LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 1 Kaupunginhallitus AIKA 20.01.2014 klo 17:32-19:13 PAIKKA Raatihuone, kaupunginhallituksen kokoushuone LÄSNÄ Liljestrand Tom puheenjohtaja Lepola Janne I varapuheenjohtaja Grönberg Merja II varapuheenjohtaja Heijnsbroek-Wirén Mia jäsen Karlsson Mikael jäsen Alm Agneta jäsen Lindfors Leena jäsen Ekström Veikko jäsen Pere Nina jäsen Peltoluhta Vesa jäsen Lindell Armi jäsen MUUT Isotalo Arja kv:n puh.johtaja Paakkanen Petra kv:n 1. varapuh.johtaja Kaleva Olavi kaupunginjohtaja Andergård-Stenstrand Lilian vt hallintojohtaja,sihteeri Kettunen Kirsi talousjohtaja Perttilä Marko tietohallintopäällikkö klo 17.32-18.23 Liimatainen Tamara pääkirjanpitäjä klo 17.32-18.00 POISSA Hagfors Kari kv:n 2. varapuh.johtaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Tom Liljestrand KÄSITELLYT ASIAT 1-13 Lilian Andergård-Stenstrand PÖYTÄKIRJAN Loviisassa tammikuuta 2014. TARKASTUS Vesa Peltoluhta Leena Lindfors PÖYTÄKIRJA YLEI- Loviisassa, kaupunginkansliassa 29. tammikuuta 2014 SESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Loviisa
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 2 Kaupunginhallitus LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 2 Pöytäkirjantarkastajat 5 3 Taloushallinnon ohjelmiston hankinta 6 4 Kaupunginvaltuuston päätösten täytäntöönpano 8 5 Eroanomus luottamustehtävästä, Astikainen 10 6 Pernajan eläkeläistalosäätiö, hallituksen jäsenten ja varajäsenen valitseminen sekä tilintarkastajien valitseminen 7 Selvitysmiehen nimeäminen Loviisan ja Lapinjärven kuntarakenneselvitykseen 11 12 8 Loviisan kaupungin hyvinvointikertomus 14 9 Kaupungin etuosto-oikeus 16 10 Viranhaltijapäätöksiä kaupunginhallitukselle tiedoksi 17 11 Lautakuntien ja jaostojen päätökset 18 12 Ilmoitusasioita kaupunginhallitukselle tiedoksi 19 13 Vaihtomatto- ja käsipyyhepalveluiden hankinta Loviisan kaupungille 20
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 3 Kaupunginhallitus 1 20.01.2014 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus KH 1 Todettiin. Kaupunginhallitus päätti käsitellä lisäasian, 13.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 4 Kaupunginhallitus 2 20.01.2014 Pöytäkirjantarkastajat KH 2 Valittiin jäsenet Vesa Peltoluhta ja Leena Lindfors.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 5 Kaupunginhallitus 3 20.01.2014 Taloushallinnon ohjelmiston hankinta 17/02.08.00/2014 KH 3 Valmistelija: talousjohtaja Kirsi Kettunen Taloushallinnon nykyisen ohjelmiston sopimuskausi päättyy elokuussa 2015. Käytössä oleva ohjelma on vanhanaikainen ja epätarkoituksenmukainen ja se sitoo paljon henkilötyöpanosta. Taloushallinnon toimintatapojen nykyaikaistaminen ja taloustoimiston työtehtävien tehostaminen sekä uudelleen organisointi ei ole mahdollista ilman uutta ohjelmaa. Kunnan Taitoa Oy ja KuntaPro Oy tarjoaa kunnille, kuntayhtymille ja kunnallisille yhtiöille talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluita sekä järjestelmäratkaisuja. Keväällä 2013 ryhmä, jonka muodostivat talousjohtaja, atk-päällikkö, henkilöstöpäällikkö ja pääkirjanpitäjä, tutustuivat ja testasivat sekä Kunnan Taitoa Oy:n että KuntaPro Oy:n tarjoamat palvelut. Loviisan kaupungin taloustoimiston henkilökunnalla on erinomainen ammattiosaaminen ja on tärkeää, että Loviisan kaupungissa on työpaikkoja hyville työntekijöille. Kunta Pro tarjoaa Loviisan kaupungille taloushallinnon järjestelmäratkaisua ns. pilvipalveluna ja koko ryhmän mielestä tämä oli paras ja kustannustehokkain vaihtoehto Loviisan kaupungille parantaa ja tehostaa taloushallinnon prosessia. Kaupunki omistaa KuntaPro Oy:n osakkeita ja siten järjestelmä on mahdollista hankkia ns. in-house -hankintana KuntaPro Oy:ltä. KuntaPro Oy:n tarjoaman järjestelmäratkaisun kirjanpitojärjestelmänä on Microsoftin Dynamics AX, johon on rakennettu kunnallisen kirjanpidon vaatimukset täyttävä Kuntax järjestelmä. Laskujen ja muistioiden kierrätysjärjestelmänä toimii Baswaren Invoice Processing, jossa omana osiona on myös arkistointi. Raportoinnissa ja budjetoinnissa käytetään Baswaren FPM työkalua, joka on nettiselainpohjainen, myös ennusteiden tekemisen mahdollistava ratkaisu. Ostolaskujen skannauspalvelu on tarkoituksenmukaista ottaa käyttöön järjestelmäuudistuksen yhteydessä. Järjestelmäuudistus ja nykyaikainen ohjelmistoalusta antaa uudenlaiset työkalut prosessien automatisointiin, tehostamiseen ja tietoturvaan ja takaa toiminnan kehittämisen mahdollisuudet myös
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 6 tulevaisuudessa. Tavoitteena on laatia budjetti talousarviovuodelle 2015 jo uudella ohjelmistolla ja siirtyä kokonaan uuden ohjelmiston käyttöön 1.1.2015. KuntaPro Oy toimii projektin aikaisena yhteistyökumppaninamme. Talousarvion 2014 investointisuunnitelmassa on varattu määrärahat taloushallinnon järjestelmien uudistamista varten ja käyttöönottoprojektin suunnitellut kustannukset ovat budjetoidun mukaiset: Kuntax 72 000 Basware FPM 4 000 Basware IP 8 000 Skannauspalvelu 1 600 Koulutus ja projektinhallinta 15 000 Räätälöitävät liittymät 19 400 KÄYTTÖÖNOTTO INVESTOINTI yht. 120 000 Käyttökustannukset, skannauspalvelu huomioiden ovat n. 6 400 euroa kuukaudessa. Investoinnin takaisinmaksuaika on investointilaskelmien mukaan 2,5 vuotta. Liite nro 1. Esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva Ehdotus: Loviisan kaupunki hankkii taloushallinnon järjestelmän in-househankintana KuntaPro Oy:ltä 6 vuoden sopimuksella. Talousjohtaja valtuutetaan hankkimaan ohjelmisto, tekemään tarvittavat sopimukset ja käynnistämään projekti. Ehdotuksen mukainen.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 7 Kaupunginhallitus 4 20.01.2014 Kaupunginvaltuuston päätösten täytäntöönpano KH 4 Valmistelija: vt. hallintojohtaja Lilian Andergård-Stenstrand Ehdotus: Kaupunginhallitus päättää todeta valtuuston kokouksen 15.1.2014 päätöksistä, että 1. ne eivät mene valtuuston toimivaltaa ulommaksi, 2. eivätkä muutoin ole lainvastaisia, 3. sekä merkitä päätökset tiedoksi ja panna ne täytäntöön seuraavasti: 3 Kaupunginvaltuuston kokoukset vuonna 2014: Lähetetään keskuksille. 4 Kunnallisten ilmoitusten saattaminen kuntalaisten tietoon vuonna 2014: Lähetetään keskuksille. 5 Hallintojohtajan virka: Lähetetään asianosaisille ja keskuksille ja henkilöstötoimistoon. 6 Elinkeinopoliittinen ohjelma: Lähetetään kehittämisyksikköön. 7 Kunnallinen lähipalvelupiste ja lähikirjasto Koskenkylään, valtuustoaloite: Lähetetään sivistyskeskukseen. 8 Tiedotus- ja keskustelutilaisuus seutukunnan luonnonvesien rehevöitymistilanteesta, valtuustoaloite: Lähetetään tekniseen keskukseen. 9 Posintran toimipisteen perustaminen Loviisaan, valtuustoaloite: Lähetetään kehittämisyksikköön. 10 Loviisan julistautuminen Suomen hääpääkaupungiksi, valtuustoaloite: Lähetetään kehittämisyksikköön. 11 Kauppahallin rakentaminen Länsiportille "Kuninkaanporttiin", sekä matkailu- ja infopisteen siirtäminen kauppahalliin, valtuustoaloite: Lähetetään kehittämisyksikköön. 12 Leirintäalueen saaminen Ruotsinpyhtään Ruukkiin, valtuustoaloite: Lähetetään kehittämisyksikköön. 13 Erään omenan anomus mahdollisuudesta muuttua mehuksi, valtuustoaloite: Lähetetään kehittämisyksikköön.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 8 14 Turistilinja Loviisan keskusta - Ruukki kesäkokeiluna, valtuustoaloite: Lähetetään kehittämisyksikköön. 15 Kulttuuripoliittinen ohjelma, valtuustoaloite: Lähetetään sivistyskeskukseen. 16 Raatihuoneen julkisivun Loviisa-vaakunan ja ulko-oven puhdistaminen ja saattaminen alkuperäiseen värikuntoonsa, valtuustoaloite: Lähetetään tekniseen keskukseen. 17 Kokouspalkkiosta luopuminen, valtuustoaloite: Lähetetään kaupunginkansliaan ja henkilöstötoimistoon. Ehdotuksen mukainen.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 9 Kaupunginhallitus 5 20.01.2014 Eroanomus luottamustehtävästä, Astikainen 1007/00.00.01/2012 KH 5 Valmistelija: vt. hallintojohtaja Lilian Andergård-Stenstrand Marina Astikainen on 7.1.2014 lähettänyt sähköpostiviestin, jossa hän anoo eroa luottamustehtävistään. Hän on tarkastuslautakunnan varajäsen ja sivistyslautakunnan ruotsinkielisen jaoston varajäsen. Eroanomuksen perusteluksi hän esittää paikkakunnalta poismuuttoa. Kuntalain 38 mukaan luottamustoimesta voi erota pätevästä syystä. Paikkakunnalta muutto toiseen kuntaan on pätevä syy, koska silloin luottamushenkilö menettää vaalikelpoisuutensa. Tässä tapauksessa päätöksen tekee valtuusto. Esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva Ehdotus: Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että 1) kaupunginvaltuusto myöntää Marina Astikaiselle eron tarkastuslautakunnan ja sivistyslautakunnan ruotsinkielisen jaoston varajäsenyydestä paikkakunnalta poismuuton takia. 2) kaupunginvaltuusto valitsee uuden varajäsenen tarkastuslautakuntaan Marina Astikaisen tilalle. 3) kaupunginvaltuusto valitsee uuden varajäsenen sivistyslautakunnan ruotsinkieliseen jaostoon Marina Astikaisen tilalle. Ehdotuksen mukainen.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 10 Kaupunginhallitus 6 20.01.2014 Pernajan eläkeläistalosäätiö, hallituksen jäsenten ja varajäsenen valitseminen sekä tilintarkastajien valitseminen 15/00.00.01/2013 KH 6 Valmistelija: vt. hallintojohtaja Lilian Andergård-Stenstrand Pernajan eläkeläistalosäätiön hallitus esittää Loviisan kaupungille, että erovuoroiset hallituksen jäsenet Stig Lill-Smeds ja Urpo Korhonen sekä varajäsen Maria Grundström valitaan uudelleen (Pernajan eläkeläistalosäätiö, hallituksen kokous 18.12.2013 4 ). Säätiön hallitus esittää lisäksi valittavaksi sääntöjen mukaisesti kaksi tilintarkastajaa, jotka eivät enää voi olla maallikoita. Hallitus esittää valittavaksi BDO Yhtiötarkastus Oy:n tarkastajia Jukka Lampila, KHT ja Vesa-Pekka Toivonen, HTM (Pernajan eläkeläistalosäätiö, hallituksen kokous 18.12.2013 4 ). Esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva Ehdotus: Kaupunginhallitus valitsee - erovuoroiset hallituksen jäsenet Stig Lill-Smeds ja Urpo Korhonen sekä varajäsen Maria Grundström uudelleen - tilintarkastajiksi BDO Yhtiötarkastus Oy:n tarkastajat Jukka Lampila, KHT ja Vesa-Pekka Toivonen, HTM. Jäsen Agneta Alm ehdotti, että Patrik Flinck valitaan Stig Lill-Smedsin tilalle ja, että Maria Grundström jatkaa. Jäsen Merja Grönberg ehdotti, että Urpo Korhonen jatkaa. Hyväksyttiin yksimielisesti. Muilta osin ehdotuksen mukaisesti.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 11 Kaupunginhallitus 7 20.01.2014 Selvitysmiehen nimeäminen Loviisan ja Lapinjärven kuntarakenneselvitykseen 18/01.01.01/2014 KH 7 Valmistelija ja esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva Loviisan kaupunginvaltuusto on päättänyt kokouksessaan 15.5.2013, että Loviisa on mukana kahdessa kuntarakenneselvityksessä. Tämä valtuuston päätös on ilmoitettu myös määräaikaan mennessä valtiovarainministeriölle. Toisessa kuntarakenneselvityksessä ovat mukana Loviisan kaupungin lisäksi Porvoon kaupunki sekä Sipoon, Askolan, Myrskylän, Lapinjärven ja Pornaisten kunnat. Selvitystyö on aloitettu syksyllä 2013 pääsääntöisesti kuntien omana työnä sekä osittain ostamalla asiantuntijapalveluita erityisesti talouteen ja palveluverkkoon liittyen. Toisessa kuntarakenneselvityksessä on tarkoitus selvittää Lapinjärven ja Loviisan mahdollista yhdistymistä. Lapinjärven ja Loviisan osalta ei työtä ole vielä aloitettu. Koska jo meneillään oleva kuntarakenneselvitys sekä normaalit työtehtävät työllistävät paljon useita virkamiehiä ei Lapinjärven kanssa tehtävää selvitystä voida kohtuudella tehdä omana työnä. Tämän vuoksi Lapinjärven kanssa ollaan etsitty ratkaisua selvitysmiehen palkkaamiseksi tekemään selvitystä Lapinjärven ja Loviisan mahdollisesta kuntaliitoksesta. Ruotsinpyhtään entisen kunnanjohtajan, sittemmin Loviisan kaupungin kehittämisjohtaja Risto Niemisen kanssa, joka on jäänyt eläkkeelle vuonna 2011, on neuvoteltu mahdollisuudesta selvittää Lapinjärven ja Loviisan kuntarakennetta. Tämän työn kestoksi on arvioitu 4-5 kk tehokasta työaikaa ja työ valmistuisi viimeistään yhtä aikaa jo käynnissä olevan suuremman kuntarakenneselvityksen kanssa. Työ olisi tarkoitus käynnistää helmikuun aikana. Työn kustannukset olisivat 15 000 euroa sekä puhelin- ja matkakorvauksia arviolta n. 1 000-2 000 euroa, jotka laskutettaisiin erikseen. Tehtävä työ olisi tarkoituksenmukaista jakaa väestömäärän suhteessa. Ehdotus: Kaupunginhallitus päättää: 1) ostaa Lapinjärven ja Loviisan kuntarakenneselvityksen Risto Niemiseltä hintaan 15 000 euroa, puhelin- ja matkakulut veloitetaan erikseen 2) että, työn kustannukset jaetaan kuntien väkimäärän suhteessa
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 12 3) nimetä keskuudestaan viisi varsinaista ja viisi varajäsentä selvitystyön ohjausryhmään 4) että, tehdyt päätökset edellyttävät myös Lapinjärven kunnan vastaavaa hyväksyntää selvitystyön tekijästä ja kustannusten jaosta. Esittelijän muutettu ehdotus: ehdotuksen 3. kohta: sana "keskuudestaan" poistetaan. Hyväksyttiin yksimielisesti. Kaupunginhallitus valitsi seuraavat jäsenet ja varajäsenet selvitystyön ohjausryhmään: Varsinainen jäsen Tom Liljestrand Mia Heijnsbroek-Wirén Arja Isotalo Janne Lepola Armi Lindell Varajäsen Petra Paakkanen Leena Lindfors Veikko Ekström Juha Karvonen Vesa Peltoluhta Muilta osin ehdotuksen mukaisesti.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 13 Perusturvalautakunta 141 17.12.2013 Kaupunginhallitus 8 20.01.2014 Loviisan kaupungin hyvinvointikertomus 865/00.01.05/2013 PL 17.12.2013 141 Valmistelijat: hyvinvointikoordinaattori Päivi Heikkilä, puh, 0440 555882, ja perusturvajohtaja Carola Klawér, puh. 0440 555360. Terveydenhuoltolaki (1326/2010, 12) velvoittaa kuntia seuraamaan asukkaittensa terveyttä ja hyvinvointia sekä niihin vaikuttavia tekijöitä väestöryhmittäin sekä kunnan palveluissa toteutettuja toimenpiteitä, joilla vastataan kuntalaisten hyvinvointitarpeisiin. Kuntalaisten terveydestä ja hyvinvoinnista sekä toteutetuista toimenpiteistä on raportoitava valtuustolle vuosittain, minkä lisäksi valtuustolle on kerran valtuustokaudessa valmisteltava laajempi hyvinvointikertomus. Loviisassa laaja hyvinvointikertomus laaditaan valtuustokauden ensimmäisenä vuonna. Kertomus sisältää kuvauksen hyvinvoinnin nykytilasta, vahvuuksista ja haasteista. Valmistelussa on hyödynnetty hyvinvointia kuvaavia indikaattoreita ja tilastoja. Suppeampi hyvinvointikatsaus laaditaan joka vuosi, lukuun ottamatta valtuustokauden ensimmäistä vuotta. Hyvinvointikertomus tehdään kunnassa hyvinvointipolitiikan suunniteluun, seurannan arvioinnin ja raportoinnin työvälineeksi. Hyvinvointikertomus ja -katsaus ovat osa kunnan strategista johtamista ja sitä hyödynnetään talouden ja toiminnan suunnittelussa. Kaupungin hyvinvointiryhmä ja ohjausryhmä, jossa on poliittinen edustus, ovat laatineet Loviisan ensimmäisen hyvinvointikertomuksen. Tulevaisuudessa, kun sähköinen hyvinvointikertomus on vahvistettu, Loviisan kaupunki käyttää myös sähköistä hyvinvointikertomusta. Liite 38. Esittelijä: perusturvajohtaja Carola Klawér. Ehdotus: Perusturvalautakunta päättää ehdottaa, että kaupunginhallitus ja kaupunginvaltuusto hyväksyvät Loviisan kaupungin
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 14 hyvinvointikertomuksen. Koko kaupunginkonserni on talouden ja toiminnan suunnittelussa otettava hyvinvointikertomus huomioon. Ehdotus hyväksyttiin lisäyksellä, että kaupungin strategia otetaan kokonaisuudessaan mukaan kertomukseen. KH 8 Liite nro 2. Ehdotus: Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyy Loviisan kaupungin hyvinvointikertomuksen. Hyvinvointikertomus tulee huomioida talouden ja toiminnan suunnittelussa koko kaupunkikonsernissa. Jäsen Merja Grönberg ehdotti seuraavan lisäyksen s. 42: Toimintatapa/Toimenpide, Monipuoliset asiakaslähtöiset palvelut.: uusi pallo: hyvinvointia edistävät kotikäynnit 78-vuotiaille. Hyväksyttiin yksimielisesti. Muilta osin ehdotuksen mukaisesti.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 15 Kaupunginhallitus 9 20.01.2014 Kaupungin etuosto-oikeus KH 9 Kaupungilla on etuosto-oikeus seuraaviin kiinteistökauppoihin: (1) Mickelspiltom, 434-423-1-13, 434-423-1-30, 434-423-1-94, 6340 m 2 kaavatiedot: ei kaavaa luovuttaja: Tarja Poikeljärvi luov.saaja: Phenix Oy 300.000,00 29.11.2013 Ehdotus: Loviisan kaupunki ei käytä etuosto-oikeuttaan yllämainitussa kiinteistökaupassa. Pykälä tarkastetaan välittömästi. Ehdotuksen mukainen. Pykälä tarkastettiin välittömästi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 16 Kaupunginhallitus 10 20.01.2014 Viranhaltijapäätöksiä kaupunginhallitukselle tiedoksi KH 10 Seuraavat viranhaltijat ovat lähettäneet päätösluettelonsa kaupunginhallitukselle tiedoksi: - vt. hallintojohtaja, 1/2014 - kehittämisjohtaja, 1/2014 - henkilöstöpäällikkö, 1-15/2014 Ehdotus: Kaupunginhallitus merkitsee päätökset tiedoksi ja ilmoittaa viranhaltijoille, ettei se kuntalain 51 :n nojalla käytä otto-oikeuttaan. Ehdotuksen mukainen.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 17 Kaupunginhallitus 11 20.01.2014 Lautakuntien ja jaostojen päätökset KH 11 Seuraavat lautakunnat ovat lähettäneet päätösluettelonsa kokouksistaan: - maaseutulautakunta 21.11.2013 - vapaa-aikalautakunta 4.12.2013 - rakennus- ja ympäristölautakunta 10.12.2013 - perusturvalautakunta 17.12.2013 - sivistyslautakunnan suomenkielinen jaosto 19.12.2013 - Loviisan vesiliikelaitos 19.12.2013 - henkilöstöjaosto 4.12.2013 Ehdotus: Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi ja ilmoittaa lautakunnille ja jaostolle, ettei se kuntalain 51 :n nojalla käytä otto-oikeuttaan. Ehdotuksen mukainen.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 18 Kaupunginhallitus 12 20.01.2014 Ilmoitusasioita kaupunginhallitukselle tiedoksi 21/08.01.02/2014, 22/00.04.01/2014, 23/00.04.01/2014, 24/00.04.01/2014, 25/00.04.01/2014, 26/00.04.01/2014, 27/00.04.01/2014, 28/00.04.01/2014, 29/00.04.01/2014 KH 12 a) Satamassa käsiteltiin tavaraa tammi-marraskuun 2013 aikana yhteensä 932 394 tonnia mikä on +0,76% enemmän kuin vastaavana ajankohtana vuonna 2012 b) Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin hallituksen pöytäkirja 18.11.2013 c) Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin hallituksen pöytäkirja 2.12.2013 d) Porvoon kaupungin terveydensuojelujaoston pöytäkirja 10.12.2013 e) Itä-uudenmaan aluepelastuslautakunnan pöytäkirja 10.12.2013 f) Uudenmaan liiton maakuntavaltuuston pöytäkirja 11.12.2013 g) Uudenmaan liiton maakuntahallituksen pöytäkirja 16.12.2013 h) Eteva kuntayhtymän yhtymäkokouksen pöytäkirja 18.12.2013 i) Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin valtuuston pöytäkirja 11.12.2013 j) kaupungin vastaus valtiovarainministeriön kyselyyn valtionosuusuudistuksesta jaettiin kaupunginhallitukselle. Merkittiin tiedoksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 19 Kaupunginhallitus 13 20.01.2014 Vaihtomatto- ja käsipyyhepalveluiden hankinta Loviisan kaupungille 30/02.08.00/2014 KH 13 Valmistelijat: siivouspalvelupäällikkö Tuija Niemeläinen, puh. 0400 981 286 ja hankinta-asiantuntija Johanna Heikel, puh. 0440 555 831 Loviisan kaupunki on pyytänyt tarjouksia vaihtomatto- ja käsipyyhepalveluiden hankinnasta Loviisan kaupungille ajalle 1.3.2014 28.2.2017 sekä kolmelle mahdolliselle optiovuodelle (1+1+1). Hankinnan tavoitteena on hankkia vaihtomatto- ja käsipyyhepalvelut Loviisan kaupungin eri toimipisteille. Hankinta on jaettu osakokonaisuuksiin: I Vaihtomatot ja niihin liittyvät palvelut, ja II Käsipyyhepalvelut. Hankinta on hankintalain B-liitteen mukainen palveluhankinta. Hankinnan suunnittelussa arvioitiin, että hankinnan kokonaisarvo ylittää EU-kynnysarvon. Kansallinen hankintailmoitus julkaistiin HILMA-tietokannassa 8.11.2013 ja kaupungin kotisivuilla, josta on linkki HILMA-tietokantaan. Hankintayksikkö teki teknisen korjauksen tarjouspyynnön osatarjouspyyntöön II koskien käsipyyheautomaatin mittoja ja julkaisi korjausilmoituksen 15.11.2013. Saapuneisiin kysymyksiin hankintayksikkö on vastannut tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla. Hankintamenettelynä oli avoin menettely. Ennen tarjouspyynnön laatimista hankintayksikkö on käynyt teknistä vuoropuhelua alan palveluntuottajien kanssa. Tarjoukset tuli toimittaa Loviisan kaupungille sähköisesti Tarjouspalvelu-järjestelmän kautta 16.12.2013 klo 12.00 mennessä. Tarjoukset avattiin 19.12.2013 neljän henkilön läsnä ollessa. Tilaisuudesta laadittiin erillinen pöytäkirja. Samassa kokouksessa tarkistettiin tarjoajien kelpoisuus ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus. Määräaikaan mennessä oli saapunut neljä (4) tarjousta kolmelta palveluntuottajalta: Lindström Oy Berendsen Textil Service AB Osatarjous I Vaihtomatot, ja Osatarjous II Käsipyyhepalvelut Osatarjous I Vaihtomatot
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 20 Defisan Hygienia Oy Osatarjous II Käsipyyhepalvelut Hankintayksikkö totesi, että kaikki tarjoajat täyttivät niille asetetut kelpoisuusehdot/vähimmäisvaatimukset. Seuraavaksi tarkistettiin, että jätetyt tarjoukset täyttivät tarjoukselle sekä palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjoukselle ja palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjousten valintaperusteena oli halvin hinta. Kokouksessa 19.12.2013 suoritettiin tarjousten vertailu ja tarjousten pisteytys osatarjouksesta II Käsipyyhepalvelut, josta on liitteenä tarjousten vertailutaulukko. Tarjousten pisteet: Lindström Oy Defisan Hygienia Oy 100 pistettä 48,175 pistettä 2.1.2014 pidetyssä kokouksessa suoritettiin tarjousten vertailu ja tarjousten pisteytys osatarjouksesta I Vaihtomatot, josta on liitteenä tarjousten vertailutaulukko. Tarjousten pisteet: Berendsen Textil Service Oy Lindström Oy 100 pistettä 67,94 pistettä Liite nro 3. Esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva Ehdotus: Kaupunginhallitus päättää valita hankinnan toteuttajaksi osatarjouksen I Vaihtomatot osalta Berendsen Textil Service AB:n, joka on jättänyt edullisimman tarjouksen. Tarjouksessa esitetty vaihtomattojen kuukausikustannus on 723,64 euroa. Kaupunginhallitus päättää valita hankinnan toteuttajaksi osatarjouksen II Käsipyyhepalvelut osalta Lindström Oy:n, joka on jättänyt edullisimman tarjouksen. Tarjouksessa esitetty käsipyyhepalveluiden kuukausikustannus on 374,25 euroa. Hankinnan suunnittelussa arvioitiin, että vaihtomatto- ja käsipyyhepalvelun hankinta koko hankintakaudella ylittää EU-kynnysarvon, joten hankinnassa on noudatettava hankintalain 77 :n odotusaikaa. Hankintasopimus voidaan solmia aikaisintaan 21 päivää siitä kun tarjoaja on saanut tai katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä ja valitusosoituksesta. Arvioitu vuosikustannus on vaihtomattopalvelun osalta 7 960,04 euroa ja käsipyyhepalveluiden osalta 4 116,75 euroa, alv 0 %. Kustannus on kokonaisuudessaan siivouspalveluiden määrärahan käyttöä.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2014 21 Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimukseen sovelletaan JYSE Palvelut 2009 sopimusehtoja. Ehdotuksen mukainen.