SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 1

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 1 Sastamalan tarkastuslautakunta Aika 24.02.2017 klo 08:30-11:05 Paikka Sastamalan kaupungintalo, kokoushuone 414 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 10 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 11 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 12 Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät 5 13 Yhdyskuntatekniikan tilannekatsaus 7 14 Tarkastuslautakunnan havainnot seurantavastuualueista 8 15 Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut tilikausille 2017-2020 ja optio tilikaudelle 2021 16 Muut asiat 12 17 Muutoksenhaku 13 18 Kokouksen päättäminen 14 9

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 2 Sastamalan tarkastuslautakunta Aika 24.02.2017 klo 08:30-11:05 Paikka Sastamalan kaupungintalo, kokoushuone 414 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Asikainen Eveliina puheenjohtaja Kulonpää Irmeli jäsen Lahtinen Sini jäsen Oksanen Kari jäsen Parvio Miika jäsen Pärssinen Markku jäsen - klo 9.35 Toivo Johanna jäsen Virtanen Tero jäsen Virolainen Ari tilintarkastaja 10-14, 16-18 Rautava Tapio hallintojohtaja 12 Vainiomäki Kauko yhdyskuntatekniikan päällikkö 13 Koskinen Päivi hallinto- ja taloussuunnittelija 15 Poissa Jaakkola Timo jäsen Allekirjoitukset Käsitellyt asiat Pöytäkirjan tarkastus Eveliina Asikainen Ari Virolainen Päivi Koskinen puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä pöytäkirjanpitäjä 10-14, 16-18 15 10-18 :t Sastamala 24. helmikuuta 2017 Miika Parvio Tero Virtanen Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Sastamalan kaupungintalo, hallinto 3 krs 27.2.2017

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 3 Sastamalan tarkastuslautakunta 10 24.02.2017 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Starkltk 10 Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 4 Sastamalan tarkastuslautakunta 11 24.02.2017 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Starkltk 11 Vuorossa ovat Johanna Toivo ja Tero Virtanen. Ehdotus: Tarkastuslautakunta päättää valita tämän kokouksen pöy täkir jan tarkastajiksi Johanna Toivon ja Tero Virtasen. Päätös: Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Miika Parvio ja Tero Virtanen.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 5 Sastamalan tarkastuslautakunta 12 24.02.2017 Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Starkltk 12 Kuntalaki 84 : "Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään se kä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muis ta kin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja vir ka teh tä vien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maan käyt tö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoi tavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apu lais por mes ta ria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on teh tä vään sä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä si don nai suuk sis sa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoi tus vel vol li suu den noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tie dok si. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa il moi tus vel vol lista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä il moi tus ta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tie to ver kossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Il moi tusvel vol li suu den piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päät tyes sä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tie to ver kos ta." Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on val voa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden nou datta mis ta ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Kaupungin uuden hallintosääntöluonnoksen mukaan "tar kas tus lau takun ta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun si don nai suuk sien il moit tamis vel vol li suu den noudattamista ja huolehtii si don nai suus re kis te rin julkisten tietojen julkaisemisesta kaupungin verk ko si vuil la. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset val tuustol le tiedoksi vähintään kerran vuodessa." Oheismateriaalina on Kuntaliiton "Ohjeistus si don nai suus il moi tuk sis ta ja -rekisteristä."

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 6 Sastamalan tarkastuslautakunta 12 24.02.2017 Hallintojohtaja Rautava on kutsuttu kokoukseen esittelemään asiaa. Ehdotus: Tarkastuslautakunta päättää antaa konsernihallinnon teh täväk si valmistella sidonnaisuusilmoituksiin liittyvien tehtävien käy tän nön jär jes te lyt. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 7 Sastamalan tarkastuslautakunta 13 24.02.2017 Yhdyskuntatekniikan tilannekatsaus Starkltk 13 Yhdyskuntatekniikan päällikkö Kauko Vainiomäki on kutsuttu kokoukseen, aiheena yhdyskuntatekniikan tilannekatsaus. Ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Päätös: Hyväksyttiin.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 8 Sastamalan tarkastuslautakunta 14 24.02.2017 Tarkastuslautakunnan havainnot seurantavastuualueista Starkltk 14 Tarkastuslautakunnan havainnot: seurantavastuualueista: Kaupunginhallitus Sosiaali- ja terveyslautakunta Kasvatus- ja opetuslautakunta Kulttuuri- ja va paa-ai ka lau ta kun ta Tekninen lautakunta Rakennuslautakunta Maaseutulautakunta Tilakeskuksen johtokunta Sastamalan Vesi Liikelaitoksen joh to kun ta Työterveys Akaasia liikelaitoksen joh to kun ta Sastamalan Opiston johtokunta Eveliina Asikainen Tero Virtanen, Irmeli Kulonpää Sini Lahtinen ja Miika Parvio Johanna Toivo Kari Oksanen ja Timo Jaakkola Markku Pärssinen Sini Lahtinen Tero Virtanen Miika Parvio Miika Parvio Johanna Toivo Ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadut havainnot. Päätös: Hyväksyttiin.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 9 Sastamalan tarkastuslautakunta 15 24.02.2017 Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut tilikausille 2017-2020 ja optio tilikaudelle 2021 79/02.02.01/2017 Starkltk 15 Kuntalain (410/2015) 122.1 :n mukaisesti valtuusto valitsee hal lin non ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Se kä kuntalain että valtuuston hyväksymän tarkastussäännön mu kai ses ti tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuu den tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kuntalain 122.2 :n mukaan kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tällainen syy voi olla esimerkiksi konsernin suuri koko. Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on val mistel la mm: - valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat - huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteen so vit tami ses ta Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tar kas tus lau ta kun nan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen jär jes tä mis tä. Kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteen so vit ta mi seen liittyen tarkastuslautakunta on kilpailuttanut myös tytäryhtiöiden tar kastus pal ve lut. Hankinnan valmistelu Tarkastuslautakunta hyväksyi kokouksessaan 19.1.2017 6 tar jouspyyn nön tilintarkastuspalveluiden hankkimisesta tilikausille 2017-2020 sekä optiosta tilikaudelle 2021. Tarjouspyyntöön sisältyy - Kuntalain (410/2015) 14 luvun mukainen Sastamalan kaupungin hallin non ja talouden tarkastus - tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät - arviointipalvelu tarkastuslautakunnalle - EU-hankkeiden ja muiden erityistehtävien tarkastus ja var men nuk set - Sastamalan kaupungin tytäryhtiöiden tilintarkastuslain (1141/2015) mu kai nen tilintarkastus Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyt tö oi keus so pi muk sis ta annetun lain (1397/2016) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avoin ta menettelyä. Tarjouspyynnöstä on toimitettu ilmoitus Julkiset hankinnat -sivustolle (HIL MA) 20.1.2017 kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana ja tar jous pyyn tö on tämän jälkeen julkaistu kaupungin kotisivulla.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 10 Sastamalan tarkastuslautakunta 15 24.02.2017 Tarjousten jättöaika päättyy 17.2.2017 klo 14.00. Valintakriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisen. Hinnan painoarvo on vertailussa 60 % ja laadun painoarvo 40 %. Tarjouspyynnössä on määritelty ehdottomat vaatimukset sekä ko konais ta lou del li suut ta arvioitaessa käytettävät hinta- ja laatukriteerit ja las ken ta pe rus teet. Kriteeristö käy ilmi oheismateriaalina olevasta tarjous pyyn nös tä. Hankintapäätös- ja sopimus Hankintapäätöksen Sastamalan kaupungin tilintarkastusyhteisön va linnas ta tekee kaupunginvaltuusto tarkastuslautakunnan esityksestä. Tytär yh tiöi den yhtiökokoukset tekevät osaltaan päätöksen ti lin tar kas tusyh tei sön valinnasta kaupungin valmistelun ja ehdotuksen poh jal ta. Sopimus koskee tilikausien 2017 2020 hallinnon ja talouden tar kastus ta. Sopimukseen sisältyy tilikautta 2021 koskeva optio, jonka käytös tä Sastamalan kaupunki päättää kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä ja sen jälkeen kau pun gin tytäryhtiöt varsinaisissa yhtiökokouksissaan. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edel lyt tää erillistä kirjallista sopimusta. Tarjoukset ja tarjousvertailu Määräaikaan mennessä on jätetty kolme tarjousta, joista kaikki täyttivät tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset. Tarjouksista on laadittu tarjousvertailu (hinta- ja laatupisteet), joka oheisena. Oheismateriaali: - tarjouspyyntö - tarjousvertailu Tarkastuslautakunnan jäsenillä on mahdollisuus tutustua tar jous asiakir joi hin 20.2.2017 alkaen kaupungintalon kirjaamossa au ki olo ai ka na sekä tarkastuslautakunnan kokouksessa. Ehdotus: Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, et tä 1. Sastamalan kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen suo rit ta jak si tilikausille 2017-2020 sekä mahdolliselle optiovuodelle 2021 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt BDO Audiator Oy 2. Sastamalan kaupungin tytäryhteisöille esitetään ti lin tar kas tus yh teisök si Kuntalain 122 :n mukaisesti kaupungin valitsemaa ti lin tar kas tusyh tei söä

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 11 Sastamalan tarkastuslautakunta 15 24.02.2017 3. tarkastuslautakunta valtuutetaan päättämään tilikautta 2021 kos kevan optiovuoden käytöstä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä 4. tytäryhteisöjen tilintarkastusyhteisön valintaa koskien asia saa tetaan yhtiöiden jatko-ohjeistusta varten tiedoksi konsernijohdolle. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Merkittiin, että tilintarkastaja Ari Virolainen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi ja hallinto- ja taloussuunnittelija Päivi Koskinen toimi sihteerinä pykälän käsittelyn ajan.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 12 Sastamalan tarkastuslautakunta 16 24.02.2017 Muut asiat Starkltk 16 Päätös: Muita asioita ei ollut.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 13 Sastamalan tarkastuslautakunta 17 24.02.2017 Muutoksenhaku Starkltk 17 Ehdotus: Liitetään pöytäkirjaan. Päätös: Liitettiin.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 14 Sastamalan tarkastuslautakunta 18 24.02.2017 Kokouksen päättäminen Starkltk 18 Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 11.05.

SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2017 15 OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimusaika Päätökseen tyytymätön voi jäljempänä esitetyllä tavalla tehdä kirjallisen oikai suvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeu teen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Tarkastuslautakunta Sastamalan kaupunki Käyntiosoite: Aarnontie 2 A Postiosoite: PL 23 38201 SASTAMALA Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kulut tua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuk sen osoittamana aikana tai eril liseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aika na. Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän al lekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettva oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisu vaatimusajan päättymistä. Päätökset, joista voi tehdä oikaisuvaatimuksen: - Kiellot Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska ne koskevat vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KL 91 ): 10-18