SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 1 Aika Torstai 25.10.2018 klo 18.00 20.20 Paikka Hml:n keskusseurakuntatalo, Rauhankatu 14, 3. krs:n neuvotteluhuone Läsnä Kalaja Timo Aaltonen Kalervo Alanen Erkki Appelroth Ulla Heiskanen Kari Häppölä Anna-Kaisa Isosuo Juha Kannisto Heli Kylliäinen Kylli Nyholm Pentti Ojansuu-Kaunisto Kirsi Pietilä Leena Sorsa Ilkka Sortila Terhi Vainio Jarmo Valkama Pirkko kirkkoherra, puheenjohtaja, poistui 146:n ajaksi, poistui 146:n ajaksi, poistui 146:n ajaksi, poistui 146:n ajaksi Lisäksi läsnä Toivio Heikki Keskinen Sauli Laaksonen Reetta kehityskappalainen hallintokappalainen, kokouksen sihteeri viestintäpäällikkö, paikalla :t 144-155 Käsitellyt asiat :t 135-155 Allekirjoitukset Pöytäkirjan tarkastus Puheenjohtaja Timo Kalaja Sihteeri Sauli Keskinen Paikka ja aika Hämeenlinna / 2018 Allekirjoitukset Pentti Nyholm Pirkko Valkama Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Kirkkoherranvirastossa / - /.2018 Todistaa Timo Kalaja, kirkkoherra Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 2 135 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. Seurakuntaneuvoston puheenjohtajana on seurakunnan kirkkoherra (KJ 10:12 ). Kirkkoherra piti alkuhartauden, jonka päätteeksi laulettiin virrestä 590 kolme säkeistöä. 136 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille 19.10.2018 sekä sähkö- että kirjepostina. Kokous on päätösvaltainen, mikäli yli puolet istä on paikalla. Päätös: Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 137 Kokouksen sihteerin valinta Seurakuntaneuvoston sihteeri Merja Hiltunen oli estynyt osallistumasta kokoukseen. Kirkkoherra esitti kokouksen sihteeriksi hallintokappalainen Sauli Keskistä. Päätös: Kokouksen sihteeriksi valittiin hallintokappalainen Sauli Keskinen. 138 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Pentti Nyholm ja Pirkko Valkama. 139 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Puheenjohtajan päätösesitys: Hyväksytään kokouksen esityslista työjärjestykseksi. Päätös: Hyväksyttiin päätösesitys, kun siihen oli lisätty 151 Talousarvion toteutumisvertailu 1.1. 30.9.2018 ja 152 Muut asiat -kohtaan keskustelu videoprojektoreiden hankinnasta.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 3 140 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirjeet - Kirkkohallituksen yleiskirjeet löytyvät nettiosoitteesta: http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf/sp2?open&cid=content5d9d1 Hämeenlinnan seurakuntayhtymä ja Hämeenlinna-Vanajan seurakunta Yhteisen kirkkovaltuuston kokouspöytäkirja 27.9.2018 Lapsi- ja nuorisotyön johtokunnan kokouspöytäkirja 11.10.2018 Lähetys- ja aikuistyön johtokunnan kokouspöytäkirja 11.10.2018 Diakoniatyön johtokunnan kokouspöytäkirja 9.10.2018 Jumalanpalvelus- ja musiikkityön johtokunnan kokouspöytäkirja 9.10.2018 Perheasiain neuvottelukeskuksen johtokunta 9.10.2018 Sairaalasielunhoidon johtokunnan kokouspöytäkirja 10.10.2018 Vaalilautakunnan kokouspöytäkirja 1.10.2018 Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan johtoryhmän kokousmuistio 21.9.2018. Puheenjohtajan päätösesitys: Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi. Päätös: Hyväksyttiin päätösesitys.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 4 141 Viranhaltijoiden päätösluettelot Kirkkoherra, hallintokappalainen ja kehityskappalainen pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja. Kirkkoherran päätökset 49-51/2018 ja hallintokappalaisen päätökset 14-15/2018 ovat nähtävänä kokouksessa. Puheenjohtajan päätösesitys: Seurakuntaneuvosto 1. hyväksyy viranhaltijoiden päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin Päätös: Hyväksyttiin päätösesitys.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 5 142 Lapsivaikutusten arviointi tämän kokouksen päätösesityksissä Lapsen edun edistämiseksi kirkollisen viranomaisen on päätöksen valmistelussa arvioitava ja otettava huomioon sen vaikutukset lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensimmäisenä. (KJ 23: 3 ) Tämä päätös on tullut voimaan 1.1.2015. Lapsivaikutus on selvitetty tämän kokouksen jokaisen päätösesityksen kohdalla. Lapsiasiahenkilö on tutustunut esityslistaan ja lausuu seuraavaa: Kohdalla 150 Määräraha vuoden 2019 kaste ja kummius-teeman valmisteluun, katson olevan positiivisia lapsivaikutuksia. Aikuisen kanssa HPK:n peliin, ja etenkin aitioon, pääseminen voi olla iso asia joillekin lapsille. On hyvä, jos seurakunta voi olla edistämässä lapsen ja häntä kunnioittavan aikuisen yhteyttä. Kaste- ja kummius materiaalien uusiminen on toivon mukaan myös edistämässä päätöksiä lapsen kastamisesta ja kummin tehtävän oivaltamisesta lapsen rinnalla kulkevana aikuisena. Muilta osin merkittäviä lapsivaikutuksia ei ole, tai vaikutukset on huomioitu päätösesitysten ja niihin liittyvien päätösprosessien kuluessa. Puheenjohtajan päätösesitys: Lapsiasiain vaikutus merkitään tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 6 143 Viestintäpäällikön vaali Seurakuntaneuvosto julisti viestintäpäällikön työsuhteen haettavaksi kokouksessaan 7.6.2018 ( 90). Hakuaika päättyi 31.8.2018 klo 14. Vaalin on valmistellut seurakuntaneuvoston asettama työryhmä Heli Kannisto, Erkki Alanen, Jarmo Vainio, Timo Kalaja ja sihteerinä sekä kokoonkutsujana kehityskappalainen Heikki Toivio. Hakuilmoitus julkaistiin seurakunnan kotisivuilla, oikotie.fi-verkkopalvelussa, Hämeenlinnan työvoimatoimiston työpaikkailmoituksissa ja ilmoitustaululla. Hakuilmoituksen suppea versio julkaistiin Hämeen Sanomissa 5.8.2018 ja Kotimaa-lehdessä 9.8.2018. Hakuilmoituksessa seurakunta haki VIESTINTÄPÄÄLLIKKÖÄ toistaiseksi voimassa olevaan työsopimussuhteeseen. Viestintäpäällikkö suunnittelee ja johtaa seurakunnan viestintää yhteistyössä johtoryhmän kanssa sekä koordinoi ja tukee seurakuntayhtymän viestintää. Päällikön erityisinä vastuualueina ovat työyhteisöviestintä, yhteisömarkkinointi, kampanjat ja tapahtumat, talouden ja hallinnon viestintä, verkkoviestintä sekä audiovisuaalinen viestintä. Tehtävänkuva on monipuolinen, ja se tarjoaa erinomaisia mahdollisuuksia itsensä kehittämiseen aktiiviselle ja innostuvalle viestijälle. Viestintäyksikköön kuuluu viestintäpäällikön lisäksi tiedottaja ja osaaikainen graafikko. Tehtävä edellyttää siihen soveltuvaa ylempää korkeakoulututkintoa, perehtyneisyyttä yhteisöviestintään sekä kirkon elämään ja toimintaan, ajanmukaisia esimiestaitoja, erinomaista suullista ja kirjallista suomen kielen taitoa sekä tyydyttävää ruotsin kielen ymmärtämisen taitoa. Tehtävän menestyksellinen hoitaminen vaatii hyviä vuorovaikutustaitoja, kykyä verkostojen johtamiseen, pitkäjänteisyyttä, verkostoitumistaitoja ja kykyä hallita yhtäaikaisia projekteja aikatauluissa pysyen. Valintatyöryhmä kokoontui 4.9. klo 16-18 valitsemaan haastateltavat. 20.9. klo 14-18 pidettyyn haastatteluun se kutsui seuraavat: Vesa Keinonen, Marjatta Kupias, Reetta Laaksonen, Paula Matikainen ja Vaula Wrang. Haastateltavat tekivät myös yhden ennakkotehtävän liittyen seurakunnan julkisuuskuvan muokkaamiseen. Valintatyöryhmä lähetti Reetta Laaksosen ja Vaula Wrangin soveltuvuusarviointiin Personnel Oy:een Tampereelle. Hakijoita arvoitiin sosiaalisten taitojen, yhteistyökyvyn, esimiestaitojen ja paineensietokyvyn suhteen. Personnelin toimitusjohtaja, KTM Ari Juvonen kertoi valmistelutyöryhmälle soveltuvuusarviointien tulokset 4.10. klo 16.45-17.45. Monipuolisen pohdinnan jälkeen valintatyöryhmä päätyi yksimielisesti ehdotukseen, että viestintäpäällikön työsuhteeseen valitaan Reetta Laaksonen ja varalle Vaula Wrang.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 7 Kehityskappalaisen päätösehdotus: Seurakuntaneuvosto päättää, että 1. viestintäpäällikön toistaiseksi voimassa olevaan työsopimussuhteeseen valitaan FM Reetta Laaksosen ja varalle FM Vaula Wrangin 2. työsopimussuhteeseen valitulla on neljän kuukauden koeaika 3. valitun on ennen toimen vastaanottamista esitettävä hyväksyttävä todistus terveydentilastaan 4. tehtävä tulee ottaa vastaan 1.1.2019 5. tehtävän palkkaus on vaativuusryhmän 602 mukainen, peruspalkan lisäksi maksetaan vuosisidonnaista palkanosaa, joka perustuu työkokemukseen. Päätös: Seurakuntaneuvosto päätti yksimielisesti, että 1. viestintäpäällikön toistaiseksi voimassa olevaan työsopimussuhteeseen valitaan FM Reetta Laaksosen ja varalle FM Vaula Wrang 2. työsopimussuhteeseen valitulla on neljän kuukauden koeaika 3. valitun on ennen toimen vastaanottamista esitettävä hyväksyttävä todistus terveydentilastaan 4. tehtävä tulee ottaa vastaan 1.1.2019 5. tehtävän palkkaus on vaativuusryhmän 602 mukainen, peruspalkan lisäksi maksetaan vuosisidonnaista palkanosaa, joka perustuu työkokemukseen.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 8 144 Lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan viran vaali Lähetys- ja aikuistyön johtokunnan päätös kokouksessa 11.10.2018, 60: Lähetys- ja aikuistyön ohjaajan virkavaali otetaan KL 10.5 :n mukaisesti seurakuntaneuvoston päätettäväksi. Syynä ovat johtokunnan tekemän päätöksen lukuisat muotovirheet. Johtokunnan käsittely- ja päätöstekstit ovat seuraavat: Lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan virkavaali Lähetys- ja aikuistyön johtokunta julisti 18.6.2018 kokouksessaan haettavaksi lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan viran, jonka palkkaus on kirkon virka- ja työehtosopimuksen vaativuusryhmän 502 mukainen. Valmistelevaan työryhmään valittiin kehityskappalainen Heikki Toivio, lähetys- ja aikuistyön johtokunnan puheenjohtaja Pekka Arvio, johtoryhmän puheenjohtaja Sampo Kujala ja lähetysja aikuistyön johtokunnan Pirkko Valkama. Hakuaika päättyi 31.8.2018 klo 14. Virkaa haki 9 henkilöä. Haastatteluihin kutsuttiin Maria Haapavaara, Eero Haltia ja Paula Harju, jotka haastattelun jälkeen päätettiin lähettää soveltuvuusarviointiin. Haapavaara ilmoitti ennen soveltuvuusarviointia, ettei ole enää käytettävissä. Soveltuvuusarvioinnin perusteella Paula Harju on virkaan soveliaampi henkilö. Valmistelutyöryhmä esittää yksimielisesti Paula Harjun valitsemista. Johtoryhmän puheenjohtajan päätösesitys: Lähetys- ja aikuistyön johtokunta toimittaa Lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan vaalin. Lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan virkaan esitetään Paula Harjua Joensuusta. Virka (vakanssinumero 10094) tulee ottaa vastaan 1.1.2019 alkaen tai sopimuksen mukaan. Virkaan valittavalla on neljän kuukauden koeaika. Päätös: Esityksen mukaan Seurakuntaneuvosto muuttaa Lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan viran vaalin tekstin seuraavasti. Lähetys- ja aikuistyön johtokunta julisti 18.6.2018 kokouksessaan haettavaksi lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan viran. Vaalia valmistelevaan työryhmään valittiin kehityskappalainen Heikki Toivio, lähetys- ja aikuistyön johtokunnan puheenjohtaja Pekka Arvio, johtoryhmän puheenjohtaja Sampo Kujala ja lähetysja aikuistyön johtokunnan Pirkko Valkama. Hakuaika päättyi 31.8.2018 klo 14. Virkaa haki yhdeksän henkilöä: Valmisteleva työryhmä kokoontui valitsemaan haastateltavat 4.9. klo 13-15. Haastatteluihin 11.9. klo 9-13 kutsuttiin Maria Haapavaara, Eero Haltia ja Paula Harju, jotka haastattelun jälkeen päätettiin lähettää soveltuvuusarviointiin. Haapavaara ilmoitti ennen soveltuvuusarviointia, ettei ole enää käytettävissä. Soveltuvuustestien tuloksia saapui kertomaan 4.10. klo 16.00-16.45 Personnelin
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 9 toimitusjohtaja, KTM Ari Juvonen. Valmisteleva työryhmä pohti kuulemaansa ja teki ehdotuksensa samana iltana 4.10. klo 16.45-18.00. Valmistelutyöryhmä ja johtokunta esittivät yksimielisesti Paula Harjun valitsemista lähetys- ja aikuistyön ohjaajan virkaan. Kelpoisuutensa, työkokemuksensa, taitonsa, haastattelun ja soveltuvuusarvioinnin perusteella Paula Harju on hakijoista virkaan soveltuvin henkilö. Lähetys- ja aikuistyön johtokunta toimitti kokouksessaan 11.10.2018 klo 18.00 Lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan vaalin ( 60). Lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan virkaan valittiin Paula Harju Joensuusta. Seurakuntaneuvosto ottaa päätettäväkseen lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan viran vaalin, jonka lähetys- ja aikuistyön johtokunta teki 11.10.2018 (60 ). Perusteena ovat: KL 10.5 : Ratkaisuvallan siirtäminen Kirkkoneuvosto tai sen puheenjohtaja voi ohjesäännössä määrätyn ajan kuluessa siirtää johtokunnan ja 4 :ssä mainitun luottamushenkilön tai viranhaltijan päättämän asian kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Kirkkoneuvosto voi tällöin kumota päätöksen tai muuttaa sitä taikka palauttaa asian uudelleen käsiteltäväksi. KL 9:5 Johtokuntien, toimikuntien sekä kirkkolain 10 luvun 4 :n 2 momentissa mainittujen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden päätökset on lähetettävä kirkkoneuvostolle sen ohjesäännössä määrätyllä tavalla. Seurakuntaneuvoston ohjesääntö (14 ) Jos seurakuntaneuvosto tai sen puheenjohtaja saattaa johtokunnan tai viranhaltijan ratkaisun seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, vaatimus tulee ilmoittaa johtokunnan puheenjohtajalle tai asianomaiselle viranhaltijalle, joka on ratkaissut asian, kolmen päivän kuluessa siitä, kun asiaa koskeva päätös, päätösluettelo tai muu ilmoitus on saatettu seurakuntaneuvoston puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan tietoon. Seurakuntaneuvosto voi etukäteen ilmoittaa johtokunnalle tai viranhaltijalle, ettei se tule käyttämään siirto-oikeuttaan. KirkkoL 10L 5 ; KirkkoJ 9L 5 Kehityskappalaisen päätösesitys: Seurakuntaneuvosto päättää, että 1. lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan virkaan valitaan Paula Harju Joensuusta 2. virka (vakanssinumeroltaan 10094) tulee ottaa vastaan 1.1.2019 alkaen tai sopimuksen mukaan 3. virkaan valittavalla on neljän kuukauden koeaika
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 10 4. viran palkkaus on vaativuusryhmän 502 mukainen 5. valitun on ennen viran vastaanottamista esitettävä hyväksyttävä todistus terveydentilastaan Päätös: Seurakuntaneuvosto päätti yksimielisesti, että 1. lähetys- ja kansainvälisyystyön ohjaajan virkaan valitaan Paula Harju Joensuusta 2. virka (vakanssinumeroltaan 10094) tulee ottaa vastaan 1.1.2019 alkaen tai sopimuksen mukaan 3. virkaan valittavalla on neljän kuukauden koeaika 4. viran palkkaus on vaativuusryhmän 502 mukainen 5. valitun on ennen viran vastaanottamista esitettävä hyväksyttävä todistus terveydentilastaan
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 11 145 Tilannekatsaus tulevista seurakuntavaaleista Viestintäpäällikkö Reetta Laaksonen esitteli tilannekatsauksen seurakuntavaalien järjestelyjen etenemisestä. Puheenjohtajan päätösesitys: Tilannekatsaus seurakuntavaaleista merkitään tiedoksi. Päätös: Hyväksyttiin päätösesitys.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 12 146 Vuoden 2019 talousarviossa myönnettävistä seurakunnan avustuksista päättäminen LUETTELO AVUSTUSANOMUKSISTA JA -EHDOTUKSISTA VUODELLE 2019 Paikalliset avustuksen hakijat: Myönnetty 2018 Anottu 2019 Ehdotus 2019 Hämeenlinnan Evankeliumiyhdistys ry 1 200 2 000 1 500 Hämeenlinnan Kristillisen Työväen Yhdistys ry 1 200 1 200 1 200 Hämeenlinnan Valkonauha ry 1 000 1 500 1 200 Lomayhdistys Ilonpisara ry 5 000 anottu 1 000 Luolajan Sisälähetys ry 500 anottu 500 Herättäjä-Yhdistys ry, Hämeenlinnan paikallisjaosto 1 100 1 200 1 200 Radio Dei / Kristityt Yhdessä ry 2 000 850 850 Hämeenlinnan merimieskirkkopiiri 400 500 500 Kanta-Hämeen Näkövammaiset ry 1 000 1 000 1 000 Kanta-Hämeen mielenterveysyhdistys ry anottu 500 Hml Seudun Kehitysvammaisten Tuki ry 2 000 2 500 2 000 Hämeen Ev.lut. Kansanlähetys Hämeenlinna 1 500 1 200 Terijoen kirkon lämmitysjärjestelmä anottu eri käsittely Hämeenlinnan Rauhanyhdistys ry 2 000 1 500 Esikoiset ry / Hämeenlinna 1 000 1 500 1 500 Valtakunnalliset avustuksen hakijat: Herättäjä-Yhdistys ry 5 000 ei Kirkon Ulkomaanapu / Changemaker-toiminta 500 500 Kristillisen Työväen Liitto ry anottu ei Kansan Raamattuseuran säätiö 500 ei YHTEENSÄ 16 400 21 750 16 150 Avustukset LA:n johtokunnan budjetista Myönnetty 2018 Anottu 2019 Ehdotus 2019 Lähetystyö 177 000 anottu 177 000 Kirkon Ulkomaanapu 52 000 anottu 52 000 Suomen Merimieskirkko ry 1 000 1 500 1 000 YHTEENSÄ 230 000 0 230 000 AVUSTUKSET YHTEENSÄ 246 400 246 150 Puheenjohtajan päätösesitys: Seurakuntaneuvosto 1. hyväksyy Talous- ja toimintasuunnitelma 2019 -asiakirjassa olevan taulukon Ehdotus 2019 -sarakkeesta ilmenevät avustukset sisällytettäväksi Hämeenlinna- Vanajan seurakunnan vuoden 2019 talousarvioon. 2. Siirtää lähetysmäärärahojen jakamisesta päättämisen lähetys- ja aikuistyön johtokunnalle
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 13 Päätös: Seurakuntaneuvosto 1. hyväksyi Talous- ja toimintasuunnitelma 2019 -asiakirjassa olevan taulukon Ehdotus 2019 -sarakkeesta ilmenevät avustukset sisällytettäväksi Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan vuoden 2019 talousarvioon. 2. Siirsi lähetysmäärärahojen jakamisesta päättämisen lähetys- ja aikuistyön johtokunnalle. Asian käsittelyn ajaksi poistuivat Kalervo Aaltonen, Leena Pietilä, Terhi Sortila ja Ilkka Sorsa.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 14 147 Vuoden 2019 toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä vuosien 2020-2021 toimintasuunnitelma, liite 1 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto on käsitellyt kokouksessaan 4 / 30.8.2018 / 61 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien toimintamäärärahojen jaon. Hämeenlinna-Vanajan seurakunta-neuvosto puolestaan päätti saamansa toimintamäärärahan 4 752 172 jaon eri työaloille ja työmuodoille kokouksessaan 6 / 6.9.2018 / 110. Hämeenlinna -Vanaja, työalojen toimintakatteet TA 2019 TA 2018 TA 2019 Lapsi- ja nuorisotyö 1 408 573 1 408 421 Yleinen seurakuntatyö 945 498 940 000 Diakoniatyö 747 108 747 027 Lähetys- ja aikuistyö 395 050 395 007 Musiikki 434 593 434 546 Viestintä 290 688 290 657 Kirkkoherranvirasto 175 977 175 958 Perheneuvonta 142 774 142 759 Sairaalasielunhoito 98 424 103 809 Kansainvälinen Diakonia 52 000 51 994 Muu seurakuntatyö 62 000 61 993 Yhteensä 4 752 685 4 752 172 Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan toimintakate vuonna 2019 on 4 752 172, joka on 513 pienempi kuin vuonna 2018. Toimintasuunnitelma vuosille 2019-2021 perustuu Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan Strategia 2020 asiakirjaan. Sen ohjaamina eri työalat ovat määritelleet tavoitteet, joita esittävät seurakuntaneuvoston hyväksyttäviksi. Puheenjohtajan päätösesitys: Seurakuntaneuvosto hyväksyy toimintasuunnitelman v. 2019-2021 sillä muutoksella, että poistetaan sivulta 3 varhaisnuorisotyöstä viimeinen kappale, ja talousarvion vuodelle 2019 sekä lähettää nämä edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle liitettäväksi osaksi Hämeenlinnan seurakuntayhtymän talous- ja toimintasuunnitelmaa. Talousarvion toimintakate on 4 752 172 (vuonna 2018 se on 4 752 685 ). Toimintasuunnitelmasta laaditaan tiivistelmä liitettäväksi yhteiselle kirkkovaltuustolle esitettävään Hämeenlinnan seurakuntayhtymän talous- ja toimintasuunnitelmaan. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 15 148 Kanta-Hämeen keskusrekisterihankkeen tilanne Hml-Vja srk-.nsto 7/2016; 27.10.2016 137 Kanta-Hämeen yhteisen keskusrekisterin perustamista koskeva tiedote Kanta-Hämeen seurakunnat tahtovat virastopalvelut yhteen organisaatioon Lokakuun alussa kokoontuneet kantahämäläisten seurakuntien kirkkoherrat ovat päättäneet yksimielisesti ryhtyä tavoittelemaan kirkonkirjojen pidon siirtämistä yksittäisistä virastoista yhteiseen keskusrekisteriin. Muutoksen jälkeenkin työntekijöitä voi olla eri palvelupisteissä. Keskusrekisterin syntyessä on erikseen tarkasteltava palveluverkon laajuutta sekä yksittäisten palvelupisteiden sijainteja ja aukioloaikoja. Asiaa valmistelemaan nimettiin virkamiestyöryhmä, jonka koollekutsujana on Hämeenlinnan seurakuntayhtymän talousjohtaja Kai Kauppinen. Ryhmä selvittää ensisijaisesti Kanta-Hämeen oman keskusrekisterin perustamisen kustannus-, henkilöstöja tilavaikutukset päätöksenteon perustaksi. Lisäksi työryhmälle annettiin tehtäväksi selvittää mahdollisuus liittyä Tampereen keskusrekisteriin. Asia on tarkoitus ratkaista vielä kuluvan vaalikauden aikana. Taustalla valtakunnallinen ohjaus Kirkkohallituksen täysistunto linjasi marraskuussa 2015, että seurakuntien tulee toteuttaa kirkonkirjojen pito jatkossa yksittäisten virastojen sijaan yhteisissä keskusrekistereissä. Pienissä kirkkoherranvirastoissa kirkonkirjojen pidon tehtävien hoitamiseen ongelmia aiheuttavat henkilöstöresurssien vähäisyys ja sijaisuuksien järjestäminen. Työn asiasisältö ja käytettävä tietojärjestelmä edellyttävät aina sekä asiantuntemusta että käyttöoikeuksien luomista. Haasteita tietojärjestelmän käyttäjille tuo digitointiprosessin myötä käyttöön otettava uuden työvälineen hallinta. Ammattitaidon kehittäminen ja palvelutason parantaminen onnistuvat helpommin isommassa yksikössä. Laskelmien mukaan kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat tällä hetkellä suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä tai keskisuurissa seurakunnissa. Euroopan parlamentin käsittelyssä olevan tietosuoja-asetuksen arvioidaan toteutuessaan lisäävän henkilörekistereihin liittyvää hallinnointia ja toisaalta edellyttävän yhä parempaa henkilötietolainsäädännön tuntemusta. Kirkkohallitus edellyttää, että kirkonkirjojen pitoon on etsittävä yhdessä yhtenäisiä ja tehokkaita prosesseja. Tällä hetkellä niin kustannukset kuin käytännötkin poikkeavat huomattavasti toisistaan seurakuntien ja keskusrekisterien välillä. Keskusrekisterien tarpeeksi on arvioitu 2 4 per hiippakunta. Puheenjohtajan päätösesitys: Tiedote merkitään tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 16 Tämän jälkeen työryhmä teki työtä Kanta-Hämeen keskusrekisterin perustamiseksi tehokkaasti. Suunnitelma oli seurakuntien lopullista päätöstä vaille valmis. Hiippakuntavaltuuston kokouksessa 7.6.2017 Kanta-Hämeen oma keskusrekisteri kohtasi vastustusta. Käsittely ja päätös: Hiippakuntavaltuusto keskusteli toimintasuunnitelmasta ja teki joitakin tekstimuutoksia, jotka on otettu huomioon perustelutekstissä. Hiippakuntavaltuusto katsoi tarpeelliseksi todeta kantanaan, että hiippakuntaan ei rakennettaisi enää uusia keskusrekisterejä. (Treen hpk-valtuusto 2/2017; 7.6.2017; 7 ) Tämän päätöksen seurauksena työryhmä lopetti asian valmistelun. Päätöksen sitovuutta tuomiokapitulista tiedusteltaessa, sieltä on vastattu, ettei päätös ole sitova. Moni Kanta-Hämeen seurakunta haluaa edelleen tälle alueelle oman keskusrekisterin. Kun Tampereen hiippakunnan rajojen tarkistamista koskevasta asiasta saadaan päätös mahdollisesti jo syksyn 2018 kirkolliskokouksessa, asiaan on syytä palata. Puheenjohtajan päätösesitys: Keskusrekisteriä koskeva tilanne merkitään tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 17 149 Strategiasuunnittelun eteenpäin vieminen seurakunnassa Edellisessä kokouksessa seurakuntaneuvosto käsitteli pykälää Strategia 2020 palaute ja lähetekeskustelu uutta strategiaa varten ja päätti lähettää asian johtokuntien ja henkilökunnan pohdittavaksi. Loppuvuosi 2018 käytetään palautteen keräämiseen nykyisestä strategiasta seuraavilla tavoilla: 1. Isossa työntekijäkokouksessa pidetään yhteinen ryhmäkeskustelu strategian teemoista 2. Seurakunnan kukin johtokunta, johtoryhmä ja työala antaa sähköisen palautekyselyn tai sähköpostin avulla palautetta 14.12.2018 mennessä. Myös yksittäinen henkilö voi antaa palautetta, jos näin tahtoo. Palautekysely löytyy osoitteesta http://bit.ly/strategiakysely. Kysymykset ovat: - Oliko Strategia 2020 käyttökelpoinen? Perustele vastauksesi. - Mihin asioihin uudessa strategiassa tulisi kiinnittää huomiota? - Mikä on mielestäsi/mielestänne seurakunnan tärkein tehtävä vuonna 2025? Kehityskappalainen käynnistää ensi vuoden alussa uuden strategian valmistelun. Uusi strategia laaditaan mahdollisesti vuoteen 2025 saakka. Kehityskappalaisen päätösesitys: Merkitään tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin sillä muutoksella, että kohdassa 1 sana aivojumppa muutettiin sanaksi ryhmäkeskustelu.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 18 150 Määräraha vuoden 2019 kaste- ja kummius-teeman valmisteluun Vuoden 2019 toimintasuunnitelmaan on kirjattu teemaksi kaste ja kummius. Kasteen ja kummiuden on tarkoitus näkyä ensi vuoden toiminnassa eri työalojen tapahtumissa sekä aiheeseen liittyvissä materiaaleissa, joiden tuotanto on pääosin viestinnän vastuulla. Asian valmistelu on kuitenkin hyvä aloittaa jo tänä vuonna, tosin siihen ei ole määrärahaa. Ensi vuoden aikaan on tarkoitus järjestää kummipeli eli toimia HPK:n pelissä otteluisäntänä ja tarjota aitiopaikat sekä ruoat vähävaraisille lapsille kummeineen. Kummipelin kustannukset ovat noin 8 000 euroa. Seurakunnan kasteeseen ja kummiuteen liittyvät materiaalit on tarkoitus uusia ensi vuoden aikana. Monet materiaalit kaipaavat päivitystä sekä sisällöltään että ulkoasunsa puolesta. Seurakunnan graafiseen ilmeeseen joudutaan tekemään päivityksiä mainostoimiston tuella, ennen kuin uudet kaste- ja kummius materiaalit tuotetaan. Myös kasteeseen ja kummiuteen liittyvää kuvamateriaalia on päivitettävä seurakunnan viestintätarpeita vastaavaksi ja tietosuojan mukaisiksi. Materiaalituotantoon liittyvät kustannukset ovat noin 10 000 euroa. Teeman esille nostamiseksi viestintä on laskenut, että aluksi materiaalituotantoon sekä kummipelin järjestämiseen tarvittaisiin yhteensä 18 000 euroa. Puheenjohtajan päätösehdotus: Seurakuntaneuvosto myöntää tilitä Muut avustukset (käyttövarat) 18 000 euroa kaste- ja kummius teemavuoden valmisteluun. Käyttöoikeus osoitetaan viestinnälle. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 19 151 Talousarvion toteutumisvertailu ajalta 1.1. 30.9.2018, liite 2 Kokouksessa jaettiin talousarvion toteutumisvertailu ajalta 1.1. 30.9.2018. Taulukon mukaan Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan talousarvion toteutumisprosentti on 70,8 %. Puheenjohtajan päätösesitys: Talousarvion toteutuminen merkitään tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 20 152 Muut asiat 1. Seurakuntaneuvoston Kirsi Ojansuu-Kaunisto toivoi edellisessä kokouksessa, että kirkolliskokouksen enä hän saisi seuraavassa kokouksessa keskustella Tampereen hiippakunnan rajojen tarkistamista koskevasta asiasta. Alla oleva linkki avaa asiaa. https://tampereenhiippakunta.fi/tampereen-hiippakunta-vastustaakirkkohallituksen-esitysta-hiippakuntarajojen-tarkistamisesta/ Asiasta keskusteltiin kokouksessa. 2.Käytiin keskustelu projektoreiden hankkimisesta Hämeenlinnan kirkkoon ja Poltinahon seurakuntataloon. 3.Seurakuntaneuvoston et ovat saaneet kokouskutsun mukana kutsun Verdin Requiemiin Hämeenlinnan kirkossa 2.11.2018. Ilmoittautuneet voivat lunastaa lippunsa kirkon eteisessä lipunmyynnistä ennen konsertin alkua.
SEURAKUNTANEUVOSTO 25.10.2018 Sivu 21 153 Seurakuntaneuvoston seuraavat kokoukset 2018 154 Valitusosoitus - torstaina 22.11.2018 klo 18 Keskusseurakuntatalo, 3. krs - tiistaina 4.12.2018 klo 18 juhlakokous Visahovissa, jonka jälkeen illallinen avec. Kutsu lähetetään myöhemmin. Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 155 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.20.