Käyttöoikeuksia koskevan määräyksen käyttö ja soveltaminen Eksotessa

Transkriptio

1 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Käyttöoikeuksia koskevan määräyksen käyttö ja soveltaminen Eksotessa SosKanta- hanke Jaana Taina Kaisa Pesonen Kati Utriainen Minna Kälviä Anneli Arkko Versio 1.0 Huhtikuu 2018

2 2 (24) SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 3 2 KUVAUS TEKNISESTÄ TOTEUTUKSESTA ROOLIT TIETOJEN NÄKYVYYDEN RAJAUSRYHMÄT 4 3 MÄÄRITTELYPROSESSI 4 4 EKSOTEN KÄYTTÖOIKEUSMALLI ROOLIT TIETOJEN NÄKYVYYDEN RAJAUSRYHMÄT Sosiaalipäivystys Palvelujen koordinointi ja palvelutarpeen arviointi Esimiestehtävät Lapsiperheiden palvelut Työikäisten palvelut Iäkkäiden palvelut Lastensuojelu Päihdehuolto Vammaispalvelut Perheoikeudelliset palvelut Palvelun toteutus Toimistotehtävät ja tukitoiminnot 17 5 ARVIOINTI KOKEMUS JA HAVAINNOT PROSESSISTA THL:N KÄYTTÖOIKEUKSIA KOSKEVAN MÄÄRÄYKSEN SOVELTAMINEN TEKNISET RAJOITUKSET JATKOTOIMENPITEET JA SUOSITUKSET 23 LÄHTEET 24 LIITTEET 24 Taulukot Taulukko 1: Asiakastietojärjestelmän roolit 5

3 3 (24) 1 Johdanto Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) on antanut määräyksen käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin (1/2017; THL 1676/ /2016) sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain (254/2015) 23 perusteella. Määräys on tullut voimaan ja sitä tulee soveltaa, kun organisaatio liittyy valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja viimeistään Tässä raportissa kuvataan, miten käyttöoikeudet asiakastietojärjestelmässä oleviin sosiaalihuollon asiakastietoihin on Eksotessa uudelleenmääritelty THL:n antamaan määräykseen perustuen. Sosiaalihuollon asiakastietojen käyttöoikeuksia koskeva määräys perustuu sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitukseen, josta THL on antanut asiakasasiakirjalain (254/2015) 22 nojalla määräyksen (1/2016; THL/1419/ /2015). Palvelutehtäväluokituksen lisäksi käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin tulee perustua koodistopalvelimella julkaistuihin luokituksiin sosiaalihuollon sosiaalipalveluista, palveluprosesseista ja asiakasasiakirjatyypeistä. Käyttöoikeudet on määriteltävä kaikille työntekijöille, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää asiakastietojen käsittelyä. Käyttöoikeudet tulee määritellä kullekin työntekijälle hänen tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Työntekijän tulee päästä käyttämään ainoastaan niitä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, joita hän tehtäviensä hoitamiseksi välttämättä tarvitsee. (THL 1/2017; THL/1676/ /2016.) Eksotessa on käytössä tietojärjestelmätoimittaja Tieto Oy:n Yksilö- ja perhehuollon ohjelma Effica YPH eli SosiaaliEffica. SosiaaliEfficaa käyttäviä työntekijöitä on Eksotessa 618 ( ). Sosiaalihuollon asiakastietoja kirjataan SosiaaliEffican lisäksi myös potilastietojärjestelmä TerveysEfficaan sekä Eksoten ja työvoimahallinnon yhteisiin järjestelmiin. THL:n antaman määräyksen mukaiset käyttöoikeudet on määritelty vain SosiaaliEfficaa käyttäville työntekijöille ja määräystä sovelletaan siten vain asiakastietojärjestelmässä oleviin asiakastietoihin. Tässä raportissa THL:n antamaan määräykseen käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin viitataan käsitteillä THL:n määräys, käyttöoikeuksia koskeva määräys tai käyttöoikeusmääräys. 2 Kuvaus teknisestä toteutuksesta Tässä luvussa kuvataan, miten käyttöoikeudet teknisesti määritellään SosiaaliEfficaan. THL:n määräyksen mukaan käyttöoikeudet tulee sitoa käyttäjärooleihin ja järjestelmään on määriteltävä määräyksen perusteita noudattaen rooleja, joihin työntekijät voidaan työnkuviensa mukaisesti sitoa. Asiakastietojärjestelmässä työntekijöiden käyttöoikeudet määritellään roolien ja tietojen näkyvyyden rajausryhmien kautta. Jokaisella työntekijällä on järjestelmään henkilökohtainen käyttäjätunnus ja tunnus liitetään järjestelmässä tarvittaviin rooleihin ja näkyvyyden rajausryhmiin.

4 4 (24) 2.1 Roolit SosiaaliEfficaan voidaan perustaa erilaisia rooleja, jotka määrittävät mitä asiakastietojärjestelmän komponentteja eli ominaisuuksia, toiminnallisuuksia ja näihin liitettäviä oikeuksia kyseiseen roolin kuuluvilla työntekijöillä on käytettävissään. Rooleja perustetaan tarvittava määrä käyttäjien erilaisten työnkuvien ja niiden tarkoituksenmukaisen ryhmittelyn mukaan. Käyttäjäorganisaatiot voivat itse määritellä, millaisia rooleja järjestelmään rakennetaan. Jokaiselle käyttäjälle annetaan SosiaaliEfficaan tarvittavat roolit työtehtävien mukaan. Asiakastietojärjestelmän rooleihin kytkettäviä komponentteja ovat esimerkiksi päätöksen, dokumentin ja maksujen käsittelyyn liittyvät toiminnallisuudet. Rooliin voidaan kytkeä esimerkiksi päätös-komponentti eli mahdollisuus käsitellä päätöksiä. Lisäksi rooliin voidaan määritellä, onko tällä roolilla toimivan työntekijän mahdollista nähdä päätös, valmistella päätös, tehdä päätös, poistaa päätös vai käyttää näitä kaikkia toiminnallisuuksia. 2.2 Tietojen näkyvyyden rajausryhmät Roolin lisäksi työntekijät liitetään järjestelmässä tietojen näkyvyyden rajausryhmään ja niiden kautta määritellään, mitä tietoja työntekijöillä on oikeus asiakastietojärjestelmästä käsitellä. Mikäli rajausryhmä puuttuu, työntekijä ei näe asiakastietojärjestelmästä tietoja. Työntekijä voi kuulua useampaan rajausryhmään, mikäli hän työskentelee erilaisissa tehtävissä. Asiakastietojärjestelmän ominaisuuksista johtuen työntekijän näkyvyydet määräytyvät rajausryhmien yhteensä muodostaman näkyvyyden mukaan huolimatta siitä, mikä rooli työntekijällä kulloinkin on käytössä. Näkyvyyden rajausryhmät määritellään järjestelmään THL:n käyttöoikeuksia koskevan määräyksen perusteita noudattaen. Järjestelmässä ryhmille määritellään a) ryhmäoikeudet eli mitä prosesseja (vireillepanot, palvelutarpeen arvioinnin selvitykset, palvelun järjestämisen selvitykset, palvelut, toimeenpanot) kustakin palvelutehtävästä ja palveluista on mahdollista käsitellä sekä b) dokumenttioikeudet eli mitä dokumentteja ja kertomuksia kaikista tietojärjestelmään muodostuvista asiakasasiakirjoista on mahdollista käsitellä. 3 Määrittelyprosessi Käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin tulee perustua koodistopalvelimella julkaistuihin luokituksiin sosiaalihuollon palvelutehtävistä, sosiaalipalveluista, palveluprosesseista ja asiakasasiakirjatyypeistä. Käyttöoikeudet tulee THL:n määräyksen mukaan perustua kunkin työntekijän työnkuvaan sekä palvelutehtävä-, sosiaalipalvelu-, prosessi- ja asiakasasiakirjatyyppiluokituksiin. (Määräys 1/2017; THL 1676/ /2016). Käyttöoikeuksien määrittelyprosessi käynnistyi muodostamalla asiakastietojärjestelmään roolit ja näkyvyyden rajausryhmät käyttöoikeusmääräyksen mukaisesti. Työntekijöiden kytkemiseksi tarkoituksenmukaisiin rooleihin ja ryhmiin tuli määritellä, miten kunkin

5 5 (24) työntekijän työnkuva määrittyy suhteessa luokituksiin, missä palvelutehtävissä he toimivat, mistä prosessin vaiheista he vastaavat ja mihin sosiaalipalveluihin heidän työnsä kytkeytyy. Organisaatiossa palveluita ja työnkuvia ei ole kuvattu sosiaalihuollon tiedonhallinnan määrityksiä käyttäen ja käyttöoikeuksien määrittämiseksi tarvittiin tarkennettuja tietoja työntekijöiden työnkuvista. Työntekijäkohtaisten tietojen määrittely aloitettiin ottamalla käytössä olleesta asiakastietojärjestelmästä tiedot työntekijöistä, joilla sillä hetkellä oli käyttäjätunnus asiakastietojärjestelmään. Työntekijät taulukoitiin (liite 1) Eksoten organisaatiorakenteen mukaisesti tulosalueittain perhepalveluihin, aikuisten psykososiaalisiin palveluihin, työelämäpalveluihin, vammaispalveluihin ja hoivapalveluihin. Taulukko lähetettiin esimiehille täydennettäväksi. Esimiehiä pyydettiin ilmoittamaan kunkin työntekijän ammattioikeus, tehtävänimike sekä Sote-organisaatiorekisterin palveluyksiköt, joihin työntekijä tulee kytkeä. Esimiesten täydentämän taulukon pohjalta lähdettiin määrittelemään käyttöoikeustietoja työntekijäkohtaisesti. Määrittelyt tehtiin tehtävänimikkeeseen, Sote-organisaatioyksikkötietoihin ja työntekijöiden työnkuvan henkilökohtaiseen tuntemiseen perustuen. Työntekijäkohtaisesti määriteltiin, missä prosessin vaiheissa työntekijä työskentelee (järjestäminen/ toteuttaminen) ja mihin palvelutehtävään ja palveluun työntekijän työtehtävät liittyvät. Ensin määriteltiin, mitä rooleja työntekijälle järjestelmässä annetaan. Tämän jälkeen työntekijät liitettiin tarvittaviin näkyvyyden rajausryhmiin. Työntekijät kytkettiin järjestelmässä myös Sote-organisaatiorekisterin palveluyksiköihin esimiesten täydentämän taulukon mukaisesti. Tietoja tarkistettiin tarvittaessa esimiehiltä tai työntekijöiltä itseltään. 4 Eksoten käyttöoikeusmalli 4.1 Roolit Roolit muodostettiin asiakastietojärjestelmään palvelutehtävittäin ja prosesseihin perustuen (taulukko 1). Kaikkiin palvelutehtäviin, lukuun ottamatta lastensuojelun ja perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtäviä tehtiin kaksi rooliryhmää palvelun järjestämisestä ja palvelun toteuttamisesta vastaaville työntekijöille. Lastensuojelun laitospalvelun toteuttamisesta vastaaville työntekijöille tehtiin lisäksi oma ryhmä, sillä he käyttävät asiakastietojärjestelmässä erillistä laitospalveluosiota. Perheoikeudellisissa palveluissa palvelujen järjestämisen ja toteuttamisen prosessit eivät ole vastaavalla tavalla eroteltavissa ja perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävään muodostettiin vain yksi rooliryhmä. Taulukko 1. Asiakastietojärjestelmän roolit Rooli Komponentit Esimerkki työnkuvasta Lapsiperheet järjestäminen Eksote.Asiakastyö Eksote.Asukas LC.työpöytä.järjestäminen Lapsiperheiden palveluissa vireilletulon käsittelystä, palvelutarpeen arvioinnista ja palvelujen koordinoinnista sekä päätöksenteosta vastaavat työntekijät

6 Lapsiperheet toteuttaminen Työikäiset järjestäminen Työikäiset toteuttaminen Iäkkäät järjestäminen Iäkkäät toteuttaminen Perheoikeudelliset Lastensuojelu järjestäminen Eksote.Asiakastyö LC.työpöytä.toteuttaminen Eksote.Asiakastyö Eksote.Asukas LC.työpöytä.järjestäminen Eksote.Asiakastyö LC.työpöytä.toteuttaminen Eksote.Asiakastyö Eksote.Asukas LC.työpöytä.järjestäminen Eksote.Asiakastyö LC.työpöytä.toteuttaminen Eksote.AsiakastyöLV Eksote.Asukas Eksote.TaustatyöLV LC.työpöytä.järjestäminen Eksote.Asiakastyö Eksote.Asukas Lapsiperheiden kotipalvelun työntekijät 6 (24) Työikäisten palveluissa vireilletulon käsittelystä, palvelutarpeen arvioinnista ja palvelujen koordinoinnista sekä päätöksenteosta vastaavat työntekijät Kuntouttavaa työtoimintaa toteuttavat työntekijät Iäkkäiden palveluissa vireilletulon käsittelystä, palvelutarpeen arvioinnista ja palvelujen koordinoinnista sekä päätöksenteosta vastaavat työntekijät Iäkkäiden palveluissa sosiaaliohjausta toteuttavat työntekijät Lastenvalvojat Lastensuojelussa vireilletulon käsittelystä,

7 Lastensuojelu toteuttaminen Lastensuojelu toteuttaminen Laitos Vammaispalvelu järjestäminen Vammaispalvelu toteuttaminen Turvakoti Maahanmuuttajien Rekisteri LC.työpöytä.järjestäminen LinkkiSAS-LÄHETTEET SosKantapääkäyttäjäohjeet Eksote.Asiakastyö LC.työpöytä.toteuttaminen Eksote.AsiakastyöLaitos Eksote.Asiakastyö Eksote.Asukas LC.työpöytä.järjestäminen Eksote.Asiakastyö LC.työpöytä.toteuttaminen Eksote.AsiakastyöLaitos LC.työpöytä.toteuttaminen Eksote.AsiakastyöMamu Eksote.Asukas Eksote.Taustatyö.MaMu 7 (24) palvelutarpeen arvioinnista ja palvelujen koordinoinnista sekä päätöksenteosta vastaavat työntekijät Tehostettua perhetyötä toteuttavat työntekijät Lastensuojelun laitospalvelua toteuttavat työntekijät Vammaispalveluissa vireilletulon käsittelystä, palvelutarpeen arvioinnista ja palvelujen koordinoinnista sekä päätöksenteosta vastaavat työntekijät Vammaispalveluissa päivätoimintaa toteuttavat työntekijät Turvakotipalvelua toteuttavat työntekijät Maahanmuuttopalveluiden työntekijät (tallennetaan maahanmuuttoon liittyviä tietoja kuten asiakaskohtaiset statukset, oleskelulupatiedot ja

8 Vahtimestarit Maksatus Ajanvaraus YPH.Akti.Virasto YPH.Henkilö.Virasto Eksote.Asiakastyö Eksote.MaksunSiirto Eksote.Taustatyö.Maksut korvausoikeuden perusteet) Asiakkaiden ajanvaraustietoja asiakaspalvelussa käyttävät virastomestarit Palvelusihteerit, jotka käsittelevät mm. pankkimaksatuksia 8 (24) Yllä kuvattujen roolien lisäksi järjestelmään luotiin rooleja työntekijöille, jotka vastaavat järjestelmän tiettyjen teknisten toiminnallisuuksien ylläpidosta. Tällaisia rooleja ovat mm. Taustatyö-, Mallikäyttäjä- ja Life Care-työpöydän roolit. Näitä rooleja käyttävät vain järjestelmän pääkäyttäjät. 4.2 Tietojen näkyvyyden rajausryhmät Tietojen näkyvyyden rajausryhmät muodostettiin järjestelmään käyttöoikeusmääräyksen perusteita (s. 8-10) noudattaen. Taulukkoon Asiakasasiakirjat ja näkyvyyden rajausryhmät (liite 2) on kuvattu, mitä asiakirjoja kussakin näkyvyyden rajausryhmässä tulee käsitellä. Taulukkoon Asiakasasiakirjat ja prosessit (liite 3) on kuvattu, mitä asiakasasiakirjoja käsitellään järjestelmässä missäkin prosessin vaiheessa. Asiakasasiakirjat on yhdistetty prosessin vaiheisiin THL:n prosessikuvauksia noudattaen joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta. Näkyvyyden rajausryhmät määrittävät, mihin prosessin vaiheisiin ja niissä oleviin asiakasasiakirjoihin työntekijällä on käyttöoikeus Sosiaalipäivystys Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 01 Sosiaalipäivystys Liitetty: Työntekijät, jotka toimivat sosiaalipäivystyksen yksikössä sosiaalipäivystäjinä joko virka-aikana tai virka-ajan ulkopuolella Näkyvyys: Kaikki asiakastiedot perheasioiden sovittelusta syntyviä asiakastietoja lukuun ottamatta (ks. liite 2) Roolit: Järjestämisen rooli siinä palvelutehtävässä, johon työtehtävät pääasiassa kohdistuvat Huomioita: Käyttöoikeusmääräyksen kohtia 7b ja 7c on THL:lta saadun tarkennuksen mukaan tulkittu niin, että nämä kohdat eivät rajaa lastensuojelun asiakastietojen käsittelyä tässä ryhmässä. Eksotessa perheasioiden sovittelu on ulkoistettu, joten tästä sosiaalipalvelusta ei muodostu asiakastietoa

9 9 (24) SosiaaliEfficaan. Siten rajausryhmään 01 Sosiaalipäivystys kuuluvilla työntekijöillä on oikeus kaikkien asiakastietojärjestelmässä syntyvien asiakasasiakirjojen käsittelyyn kaikissa prosesseissa. Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on Palvelujen koordinointi ja palvelutarpeen arviointi Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 02 Palvelujen koordinointi ja pta Liitetty: Työntekijät, jotka vastaavat vähintään yhdessä palvelutehtävässä palvelutarpeen arvioinnista ja koordinoivat palvelujen kokonaisuutta Näkyvyys: Kaikki asiakastiedot perheasioiden sovittelusta syntyviä asiakastietoja lukuun ottamatta (ks. liite 2) Roolit: Järjestämisen rooli siinä palvelutehtävässä, johon työtehtävät pääasiassa kohdistuvat Huomioita: Käyttöoikeuksia koskevan määräyksen kohdat 7b ja 7c tulkitaan niin, että ne eivät rajaa lastensuojelun asiakastietojen käsittelyä tässä ryhmässä. Lisäksi on tulkittu, että ikälain (980/2012) 15 perusteella palvelutarpeen selvittämisestä vastaavat työntekijät kuuluvat tähän ryhmään, vaikka he kirjaisivat palvelutarpeen arvioinnin toiseen järjestelmään. Koska Eksotessa perheasioiden sovittelu on ulkoistettu, ei tästä sosiaalipalvelusta muodostu asiakastietoa SosiaaliEfficaan. Siten rajausryhmään 02 Palvelujen koordinointi ja pta kuuluvilla on oikeus kaikkien asiakastietojärjestelmässä syntyvien prosessien ja dokumenttien käsittelyyn. Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on Esimiestehtävät Näkyvyyden rajausryhmää määräyksen kohtaan 3 perustuen, ei ollut tarpeen perustaa asiakastietojärjestelmään, sillä määräyksen mukaan lähiesimiehillä on käyttöoikeus niihin asiakastietoihin, joihin heidän alaisellaan on käyttöoikeus. Esimiehet on kytketty niihin tietojen näkyvyyden rajausryhmiin, joihin heidän alaisinaan toimivat työntekijät Lapsiperheiden palvelut Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 04 Lapsiperheiden palvelut Liitetty: Työntekijät, jotka antavat sosiaalityön ja/ tai sosiaaliohjauksen palvelua palvelun järjestämisen yhteydessä lapsiperheiden palveluiden asiakkaille ja jotka eivät vastaa palvelutarpeen arvioinnista tai palvelujen koordinoinnista kyseisessä palvelutehtävässä tai vastaavat palvelutarpeen arvioinnista ja päätöksistä vain tietyn sosiaalipalvelun osalta Näkyvyys: Asiakastiedot lapsiperheiden palvelujen, työikäisten palvelujen ja vammaispalvelujen palvelutehtävissä (ks. liite 2) Rooli: Lapsiperheet järjestäminen

10 10 (24) Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 8. Osa heistä osallistuu palvelutarpeen arviointiin, mutta eivät vastaa tästä. Käytännössä tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on melko vähän, sillä sosiaalityötä ja sosiaaliohjausta antavat työntekijät usein myös vastaavat palvelujen kokonaisuudesta ja kuuluvat tietojen näkyvyyden rajausryhmään 02 Palvelujen koordinointi ja pta. Lisäksi tähän ryhmään kuuluvat työntekijät, jotka antavat pääosin lapsiperheiden palveluita koskevaa ohjausta ja neuvontaa matalan kynnyksen neuvontapalveluissa, lyhytaikaista kotiin vietävää neuvontaa lapsiperheille sekä käsittelevät yhteydenottoja, ilmoituksia ja niiden arvioita Työikäisten palvelut Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 05 Työikäisten palvelut Liitetty: Työntekijät, jotka antavat sosiaalityön ja/ tai sosiaaliohjauksen palvelua palvelun järjestämisen yhteydessä työikäisten palveluiden asiakkaille ja jotka eivät vastaa palvelutarpeen arvioinnista tai palvelujen koordinoinnista kyseisessä palvelutehtävässä tai vastaavat palvelutarpeen arvioinnista ja päätöksistä vain tietyn sosiaalipalvelun osalta Näkyvyys: Asiakastiedot lapsiperheiden palvelujen, työikäisten palvelujen, iäkkäiden palvelujen ja vammaispalvelujen palvelutehtävissä (ks. liite 2) Rooli: Työikäiset järjestäminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 58. Tähän ryhmään kuuluvat myös työntekijät, jotka tekevät omaishoidon tukea koskevat palvelutarpeen arvioinnit ja päätökset lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palveluiden palvelutehtävissä. Lisäksi tähän ryhmään kuuluvat työntekijät, jotka antavat pääosin työikäisten palveluita koskevaa ohjausta ja neuvontaa matalan kynnyksen neuvontapalveluissa sekä käsittelevät yhteydenottoja, ilmoituksia ja niiden arvioita Iäkkäiden palvelut Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 06 Iäkkäiden palvelut Liitetty: Työntekijät, jotka antavat sosiaalityön ja/ tai sosiaaliohjauksen palvelua palvelun järjestämisen yhteydessä iäkkäiden palvelujen asiakkaille ja jotka eivät vastaa palvelutarpeen arvioinnista tai palvelujen koordinoinnista kyseisessä palvelutehtävässä tai vastaavat palvelutarpeen arvioinnista ja päätöksistä vain tietyn sosiaalipalvelun osalta Näkyvyys: Asiakastiedot työikäisten palvelujen, iäkkäiden palvelujen ja vammaispalvelujen palvelutehtävissä (ks. liite 2) Rooli: Iäkkäät järjestäminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 21. Tähän ryhmään kuuluvat myös työntekijät, jotka tekevät omaishoidon tukea koskevat palvelutarpeen arvioinnit ja päätökset iäkkäiden ja työikäisten palvelutehtävissä. Osa tähän ryhmään kuuluvista työntekijöistä tekee palvelutarpeen arviointia koskevat kirjaukset toiseen järjestelmään. Lisäksi tähän ryhmään kuuluvat työntekijät, jotka antavat pääosin iäkkäiden palveluita koskevaa ohjausta ja

11 11 (24) neuvontaa matalan kynnyksen neuvontapalveluissa sekä käsittelevät yhteydenottoja, ilmoituksia ja niiden arvioita Lastensuojelu Näkyvyyden rajausryhmää määräyksen kohtaan 7 perustuen ei ollut tarpeen perustaa asiakastietojärjestelmään, sillä lastensuojelun sosiaalityötä ja sosiaaliohjausta antavat työntekijät vastaavat kaikki myös palvelutarpeen arvioinnista ja palvelujen koordinoinnista. Heidät on kytketty näkyvyyden rajausryhmään 02 Palvelujen koordinointi ja pta Päihdehuolto Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 08 Päihdehuolto Liitetty: Työntekijät, jotka antavat sosiaalityön ja/ tai sosiaaliohjauksen palvelua palvelun järjestämisen yhteydessä päihdehuollon asiakkaille ja jotka eivät kuitenkaan vastaa palvelutarpeen arvioinnista tai palvelujen koordinoinnista kyseisessä palvelutehtävässä tai vastaavat palvelutarpeen arvioinnista ja päätöksistä vain tietyn sosiaalipalvelun osalta. Näkyvyys: Asiakastiedot päihdehuollon palvelujen, lapsiperheiden palvelujen, työikäisten palvelujen ja iäkkäiden palvelujen ja palvelutehtävissä (ks. liite 2) Rooli: Roolia ei ole toteutettu, ei tarvetta tällä hetkellä Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään ei ole liitetty työntekijöitä, koska päihdehuollon palvelutehtävässä ei ole sosiaalityötä ja sosiaaliohjausta antavia työntekijöitä, jotka käyttäisivät SosiaaliEfficaa. Mielenterveys- ja päihdepalveluiden integroiduissa palveluissa kirjaukset tehdään potilastietojärjestelmällä Vammaispalvelut Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 09 Vammaispalvelut Liitetty: Työntekijät, jotka antavat sosiaalityön ja/ tai sosiaaliohjauksen palvelua palvelun järjestämisen yhteydessä vammaispalvelujen asiakkaille ja jotka eivät vastaa palvelutarpeen arvioinnista tai palvelujen koordinoinnista kyseisessä palvelutehtävässä tai vastaavat palvelutarpeen arvioinnista ja päätöksistä vain tietyn sosiaalipalvelun osalta. Näkyvyys: Asiakastiedot vammaispalvelujen, lapsiperheiden palvelujen, työikäisten palvelujen ja iäkkäiden palvelujen palvelutehtävissä (ks. liite 2) Rooli: Vammaispalvelut järjestäminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 6. Ryhmään kuuluvia työntekijöitä on vähän, sillä sosiaalityötä ja sosiaaliohjausta antavat työntekijät usein myös vastaavat palvelujen kokonaisuudesta ja kuuluvat tietojen näkyvyyden rajausryhmään 02 Palvelujen koordinointi ja pta.

12 12 (24) Perheoikeudelliset palvelut Tähän määräyksen kohtaan perustuvia näkyvyyden rajausryhmiä muodostettiin kolme: - 10a ja c Perheoikeudelliset Lastenvalvojat - 10b Perheoikeudelliset adoptio - 10a Tapaamisten valvonta Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 10a ja c Perheoikeudelliset Lastenvalvojat Liitetty: Lastenvalvojat Näkyvyys: Perheoikeudellisten palveluiden, lapsiperheiden palvelujen, lastensuojelun ja työikäisten palvelujen palvelutehtävien asiakastiedot perheasioiden sovittelusta syntyviä asiakastietoja lukuun ottamatta (ks. liite 2) Rooli: Perheoikeudelliset Huomioita: Eksotessa lastenvalvojat vastaavat isyyden selvittämisen, lapsen elatusavun turvaamisen, lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden turvaamisen sekä puolison elatusavun turvaamisen palveluista ja tähän tietojen näkyvyyden rajausryhmään sovelletaan määräyksen kohtia 10 a ja 10 c. Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 6. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 10b Perheoikeudelliset adoptio Liitetty: Adoptioneuvontaa antavat työntekijät Näkyvyys: Lapsiperheiden palvelujen, lastensuojelun, työikäisten palvelujen palvelutehtävien asiakastiedot sekä adoptioneuvonnan asiakastiedot (ks. liite 2) Rooli: Perheoikeudelliset Huomioita: Eksotessa adoptioneuvontaa antavat työntekijät toteuttavat myös muita palveluita ja he kuuluvat useaan näkyvyyden rajausryhmään. Eksotessa pelkästään adoptioneuvontaa antavia työntekijöitä ei tällä hetkellä ole. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 10a Tapaamisten valvonta Liitetty: Tapaamisten valvontaa toteuttavat työntekijät, jotka eivät työskentele palvelujen järjestämisen prosessissa Näkyvyys: Perheoikeudellisten palveluiden, lapsiperheiden palvelujen, lastensuojelun ja työikäisten palvelujen palvelutehtävien asiakastiedot perheasioiden sovittelusta syntyviä asiakastietoja lukuun ottamatta (ks. liite 2) Rooli: Lapsiperheet toteuttaminen tai Lastensuojelu toteuttaminen Laitos Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 26. Tapaamisten valvontaa toteuttavat työntekijät toteuttavat pääasiassa myös lastensuojelun palveluita. He kuuluvat kahteen näkyvyyden rajausryhmään. Eksotessa

13 13 (24) pohditaan, tuleeko tapaamisten valvontaa toteuttavien työntekijöiden käyttöoikeudet rajata työnkuvan perusteella suppeammiksi Palvelun toteutus Määräyksen kohtaan 11 perustuvia näkyvyyden rajausryhmiä muodostettiin sosiaalipalveluittain. Ryhmät muodostettiin niihin palveluihin, joissa työntekijöiden tehtävät rajoittuvat palvelun toteutukseen. Nämä työntekijät eivät vastaa palvelujen järjestämisen prosesseista, mutta voivat antaa sosiaalityön tai sosiaaliohjauksen palvelua toteutuksen prosessissa. Palvelun toteuttamisen näkyvyyden rajausryhmiä muodostettiin yhteensä 11: 11 a1 Kasvatus- ja perheneuvonta 11 a2 Kuntouttava työtoiminta 11 a3 Lapsiperheiden kotipalvelut 11 a4 Lapsiperheiden perhetyö 11 a5 Lastensuojelulaitokset 11 a6 Lastensuojelun tehostettu perhetyö 11 a7 Sosiaalinen kuntoutus 11 a8 Turvakoti 11 a9 Vammaispalveluiden toteutus 11 a 10 Kotoutumisen edistäminen 11 b1 Asiakkaan raha-asioiden hoitaminen 11 b2 Sosiaalinen luototus Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 a1 Kasvatus- ja perheneuvonta Liitetty: Kasvatus- ja perheneuvontaa toteuttavat työntekijät, jotka eivät työskentele palvelujen järjestämisen prosessissa Näkyvyys: Kasvatus- ja perheneuvonnan toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arviointi, asiakassuunnitelma ja päätökset lapsiperheiden palveluiden palvelutehtävässä (ks. liite 2) Rooli: Lapsiperheet toteuttaminen Huomioita: Toistaiseksi tähän ryhmään ei ole liitetty työntekijöitä. Kasvatus- ja perheneuvonnan asiakastietoja kirjataan Eksotessa tällä hetkellä potilastietojärjestelmän erilliselle kasvatus- ja perheneuvonnan kirjaamisnäkymälle. Eksotessa harkitaan, siirrytäänkö kasvatus- ja perheneuvonnan asiakastietoja kirjaamaan asiakastietojärjestelmällä. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11a 2 Kuntouttava työtoiminta Liitetty: Kuntouttavaa työtoimintaa toteuttavat työntekijät, esim. yksilö- ja työhönvalmentajat, jotka eivät työskentele palvelujen järjestämisen prosessissa Näkyvyys: Kuntouttavan työtoiminnan toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arviointi, asiakassuunnitelma ja päätökset työikäisten palvelutehtävässä (ks. liite 2) Rooli: Työikäiset toteuttaminen

14 14 (24) Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 11. Osa palvelua toteuttavista työntekijöistä on asiakkaan tukena mukana palvelun järjestämisen prosessissa. He esimerkiksi kartoittavat asiakkaan kanssa hänelle sopivaa kuntouttavan työtoiminnan paikkaa. Näissä tilanteissa kirjaamisvastuu on palvelun järjestämisestä vastaavalla työntekijällä, joka kirjaa tarvittavat asiakastiedot järjestämisen prosessiin. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11a 3 Lapsiperheiden kotipalvelut Liitetty: Lapsiperheiden kotipalvelua toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä tai sosiaalityön tai sosiaaliohjauksen palveluiden antamisesta. Näkyvyys: Lapsiperheiden kotipalvelun toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arviointi, asiakassuunnitelma ja päätökset lapsiperheiden palveluiden palvelutehtävässä (ks. liite 2) Rooli: Lapsiperheet toteuttaminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 9. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 a4 Lapsiperheiden perhetyö Liitetty: Lapsiperheiden perhetyötä toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä Näkyvyys: Lapsiperheiden perhetyön toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arviointi, asiakassuunnitelma ja päätökset lapsiperheiden palveluiden palvelutehtävässä (ks. liite 2) Rooli: Lapsiperheet toteuttaminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 26. Osa perhetyöntekijöistä toimii toteuttamisen prosessin lisäksi myös asiakkuuden alkuvaiheessa, jossa he käsittelevät ja arvioivat yhteydenottoja. He kuuluvat näkyvyyden rajausryhmään 04 Lapsiperheiden palvelut. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 a5 Lastensuojelulaitokset Liitetty: Lastensuojelun laitospalvelua toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä Näkyvyys: Lastensuojelun laitospalvelun toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arvioinnit, asiakassuunnitelmat ja päätökset lastensuojelun palvelutehtävässä (ks. liite 2) Rooli: Lastensuojelu toteuttaminen Laitos Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 97. He käyttävät SosiaaliEfficassa erillistä laitososiota. Laitososiossa tehdään laitospalvelun päivittäiset asiakaskertomusmerkinnät ja rajoittamistoimenpiteisiin liittyvät kirjaukset. Osio sisältää sijoituspäiviin liittyvän seurannan. Lapsen ja perheen palvelutarpeen arviointi tehdään Eksotessa lapsiperheiden palveluiden

15 15 (24) palvelutehtävässä. Tämän vuoksi lastensuojelun palvelua toteuttavat työntekijät eivät käytännössä näe asiakkaidensa palvelutarpeen arviointia. Eksotessa laitospalvelua saaville asiakkaille on kuitenkin tehty lastensuojelun asiakassuunnitelma, johon laitospalveluiden toteuttaminen perustuu. Osa tähän näkyvyyden rajausryhmään kuuluvista työntekijöistä työskentelee myös muissa palveluissa ja he kuuluvat useampaan näkyvyyden rajausryhmään. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 a6 Lastensuojelun tehostettu perhetyö Liitetty: Lastensuojelun tehostettua perhetyötä toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä Näkyvyys: Lastensuojelun tehostetun perhetyön toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arvioinnit, asiakassuunnitelmat ja päätökset lastensuojelun palvelutehtävässä sekä palvelutarpeen arvioinnin lapsiperheiden palveluiden palvelutehtävässä (ks. liite 2) Rooli: Lastensuojelu toteuttaminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 31. Osa heistä työskentelee myös muissa palveluissa ja he kuuluvat useampaan näkyvyyden rajausryhmään. Lapsen ja perheen palvelutarpeen arviointi tehdään Eksotessa lapsiperheiden palveluiden palvelutehtävässä. Tämän vuoksi lastensuojelun tehostettua perhetyötä toteuttavat työntekijät näkevät myös lapsiperheiden palvelutehtävässä tehdyn palvelutarpeen arvion. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 a7 Sosiaalinen kuntoutus Liitetty: Sosiaalista kuntoutusta toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä Näkyvyys: Sosiaalisen kuntoutuksen toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arvioinnit, asiakassuunnitelmat ja päätökset niissä palvelutehtävissä, joissa työntekijä toteuttaa sosiaalista kuntoutusta (ks. liite 2) Rooli: Työikäiset toteuttaminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on kaksi. Eksotessa sosiaalisen kuntoutuksen palveluksi on määritelty tällä hetkellä yhdessä yksikössä toteutettava palvelu. Tämän yksikön työntekijät toteuttavat sosiaalista kuntoutusta työikäisten palvelutehtävässä ja heillä on käyttöoikeus vain työikäisten palvelutehtävässä muodostuviin sosiaalisen kuntoutuksen asiakastietoihin sekä palvelutarpeen arviointeihin, asiakassuunnitelmiin ja päätöksiin. Yksikössä työskentelevä kolmas sosiaalihuollon työntekijä tekee päätökset yksikössä toteutettavasta sosiaalisesta kuntoutuksesta ja hän kuuluu näkyvyyden rajaus ryhmään 05 Työikäisten palvelut työikäisten järjestämisen roolilla. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 a8 Turvakoti Liitetty: Turvakotipalvelua toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä

16 16 (24) Näkyvyys: Turvakotipalvelun toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot (ks. liite 2) Rooli: Turvakoti Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 9. Turvakotipalvelua toteutetaan Eksotessa lastensuojelulaitoksen yhteydessä. Turvakotipalvelua toteuttavat työntekijät toteuttavat myös laitospalvelua lastensuojelun palvelutehtävässä ja he kuuluvat kahteen näkyvyyden rajausryhmään. Käytännössä työntekijät näkevät turvakotipalvelusta muodostuvien tietojen lisäksi lastensuojelun laitospalvelun toteutuksesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arvioinnit, asiakassuunnitelmat ja päätökset lastensuojelun palvelutehtävässä. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 a9 Vammaispalveluiden toteutus Liitetty: Vammaispalveluiden palvelutehtävässä myönnettäviä palveluita toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä Näkyvyys: Vammaispalveluiden toteuttamisesta syntyvät asiakastiedot kaikista sosiaalipalveluista sekä palvelutarpeen arvioinnit, asiakassuunnitelmat ja päätökset vammaispalveluiden palvelutehtävässä, lisäksi työikäisten palvelutehtävän päätökset ja toteuttamissuunnitelmat (ks. liite 2) Rooli: Vammaispalvelu toteuttaminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 204. Tähän ryhmään kuuluvat vammaispalveluiden palvelutehtävässä toiminnallisia palveluita sekä asumispalveluita toteuttavat työntekijät. Työntekijät kuuluvat hallinnollisesti samaan yksikköön ja toteuttavat palveluita yksikön sisällä joustavasti. Siksi heille on tehty yksi yhteinen näkyvyyden rajausryhmä. Osa tähän ryhmään kuuluvista työntekijöistä toteuttaa myös työikäisten palvelutehtävään kuuluvia palveluja, vammaisten henkilöiden työtoimintaa ja vammaisten henkilöiden työllistymistä tukevaa toimintaa. Tämän vuoksi tähän ryhmään kuuluvilla työntekijöillä on näkyvyys myös työikäisten palveluiden toteuttamissuunnitelmaan, mutta ei työikäisten palvelutehtävän palvelutarpeen arviointiin ja asiakassuunnitelmiin, koska kokonaisvastuu asiakkuudesta on vammaispalveluiden palvelutehtävässä. Osa palvelua toteuttavista työntekijöistä on myös mukana asiakkaan tukena palvelun järjestämisen prosessissa. He esimerkiksi kartoittavat asiakkaan kanssa hänelle sopivaa toimintapaikkaa. Näissä tilanteissa kirjaamisvastuu on palvelun järjestämisestä vastaavalla työntekijällä, joka kirjaa tarvittavat asiakastiedot järjestämisen prosessiin. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 a10 Kotoutumisen edistäminen Liitetty: Kotoutumisen edistämisen toteuttamisesta vastaavat työntekijät Näkyvyys: Kototutumisen edistämisen asiakastiedot sekä palvelutarpeen arvioinnit, asiakassuunnitelmat ja päätökset lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtävissä (ks. liite 2) Rooli: Työikäiset toteuttaminen ja maahanmuuttajien rekisteri Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 2. Asiakastietojärjestelmässä on erillinen maahanmuutto-osio, johon kirjataan mm.

17 maahantulo- ja oleskelulupatiedot sekä korvausoikeuden peruste. Tähän ryhmään kuuluvien lisäksi maahanmuutto-osion tietoihin on oikeus niillä työntekijöillä, jotka toimeentulotukea käsitellessään tarvitsevat ko. tietoja. 17 (24) Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 b1 Asiakkaan raha-asioiden hoitaminen Liitetty: Asiakkaan raha-asioiden hoitamista toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä Näkyvyys: Asiakkaan raha-asioiden hoitamisesta muodostuvat asiakastiedot sekä palvelutarpeen arvioinnit, asiakassuunnitelmat ja päätökset (ks. liite 2) Rooli: Työikäiset toteuttaminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 10. He kuuluvat työtehtäviensä perusteella myös muihin näkyvyyden rajausryhmiin. Työntekijät toteuttavat palvelua lapsiperheiden palveluiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtävissä ja siten kaikki työntekijät näkevät näissä palvelutehtävissä muodostuvat palvelutarpeen arviot, asiakassuunnitelmat ja päätökset. Rahaasioiden hoitamisesta lastensuojelun palvelutehtävässä vastaavat eri työntekijät ja tämän vuoksi ryhmään 11 b1 kuuluvilla työntekijöillä ei ole oikeutta lastensuojelun palvelutehtävän asiakastietoihin. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 11 b2 Sosiaalinen luototus Liitetty: Sosiaalista luototusta toteuttavat työntekijät, jotka eivät vastaa palvelujen järjestämisestä Näkyvyys: Sosiaalisen luototuksesta muodostuvat asiakastiedot lapsiperheiden, työikäisten, iäkkäiden palvelutehtävissä sekä palvelutarpeen arvioinnit, asiakassuunnitelmat ja päätökset niissä palvelutehtävissä, joissa työntekijä sosiaalista luototusta toteuttaa (ks. liite 2) Rooli: Työikäiset toteuttaminen Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään ei kuulu työntekijöistä, sillä sosiaalisen luototuksen toteuttamisesta vastaavat työntekijät saavat tarvittavat käyttöoikeudet asiakastietoihin muihin työtehtäviinsä perustuen ja he kuuluvat muihin näkyvyyden rajausryhmiin Toimistotehtävät ja tukitoiminnot Määräyksen kohtaan 12 perustuvia näkyvyyden rajausryhmiä muodostettiin toimistotehtävissä toimiville, asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjille ja tilastointitietoja käyttäville. Toimistotyöntekijät ja muista tukitoiminnoista vastaavat työntekijät näkevät asiakastietojärjestelmästä kaikki tiedot, sillä heidän työtehtävänsä ovat hyvin moninaisia ja he myös toimivat toistensa sijaisina. Tukitoimintoihin kuuluvat myös virastomestarit, jotka tarkistavat ajanvarauksia asiakkaille neuvonnassa. He näkevät asiakastietojärjestelmästä henkilönäytön ja ajanvaraustiedot. He eivät kuulu tietojen näkyvyyden rajausryhmiin, koska he eivät työssään käsittele asiakastietoja muilta osin.

18 18 (24) Tähän määräyksen kohtaan perustuvia näkyvyyden rajaus -ryhmiä muodostettiin 13: 12 Toimistotehtävät 12 Tukitoiminnot pääkäyttäjät 12 THL tilasto Imatra 12 THL tilasto Lappeenranta 12 THL tilasto Lemi 12 THL tilasto Luumäki 12 THL tilasto Parikkala 12 THL tilasto Rautjärvi 12 THL tilasto Ruokolahti 12 THL tilasto Savitaipale 12 THL tilasto Taipalsaari Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 12 Toimistotehtävät Liitetty: Palvelusihteerit Näkyvyys: Kaikki asiakastiedot Rooli: Järjestämisen rooli siinä palvelutehtävässä, johon työtehtävät pääasiassa kohdistuvat Huomioita: Eksotessa tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä on 24. Tähän ryhmään kuuluvat eri palvelutehtävissä työskentelevät palvelusihteerit, jotka sijaistavat tarvittaessa toisiaan. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 12 Tukitoiminnot pääkäyttäjät Liitetty: Pääkäyttäjät Näkyvyys: Kaikki asiakastiedot Rooli: Pääkäyttäjä Eksote sekä kaikki käytettävissä olevat roolit Huomioita: Tähän ryhmään kuuluvat Eksoten ja 2M-IT:n työntekijät, jotka toimivat Eksoten SosiaaliEffican pääkäyttäjinä sekä Tiedon pääkäyttäjät, jotka tekevät muutoksia Eksoten järjestelmään. Pääkäyttäjillä on näkyvyydet kaikkiin asiakastietojärjestelmässä muodostuviin tietoihin ja he hallinnoivat tiettyjä järjestelmän taustatietoja. Heillä on siten myös laajimmat roolit eli oikeudet tehdä muutoksia järjestelmän taustalla. Eri käyttäjäroolien kautta tehdään testausta, opastusta, selvitetään virhetilanteita yms. Rajausryhmän nimi ATJ:ssä: 12 THL tilasto Liitetty: Työntekijät, jotka ottavat järjestelmästä THL:lle raportoitavat kuntakohtaiset tilastointitiedot Näkyvyys: Kaikki asiakastiedot kuntakohtaisesti

19 19 (24) Rooli: Järjestämisen rooli siinä palvelutehtävässä, johon työtehtävät pääasiassa kohdistuvat Huomioita: Thl tilastoroolilla otetaan vuosittaiset THL:n toimeentulotuen ja lastensuojelun tilastot. Tilastoja ottaa ja korjaa aiemmin pääkäyttäjinä toimineet henkilöt. 5 Arviointi 5.1 Kokemus ja havainnot prosessista Työntekijöiden käyttöoikeuksiin on tullut uudelleen määrittelyn myötä muutoksia ja käyttöoikeuksien määrittelyn perusteet ovat organisaatiossa yhdenmukaistuneet. Ennen määräyksen soveltamista käyttöoikeudet oli määritelty eri perustein ja perusteet eri palveluiden ja palvelutehtävien välillä saattoivat vaihdella. Organisaatiossa on tullut olla ymmärrys siitä, että käyttöoikeudet voidaan jatkossa määritellä ainoastaan kansallisen määräyksen mukaisesti. Prosessissa keskeisintä on ollut työntekijäkohtaisten tietojen kerääminen sekä organisaatiossa käydyt keskustelut siitä, miten määräystä ja työntekijöiden työnkuvia tulkitaan. Käyttöoikeuksien määrittämiseksi tarvittavaa tietoa on ollut osin haastavaa kerätä, sillä käsitteet, joita työnkuvien kuvaamiseksi tarvitaan, eivät ole vielä toiminnassa tuttuja. Keskeiset muutokset: - Sosiaalihuollon palveluita järjestävien, etenkin palvelutarpeen arvioinnista vastaavien työntekijöiden käyttöoikeudet ovat laajentuneet - Oikeudet käsitellä lastensuojelun asiakastietoja ovat laajentuneet - Palveluiden toteuttamisesta vastaavien työntekijöiden käyttöoikeudet ovat pääosin supistuneet. Tämä on aiheuttanut kentällä kysymyksiä. - Samanaikaisesti kun käyttöoikeuksia on määritelty, järjestelmään on toteutettu myös muita kansallisia määrityksiä. Muutokset ovat osin tarkentaneet työntekijöiden vastuita ja rooleja asiakkaan prosessissa. - Toimintakulttuurin muutos - Käyttöoikeuksien hallintamallin muutos Asiakastietojärjestelmässä otettiin vuodenvaihteessa kansallisten määritysten mukaiset toiminnallisuudet käyttöön ja versiopäivitysten yhteydessä järjestelmään on tullut muitakin Kanta-toiminnallisuuksia. Uusien toiminnallisuuksien käyttöönotto edellytti kaikkien työntekijöiden käyttöoikeuksien määrittelemistä asiakastietojärjestelmään. Vuodenvaihde oli käyttöoikeuksien määrittelytyölle ajankohtana haastava, sillä vuodenvaiheeseen ajoittuu organisaatiossa määräaikaisten työsuhteiden päättymisiä ja alkamisia. Henkilöstön työtehtävät ja työyksiköt ovat määrittelytyön aikana voineet muutoinkin muuttua. Lisäksi asiakastietojärjestelmän sovellustuki siirtyi alkaen 2M-IT:lle (aikaisempi nimi Medi-IT) ja käyttöoikeuksien määrittely ja perustaminen asiakastietojärjestelmään on ollut kahden eri organisaation tehtävänä. Uusien toiminnallisuuksien käyttöönotto toteutettiin lyhyessä ajassa pienillä henkilöresursseilla ja käyttöönoton valmistelussa tuli kiire. Käyttöoikeuksien määrittelytyön ja käyttäjien perustamisen ohella järjestelmään tehtiin taustatöitä, valmisteltiin koulutusmateriaalia, koulutettiin henkilöstöä ja tarjottiin henkilöstölle käyttöönoton tukea. Käyttöoikeuksien määrittämiseksi tarkkoja

20 20 (24) tietoja jokaisen työntekijän työnkuvasta ei ollut tai keskustelua näistä ei ehditty riittävästi käymään. Työntekijät liitettiin näkyvyyden rajausryhmiin käytettävissä olevan tiedon ja parhaan arvion mukaan. Uusien toiminnallisuuksien käyttöönoton jälkeen hankkeelle ja sovellustukeen tuli paljon kysymyksiä ja korjauspyyntöjä yksittäisten työntekijöiden käyttöoikeuksia koskien. Yhteydenottoja tuli erityisesti niissä tilanteissa, joissa työntekijä ei päässyt käsittelemään tarvitsemiaan tietoja. Käyttöönoton ja yhteydenottojen myötä ilmeni, että monilla työntekijöillä on moninaisemmat työnkuvat, kuin etukäteen osattiin arvioida. Työntekijät toimivat useammassa prosessin vaiheessa ja palveluissa kuin käyttöoikeuksia määrittäessä oli tiedossa. Tietojen näkyvyyden rajausryhmiä ei kaikilta osin osattu ohjata työntekijöille riittävästi. Rajausryhmien riittävyys ja tarpeellisuus kokonaisuudessaan jäivät myös tarkistamatta. Yhteydenottoja tuli sekä SosKanta-tiimiin että 2M-IT:n sovellustukeen ja käyttöoikeuksia koskevat pyynnöt tulivat käsiteltäviksi kiireessä. Muutoksia toteutettiin järjestelmään kokonaisuutta hallitsematta, ne jäivät raportoimatta ja kokonaiskuva käyttöoikeuksien toteutustavasta menetettiin. Kiire näkyi käyttöoikeuksien määrittelytyön keskeneräisyytenä ja puutteina käyttöoikeuksien määrittelyn hallinnassa. Tiedot käyttöoikeuksien toteutuksesta on otettu järjestelmästä taulukkoon (liite 1) työntekijäkohtaisesti uudelleen. Taulukon avulla on voitu tarkistaa, onko toteutus yhdenmukainen ja oikea suhteessa kunkin työntekijän työnkuvaan ja käyttöoikeusmääräykseen. Keskusteluja työnkuvista ja käyttöoikeuksien määrittämisestä, erityisesti vireilletuloja useissa palvelutehtävissä käsittelevien työntekijöiden kohdalla käydään organisaatiossa edelleen. Hankkeessa saatujen kokemusten ja palautteen perusteella voidaan todeta, että käyttöoikeuksien uudelleenmäärittelyn myötä myös työntekijöiden työnkuvia ja vastuita on tarkasteltu ja vastuut ovat osin selkeytyneet. Käyttöoikeusmääräys ei ole sinällään muuttanut työnkuvia, mutta työnkuvat ovat tulleet tarkemmin kuvatuiksi kansallisia määrityksiä käyttäen. 5.2 THL:n käyttöoikeuksia koskevan määräyksen soveltaminen Käyttöoikeusmääräys velvoittaa määrittämään käyttöoikeudet yksityiskohtaisesti jokaiselle yksittäiselle työntekijälle. Käyttöoikeuksien määrittäminen määräyksen perusteella edellyttää, että kunkin työntekijän työnkuvasta ja vastuista on riittävän tarkat tiedot. Organisaatiossa tulee muodostaa yhteinen näkemys siitä, mihin palvelutehtäviin, prosessin vaiheisiin, sosiaalipalveluihin ja työyksiköihin kunkin työntekijän tehtävät sijoittuvat. Yleisesti voidaan todeta, että määräystä ei ole mahdollista soveltaa ilman tietoa, mihin palvelutehtäviin, sosiaalipalveluihin ja prosessin vaiheisiin työntekijöiden tehtävät kohdistuvat. Käyttöoikeuksia määritettäessä ja toteutettaessa on tunnettava sosiaalihuollon tiedonhallinnan määritykset ja miten nämä on toteutettu asiakastietojärjestelmässä. Määrittelytyötä tehtäessä on hyvä huomioida, että palvelutehtäväluokitus, sosiaalipalvelut, prosessit ja asiakasasiakirjat ovat työn käytännöissä vielä tuoreita asioita ja yhteisen käsityksen muodostaminen työntekijöiden työnkuvien suhteesta kansallisiin määrityksiin vaatii yhteistä keskustelua. Pääpiirteissään työntekijöiden työnkuville löytyi vastine määräyksessä kuvattujen roolien kanssa ja näille työntekijöille käyttöoikeuksien määrittäminen oli selkeää. Haasteita on tullut niissä tilanteissa, joissa työntekijöiden työnkuvat ja vastuut ovat moninaisia, työntekijät työskentelevät usean yksikön lukuun, työnkuva kytkeytyy asiakkuuden alkuvaiheessa tehtävään työhön tai kun kyse on sosiaali-

21 21 (24) ja terveydenhuollon integroiduissa palveluissa toimivista työntekijöistä. Mikäli työntekijän toimenkuva on uusi ja vastuu prosessien näkökulmasta moninainen tai epäselvä, käyttöoikeuksia on vaikea määritellä määräyksen mukaisesti. Sosiaalihuollon toimijoiden työnkuvat ovat osin moninaisia ja räätälöity vastaamaan erilaisia toiminnassa havaittuja tarpeita. Esimerkiksi osa palveluita toteuttavista työntekijöistä toimii myös asiakkuuden alkuvaiheessa tai palvelun järjestämisen prosessissa. Heidän työnkuvaansa kuuluu toteuttaa sosiaalipalvelua toteuttamisen prosessissa, antaa yleistä ohjausta ja neuvontaa sekä käsitellä yhteydenottoja, ilmoituksia ja hakemuksia vireilletulokäsittelyn prosessissa. Palvelun toteutuksesta vastaavat työntekijät voivat myös tehdä joitakin palveluita koskevia päätöksiä tai osallistua palvelujärjestämiseen muutoin esimerkiksi kartoittamalla asiakkaan kanssa hänelle sopivaa palvelupaikkaa. Nämä työntekijät tarvitsisivat mahdollisuuden kirjata asiakastietoja ja siten käyttöoikeudet asiakastietoihin useissa prosessin vaiheissa. Käyttöoikeusmääräyksen perusteella ei voida suoraan sanoa, millaiset käyttöoikeudet näille työntekijöille tulisi antaa ja työntekijät eivät kuulu selkeästi tiettyyn näkyvyyden rajausryhmään. Lisäksi työnkuvat voivat vaihdella palvelujen ja prosessien jatkuvan kehittämisen myötä. Näissä tilanteissa käyttöoikeuksien määrittely on ollut hankalaa ja työntekijöille olisi ehkä tarpeen muodostaa räätälöidympiä ryhmiä. Käyttöoikeuksien hallinnoinnista tulee kuitenkin helposti työlästä ja aikaa vievää mikäli toteutus viedään kovin yksityiskohtaiselle tasolle. On arvioitava, miten tarkalle tasolle käyttöoikeudet on näissä tilanteissa tarkoituksenmukaista rakentaa. Eksotessa nämä työntekijät on yhdistetty jo tehtyihin rooleihin ja ryhmiin ja heidän käyttöoikeutensa ovat usein melko laajat. Organisaatiossa on paljon työntekijöitä, jotka antavat ohjausta ja neuvontaa sekä käsittelevät yhteydenottoja ja ilmoituksia. Näiden työntekijöiden työnkuvat ja vastuut voivat myös poiketa toisistaan tai niitä ei ole selkeästi määritelty. Hankkeessa tunnistettiin, että osa vireilletulokäsittelyn prosessissa toimivista työntekijöistä laittaa ohjauksen ja neuvonnan yhteydessä asiakkaiden asioita sosiaalihuoltoon vireille, osan vastuulla on tehdä yhteydenoton ja ilmoituksen arvioita eli arvioida, miten asian käsittely organisaatiossa jatkuu. Osa vireilletulokäsittelyn prosessissa toimivista työntekijöistä puolestaan kirjaa hakemuksia järjestelmään teknisesti vireille ja skannaa yksikköön saapuneita paperisia hakemuksia vireillepanoihin. Osa heistä skannaa myös muihin prosesseihin liittyviä asiakirjoja. Käyttöoikeuksien määrittelyn perusteissa ei erikseen määritellä, millaiset käyttöoikeudet tulisi antaa työntekijöille, jotka toimivat pääasiassa asian vireilletulokäsittelyn prosessissa. Heidän kohdallaan tulee soveltaa käyttöoikeusmääräyksen perustetta 12 ja määritellä, minkä asioiden käsittely työntekijän vastuulle kuuluu. Määräyksen tulkintaan on saatu tukea THL:stä, josta ohjattiin arvioimaan ohjausta ja neuvontaa antavien työntekijöiden kohdalla, mitkä asiakastiedot ovat heidän työtehtäviensä hoitamisen kannalta välttämättömiä. Organisaatiossa pohdittavaksi on jäänyt, tarvitsevatko työntekijät ohjauksessa ja neuvonnassa kaikkia asiakkaasta tallennettuja asiakastietoja. Hankkeen THL:stä saaman ohjeistuksen mukaan käyttöoikeuksien ulkopuolelle tulisi rajata asiakastiedot, joita työntekijä ei selkeästi tarvitse työtehtävien suorittamiseksi. Jos mitään asiakirjatyyppiä, palvelutehtävää, sosiaalipalvelua tai palveluprosessia ei pysty rajaamaan pois työn suorittamisen siitä kärsimättä, käyttöoikeuksien tulisi kattaa kaikki asiakastiedot perheasioiden sovittelua lukuun ottamatta. Tällöin näiden työntekijöiden käyttäjärooli vastaisi sosiaalipäivystäjän käyttäjäroolia.

22 22 (24) Ohjausta ja neuvontaa antavien työntekijöiden kohdalla on erittäin haastavaa määritellä, mitä tietoja he työtehtäviensä suorittamiseksi välttämättä tarvitsevat. Asiakkaiden asiakasneuvonnassa esittämät kysymykset voivat vaihdella kaikkien prosessin vaiheiden, palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen välillä. Toisaalta näiden työntekijöiden vastuulle kuuluu vain asianvireilletulovaiheen käsittely vaihtelevalla laajuudella ja siten sosiaalipäivystäjä tai palvelutarpeen arviointi - rooleja vastaavat käyttöoikeudet tuntuvat heidän kohdallaan laajoilta. Voidaan myös todeta, että kaikkien sosiaalihuollossa toimivien työntekijöiden vastuulle kuuluu antaa asiakkailleen ohjausta ja neuvontaa sosiaalipalveluja koskien, ilman että heillä on käyttöoikeudet kaikkiin sosiaalihuollon asiakastietoihin. Vireilletulokäsittelyn prosessissa toimivien, ohjausta ja neuvontaa antavien työntekijöiden kohdalla on katsottu, että he antavat sosiaaliohjausta ja siten heillä on käyttöoikeudet kaikkien niiden palvelutehtävien tietoihin, joihin vireilletulokäsittely pääasiassa voi kytkeytyä. Nämä työntekijät on tullut yhdistää järjestämisen rooliin, jotta he pääsevät käsittelemään asiakastietoja vireilletulovaiheessa. Organisaatiossa pohditaan, tulisiko esimerkiksi järjestelmään hakemuksia kirjaavien työntekijöiden käyttöoikeuksia rajata. Sosiaali- ja terveydenhuollon integroiduissa palveluissa käyttöoikeuksien määrittäminen on haastavaa, sillä prosessit näissä palveluissa eivät vastaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisia määrityksiä ja käytännössä on vaikea määritellä, milloin palvelusta muodostuu sosiaalihuollon asiakastietoa. Näin ollen myös työnkuvien määrittäminen määräyksen perusteisiin perustuen problematisoituu. Jos ei ole selvää, milloin työntekijät toteuttavat sosiaalihuollon palveluita ja mistä sosiaalihuollon prosessin vaiheesta he vastaavat, heidän käyttöoikeuksiaan ei voida määrittää määräyksen perusteiden mukaan. Mikäli työntekijöiden vastuita osana sosiaalihuollon palvelukokonaisuutta ei ole määritelty, on käyttöoikeuksien määrittely määräykseen perustuen mahdotonta. Määrittelyä hankaloittaa edelleen se, että osa sosiaalihuollon asiakastiedoista kirjataan muihin järjestelmiin. Integroiduissa palveluissa työntekijän voi olla tarpeen käsitellä sosiaalihuollon asiakastietoja asiakastietojärjestelmästä samalla, kun hän kirjaa näitä toiseen järjestelmään sosiaalihuollon palveluprosesseista poikkeavasti. Pohdittavaksi onkin noussut, voiko työntekijällä olla asiakastietojärjestelmän asiakastietoihin oikeus ilman velvoitetta kirjata asiakastietoja asiakastietojärjestelmään. Jos voi, niin työntekijän tulee perustella asiayhteys jokaisella katselukerralla. Eksotessa suuri määrä työntekijöitä on määritelty kuuluvaksi näkyvyyden rajausryhmään 02 palvelujen koordinointi ja palvelutarpeen arviointi. Heillä on oikeudet kaikkiin asiakastietoihin lukuun ottamatta perheasioiden sovittelua. Eksotessa on noussut huolta siitä, että palvelutarvetta vaihtelevalla laajuudella arvioivilla työntekijöillä eri palvelutehtävissä on käyttöoikeus myös kaikkiin lastensuojelussa muodostuviin asiakastietoihin. Käyttöoikeuksien määrittäminen määräyksen perusteella on selkeää, kun työnkuvat ja vastuut ovat selkeitä, niistä on saatavilla ajantasaiset ja tarkat tiedot ja kun organisaatiossa on näkemys siitä, mihin palvelutehtäviin, prosesseihin, sosiaalipalveluihin ja työyksiköihin työ liittyy. Mikäli organisaation sosiaalihuollon palvelujäsennys sekä työntekijöiden työnkuvat perustuvat näihin sosiaalihuollon tiedonhallinnan määrityksiin, käyttöoikeuksia koskevan määräyksen soveltaminen onnistuu hyvin.