Irmeli Viherluoto-Lindström Kuverno o ri Guverno r Governor 2018 2019 ROTARY INTERNATIONAL DISTRICT 1420 Southern Finland and Estonia Rotarypiirin 1420 piirijohtosuunnitelma rotaryvuodelle 2018-2019 PIIRIJOHTOSUUNNITELMA District Leadership Plan Yleistä Rotarypiirissä 1420 (jatkossa Piiri) on otettu 1.7.2002 vakituiseen käyttöön piirijohtosuunnitelma (District Leadership Plan, DLP), joka on laadittu RI:n menettelytapasääntöjen (Rotary Code of Policies, RCP) edellyttämällä tavalla. Piirijohtosuunnitelmassa, joka toimii Piirin johtamisjärjestelmän yksityiskohtaisena kuvauksena, määritellään piirin organisaatio sekä toimihenkilöiden tehtävät ja toimintatavat. Tuleva kuvernööri (DGE) tarkistaa ja päivittää tarvittaessa piirijohtosuunnitelman valmistautuessaan tulevaan toimikauteensa. Piirijohtosuunnitelma esitellään piirineuvostolle kommentoitavaksi ennen President Elect Training seminaaria (PETS). PETS-seminaarin yhteydessä pidettävässä Piirineuvottelussa (Piirin kevätkokous) piirijohtosuunnitelma esitetään piirin klubien edustajille hyväksyttäväksi ja vahvistettavaksi ja piirin johtoa sitovaksi. Ennen kevätkokousta suunnitelma esitellään Viron klubeille Viron PETSissä yhdessä talousarvion kanssa. Vuotuisen toimintasuunnitelman painopisteet ma a ra ytyva t keskeisilta osin kulloisenkin RI:n presidentin asettamien tavoitteiden, RI:n ma a ritta mien strategisten suuntaviivojen ja piirin strategiassa vuosille 2017-2020 määriteltyjen tavoitteiden pohjalta. Piirijohdon suunnitelma, koostuu piirijohtosuunnitelmasta ja sen liitteistä - Piirijohtosuunnitelmasta ja siihen kiinteänä osana liittyvistä - Toimintasuunnitelmasta (Liite 1) - Rotaryvuoden henkilöorganisaatiosta (Liite 2) - Talousohjesäännöstä (Liite 3) - Talousarviosta ja Talousarvion perusteista (Liite 4 ) Tämän piirijohtosuunnitelman tarkoituksena on lisätä pitkäjänteisyyden/kestävän kehityksen, avoimuuden ja läpinäkyvyyden merkitystä piirin toiminnassa, tehostamalla piirin klubeille tarjoamaa tukea ja koulutusta, avaamalla piiriorganisaation eri toimijoiden avaintehtäviä ja korostamalla komiteoiden merkitystä piirin päätösten valmistelijoina ja toteuttajina.
Epäsuorana tavoitteena on myös houkutella ja saada hyvin koulutettuja rotaryjohtajia piirin tehtäviin ja kannustaa klubeja osallistumaan rotarysäätiön (The Rotary Foundation, TRF) ja kansainvälisen rotaryn (Rotary International, RI) projekteihin. Piiri kannustaa ja ohjeistaa myös klubeja laatimaan klubijohtosuunnitelman, jossa ma a ritella a n klubin hallinto ja toiminnan rakenne, seka niihin liittyvät menettelytavat. Klubijohtosuunnitelmassa tulee ilmetä myös pidemmän aikavälin toiminnan painopisteet ja tavoitteet. Apulaiskuverno o rien tehtävänä on tukea klubeja kaikissa johtosuunnitelman laatimiseen liittyvissa asioissa seka näihin liittyvissä klubien sa a nto tarkistuksissa. Organisaatio Piirin organisaatio koostuu: 1. Henkilöorganisaatiosta (toimihenkilöt) jonka muodostavat - piirikuvernööri (District Governor, DG), - piirikouluttaja (District Trainer, DT) toimii myös koulutuskomitean puheenjohtajana, - apulaiskuvernöörit (Assistant Governors, AG), - Rotaract -koordinointi (uusi kaudella 2018-2019) - piirineuvoston jäsenet (District Council) ja - piirin komiteoiden puheenjohtajat (District Committees) 2. Piirin toiminnallisista yksiköistä joita ovat: - piirikokoukset (piirineuvottelu ja piirikokous), - piirineuvosto, - pysyvät komiteat ja - palveluohjelmat (Interact, Nuorisovaihto, RYLA ja Rotarysäätiön ohjelmat) Tarvittaessa voidaan organisaatiota täydentää kesken vuotta kuvernöörin päätöksellä. Piirin organisaatiokaavio on havainnollistettu yllä. Rotaryvuoden henkilöorganisaatio on omana dokumenttinaan (Liite 2). 2
Piiri on Suomen Rotary ry:n (SR) jäsen. SR:n tehtävänä on palvelujen tuottaminen sen jäseninä oleville rotarypiireille. Valintamenettelyt Rotaryvuoden 2021 2022 kuvernöörin (DGN) haku toteutetaan syksyllä 2018. Klubit tekevät ehdotuksensa kuvernööriehdokkaastaan kuvernöörille 15.11.2018 mennessä. Kuvernöörin valintamenettelyt ja kelpoisuusvaatimukset on kuvattu tässä piirijohtosuunnitelmassa, RI:n Manual of Procedure:ssa (MOP), sekä menettelytapasäännöissä (Rotary Code of Policies, RCP). Piirikokouksen päätöksellä piirineuvosto hoitaa valintamenettelyt ja toimii tulevan kuvernöörin nimeämiskomiteana. Muut Piirin toimihenkilöt nimittää tuleva kuvernööri (DGE) omaksi kaudekseen, mutta toimikauden pituudeksi suositellaan kolmea vuotta. Poikkeuksena säätiökomitean puheenjohtaja, jonka toimikausi on kolme (3) vuotta. Piiriorganisaatioon kuuluvien koulutus järjestetään RI:n ohjeiden mukaisissa piirin valmennustilaisuuksissa, neuvotteluissa ja seminaareissa, joihin asianomaiset rotarit, apulaiskuvernöörit ja komiteoiden puheenjohtajat ovat velvollisia osallistumaan (RI:n menettelytapaohjeet, kohta 17.020.3). Piirissa RI:n toimintoja hoitavan tai Piiriä RI:n sääntömääräisissä tehtävissä edustavan rotarin valinnoissa noudatetaan menettelytapaohjeiden kohtaa 17.030. Piirin henkilöorganisaatio Piirikuvernööri Kuvernööri on piirissa RI:n toimihenkilo ja toimii RI:n keskushallinnon valvonnan alaisena. Hänen tehtävänään on RI:n tavoitteiden edistäminen klubien toimintaa ohjatessaan ja valvoessaan. Kuvernöörin vastuulle kuuluvat RI:n menettelytapaohjeessa mainitut tehtävät. Kuvernöörin tehtävänä on: korostaa rotaryhengen merkitystä jäsenten viihtyvyyden ja sitoutumisen lisäämiseksi tuoda esiin klubien toiminnan laajentumisen ja jäsenlisäyksen merkitys klubien tämän hetkiseen seka tulevaisuuden toimintaan kannustaa klubeja ja myös yksittäisiä jäsenia osallistumaan rotarysäätiöseminaareihin ja säätiön ohjelmiin kannustaa klubeja ja jäsenia säätiön tukemiseen rahalahjoituksin suorittaa RI:n menettelytapaohjeissa mainitut tehtävät. Kuvernöörin tulee myös antaa tunnustusta ansioituneille rotareille ja klubeille seka huolehtia piirin tulevaisuuden suunnittelusta. 3
Kuvernöörin klubivierailut suunnitellaan RI:n sääntöjen ma a ritta mien tarkoitusperien mukaisesti. Tällöin otetaan erityisesti huomioon, etta vierailuajankohdalla on mahdollisimman suuri painoarvo, kohottaen näin myös klubien rotaryhenkeä sekä edistäen klubien suhdetoiminnallisia tavoitteita (RCP 17.020.4). Klubivierailut voidaan järjestää myös useamman klubin yhteistilaisuutena. Kuvernööri toimii rekisteröidyn yhdistyksen, Piiri 1420 ry Distrikt 1420 rf hallituksen puheenjohtajana ja hän vastaa sen toiminnasta ja taloudesta yhdessä piirin hallituksen kanssa. Kuvernöörin valinta Piirin edustajaksi SR:n hallitukseen vahvistetaan piirineuvottelussa. Samalla valitaan piirin edustaja SR:n vuosikokoukseen. Piirin SR:n hallituksen ja SR:n vuosikokouksen edustajat eivät voi olla yksi sama henkilö. Kuvernöörin tehtävä on valvoa ja edistää Piirin etuja SR:n hallituksessa, jossa myös päätetään monipiiriorganisaatioiden asioista. Piirineuvosto Piirineuvosto toimii kuvernöörin neuvottelukuntana. RI:n ohjeistusta noudattaen piirineuvostossa on edustettuna aiempaa piirijohtoa. Piirineuvoston jäsenet ovat: kuvernööri kolme edellistä kuvernööriä (IPDG ja kaksi PDGtä) tuleva kuvernööri (DGE) nimitetty kuvernööri (DGN) valinnastaan alkaen Läsnäolonoikeutettuja ovat edellisten lisäksi rotarysäätiökomitean puheenjohtaja, talouskomitean puheenjohtaja tai hänen määräämänsä talouskomitean jäsen ja Piirikouluttaja. Piirineuvoston puheenjohtajana toimii kuvernööri. Piirineuvoston sihteerinä toimii kuvernöörin tehtävään kutsuma piirisihteeri. Piirineuvosto tai sen jäsenistä koostuva työryhmä voi ottaa kuvernöörin määräyksestä suorittaakseen tehtäviä, joita varten muuten täytyisi asettaa erityinen komitea. Piirineuvosto toimii rekisteröidyn yhdistyksen, Piiri 1420 ry Distrikt 1420 rf, hallituksena (yhdistyksen säännöt 4 ). Hallituksen tulee noudattaa Piirin sääntöjä, yhdistyslakia ja muita Suomen lakeja. Hallituksen valinta vahvistetaan piirineuvottelussa keväällä (kevätkokouksessa.) Piirisihteeri Kuvernööri nimeää piirisihteerin vuosittain. Tavoitteellinen toimikausi on kolme vuotta. Tehtävä voidaan tarvittaessa jakaa kahden henkilön kesken. Piirisihteerin tehtävät ovat: toimiminen piirineuvoston kokousten, piirineuvottelujen seka piirikokousten sihteerinä mainittujen kokousten asialistojen, pöytäkirjojen ja muistioiden valmistelu, tarkastaminen ja jakaminen kuvernöörin avustaminen erikseen sovituissa tehtävissä 4
aineistojen asianmukainen vuosittainen säilytys ja arkistointi piirin kotisivujen osien päivittäminen käännöstöiden järjestäminen yhteydenpito rotarytoimistoon piirin tarvikevaraston ylläpito ja tarvikkeiden lainaustoiminnan hoitaminen Piirikouluttaja Piirikouluttajan tehtävänä on: tukea kuvernööriä ja apulaiskuvernöörejä piirin johtohenkilöiden kouluttamisessa toimia piirin edustajana SR:n koulutustoimikunnassa toimia koulutuskomitean puheenjohtajana, apunaan varapuheenjohtaja laatia piirin kattava pitkän tähtäyksen (3v) koulutussuunnitelma Rotary Leadership Institute eli RLI toiminnan johtaminen piirissä. Tehtävistä ym. on annettu tarkemmat ohjeet RI:n menettelytapa säännöissä (RCP 19.090). Apulaiskuvernöörit (AG) ja Rotaract-koordinaattori Piirissa on 12 apulaiskuvernööriä siten, että kukin alue käsittää neljästä yhdeksään rotaryklubia. Kolme apulaiskuvernööreistä toimii Virossa. Apulaiskuverno o rien tehtävänä on: avustaa kuvernööriä piirin tavoitteiden laadinnassa tukea oman toimialueensa klubien toimintaa avustaa kuvernööriä ja tulevaa kuvernööriä piirin hallinnollisissa tehtävissä ja niiden suunnittelussa hoitaa kuvernöörin osoittamia piirihallinnon tehtäviä, jotka eivät ole kuvernöörin henkilökohtaisesti hoidettavia koordinoida kuvernöörin viralliset vierailut klubien kanssa osallistua piirijohdon järjestämiin koulutustilaisuuksiin ja seminaareihin auttaa löytämään ja kouluttamaan piirille tulevia johtohenkilöitä toimia omalta osaltaan tiedon välittäjänä klubien ja kuvernöörin välillä Tehtävät ovat tarkemmin määritelty RI:n menettelytapasäännöissä (RCP 17.020.2). Tehtävä edellyttää vähintään kolmen vuoden aktiivijäsenyyttä piirin klubissa sekä täyden kauden klubipresidenttinä toimimista. Henkilön tulee olla halukas ja kykenevä hoitamaan apulaiskuvernöörin tehtäviä. Entisen kuvernöörin ei tule toimia apulaiskuvernöörinä. Apulaiskuvernöörit nimitetään niin ajoissa, että he ehtivät osallistua tulevan kautensa koulutuksiin ja PETS-tilaisuuteen sekä vaikuttamaan asianomaisen vuoden toiminnan suunnitteluun niin klubi- kuin piiritasolla. AG:n toimikaudeksi suositellaan yhtä kolmen vuoden mittaista jaksoa. AG ei ole RI:n toimihenkilo. Apulaiskuvernöörin tueksi on julkaistu englannista suomennettu valmennusopas. 5
Rotaract-koordinaattorin tehtävänä on tukea apulaiskuvernöörjä ja klubeja Rotaractklubitoiminnassa, edistää rotaract-toiminnan kehittymistä sekä koordinoida uusia Rotaractklubihankkeita. Komiteat Komiteoiden tarkoitus, tehtävät ja jäsenten erityisvaatimukset noudattavat RI:n menettelytapasääntöjä (RCP 17.020.3) jäljempänä erikseen ilmenevin poikkeuksin. Piirin komiteoiden tehtävänä on edistää piirille asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Piirissä 1420 jokaisella komitealla on oma vastuualueensa, samalla kun ne jakavat seuraavat vastuut: Komiteat ja niiden puheenjohtajat työskentelevät piirikuvernöörin (DG), tulevan piirikuvernöörin (DGE) ja ehdolla olevan piirikuvernöörin (DGN) ja apulaiskuvernöörien (AG) kanssa piirin asettamien tavoitteiden saavuttamiseksi Komiteat markkinoivat omaa toimintaansa ja niiden puheenjohtajat osallistuvat piirin koulutuskokouksiin ja piirikonferenssiin Komiteat vahvistavat klubien toimintaa tarjoamalla tukea ja neuvoja apulaiskuvernööreille ja klubien toimihenkilöille Komiteat ja niiden puheenjohtajat jakavat klubien menestystarinoita, haasteita, innovatiivisia/kekseliäitä ideoita ja palautetta piirin johdon, apulaiskuvernöörien ja RI:n kanssa Komiteat tekevät AG:den kanssa yhteistyötä klubien johdon kanssa, tarjoamalla tukea ja opastusta Piirin komiteat ja niiden puheenjohtajat huolehtivat, että RI:n vastaavien komiteoiden ja alueellisten tukitiimien klubisihteereille lähettämä informaatio saatetaan klubilaisten tietoisuuteen Komiteat ja niiden puheenjohtajat välittävät tietoa RI:n, piirin ja klubien välillä Tekevät komiteansa toimintasuunnitelman DGE:n opastuksella niin, että se voidaan esitellä PETSissä Piiri voi RI:n määrittelemien komiteoiden lisäksi perustaa komiteoita alueellisiin tarpeisiinsa. Piirin 1420 komiteat ovat: Piirineuvosto Talouskomitea Tietotekniikkakomitea Jäsenyyskomitea Viestintäkomitea Koulutuskomitea Rotarysäätiökomitea Nuorisopalvelu Itämerifoorumi Komiteoihin tulee olla pääsääntöisesti vähintään kolmea jäsentä puheenjohtajan lisäksi. Jatkuvuuden takaamiseksi jäsenyyden kestoksi suositellaan kolmea vuotta siten, että erovuorot lomittuvat jäsenten kohdalla eri vuosille. Komitean jäsenen tulee olla piirin alueella toimivan 6
klubin aktiivijäsen. Tavoitteena on että kaikissa komiteoissa on edustaja Viron klubeista. Komitean puheenjohtajaksi suositellaan valitsemaan entinen kuvernööri, entinen apulaiskuvernööri tai tehokkaasti toiminut ja aktiivinen rotary. Tuleva kuvernööri (DGE) valitsee kuvernöörikautensa osalta, puheenjohtajat ja yhdessä heidän kanssaan komiteoiden jäsenet. Kuvernöörillä ei kuitenkaan ole oikeutta muuttaa edellisen/edellisten kuvernöörin useammaksi vuodeksi tekemää valintaa ilman erityistä syytä. Talouskomitea Talouskomiteaan kuuluu yleensä neljä jäsentä, joista yhden suositellaan olevan entinen kuvernööri. Talouskomitean erityistehtäviä ovat: tukea kuvernööriä piirin talousasioissa budjetin valmistelu yhdessä tulevan kuvernöörin kanssa aktiivinen talouden seuranta ja siitä raportointi vuosikolmanneksittain lausuntojen antaminen piirin ja SR:n budjeteista ja tilinpäätöksistä Talouskomitean tehtävät ovat määriteltynä tarkemmin piirin taloudenhoitoa koskevassa piirineuvoston ja piirikokouksen hyväksymässä talousohjesäännössä. Tietotekniikkakomitea Komitea tukee kuvernööriä tietotekniikan ja viestinnän hyväksikäytössä. Komitean tulee tehdä läheistä yhteistyötä erityisesti viestintäkomitean ja koulutuskomitean kanssa ja tukea klubeja tietoteknillisissä hankkeissa. Piirin viestintä perustuu pääosiltaan sähköpostin, kotisivujen ja sosiaalisen median kuten Facebookin käyttöön. Piirin tietotekniikkakomitean puheenjohtaja edustaa piiriä SR:n IT -vastaavien ryhmässä. Jäsenyyskomitea Komiteaan kuuluu vähintään kolme jäsentä (yksi Viron klubeista), puheenjohtaja ja viestintäkomitean puheenjohtaja. Komitean puheenjohtajana tulee toimia kokenut rotaryjäsen ja komitean kokoonpanon tulee kuvastaa komitean keskeistä merkitystä rotarytoiminnassa. Jäsenyyskomitean tehtävänä on ylläpitää ja kehittäa käytännön toimenpiteitä jäsenkehityksen turvaamiseksi Piirissa. Jäsenkehityksen pitkän tähtäimen suunnitelman laadinta ja ylläpito ovat oleellinen osa komitean työtä. Yhteistyö viestintäkomitean kanssa vuosittaisten jäsenyysseminaarien muodossa on yksi komitean velvoitteita. Puheenjohtajan ja jäsenten edellytetään osallistuvan rotarykoordinaattorin (Zone 15 koordinaattori/apulaiskoordinaattorin) järjestämään koulutukseen samoin kuin piirin järjestämiin piirijohdon koulutustilaisuuksiin. 7
Vastuualueet/tehtävät: Suunnitella, markkinoida ja toteuttaa jäsenkehitystä tukeva seminaari konsultoimalla kuvernööriä ja piirikouluttajaa. Työskennellä piirikuvernöörin ja klubin johdon kanssa niin, että piiri voi saavuttaa sille asetetut tavoitteet Toteuttaa piirikohtaisia positiivista jäsenkehitystä tukevia hankkeita Työskennellä klubien kanssa jäsentavoitteiden asettamiseksi ja saavuttamiseksi Käydä klubeissa puhumassa uudistumisesta, joustavuudesta, moninaisuudesta ja erilaisista mahdollisuuksista osallistuttaa jäseniä Suunnitella yhdessä rotarykoordinaattorin (Zone 15 apulaiskoordinaattori) kanssa piirin jäsenkehitystä edistäviä toimenpiteitä. Viestintäkomitea Komiteaan kuuluu vähintään kolme jäsentä, puheenjohtaja ja jäsenyyskomitean puheenjohtaja. Komitean päätehtävänä on edistää rotaryn tunnetuksi tekemistä piirin alueella. Tehtäväkenttänä on tietouden ja tunnettavuuden esille tuomista niin piiri- kuin klubitasolla, mutta ennen kaikkea tietouden lisäämistä järjestön ulkopuolelle. RI:n yksi painopistealueista on järjestön ja sen toiminnan tunnetuksi tekeminen ns. suurelle yleisölle. Tästä tehtävästä suurelta osalta vastaa viestintäkomitea yhteistyössä jäsenyyskomitean ja tarvittaessa koulutuskomitean kanssa. Jäsenten ja varsinkin puheenjohtajan valinnassa tulee kiinnittää erityistä huomiota kokemukseen viestinnässä ja suhdetoiminnasta. Piirin viestintäkomitean puheenjohtaja tai hänen varamiehensä edustaa piiriä SR:n Julkikuvatoimikunnassa. Puheenjohtajan ja jäsenten edellytetään osallistuvan rotarykoordinaattorin (Zone 15 koordinaattori/apulaiskoordinaattorin) järjestämään koulutukseen samoin kuin piirin järjestämiin piirijohdon koulutustilaisuuksiin. Koulutuskomitea Koulutuskomitean tehtävänä on vastata piirin järjestämästä koulutuksesta. Koulutuksen pääkohteina ovat klubien jäsenet ja piirin toimihenkilöt. Koulutuskomitea toimii kiinteässä yhteistyössä jäsenyys-, viestintä- ja tietotekniikkakomiteoiden kanssa tilaisuuksien/tapahtumien järjestämiseksi. Koulutuskomitean tehtävänä on avustaa kuvernööriä (DG) ja tulevaa kuvernööriä (DGE) toimintasuunnitelmassa määriteltyjen tilaisuuksien järjestämisessä. Puheenjohtajan ja jäsenten valinnassa on kiinnitettävä huomiota rotarykokemukseen, kokemukseen luennoitsijana sekä kykyyn tuottaa tarvittavaa materiaalia koulutuksiin. Koulutuskomitean puheenjohtajana toimii Piirikouluttaja DT (District Trainer) joka myös edustaa Piiriä SR:n Koulutustoimikunnassa. 8
Osana toimintaansa komitea edistää ja järjestää Rotary Leadership Institute (RLI) koulutusta. Koulutuksen järjestämisestä vastaa Piirikouluttaja (DT) yhdessä tehtävään valittujen kouluttajien kanssa. Piirin koulutuskomitean puheenjohtaja tai hänen varamiehensä edustaa piiriä SR:n Koulutustoimikunnassa Rotarysäätiökomitea Piirin rotarysäätiökomitean kokoonpanossa noudatetaan Rotarysäätiön menettelytapasäännöissä annettuja ohjeita (The Rotary Foundation Handbook 300-EN). Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan kausi on kolme vuotta. Jatkuvuuden takaamiseksi komitean jäsenyyden kestoksi suositellaan myös kolmea vuotta siten, että erovuorot lomittuvat jäsenten kohdalla eri vuosille. Puheenjohtajan tulee olla entinen kuvernööri tai säätiöasioissa kokenut rotaryjäsen. Komitean jäsenten tulee olla aiemmin piirin komiteoissa tai alakomiteoissa jäseninä olleita tai oman klubinsa säätiöasiamiehenä toimineita rotareita. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan (DRFC) valintamenettely 2018 on RI:n toimesta muuttunut. Tuleva kuvernööri neuvottelee häntä seuraavien kuvernöörien kanssa sopivasta ehdokkaasta, ja toimittaa rotarysäätiökomitean puheenjohtajaehdokkaan nimen Piirin ja omasta puolestaan sähköisesti RI:lle samalla, kun hän laatii DGN:n ja häntä seuraava kuvernööriehdokkaan (mikäli valittu) kanssa kirjallisen vakuutuksen, että valinta on ollut yksimielinen. Allekirjoitettu vakuutus tallennetaan piirin arkistoon ja on sieltä esitettävissä pyydettäessä. Säätiökomitean tehtävänä on kouluttaa klubeja ymmärtämään Rotarysäätiön toimintaa ja innostaa niitä tukemaan säätiön ohjelmia ja varojenkeräyshankkeita. Säätiön tehtävänä on hallinnoida DDF apurahojen myöntämistä ja todentaa, että piirin klubit täyttävät apurahojen myöntämiselle asetetut ehdot. Säätiökomitean tehtävänä on: Koordinoida kaikkea TRF:n varainhankintaa ja osallistumista TRF:n kuuteen (6) ohjelmaan Päättää, miten DDF-apurahoja käytetään kuultuaan piirikuvernööriä ja tulevaa piirikuvernööriä Avustaa kuvernööriä piirin säätiöseminaarin järjestämiseksi. Säätiöseminaari on tarkoitettu presidenteille, tuleville presidenteille, klubien säätiökomiteoille ja muille kiinnostuneille rotareille. Säätiökomitean puheenjohtaja vastaa säätiöapurahojen kohdentamisesta ja jakamisesta. Komitea on vastuussa kaikkien humanitääristen apurahahakemusten tarkastamisesta ennen kuin hakemukset lähetetään Rotarysäätiölle (TRF) rahoituksen saamiseksi. Rotarysäätiökomitea vastaa alla olevista alueista, jotka voivat tarvittaessa toimia omina alakomiteoina: varainhankinta PolioPlus stipendit 9
District Grant Global Grant Peace Fellow vocational training teams sääntötarkistukset (Complience assigments) Piirin säätiökomitean puheenjohtaja tai hänen varamiehensä edustaa piiriä SR:n Rotarysäätiötoimikunnassa. Nuorisopalvelu (Youth Service) Nuorisopalvelun tehtävänä on piirin nuorisovaihto, Rotary Youth Leadership Awards eli RYLA-toiminta Nuorisopalvelu käsittää 2-4 alakomiteaa, ja se on organisoitunut yllämainittujen tehtäviensä mukaisesti. Nuorisopalvelulla (komitealla) on edustus SR:n Monipiiriorganisaatiossa. Itämerifoorumi Itämerifoorumin (komitean) tehtävänä on innostaa ja aktivoida piirin klubeja toteuttamaan käytännönläheisiä Suomenlahden ja lähivesien tilan parantamiseen tähtääviä toimia. Tehtävänä on myös lisätä tietoisuutta ja vastuullisuutta lähivesien ja Suomenlahden tilasta ja suojelusta piirin alueella. Komitea tekee yhteistyötä piirin johdon ja muiden komiteoiden, erityisesti viestintäkomitean, kanssa. Toiminnassa tavoitellaan mahdollisimman suurta avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Itämerikomitean puheenjohtajan tulee olla kokenut ja Itämeren kysymyksiin perehtynyt rotaryjäsen ja komitean kokoonpanon tulee kuvastaa Itämerikomitean keskeistä merkitystä rotarytoiminnassa Kansainvälinen palvelu Kuluvan rotaryvuoden aikana RI:ssä on korostunut kansainvälisen kanssakäymisen merkitys. Kansainvälisen palvelun tehtävänä on tukea klubeja ja piiriä kansainvälisissä palveluhankkeissa. Piirin kansainvälinen palvelu tullaan määrittelemän yksityiskohtaisemmin rotaryvuoden 2018-2019 aikana. Piirissä Rotary Friendship Exchange -ohjelma (RFE) ja Inter Country komitea (ICC) sijoittuvat kansainväliseen palveluun. Rotary Friendship Exchange -ohjelma RFE keskittyy kahden rotarymaan ( piirien ) välisen kanssakäymisen käyntiin saattamiseen. Ystävyysvaihto ei välttämättä tarvitse virallista 10
protokollaa, mutta asian hoitaminen helpottuu, jos yhteydet maiden välillä ovat olemassa tai luodaan piirien avustuksella. Inter Country komitea (Inter Country Commitee, ICC) ICC on virallistettu maiden välinen sopimus, jossa tavoite on sama: parantaa rotarien välistä kanssakäymistä ja samalla edistää rotaryn perusmissiota. Vaikka ICC ei kuulu RI:n viralliseen ohjelmaan, on Suomessa luotu piirien välinen monipiiritoimikunta. RFE on RI:n virallisella agendalla, kun taas ICC on RI:hin liittyvää sidosryhmien toimintaa. RFE on luonteeltaan ainakin aluksi klubijäsenten ( pariskuntien ) vierailua kohdemaahan ja vastavierailun järjestämistä 1-2 vuoden sisään. Kansainvälistä palvelua johtaa piirissä Kansainvälisen palvelun puheenjohtaja (District International Service Committee Chair (DISC). Piirin ICC komitean puheenjohtaja edustaa piiriä SR:n ICC-komiteassa. Muut komiteat Piiriin voidaan kuvernöörin päätöksellä asettaa myös muita määräaikaisia komiteoita, jotka vastaavat niille kulloinkin annettujen tehtävien suorittamisesta. Komiteat voivat olla yhteistoiminnassa myös muiden Suomen piirien vastaavien komiteoiden kanssa, tiedottaen kuitenkin toiminnastaan säännöllisesti kuvernöörille. Piirijohtosuunnitelman voimassaolo Piirijohtosuunnitelma tulee voimaan 1.7.2018 ja kumoaa aiemman suunnitelman. Se on voimassa 30.6.2019 saakka. Hyväksytty piirineuvottelussa 10.3.2018 Liitteet: 1. Toimintasuunnitelma (Liite 1) 2. Rotaryvuoden henkilöorganisaatiosta (Liite 2) 3. Talousohjesääntö (Liite 3) 4. Talousarvio ja Talousarvion perusteet (Liite 4 ) 11