokrasopimuksen kohdeluettelosta poistettavien kohteiden osalta vastaavista vastuista, velvoitteista ja menettelyistä kuin mitä edellä esitellyssä uudessa vuokrasopimuksessa on sovittu sopimuksen kohdeluettelosta poistettavien kohteiden osalta noudatettavaksi. Muilta osin 12.6.2017 allekirjoitettu vuokrasopimus jää voimaan alkuperäisensisältöisenä. Edellä mainituista päätöksistä johtuen on tarpeen tehdä tekniset muutokset Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n, Lappeenrannan Yritystila Oy:n ja Lappeenrannan Toimitilat konsernin vuoden 2018 talousarvioihin. Muutetut talousarviotaulukot ovat oheismateriaalina / liitteenä. Tj Hallitus hyväksyy omalta osaltaan muutetut vuoden 2018 talousarviot ja esittää ne yhtiökokousten päätettäväksi. Hallitus Hyväksyttiin.
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 11 6 Muut esille tulevat asiat - Toimitusjohtajan loma viikoilla 52 ja 1.
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 12 7 Seuraava hallituksen kokous Tj Seuraava kokous pidetään 13.12.2018 klo 17:00. Hallitus Hyväksyttiin esityksen mukaan.
Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallituspöytäkirja 13/2018 13 8 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19:00.