R U B I C H R F I N L A N D O Y K U M P P A N I S I D I G I T A A L I S E S S A M U U T O K S E S S A

R U B I C H R F I N L A N D O Y K U M P P A N I S I D I G I T A A L I S E S S A M U U T O K S E S S A

Kuinka varmistat oikean toteuttajakumppanin löytämisen? Muista nämä! 1. Hankintaprosessi kuntoon 2. Palvelumuotoilu vaatimusmäärittelyn taustana 3. Huomioi sopimuksessa oikeat asiat 4. Ketterä kehitysprojekti ja jatkuva kehittäminen osana ylläpitoa 2

Rubic konsultit Kari Heikkilä Managing partner, myynti Sanna Jankkari Directing Advisor Antti Halonen GDPR Advisor Sami Savero Senior Advisor Mikko Roslakka Senior Advisor 050 387 11 33 kari.heikkila@rubic.fi 3

Rubic HR Finland Oy Kumppanisi digitaalisessa muutoksessa Meillä on vahva markkinatuntemus IT-ratkaisuista CRM / ERP Jäsenrekisteistä Ohjelmistokehityksestä Verkkoteknologioista niiden toimittajista. Rubic on vuonna 2010 perustettu yritys, jossa työskentelee konserniyhtiöineen yhteensä 22 konsulttia. Liikevaihtomme vuonna 2017 oli 1,1 MEur ja teemme positiivista tulosta. Suomen Asiakastiedon riskiluokituksessa saamme parhaan arvosanan Erittäin pieni riski. Toimistomme sijaitsee Espoon Leppävaarassa. 4

Palvelupolkumme Näin meidän prosessi etenee 3. 5. 6. 2. Kilpailutus 4. 1. Tarpeiden kartoitus Sopimusten laatiminen Toimitusprojektin varmistaminen Muutoshallinta Strategia 5

HANKINTAPROSESSI KUNTOON

Hankintaprosessi Avoimen hankintamenettelyn eteneminen 7

Ketterämpi hankintaprosessi 1. 2. 3. 4. Hankinnan suunnittelu Mitä ollaan tekemässä? Mitä vaatimuksia yrityksen strategia asettaa? Kenen tarpeita kerätään? Millä resursseilla voidaan lähteä tekemään? Tarpeiden ja vaatimusten määrittely Tarpeiden kartoitus Tavoitteiden ja tarpeiden priorisointi Tarpeiden täsmentäminen vaatimuksiksi Markkinoiden kartoitus Toimittajan osaaminen Toimittajan koko Aiemmat toteutukset ja asiakkaat Benchmarkien etsiminen Kilpailutus Osallista toimittajat jo ajoissa mukaan Tapaa toimittajia ja pallottele ideoita tarpeiden, tavoitteiden ja benchmarkien pohjalta Valitse kumppani ja neuvottele sopimus Yhteistyön sujuvuus Tarjouksen kattavuus Hinta 8

Hankinnan aikataulu Jos kaikki sujuu hyvin Hankinnan suunnittelu Tarpeiden kartoitus Kilpailutus Sopimusten laatiminen 01/2019 02/2019 03/2019 04/2019 05/2019 06/2019

PALVELUMUOTOILU VAATIMUSMÄÄRITTELYN TAUSTANA

ASIAKAS DIGITAALINEN YMPÄRISTÖ HENKILÖSTÖ JA PALVELUT ORGANISAATIO JA JOHTAMINEN

Asiakkaan näkökulma mukaan Palvelumuotoilumenetelmien hyödyntäminen Jotta käyttöliittymä olisi kilpailuetu, täytyy sen ylittää käyttäjiensä odotukset tai vähintään olla synnyttämättä negatiivisia tuntemuksia. 1. 2. Tunne käyttäjä! Kyselytutkimukset Haastattelut Varjostus Mystery Shopping Näe käyttöliittymä käyttäjän silmin! Palvelupolku Service Blueprint Value Model Canvas Koosta löydöksistä käyttäjäprofiilit ja priorisoi eri ryhmät. 3. Priorisoi tavoitteet ja kehitystarpeet edellisten avulla. Varmista että projektiryhmällä on yhteinen ymmärrys pääkohdista! 12

HUOMIOI SOPIMUKSESSA OIKEAT ASIAT

Pienet sopimukset Kirjaa tärkeimmät asiat: suurin riski ei ole juridinen, vaan "viaton virhe" Tarkka hinta ja maksuaikataulu, suositus tehdyn työn tai hyväksynnän jälkeen Sopimuksen kohde yksilöitynä vastuu ja työnjako Sopimuksen purku- ja irtisanomisehdot Lisätöiden veloitus ja niiden hyväksymismenettely Tehdyn työn omistusoikeus 14

Keskisuuret sopimukset Sopimuksen alkuun täytyy pyytää kuvaus siitä, mitä palveluita ollaan ostamassa ja mistä ollaan sopimassa (sopimuksen kohde) Vaadi IT2018 ehdot ja oikeat liitteet (10 sopimusehtoliittettä), jos toimittaja suostuu/käyttää niitä valmiiksi Jatkuvan palvelun laskutuksen aloitus asiakkaan kirjallisella hyväksynnällä Hinnan korotus (kuvattu hyvin IT2018 ehdoissa). Lisäksi kannattaa neuvotella ehto, jossa hintoja voidaan korottaa vain neuvottelemalla asiakkaan kanssa. Jos korotusoikeuden jättää se pitäisi olla sopimuksen purkuoikeus asiakkaalle Sopimuksen purku ja irtisanomisehdot. IT2018 ehdot ovat yleensä riittäviä jos asiakas ei vaadi muuta. Toimittajalle pidempi irtisanomisaika kuin asiakkaalle. Esim. 3 kk ja 6 kk tai 6 ja 12 kk. Palvelun laajuudesta riippuen. Auttamisvelvollisuus ja veloitusperusteet sopimuksen päättyessä pitää aina kirjata sopimukselle. Jos 3kk irtisanomisaika, niin minimi 3kk irtisanomisajan jälkeen Toimitusprojektin viivästymisen tai estyminen toimittajasta johtuvasta syystä. Sanktiot pitää suhteuttaa sopimuksen arvoon. 15

Keskisuuret sopimukset Immateriaalioikeudet pitää olla kuvattuna, kuka omistaa oikeudet tehtyyn työhön, pitäisi olla asiakas Rekrytointikielto tarvittaessa molemmille osapuolille, ei vain asiakkaalle Toimittajan palvelunhallintamallista pitää olla kuvaus Projektisuunnitelma työmääräarvoineen myös asiakkaan osalta. Testaus-suunnitelma ja hyväksyntä prosessin kuvaus. Kuvaus toimitusprojektin menetelmistä ja käytettävistä projektinhallintatyökaluista Toimitusprojektin hyväksyminen asiakkaalta kirjallisesti. Sopimuksen täytyy vastata tietosuoja-asetusta (GDPR) 16

KETTERÄ KEHITYSPROJEKTI JA JATKUVA KEHITTÄMINEN OSANA YLLÄPITOA

Ketterä kehittäminen / Scrum / Agile Vesiputous vs Agile Ketterän kehityksen vaatimukset Vaatii erittäin korkean tason osaamista ja moraalia koko tiimiltä Tekniset taidot Tiimityötaidot Asiakkaalla suuri vastuu Mahdollistaa hyvän työn tekeminen vs. olla estämättä sitä Tietää mitä haluaa ja kertoa se Kehitystiimi Varsinaiset tekijät, moniammatillinen ja osaava porukka. Maksimissaan 5-6 henkilöä Vastuussa projektista Tuoteomistaja (Product Owner) Lähin perinteistä projektipäällikköä Sidosryhmät (stakeholders) Käyttäjät, johto, ohjausryhmä Product Owner linkkinä tiimiin Scrum Master Fasilitaattori, esteiden poistaja 18

YHTEENVETO

Kuinka varmistat oikean toteuttajakumppanin löytämisen? Muista nämä Varmista toimittajan osaaminen myyjät lupaavat vs todellinen osaaminen Ota asiakkaat mukaan määrittelyyn Monitoimittajaprojekti Kasvattaa kuluja Vaatii huomattavasti enemmän asiakkaalta Alle 100 000e projekti, suositus yksi kokonaistoimittaja Kenellä on vastuu? Visuaalinen ilme: brand manual Käyttöliittymäsuunnittelija UI / UX Tekninen toteuttaja Asiakas Tee AINA sopimus Vahva suositus: ketterä projekti tiukka projektijohto asiakkaalta Silti ketterät projektit ovat usein toimittajien laskutusautomaatteja 20

K I I T O S! K Y S M Y K S I Ä? R U B I C H R F I N L A N D O Y