Hankekäsikirja Lähiruokaexpertti VäriLiike Osaaminen virtaa Jokilaaksoissa Exchange of Good Practices Laatusampo Parasta DigiTukea OmaNauta TAKE JEDUn hanketoiminta Uuden sukupolven vesileikkaus Parasta palvelua Finland 100 in China TaKoKe Jatkoväylä Matkalla Mestariksi JEDUsta Biokaasu Yrittäjyyskasvatus Vähähiilinen maatila VlogUp2 Hanketoiminnan tavoitteena on eri rahoituslähteitä hyödyntämällä kehittää mahdollisimman tehokkaasti alueen elinkeinoelämää ja oman organisaation toimintaa. Hankkeiden sisällöissä korostuvat mm. uusien oppimisympäristöjen, koulutusmuotojen ja menetelmien kehittäminen, yrittäjyys sekä alakohtaisen osaamisen lisääminen. www.jedu.fi
S I S Ä L L Y S HANKKEEN MÄÄRITELMÄ... 2 JOKILAAKSOJEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HANKETOIMINTA... 2 HANKE PROSESSINA / MYÖNTEINEN PÄÄTÖS... 3 HANKE PROSESSINA / KIELTEINEN PÄÄTÖS... 4 HANKKEEN SUUNNITTELU... 5 LÄHTÖKOHTA JA HANKEIDEAN ARVIOINTI... 5 HANKKEEN VALMISTELU, HANKEIDEAN ARVIOINTI JA ESITTELY... 5 HANKKEEN HAKEMINEN... 5 HANKESUUNNITELMA JA RAHOITUSHAKEMUS... 5 HANKESUUNNITELMAN / RAHOITUSHAKEMUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN... 6 HAKEMUKSEN MUUTTAMINEN/TÄYDENTÄMINEN... 7 HANKESOPIMUKSET... 7 HANKKEEN ALOITTAMINEN... 7 HANKKEEN TOTEUTTAMINEN... 8 Talous ja hankinnat... 8 Valvonta ja ohjaus... 9 Ohjausryhmä... 9 Hankeryhmä (hankekohtaisesti)... 9 Arviointi ja muutokset... 9 Tiedottaminen ja julkisuus... 10 Seuranta ja raportointi... 10 Hallinta... 10 Seuranta... 10 Raportointi... 10 Hankeasiakirjat... 11 Hanketarkastukset... 11 HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN... 11 ASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN... 11
HANKKEEN MÄÄRITELMÄ Hanke on ennalta asetettuihin tavoitteisiin pyrkivä ja ajallisesti rajattu kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus, jonka toteuttamisesta vastaa sitä varten perustettu organisaatio. Hankkeet voivat olla JEDUn omia hankkeita tai verkostohankkeita, joissa JEDU on joko koordinaattorina tai osatoteuttajana (mukana on yksi tai useampia verkostokumppaneita kotimaasta tai ulkomailta). JOKILAAKSOJEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HANKETOIMINTA JEDU on Pohjois Pohjanmaan eteläosan erkittävin ammatillisen koulutuksen toimija ja aluekehittäjä. Kehittämishankkeet ovat yksi keskeisistä työkaluista, joilla toteutetaan perustehtävää: järjestetään monialaista ammatillista koulutusta, tuetaan ja vahvistetaan yksilön elinikäistä kasvua, ammatillisten valmiuksien kehittymistä ja alueen kehittymisedellytyksiä. Hanketoiminnan tavoitteena on eri rahoituslähteitä hyödyntämällä kehittää mahdollisimman tehokkaasti alueen elinkeinoelämää sekä oman organisaation toimintaa. Hankkeiden sisällöissä korostuvat mm. uusien oppimisympäristöjen, koulutusmuotojen ja menetelmien kehittäminen, yrittäjyys sekä alakohtaisen osaamisen lisääminen. Hankkeet myös edistävät yhteistyötä muiden oppilaitosten, tutkimuslaitosten, työelämän ja alueen elinkeinoelämän kanssa. Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän hankkeita tukevat ja rahoittavat mm. Euroopan unioni, Pohjois Pohjanmaan liitto, Elinkeino, liikenne ja ympäristökeskus, Opetushallitus, opetus ja kulttuuriministeriö, Aluehallintovirasto, maa ja metsätalousministeriö sekä Erasmus+ ohjelman kansallinen toimisto Opetushallituksessa. Hanketoiminnan vaikuttavuutta arvioidaan mm. rahoituskriteerien täyttymisellä (esim. uudet työpaikat, uudet yritykset, tasa arvo, kestävä kehitys) omarahoitusosuuden takaisinmaksuajalla kehitettyjen toimenpiteiden ja oppimisympäristöjen käyttöönotolla erilaisilla kerätyillä palautteilla (osallistujat, ohjausryhmät, työnantajat) JEDUn hankekokonaisuutta seurataan ja ylläpidetään yhteisellä hankesalkulla, jossa on tiedot vuoden aikana käynnissä olevista, haetuista (myös hankeideat), perutuista ja ei rahoitusta saaneista hankkeista. 2
HANKE PROSESSINA / MYÖNTEINEN PÄÄTÖS 3
HANKE PROSESSINA / KIELTEINEN PÄÄTÖS 4
HANKKEEN SUUNNITTELU Hankkeen suunnittelu ja hakeminen etenevät prosessikaavion mukaisesti. Käytännössä toimintaan vaikuttavat myös hankkeen koko, tyyppi ja luonne. LÄHTÖKOHTA JA HANKEIDEAN ARVIOINTI Hankkeen lähtökohtana on selkeä tarve. Hankkeen ideoijina voivat toimia JEDUn henkilöstö, ulkopuoliset tahot (työelämä, yritykset, kehittäjäorganisaatiot, muut koulutuksenjärjestäjät) tai rahoittajat (maakunnallinen kehittäminen, verkostoituminen, yhteistyö). Ideointia ohjaavat myös JEDUn strategia, laatupolitiikka ja tavoitteet. Ideaa arvioidaan eri suunnilta, kartoitetaan siihen liittyviä hyötyjä ja riskejä sekä suunnitellaan omarahoitusosuutta, rahoituslähteitä ja pääpiirteitä. Sama prosessi tehdään myös suunniteltaessa verkostohankkeeseen osallistumista. HANKKEEN VALMISTELU, HANKEIDEAN ARVIOINTI JA ESITTELY Hankkeen varsinainen valmistelu aloitetaan vasta johtoryhmältä saadun luvan jälkeen. Hankeideasta tehdään lyhyt kuvaus (lomake), joka toimitetaan yhteisistä palveluista vastaavalle vararehtorille. Vararehtori esittelee hankeidean JEDUn johtoryhmälle. Johtoryhmä arvioi idean ja varmistaa, ettei vastaavaa hanketta jo toteuteta/ole toteutettu tai suunnitella samaan aikaan JEDUn sisällä. Hän päättää myös kehittämishankkeisiin osallistumisesta johtoryhmäkäsittelyn jälkeen. Sekä JEDUn hallinnoimat hankkeet että esitykset verkosto hankkeisiin osallistumisesta käsitellään samalla tavalla. Jos johtoryhmä hyväksyy idean, niin hankkeen valmistelu voi jatkua, ja hankeidealomake toimitetaan myös JEDUn hankesalkkuun. Hankehakemus tehdään aina Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän nimissä. Jos johtoryhmä ei hyväksy ideaa, niin prosessi päättyy tai ideaa muutetaan ja se otetaan uudelleen käsittelyyn. Yhteisistä palveluista vastaava vararehtori allekirjoittaa Koulutuskeskus JEDUn hankehakemukset ja loppuraportit lukuun ottamatta EU hankkeita. Mikäli tarkoituksena on muokata/hakea uudelleen jotain aiemmin peruttua/hakematta jätettyä hanketta, niin menettely on sama kuin täysin uuden hankeidean kanssa (aiempi JORYn hyväksyntä ei ole voimassa). Myös hakemisen siirtyessä tai siitä kokonaan luovuttaessa toimitetaan tietoa sekä johtoryhmälle että JEDUn hankesalkkuun. HANKKEEN HAKEMINEN HANKESUUNNITELMA JA RAHOITUSHAKEMUS Rahoittavan tahon ohjeiden ja vaatimusten mukaan hankkeelle laaditaan joko erillinen hankesuunnitelma tai asiat sisältyvät rahoitushakemukseen. 5
Suunnitelman sisältö voi koostua mm. seuraavista tiedoista: 1. Hankkeen nimi, yhteyshenkilö, vastuuhenkilö ja toteutusaika 2. Tausta, tarve, lähtötilanne, ohjelmakytkennät 3. Tavoite, tulokset, vaikutukset 4. Kohderyhmä ja hyödynsaajat 5. Keskeinen sisältö ja toiminta 6. Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma 7. Yhteistyötahot ja verkostoituminen 8. Hankkeen organisointi ja ohjausryhmän kokoonpano 9. Tiedotus ja markkinointisuunnitelma 10. Seuranta ja raportointi 11. Hankkeen arviointi Rahoitushakemuksen laatimisessa noudatetaan rahoittajan antamia täyttöohjeita. Rahoittajakohtaiset rahoitushakemukset löytyvät rahoittajan www sivuilta tai esim. EURAjärjestelmästä. Rahoitushakemuksessa hakijana on aina Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä ja hakijatyyppinä kuntayhtymä. Muita tietoja ovat: y tunnus: 0210010 1 jakeluosoite: PL 72, Maliskyläntie 2, 85500 NIVALA Tilinumero: IBAN FI9280001201256808 BIC: DABAFIHH WWW osoite: http://www.jedu.fi hankkeen vastuuhenkilö: kuntayhtymän johtajan tiedot hankkeen taloushallinnosta vastaava: hallinto ja talousjohtajan tiedot HANKESUUNNITELMAN / RAHOITUSHAKEMUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN Kuntayhtymän johtaja vastaa JEDUn hanketoiminnasta sekä allekirjoittaa EU rahoitteiset hankehakemukset ja loppuraportit. Hankevalmistelu täytyy ajoittaa niin, että allekirjoittamiselle jää aikaa pari työpäivää. Koulutuskeskus JEDUn yhteisistä palveluista vastaava vararehtori allekirjoittaa Koulutuskeskus JEDUn muut hankehakemukset ja loppuraportit. Rahoittajasta ja hakumenettelystä riippuen allekirjoitus voi olla pelkästään sähköinen (esim. EURA) tai sähköisesti jätetty hakemus, joka tulostetaan allekirjoitusta varten ja toimitetaan postitse rahoittajalle. EURA järjestelmä, EU:n rakennerahastojen hallintajärjestelmä, edellyttää sekä hanketietojen syöttäjältä että allekirjoittajalta Katso tunnisteen käyttöä. Tunnisteen vahvuus määräytyy henkilön roolin mukaan, hakemuksen allekirjoittajalla on vahva tunnus. Kaikkien haettujen hankkeiden tiedot (hankkeen nimi, rahoittaja, rahasto, päättymisaika, vastuullinen toimipiste ja vastuuhenkilö, JEDUn kokonaisbudjetti/jedun koordinoimassa verkostohankkeessa koko hankkeen budjetti, omarahoitus/jedun koordinoimassa verkostohankkeessa koko hankkeen omarahoitus, yksityisrahoitus, kuntien/muu julkinen rahoitus) toimitetaan JEDUn hankesalkkuun. 6
HAKEMUKSEN MUUTTAMINEN/TÄYDENTÄMINEN Hankkeen vastuuhenkilö hoitaa yhteydenpidon rahoittajan kanssa ja tekee tarvittavat toimenpiteet/ toimittaa pyydetyt tiedot ja liitteet. HANKESOPIMUKSET Rahoittaja edellyttää, että verkostohankkeissa laaditaan kumppaneiden (yritykset, kunnat, muut koulutuksen järjestäjät, muut sidosryhmät) kesken yhteistyösopimukset. Hakuvaiheessa hankehakemuksiin liitetään aiesopimukset. Yhteisistä palveluista vastaava vararehtori allekirjoittaa Koulutuskeskus JEDUn aiesopimukset ja kansainväliset yhteistyösopimukset, Lopulliset yhteistyösopimukset tulee laatia mahdollisimman pian rahoittajalta saadun virallisen rahoituspäätöksen jälkeen, mutta kuitenkin ennen hankkeen toteuttamisen aloittamista. Jos hankkeen aloittamisen jälkeen tulee mukaan uusia yhteistyökumppaneita, niin heidän kanssaan laaditaan aina erilliset tilanteen mukaiset sopimukset. Sopimuksissa yksilöidään sovittavat asiat, sopimusosapuolten velvollisuudet ja oikeudet sekä määritellään osapuolten kustannusosuudet hankkeen kustannusarviosta. Mikäli hankepäätöksen mukainen rahoitussuunnitelma sisältää yksityistä tai kuntarahoitusta, on siitä laadittava sopimus hankkeen toteuttamiseen osallistuvien tahojen kanssa. Kuntarahoituksen osalta on varsinaisen sopimuksen sijasta riittänyt todisteeksi myös ko. organisaation kokouspöytäkirjanote, jossa mainitaan hankkeelle myönnetty rahoitus. Sopimuksen osapuolina ovat aina Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä ja hankkeen yhteistyökumppani. Kuntayhtymän johtaja allekirjoittaa kaikki lopulliset sopimukset. HANKKEEN ALOITTAMINEN Hankkeen rahoituspäätös liitteineen skannataan Dynastyyn ja toimitetaan tiedoksi hankkeen vastuuhenkilölle ja muille mukana oleville tahoille. Lisäksi päätöksen tiedot toimitetaan JEDUn hankesalkkuun. Kielteinen päätös/ei rahoitusta/peruttu hanke, josta on kirjallinen päätös, skannataan Dynastyyn ja toimitetaan tiedoksi hankkeen vastuuhenkilölle ja JEDUn hankesalkkuun. Tarvittaessa, mikäli rahoittaja antaa mahdollisuuden, hankehakemus perutaan ennen virallista kielteistä päätöstä (= hanketta voidaan hakea myöhemmin uudelleen). Hankehenkilöstön palkkauksessa noudatetaan kuntayhtymän tehtävien vaativuusluokitusta, jonka mukaan päällikkö nimitystä ei voida käyttää, ellei henkilöllä ole esimiesasemaa. Projektikoordinaattori voi hoitaa rahoittajien ymmärtämää projektipäällikön tehtävää. Kaikista EU rahoitteisista hankkeista, ja lisäksi muiden rahoitusmuotojen yli 50 000 euron hankkeista, tehdään Dynastyyn asettamispäätös (tekstimalli), jossa mainitaan mm. hankkeen nimi, toteutusaika, rahoittajat, myönnetty rahoitus, omarahoitusosuus, projektin vetäjä ja muut toimijat, verkoston jäsenet ja ohjausryhmä. Asettamispäätöksen liitteeksi tulee hankepäätös. 7
Hanketoimijat tutustuvat päätösasiakirjoihin, ja lisäksi ainakin projektipäällikkö/projektikoordinaattori sekä mahdollisuuksien mukaan myös hanketoimijat ja taloushallinnon edustaja osallistuvat rahoittajan mahdollisesti pitämään hankeinfoon tai aloituspalaveriin. HANKKEEN TOTEUTTAMINEN Hanketoiminta käynnistetään ja hanketta toteutetaan päätöksen, suunnitelmien ja rahoittajan ohjeiden mukaan. TALOUS JA HANKINNAT Talous Hankkeen taloushallintoon sovelletaan Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän yleisiä ohjeita, säädöksiä ja periaatteita. Hankkeen kustannusten, tulojen ja rahoituksen on oltava erotettavissa kirjanpidossa siten, että tilinpidon ja tositteiden tarkastaminen on mahdollista ilman vaikeuksia. Tämän varmistamiseksi hankkeelle avataan kirjanpitoon oma hankenumero vastuullisen tulosalueen alle. Hankenumeron avaamista varten taloushallintoon toimitetaan rahoituspäätös liitteineen ja hanketiivistelmä (lomake). Lisäksi hankkeelle avataan oma kopiointi /tulostustunnus. Kustannusten oikean kohdistumisen varmistamiseksi sovitaan hankelaskujen tarkastusmenettely, ja laskujen tarkastaja on velvollinen varmistamaan oikean tiliöinnin. Hankkeen vastuuhenkilö tarkastaa lisäksi Web tai muun raportin kautta taloustilanteen vähintään kuukausittain, jotta kirjanpitoon ehditään tehdä mahdolliset korjaukset ennen kulloisenkin kauden sulkemista. Hankkeen kokonaistilannetta, kustannusten ja rahoituksen toteutumaa, seurataan koko hankeajalta. Maksatushakemukset, kustannus /rahoitusselvitykset ja välilaskut Maksatushakemukset ja muut selvitykset laaditaan rahoittajan ohjeistuksen ja määräaikojen mukaan. Niiden valmistelussa on myös huomioitava riittävä allekirjoitusaika. Maksatushakemukset, muut mahdolliset rahoitusselvitykset ja välilaskut liitteineen toimitetaan sähköpostitse taloushallintoon. Samoin toimitetaan tieto maksatuspäätöksistä (hyväksyttiinkö haettu rahoitus, valitetaanko päätöksestä jne.) ja mahdollisista hankesuunnitelmien muutoksista (toteutusaika, kustannuslajien väliset muutokset, rahoitus jne.). Tilinpäätösvaiheessa taloushallinnolta tulee erillinen ohjeistus. Hankinnat Hankinnoissa noudatetaan rahoittajan ohjeita ja hankintalakia. Hankinnat kilpailutetaan ohjeiden mukaan ja niissä voidaan hyödyntää myös JEDUn jo mahdollisesti tekemiä hankintasopimuksia (hyväksytettävä tilannekohtaisesti rahoittajalla). JEDUn hankintaohje löytyy intrasta (Säännöt ja toimintaohjeet > Hankinnat). Saaduista tarjouksista tehdään riittävä vertailu, ja valinta tehdään pääsääntöisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden tai hankinnasta riippuen halvimman hinnan perusteella. Hankkeesta vastuullinen toimipiste huolehtii hankittavien laitteiden asianmukaisesta vakuuttamisesta, ja vakuutusten ottamisesta ilmoitetaan hallinto ja talousjohtajalle. 8
VALVONTA JA OHJAUS Ohjausryhmä Hankkeelle asetetaan ohjausryhmä, jos sitä edellytetään hankkeen rahoituspäätöksessä. Muussa tapauksessa voidaan perustaa tarvittava ohjaus tai kehittämisryhmä, joka seuraa hankkeen toteutumista. Ohjausryhmän asettamispäätöksessä (voi olla osana hankkeen asettamispäätöstä) nimetään mm. jäsenet ja varajäsenet sekä lisäksi mahdollisia asiantuntijajäseniä. Rahoittaja nimeää yleensä oman edustajansa, joka on asiantuntijaedustajana ohjausryhmän ja muissa kokouksissa. Ohjaus-ryhmä ei ole vastuussa hankkeen toteuttamisesta, vaan vastuu on aina tuensaajalla. Puheenjohtajaa valittaessa huomioidaan rahoittajan ohjeet esteellisyydestä. Jäsenten lisäksi ohjausryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa kutsua hankkeen tavoitteiden toteutumista ja tulosten levittämistä tukevia asiantuntijoita. Hankeryhmä (hankekohtaisesti) Hankeryhmän vastuu jakautuu esim. seuraavasti: Projektipäällikkö/projektikoordinaattori kokonaisvastuu toimeenpanosta, taloudesta, raportoinnista Projekti /hankesihteeri (jos on erikseen) toimii projektipäällikön tukena Hanketoimijat hankesuunnitelman mukaiset tehtävät Hankkeen ohjausryhmä edustaa asettajaa, rahoittajaa ja asiantuntemusta Mahdolliset asiantuntijat määritellyt tehtävät hankkeessa ARVIOINTI JA MUUTOKSET Arviointi Hankkeen toimintaa arvioidaan koko sen keston ajan. Arvioijina voivat toimia hankkeen toteuttajien ja ohjausryhmän lisäksi muut hankkeessa mukana olevat ja myös hankkeen ulkopuoliset tahot. Ulkoisen arvioinnin tehtävänä on tarkistaa hankkeen tavoitteiden toteutumista ja onnistumista, kohderyhmän ja yhteiskunnan saamaa hyötyä. Yksittäisten hankkeiden toiminnan ajantasainen arviointi tapahtuu lähinnä ohjausryhmätoiminnassa. Muutokset Hankkeen toiminta ja tavoitteiden saavuttaminen saattavat edellyttää muutoksia alkuperäisiin suunnitelmiin. Yleisimpiä muutoksen kohteita ovat toteutusaika, kustannuslajien väliset muutokset, rahoitukseen esitettävät muutokset ja merkittävät muutokset toteutettavissa toimenpiteissä / hankkeen sisällössä. Ennen muutoshakemuksen tekemistä on asiasta tiedotettava yhteisistä palveluista vastaavaa vararehtoria, sovittava asiasta rahoittajan kanssa ja hyväksytettävä muutokset mahdollisessa ohjausryhmässä. Jatkomenettely tapahtuu rahoittajan ohjeiden mukaan. Hankkeen toteutusaikaa, rahoitusta ja hankevetäjää koskevista muutoksista toimitetaan tietoa JEDUn hankesalkkuun. 9
TIEDOTTAMINEN JA JULKISUUS Useimmat rahoituspäätökset edellyttävät hankkeesta tiedottamista. Hankkeiden viestinnässä voidaan hyödyntää mm. WWW sivuja, intraa, sähköpostia, sosiaalista mediaa sekä erilaisia lehdistötiedotteita. Hankkeelle tehdään JEDUn www sivuille oma esittelysivu (lomake). Jos hankkeelle halutaan laajempi www sivusto, niin sen osoite voidaan linkittää ko. esittelysivulle. Hankkeella voi olla myös oma työskentely ympäristö, jolloin IT tuki luo SharePointiin yhteisen sivuston (ei henkilökohtainen tallennuspaikka). Hankkeen laajuudesta riippuen voidaan laatia erillinen viestintäsuunnitelma, jossa määritellään viestinnän tavoitteet, resurssit, vastuut, kohderyhmät, keskeisimmät viestintäkeinot ja kanavat sekä viestintä toimenpiteiden alustava aikataulu. Hankkeiden viestinnässä noudatetaan rahoituspäätöksessä olevia ohjeita ja määräyksiä. Mikäli rahoittaja ei ohjeista hankkeen tiedottamista, niin siinä noudatetaan Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän markkinointi ja viestintäsuunnitelmaa sekä yhteistä graafista ohjeistoa, jotka löytyvät intrasta (Koulutus > Markkinointi). SEURANTA JA RAPORTOINTI Hallinta JEDUn kokonaishanketilannetta seurataan ja ylläpidetään JEDUn hankesalkun avulla. Koulutuskeskus JEDUn yhteisissä palveluissa ylläpidettävässä salkussa ovat tiedot vuoden aikana käynnissä olevista, haetuista, päättyneistä ja ei rahoitusta saaneista/perutuista hankkeista. Salkun tietoja päivitetään jatkuvasti muuttuvan tilanteen mukaan. Seuranta Seurantaa ohjaavat ensisijaisesti rahoittajan asettamat määräajat, mutta seurantaa on syytä tehdä muutenkin koko hankkeen toteutusajan. Hankkeen vetäjä varmistaa, että raportit ja maksatushakemukset lähtevät ajoissa asianmukaisesti allekirjoitettuina rahoittajalle. Lisäksi yhteisten palveluiden projektikoordinaattori seuraa hankkeiden toteutuma ja raportointitilannetta. Raportointi Raportoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa hankkeen tuloksista ja tehdyistä toimenpiteistä koulutuskuntayhtymälle, rahoittajalle ja yhteistyökumppaneille. Rahoittaja on kiinnostunut erityisesti siitä, kuinka hyvin tavoitteet ovat toteutuneet sekä millaisia tuloksia ja vaikutuksia hankkeella on saavutettu. Raportoinnissa verrataan saavutettuja tuloksia hyväksytyssä suunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin, arvioidaan onnistumista ja perustellaan tarvittaessa miksi tavoitteita ei ole saavutettu. Hankkeiden väliraportit laaditaan rahoittajan ohjeiden ja aikataulun mukaan ja loppuraportti rahoituspäätöksessä määriteltyyn päivämäärään mennessä. 10
HANKEASIAKIRJAT Hankkeesta kootaan kansio, joka sisältää kaiken sitä koskevan keskeisen aineiston. Kansiota ylläpidetään koko hankkeen keston ajan. Hankekansio sisältää mm. seuraavat asiakirjat: Hankesuunnitelma, sekä alkuperäinen että mahd. päivitetyt versiot Hakuasiakirjat, myös muutoshakemukset Rahoittajan päätökset, myös muutospäätökset Sopimukset Kilpailutusasiakirjat Maksatushakemusten / muiden rahoitusselvitysten kopiot liitteineen Taloushallinnon raportit Maksatuspäätökset Väli ja loppuraportit Seuranta asiakirjat Kokouspöytäkirjat Tiedotteet ja julkaisut Tarkastuslausunnot HANKETARKASTUKSET Hankkeen dokumentointi ja raportointi on suoritettava niin, että sen päättymisen jälkeinen valvonta ja tarkastus kyetään tekemään asianmukaisesti. Suurin osa rahoittajan hankkeisiin kohdistuvasta tarkastuksesta on paikan päällä tapahtuvaa ja hankekohtaisia. Tarkastuksista ilmoitetaan yleensä etukäteen. HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN Hankkeen päättyessä laaditaan loppuraportti, arvioidaan koko hankkeen toteutusta ja vaikutuksia sekä valmistellaan kaikki muut tarvittavat materiaalit. ASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN Hankkeen asiakirjat säilytetään JEDUn arkistossa, Maliskyläntiellä tai Koulutuskeskus JEDUn toimipisteissä, rahoituspäätöksen arkistointiohjeen mukaan. JEDUn arkistonhoitaja opastaan tarkemmin käytännön asioissa. 11
www.jedu.fi