2 (15) Sen lisäksi mitä yhtymäkokouksen 26.10.2015 hyväksymissä vuoden 2016 talousarvion yleis- ja erityisperusteluissa on mainittu, yhtymähallitus antaa seuraavat talousarvion et. 1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET Kuntayhtymän toiminnassa on lainsäädännön lisäksi noudatettava kuntayhtymän hallintosäännön ja yhtymähallituksen erikseen antamien ohjeiden määräyksiä. Lisäksi on annettu muita toimintaa ohjaavia ohjeita. Keskeiset määräykset ja ohjeet löytyvät yhtymän intranetistä ja ovat seuraavat: - Perussopimus - Hallintosääntö - Henkilöstöasioiden toimintasääntö - Tarkastussääntö - Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje - Luottamushenkilöiden palkkiosääntö - Rekrytointiohje ja rekrytointiesityskäytäntö - Osaamisfoorumin toimintamallit ja ohjeet - Taloushallinnon ohje - Taloushallinnon toimeenpano-ohje - Hankinta-ohjeet - Laskutus- ja perintäohje - Kassaohje - Arvonlisävero-ohjeet - Käyttöomaisuuden luettelointiohje - Varasto-ohje - Vuosittaiset taloushallinnon ohjeet tilikarttoineen ja laskentamalleineen Tulosyksiköiden vastuuhenkilöiden tulee tuntea annettu ohjeistus. 1.1. Toiminnan kehityshaasteet Vuoden 2015 alusta Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymän toiminta on Koulutuskeskus Salpauksen toimintaa sekä yhteisten tietohallinto-, ravintola- ja hallintopalveluiden tuottamista myös Lahden ammattikorkeakoulu Oy:lle. Lisäksi kuntayhtymä omistaa kahdeksan jäsenkuntansa puolesta ammattikorkeakoulu yhtiötä. Palveluidemme piirissä on vuosittain yli 20 000 eri henkilöä, henkilöstöä kuntayhtymässä on noin 850, josta opettajia ja opiskelijapalveluhenkilöstöä on henkilötyövuosina noin 615 ja noin 235 muuta henkilöstöä. Ammatilliseen koulutuksen on kohdistunut ja kohdistuu vuosina 2014 2018 yli 440 miljoonan euron leikkaukset, mitkä tarkoittavat lähes 30 prosentin vähennystä rahoitukseen. Suurin yksittäinen 190 miljoonan euron suuruinen leikkaus on tulossa vuodelle 2017. Miten säästöt käytännössä toteutuvat, on vielä auki. Ammatillisen koulutuksen lainsäädäntöä tulee kehittää. Ongelma on, että uusi lainsäädäntö ei ehdi suurimpien säästöjen kanssa samaan aikatauluun vuoden 2017 alussa. Tämän hetken aikataulun mukaan uusi, erilliset nuoren ja
3 (15) aikuistenkoulutuksen lainsäädännöt korvaava ammatillisen koulutuksen laki tulee voimaan vasta vuonna 2018. Hallitusohjelman mukaisesti nykyiset nuorten ja aikuisten ammatillinen koulutus, rahoitus ja ohjaus rakennetaan yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Kuntayhtymä ja Koulutuskeskus Salpaus on sopeuttanut toimintaansa vuosina 2013, 2014 ja 2015. Vuoden 2013 tasosta Salpauksen perusrahoitus on pienentynyt lähes 10 miljoonalla eurolla, mikä on tarkoittanut 14 prosentin leikkausta. Talous on kuitenkin kyetty pitämään kunnossa, eikä lähiopetuksen määrää ei ole vähennetty. Koko kuntayhtymän henkilöstökuluja on sopeutettu 7,4 miljoonalla eurolla vuosina 2013 ja 2014. Vuoden 2015 tulos tulee olemaan hieman positiivinen. Hallitusohjelman säästöt vuosille 2016 ja 2017 merkitsevät toisen 10 miljoonan euron leikkausta Salpauksen tuloista. Vuodelle 2016 leikkaus on arvioitu ennakkotietojen perusteella 3,7 miljoonaksi euroksi, jolloin tilikauden tulos jää lähes vastaavan summan alijäämäiseksi. Vuodelle 2016 saatu rahoituspäätöksen mukaisesti rahoitus laskee 2,4 euroa sisältäen tuloksellisuusrahoituksen. Salpaus saa tuloksellisuusrahoitusta 1,4 euroa, jota ei talousarviovaiheessa oltu huomioitu. Vuonna 2017 leikkausvauhti kiihtyy ja on peräti 6,5 miljoonaa euroa. Kun toiminnan rahoitusta leikataan vuodesta 2013 vuoteen 2017 lähes 30 %, on toimintaa uudistettava kaikilla keinoilla perustehtävän laadun ja vaikuttavuuden turvaamiseksi. Tehoja tulee löytää pedagogiikan ja oppimisratkaisujen muutoksen keinoin, koulutustarjontaa ja palveluverkkoa kehittämällä, toimitilojen ja toimipisteiden määrää vähentämällä, toimintamalleja ja organisaatiota sekä yhteistyötä alueella on uudistettava ja lisättävä. Keskeiset muutokset talousarviossa 2016 ja vuosien 2016 2018 toiminta- ja taloussuunnitelmassa perustuvat hallitusohjelman rahoitusleikkauksiin ja niihin varautumiseen. Lukion ylläpito ja toiminta siirtyy Lahden kaupungille 1.8.2016 lukien. Nastolan ja Orimattilan toimipisteet lakkautetaan siten, että opiskelijoiden sisäänottoa niissä ei enää toteuteta v. 2016. Toimipaikkojen lakkautus toteutetaan opetusta uudistamalla ja kaventamatta Päijät-Hämeen alueen kokonaiskoulutustarjontaa suhteessa alueen työelämän tarpeisiin. Toimivan johdon on talousarviovuoden kuluessa analysoitava tuottojen ja kulujen toteutumista säännöllisesti ja tehtävä arvioiden ja ennusteiden pohjalta tarvittavat sopeutustoimenpiteet taloudellisiin tavoitteisiin pääsemiseksi. Käyttötalous- ja investointihankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman myöhään tilikauden aikana, jotta tulorahoitus ja toimintakatteen kertyminen tavoitteiden mukaisesti voidaan tulosalue- ja toimialatasolla varmistaa. 1.2. Henkilöstöjohtaminen ja henkilöstösuunnittelu Henkilöstöjohtamisella on keskeinen rooli kuntayhtymän toiminnan ja talouden hallinnassa. Vastuut ja päätösvalta henkilöstöasioissa määritellään hallintosäännössä ja henkilöstöasioiden toimintasäännöllä. Hallituksen antama henkilöstöasioiden toimintasäännössä (15.12.2014 270) ohjataan esimiehiä henkilöstöjohtamisessa. Toimintasääntöä on uudistettu vuodelle 2016 ( 237).
4 (15) Toimintasäännöllä määrätään hallintosäännön mukaisen toimi- ja päätösvallan siirtämisestä viranhaltijoille henkilöstöasioissa. Toimintasäännössä on lisäksi määritetty hallintosäännön ulkopuolisia työnjohdolliseen määräysvaltaan kuuluvia oikeuksia ja velvollisuuksia. Asiakokonaisuuksiin liittyy tarkempia käytännön ohjeita, joita tulee noudattaa. Ohjeet löytyvät Kori-intranet-sivuilta. Kuntayhtymän toimintatuotoista henkilöstökuluihin käytetään talousarvion 2016 mukaan keskimäärin 60,8 prosenttia. Talousarvion henkilöstökulubudjetoinnissa palkkojen korotusprosenttivaraus valtakunnallisiin sopimuskorotuksiin tarkennettiin käyttösuunnitelmavaiheessa (1.ennuste) lisäämällä syyskuun 2015 palkkatasoon 0.75 %:iin. Vuosina 2013 ja 2014 käytiin kolme yhteistoimintaneuvottelukierrosta ja syksyllä 2015 käytiin koko Salpausta koskevat yhteistoimintaneuvottelut. Pidettyjen yhteistoimintaneuvottelujen tavoitteena on ollut perustehtävän turvaaminen pysyvillä rakenteellisilla ratkaisuilla. Neuvottelujen jälkeisiä päätöksiä ja suunnitelmien toteuttamista seurataan jatkuvasti. Henkilöstöjohtamisen lähtökohta on onnistunut henkilöstösuunnittelu, siihen liittyvät laadullinen ja määrällinen ennakointi, osaamisen varmistaminen ja rekrytointi. Rekrytoinnin hallinnassa tulee ehdottomasti noudattaa rekrytointiohjetta ja rekrytointiesityskäytäntöä. Virkojen ja toimien haettavaksi julistamisesta ja täytöstä on määräykset toimintasäännössä. Kuntayhtymän talousarvion henkilöstösuunnittelu käynnistyy tarkastelemalla nimikkeittäin tarvittavan henkilöstön määrää. Henku-henkilöstökulujen budjetointia tukeva raportointi, on palkkabudjetoinnin suunnittelun työkalu. Toiminta on suunniteltava siten, että henkilöstömäärä ja henkilöstömäärärahat vastaavat toisiaan. Henkilöstötiedon tietovarasto (HR-DW), AGS-raportointi, webtallennus ja Osaamisen johtamisen ohjelmisto mahdollistavat esimiehelle ajantasaisen henkilöstösuunnittelun sekä reaaliaikaisen henkilöstötietojen seurannan. Yksiköiden vastuuhenkilöiltä ja henkilöstötyötä hoitavilta työntekijöiltä ja viranhaltijoilta edellytetään järjestelmien käyttöä ja raporttien hyödyntämistä sekä laadullisessa että määrällisessä henkilöstösuunnittelussa. Kokonaisvaltainen henkilöstösuunnittelu sisältää myös huolehtimisen henkilöstön osaamisesta ja työhyvinvoinnista. Vähenevissä resursseissa ja koulutustoimialan muutoksissa henkilöstön ajantasainen osaaminen ja osaamisen varmistaminen korostuvat. Henkilöstön ikääntyminen ja koulutuksen rakenteelliset muutokset ovat haaste myös henkilöstön työkyvylle, jonka tukemiseksi esimiesten tulee hyödyntää entistä enemmän mm. varhaisen tuen ja Osaamisfoorumin toimintamalleja. Noudatettavat ohjeet on koottu Kori-intraan. Salpauksen toimintaa ja toimintakulttuuria ohjaa eettinen johtaminen. Eettinen johtaminen merkitsee sekä tuloksellisuuden että työhyvinvoinnin johtamisen onnistumista.
5 (15) 2. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN 2.1. Vastuu määrärahojen käytössä Talousarvion toteuttamisen kannalta on korostettava toimialojen ja -yksiköiden sekä niiden johdon ja esimiesten merkitystä unohtamatta koko sitoutuneen henkilöstön panosta. Toimintayksiköihin on siirretty merkittävästi päätösvaltaa ja vastuuta. Määrärahojen riittävyys ja toiminnan taloudellisuus riippuvat siitä, miten ne hoitavat tehtävänsä. Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu ensisijaisesti määrärahojen käyttäjille ja käytöstä vastaaville henkilöille. Näiden on ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin havaitessaan poikkeamia annetuista tavoitteista ja määrärahojen käyttösuunnitelmista. Mikäli jotakin määrärahaa käyttää kaksi tai useampi toimintayksikköä, kaikille vastuutahoille on ilmoitettava heidän käyttöönsä osoitetun määrärahaosan yläraja, jotta määrärahan käyttöä olisi mahdollista valvoa. Kohdassa 2.4. nimetyt vastuualueet tarkentuvat osavastuualueiksi yhtymähallituksen ko. vuotta koskevassa Hankintavaltuudet ja tositteiden hyväksyjät päätöksessä. 2.2. Toimintasuunnitelmien tarkistaminen ja raportointi Toimialojen ja tulosyksiköiden on tarkistettava ja sopeutettava toimintasuunnitelmansa ja työohjelmansa vahvistetun talousarvion mukaiseksi. Toimintoja ja tehtäviä on rationalisoitava sekä työmenetelmiä kehitettävä. Samalla, kun toiminta sopeutetaan talousarvion puitteisiin, on huolehdittava siitä, että kaikki lakisääteiset tehtävät tulevat hoidetuiksi. Kuntayhtymän toiminnasta raportoidaan neljännesvuosittain osavuosikatsauksella hallitukselle ja jäsenkuntiin. Toimialojen tulee kuntayhtymätason osavuosikatsauksen ohella raportoida yhtymähallituksen ja toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti toiminnastaan tarvittavin määräajoin. Talouden toteutuman raportointi toteutetaan tilinpäätösennusteilla. Käyttösuunnitelman (1. ennuste) sekä 2.ennusteen ja seuraavan vuoden talousarvion laadinta muodostavat rullaavan taloussuunnitteluprosessin, jossa suunnitelmaa tarkennetaan aina seuraavassa vaiheessa viimeisimmän käytettävissä olevan tiedon mukaisesti.
6 (15) 2.3. Talousarvion sitovuus Talousarvion sitovuustasot yhtymäkokoukseen nähden ovat: x 1 000 euro Toimialoilla ja yksiköillä on sitovuustasona vastaavasti toimintatulojen ja - menojen erotus eli toimintakate sekä suoritetavoitteet.
7 (15) 2.4. Vastuualueet Sitovuustasoja tarkentavina vastuualueina määritellään seuraavat alueet ja vastuuhenkilöt: Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymä Koulutuskeskus Salpaus Oppimis- ja koulutuspalvelut Opiskelija-, kehittämis- ja työelämäpalvelut Oppimisen kehittämispalvelut Opiskelijapalvelut Työelämäpalvelut Oppilaitospalvelut Kiinteistöpalvelut Ravintolapalvelut Tietohallintopalvelut Rehtorintoimisto ja hallinto toimitusjohtaja toimitusjohtaja ja rehtori oman vastuualueensa osalta vararehtori vararehtori vararehtori opiskelijapalvelujohtaja viestintä- ja markkinointijohtaja ja myyntijohtaja oman vastuualueensa osalta toimitusjohtaja toimitusjohtaja ravintolapalvelujohtaja tietohallintojohtaja toimitusjohtaja, rehtori ja henkilöstöjohtaja kukin oman vastuualueensa mukaisesti 2.5. Taloudellisuus ja määrärahojen käyttö Kaikessa Koulutuskeskus Salpauksen toiminnassa on noudatettava taloudellisuutta ja säästäväisyyttä pyrkien kuntayhtymälle mahdollisimman edullisiin ratkaisuihin. Määrärahojen käytössä on huolehdittava siitä, että myös talousarviovuoden lopussa on varoja tärkeiden ja välttämättömien tarpeiden tyydyttämiseen. Niin ikään tulosyksiköiden on tehokkaasti valvottava tulojen kertymistä. 2.6. Asiakkuudenhallinta, myyntitoiminta ja laskutus Asiakaslähtöisen toimintatavan omaksuminen, asiakkuudenhallintajärjestelmän (AHA) tehokas hyödyntäminen ja myynnin tuloksekas johtaminen ovat onnistumisen kulmakiviä. Tulojen ajantasainen laskutus on tulosyksikön johdon ja esimiesten vastuulla. Laskutuksessa on käytettävä kuntayhtymän laskutusjärjestelmää ja noudatettava kuntayhtymän laskutus- ja perintäohjetta. Tuotteet ja palvelut tulee hinnoitella siten, että hinta kattaa tuotantokustannukset ja osuuden
8 (15) pääomakustannuksista. Palveluiden hinnoittelusta vastaavista henkilöistä päätetään yhtymähallituksen allekirjoitusoikeudet päätöksessä. Asiakkaat, tarjoukset ja tilaukset tulee kirjata asiakkuudenhallintajärjestelmään. Asiakkaalle lähetettävä myyntidokumentti (tarjous, tilausvahvistus, sopimus) tulostuu myyntikirjauksesta Wordiin, josta se voidaan tallentaa ja lähettää asiakkaalle. Tilauksesta muodostetaan laskutustoimeksianto, joka siirtyy AHA:n kautta laskuttajalle Talouspalveluihin. Asiakkuudenhallintajärjestelmässä on myynnin raportoinnin työkalu, jonka avulla kunkin tulosyksikön esimiehen tulee seurata myyntitavoitteiden toteutumista ja reagoida poikkeamiin. Käteisen suoraperintä on toteutettava kassajärjestelmällä tai maksajalle on annettava juoksevalla numeroinnilla varustettu kuitti noudattaen kuntayhtymän kassaohjetta. 2.7. Valtionosuushakemusten laadinta, maksatusten seuranta ja muu tulojen kertyminen Toimialat ja yksiköt vastaavat omaan toimintaansa liittyvien valtionosuushakemusten valmistelusta. Hallinto hoitaa keskitetysti hakemusten lähettämisen ja osan valtionosuushakemuksista, jolloin tulosyksiköiden tulee toimittaa hakemuksiin vaadittavat asiakirjat niin hyvissä ajoin, että määräaikoja voidaan noudattaa. Kiinteistöpalvelut vastaavat kiinteistöihin liittyvistä valtionosuushakemuksista ja niihin liittyvistä ilmoituksista. 2.8. EU-osarahoitteiset projektit EU-osarahoitteisten projektien hakemusten ja projektisuunnitelmien hyväksymisestä ja toteutuspäätöksistä on määritelty yhtymähallituksen vahvistamassa projektiohjeistossa. Projektiohjeistossa ja rahoittajien ohjeissa ja määräyksissä on määritelty EU-projektien rahaliikenteestä ja kirjanpidosta. Projektiohjeistoa on päivitetty muuttuneiden rahoittajaohjeiden ja muiden muutosten osalta. Projekteja haettaessa rahoitushakemukset tehdään arvonlisäverollisina. Maksatushakemusten laadinnasta vastaa projektipäällikkö. EU-osarahoitteisten projektien taloushallinto toteutetaan ostopalveluna Lahden ammattikorkeakoulu Oy:ltä. Projektien kirjanpito hoidetaan normaalin kirjanpidon avulla talousarvioseurannan yhteydessä. Projektien jälkirahoitteisuudesta johtuen kirjanpidon menot jaksotetaan kuukausittain siirtosaamisiin kirjanpidon informaatioarvon parantamiseksi.
9 (15) 3. MÄÄRÄRAHOJEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT OHJEET 3.1. Vuosimäärärahat Talousarvion määrärahoja saadaan käyttää vain talousarviovuoden kuluihin. 3.2. Sisäiset erät Kirjanpitolaki edellyttää, että sisäiset ja ulkoiset tapahtumat erotetaan toisistaan, koska lopullinen tilinpäätös tulee tehdä siten, että siihen ei sisälly sisäisiä eriä. Sisäisinä erinä käsitellään kuntayhtymän eri tulosyksiköiden kesken tapahtuva myynti ja osto, jotka ovat arvonlisäverottomia. Kuntayhtymän erilaisten sisäisten erien erittelemiseksi sisäiset erät käsitellään alla olevan mukaisesti. Tulosyksikön, joka perii tai maksaa sisäisiä maksuja, tapahtumat käsitellään erittelykoodeilla 2 ja 3. Sisäisten erien tarkemmat kirjausohjeet vuoden 2016 taloushallinto-ohjeissa. 3.3. Arvonlisävero Kuntayhtymän arvonlisäverotusmenettelystä on annettu erilliset ohjeet. 3.4. Perintäkulut Kuntayhtymän perintäprosessi hoidetaan keskitetysti. Perintätoimisto hoitaa prosessia maksuhuomautusten lähettämisestä alkaen. Perintäkulut hyväksyy toimitusjohtaja ja ne kohdistetaan ensivaiheessa ao. kustannuspaikalle. Normaalitapauksessa asiakas maksaa perintäkulut, joten lopullisia kustannuksia jää ainoastaan oikeudellisessa perinnässä ja jälkiperinnässä. 3.5. Muita määrärahojen käyttöön ja tulojen varmistamiseen liittyviä ohjeita Henkilöstöasioiden toimintasäännön mukaisesti virkasuhteinen esimies päättää oman auton käyttöoikeudet vastuualueensa henkilöstön osalta opetusalapäällikköä lukuun ottamatta. Opetusalajohtaja päättää oman auton käyttöoikeudet opetusalapäällikön vastuualueen henkilöstön osalta. Tulosyksikkökohtaisesti on laadittava ennakkosuunnitelma. Virka- ja työtehtävien hoitoon liittyvää matkustamista tulee mahdollisuuksien mukaan vähentää. Liikenne on päästöjen tuottajana merkittävässä asemassa, koska kuntayhtymän toimipaikat sijaitsevat melko hajallaan Lahden kaupungissa ja ympäristökunnissa ja liikkumiseen käytetään merkittävässä määrin omia kulkuneuvoja. Lisäksi verkottuminen eri toimijoiden kanssa niin kansallisesti kuin kansainvälisesti lisää matkustamista. Etäkokoustekniikkaa tulee hyödyntää matkustamisen vähentämiseksi.
10 (15) Koulutuksista, seminaareista yms. toimenpiteitä on aina etukäteen keskusteltava esimiehen kanssa ja tehtävä keskeytys webtallennukseen. Esimiesten tulee huomioida henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa vahvistetut osaamisen varmistamisen kokonaisuudet ja keskeytysten tekeminen oikeilla keskeytyskoodeilla. Keskeytys liitetään mahdolliseen matkalaskuun. Ohjeistukset ja koulutuksiin osallistumisen periaatteet määritellään Koriintranetissa. Päijät-Hämeen koulutuskonsernissa on henkilökunnalla käytössä ainoastaan matkapuhelimia. Puheaikarajoite on nykyisin toteutettu niin, että esimiehillä ja osalla asiantuntijoista ei ole rajoitusta ja muilla sallittu puheaika työnantajan liittymällä työasioissa on ma-su klo 6-21. Kuntayhtymän esimiehet ja osa asiantuntijoista joutuu hoitamaan työasioita myös virka-ajan ulkopuolella ja tästä johtuen on tarkoituksenmukaista, että heillä on käytössään työnantajan matkapuhelin sekä matkapuhelinliittymä, joilla työntekijä voi soittaa myös kohtuullisen määrän yksityispuheluita. Vuosittain noin 40 henkilölle on määritelty kaksi työpäivää vuosiloman aikana, jolla varmistetaan toiminnan häiriötön jatkuminen vuosilomakaudella. Tähän ryhmään kuuluvilla henkilöillä on tarpeen saavutettavuus myös normaalin työajan ulkopuolella. Puhelinetu rajoitetaan koskemaan tätä henkilöstöä. Muutokset puhelinetuun tehdään henkilön työtehtävien ja vastuualueiden muutosten yhteydessä, päätöksen tekee toimitusjohtaja. Kokouskustannuksiin tulee kiinnittää huomiota. Kuntayhtymän johtoryhmä on ohjeistanut kokoustarjoilujen periaatteet. Kaikki tilaisuudet (kokoukset, henkilöstökehittämispäivät, seminaarit yms.) tulee ensisijaisesti järjestää kuntayhtymän omissa tiloissa milloin tilaisuuden luonne ei muuta edellytä. Kuntayhtymän ja sen tulosalueiden edustamisessa ja vieraanvaraisuudessa tulee noudattaa tarkkaa harkintaa. Johtoryhmä ohjeistaa edustamisen ja vieraanvaraisuuden toteuttamisen. Tilanteessa, jossa palveluja aiotaan ostaa yritykseltä, jonka omistaja tai osaomistaja on koulutuskonserniin virka- tai työsuhteessa oleva henkilö, on ko. ostosopimus hyväksytettävä ao. tulosalueen johtajalla. Lähtökohtana on, että opiskelijat hankkivat opiskelussa tarvittavat tarvikkeet ja välineet itse. Lakisääteiset suojavaate ym. hankinnat voidaan ostaa oppilaitoksen toimesta. Oppilaitoksen opiskelijoilta perimät maksut vahvistaa rehtori. Pääasiallisesti maksut kerätään käteiskassojen kautta. Poikkeustapauksissa maksut laskutetaan tai ne maksetaan kuntayhtymän pankkitilille viitemaksuina. Maksetut tarvikkeet luovutetaan tai tilataan opiskelijan esittämää maksutositetta vastaan. Opettajat eivät vastaanota käteistä rahaa opiskelijoilta.
11 (15) 4. HANKINNAT 4.1. Irtaimen omaisuuden, kaluston sekä aineiden ja tarvikkeiden hankinnat Talousarviossa on tulosyksiköiden käyttötalouteen varattu määrärahat sellaisen irtaimen omaisuuden hankintaan, jonka käyttöikä on yli kolme vuotta tai hankintahinta 1.000 9.999 euroa (alv 0 %). Edellä mainittu omaisuus luetteloidaan, mutta siitä ei tehdä kirjanpitolain mukaisia suunnitelmanmukaisia poistoja. Hankinnat toteutetaan määrärahojen puitteissa yhtymähallituksen vahvistamien hankintarajojen mukaisesti. Investointimenoina käsitellään yli 10.000 euroa (alv 0 %) maksavat kalustoesineet. Tästä kalustoryhmästä tehdään kirjanpitolain mukaiset suunnitelmanmukaiset poistot. Irtaimistokirjanpidossa ja luetteloinnissa noudatetaan erikseen annettuja ohjeita samoin kuin hankintoja tehtäessä kuntayhtymän hankintaohjeita. Johtoryhmä antaa investointiluvan investointihankkeelle, jonka jälkeen investoinnin ja sen osien varsinainen hankinnan toteutus yhtymähallituksen vahvistamien hankintarajojen mukaisesti. 4.2 Opiskelijoille hankittavat tarvikkeet ja varusteet sekä opiskelijoilta kerättävät maksut Pääsääntöisesti opiskelija hankkii itse (tilaa/ostaa) tarvittavat henkilökohtaiset tarvikkeet. Koulutusalalla opiskelijan tarvitsemien henkilökohtaisten tarvikkeiden tai varusteiden hankintatavasta päättää rehtori opetusalajohtajan valmisteleman esityksen pohjalta. Esityksessä on määriteltävä, mitä tarvikkeita tai varusteita opetusalalla opiskelijat tarvitsevat henkilökohtaiseen käyttöön, mitkä tarvikkeista tai varusteista kuuluvat koulutuksen järjestäjän hankittavaksi, mitä opiskelijalta edellytetään itse hankittavaksi. Lisäksi esityksessä on määriteltävä, mitkä ovat hankintojen kustannukset ja niiden perusteet. Koulutuksen järjestäjän hankkiessa tarvikkeita tai varusteita opiskelijoille yhteistilauksena tms. tai tilaa maksullisia kortteja, vastuuhenkilö (opettaja, opetusalapäällikkö) huolehtii, että opiskelija on maksanut osuutensa kassaan ennen tavaran luovuttamista. Opiskelijalle annetaan maksusta nimellä varustettu kuitti, jota vastaan tavarat luovutetaan. Vastuuhenkilöllä on oltava tilaus- ja hankintavaltuudet. Käteisen rahan kerääminen opiskelijoilta on kielletty. 4.3. Kiinteän omaisuuden hankinta ja rakennushankkeet Kiinteän omaisuuden hankinnasta päättää yhtymähallitus. Rakennushankkeet toteutetaan talousarviossa hyväksyttyjen hankintaohjelmien mukaisesti siten, että suunnitelmat ja urakkatarjoukset 300.000 euroa ylittävien hankkeiden osalta hyväksyy yhtymähallitus ja muiden hankkeiden osalta toimitusjohtaja. Rakennuslupa-asiakirjat allekirjoittaa toimitusjohtaja.
12 (15) 4.4. Kiinteistöjen käyttö ja vuokrasopimukset Kuntayhtymän tilojen käyttöasteen nostaminen on tavoitteena. Koulutuksen järjestelyjä tulee kehittää siten, että opetustilojen käyttöaste nousee. Kuntayhtymän toimijoiden järjestämät tilaisuudet tulee järjestää kuntayhtymän omissa tiloissa, ellei perusteltu syy muuta edellytä. Tällä varmistetaan, että vuokra-kassavirta kohdistuu kuntayhtymälle itselleen eikä ulkopuoliselle taholle. Tätä periaatetta ei noudateta EU-osarahoitteiset projektien rahoittamissa tilaisuuksissa, jotka ovat kilpailuttamisvelvollisia toteutuspaikkojen suhteen. Kalenterivuotta pidemmät kuntayhtymän käyttöön tulevat huonevuokra- ja muut sopimukset ja niiden muutokset tulee saattaa hallituksen käsittelyyn. Lyhyempikestoiset sopimukset on toimitettava toimitusjohtajan tietoon. Vuokrasopimukset valmistelee Kiinteistöpalvelut yhdessä tilaa käyttävän tulosyksikön kanssa. Mikäli tarpeettoman kiinteistön myynnistä ei ole riittävää varmuutta tai tarpeettomaksi on tullut vain osa kiinteistöstä, on tarkoituksenmukaista vuokrata se väliaikaisesti ulkopuoliseen käyttöön. Tällöin ko. tiloista syntyvät kiinteistökulut voidaan kattaa mahdollisimman hyvin. Ulosvuokrausvaihtoehdot ovat selkeästi väliaikaisratkaisuja ja siksi vuokran määritys ja vuokra-ajat on tarkoituksenmukaista määrittää yleisellä tasolla. Vuokran määrän osalta tavoitteena on käypä markkinavuokra kuitenkin siten, että vuokratasona tavoitellaan vähintään kohteen pääoma- ja käyttökuluvuokraa. Kuntayhtymän sisäinen keskipääomavuokra vuonna 2016 on 4,52 /m2/kk ja käyttökuluvuokra 6,01 /m2/kk. Ulosvuokrauksessa noudatetaan yhtymähallituksen päätöstä, jonka mukaan yli vuoden mittaiset vuokrasopimukset allekirjoittaa toimitusjohtaja tai tilapalvelupäällikkö. Lyhytaikaiset, alle 12 kuukauden pituiset vuokrasopimukset voivat hyväksyä edellisten lisäksi opetusalajohtajat sekä oppilaitospalveluiden johtajat. Toistaiseksi voimassa olevat vuokrasopimukset tehdään pääsääntöisesti yhden, kolmen tai kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Vuokrasopimukset, joissa on yli vuoden irtisanomisaika, hyväksyy yhtymähallitus. 4.5. Leasingvuokraus Kuntayhtymän tietokoneet (pöytäkoneet ja kannettavat) hankitaan leasingvuokrauksella. Tietokoneiden hankinta käyttötalous- tai investointimäärärahoilla voidaan toteuttaa vain tietohallintojohtajan hyväksynnällä. Leasingmenettelystä on annettu tarkemmat ohjeet (intranetissa). Muiden IT-laitteiden (tulostimet, videotykit) hankinta voidaan rahoittaa harkinnan mukaan joko leasingrahoituksella tai käyttötalousmäärärahoilla. Hankinnasta ja leasingvuokrauksesta päättävän viranhaltijan tulee huomioida leasingvuokrauksen vuokrarasite tuleville tilikausille. IT-laitteiden todellisen käytön seurantaa kehitetään alkavan toimintavuoden aikana ja hankinnat tehdään seurannan perusteella. Tavoitteena on vähentää laitteiden määrää.
13 (15) Muiden hankintojen leasingvuokrausesitykset hyväksyy toimitusjohtaja hankintavaltuutensa mukaisesti. Leasingvuokrausesityksen hyväksymisen jälkeen ao. viranhaltija tekee viranhaltijapäätöksen kohteen hankinnasta ja rahoittamisesta leasingvuokrauksella. Ajoneuvojen varsinaiset leasingsopimukset allekirjoittaa prosessin mukaisesti tämän jälkeen toimitusjohtaja. Ajoneuvo- ja työkonehankinnoissa käytettävä leasing-vuokraus hoidetaan Lahden kaupunkiseudun hankintaosasto kilpailuttamien auto- ja työkoneleasing palveluiden kautta. Palveluun sisältyy polttoainekortit, jotka käyvät Nesteen ja Teboilin asemilla. Yhtenäinen polttoainekorttikäytäntö on otettu käyttöön myös kuntayhtymän omistamiin autoihin. 4.6. Varastot Ostoja tehtäessä on tarkoin harkittava, miten suuri ja kattava varaston tulee olla. Varastojen artikkeli- ja kappalemäärät on suunniteltava opetuksen toteuttamisen lähtökohdista. Kehittämällä varaston valvontaa on pyrittävä supistamaan omat varastot niin pieniksi kuin toimintavarmuus suinkin sallii, jotta kuntayhtymän kassavaroja ei sidota tarpeettomaan varastointiin. Varastojen toimintaa on kehitettävä siten, että varastoartikkeleiden käyttö voidaan toteuttaa kohdennetusti. Toimitusjohtaja vahvistaa päätöksellään varastojen enimmäismäärät ja vastuunalaiset varastonhoitajat. 4.7. Opiskelijoille maksettava työssäoppimisajan ateriakorvaus Lain ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) 37 :n mukaan päätoimisissa opinnoissa opiskelijalla on oikeus maksuttomaan ateriaan niinä työpäivinä, joina opetussuunnitelma edellyttää opiskelijan läsnäoloa koulutuksen järjestäjän osoittamassa koulutuspaikassa. Luonnonvara-alalla on lisätty ateriaetuus, johon kuuluu päivittäinen kouluateria, aamiainen ja päivällinen (Asetus ammatillisesta koulutuksesta 22 ). Mikäli yksikköhintarahoitteisen ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijalla ei ole mahdollisuutta ruokailla työssäoppimisen aikana oppilaitoksessa eikä työssäoppimispaikka tarjoa työssäoppimispaikalla ruokailua, maksetaan vuonna 2016 opiskelijalle ateriakorvausta 4,50 euroa/työpäivä. Luonnonvaraalalla ateriakorvauksen määrä on em. tapauksessa 9,00 euroa/työpäivä. 4.8. Kirjojen ja muiden tietoaineistojen hankinta Vuoden 2015 alusta Lahden ammattikorkeakoulu Oy tuottaa tieto- ja kirjastopalvelut Koulutuskeskus Salpaukselle. Tieto- ja kirjastopalvelut ylläpitää tietoaineistojen omaisuudenhallintaa Voyager-tietojärjestelmässä, joka asiakkaalle näkyy Masto-tietokantana (masto.finna.fi). Tieto- ja kirjastopalvelut hankkii kaiken Koulutuskeskus Salpauksen tarvitseman tietoaineiston. Aineisto dokumentoidaan Masto-tietokantaan oman erillisen tunnuksen alle aineiston tilaajan tiedoin. Nämä tiedot eivät ole julkisesti esillä.
14 (15) Tietoaineiston tilaamisesta Koulutuskeskus Salpauksen käyttöön annetaan erilliset ohjeet. 5. Käyttöomaisuuden myynti Hallintosäännön mukaisesti käyttöomaisuuden myynnistä päättää yhtymähallitus. Hallitus voi kuitenkin siirtää toimivaltaansa irtaimen omaisuuden myynnistä muille toimielimille tai viranhaltijoille. Irtaimen omaisuuden myynnistä päättää toimitusjohtaja. Irtaimen omaisuuden myynnissä on ennen päätöksentekoa selvitettävä myytävän omaisuuden mahdollinen käyttö kuntayhtymän muissa toiminnoissa. Toimitusjohtaja voi antaa käytännön myyntiluvan tulosalueen viranhaltijalle. Myyntilupa arvoltaan vähäisissä voidaan antaa sähköpostitse luetteloitavan viranhaltijapäätöksen sijaan. Yksityiskäyttöön soveltuvan kulutuskäyttöön soveltuvan irtaimen myyminen toteutetaan Patinan tai vastaavan kautta. Käyttöomaisuudessa käsiteltävien eläinten, mm. hevosten myynnistä päättää Koulutuskeskus Salpauksen kulttuuri- ja luonnonvara-alan opetusalajohtaja. Käytöstä poistettavan omaisuuden haltijayksikön johtaja/päällikkö vastaa omaisuuserän poistamisesta irtaimistoluettelosta. 6. Maksuvalmius ja kassavarojen sijoittaminen Maksuvalmiuden ylläpitämiseksi tulosyksiköiden on noudatettava hallituksen ja toimitusjohtajan antamia ohjeita mm. menojen jaksottamisessa. Lisäksi tulosyksiköiden tulee tehdä tarvittaessa rahoitusbudjetti yhteistoiminnassa talouspalveluiden kanssa. Ylimääräisiä kassavaroja sijoitetaan maksuliikennetiliä paremman korkotuoton saamiseksi, jos saatava tuotto kattaa maksuliikenteen kokonaiskilpailutuksen yhteydessä valitun maksuliikennetilin tuoton lisäksi sijoittamisesta aiheutuvat kulut. Sijoittamisen periaatteena on varojen turvaava sijoittaminen. Kassavarojen lyhytaikaisesta sijoittamisesta päättää toimitusjohtaja raportoiden sijoituksista hallitukselle. Nykyisen rahoitusmarkkinatilanteen johdosta on syytä hajauttaa talletuksiin sisältyvää pankkiriskiä. Kassavaroja voidaan tallettaa seuraavien rahalaitosten tilimuotoisiin tai vastaaviin sijoituksiin, ei kuitenkaan yhteen rahalaitokseen kuin enintään 50 % talletushetken kassavaroista ja enintään 12 kuukauden ajaksi. 7. Tositteiden hyväksyjät Yhtymähallitus tekee vuosittain päätöksen tositteiden hyväksyjistä ja hankintavaltuuksista. Tositteiden hyväksymisraja on sama kuin hankintavaltuus. Hyväksymis- ja hankintarajat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %).
15 (15) Oppilaitospalveluiden yksiköt koordinoivat tiettyjä hankintoja muiden tulosyksiköiden puolesta. Tilaaja hyväksyy kustannukset hyväksymällä hankintapäätöksen tai tilauksen eikä varsinaista laskua ko. tapauksissa kierrätetä yksiköiden hyväksyttävinä. Nämä laskut hyväksyy keskitetysti toimitusjohtaja ja kustannusten kohdistaminen perustuu tilauksen yhteydessä yksiköiltä kysyttyyn kirjanpidon kohdistamistietoon. Laskut asiatarkastaa hankinnan valmistelusta ja koordinoinnista vastaava yksikkö. Keskitetyn koordinoinnin ja hyväksynnän piirissä ovat mm. vakuutuslaskut, ITja autoleasing-laskut, tulosyksiköille tehtävät kirjahankinnat, postikulut ja VR:n matkakortin laskut.