Käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin Käyttöoikeusmääräyksen soveltamisohje Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016 Lokakuu 2018 Antero Lehmuskoski THL / Operatiivisen toiminnan ohjaus
Soveltamisohjeen sisältö 1 2 3 4 5 6 Sosiaalihuollon asiakastiedot ja niiden käsittely (sivut 3 6) Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista (sivut 7 13) Käyttöoikeuksien määrittelyn perusteet (sivut 14 24) Tarkennuksia käyttäjäroolien kuvaamiseen (sivut 25 47) Käyttöoikeuksien määrittely käytännössä (sivut 48 51) Käyttöoikeuksista kysyttyä (sivut 52 58) 2 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
1 Sosiaalihuollon asiakastiedot ja niiden käsittely 3 [Tekijä]
Sosiaalihuollon asiakastiedot Henkilötietoja ovat tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti, esimerkiksi yhdistämällä tietoja toisiinsa. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen, hänelle läheisten henkilöiden tai hänen elinolosuhteidensa kuvaamisen perusteella. Sosiaalihuollon asiakastietoja ovat kaikki sosiaalihuollossa syntyneet tai vastaanotetut henkilötiedot, jotka merkitään asiakirjoihin. Ne ovat salassa pidettäviä. Asiakastietojen käsittelyä säännellään EU:n tietosuoja-asetuksella (GDPR) sekä sitä kansallisesti täydentävällä lainsäädännöllä. 4 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Asiakastiedot suurennuslasin alla Asiakastietoja eivät ole työntekijän henkilökohtaiset muistiinpanot, joiden perusteella hän laatii asiakirjoja. Ne on kuitenkin hävitettävä, kun ne käyvät tarpeettomiksi. Jos ne jaetaan työyksikössä, niistä tulee viranomaisen asiakirjoja. Asiakastietoja ovat myös epävirallisesti muotoillut tietoaineistot, jos ne liittyvät asiakkaan asian hoitamiseen. Ne tulee liittää asiakkaan asiakasasiakirjoihin. Lastensuojelun sosiaalityöntekijälle toimitetaan lastensuojeluilmoituksen osana linkki alaikäisen asiakkaan internetiin lataamiin tietoihin, jotka herättävät huolen hänen hyvinvoinnistaan. Sosiaalityöntekijä tallentaa lataamansa aineiston asiakaskertomukseen, jolloin kyse on asiakastietoja sisältävästä viranomaisen asiakirjasta. 5 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Asiakastietojen käsittely Asiakastietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia niihin kohdistuvia toimenpiteitä, kuten keräämistä, tallentamista, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Käsittelyä ovat muun muassa merkintöjen tekeminen asiakirjaan, asiakirjan tallentaminen, asiakastietojen hakeminen asiakastiedon arkistosta sekä niiden lukeminen ja tulostaminen. GDPR:ssä henkilötietojen käsittelijä on henkilö tai organisaatio, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta. Käsittelijä voi olla esimerkiksi viranhaltija, ammatinharjoittaja tai ICT-palveluntarjoaja, jolla on pääsy asiakastietoihin. 6 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
2 Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista 7 [Tekijä]
THL määräys 1/2017 Sisältää periaatteet, joiden mukaan käyttöoikeudet on määriteltävä Määräys on voimassa 1.7.2017 alkaen ja sitä sovelletaan liityttäessä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, kuitenkin viimeistään 1.1.2021 Koskee kaikkia sosiaalihuollon palvelunantajia ja niiden henkilöstöä 8 Antero Lehmuskoski THL / OPER
Valtuutussäännös: laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) 9 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Valtuutussäännöksen tulkintaa Asiakasasiakirjalaki 254/2015, 23 1 mom. määrittelee palvelutehtävän käyttöoikeuksien määrittelyn peruslähtökohdaksi. Kunkin työntekijän työtehtävien sisältö määrittää tarkemmin sen, mitä asiakastietoja hän tarvitsee. Palvelunantaja huolehtii käyttöoikeuksien määrittelystä. 2 mom. antaa THL:lle valtuudet kuvata perusteet, joiden mukaisesti palvelunantaja määrittelee käyttöoikeudet henkilöstölle. Määräys siis antaa suuntaviivat ja keskeiset periaatteet käyttöoikeuksien määrittelylle. 10 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Käyttöoikeusmääräyksen soveltamisala Määräystä sovelletaan sosiaalihuoltoa tai sosiaalipalveluja järjestäviin, tuottaviin tai toteuttaviin viranomaisiin sekä yksityisistä sosiaalipalveluista annetussa laissa (922/2011) tarkoitettuihin palvelujen tuottajiin ja toteuttajiin. Määräys koskee sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015) 23 :ssä säädettyä sosiaalihuollon palvelunantajan palveluksessa toimivan, sosiaali- ja terveydenhuollon ammatillisen henkilöstön käyttöoikeuksien määrittelyä sähköisesti talletettuihin sosiaalihuollon asiakastietoihin. Määräys ei koske paperiarkistojen käsittelyä, mutta niiden käsittelyyn voi soveltaa samoja periaatteita. Määräys ei koske myöskään potilastietojen käsittelyä, vaikka niitä käsiteltäisiin sosiaalihuollossa. 11 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Soveltamisala suurennuslasin alla Määräys koskee esimerkiksi kuntaa tai kuntayhtymää, joka järjestää sosiaalihuollon palveluja. Se koskee myös yritystä, yhdistystä, osuuskuntaa tai muuta yksityistä toimijaa, joka toteuttaa sosiaalipalveluja. Määräys koskee sähköisessä muodossa tallennettuja asiakastietoja. Käyttöoikeudet on määriteltävä tietojärjestelmään, jolla näitä asiakastietoja käsitellään. Määräystä ei sovelleta esimerkiksi pieneen sosiaalialan yhdistykseen, yritykseen tai ammatinharjoittajaan, jolla ei ole käytössään asiakastietojärjestelmää. 12 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Käyttöoikeusmääräyksen voimassaolo ja soveltaminen Määräys on tullut voimaan 1.7.2017. Palvelunantajan on sovellettava määräystä silloin, kun se liittyy Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi. Käyttöoikeuksien on kuitenkin oltava määriteltyinä määräyksen mukaisesti viimeistään vuoden 2021 alusta alkaen. Käyttöoikeuksien määrittely voi aiheuttaa suuria muutoksia toimintakäytänteisiin, joten se on hyvä tehdä ennakoivasti hyvissä ajoin ennen Kanta-liittymistä. 13 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
3 Käyttöoikeuksien määrittelyn perusteet 14 [Tekijä]
Käyttöoikeuksien määrittely osana asiakastiedon suojaamista Ammattioikeus ja työtehtävät Lokivalvonta Ammattihenkilön todentaminen Ammatillinen harkinta Asiayhteyden todentaminen Käyttöoikeuksien määrittely Asiakastietojen käsittelyn erityinen syy 15 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Käyttöoikeudet asiakastietoihin Käyttöoikeuksien määrittely asiakastiedoille on osa asiakastietojen suojaamista oikeudettomalta käytöltä. Käyttöoikeus asiakastietoihin tarkoittaa sitä, että henkilö voi kerätä asiakasta koskevia tietoja, laatia ja tallentaa asiakirjoja ja hakea asiakastietoja tietojärjestelmästä käytettäväksi työtehtävien suorittamisessa. Kanta-palvelujen käyttöönottoon valmistautuminen sisältää henkilöstön käyttöoikeuksien määrittelyn. Käyttöoikeudet on määriteltävä ennen liittymistä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi. 16 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
17 [Tekijä]
Palvelunantajan vastuu käyttöoikeuksien määrittelyssä Palvelunantajan on määriteltävä käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin kaikille niille työntekijöilleen, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää asiakastietojen käsittelyä. Käyttöoikeudet on määriteltävä kullekin työntekijälle siten, että hänellä on pääsy vain niihin asiakastietoihin, jotka ovat työtehtävien suorittamisessa välttämättömiä. Käyttöoikeudet ja niiden hallinta tulee toteuttaa asiakastietoja käsittelevään tietojärjestelmään. 18 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Määrittelyvastuu on palvelunjärjestäjällä ja palveluntuottajalla Sosiaalihuollon palvelujen järjestämisestä vastaava kunta tai kuntayhtymä on sosiaalihuollon henkilörekisterin rekisterinpitäjä. Palveluntuottaja on GDPR:n tarkoittama henkilötietojen käsittelijä, joka toimii palvelunjärjestäjän lukuun ja tallentaa asiakastiedot sen rekisteriin. Yksityisesti järjestettävässä sosiaalihuollossa asiakkaan kanssa sopimuksen tehnyt palveluntuottaja toimii myös rekisterinpitäjänä. Sekä rekisterinpitäjä että henkilötietojen käsittelijä määrittelevät käyttöoikeudet omalle henkilöstölleen määräyksen mukaisesti työtehtävien perusteella. Suurin osa määräyksen sisältämistä käyttäjärooleista koskee palvelunjärjestäjäorganisaatiota. 19 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Kenelle käyttöoikeudet määritellään? Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat vain asiakkaan, muiden asianosaisten sekä asiaa hoitavan henkilöstön käytettävissä. Käyttöoikeudet määritellään sosiaalihuollon henkilöstölle. Ne eivät liity asiakkaan tai hänen edustajansa tiedonsaantioikeuteen esimerkiksi Omakannan kautta. Käyttöoikeudet määritellään kaikille henkilöstön jäsenille, joilla on kirjaamisvelvollisuus. Asiakasasiakirjalain mukaan kirjaamisvelvollisuus on sosiaalihuollon ammattihenkilöillä ja muulla asiakastyöhön osallistuvalla henkilöstöllä. Esimerkiksi esimiehet, jotka vahvistavat asiakaspäätöksiä, kuuluvat kirjaamisvelvollisiin. Käyttöoikeudet kuuluvat tarvittavassa määrin myös niille henkilöstön jäsenille, joiden työtehtävät kohdistuvat tukipalveluihin, kuten asiakastietojen ja asiakastietojärjestelmien hallintaan ja ylläpitoon. 20 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Käyttöoikeuksien määrittelyn perusperiaatteet Työntekijällä on käyttöoikeus työtehtävien kannalta välttämättömiin asiakastietoihin siinä palvelutehtävässä, johon hänen työtehtävänsä kohdistuvat. Tarvittaessa käyttöoikeus laajennetaan niihin muissa palvelutehtävissä syntyneisiin asiakastietoihin, joita työntekijä säännönmukaisesti tarvitsee työnsä suorittamiseksi. Jos työn suorittaminen ei edellytä kaikkien palvelutehtävään liittyvien asiakastietojen käsittelyä, käyttöoikeus rajoitetaan 1) osaan palvelutehtävässä annettavista sosiaalipalveluista, 2) tiettyihin palveluprosesseihin tai 3) tiettyihin palvelutehtävässä laadittaviin asiakasasiakirjoihin. 21 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Työtehtävien kannalta välttämättömät asiakastiedot Työtehtävien hoitamiseksi välttämättömät tiedot ovat niitä asiakastietoja, jotka työntekijä tarvitsee palvellakseen asiakasta hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Se tarkoittaa sitä, että toimenpiteet ja ratkaisut ovat hyvin perusteltuja ja suhteessa tavoiteltuihin päämääriin. Tämä edellyttää riittäviä ja ajantasaisia tietoja asiakkaan elämäntilanteesta. Tiedot, joilla ei ole vaikutusta palvelun laatuun tai asian ratkaisemiseen, eivät ole työtehtävissä välttämättömiä. Käyttöoikeuksien määrittelyllä pyritään estämään työtehtävissä tarpeettomien tietojen käsittelyä. 22 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Käyttäjäroolit Käyttöoikeuksien määrittelyä varten kuvataan käyttäjärooleja, jotka perustuvat henkilöstön työtehtäviin. Käyttäjäroolien kuvauksen tulee pohjautua luokituksiin 1) Sosiaalihuolto Palvelutehtävä 2016 (THL:n määräys 1/2016) ja 2) Sosiaalihuolto Sosiaalipalvelut (2016). Kuvauksissa hyödynnetään tarvittaessa myös luokituksia 3) Sosiaalihuolto Sosiaalihuollon palveluprosessi ja 4) Sosiaalihuolto Asiakasasiakirjatyyppi. 23 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Käyttäjäroolien kuvaaminen Käyttöoikeusmääräys ei rajaa kuvattavien käyttäjäroolien määrää. Niitä voi määritellä muitakin kuin määräyksessä esitetyt. Tärkeintä on, että roolit on sidottu sosiaalihuollon palvelutehtäviin ja niissä tunnistettuihin työtehtäviin. Käyttäjäroolien määrittelyssä hyödynnetään valtakunnallisesti yhtenäistä tapaa jäsentää työtä ja siinä syntyviä asiakastietoja. Näin käyttäjärooleista muodostuu valtakunnallisesti ymmärrettäviä. Sosiaalipalveluja, palveluprosesseja ja asiakasasiakirjoja koskevat luokitukset ovat työvälineitä roolien kuvaamisessa. Määräyksessä ei ole nähty tarpeelliseksi erotella asiakastietojen kirjaamista, katselua tai muuta käsittelyä toisistaan. Siinä kuvatut käyttäjäroolit sisältävät työtehtävissä tarpeellisen käsittelyn. Käyttäjäroolin voi tarvittaessa määritellä myös tarkemmin niin, että roolilla on oikeus nähdä asiakastietoja mutta ei tehdä kirjauksia. 24 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
4 Tarkennuksia käyttäjäroolien kuvaamiseen 25 [Tekijä]
Käyttäjäroolien perusryhmät 1 Sosiaalipäivystys 7 Lastensuojelu 2 3 4 5 6 Palvelujen koordinointi ja palvelutarpeen arviointi Esimiestehtävät Lapsiperheiden palvelut Työikäisten palvelut Iäkkäiden palvelut 8 9 10 11 12 Päihdehuolto Vammaispalvelut Perheoikeudelliset palvelut Palvelun toteutus Toimistotehtävät ja tukitoiminnot 26 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
27 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 1: sosiaalipäivystys Sosiaalipäivystäjän tehtävissä toimivalla työntekijällä on käyttöoikeus kaikkiin sosiaalihuollon asiakastietoihin, lukuun ottamatta perheasioiden sovittelua, jonka asiakastiedot on erityisesti suojattu. Rooli sisältää laajat käyttöoikeudet, joten se tulee määritellä vain niille työntekijöille, joiden työtehtäviin päivystysluonteinen työ säännönmukaisesti kuuluu. Sosiaalityöntekijä A toimii takapäivystäjänä joka neljäs viikko. Muulloin hän toimii työparina lastensuojelun sosiaalityöntekijöille. Hänelle määritellään kaksi käyttäjäroolia: sosiaalipäivystys sekä lastensuojelun sosiaalityö ja sosiaaliohjaus. Työntekijä kirjautuu järjestelmään sillä roolilla, joka vastaa senhetkisiä työtehtäviä. 28 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 2: palvelujen koordinointi ja palvelutarpeen arviointi Asiakkaansa saamien palvelujen kokonaisuudesta vastaavalla omatyöntekijällä ja palvelutarpeen arvioinnista vastaavalla työntekijällä on käyttöoikeus kaikkiin sosiaalihuollon asiakastietoihin, lukuun ottamatta perheasioiden sovittelua, jonka asiakastiedot on erityisesti suojattu. Rooli sisältää laajat käyttöoikeudet, joten se tulee määritellä vain niille työntekijöille, joiden työtehtäviin säännönmukaisesti kuuluu omatyöntekijän tehtävät ja/tai palvelutarpeen arviointi. Työntekijä B toimii sosiaalityöntekijänä iäkkäiden palveluissa. Osalle asiakkaistaan hän toimii omatyöntekijänä. Eri työrooleja ei voi järkevästi sijoittaa eri työpäiviin, joten hänellä on vain yksi käyttäjärooli, jolla hän kirjautuu järjestelmään päivittäin. Ennen tietojen hakemista hän harkitsee, mitkä asiakastiedot ovat välttämättömiä kyseisessä työtehtävässä. 29 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 3: esimiestehtävät Asiakastyötä tekevien työntekijöiden esimiehellä on käyttöoikeus niihin asiakastietoihin, joita hänen alaisensa käsittelevät. Esimies, joka vastaa esimerkiksi päätösten vahvistamisesta tai kuulee asiakkaita palvelujen laadun varmistamiseksi, tarvitsee tehtäviensä hoitamiseksi pääsyn asiakastietoihin, joihin asioissa tehdyt ratkaisut ovat perustuneet. Henkilöstöpäällikkö C toimii työntekijöiden esimiehenä, mutta hänelle ei kuulu asiakastyön sisällön johtaminen eikä asiakkaan asioiden ratkaiseminen. Hän ei tarvitse käyttöoikeuksia asiakastietoihin työtehtäviensä hoitamiseksi. 30 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 4: lapsiperheiden palvelut Palvelunjärjestäjän organisaatiossa lapsiperheiden palvelutehtävässä, sosiaalityön tai sosiaaliohjauksen tehtävissä toimivalla työntekijällä on käyttöoikeus lapsiperheiden palvelujen, työikäisten palvelujen ja vammaispalvelujen asiakastietoihin. Palvelunjärjestäjä vastaa vireille tulevien asioiden käsittelystä ja ratkaisemisesta. Sosiaalityöntekijä tai sosionomi huolehtii siitä, että perhe saa tarvitsemansa palvelut. Käyttöoikeudet ovat laajemmat kuin palveluntuottajalla, joka toteuttaa palvelut. Sosionomi D toimii sosiaalityöntekijän työparina perheen asioissa. Palvelujen järjestämiseksi hän selvittää asiakastiedoista, mitä palveluja asiakasperhe saa parhaillaan työikäisten palveluissa tai vammaispalveluissa. 31 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 5: työikäisten palvelut Palvelunjärjestäjän organisaatiossa työikäisten palvelutehtävässä, sosiaalityön tai sosiaaliohjauksen tehtävissä toimivalla työntekijällä on käyttöoikeus työikäisten palvelujen, lapsiperheiden palvelujen, ja vammaispalvelujen asiakastietoihin. Aikuissosiaalityössä on tärkeää sovittaa tarjottava tuki yhteen muiden asiakkaan mahdollisesti saamien palvelujen kanssa. Sosiaalityöntekijällä E on asiakkaana työttömäksi jäänyt perheenisä, joka saa liikuntavammansa takia apuvälineitä vammaispalveluina. Yhteistyötarpeiden hahmottamiseksi työntekijä selvittää, mitä palveluja asiakas tällä hetkellä saa lapsiperheiden palveluissa ja vammaispalveluissa. 32 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 6: iäkkäiden palvelut Palvelunjärjestäjän organisaatiossa iäkkäiden palvelujen palvelutehtävässä, sosiaalityön tai sosiaaliohjauksen tehtävissä toimivalla työntekijällä on käyttöoikeus iäkkäiden palvelujen, työikäisten palvelujen ja vammaispalvelujen asiakastietoihin. Gerontologinen sosiaalityö ja sosiaaliohjaus painottuu suurelta osin toimintakyvyn ylläpitämiseen ja tukemiseen. Työntekijä tarvitsee tiedon asiakkaan toimintakyvyn muutoksista lähimenneisyydessä ja hänen saamistaan muista palveluista. Sosiaaliohjaaja F käy läpi uuden asiakkaansa elämäntilannetta. Hän lukee työikäisten palveluissa ja vammaispalveluissa tehdyt kirjaukset asiakkaan toimintakyvystä ja siinä tapahtuneista muutoksista. 33 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 7a: lastensuojelu Palvelunjärjestäjän organisaatiossa lastensuojelussa, sosiaalityön tai sosiaaliohjauksen tehtävissä toimivalla työntekijällä on käyttöoikeudet asiakastietoihin lukuun ottamatta iäkkäiden palveluja ja perheasioiden sovittelua. Lastensuojelun työntekijän erityisenä tehtävänä on huolehtia lapsen edun toteutumisesta kokonaisvaltaisesti. Tämä edellyttää laajaa oikeutta asiakastietoihin. Käyttäjärooli on lähellä omatyöntekijän ja palvelutarpeen arvioinnin roolia. Sosionomi E tekee tehostettua perhetyötä asiakasperheessä. Tuen mitoittamiseksi oikein hän selvittää, mitä muita asioita perheellä on vireillä sosiaalihuollossa, ja huomioi nämä perhetyössä. 34 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Rajaus 7b: lastensuojelun asiakastiedot Sosiaalipäivystäjällä, omatyöntekijällä ja palvelutarpeen arvioimisesta vastaavalla työntekijällä on oikeus lastensuojelun tietoihin. Sen lisäksi niihin on oikeus vain niillä henkilöstön jäsenillä, jotka työskentelevät lastensuojelussa. Lastensuojelu on erityisryhmälle suunnattu palvelutehtävä, jonka asiakastietojen näkyvyys on rajattu tavallista tarkemmin. Lapsiperhepalvelujen sosiaalityöntekijä F näkee, että hänen asiakasperheellään on asiakkuus myös lastensuojelussa. Hän ei kuitenkaan pääse lukemaan siihen kirjattuja asiakastietoja. 35 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Rajaus 7c: lastensuojeluilmoitukset ja niiden arvioasiakirjat Sosiaalipäivystäjällä, omatyöntekijällä ja palvelutarpeen arvioimisesta vastaavalla työntekijällä on oikeus nähdä myös ilmoitusrekisterin tiedot. Sen lisäksi niihin on oikeus vain niillä lastensuojelun työntekijöillä, jotka käsittelevät ilmoituksia. Lastensuojeluilmoitukset ja niiden arviot kuuluvat ilmoitusrekisteriin. Ilmoituksen käsittely ei aina johda lastensuojelun asiakkuuteen. Jos asiakkuutta ei synny, ilmoituksen käsittelyä koskevat tiedot eivät näy muille työntekijöille edes lastensuojelussa. Sosiaalityöntekijän G tehtäviin kuuluu ilmoitusten käsittely. Hänen käyttäjäroolinsa on siksi erilainen kuin hänen kollegallaan, joka ei käsittele lastensuojeluilmoituksia. 36 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 8a: päihdehuolto Palvelunjärjestäjän organisaatiossa päihdehuollossa, sosiaalityön tai sosiaaliohjauksen tehtävissä toimivalla työntekijällä on käyttöoikeus päihdehuollon, iäkkäiden palvelujen, lapsiperheiden palvelujen ja työikäisten palvelujen asiakastietoihin. Päihdehuolto sisältää päihdeongelmaisille suunnattuja erityispalveluja, joilla täydennetään asiakkaan saamia peruspalveluja. Palvelujen mitoittamiseksi asiakkaan tarpeisiin on usein välttämätöntä perehtyä peruspalveluissa syntyneisiin asiakastietoihin. Päihdehuollon sosiaalityöntekijä H käsittelee asiakkaansa asiaa, joka koskee asumispalvelujen tarvetta. Ennen asian ratkaisemista hän selvittää, onko asumispalveluja järjestetty työikäisten palveluissa tai vammaispalveluina. 37 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Rajaus 8b: päihdehuollon asiakastiedot Sosiaalipäivystäjällä, omatyöntekijällä ja palvelutarpeen arvioimisesta vastaavalla työntekijällä on oikeus päihdehuollon tietoihin. Sen lisäksi niihin on oikeus vain niillä henkilöstön jäsenillä, jotka työskentelevät päihdehuollossa. Päihdehuolto on erityisryhmälle suunnattu palvelutehtävä, jonka asiakastietojen näkyvyys on rajattu tavallista tarkemmin. Työikäisten palvelujen sosiaalityöntekijä I näkee, että hänen asiakkaallaan on asiakkuus myös päihdehuollossa. Hän ei pääse lukemaan siihen kirjattuja asiakastietoja, mutta tukee asiakasta sitoutumaan päihdehuollossa tarjottaviin palveluihin. 38 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 9: vammaispalvelut Palvelunjärjestäjän organisaatiossa vammaispalveluissa, sosiaalityön tai sosiaaliohjauksen tehtävissä toimivalla työntekijällä on käyttöoikeus vammaispalvelujen, iäkkäiden palvelujen, lapsiperheiden palvelujen ja työikäisten palvelujen asiakastietoihin. Vammaispalveluissa tuetaan vammaista henkilöä, joka ei saa riittäviä ja hänelle sopivia palveluja peruspalveluissa. Arvioidakseen vammaispalvelujen tarvetta työntekijän on välttämätöntä tietää, missä asioissa ja miten asiakasta on pystytty tukemaan lapsiperheiden, työikäisten tai iäkkäiden palveluissa. Vammaispalveluohjaaja J selvittää, mitä palveluja tai apuvälineitä asiakas tarvitsee suoriutuakseen arjesta omassa kodissaan. Hän käy läpi palvelupäätökset peruspalveluissa saadakseen selville, mitä tukea asiakas on jo saanut ja voisiko peruspalveluilla tukea arkea riittävästi vai onko kyse vammaispalvelujen tarpeesta. 39 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 10a: lastenvalvojan tehtävät Isyyden selvittämisen, lapsen elatusavun turvaamisen, lapsen huoltoja tapaamisoikeuden turvaamisen tai tapaamisten valvonnan palvelua antavalla työntekijällä on käyttöoikeus perheoikeudellisten palvelujen (pl. perheasioiden sovittelu), lapsiperheiden palvelujen, lastensuojelun ja työikäisten palvelujen asiakastietoihin. Lastenvalvojan tehtäviin kuuluu lapsen edun toteutumisesta huolehtiminen tärkeissä elämänvaiheissa. Tehtävän hoitaminen edellyttää lapsen ja hänen perheensä kokonaistilanteen ymmärtämistä. Lastenvalvoja K selvittää perheen kokonaistilannetta arvioidakseen, mikä on lapsen etu huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevan sopimuksen laatimisessa avioerotilanteessa. Sitä varten hän käy läpi perheelle laaditun palvelutarpeen arvion ja lastensuojelun avohuollon tukitoimista laaditut päätökset. 40 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 10b: adoptioneuvonta Adoptioneuvontaa antavalla työntekijällä on käyttöoikeus adoptioneuvonnan, lapsiperheiden palvelujen, lastensuojelun ja työikäisten palvelujen asiakastietoihin. Perheoikeudellisissa palveluissa asiakirjarakenteet on määritelty erikseen kutakin sosiaalipalvelua varten. Käyttäjäoikeudet asiakastietoihin määritellään palveluittain. Kaupungin adoptioneuvoja L selvittää adoptiota hakevan pariskunnan edellytyksiä adoptiovanhemmiksi. Osana taustaselvitystä hän tutustuu pariskunnasta kirjattuihin sosiaalihuollon asiakastietoihin työikäisten palveluissa ja tarkastaa, onko perheestä tietoja lastensuojelussa. 41 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 10c: puolison elatusavun turvaaminen Puolison elatusavun turvaamisen palvelua antavalla työntekijällä on käyttöoikeus puolison elatusavun asiakastietoihin. Puolisolle maksettava elatusapu on poikkeuksellista. Se on mahdollista, jos toinen puolisoista ei solmimansa avioliiton takia pysty huolehtimaan toimeentulostaan. Elatusavusta voidaan sopia joko avioliiton aikana tai sen jälkeen. Sopiminen ei ole sidoksissa siihen, mitä muita sosiaalipalveluja asianosaiset saavat. Työntekijän M tehtävänä on puolison elatusapua koskevan sopimuksen vahvistaminen. Tehtävän hoitaminen ei edellytä muihin sosiaalihuollon asiakastietoihin tutustumista. 42 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 10d: perheasioiden sovittelu Perheasioiden sovittelua antavalla työntekijällä on käyttöoikeus perheasioiden sovittelun asiakastietoihin. Perheasioiden sovittelu sosiaalipalveluna perustuu avioliittolaissa kunnalle asetettuun tehtävään. Sovittelussa pyritään avoimeen keskusteluun vaikeissakin ristiriitatilanteissa. Keskustelun täytyy pysyä luottamuksellisena. Perheasioiden sovittelijana toimiva työntekijä N tekee kertomusmerkintöjä sovittelujakson aikana. Ne merkitään perheasioiden sovittelun asiakastiedoiksi. Asiakkaan perustietojen lisäksi hän ei käsittele työssään muita sosiaalihuollon asiakastietoja. 43 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Rajaus 10e: perheasioiden sovittelun asiakastiedot Perheasioiden sovittelun asiakastietoihin on käyttöoikeus vain perheasioiden sovittelua antavalla työntekijällä ja hänen esimiehellään. Asiakaslain 22 mukainen tietojenantovelvollisuus ja sosiaalihuollon viranomaisen mukainen oikeus saada tietoja eivät koske sovittelijaa. Sovittelija ei saa ilmaista sivullisille eikä muille viranomaisille sitä, mitä hän sovittelussa on saanut tietoonsa (oikeus.fi). Siksi käyttöoikeudet perheasioiden sovittelun asiakastietoihin on rajattu erilleen muista asiakastiedoista. Perheoikeudellisen yksikön työntekijä O toimii perheasioiden sovittelijana muiden lastenvalvojan tehtäviensä lisäksi. Siksi hänellä on kaksi käyttäjäroolia. Hän ei saa siirtää sovittelijana saamaansa tietoa lastenvalvojan muissa työtehtävissä laatimiinsa asiakirjoihin. 44 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 11a: Palvelun toteutus Kun työntekijän työtehtävät rajoittuvat palvelun toteutukseen, hänellä on käyttöoikeus palvelun toteutuksessa syntyviin asiakastietoihin siinä palvelutehtävässä, johon työtehtävät kohdistuvat. Lisäksi hänellä on käyttöoikeus tätä sosiaalipalvelua koskeviin päätöksiin, asiakassuunnitelmiin ja palvelutarpeen arvioihin. Palveluntuottajalla ei ole kokonaisvastuuta sosiaalihuollon asiakkuudesta. Sen velvollisuudet liittyvät sosiaalipalvelujen toteutukseen, joten henkilöstöllä tulee olla pääsy niihin asiakastietoihin, jotka ovat palvelun toteutuksen kannalta välttämättömiä. Sosiaalityöntekijä valmistelee lapsen sijoitusta ammatilliseen perhekotiin. Perhekodin johtajalla P on palvelun toteutuksen mukaiset käyttöoikeudet. Kun asiakkuus ammatillisessa perhekodissa alkaa, hän pääsee tutustumaan lasta koskevaan palvelutarpeen arvioon, lastensuojelun asiakassuunnitelmaan ja päätökseen lastensuojelun avohuollon sijoituksesta. Sijoituksen aikana ammatillisessa perhekodissa syntyy kertomusmerkintöjä, jotka tallennetaan osaksi palvelunjärjestäjän rekisteriä. 45 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 11b: Palvelun toteutus tietyissä sosiaalipalveluissa Omaishoidon tukea, toimeentulotukipalvelua, asiakkaan raha-asioiden hoitamista tai sosiaalista luototusta antavalla työntekijällä on edellä kohdassa 11a esitetyn lisäksi käyttöoikeus kyseisessä sosiaalipalvelussa syntyviin asiakastietoihin kaikissa niissä palvelutehtävissä, joissa kyseistä palvelua annetaan. Osa sosiaalipalveluista toteutetaan tyypillisesti palvelutehtävien rajat ylittävästi. Työntekijän tehtäviin voi esimerkiksi kuulua palvelun toteutus sekä lapsiperheiden, työikäisten että iäkkäiden palveluissa. Työntekijä Q vastaa kaikkien toiminta-alueensa omaishoitajien kanssa tehtävistä sopimuksista, kouluttamisesta ja vapaiden järjestämisestä. Hänen asiakaskuntaansa kuuluu sekä iäkästä omaistaan että vammaista lastaan hoitavia omaishoitajia. Siksi hän käsittelee asiakastietoja sekä lapsiperheiden että iäkkäiden palveluissa. 46 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ryhmä 12: Toimistotehtävät ja tukitoiminnot Toimistotehtävissä, asiakasopastuksessa tai asiakastietojen hallinnan, käytön valvonnan tai teknisen ylläpidon tehtävissä työskentelevällä on käyttöoikeus niihin asiakastietoihin, joiden käsittely-, hallinta-, ylläpito- tai valvontavastuu hänelle kuuluu. Asiakastyön lisäksi asiakastietoja joudutaan käsittelemään niiden hallinnan ja ylläpidon tehtävissä. Niissä ei useinkaan tarvitse päästä käsiksi asiakirjojen sisältöön. Asiakasmaksujen laskutuksessa ja joskus myös asiakkaan ohjaamisen tehtävissä tarvitaan asiakastietoja. Käyttöoikeudet rajataan vain niihin tietoihin, joita työn suorittaminen edellyttää. Työntekijän R tehtäviin kuuluu asiakasmaksujen laskutus. Hänen käyttöoikeuksiinsa kuuluu tiedot asiakkaiden saamista maksullisista palveluista ja esimerkiksi laitoshoidon alkamisen ja päättymisen ajankohdista. Käyttöoikeudet on rajattu niihin asiakirjoihin, joista tieto löytyy. 47 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
5 Käyttöoikeuksien määrittely käytännössä 48 [Tekijä]
Käyttäjäroolien kuvaaminen Käyttäjäroolien muodostaminen alkaa henkilöstöä ja sen jäsenten työtehtäviä kuvaavan tiedon kokoamisesta. Missä palvelutehtävässä kukin työskentelee, mihin palveluprosesseihin hän osallistuu ja mitä palveluja hän toteuttaa? Mitä asiakirjoja työtehtävissä tarvitaan? Työtehtäviä koskevien tietojen kokoaminen edellyttää yhteistyötä eri yksiköiden esimiesten kanssa. Työssä on avuksi yllä mainitut tiedot sisältävä taulukko, joka käydään läpi yhdessä työnjohdon kanssa. Vinkki: samalla voi koota tiedot palveluyksiköistä, joissa kukin työntekijä työskentelee. Tätä tietoa käytetään, kun työntekijät liitetään palveluyksiköihin asiayhteyden todentamiseksi. 49 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Esimerkki käyttäjäroolien määrittelystä Eksotessa käyttäjäroolien kuvaaminen jaettiin roolien ja tietojen näkyvyyden rajausmallien kuvauksiksi. Niiden yhdistelmänä saatiin määriteltyä kunkin työntekijän käyttöoikeudet. Tämä on yksi toimiva tapa soveltaa määräystä. Eksotessa esimerkiksi palvelun järjestämiseen kuuluvat tehtävät iäkkäiden palveluissa muodostavat roolin. Palvelujen koordinointi ja palvelutarpeen arviointi on yksi tietojen näkyvyyden rajausmalleista. Näiden yhdistelmä määrittelee tietyt käyttöoikeudet asiakastietoihin. 50 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Käyttäjäroolien hallintamalli Käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien hallinnointi on varsinkin isossa organisaatiossa mittava tehtävä. Sillä on yhteydet muun muassa taloushallintoon, henkilöstöhallintoon, rekrytointeihin, tilahallintoon ja toiminnan suunnitteluun. Käyttäjäroolien hallintamalli on välttämätön työväline, jonka avulla pystytään huomioimaan organisaatiossa ja sen henkilöstörakenteessa tapahtuvat muutokset ja niiden vaikutus käyttöoikeuksiin. Käyttöoikeuksien hallinta on käytännössä uusi toimintamalli, jossa esimiehet joutuvat määrittelemään aiempaa tarkemmin henkilöstön työtehtävät, ja henkilöstöä koskevia tietoja käsitellään samassa tietojärjestelmässä, jossa käyttöoikeuksia hallitaan. 51 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
6 Käyttöoikeuksista kysyttyä 52 [Tekijä]
Käyttöoikeudet terapiapalvelujen asiakastietoihin Lapsiperheille järjestetään pariterapia ja terapeuttista vauvatyötä. Terapiaa koskevien kirjausten ei pitäisi olla muiden kuin terapeuttien saatavilla. Voiko asiakastietojen saatavuuden rajata määräystä tiukemmin? Terapiapalvelut ovat lähtökohtaisesti terveydenhuollon palveluja, jolloin niissä tallennetaan potilastietoja. Käyttöoikeusmääräys 1/2017 koskee vain sosiaalihuollon asiakastietoja. Jos terapiaa annetaan sosiaalipalveluna, käyttöoikeuksia siinä tallennettuihin tietoihin voi organisaatiossa rajata myös määräyksessä esitettyjä periaatteita tiukemmin. Se ei kuitenkaan ratkaise kokonaan kysymystä erityistä suojausta vaativien tietojen saatavuudesta. Sosiaalihuollossa vain perheasioiden sovittelun tiedot on tällä hetkellä määritelty erityisesti suojattaviksi. 53 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Toimintakeskuksen työntekijän käyttöoikeudet Yksityisessä toimintakeskuksessa tarjotaan kuntouttavaa työtoimintaa ja sosiaalista kuntoutusta. Palvelut voidaan tuottaa ilman pääsyä asiakastietoihin, mutta työntekijät pitävät tärkeänä nähdä asiakkaan taustatietoja ja kirjata huomioitaan työstä. Tulisiko heillä olla käyttöoikeus asiakastietoihin? Myös palveluntuottajalla on asiakirjalain mukaan kirjaamisvelvollisuus. Palvelujen toteuttajan käyttäjärooli sisältää pääsyn palvelutarpeen arvioon, asiakassuunnitelmaan, kyseistä palveluja koskeviin päätöksiin sekä palvelussa syntyviin asiakastietoihin. Tämän määrittelyn tarkoitus on, että työntekijällä on riittävät taustatiedot asiakkaastaan palvelun toteutukseen. Se mahdollistaa myös työn kirjaamisen palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin. Tämä kuitenkin edellyttää tietosuojavaatimukset täyttävää pääsyä asiakastietojärjestelmään. Käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet toteutetaan asiakastietoja käsittelevään järjestelmään. Jos palveluntuottajalla ei ole käytössään tietojärjestelmää, sen on toimitettava kirjaukset palvelunjärjestäjälle muulla tavoin. Palvelunjärjestäjän velvollisuuksiin kuuluu sopia työn dokumentoinnin käytännöistä palveluntuottajan kanssa. 54 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Kokemusasiantuntijan käyttöoikeudet Voiko kokemusasiantuntijalle määritellä käyttöoikeudet asiakastietoihin, että hän voisi kirjata tietoja tapaamisista? Käyttöoikeudet määritellään sosiaalihuollon ammattihenkilöille ja muulle asiakastyöhön osallistuvalle henkilöstölle. Lähtökohtaisesti kokemusasiantuntija antaa vertaistukea asiakkaalle sosiaalipalvelujen hakemiseen ja asioimiseen sosiaalihuollon palveluyksiköissä. Hänelle ei siksi määritellä käyttöoikeuksia asiakastietoihin, ellei kyse ole selkeästi asiakastyöhön osallistuvasta sosiaalihuollon henkilöstön jäsenestä. 55 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Kriisityön asiakastiedot Akuuttiin traumaattiseen kriisiin kohdennetun kriisityön asiakastiedot ovat arkaluonteisuudessaan verrattavissa psykiatrian tietoihin, jotka on määritelty erityissuojattaviksi. Voiko kriisityön asiakastietojen käyttöoikeudet rajata määräyksessä esitettyä tarkemmin? Henkilöstön käyttöoikeudet voi tarvittaessa rajata määräyksessä esitettyä tiukemmin. Mutta tämä on organisaatiokohtainen toimenpide. Tarvetta kriisityön ja muun mielenterveystyön tietojen saatavuuden nykyistä tiukempaan rajaamiseen voidaan vielä selvittää osana sote-käytönhallinnan määrittelytyötä. 56 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Terveydenhuollon ammattihenkilön oikeus tietoihin Voiko terveydenhuollon ammattihenkilö laatia sosiaalihuollon asiakirjoja ja arkistoida ne Kanta-palveluun? Voiko hän tehdä sosiaalihuollon päätöksiä? Käyttöoikeudet määritellään työtehtävien, ei ammatillisen pätevyyden perusteella. Asiakirjan arkistoimiseen tarvitaan aina ammattivarmenne, eli joko ammattikortti tai henkilöstökortti. Sosiaalihuollon päätösten tekemiselle ei pääsääntöisesti ole pätevyysvaatimuksia. Erityistä tukea tarvitsevan henkilön hoidon ja huolenpidon turvaavien päätösten tekemiseen kuitenkin vaaditaan sosiaalityöntekijän pätevyys. 57 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Sosiaalihuollossa tallennettavat potilastiedot Sosiaalihuollon yksiköissä työskentelee myös terveydenhuollon ammattihenkilöitä. He kirjaavat potilastietoja hoitotyöstä. Koskeeko käyttöoikeusmääräys 1/2017 sosiaalihuollossa tallennettavia potilastietoja? Ei koske. Käyttöoikeusmääräys koskee vain sosiaalihuollon asiakastietoja. Sosiaalihuollon yksikössä syntyvät potilastiedot tallennetaan omaan osarekisteriinsä ja niiden käsittely on mahdollista niille, joilla on oikeus potilastietojen käsittelyyn. HE uudeksi asiakastietolaiksi sisältää määräyksenantovaltuuden myös potilastietojen käyttöoikeuksista. Jos lakiesitys hyväksytään, THL antaa määräyksen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista. 58 Antero Lehmuskoski THL / OPER Määräys 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL 1676/5.09.00/2016
Ohjetta koskevat yhteydenotot: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Operatiivisen toiminnan ohjaus sostiedonhallinta@thl.fi