Työsuunnitelma Hankinnat ja logistiikka sekä siivous ja ruokahuolto -teemaryhmä 7.12.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Työsuunnitelman sisältö 1. Kokouskäytännöt 2. Toiminnan tavoitteet 3. Teemaryhmän tehtävät 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet 5. Valmisteluresurssit ja työnjako 6. Teemaryhmän viestintä 7.12.2016 2 www.pirkanmaa2019.fi
1. Kokouskäytännöt Teemaryhmän puheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja Vesa Haapamäki Virroilta. Varapuheenjohtajana toimii Reko Martti Tuomi Logistiikasta. Puheenjohtajien ollessa estyneitä kokous valitsee puheenjohtajan. Kokouksissa teknisenä sihteerinä toimii Mikko Koponen Pirkanmaan liitosta. Myöhemmin tarkastellaan mahdollisuutta osoittaa sihteerin tehtäviin henkilö teemaryhmän organisaatioiden joukosta. Kokouspaikat pyritään järjestämään teemaryhmän osallistujaorganisaatioiden tiloista. Tarkempi paikka ilmoitetaan aina kokouskutsussa. Kokouksia pyritään pitämään kerran kuukaudessa. Alatyöryhmät kokoontuvat useammin ja tuovat asioita teemaryhmän käsiteltäväksi/tietoon. Kokouskutsu, esityslista ja taustamateriaalit toimitetaan kolme päivää ennen kokousta, mutta asioita voidaan tuoda myös suoraan teemaryhmän kokouksiin. Teemaryhmän jäsenen ollessa estynyt osallistumaan kokoukseen, voi hän kutsua varajäsenen kokoukseen tarvittavan asiantuntemuksen perusteella. Teemaryhmän kokouksissa laaditaan aina projektiryhmälle tiedotettavat asiat -dia se liitetään kokousmuistioon. Teemaryhmän materiaalit ovat lähtökohtaisesti julkisia. Materiaalit kootaan pirkanmaa2019.fi-sivuille ja my.pirkanmaa.fi-työtilaan. Virallisesta tiedottamisesta vastaa projektiryhmä (ks. tarkemmin kohta 6). 7.12.2016 3 www.pirkanmaa2019.fi
2. Toiminnan tavoitteet Esivalmisteluvaiheen aikana työryhmien työllä pohjustetaan ja aloitetaan sote- ja maakuntauudistuksen toteutus Pirkanmaalla. Työn on tarkoitus varmistaa, että uudistus tapahtuu järjestelmällisesti, tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Toimintaa johtaa esivalmistelun hallitus ja johtoryhmä. Teemaryhmän työtä ohjaa ja koordinoi Yhteiset asiat -projektiryhmä. Tavoitteena on tehdä Suomen paras ja Euroopan kiinnostavin uudistus. Tämä tarkoittaa, että uudistus nähdään mahdollisuutena tehdä asiat paremmin, asiakaslähtöisemmin ja vaikuttavammin. Haasteena on irrottautua nykyrakenteista ja -toimintatavoista ja aidosti uudistaa uuden maakunnan toiminta- ja palvelukokonaisuutta. 7.12.2016 4 www.pirkanmaa2019.fi
3. Teemaryhmän tehtävät (1) Tarkentaa nykytilan kuvausta tarpeellisessa määrin. Nykytilan kuvaus kertoo toiminnan nykyisen järjestämistavan, siihen käytetyt resurssit sekä keskeiset tulokset ja vaikutukset. Tarkastella toimintojen yhteyspintoja sekä yhteistyötarpeita ja -mahdollisuuksia maakunnassa. Myös maakuntarajojen yli tapahtuva yhteistyötä on tarkasteltava. Kerätä eri organisaatioissa kehitetyt hyvät käytännöt ja laatia suunnitelma niiden hyödyntämisestä ja levittämisestä Hahmottaa toimintojen ja palvelujen tulevaa uudistavaa järjestämismallia ottaen huomioon mahdollisuudet uusiin toimintatapoihin, organisoitumiseen ja yhteistyöhön: miten toimitaan uudessa maakunnassa? Tarkastella teemaryhmiä läpileikkaavia asioita (esim. riskien hallinta) ja järjestää tarvittaessa yhteisiä työpajoja tms. Valmistella materiaalia muutosviestintään sekä tehdä muut projektiryhmän ja projektijohtajan antamat tehtävät Teemaryhmät voivat teettää selvityksiä ja antaa toimeksiantoja pienemmille työryhmille. Se voi järjestää työpajoja, kuulemistilaisuuksia sekä muilla tavoin varmistaa sidosryhmien osallistumisen valmisteluun. 7.12.2016 5 www.pirkanmaa2019.fi
3. Teemaryhmän tehtävät (2) Teemaryhmä voi täydentää ja tarkentaa asetettuja tehtäviä ja tavoitteita tarkoituksenmukaisin osin valmistelun edetessä. Merkittävistä muutoksista työsuunnitelmaan tiedotetaan Yhteiset asiat - projektiryhmälle. Teemaryhmälle osoitetut tehtävät: Seurata ja tukea valtakunnallisen yhteishankintojen palvelukeskuksen valmistelu a. Valmistella selvitykset hankinnan volyymeistä ja nykyjärjestelyistä, hankinnan tuki- ja asiantuntijapalveluiden tarpeista, yhteisesti kilpailutettavista tuotekategorioista ja sopimuksista, hankinnan ja logistiikan henkilöstöstä, toimintaan liittyvistä tietojärjestelmistä ja -palveluista sekä mahdollisesti siirtyvistä ja siirrettävistä sopimuksista. Maakunnan oman hankintatoimen järjestämistavan valmistelu. Hahmottaa ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelujen uudistavaa järjestämismallia sekä laatia selvitykset toiminnan volyymeista, palveluverkosta, tuotannon järjestelyistä yms. Maakunnan alueen henkilö- ja tavarakuljetusten suunnittelu. Tavoite 24.5.2017: Selvitykset valtakunnallisen yhteishankintojen palvelukeskuksen valmistelua varten ovat valmiit. Esitys maakunnan hankinnan järjestämistavasta väliaikaishallinnon käsiteltäväksi on laadittu. Tavoite 1.1.2019: Valtakunnallinen palvelukeskus aloittaa toimintansa. Maakunnan oma hankintatoimi on organisoitu. 7.12.2016 6 www.pirkanmaa2019.fi
4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet Teemaryhmän työskentely sovitetaan yhteen projektiryhmän toiminnan ja sen kokousrytmin kanssa. Kokouksia pyritään pitämään kerran kuukaudessa. Teemaryhmän kokouksista toimitetaan projektiryhmälle tiedotettavat asiat -tiedote. Teemaryhmän puheenjohtaja osallistuu projektiryhmän kokouksiin ja antaa lyhyen tilannekatsauksen teemaryhmän toiminnasta. Teemaryhmä raportoi välittömästi projektiryhmälle asioista, jotka vaativat johtoryhmän tai hallituksen linjausta. Valmisteluvaiheen välitavoitteet 15.12.2016: Teemaryhmä on järjestäytynyt ja aloittanut työskentelyn. Työsuunnitelma ml. aikatauluja resurssitarkastelut ovat valmiit ja käsitelty projektiryhmässä. Teemaryhmä on organisoitunut alaryhmiin. Perusaineiston keruu ja tilannekuvausten laadinta on aloitettu. 23.2.2017: Väliraportointi projektiryhmälle. Väliraportissa on arvioitu ainakin valmistelun etenemistä asetettujen tavoitteiden suhteen, työn organisoitumista sekä esiin nousseita haasteita ja tarpeita. Teemaryhmä on yhteen sovittanut toimintaansa tarvittavilta osin suhteessa muihin keskeisiin teemaryhmiin. 24.5.2017: Teemaryhmän raportit ja selvitykset ovat valmistuneet ja projektiryhmä on ne käsitellyt. 7.12.2016 7 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit ja työnjako (1) Kokousten asialistat ja materiaalit valmistelee teemaryhmän tekninen sihteeri ryhmän ja puheenjohtajan esiin nostamien asioiden pohjalta. Teemaryhmän puheenjohtaja vastaa teema- ja alatyöryhmien keskinäisen toiminnan yhteensovittamisesta sekä toiminnan koordinoinnista projektiryhmän suuntaan. Teemaryhmä organisoituu kolmeen alatyöryhmään: Ateriat, puhtaus ja laitoshuolto (koollekutsujana toimii Tarja Alatalo) Hankinnat ja logistiikka (koollekutsujana toimii Petteri Paavola) Henkilökuljetukset (koollekutsujana Erkki Harju) Alatyöryhmiin kutsutaan henkilöt teemaryhmän ja koollekutsujien toimesta. Alatyöryhmät aloittavat työskentelynsä nykytilan selvityksillä ja teemakohtaisen lähtötilannekuvan luomisella. Muutosvoima-hankkeen henkilöstö tukee teemaryhmän työtä, mutta sen työpanos on rajallinen. Teemaryhmään kuuluvien sidosryhmien tarjoama työpanos, tilat ja henkilöresurssit ovat kriittisiä esivalmisteluvaiheen läpiviemiseksi. Muutosvoima-hanke kattaa kohtuullisissa määrin tilavuokrat laajoihin, osallistaviin ja teemaryhmien toimintaa yhteen kokoaviin työpajoihin yms. 7.12.2016 8 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit ja työnjako (2) Keskeiset valmisteluvaiheen sidosryhmät ovat ainakin: Pirkanmaan kunnat ja Pirkanmaan liitto KELA, ELY-keskus, TE-toimisto Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Kuntien Hankintapalvelut Oy (KuHa) Tuomi Logistiikka Oy Tampereen Voimia Servi Keskeiset teemaryhmät, joiden kanssa valmistelun yhteyspinnat ja työnjaot on selvitettävä ovat: Yhteistoiminta-alueet (yhteiset) Kiinteistöt (yhteiset) Henkilöstö (yhteiset) Järjestäjän ja tuottajan roolit (yhteiset) Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen (SOTE) Valinnanvapaus ja kilpailutus (SOTE) Palveluverkko- ja integraatioryhmä (SOTE) Alueen elinvoiman edistäminen (MAKU) 7.12.2016 9 www.pirkanmaa2019.fi
6. Teemaryhmän viestintä Projektiryhmä virallisena viestijänä (viestintäryhmä tukee, aktiivinen tiedottaminen). Tiedotteet lähtevät kootusti osoitteesta pirkanmaa2019@pirkanmaa.fi Projektiryhmien yhteydessä olevat teemaryhmät (22 kpl) vastaavat käytännön valmistelusta. Teemaryhmät konkretisoivat tavoitteet ja valmistelevat materiaalia muutosviestintään. Valmisteltu materiaali on lähtökohtaisesti julkista. Teemaryhmien tulee pitää toisensa ja muut uudistuksessa olevat tahot tietoisena valmistelusta. Valmistuneet materiaalit (muistiot tms.) toimitetaan: yhteisten ryhmien osalta: mikko.koponen@pirkanmaa.fi Ryhmien kokousajat ja materiaalit laitetaan näkyviin nettisivuille www.pirkanmaa2019.fi. Tulossa myös työtila my.pirkanmaa.fi Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa. Ks. Tarkemmin Pirkanmaa2019-viestintäsuunnitelma osoitteessa: http://www.pirkanmaa.fi/wpcontent/uploads/pirkanmaa2019_viestint%c3%a4suunnitelma.pdf