Henkilöstön pätevyyden varmistaminen muutostilanteissa Tuula Pirhonen Laatupäällikkö, tutkija Evira Tutkimus- ja laboratorio-osasto
Henkilöstömuutokset < Työntekijä Henkilö jää pois niin että tiedetään etukäteen eläkkeelle, määräaikaisuuden päättyminen Irtisanoutuminen Etukäteen varautuminen Henkilö jää pois yllättäen Tiedon siirto ei aina mahdollista
Henkilöstömuutokset < Organisaatio Siirto organisaatiossa toiseen tehtävään Tiedon saaminen mahdollista myös jälkikäteen Irtisanomiset, mielen pahoittaminen perehdyttäjä ei välttämättä halua jakaa tietojaan tai antaa osittaista tietoa Rekrytointikiellot > henkilöstön väheneminen, töiden jakaminen Organisaatiomuutokset, yhdistymiset, toiminnan supistaminen, uusi omistaja
Organisaation toiminnan muutokset Tietojärjestelmämuutokset Johtamisjärjestelmämuutokset Toimintakulttuurin muutokset Prosessien, työskentelytapojen muutokset Lainsäädännöstä aiheutuvat muutokset Muutokset vaativat perehdyttämistä / osaamisen päivittämistä/tapojen muuttamista
Muutoksen hallinta Tahto VISIO Suunniteltu, realistinen aikataulu Ohjattu Ohjeistettu Proaktiivinen johtamismalli Pakko KRIISI Pakotettu muutos Reaktiivinen johtamismalli Tiukat tavoitteet ja aikataulu
Organisaatiomuutoksen haasteita Toimenkuvat muuttuvat Uuden tilanteen hyväksyminen Uusien tehtävien oppiminen ja hoitaminen Uusiin järjestelmiin sopeutuminen Uudet lyhenteet, uudet termit Uudet työkaverit, uudet kahviporukat (vai entiset?) Resurssit eivät yleensä lisäänny Kun työt lisääntyvät, voidaanko vanhoista tehtävistä luopua? Pystytäänkö vanhoista tottumuksista luopumaan
Johdon rooli muutoksessa (1) Korostuu Hyvä sisäinen tiedottaminen kaikissa vaiheissa Ratkaisujen tekeminen henkilökysymyksissä Henkilöstö otettava mukaan innovoimaan ja suunnittelemaan muutosta ja myös perehdyttämistä
Johdon rooli muutoksessa (2) Avoin ja positiivinen asenne Yhtenäiset perehdyttämisen ja pätevyyden toteamisen menettelyt Töiden priorisointi > < Toiminnan tehostaminen Tarvittavan osaamisen selvittäminen > koulutussuunnitelma
Johdon rooli muutoksessa (3) Työn johto, kehityskeskustelut Entisistä rakkaista töistä irtautuminen Ajan varaaminen perehtymiselle ja pätevöitymiselle Selvitetään tarvittava osaaminen, oppimisen edistyminen, pätevöityminen Autettava alaista hyväksymään muutos
Yhdistyvien organisaatioiden käytännöt Otetaan parhaat käytännöt entisistä organisaatioista Hyödynnetään kaikkien osaamista Varotaan vanhassa pysymistä; sallitaan uudet tavat Varotaan jäykkiä käytäntöjä
Jos muutosta ei johdeta Muutosta ei tapahdu tai se tapahtuu hitaasti/tehottomasti/osittain Ihmiset etsivät syitä pysyä vanhassa Huolestuneisuus ja epätietoisuus kasvaa Kustannukset lisääntyvät Haluttua vaikutusta ei saada
Asiakkuudet Asiakaspalvelun laatu taattava muutoksissa; muutoksista tiedotettava Perehtyminen/pätevöityminen asiakkuuksien hoitoon Sidosryhmäyhteistyö Perehtyminen sopimuksiin ja toimeksiantoihin Mahdollinen toiminnan hidastuminen, läpimenoaikojen pidentyminen > Sopimuskatselmukset; nettisivujen päivitykset Akkreditoinnin ylläpito
Hallittu tehtävien siirto Aikataulutettu suunnitelma tietojen siirtämiseksi seuraajalle Lomake Tiedonsiirtokeskustelut Rinnakkain työskentely Hiljaisen tiedon siirto Onko organisaatiossa mahdollista palkata kahta henkilöä samanaikaisesti?
Osaamisen siirtosuunnitelma Varmistetaan, että henkilön lähtiessä säilyy sellainen osaaminen, joka on tehtävien hoitamisen kannalta välttämätön ja tarpeen palvelukyvyn ja joustavan toiminnan turvaamiseksi Mitkä ovat tehtävien hoitamisen kannalta välttämätöntä osaamista? Kuka muu hallitsee nämä tehtävät? Mistä/miten korvataan? Millä aikataululla?
Perehdyttäminen ajan ollessa Varahenkilöjärjestelmät Suunnitellut, riittävät Pätevyyden varmistaminen esim. lomasijaisuuksia tekemällä Varahenkilön ajan tasalla pitäminen Keskustelut Jaetut tehtävät Työnkierto
Dokumentointi, arkistointi, ohjeet Hyvin tehtynä helpottavat töiden siirtoa ja perehtymistä Selkeä, toimiva ohjeistus Dokumentoinnin ja muistiinpanojen selvyys Ymmärtävätkö muutkin kuin kirjaaja Ovatko tiedot saatavilla/löydettävissä Omiin tiedostoihin ei muilla oikeutta > yhteiset kansiot Arkistointi Luottamuksellisuus, eheys, saatavuus Säännöt tiedostojen nimeämiseen
Henkilöstön pätevyyden hallinta Perehtyminen vie aikaa niin perehtyjältä kuin perehdyttäjältä Perehtymiselle ja töiden hitaammalle suorittamiselle on annettava aikaa Hyvä perehdyttämissuunnitelma, selkeät vastuut Hyvät perehdyttämislomakkeet (muistilista) Seuranta; pätevyydestä tiedottaminen työyhteisössä ja kirjaaminen toimenkuvaan
Kaikissa kehityshankkeissa Muutosten tekeminen = Ihmisten mukaan saaminen on jatkuva haaste!
Kiitos!