Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 1 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto AIKA 14.11.2018 klo 09:03-10:43 PAIKKA Pohjois-Savon liitto, kokoustila Pihlaja, 2 krs. KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 77 Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen 3 78 Asioiden käsittelyjärjestys 4 79 Maakuntauudistuksen jatkovalmistelu 5 80 Esivalmistelun resurssit 6 81 Koetalousarvio ja talouden riskitarkastelu 9 82 ICT & Digijohtajan määräaikainen tehtävä 12 83 Pohjois-Savon maakuntavalmistelun kannanotto yhteistyöalueen tasoiseen hankinta- ja logistiikkayhteistyöhön 14 84 Muut asiat 17
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 2 OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Virranta Kari puheenjohtaja Korhonen Marko varapuheenjohtaja Poistui kokouksesta 82 asian käsittelyn jälkeen klo 10.25. Koponen Jukka jäsen Lahti Soile jäsen Suomalainen Mika jäsen Miettinen Tarja vastuuvalmistelija Pekkanen Leila vastuuvalmistelija Paronen Elsa muutosjohtaja Räsänen Henna assistentti Kokkonen Kari asiantuntija Oli läsnä asian esittelyn ajan klo 10.28-10.43 POISSA Miettunen Risto jäsen Pirhonen Jarmo vatepos pj Tsupari Hannu vatepos vpj Sahrio Anne assistentti Hiltunen Jaana asiantuntija ALLEKIRJOITUKSET Karvi Virranta Puheenjohtaja Henna Räsänen Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT 77-84 PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirja pidetään nähtävillä viikon kuluttua kokouksesta Pohjois-Savon liiton kirjaamossa, Sepänkatu 1, 70100 Kuopio, klo. 8-15.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 3 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 77 14.11.2018 Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen JAOSTO 77 Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Avattiin kokous klo 9.03 ja todettiin läsnäolijat.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 4 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 78 14.11.2018 Asioiden käsittelyjärjestys JAOSTO 78 Hyväksytään asioiden käsittelyjärjestys. Hyväksyttiin.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 5 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 79 14.11.2018 Maakuntauudistuksen jatkovalmistelu 115/00.01.01.02/2018 JAOSTO 79 Valmistelija: Elsa Paronen, elsa.paronen(at)pohjois-savo.fi, puh 044 714 2611 Maakuntavalmistelun jatkovalmistelun edistämiseksi pidettiin 3-4.10.2018 suunnitteluseminaari, jo hon osallistuivat Järjestäminen ja konsernirakenne -jaoston (6/18) nimeämät vas tuu val mis te li jat, muutosjohtaja ja assistentit. Suunnitteluseminaarissa käytiin läpi seuraavat asiat jatkotoimenpiteineen: Alajaostojen ja maakunnan valmisteluun osallistuneiden työryhmien laatiman jär jes tä missuun ni tel man pohjalta tehty kokonaisarkkitehtuurikuvaus. Jatkotoimenpiteenä ohjeistettiin ko ko nais ark ki teh tuu rin vastuuvalmistelija Henri Huttusta muokkaamaan ko ko nais ark ki tehtuu ria huomioiden myös aiemmin Järjestäminen ja konsernirakenne jaoston (7/2018) ohjeis tus. Maakunnan valmistelun uudelleen organisoituminen ja vaikutus VATEPOSn (1/17) hy väksy mään työjärjestykseen suhteessa VATEPOS, Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto, ala jaos tot ja vastuuvalmistelijat (esitys kokouksessa). Uuden maakunnan hallinnon kokonaisuuden arviointi henkilötyövuosina ja jakautuminen jär jes tä jän ja liikelaitoksen välillä (esitys kokouksessa kohdassa Koetalousarvion käyn nistä mi nen). Koetalousarvio ja siihen vaikuttavat esitykset (esitys kohdassa Koetalousarvion käyn nistä mi nen) Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto käy keskustelun suunnitteluseminaarissa tehdyistä esityksistä ja valmistelun uudelleen organisoitumisesta sekä vastuuvalmistelijoiden tehtäväksiannosta. Lisäksi Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto tekee tarvittavat korjaukset/muutokset esityksiin ja esittää edelleen esitysten käsittelyä ja hyväksymistä VATEPOSssa. Hyväksyttiin. Lisäksi sovittiin, että seuraavassa Järjestäminen ja konsernirakenne -jaoston kokouksessa paneudutaan liikelaitoksen valmisteluun.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 6 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 73 20.09.2018 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 80 14.11.2018 Esivalmistelun resurssit 19/02.03.01/2017 JAOSTO 73 Valmistelija: Tarja Miettinen, tarja.miettinen(at)pohjois-savo.fi, puh 044 714 2664 Järjestäminen ja konsernirakennejaosto palautti kokouksessaan 27.8.2018 64 jat ko valmis te luun ehdotukset lisäresursoinnista, johon päätettiin liittää kokouksessa erikseen ollut esi tys viestinnän resursoinniksi. ICT ja DIGI alajaosto ehdottaa osaltaan kokonaan uutta hal lin to mal lia ja siihen tarvittavia resursseja, minkä johdosta kaikki ICT-resurssit on pois tettu tästä esityksestä ja käsitellään omana asiana. Valmistelun keskeytymättä jatkamisen varmistamiseksi, kun lait vahvistuvat tarvitaan henki lös töä vastuuvalmistelijoiden työn tueksi. - Tilannekeskuksessa työsuhteet ovat päättymässä 31.12.2018 kahdella assistentilla (Räsä nen, Sahrio) ja muutosjohtajalla (Paronen). Työsuhteita ehdotetaan jatkettavaksi 31.12.2020 saakka taikka kunnes uusi maakunta käynnistyy ehdolla, että valmisteluun saa daan täysimääräinen rahoitus valtiolta. - Vastuuvalmistelijoiden suunnittelua on tuettu kokonaisarkkitehtityön avulla ja se on koettu hyö dyl li sek si riippuvuuksien ja etenkin muutosten hallitsemiseksi. Toi meen pa no vai heeseen siirryttäessä tarve ei vähene, joten siihen ehdotetaan edelleen resursointia, ehdolla et tä valtion rahoitusta on käytettävissä. Siirtyvistä organisaatioista ei ole käytettävissä osaa mis ta, joten työ on ostettu Istekki Oy.stä (Huttunen) erikseen laaditulla sopimuksella n 2-3 pv/viikossa. - Uuden maakunnan ja jo sen valmistelun pitäisi täyttää tietosuojavaatimukset, jotka as tuivat voimaan toukokuun lopulla 2018. Tehtävään on aiemmin saatu täyttölupa hakuna siir tyvis tä organisaatioista, mutta yhtään hakijaa ei ole tehtävään ollut. Ehdotus on, että tie tosuo ja vas taa va tehtävä laitetaan avoimesti haettavaksi 31.12.2020 saakka, ehdolla että valtiol ta rahoitusta saadaan. - Tilannekeskuksen valmistelussa on ollut käytettävissä kaksi assistenttia, joiden työmäärä jo esivalmistelun aikana on ollut aika ajoin kohtuutonta. Toimeenpanovaiheeseen siir ryttäes sä vastuuvalmistelijoille tarvitaan lisää assistentteja. Niitä ehdotetaan haettavaksi siirty vil le organisaatioille osoitetulla avoimella haulla seuraavasti: - Assistentti, lisäys tilannekeskukseen - Assistentti sote-valmistelutiimiin - HR-assistentit (2), vastuuvalmistelijan tuki - Kiinteistöselvittäjänä ollut henkilö palasi Kuopion Tilakeskukseen, joten tähän ei ole tällä hetkellä ketään käytettävissä. Ehdotus on avoin haku asiantuntijaresurssista osoitettuna siirtyvien organisaatioille henkilöstölle. Sen lisäksi investoinnit ja kiinteistöryhmä on aiemmin esittänyt tarvittavan muuta asiantuntijaresurssia, vuokraperusteiden oikeellisuuden arviointiin. - Liikelaitosalajaosto on selvittänyt konsulttivetoisesti ehdotuksen yhden liikelaitoksen mallis ta. Vatepos on nimennyt vastuuvalmistelijoita liikelaitosvalmisteluun (SOTE: Korhonen, An ti kai nen, Mikkonen, Peltonen ja Airaksinen, PELASTUS: Korhonen, Asikainen, LO MI- TUS: Aamuvuori, Jestoi, KASVUPALVELUT: Rönkkö, Halonen). Vastuuvalmistelijoiden työn koordinointiin ja eheän liikelaitoskokonaisuuden valmisteluun ehdotetaan resurssia vii-
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 7 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 73 20.09.2018 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 80 14.11.2018 meis tään toimeenpanovaiheessa. - Viestintäryhmän esitys resurssoinista on Verkkoviestintä (2 hlö) Konsernin verkkopalveluiden kokonaisuus ml. sosiaalisen median kanavastrategian luonti. Maakunnan uuden verkkopalvelun verkkosivujen sisällön ja rakenteen, hallinta- ja yl lä pi tomal lin luonti. Myöhemmin myös sisällöntuotantoa yhdessä sisällöntuottajien kanssa. Maakun nan konsernin yhteisen sisäisen viestintäkanavan, intran sisällön ja rakenteen, hallintaja ylläpitomallin luonti. Myöhemmin myös sisällöntuotantoa yhdessä sisällöntuottajien kans sa. Sisäinen viestintä (1 hlö) Tehostettua sisäistä viestintää henkilöstölle tarvitaan, mitä lähemmäs muutosta mennään. Tu kee ja auttaa henkilöstöhallintoa muutosviestinnässä ja sisällön tuottamisessa. Sisäisen muu tos vies tin tä erityisesti henkilöstöviestintä (esim. monetra-järjestelyt, yt-menettelyt). Tukee intran rakentamista, toimittaa ja ylläpitää sisäisten kanavien ajankohtaisuutisointia Markkinointiviestintä (1 hlö) Jatkotyössä huomioidaan MEOMin tekemä suunnitelma brändityöstä johdon linjausten ja pai no tus ten mukaisesti. Brändiarkkitehtuuria luominen edellyttää laajempaa maakunnan stra te giaa ja asiakkuusprosessien määrittelyä. Lisäksi tehtävänä mm. tapahtumat ja ti laisuu det (sisäiset ja ulkoiset), markkinointi- ja viestintämateriaalin- ja ilmoitusten valmistelu, rek ry toin ti vies tin tä kansalaisviestintä ja -vaaliviestinnän tukeminen, visuaalisen ilmeen kilpai lu tus. Ensisijaisesti viestintään haetaan resurssit siirtyvistä organisaatioista ja ne palkataan ehdol la että rahoitus valtiolta saadaan. Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto hyväksyy esityksen ehdotukset seuraavin li säyksin: - Antaa toimeenpanoluvan tilannekeskukselle - Uusien assistenttien ja viestinnän resurssien rekrytointeja vaiheistetaan tarpeen mukaan - Lopulliset rekrytoinnit päättää Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto Yllä olevat toimenpiteet ovat ehdolla että valmistelu jatkuu ja että siihen rahoitus täy si määräi ses ti saadaan. Järjestäminen ja konsernirakennejaosto antoi toimeenpanoluvan tilannekeskukselle valmis tel la esivalmistelun resursointia, mikäli lait hyväksytään ja rahoitus saadaan ti lan ne keskuk sen kahden assistentin ja muutosjohtajan työsuhteiden jatkamiseksi, ko ko nais ark ki tehti työn ostamiseksi Istekki Oystä ja tietosuojavastaavan tehtävän auki laittamiseksi. Muilta osin esivalmistelun tarvitsemien lisäresurssien tarkasteluun tulee liittää kokonaisarviointi saa ta vas ta rahoituksesta, sen käytöstä jo päätettyihin resursseihin sekä tilannekeskuksen ja vastuuvalmistelijoiden välisestä työnjaosta. Jatkovalmistelu esitellään seuraavassa jaos ton kokouksessa. Merkitään pöytäkirjaan, että Elsa Paronen, Anne Sahrio ja Henna Räsänen poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi klo 9.37-10.04. Lisäksi merkittiin pöytäkirjaan, että asian osalta pöytäkirjanpitäjänä toimi Tarja Miettinen.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 8 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 73 20.09.2018 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 80 14.11.2018 JAOSTO 80 Valmistelijat: Tarja Miettinen, tarja.miettinen(at)pohjois-savo.fi, puh 044 714 2664 Maakuntavalmistelun yleistä esivalmisteluavustusta on saatu yhteensä 2.892.960 vuo sille 2017-2018, minkä lisäksi vuodelle 2019 on haettu 3.360.000. Saaduista esi val mis telu avus tuk sis ta (6 erillistä päätöstä) on sitomatta 1,1 M. Asia esitellään yk si tyis koh tai semmin kokouksessa. Vireillä olevan valmistelun osalta jatkopäätöksinä vuodelle 2019 esitetään jatkettavaksi asianhallinnan kehittäjän tehtävä talousasiantuntijan tehtävä kiinteistövalmistelijan tehtävä tiedolla johtamisen arkkitehdin tehtävä HYTE-tiimin (5 hlöä) tehtäviä Yhdessä hankkeen loppuselvittäjän tehtävä ja viestintävastaavan tehtävä. Jatkovalmistelun rahoitustarve on yhteensä 424.100 ja se rahoitetaan vuoden 2018 esival mis te lu avus tuk sis ta. Uusina resurssien lisäystarpeina vuodelle 2019 esitetään periaatteena hyväksyttäväksi, kun lait on vahvistettu: 5 henkilön lisäys assistentti ja sihteeripalveluihin yhteensä 190.000 ( talous 1 htv, HR 2 htv, SOTE 1 htv ja yleis 1 htv) viestintään 3 htv, yhteensä 144.000 Uudet resurssilisäykset ovat yhteensä 334.000 ja ne rahoitetaan vuoden 2018 esi val miste lu avus tuk sis ta. Toimeenpanoon ryhdytään, kun lait on asetettu. Resurssit on pää sään töises ti tarkoitus palkata siirtyvistä organisaatioista os to pal ve lu so pi muk sil la. Myöhemmin päätettäväksi jää vuoden 2018 rahoituksesta n 290.000 ja mikäli vuodelle 2019 saadaan rahoitusta hakemuksen mukaisesti yhteensä 3.360.000, on päätösvaltuus yh teen sä 3.650.000. Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto merkitsee tiedoksi saadun tilannekatsauksen ja hy väk syy esitykset vireillä olevan valmistelun jatkopäätöksistä vuodelle 2019 sekä pe ri aatteen uusien re surs sien lisäyksistä lakien tultua vahvistetuksi vuodelle 2019 siten, että haut käyn nis te tään ensisijaisesti suun nat tui na siirtyvien organisaatioiden henkilöstölle. Hyväksyttiin. Lisäksi sovittiin, että viestinnän vastuuvalmistelija järjestää toimittajille taustatilaisuuden uudistuksen tilanteesta.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 9 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 81 14.11.2018 Koetalousarvio ja talouden riskitarkastelu 108/02.02.00.00/2018 JAOSTO 81 Valmistelija: Tarja Miettinen, tarja.miettinen(at)pohjois-savo.fi, puh 044 714 2664 Maakuntalain 97 mukaan maakuntavaltuuston on kunkin vuoden loppuun mennessä hyväk syt tä vä maakunnalle seuraavaksi kalenterivuodeksi talousarvio ottaen huomioon maakun ta kon ser nin talouden vastuut ja velvoitteet. Talousarvion hyväksymisen yhteydessä maa kun ta val tuus ton on hyväksyttävä myös taloussuunnitelma kolmeksi tai useammaksi vuo dek si. Koetalousarvion laatii väliaikainen valmistelutoimielin. Talousarvio ja -suunnitelma on laadittava siten, että maakunnan toiminnan ja investointien ra ha vir ta on tasapainossa tai ylijäämäinen viimeistään talousarviovuotta seuraavan vuoden päät tyes sä. Talousarvioon otetaan tehtävien ja toiminnan tavoitteiden edellyttämät mää rära hat ja tuloarviot sekä siinä osoitetaan, miten rahoitustarve katetaan. Rahoitustarvetta ei saa kattaa pitkäaikaisella lainalla. Koetalousarvioiden tekemisen on tarkoitus palvella maakuntia ja valtionhallintoa maa kunta uu dis tuk sen valmistelussa. Koetalousarvion painopiste on vuodessa 2021, mutta samalla laa di taan myös suunnitelma vuosille 2022-2023. Koetalousarvion ohjeistuksessa (liite 1) mää ri tel lään talousarvion sisällön minimitaso. Yksityiskohtaisempi koetalousarvio voidaan maa kun nas sa laatia, jos siihen on edellytykset ja tarve. Koetalousarvion laadinnan keskeiset tavoitteet koskevat tiedon lisäämistä rahoituksen riittä vyy des tä, organisaatioratkaisujen vaikutuksista talouteen ja toiminnan sopeutustarpeista. Val tion hal lin nol le koetalousarvioista tulee saada nykyistä yksityiskohtaisempaa tietoa seuraa vis ta asioista: yleiskatteisen määrärahan riittävyydestä maakuntien välisen yhteistoiminnan vaikutuksista rahoitukseen, maakuntien muiden tulojen merkityksestä niiden taloudelle, sopeuttamistarpeen suuruudesta ja mahdollisista keinoista miten tähän päästään, maakuntien valmiudesta toiminnan aloittamiseen, sekä rahoituksen jakautumisesta eri tehtäviin maakunnissa. Samalla on mahdollista arvioida muutoskustannuksia / talouden riskitarkastelu (liite 2) ja mui ta kertaluonteisia ensimmäisien vuosien menoja. Maakuntien tulisi koetalousarvion laadin nan yhteydessä: luoda nykyistä tarkempi kuva menoista, mihin sisältyvät ainakin siirtyvien tehtävien tu lot ja menot, maakuntien välinen yhteistyö ja sen rahavirrat, siirtyvät sopimukset ja mahdolliset uudet sopimukset, ja vastuut mukaan lukien takauk set se kä vuokratasojen mahdolliset muutokset. luoda nykyistä tarkempi kuva maakunnan tuloista, joita ovat yleiskatteinen rahoitus ja eri lai set maksutulot, luoda nykyistä tarkempi käsitys sopeuttamistarpeesta ensimmäisinä toi min ta vuo sina, ja koetalousarvion tulee tukea maakunnan ensimmäisen toimintavuoden talousarvion laa din taa. Koetalousarvio odotetaan tehtäväksi mahdollisimman todellisena prosessina, jotta siitä
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 10 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 81 14.11.2018 saa ta vaa kokemusta voi hyödyntää maakuntavalmistelun toimeenpanossa. Koe ta lous arvion tulee olla valmiina 15.2.2019 mennessä. Strategiaperustana on valmistelun aikainen strategia. Palvelustrategia ja palvelulupaus puut tu vat, mutta ne on tarkoitus korvata kiinnittämällä perusta suunnittelulle vuoden 2017 to teu tu neen toiminnan tasolle. Vastuuvalmistelijoiden kanssa on laadittu perusteet sille, miten toimintamuutokset vuodesta 2018 alkaen vuoteen 2023 on tarkoitus suunnitelmiin laatia seuraavasti: Lyhyen aikavälin toimenpiteet - Yhdenvertaiset palvelut asiakkaille, palveluohjaus ja asiakassegmentointi - Ketterät ja uudistusta tukevat kokeilut - Kevennetyn / korvaavan työn hyödyntäminen, esim. etähoiva - Yhteistyön erilaiset toimintamallit heti käyttöön, maakunnan sisällä (harmonisointi), maakun tien välillä ja kuntien kanssa. - Uudenlaiset työn tekemisen käytännöt, työnjaot (lomitus + kotipalvelu, lääkärityö sai raanhoi ta jal le, etäpalvelut jne) - Keskitetyt koko maakuntaa palvelevat palvelut (matkatoimisto yms) - Toimenpiteet hallinnon digitalisaatiotavoitteen (100%) saavuttamiseksi Pitkän aikavälin toimenpiteet - Tehtävät, joita ei digitalisaation ja robotiikan myötä enää tarvita (HR- ja Digistrategia) - Markkinoiden hyödyntäminen Euromäärien suunnittelun osalta on Pohjois-Savon maakuntavalmistelussa valmisteltu koe ta lous ar vion laadintaa vuoden 2017 tilinpäätöksistä kerättyjen sotetietopakettien ja muiden toimintojen vuoden 2017 tilinpäätöstietojen pohjalta. Nämä tiedot ovat käytettävissä tulos las kel mi na. Uuden maakunnan organisaation sijasta koetalousarvio on tarkoitus laatia uuden maa kunnan järjestämissuunnitelmaluonnoksen tietojen pohjalta tehdystä ko ko nais ark ki teh tuu ri kuvauk ses ta, siinä määritetyille tehtäville. Järjestämisen eriyttäminen on arvioitu vas tuu valmis te li joi den kanssa siten, että koko siirtyvästä henkilöstöstä 5% eli 675 htv on arvioitu siirty väk si hallinnon erilaisiin tehtäviin. Eriyttäminen on tehty samassa suhteessa kaikkiin tuotan non teh tä viin, koska todellista tietoa siirtyvistä resursseista ei ole käytettävissä. Maakuntien välinen vaihdanta arvioidaan 2017 tasolla toteutuvaksi, kuitenkin siten että vaih dan nan kohteena oleville maakunnille on tarkoitus lähettää kirje, jotta yhteinen vaihdan ta voidaan huomioida samansisältöisinä koetalousarvioita laadittaessa. Soten osalta vaih dan ta perustuu Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin ulkokuntamyyntiin. Kiireellinen hoito (sat tu man va rais ta) jää tuloksi vuoden 2017 tasossa. Muun maakunnan tehtävien osalta maa kun tien välinen vaihdanta arvioidaan myös 2017 tasolla, samalla tavoin vahvistaen kuin sotepalveluissa tehdään. Maksutuloissa huomioidaan asiakasmaksujen yh den tä mises tä arvioitava tulojen lisäys. Myös mahdolliset laista puuttuvat maksut ja niistä johtuva mak su tu lo jen menetys pyritään arvioimaan vuoden 2017 mukaisilla tiedoilla. Maakunnan muissa tuloissa ja menoissa ei huomioida vielä sopimatta olevien ra hoi tus epäkoh tien vaikutuksia, vaan ne raportoidaan edelleen puuttuvina ja erillisrahoitettavina Pohjois-Sa von maakunnalle. Tällaisia ovat mm. yliopistollisen toiminnan korvaukset (tulojen me ne tys), lääkärihelikopteritoiminnan laskutuskäytännön muutos (menojen lisäys), Niuvan asiak kai den mahdollinen kotikuntamuutos (menojen lisäyspaine) jne. Koetalousarvion laadinnan rinnalla maakunnan tulee tehdä erillinen talouden riskitarkastelu (ent. muutoskustannukset). Se tulee laatia 26.11.2018 mennessä. Valtionvarainministeriön
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 11 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 81 14.11.2018 oh jeen mu kai nen laadinta on tässä vaiheessa vielä Pohjois-Savolle liian yksityiskohtaisella ta sol la ja siihen ei sellaisenaan ole vielä mahdollisuutta vastata, vaan se tullaan kor vaamaan yleispiirteisemmällä arviolla ko. asioista. Lisäaineistona: koetalousarvion laadinta, aikataulu talouden riskitarkastelu, ohje Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto päättää esittää väliaikaisella toimielimelle, että se käyn nis tää osaltaan koetalousarvion vuodelle 2021 ja toimintasuunnitelmien 2021-2023 se kä talouden riskitarkastelun laadintatyön Pohjois-Savossa. Hyväksyttiin.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 12 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 82 14.11.2018 ICT & Digijohtajan määräaikainen tehtävä 106/01.01.01/2018 JAOSTO 82 Valmistelija: Tarja Miettinen, tarja.miettinen(at)pohjois-savo.fi, puh 044 714 2664 Pohjois-Savon liitto haki 19.10.2018 klo 16.00 mennessä Pohjois-Savon sote- ja maa kunta uu dis tuk sen ICT ja DIGI valmisteluun ICT ja Digijohtajaa, joka toimii tämän ko ko nai suuden vastuuvalmistelijana. Digijohtaja toimii mm. ICT ja DIGI alajaoston esittelijänä ja kokous ten valmistelijana, luo ja ylläpitää yhteyksiä maakunnalliseen ja kansalliseen ICT ja DI GI valmisteluun sekä vastuualueeseen liittyvä viestintä. Hakijalta edellytettiin ylempää korkeakoulututkintoa, kunta-alan sekä sote- ja maa kun ta uudis tuk sen tuntemusta, ICT ja Digi -osaamista ja aiempaa johtamiskokemusta. Hakijalle katsot tiin eduksi viestintäosaaminen sekä hyvät yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot. ICT ja Digijohtaja tulee toimimaan tiiviissä yhteistyössä maakuntavalmistelun muiden vastuu val mis te li joi den, ICMT-palveluntarjoajien, valtakunnallisen palvelukeskuksen (Vimana) ja valtiovarainministeriön kanssa. Tehtävä on määräaikainen 31.12.2019 saakka ja sidottu val tio va rain mi nis te riön päätökseen ICT-valmistelun avustamisesta. Työpaikka sijaitsee Poh jois-sa von liiton tiloissa Kuopiossa ja valitun toivotaan aloittavan tehtävässä mah dol lisim man pian. Ilmoitettuun hakuaikaan mennessä oli määräaikaiseen ICT ja DIGI johtajan tehtävään ha kijoi ta seitsemän (7). Kaikki hakijat täyttivät hakuilmoituksen mukaisen koulutusvaatimuksen. Ha ki jat pisteytettiin hakuilmoituksessa olevien vaatimusten pohjalta ja viisi eniten pisteitä saa nut ta kutsuttiin haastatteluihin, jotka pidettiin perjantaina 26.10.2018 Pohjois-Savon liitos sa. Haastatteluihin kutsuttiin Raimo Kangaskoski, Mika Ålander, Arto Holopainen, Toni Au vi nen ja Timo Hyvönen. Haastattelijoina toimivat ylijohtaja Kari Virranta, maa kun ta joh taja Marko Korhonen, tietohallintojohtaja Tuomo Pekkarinen ja hallintojohtaja Tarja Miettinen. Haastatelluista hakijoista kaikilla oli hyvin monipuolista osaamista tehtävässä vaadituista edel ly tyk sis tä, mutta kuitenkin hieman toisistaan poikkeavin erilaisin painotuksin. Haas tatte lui den kautta tavoitteena oli löytää sellainen osaamiskokonaisuus, joka parhaiten so veltuu johdettavana olevan ICT- ja DIG muutoksen vastuuvalmistelijaksi, yhteistyössä siihen luo dun toimijajoukon kanssa (mm substanssivastuuvalmistelijat). Valmistelun aikainen tehtä vä ei ole uuden maakunnan tietohallinnon johtotehtävä, vaan siihen muutosta joh ta van tehtävä. Myös hakijan viestintä-, yhteistyö- ja vuorovaikutustaitoja arvioitiin haas tat te lu jen aikana. Haastatteluryhmän yksimielinen valinta on, että tehtävään esitetään valittavaksi YTM, HHJ To ni Auvinen 31.12.2019 saakka, sillä ehdolla että se on sidottu valtionvarainministeriön pää tök seen ICT-valmistelun avus-tamisesta. Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto esittää Pohjois-Savon liitolle valittavaksi YTM, HHJ Toni Auvisen maakuntavalmistelun määräaikaiseen ICT ja DIGI johtajan tehtävään 31.12.2019 saakka, sillä ehdolla että se on sidottu valtionvarainministeriön päätökseen ICT-valmistelun avustamisesta. Hyväksyttiin. Merkitään pöytäkirjaan, että Marko Korhonen poistui kokousesta asian käsittelyn jälkeen klo. 10.25.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 13 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 83 14.11.2018 Pohjois-Savon maakuntavalmistelun kannanotto yhteistyöalueen tasoiseen hankinta- ja logistiikkayhteistyöhön 2/00.04.01/2018 JAOSTO 83 Valmistelija: Kari Kokkonen, kari.kokkonen(at)ely-keskus.fi, puh 029 5026 663 Yhteistyöalueen sopimuksen valmistelutyön käynnistäminen työryhmän tilaamassa ja Sansia Oy:n (ent. IS-hankinta Oy) käynnistämässä konsulttivetoisessa selvitystyössä on selvitetty yhteistyöalueen tasoista hankinta- ja logistiikkayhteistyötä koskien terveydenhuollon materiaaleja. Alueen maakuntien ja sairaanhoitopiirien edustajista koostuva selvitystyön ohjausryhmä (selvitystyöryhmä) on pyytänyt maakunnilta ja sairaanhoito-piireiltä kannanottoa seuraaviin kysymyksiin: 1. Haluaako maakunta sitoutua nykyistä laajempaan terveydenhuollon materiaalien hankintayhteistyöhön? - Nykyisin kukin sairaanhoitopiirit järjestävät hankintansa pääosin itsenäisesti, yhteishankintojen määrä & voluumi vähäinen. Mikäli yhteistyötä halutaan tehdä ainoastaan hankinnoissa, onnistuu se myös nykyisillä palvelurakenteilla. 2. Haluaako maakunta sitoutua YTA-tasoiseen logistiikkaratkaisuun (yksi keskusvarasto ja maakuntakohtaiset terminaalit)? - Nykyisin kukin sairaanhoitopiiri järjestää logistiikkansa itsenäisesti. 3. Haluaako maakunta sitoutua yhteiseen materiaalijärjestelmään? - Nykyisin maakunnilla ei ole yhteisiä tai samoja materiaalihallinto-järjestelmiä. Yhteistyö logistiikassa ja materiaalijärjestelmissä edellyttää investointeja ja henkilöresursseja yhteistyön mahdollistamiseksi ja käynnistämiseksi. 3.a Jos vastaus edellä on kyllä, minkälaiset resurssit voidaan osoittaa tietojärjestelmätyöhön esitetyn karkean aikataulun puitteissa? Pohjois-Savon maakuntavalmistelun kannanotto Pohjois-Savon maakunta on valmis jatkamaan terveydenhuollon materiaalien nykyistä laajemman hankintayhteistyön, YTA-tasoisen logistiikkaratkaisun sekä yhteisen materiaalijärjestelmän selvitys- ja valmistelutyötä. Tietojärjestelmätyöhön osoitettavissa olevien resurssien osalta Pohjois-Savon maakuntavalmistelu edellyttää, että selvitystyötyöryhmä esittää resurssitarpeet maakuntavalmistelulle. Resurssointiasia käsitellään maakuntavalmistelun ICT & Digi alajaostossa, jonka hyväksyessä esityksen Pohjois-Savon osuus tietojärjestelmätyöstä rahoitetaan valtiovarainministeriöltä saadulla ICT-valmistelurahoituksella. Perustelut Yhteishankinnoissa maakunnan oma hankintavalta supistuu, kun hankittavista materiaaleista ja hankintakriteereistä on sovittava muiden alueiden asiantuntijoiden
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 14 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 83 14.11.2018 kanssa. Yhteistyöalueen tasoiseen hankinta- ja logistiikkayhteistyöhön ryhtymiseen voi siten olla vain yksi perusteltu syy: raha eli kustannussäästöt. Yhteistyönä tehtävissä hankinnoissa hankintojen volyymit moninkertaistuvat. Selvityksen mukaan kasvavilla voluumeilla on todennäköisesti alentava vaikutus yksikköhintoihin, mutta arviota kustannussäästöistä selvityksessä ei ole esitetty. Kun Itä-Suomen terveydenhuollon materiaalihankintojen vuosivoluumi on kuitenkin pitkälti yli 100 miljoonaa euroa, joka tapauksessa pienikin prosentuaalinen säästö on merkityksellinen euroissa - kohdistuipa säästö lopulta mihin tahansa päin Itä-Suomea. Etuna yhteishankinnoissa on myös hankintayksikön tekemän työn vähentyminen, kun samasta tuoteryhmästä järjestetään vain yksi kilpailutus useamman sijasta. Toteutettavien kilpailutusten määrä laskee arviolta noin puoleen, potentiaalinen yhteenlaskettu kustannussäästö olisi arviolta n. 250.000-300.000 euroa. Logistiikkayhteistyössä materiaalit toimitetaan keskusvarastoon, josta ne jaetaan ja kuljetaan maakunnallisiin terminaaleihin ja niistä edelleen käyttäjille. Keskusvarasto vaatii yhteisen materiaalinimikkeistön, mikä rajoittaa maakunnan valinnanvaraa nimikkeistön osalta, mutta myös sitouttaa hankintayhteistyöhön. Logistiikkayhteistyön myötä maakuntien omien varastojen tilakustannukset ja suoraan varastotyöhön liittyvät henkilökustannukset jäävät pois, maakuntiin jää terminaalien tilakustannus ja suoratoimitusten käsittelyyn tarvittava henkilökunta. Lisäkustannuksena tulee päivittäiseksi liikenteeksi arvioitu runkorahti keskusvarastolta terminaaleihin. Runkolinjayhteyden käyttäminen muuhunkin materiaaliliikenteeseen antaisi kuitenkin mahdollisuuden jakaa runkoliikenteen kustannuksia. Yhteisen keskusvaraston myötä saavutettavat säästöt riippuvat siitä, kuinka moni maakunta lähtee yhteistyöhön mukaan. Arvioitu kustannussäästö on noin 100.000 220.000 euroa riippuen yhteistyöhön osallistuvien maakuntien määrästä (laskelmissa mukana Etelä-Savo, Pohjois-Karjala ja Pohjois-Savo. Keski-Suomi on ilmoittanut tässä vaiheessa pitäytyvänsä omassa logistiikkamallissaan). Selvityksen mukaan keskusvaraston edullisin sijaintipaikkakunta olisi Kuopio. Yhteisen IT-järjestelmän (materiaalihallintojärjestelmä) säästöpotentiaali on arviolta 100.000 200.000. IT-järjestelmän kustannus ja kustannussäästö on kuitenkin yhteistyön osatekijöistä epävarmin. Maakuntien terveydenhuollon materiaalien hankinta- ja logistiikkayhteistyön, ml. yhteinen IT-järjestelmä, yhteenlaskettu säästöpotentiaali on siis luokkaa 450.000 700.000 vuodessa, (potentiaali kasvaisi n. 100.000, mikäli myös Sosteri liittyisi mukaan.) Vaikutus yhtä maakuntaa kohden ei ole huomattavan suuri toiminnan volyymiin nähden, mutta kuitenkin selvästi positiivinen. Laskelmissa ei ole mukana mahdollista automaation osuuden kasvua. Varastoautomaatio vaatii yleensä suuria keräilymääriä ollakseen kannattavaa, ja yhteistyön myötä kasvavat voluumit toisivat potentiaalia varastoautomaatioon käyttöön. Selvityksessä on arvioitu varastoautomaatioinvestoinnin kustannussäästöksi 30.000 vuodessa. EP-Logistics Oy:n tekemän selvityksen mukaan hankinta- ja logistiikkayhteistyöllä saavutettavissa oleva kustannussäästö ei yksittäistä toimintoa, yksikköä tai vuotta tarkasteltaessa välttämättä muodostu huomattavan suureksi toiminnan voluumiin nähden. Selvityksessä on kuitenkin havaittu säästöpotentiaalia liki kaikissa kustannusten osatekijöissä. Useiden osatekijöiden summana säästöt, eritoten pidemmällä aikavälillä
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 15 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 83 14.11.2018 kertyvät, ovat maakunnan näkökulmasta kiistatta tavoittelemisen arvoisia ja korvaavat painoarvoltaan oman hankintavallan supistumisen. Kuten selvityksen loppuraportissakin todetaan, yhteistyö muilla erva-alueilla on selvästi laajempaa kuin Itä-Suomessa. Niissä tehtävissä ja toiminnoissa, joissa alueellisella ja tarkoituksenmukaisesti järjestettävissä olevalla yhteistyöllä on saavutettavissa säästöjä ja tehokkuutta, mahdollisuuteen on tartuttava myös Pohjois-Savon maakunnassa ja Itä-Suomessa. Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto hyväksyy Tukipalvelut työryhmän valmisteleman kan nan oton ja lähettää sen hankinta- ja logistiikkaratkaisun selvitystyöryhmälle. Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto merkitsee esittelyn tiedoksi ja esittää tukipalvelut työryhmän valmisteleman kannanoton maakunnan kannanottona. Merkitään pöytäkirjaan, että Kari Kokkonen oli läsnä asian esittelyn ajan klo 10.28-10.43.
Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 9/2018 16 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto 84 14.11.2018 Muut asiat JAOSTO 84 1) VATEPOS kokousajankohta, ehdolla 20.12.2018. 2) Koetalousarvion käynnistäminen 15.11.2018, vastuuvalmistelijoille 3) Tiedotustilaisuus vastuuvalmistelijoille 12.12.2018 4) MakuSurvival vol 2. 9.-10.1.2019 Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto merkitsee asiat tietoon saatetuksi. Hyväksyttiin.