Arvioinnilla kohti vaikuttavampaa museotoimintaa Luonnos museoiden arviointimallista 1 Museoiden arviointimallin sisällön uudistus on loppusuoralla. Muutamia arviointialueita on vielä kesken, mutta koko mallin sisältö valmistuu pilotointia varten vuoden 2015 loppuun mennessä. Haluamme kuitenkin jo tässä vaiheessa julkaista mallin sisällön kaikkien tutustuttavaksi. Kommentit ja kysymykset ovat tervetulleita! Lähetä viestiä osoitteeseen: museoarviointi@museovirasto.fi vastaamassa ovat Eeva Teräsvirta ja Tapani Sainio.
Toimintaympäristö, tavoitteet ja valinnat sanastoon Asteikko Arvioi väittämiä oman museosi kannalta 2 Toimintaympäristö ja museon profiili - maailma muuttuu, mitä vaikutuksia muutoksilla on museossanne? - miksi ja keitä varten tämä museo on olemassa? - museot ovat erilaisia, mikä on tämän museon erityinen profiili? Edeltävään keskusteluun perustuen arvioikaa museon suoriutumista: 1. museo analysoi monipuolisesti toimintaympäristöään ja tekee sen pohjalta valintoja (kohderyhmät/yhteisöt, sisällöt, palvelut) toiminnan suuntaamiseksi. 2. museo on määritellyt mihin se haluaa yhteiskunnassa vaikuttaa. 3. museo on asettanut toiminnalleen vaikuttavuustavoitteet. 4. museolla on selkeä profiili. Profiili on linjassa arvojen valintojen, palveluiden, tuotteiden ja koko toimintakulttuurin kanssa. 5. museon henkilökunta, sidosryhmät, asiakkaat ja yhteisöt tunnistavat museon profiilin. 1 ei toteudu lankaan 5 toteutuu erinomaisesti Museon strategiset tavoitteet (kirjatkaa huomionne ylös) -minkälainen museon strategia on ja mihin se linkittyy? -miten museon profiili näkyy museon strategisissa tavoitteissa? - kuinka hyvin henkilöstö tuntee strategiset tavoitteet? 1. museon strategiset tavoitteet ohjaavat koko museon toimintaa. 2. strategiset tavoitteet ovat kunnianhimoisia, mutta myös riittävän realistisia. 3. henkilöstö on mukana asettamassa museon strategisia tavoitteita ja on sitoutunut niihin. 4. museon omistajat ja sidosryhmät ymmärtävät strategiset tavoitteet ja sitoutuvat niihin. 12 3 4 5
3 Toimeenpano, seuranta ja arviointi - miten strategia heijastuu käytännön toimintaan? -miten museonne seuraa ja arvioi tavoitteiden toteutumista? - miten seuranta- ja arviointitietoa hyödynnetään? 1. museon strategialla ja toiminnan suunnittelulla on vahva yhteys. 2. museo on linjannut toiminnan suunnittelussa käytännönläheisesti välitavoitteet ja keinot, joilla se pyrkii tavoitteisiin. 3. museo on kohdistanut resurssit toiminnan painopisteiden mukaisesti. 4. museo seuraa ja mittaa tavoitteidensa toteutumista sekä päivittää strategiaansa ja suunnitelmiaan saadun tiedon pohjalta. 5. museon suunnittelu- ja raportointikäytännöt ovat toimivat. 6. museossa tiedon keruun ja analysoinnin käytännöt tukevat tavoitteiden ja toiminnan seurantaa. Yhteisöt, asiakkaat, yleisöt ja kumppanit Verkostot ja yhteisöt - minkälaisia kumppaneita, sidosryhmiä tai muita yhteisöjä museolla on tai tulisi olla? - mitä museossa tarkoitetaan yhteisöllisellä toiminnalla? 1. museo on pohtinut roolejaan yhteisöissään. 2. museo rakentaa aktiivisesti yhteyksiä, vuorovaikutusta ja luottamusta yhteisöihinsä. 3. yhteisöt ovat mukana suunnittelemassa ja tuottamassa toimintaa. 4. yhteistyöverkostot ja kumppanuussuhteet auttavat museota tavoitteiden saavuttamisessa. 5. museo etsii uudenlaisia kumppanuuksia niin julkiselta, yksityiseltä kuin kolmannelta sektorilta. 6. museo tekee työtä kestävien kumppanuuksien ylläpitämiseksi, joiden tavoitteena on yhteinen arvonluonti yhteiskunnassa. 7. museo hyödyntää aktiivisesti henkilöstönsä verkostoja.
4 Asiakkaat ja yleisöt -ketkä ja mitkä ovat museon asiakkaita? - minkälaisena museo näkee asiakkaiden roolin toiminnan ja palveluiden kehittämisessä? - miten museossa asiakastietoa hyödynnetään? 1. museo on tunnistanut ja määritellyt keskeiset asiakasryhmänsä ja yleisönsä. 2. museo on rakentanut toimivat yhteydet asiakkaisiinsa ja yleisöihinsä ja panostaa niihin aktiivisesti. 3. museo analysoi ja seuraa asiakaskäyttäytymistä ja - tyytyväisyyttä. 4. museo kehittää palveluitaan asiakastietoon ja asiakasymmärrykseen perustuen. 5. museo ottaa asiakkaat ja yleisöt mukaan palveluiden vuorovaikutteiseen kehittämiseen. Vapaaehtoiset - mikä on museon suhde vapaaehtoistoimintaan? 1. museo on määritellyt tavoitteet vapaaehtoistoiminnalle 2. museo on kartoittanut ympäröivistä yhteisöistään löytyvää halukkuutta tehdä vapaaehtoistyötä museossa. 3. museo rakentaa mielekkäitä toimintamalleja ja tehtäväkokonaisuuksia vapaaehtoistoimintaan yhdessä vapaaehtoisten kanssa. 4. museo huolehtii vapaaehtoistyötä tekevien hyvinvoinnista ja tarjoaa vapaaehtoisille merkityksellistä vastinetta panoksestaan. Voimavarat Kokoelmat - kokoelmista museon voimavarana? - miten kokoelmaprosessit toimivat? - miten kokoelmat linkittyvät museon muihin toimintoihin ja tukevat palvelutuotantoa? 1. Museo tuntee omat kokoelmansa ja kokoelmahistoriansa 2. Kokoelma tukee museon profiilia ja identiteettiä 3. Museolla on kokoelmapolitiikka, joka määrittelee kokoelmien priorisoinnin ja poistopolitiikan. 4. Priorisoitujen kokoelmien hoidon taso on hyvä. 5. Kokoelmien kartunta on perusteltua suhteessa museon sisällöllisiin painopisteisiin ja alan yhteisiin linjauksiin, esimerkiksi valtakunnalliseen tallennustyönjakoon. 6. Museon kokoelmaprosessit ovat toimivia ja sujuvia
7. Museo on määritellyt kokoelmien luetteloinnin ja digitoinnin tavoitetason. 8. Luettelointia ja digitointia tehdään alan yleisten standardien ja periaatteiden mukaisesti. 9. Kokoelmien käyttö on aktiivista ja helppoa 5 Tieto tiedon hallinnasta, saavutettavuudesta ja käytettävyydestä museossanne? 1. Museo on tunnistanut ja määritellyt tärkeimmät fyysiset ja digitaaliset tietovarantonsa. 2. Museolla on suunnitelma tietovarantojensa ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. 3. Museolla on käytössään tarkoituksenmukaiset toimintaa tukevat kokoelmanhallinta- ja tietojärjestelmät. 4. Museo on suunnitellut ja toteuttaa digitaalisen aineiston turvallista säilytystä. 5. Museo on linjannut tavoitteensa tiedon ja aineistojen avaamisessa ja jakamisessa. 6. Museo osallistuu yhteistyöhankkeisiin (esim. Finna tai AvoinGlam -yhteistyöhön), jotka tukevat avoimen tiedon periaatetta ja aineistojen saatavuutta. Tilat ja kiinteistöt - miten museon tilat ja kiinteistöt soveltuvat museon toimintaan? 1. Museon tilat ja kiinteistöt ovat museon toimintaan sopivat ja tukevat museon tavoitteiden toteutumista. 2. Museon tilat ja kiinteistöt ovat tehokkaassa käytössä (mm. käyttöaste) 3. Museon tilat ja kiinteistöt joustavat erilaisiin käyttötarkoituksiin 4. Tila- ja kiinteistökustannukset ovat hallittavissa 5. Museon tilat ovat esteettömät ja saavutettavat 6. Museo ottaa huomioon tiloja ja kiinteistöjä koskevissa ratkaisuissa kestävyyden ja vastuullisuuden näkökulmat. Talous toiminnan ja talouden suhteesta museossanne. 1. Museo toteuttaa strategisten tavoitteiden saavuttamista tukevaa budjetointia ja taloushallintoa. 2. Museolla on riittävästi talousosaamista
6 3. Museo tuntee kulurakenteensa ja pyrkii kehittämään sitä joustavampaan suuntaan. 4. Museon taloushallinto on ajantasaista ja budjettia voidaan seurata reaaliaikaisesti. 5. Budjetointi ja rahankäyttö on läpinäkyvää koko henkilöstölle. 6. Avainhenkilöt tietävät, miten museon tulot ja menot rakentuvat 7. Taloushallinnon järjestelmät ovat sujuvia 8. Museolla on varainkäytöstä riittävät säädökset ja talouden valvonta on järjestetty niin, että se ehkäisee väärinkäytökset Liiketoiminta ja varainhankinta Osaaminen ja toimintatavat - museon mahdollisuuksista harjoittaa liiketoimintaa ja ketterää varainhankintaa. 1. Museo on määritellyt missä taloudellisessa toiminnassa se on mukana. 2. Museo seuraa tuotteiden ja palveluiden tuotantokustannuksia ja tarkastelee niitä suhteessa saatuihin tuloihin. 3. Museo on määritellyt oman varainhankinnan tavoitteet ja sillä on riittävästi osaamista suhteessa tavoitteisiin. 4. Museo on kartoittanut uudenlaisia rahoitusmalleja 5. Museon liiketoiminta ja varainhankinta ovat taloudellisesti kannattavia 6. Museo käy toimivaa vuoropuhelua rahoittajiensa kanssa 7. Museo tuntee ja osaa hyödyntää erilaisia kanavia hankerahoituksen saamiseksi. 8. Museolla on hankehallinnon osaamista ja se kehittää sitä. Museon osaaminen ja asiantuntijuus - mikä on museonne tärkeintä osaamista ja miten sitä kehitetään. 1. Museo on tunnistanut keskeiset ydinvahvuutensa ja niihin liittyvän kriittisen osaamisen. 2. Osaamisen ja asiantuntijuuden kehittäminen on osa museon strategiaa.
7 3. Museolla on riittävästi osaamista suhteessa tavoitteisiinsa. 4. Museo on tunnistanut osaamisen jota se pystyy ja sen kannattaa hankkia ulkopuolelta 5. Museo on analysoinut ydinosaamisen säilyttämiseen liittyvät riskit. 6. Työyhteisössä pystytään keskustelemaan rakentavasti puuttuvista osaamisalueista ja niiden kehittämisestä. 7. Osaamista ja asiantuntijuutta jaetaan ja se siirtyy organisaation sisällä esimerkiksi tehtävien vaihtuessa. Henkilöstön osaaminen ja hyvinvointi - miten museonne tukee henkilöstön osaamista ja hyvinvointia. 1. Rekrytointi on suunnitelmallista ja se perustuu museon profiiliin ja strategiaan. 2. Henkilöstön osaaminen vastaa museon profiilia ja strategisia tavoitteita. 3. Henkilöstön osaamista ja työnkuvia kehitetään strategisten tavoitteiden pohjalta. 4. Museossa tuetaan henkilöstön erilaisia kehittymis- ja kasvupolkuja (esim. työ- ja tehtäväkierto, jatko- ja täydennyskoulutus, vertikaalinen ja horisontaalinen urakehitys). 5. Henkilöstön kanssa käydään henkilökohtaiset tavoite- ja kehityskeskustelut, joissa asetetaan tavoitteita, arvioidaan suoriutumista, annetaan palautetta sekä sovitaan osaamisen kehittämisestä. 6. Henkilöstön hyvinvointiin ja jaksamiseen panostetaan järjestelmällisesti. 7. Henkilöstö osallistuu työhyvinvointiin liittyvien kehittämiskohteiden valintaan, toimeenpanoon ja tulosten arviointiin. 8. Työyhteisössä ei vältellä ongelmia ja niihin puututaan ennakoivasti. 9. Henkilöstön tehtävät ja toimenkuvat ovat selkeät ja ne koetaan mielekkäiksi ja toimiviksi.
10. Henkilöstö kokee että palkitseminen on selkeää ja oikeudenmukaista. 11. Henkilöstö kokee johtamisen ja työyhteisön tasaarvoiseksi ja oikeudenmukaiseksi. 12. Museossa huolehditaan määräaikaisen, vuokra- ja vapaaehtoisen henkilöstön hyvinvoinnista ja integroimisisesta työyhteisöön. 8 Yhteiset päämäärät ja vuorovaikutus -museonne arvioista ja toimintakulttuurista. -miten ne näkyvät arjessa. 1. Museon johto ja esimiehet toimivat yhteisten tavoitteiden ja arvojen mukaisesti. 2. Museossa johtaminen on vuorovaikutteista ja mahdollistavaa. 3. Koko henkilöstö kantaa vastuuta museon yhteisistä päämääristä. 4. Museon toiminta perustuu yhteistyöhön ja jakamisen periaatteet ovat osa myös sisäistä toimintakulttuuria. 5. Museon toimintakulttuuri perustuu avoimuuteen, luottamukseen ja yhteiseen vastuunottoon. 6. Museossa arvioidaan yhdessä työn tuloksia ja iloitaan onnistumisista. 7. Museossa annetaan ja osataan ottaa vastaan palautetta. 8. Museossa on toimiva sisäinen tiedonkulku. Visionäärisyys, joustavuus ja ketteryys - museonne kehittämisaktiivisuudesta ja tavasta pohtia tulevaisuutta? 1. Museo on sitoutunut jatkuvaan kehittämiseen ja se kuuluu jokaisen toimenkuvaan. 2. Museo jakaa ja etsii hyviä käytäntöjä. 3. Museossa arvostetaan aloitteellisuutta ja luovia ideoita. 4. Museossa on tilaisuuksia aivomyrskyttää näkemyksiä ja ideoita niin strategisiin tavoitteisiin pääsemiseksi kuin toiminnan ja palveluiden kehittämiseksi. 5. Museo kykenee kyseenalaistamaan omia toimintatapojaan ja asenteitaan ja on aidosti valmis muuttamaan niitä. 6. Museo uskaltaa ottaa riskejä ja tehdä asioita uudella
9 Organisaatio ja prosessit - organisaation ja prosessien toimivuudesta? tavalla. 7. Museossa kyetään tarvittaessa nopeaan päätöksentekoon. 8. Museossa valtuudet ja vastuut ovat selkeitä. 9. Museo kehittää toimintaansa ja palveluitaan kokeilemalla. 10. Museossa saa myös epäonnistua. 1. Organisaatio tukee museon profiilia ja strategiaa. 2. Museon organisaatio ja prosessit tukevat palveluiden tuottamista ja kehittämistä asiakaslähtöisesti. 3. Museossa arvioidaan prosesseja ja työkäytäntöjä ja kehitetään niitä yhdessä. 4. Museo panostaa sekä koko museon yhteisiin että organisaatiorajat ylittäviin prosesseihin. Museo(palvelut) tänään Palveluvalikoima -mitä museonne palvelut ovat nyt ja mitkä ovat niiden kohderyhmiä? - onko museonne henkilöstöllä yhteinen näkemys mitä museonne palvelut ovat? 1. museo tarkastelee koko toimintaansa palveluina, jotka hyödyttävät asiakkaita, yhteisöjä tai yhteiskuntaa. 2. museon palveluvalikoima perustuu museon strategisiin valintoihin. 3. museon palveluvalikoima on määritelty ja perusteltu asiakkaan näkökulmasta. 4. museossa eri tehtävissä työskentelevät tunnistavat miten heidän työnsä kytkeytyy museon palveluihin. 5. museo osallistuu ohjelmistollaan keskusteluihin ajankohtaisista asioista. 6. museo tarjoaa palveluitaan toimitilojensa ulkopuolella esimerkiksi verkossa tai muissa ympäristöissä. 7. museo hankkii verkkoaineistojen ja -palveluiden käytöstä tietoja ja hyödyntää sitä kehittämistyössä.
10 Mahdollistajan rooli - minkälaisia rooleja asiakkailla, yhteisöillä, ja kumppaneilla on toiminnan ja palveluiden kehittämisessä? - mikä on asiakkaiden, yleisöjen ja kumppaneiden merkitys toiminnan ja palveluiden kehittämisessä? 1. museo kehittää toimintamalleja, jotka parantavat asiakkaiden, yleisöjen ja yhteisöjen mahdollisuuksia osallistua toimintaan. 2. museo tarjoaa fyysisiä ja digitaalisia tiloja ja alustoja erilaisiin omaehtoisiin kohtaamisiin ja vuorovaikutukseen. 3. museo tarjoaa vuorovaikutteisen oppimisympäristön. 4. museon toimintaan sisältyy mahdollisuus toteuttaa palveluita yhteisöjen aloitteesta ja kanssa. 5. museo on valmis uudistamaan museokäsityksiä yhdessä asiakkaiden kanssa ja muuttamaan omia toimintatapojaan sen mukaisesti. 6. museo edistää toiminnallaan kansalaisten omaehtoista kulttuuriperinnön vaalimista. Palveluiden saavutettavuus miten saavutettavuuden eri osa-alueet toteutuvat museossa. 1. museon viestintä on saavutettavaa (eri kanavat, selkokieli, verkon esteettömyys, selkeys jne.) 2. museo huomioi palveluissaan taloudellisen saavutettavuuden näkökulmat (maksuttomuus, edullisuus, ilmaiset palvelut) 3. museo on sosiaalisesti saavutettava ja tavoittaa erilaisia yleisöjä. 4. museoympäristö on esteetön 5. museon sisällöt ovat saavutettavissa erilaisin aistein 6. museon tekemät tulkinnat ovat moniäänisiä ja perusteltuja. Jakaminen ja avaaminen - millainen rooli museolla on tiedon ja sisältöjen avaajana ja jakajana? 1. museo on määritellyt roolinsa ja mahdollisuutensa aineistojen, tiedon ja sisältöjen jakajana ja avaajana. 2. museolla on tavoitteet ja suunnitelma aineistojen, tiedon ja sisältöjen jakamiseksi ja avaamiseksi. 3. asiakkaat ja yhteisöt voivat osallistua museon aineistojen ja sisältöjen rikastuttamiseen. 4. museo rohkaisee aineistojen monipuoliseen hyödyntämiseen ja käyttöön.
5. museo tekee yhteistyötä yhteisöjensä kanssa tiedon jakamisessa. 6. museo seuraa ja analysoi aineistojensa käyttöä ja tunnistaa käyttötarpeita. Pitkän tähtäimen museo(palvelut) 11 -mihin museonne haluaa yhteiskunnassa vaikuttaa Museo yhteisönsä muisti - museonne ominaispiirteistä muistiorganisaationa ja sen roolista yhteiskunnassa. -keitä ovat pitkäntähtäimen museon asiakkaat? 1.museo on kirkastanut roolinsa ja tehtävänsä yhteisönsä muistina. 2. museo kehittää aktiivisesti tapoja, joilla sen kokoelmat ja tietovarannot voivat olla vaikuttamassa ihmisten elämään ja identiteetteihin. 3. museo arvioi kokoelmiensa merkitystä ja arvoa yhdessä yhteisöjensä kanssa. 4. museo tekee aineettomat ja aineelliset ulottuvuudet yhdistävää ilmiöpohjaista dokumentointi, tallennus- ja tutkimustyötä yhdessä yhteisöjensä kanssa. 5. museo tarjoaa aktiivisesti aineistojaan yhteisöille ja toimijoille hyödynnettäväksi ja uudelleen käytettäväksi. 6. museo mahdollistaa toiminnallaan eri sukupolvien kohtaamisia ja kokemusten jakamista. Museo kulttuuri- ja luonnonympäristötoimi jana - museon roolista ja vaikuttavuudesta kulttuuriympäristötoimijana. 1. museo on tunnistanut ja kirkastanut roolinsa kulttuuriympäristön vaalijana. 2. museo edesauttaa toiminnallaan hyvän ympäristön syntymistä ja säilymistä. 3. museo vahvistaa toiminnallaan ihmisten mahdollisuuksia toimia omaehtoisesti kulttuuri- ja luonnonympäristöjen vaalimiseksi. 4. museo tarjoaa aktiivisen foorumin kulttuuriympäristön arvojen ja merkitysten pohdintaan.
5. museo kehittää kulttuuriympäristön suojelun käytäntöjä yhteistyössä kumppaneiden kanssa. 6. museolla on vahva ja aktiivinen rooli kulttuuriympäristökasvattajana. 12 Museo taide- ja kulttuurikentän toimijana - museon roolista ja vaikuttavuudesta taide- ja kulttuurikentän toimijana. 1. museo on tunnistanut ja kirkastanut roolinsa taide- ja kulttuurikentän toimijana. 2. museo edistää toiminnallaan taide- ja kulttuurikentän moninaisuutta ja elinvoimaisuutta. 3. museo vahvistaa vuorovaikutusta taide- ja kulttuurikentän, yhteisöjen ja yleisöjen väillä. 4. museolla on vahva ja aktiivinen rooli taide- ja kulttuuriperintökasvattajana. 5. museo tarjoaa aktiivisen foorumin taiteen ja kulttuuriperinnön merkitysten pohdintaan. Museo tutkimuskentän toimijana ja tiedon tuottajana - museon roolista tutkimuskentän toimijana 1. museo on määritellyt ja rajannut selkeästi tutkimuksellisen profiilinsa tai tutkimusta mahdollistavan roolinsa. 2. museo tekee yhteistyötä ja on verkottunut tutkimusta tekevien tahojen kanssa tiedon tuottamisessa ja välittämisessä. 3. museon tarjoaa kokoelmatietojaan ja tutkimusaineistojaan hyödynnettäväksi eri tavoin esimerkiksi Finnan kautta. 4. museo tarjoaa tutkijoille mahdollisuuden päästä kokoelmien äärelle. Museo vaikuttajana yhteiskunnan muilla sektoreilla - museon valinnoista ja roolista