HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI 8.3.2018 TARJOUSPYYNTÖ HAAPAJÄRVEN KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Tarjous pyydetään kuntalain 122 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta tilikausille 2018 2021. Lisäksi tarjous pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat: - erityistehtävien, EU-hankkeiden tarkastus ja IT-tarkastus. - Tytäryhtiöiden lakisääteisen hallinnon ja talouden tilintarkastuspalvelut Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. 1. Tarkastuspalvelun ostaja Haapajärven kaupungin tarkastuslautakunta Kirkkokatu 2 85800 HAAPAJÄRVI 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Haapajärven kaupungin vastattavana on sivistys-, tekniset- ja hallintopalvelut. Haapajärven kaupunki on ostanut vuoden 2010 alusta lukien sosiaali ja terveyspalvelut sekä ympäristöpalvelut (sis. myös rakennusvalvonnan) sekä kirjanpito, palkanlaskenta ja IT-palvelut Selänteen kuntayhtymältä. Haapajärven kaupunki ostaa maaseutupalvelut Pyhäjärven kaupungilta ja maatalouslomituspalvelut Reisjärven kunnalta. Haapajärven kaupungin tiedot löytyvät kotisivulta www.haapajarvi.fi.
Kuntakonserniin kuuluvat: Kiinteistö Oy Haapajärven Vuokratalot Oy, omistusosuus 100 % Haapajärven Yrityspalvelut Oy, omistusosuus 100 % Haapajärven Vesi Oy, omistusosuus 100 % Haapajärven Lämpö Oy, omistusosuus 64 % Haapajärven kaupungin voimassaolevan konserniohjeen mukaan kuntakonserniin kuuluvien tytäryhtiöiden tilintarkastajaksi tulee valita kaupungin tilintarkastaja. 3. Tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet Tarjous liitteineen on tehtävä kirjeitse suomen kielellä ja tarjoukseen on liitettävä pyydetyt asiakirjat. Tarjous hylätään jos se on tarjouspyynnön vastainen tai jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. 4. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjouksessa tulee ilmoittaa kiinteä arvonlisäveroton hinta tilikausille 2018-2021 sekä optiona tilikausille 2022-2023. Toimittajalla on optiovuosien alkaessa oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. 5. Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja tarjoajan liikesalaisuudet Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot selkeästi. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoitteensa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. 6. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 6.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 12 tarkastuspäivää vuodessa, joista 3 lautakuntatyöskentelyä.
Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään 3 kirjallista väliraporttia, tilintarkastuskertomusta ei lasketa tähän määrään sekä tarvittaessa suullisia raportteja. Tarkastustyö suoritetaan pääsääntöisesti tarkastuskohteessa. 6.2. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät eivät kuulu tilintarkastajalle vaan ne hoidetaan kaupungin viranhaltijan toimesta. 6.3. Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus ja IT-tarkastustyö Tarjoukseen sisältyy myös kaupungin hallinnoimat EU-hankkeet ja IT-tarkastustyö 6.4. Tytäryhtiöiden lakisääteinen tilintarkastus Tytäryhtiöiden lakisääteinen tilintarkastus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on tytäryhtiöiden osalta 6 päivää vuodessa. 7. Tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa Tarkastajalla on käytettävissä: - työhuone liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon, (lukuoikeus kaupungin ohjelmistoihin Abilita ja Dynasty) - kopiointipalvelut 8. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - päävastuullisen tarkastajan ja varatarkastajan pätevyysvaatimus on kuntalain mukaisesti KHT sekä JHTauktorisointi - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa - tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa.
9. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) - Kokonaishinta sopimuskaudelle ml. tytäryhteisöt 60 % (60 pistettä) hinta- pisteiden laskentakaava: maksimipisteet x halvin tarjottu hinta/ao. tarjouksen hinta - Vastuullisen tilintarkastajan kokemus julkishallinnon tilintarkastuksesta 20 % (20 pistettä) alle 5 v 5 pistettä 5-10 v 10 pistettä 11-20 v 15 pistettä yli 20 vuotta 20 pistettä - Vastuullisen tilintarkastajan työn osuus 10 % (10 pistettä) 100 % 10 pistettä Vähintään 90% 8 pistettä Vähintään 80% 6 pistettä Vähintään 70 % 4 pistettä Vähintään 60% 2 pistettä - Haapajärven kaupungissa tehtävän tarkastustyön osuus 10 % (10 pistettä) 100 % 10 pistettä Vähintään 90 % 8 pistettä Vähintään 80 % 6 pistettä Vähintään 70 % 4 pistettä Vähintään 60 % 2 pistettä Tarjouksessa tulee ilmetä arviointikriteerien tiedot. 10. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 11. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee jäljellä olevaa valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2018 2021 tarkastusta. 12. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti.
12.1. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät vuosien 2018-2021 aikana. Hinnan tarkistuksesta on mahdollista neuvotella, mikäli yleisessä kustannustasossa tapahtuu olennaisia muutoksia. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. 12.2. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tulee tehdä tehdyn työn perusteella. Haapajärven kaupungin osalta laskutusosoite ilmoitetaan sopimuksessa. Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko tulee korkolain mukaan. 13. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 14. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimuksen tarkistaminen Sopimuksen erimielisyydet: Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Ylivieskan käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. 15. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 6 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Tarjous on annettava suomen kielellä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. 16. Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset
- laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta (CV) - tiedot avustavina ja alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa - JHTT-auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta - vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista - vastuullisen JHTT-tarkastajan osallistuminen JHTT-lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen - tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta. 17. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 30.8.2018 asti. Ennen varsinaista hankintapäätöksen tekemistä tarkastuslautakunta varaa mahdollisuuden pyytää tarvittaessa lisätietoja tarjouksen tehneiltä yhteisöiltä. 18. Tarjouksen liitteet - JHTT-yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta. - Todistus yrityksen/yhteisön verojen maksamisesta tai verovelkatodistuksen sekä työnantajan todistuksen eläkevakuutuksista ja niiden maksujen suorittamisesta 19. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina Haapajärven kaupungin tarkastuslautakunnalle 20.4.2018 mennessä suljettuna kirjeenä kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Kuoren päälle merkintä tilintarkastustarjous.
Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 6.4.2018 mennessä osoitteeseen haapajarvi@haapajarvi.fi. Kaikki mahdolliset kysymykset tulee esittää em. sähköpostiosoitteeseen. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti viimeistään 11.4.2018 osoitteessa www.haapajarvi.fi/ajankohtaista/tilintarkastustarjoukset 20. Lisätiedot Lisätietoja tarkastuspalvelujen hankinnasta antaa talous- ja hallintojohtaja Unto Vesamäki p. 044-4456 132, email: unto.vesamaki@haapajarvi.fi HAAPAJÄRVEN KAUPUNGIN TARKASTUSLAUTAKUNTA Eero Autio Puheenjohtaja Tarjouspyynnön liitteet - Kaupungin tilinpäätös vuodelta 2016, sekä alustavat tilinpäätöstiedot v. 2017 (tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja tase) - Hallintosääntö