KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Maanantai 28.11.2016 kello 18.00 Kokouspaikka Keskusseurakuntatalo, Valon Sali, Rauhankatu 14, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Kalervo Aaltonen Antti Ahonen Mika Einiö Teppo Heiskanen Olli Ilomäki Liisa Ilonen-Teivonen Erkki Jaalama Tauno Korhonen vara Jorma Lundström Marja-Leena Nykänen varapuheenjohtaja Reetta-Maria Tolonen-Salo Erkki Alanen Leena Pietilä Heikki Kilpeläinen Kai Kauppinen Eija Rantala Kari Laiho Tuija Niemi-Nikkola ykv pj ykv vpj ykn talousjohtaja kiinteistöpäällikkö ylipuutarhuri kiinteistösihteeri Käsitellyt asiat 68 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola Pöytäkirjan tarkistus Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2016 Allekirjoitukset Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2016 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 68 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 69 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille sekä sähköpostina että kirjepostina 23.11.2016. Johtokunnan kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 70 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 71 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 72 Ilmoitusasiat Kiinteistö- ja hautaustoimen johtoryhmän muistio 4 / 2016 Palohälytys Idänpään Toimintakeskus Oy, Anttilankatu 4, Hämeenlinna Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 73 Talousarvion toteutuminen 1.1. 31.10.2016 n liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 31.10.2016. Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja lokakuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 Talousjohtajan päätösesitys: Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi. 74 Hautainhoitorahaston talousarvioehdotus ja toimintasuunnitelma vuodelle 2017 Seurakuntayhtymän hautausmaa-alueet hoidetaan talousarviovaroin, mutta hautojen hoitoon ei kirkkolain mukaan saa käyttää seurakunnan varoja. Seurakuntayhtymällä on korvauksesta hoitoon otettujen hautojen hoitoa varten hautainhoitorahasto. Kun omaiset antavat haudan hoidettavaksi, heidän maksamansa hoitomaksu ohjautuu hautainhoitorahastoon. Hautainhoito-rahasto muodostaa erillisen taseyksikön ja sillä on oma talousarvio. Hautainhoitorahasto sisältyy seurakunnan taseen toimeksiantojen varoihin ja pääomiin. Hauhon, Hämeenlinna-Vanajan, Kalvolan, Lammin, Rengon ja Tuuloksen seurakuntien hautainhoitorahastot on yhdistetty yhdeksi Hämeenlinnan seurakuntayhtymän hautainhoitorahastoksi 1.1.2011 alkaen. Talousarvion tulot muodostuvat määräaikaisten hoitosopimusten pääomasta, kesähoitosopimuksista, vuokra-, korko- ja sijoitustuloista. Huomattavin osa menoista on henkilökunnan palkkausmenot sivukuluineen. Muut menot koostuvat palveluiden ja tarvikkeiden ostoista sekä vuokramenoista. Hoitotyö ajoittuu pääosin touko-syyskuulle ja silloin hoitotyötä varten palkatun henkilökunnan määrä on suurimmillaan. Ehdotus hautainhoitorahaston vuoden 2017 talousarvioksi (numero-osa) on liitteenä 3 ja sopimushautojen toimintasuunnitelma vuodelle 2017 liitteenä 4. Esitys haudanhoitohinnastoksi 1.1.2017 alkaen tuodaan kokoukseen (liite 5). Johtokunta käsittelee ja hyväksyy liitteen 3 mukaisen hautainhoitorahaston talousarvion vuodelle 2017, liitteen 4 mukaisen sopimushautojen toimintasuunnitelman vuodelle 2017 sekä liitteen 5 mukaisen haudanhoitohinnaston 1.1.2017 ja lähettää ne edelleen yhteisen kirkkoneuvoston vahvistettavaksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 75 Hautaushinnasto Liitteenä 6 on esitys hautaushinnastoksi alkaen 1.1.2017. Esitys sisältää euromääräiset korotukset johtuen yleisten kustannusten noususta. Hautaushinnastossa olevia hintoja on korotettu edellisen kerran vuonna 2013. Johtokunta käsittelee ja hyväksyy liitteen 6 mukaisen hautaushinnaston alkaen 1.1.2017 ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkoneuvoston vahvistettavaksi. 76 Arkkujen laatukriteereihin täsmennyksiä Muovin käyttö arkuissa ja keinokuituverhoilut ovat ongelma sekä krematorioiden työturvallisuuden että ympäristön kannalta. Eri toimijoiden välisissä keskusteluissa arkkujen laatukriteereitä on nyt täsmennetty. Suomen hautaustoiminnan keskusliiton ja Seurakuntapuutarhurit ry:n aloitteesta on arkkuvalmistajien, maahantuojien, hautaustoimistojen, Krematoriosäätiön ja seurakuntien asiantuntijoiden kesken neuvoteltu kuluneen vuoden aikana arkkujen laatukriteereistä (liite 7). Nyt neuvotteluiden perusteella on muotoutunut yhteinen käsitys siitä, mitä arkkujen laatukriteerit voisivat olla. Tarkoituksena on, että jokaisella arkulla on oltava tuoteseloste, josta käyvät ilmi arkun valmistaja, tämän yhteystiedot sekä tieto siitä, että valmistuksessa on käytetty vain hyväksyttäviä materiaaleja. Arkun on kokonaisuutena oltava arkkuhautaukseen ja tuhkaukseen soveltuva. Esimerkiksi keinokuitukankailla verhoiltuja arkkuja ei enää hyväksyttäisi. Arkkujen laatukriteerit on tarkoitus ottaa käytäntöön seurakunnissa ja krematorioissa vuoden 2017 alusta alkaen. Monen seurakunnan hautaustoimen ohjesäännössä on jo aiemmin viitattu laatukriteereihin, jotka ovat puhuttaneet alaa pitkään. Kyse on siis voimassa olevien kriteerien täsmentämisestä. Hautausmaita ja krematorioita ylläpitävät seurakunnat voivat harkintansa mukaan käsitellä asian omassa hallinnossaan. Johtokunta merkitsee tiedoksi arkkujen laatukriteereihin tehdyt täsmennykset.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 77 Hautamuistomerkkiohjeistus Nykyiset hautamuistomerkkiohjeistot ovat ajalta ennen seurakuntayhtymän muodostumista. Hautamuistomerkkiohjeisto tulee yhtenäistää huomioiden eri hautausmaiden perinteet ja nykytilanne. Muistomerkkiohjeiston periaatteena on säilyttää vanhaa, historiallisesti arvokkaita muistomerkkejä. Toisaalta uusien hautamuistomerkkien tulee sopia niin uusille kuin vanhoillekin alueille ja huomioida hautamuistomerkkien työturvallisuusnäkökohdat. Hautausmaiden muistomerkkiohjeiston yhtenäistämisen tavoitteena on yhdenmukaistaa ohjeet, huomioon ottaen kunkin hautausmaan erityispiirteet, historialliset ja nykyaikaiset alueet. Johtokunta valitsi kokouksessaan 24.3.2015 työryhmään luottamushenkilöistä Erkki Alasen, Anja Huostilan, Maire Lepistön, Erkki Jaalaman ja Irja Appelrothin. Lisäksi työryhmään valittiin viranhaltijoista Kai Kauppinen, Päivi Kettunen ja Kari Laiho. Työryhmä on valmistellut liitteen 8 mukaisen ohjeen hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta. Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta käsittelee liitteen 8 mukaisen ohjeen hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta sekä lähettää asiakirjan edelleen seurakuntaneuvostoille lausunnon antamista varten. 78 Sankarihautausmaiden kunnostus 2016 Vanajan ja Hauhon hautausmaiden sankarihauta-alueiden kunnostustyöt teetettiin urakoitsijalla (Kivityö Kaseva Oy). Lisäksi Kivityö Kasevalta tilattiin Rengon sankarihauta-alueen muistomerkin kunnostustyö. Ahveniston sankarihauta-alueen korkean ristin, kaiteiden ja muurin maalaustyöt tilattiin Maalausliike Remula Oy:ltä. Liitteessä 9 esitetään selvitys toteutuneista kustannuksista. Lisäksi pienempiä kunnostustöitä on tehty hautaustoimen omana työnä kesän ja syksyn aikana mm. Lammin sankarihauta-alueen muistomerkin istutusaltaan peruskorjaus, luonnonkivilaatta- ja nurmialueiden kunnostusta sekä muistolaattojen oikaisua ja pesua. Muistolaattojen pesua jatketaan vielä keväällä 2017. Johtokunta merkitsee asian tiedoksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 79 Muut asiat Hauhon huoltoasematontin maanpuhdistus ja sen kustannukset Asiantuntijapalvelukset / Newsec Oy Kiinteistöstrategian laadinnan kustannukset vuonna 2016 Yhtymälle tuleva alv-palautus Kalvolan sankarihautojen havutukset 80 Seuraava kokous Seuraava johtokunnan kokous pidetään tiistaina 14.2.2017 klo 18.00 alkaen kiinteistötoimistossa Verhonkadulla. Johtokunnan kevään 2017 muut kokoukset päätetään helmikuun kokouksessa. 81 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 82 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.