Perusturvalautakunta 71 03.12.2013 SEUDULLINEN IKÄIHMISTEN YMPÄRIVUOROKAUTISEN TEHOSTETUN PALVELUASUMISEN KILPAILUTUS 296/05.17.00/2013 PETUL 01.04.2009 30 Tammelan kunnassa on Hoiva 1:n saneerauksen jälkeen 75 lai tospaik kaa ja 9 tehostetun palveluasumisen huonetta. Pe rus tur va lau takun nan ja kunnanhallituksen vuonna 2008 te ke mien päätösten perusteella Tammelan kunnassa jat ke taan Hoiva 1:n saneerauksen jälkeen Hoiva 2.n kolmen tu van eli osaston vaiheittaista muutosta tehostetun pal ve lu asu mi sen yksiköiksi. Tällä muutoksella Tammelan kunnan omas sa palvelutuotannossa ikäihmisten palveluiden lai tosval tai suut ta saadaan siirrettyä ikäihmisten palveluja kos ke van laatusuosituksen suuntaisesti avopainotteisemmaksi. Oman palvelutuotannon lisäksi Tammelan kunta on parin vii me vuoden aikana hankkinut yksityisiltä tai kolmannen sek to rin palveluntuottajilta suorahankintana tehostetun pal ve lu asu mi sen palveluita. Pitkäaikaisesti Tammelan kunnalla on ollut em. paikkoihin sijoitettuna 2-5 henkilöä ja ly hyt ai kai sil la intervallipaikoilla 3-8 henkilöä. Lyhytaikaiset sijoitukset ovat kestäneet viikosta muutamaan kuukauteen. Tällä het kel lä Tammelan kunnalla on kolme henkilöä pidempi ai kai ses ti sijoitettuna muualle kuin kunnan omaan pal ve lu tuo tan toon, 3 henkilöä sijoitettuna Hoiva 1:n remontista johtuen se kä 5 intervallipaikkaa ostettuna. Palveluhankintoja on teh ty tarpeen mukaan vapaina olevien paikkojen puitteissa. Pal ve lu jen ostamisesta on tehty asiakaskohtaiset mak su si tou muk set. Voimassa oleva hankintalaki velvoittaa kuntia kil pai lut ta maan palveluhankinnat, jotka ylittävät kansallisen kyn nys ar von. Tammelan kunnassa on arvioitu, että tulevina vuosina omas sa palvelutuotannossa tehtävien muutosten lisäksi os to pal ve lu jen tarve ympärivuorokautisessa hoivassa on noin kym me nen tehostetun palveluasumisen paikkaa. Tammelan kunta on yhdessä seudun muiden kuntien kans sa valmistellut viranomaistyönä syksystä 2008 lähtien te hos te tun palveluasumisen kilpailuttamista siten, että pro ses sin jälkeen solmitaan puitesopimukset niiden yritysten kans sa, jotka täyttävät vaaditut kriteerit. Puitesopimus ei sido Tam me lan kuntaa eikä seudun muita kuntia ostamaan yh tään paikkaa ja se ei myöskään sido yrittäjiä, joiden kanssa so pi mus tehdään, pitämään paikkoja
varattuna Tammelan kun nal le tai seudun muille kunnille. Näin on olemassa sel keä hankintalain mukainen järjestelmä siitä, kuinka toimi taan aina, kun ostopalveluja tarvitaan. Puitesopimuksen voi sol mia useamman yrityksen kanssa. Kilpailuttamisasiakirjat liitteenä. Liite 22. Päätösehdotus: Perusturvalautakunta päättää, 1) hyväksyä liitteenä olevat kilpailutusasiakirjat niihin myö hem min tehtävine tarkennuksineen (esim. päivämäärät, osoit teet jne) ja Tammelan kunnan osallistumisen seu dul li ses ti tehtävään hankintaan kilpailutusasiakirjojen mukaisin eh doin, 2) että ikäihmisten tehostetun palveluasumisen kil pai lut ta mi nen suoritetaan seudullisesti yhteistyössä siten, että asia kir jat julkaistaan julkisten hankintojen sivuilla (HILMA) tou ko kuun 2009 alussa ja kilpailutuksen lopputuloksena sol mi taan puitesopimukset kriteerit täyttävien palveluntuottajien kans sa siten, että sopimukset astuvat voimaan 1.11.2009, ja 3) että perustetaan seudullinen arviointityöryhmä, joka käy lä pi ja arvioi saapuneet tarjoukset kilpailutusasiakirjoissa esi te tyn arviointimenettelyn mukaisesti ja että työryhmään ni me tään joka kunnasta edustaja, Tammelan kunnan edus ta jak si nimetään sosiaalijohtaja Annukka Kuismin Päätös: PETUL 63 Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus. Forssan seudun kuntien (Forssan kaupunki, Humppilan, Jo kiois ten, Tammelan ja Ypäjän kunnat) yhteinen ikäihmisten te hos te tun ympärivuorokautisen palveluasumisen tar jous pyyn tö oli voimassa ajalla 18.5.-12.6.2009. Tarjousten jät tö ajan päättymiseen mennessä tarjouksen jätti kuusi pal ve lun tuot ta jaa seitsemästä yksiköstä. 18.8.2009 seudullinen arviointiryhmä avasi saapuneet tar jouk set ja arvioi saapuneet tarjoukset tarjouspyynnön mu kai ses sa järjestyksessä ja tarjouspyynnössä asetettujen me ne tel mien mukaisesti. Tarjoukset käsiteltiin järjestyksessä, jossa arvioitiin en sim mäi se nä tarjoajien kelpoisuus, toisena tarjousten tar jous pyyn nön mukaisuus ja viimeisenä tarjousten ko ko nais ta lou del li nen edullisuus. Mikäli jokin tarjous ei täyttänyt kä sit te ly jär jes tyk sen mukaisesti jonkin vaiheen edellytyksiä, ei sen kä sit te lyn tulisi jatkua seuraavaan vaiheeseen. Vain hy väk syt tä vis sä olevat tarjoukset etenivät kolmanteen eli ko ko-
nais ta lou del li sen edullisuuden arviointiin. Tarjousten arvioinnin ensimmäisessä vaiheessa keskityttiin tar joa jien kelpoisuuden arviointiin. Tarjouspyynnössä oli esi tet ty luettelo niistä asiakirjoista ja/tai selvityksistä, jotka tar joa jien oli määrä liittää tarjoukseensa tämän kriteerin ar vioi mi sek si. Asiakirjat eivät saaneet olla kahta kuukautta van hem pia laskien tarjouksen jättöpäivästä. Toimintaansa mah dol li ses ti aloittavia yksiköitä koskevien tarjousten jättäjille an net tiin mahdollisuus toimittaa vastaavat selvitykset viimeis tään ennen mahdollisen sopimuksen allekirjoittamista. Jä tet tyjen tarjousten osalta tarjoajat olivat toimittaneet asian mu kai set todistukset ja asiakirjat lukuunottamatta kah ta poikkeusta: Mediset Oy:lta (Tammelan Iltatuuli) puuttuu tar jouk ses taan vastuuvakuutustodistus. Mediset Oy:n yk sik kö on valmistumassa seudulle mutta Mediset Oy:llä on kui ten kin toimintaa jo muualla Suomessa. Invalidiliiton asu mis pal ve lut Oy :n Validiapalvelut (Hämeenlinnan Här kä mäen ku jan yksikkö) tarjouksessa vastuuvakuutustodistus on mu ka na, mutta se ei täytä tarjouspyynnössä esitettyä vaa ti mus ta asiakirjojen päiväyksen suhteen. Näiden poikkeusten suh teen päätettiin siten, että Mediset Oy:ltä (Tammelan Il ta tuu li) pyydetään vastuuvakuutustodistusta siten, että se tu lee esittää ennen sopimusten allekirjoitusta tarjouspyynnön mu kai ses ti. Validiapalveluiden yksikkö on myös valmis tu mas sa. Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa keskityttiin tar kas te le maan tarjouksia siinä valossa täyttivätkö ne tar jous pyyn nön vaatimukset. Tarjouspyynnössä todettiin, että - tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niis sä mainittuja vaatimuksia. - julkisissa hankinnoissa tarjous voidaan hylätä, jos se ei vas taa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä, tai se on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. - tarjousten arvioimiseksi tarjoukseen on liitettävä tar jous pyyn nös sä mainitut kuvaukset ja selvitykset sekä tar jous lo ma ke täytettynä. - tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liit tä mi nen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hyl kää mi seen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuok si. Tässä kohtaa tuli esiin ettei Esperi Care Oy:n (Esperi hoi va ko ti Hämeenlinna) tarjous sisällä ollenkaan erittelyjä tu ki pal ve lu hin nois ta. Esperi Care Oy:n tarjous on hylättävä tässä vai hees sa, koska se ei ole tarjouspyynnön mukainen. Myös Terve Pehtoori Oy:n tarjous (hoivakoti Wanha Peh too ri) ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia, koska tarjous si säl tää neuvottelupyynnön lisärahan maksamisesta asiak kaan kunnon
mukaan. Lisäksi Terve Pehtoori Oy:n tar jouk ses sa hinta on muodostettu kokonaisuudesta, joka sisältää vuok rat ja ateriat. Tarjouksen tekijät ovat jättäneet tu ki pal veuhin nat erittelemättä tarjouspyynnön mukaisesti. Em. syistä johtuen tulee Terve Pehtoori Oy:n tarjous hylätä. Validiapalveluiden tarjouksessa vastuuvakuutustodistus oli van ha. Mediset Oy:ltä vastuuvakuutustodistusta pyydetään jäl ki kä teen ja asioiden ollessa vielä selvittelyn alla otettiin Va li diapal ve lui den tarjous käsittelyyn varmuuden vuoksi toi ses sa vaiheessa. Validiapalveluiden tarjousasiakirjoissa mai ni taan useampaan kertaan, että asiakkaalle nimetään hä nen niin halutessaan omahoitaja. Kuntien tekemässä tar jous pyyn nön liitteessä 1 sivulla 7 vaaditaan yksiselitteisesti, et tä yksikössä tulee olla käytössä omahoitajajärjestelmä. Li säk si Validiapalvelut toteaa tarjouksensa liitteenä olevassa tuo te ku vauk ses saan (liite 3) hinnoittelussaan mm. tu ki pal ve lu jen kuuluvan kunnan kustannuksiin. Validiapalveluiden tar jous ta on nämä seikat huomioon ottaen pidettävä tar jous pyyn nön vastaisena ja tarjous hylättävä ottaen huomioon myös liitteenä olevan vastuuvakuutustodistuksen päi väyk sen vanhuus suhteessa pyydettyyn. Kolmanteen eli tarjousten kokonaistaloudellisen edul li suu den vertailuun etenivät tehdyistä tarjouksista Vanhan Ku to mon Hoivakoti Pumpuli Oy:n yksiköt Hoivakoti Pumpuli ja De men tia ko ti Pellava, Attendo Medone Oy:n Forssaan pe rus tet ta va yksikkö sekä Mediset Oy:n Tammelan Iltatuuli. Kunnat totesivat tarjouspyynnössään suorittavansa pal ve lun tuot tajien yksiköissä vierailuja. Tässä vaiheessa on to det ta va, että yksiköistä, jotka tarjouskilpailun perusteella on hy väk syt tä vis sä sopimiskumppaneiksi, kolme ei ole valmiina ja yksi on tuttu kaikille kuntien toimijoille. Kunnat voivatkin to de ta tässä vaiheessa vierailukäyntien olevan osin mah dot to mia toteuttaa. Kunnat varaavat luonnollisesti edelleen oi keu den tutustua yksikköön, josta palveluja mahdollisesti os te taan. Tammelan kunnan kannalta tarjouspyynnössä esitetty vaa ti mus siitä, että yksikkö, josta palveluja ostetaan, sijaitsee kor kein taan 50 km päässä kunnan keskustasta tulee to teu tu maan kaikkien hyväksyttävissä olevien palveluntuottajien ja heidän yksikköjensä osalta. Kokouksessa ovat nähtävillä ja luettavissa tarjousten avauk sen pöytäkirja, tarjouspyyntö ja tehdyt tarjoukset sekä yh teen ve to tarjousten vertailusta. Päätösehdotus: Perusturvalautakunta päättää
1) hyväksyä tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edul li suuden vertailuun saakka päässeet palveluntuottajat tar jot tui ne yksiköineen eli Attendo Medone Hoiva Oy:n Fors san yksikön, Mediset Oy:n Tammelan Iltatuulen sekä Van han Kutomon Hoivakoti Pumpuli Oy:n Dementiakoti Pel la van ja Hoivakoti Pumpulin sopimuskumppaneiksi ne li vuo ti seen puitesopimukseen kuitenkin siten, että Mediset Oy:n (Tam me lan Iltatuuli) tulee esittää vaadittu vas tuu va kuu tus to dis tus ennen sopimuksen allekirjoittamista, 2) valtuuttaa sosiaalijohtajan edelleen valmistelemaan yh des sä seudun kuntien ja palveluntuottajien kanssa pui te so pi mus ta, joka palveluntuottajien kanssa solmitaan ennen so pi mus ajan alkamista. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus. PETUL 71 Tammelan kunnalla on ollut puitesopimukset ikääntyneiden te hos tettua palveluasumista koskien 1.4.2010 alkaen voi mas sa edellisessä seudullisessa kilpailutuksessa hy väk sy tyik si tulleiden palveluntuottajien kanssa. Puitesopimukset päät ty vät 31.3.2014, minkä johdosta kuluvan vuoden aikana on seudullisesti valmisteltu uutta kilpailutusta sillä aja tuk sel la, että prosessin jälkeen solmitaan puitesopimukset niiden yri tys ten kanssa, jotka täyttävät vaaditut kriteerit. Kilpailutus kos kee uusia asiakkaita. Puitesopimus solmitaan käytännössä Forssan seudun hy vin voin tikun ta yh ty mäs sä. Puitesopimus ei sido ostamaan yh tään paikkaa ja se ei myöskään sido yrittäjiä, joiden kans sa sopimus tehdään pitämään paikkoja Tammelan kunnalle tai seudun muille kunnille (Forssan seudun hy vin voin ti kun ta yh ty mäl le). Puitesopimus on siirrettävissä palvelusetelituotantoon, mi kä li Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymässä päätetään te hos te tun palveluasumisen palvelusetelin käyttöönotosta. Hankittavat palvelut ovat - ikääntyneiden pitkäaikainen tehostettu palveluasuminen, - ikääntyneiden lyhytaikainen tehostettu palveluasuminen ja - vaativien muistisairaiden tehostettu palveluasuminen. Palvelut kilpailutetaan yhteistyössä seudun kuntien kanssa ajal le 1.4.2014-31.3.2017 Sopimuskautta voidaan jatkaa kah del la optiovuodella vuosi kerrallaan (1.4.2017-31.3. 2019). Hankintamenettely on avoin. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo seu tukun nal la on 3 000 000-5 000 000 euroa (alv 0 %). Han kit ta van
palvelun valintaperuste on ko ko nais ta lou del li nen edullisuus. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteenä. Liitteet 66-69. Kilpailutuksessa on tarkoituksena hyödyntää Forssan kau pun gil la käytössä olevaa Cloudia -ohjelmaa. Edellisestä pui te so pi mus kil pai lutus pro ses sis ta opittiin myös se, että on sel vem pää ja prosessin kannalta yksinkertaisempaa usean kun nan yhdessä kilpailuttaessa, että yksi monijäseninen toi mi elin vastaa kilpailutuksen toteuttamisesta. Seudullisessa val mis te lus sa onkin lähdetty ajatuksesta, että muut kunnat an tai si vat Forssan perusturvalautakunnalle valtuuden puo les taan toteuttaa kilpailutusta siihen vaiheeseen saakka kun pro ses si etenee ennen hyvinvointikuntayhtymään siirtymistä ja yhtymähallituksen toimivaltaisuutta asiassa. Kil pai lu tuk sen aloittaminen ennen vuodenvaihdetta on olennaista pro ses sin pituuden vuoksi jotta oltaisiin toivotussa aikataulussa 1.4.2014. Päätösehdotus: Päätös: Perusturvalautakunta päättää valtuuttaa Forssan pe rus tur va lau takun nan suorittamaan ikäihmisten tehostetun pal ve lu asu mi sen kilpailuttamisen Cloudia - hankintajärjestelmän avul la seudullisesti siten, että asiakirjat julkaistaan julkisten han kin to jen sivuilla (HILMA) joulukuussa ja lopputuloksena sol mi taan puitesopimukset kriteerit täyttävien pal ve lun tuot ta jien kanssa siten, että sopimukset astuvat voimaan 1.4.2014. Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus.