M-Files 6.0:n uudet ominaisuudet ja parannukset

M-Files 6.0:n uudet ominaisuudet ja parannukset 14.9.2009 1/56

Sisältö 1. MERKITTÄVIMMÄT UUDET OMINAISUUDET JA PARANNUKSET...4 2. JÄRJESTELMÄVAATIMUKSET JA PÄIVITTÄMINEN VERSIOON 6.0...5 2.1 Järjestelmävaatimukset M-Files 6.0:ssa...5 2.2 Järjestelmän päivittäminen...5 3. MICROSOFT SQL SERVER -TUKI...6 3.1 Uusi dokumenttivarasto...6 3.2 Dokumenttivaraston lisäasetukset...7 3.2.1 Käytä Firebirdiä... 7 3.2.2 Käytä Microsoft SQL Serveriä... 8 3.2.3 Siirrä Microsoft SQL Serverille... 9 4. METATIETORAKENTEEN MONIKIELISYYS...10 4.1 Monikielisen metatietorakenteen toteuttaminen...12 4.1.1 Kielet ja käännökset... 12 4.2 Kielten lisäys ja vienti käännettäväksi...13 4.3 Kääntäminen Excelissä...14 4.4 Käännösten tuonti M-Filesiin...14 4.5 Ohjelmiston ja varaston kielen valinta...15 5. TYÖNKULUT...17 5.1 Uusi työnkulku...17 5.2 Tilasiirtymän ehdot...18 5.3 Tilan toiminnot...19 5.4 Automaattinen tilasiirtymä...21 5.5 Pakollinen työnkulku tiettyyn luokkaan kuuluville kohteille...22 6. TEHTÄVÄNANNOT ERILLISINÄ KOHTEINA...23 7. SIJAISET...25 8. NÄKYMÄT...26 8.1 Näkymän lisäasetukset...26 8.2 Ryhmittelytasot...27 8.3 Näkymän luonti kansion sisälle...27 8.4 Kansion mukauttaminen näkymäksi...27 9. TIEDOSTOJEN ESIKATSELU JA MUITA KÄYTTÖLIITTYMÄPARANNUKSIA...29 9.1 Esikatselu...29 9.2 Tehtäväalueen toiminnot...29 9.3 Ominaisuusalueen toiminnot...30 10. TALLENNA TAI LÄHETÄ PDF...31 10.1 Tallenna PDF:ksi...31 10.2 Lähetä PDF:nä sähköpostitse...31 10.3 Lähetä kopio...31 11. M-FILES-TOIMINNOT MICROSOFT OFFICESSA JA AUTOCADISSA...32 11.1 PowerPoint-integrointi...32 11.2 Toiminnot Outlookissa...33 11.3 AutoCAD-lisäintegrointi...33 12. SKANNAUS JA TEKSTINTUNNISTUS (OCR) VERKKOSKANNERILTA...34 12.1 Ulkoisten lähteiden metatiedot...34 12.2 Käytä OCR-arvolähdettä...34 12.3 Hakukelpoinen PDF...36 13. SKANNAUS JA TEKSTINTUNNISTUS (OCR) PAIKALLISELTA SKANNERILTA...38 13.1 Lisää tai korvaa paikalliselta skannerilta...38 13.2 Skannaus ja tekstintunnistus (OCR)...39 13.3 Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi...39 14. ASETUSTEN HALLINTA KÄYTTÄJÄ- JA TIETOKONEKOHTAISESTI...40 14.9.2009 2/56

14.1 Käyttäjäkohtaiset asetukset...41 14.1.1 Valintaikkunat ja kehotteet... 41 14.1.2 Tiedostopäätteen mukainen käyttäytyminen tiedostoa avattaessa... 41 14.1.3 Käyttäytyminen tiedostoa suljettaessa... 42 14.2 Tietokonekohtaiset asetukset...43 14.2.1 Asema- ja välimuistivalinnat... 43 14.2.2 Muut tietokonekohtaiset asetukset... 44 14.3 Dokumenttivarastoyhteyksien ja asetusten vienti...46 15. TAPAHTUMAKÄSITTELIJÄT...47 15.1 Erilaisia esimerkkejä tapahtumakäsittelijöiden hyödyntämisestä...47 15.2 Dokumenttivaraston tapahtumakäsittelijät...49 15.3 Palvelimen tapahtumakäsittelijät...52 16. M-FILES APIN JA VBSCRIPTIN TARJOAMAT UUDET OMINAISUUDET...53 16.1 Ominaisuuksien automaattisten arvojen muokkaus VBScript-koodin avulla...53 16.2 Ominaisuuksien arvojen tarkistus VBScriptin avulla...53 16.3 Muita laajennuksia M-Files APIssa...53 17. ILMOITUSSÄÄNTÖKOHTAINEN VIESTI...54 18. M-FILES WEB ACCESS JA MUITA PARANNUKSIA...55 18.1 Uudistettu www-käyttöliittymä (M-Files Web Access)...55 18.2 Muita parannuksia...55 19. M-FILES-OHJELMISTON KIELIVERSIOT...56 14.9.2009 3/56

1. Merkittävimmät uudet ominaisuudet ja parannukset Microsoft SQL Server -tuki aidosti 64-bittinen M-Files-palvelinohjelmisto ja yhteensopivuus Windows 7:n kanssa metatietorakenteen monikielisyys merkittävät parannukset ja uudet ominaisuudet työnkulkuihin tehtävänantojen monipuoliset käyttömahdollisuudet sekä erilliset suojausasetukset sijaiset, jotka voivat suorittaa käyttäjälle annettuja tehtävänantoja lomien yms. aikana huomattavasti monipuolisemmat mahdollisuudet määritellä näkymiä tiedostojen esikatselu ja muita käyttöliittymäparannuksia asiakirjan muunnos PDF-muotoon ja lähetys PDF-muodossa laajennettu yhteensopivuus Microsoft Office -tuotteiden kanssa (myös PowerPoint) M-Files OCR -moduuli (maksullinen lisäosa tekstintunnistukselle) asetusten hallinta käyttäjä- ja tietokonekohtaisesti pitkälle kehitetyt automaattiset ominaisuudet sekä mahdollisuus suorittaa skriptejä, esimerkiksi uutta dokumenttia luotaessa (tapahtumakäsittelijät) parannettu www-käyttöliittymä (M-Files Web Access) uudet kieliversiot: ruotsi, hollanti, turkki ja kreikka. 14.9.2009 4/56

2. Järjestelmävaatimukset ja päivittäminen versioon 6.0 2.1 Järjestelmävaatimukset M-Files 6.0:ssa M-Files on yhteensopiva sekä 32-bittisten että 64-bittisten Windows-käyttöjärjestelmien kanssa. 32- bittisille järjestelmille on eri asennusohjelmisto kuin 64-bittisille. M-Files-ohjelmiston voi asentaa tietokoneisiin, joissa on käyttöjärjestelmänä jokin seuraavista: Windows Server 2008 R2 Windows Server 2008 Windows Server 2003 Windows 7 Windows Vista Windows XP Windows 2000. Käyttöjärjestelmä voi olla työasema- tai palvelinversio. M-Files-asiakasohjelmiston asennukseen tulee varata noin 100 megatavua tilaa asennuskohteesta. M-Files-palvelimen asennukseen tulee varata noin 500 megatavua tilaa asennuskohteesta. Dokumenttivaraston vaatima tila riippuu tallennettavien dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä sekä koosta. Macin ja Linuxin käyttäjät pääsevät M-Filesiin selainpohjaisen käyttöliittymän kautta. 2.2 Järjestelmän päivittäminen Päivityssopimusasiakkaillamme on oikeus päivittää M-Files-ohjelma ilmaiseksi. Mikäli haluatte tukea päivitykseen tai haluatte hyödyntää M-Files 6.0:n ominaisuuksia mahdollisimman laajasti yrityksenne tarpeisiin, tarjoamme konsulttipalveluitamme avuksenne. Asiakaspalvelumme auttaa vastaavasti lisenssi- ja päivityssopimusasioissa. Päivitysohjeet: http://www.m-files.com/fin/res/paivitysohje.pdf Ota yhteyttä asiakas- tai konsulttipalveluihimme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myynti@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) 3138 7500. Tekniseen tukeemme voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) 3138 7500. Lisätietoja ja yhteystietomme löydät myös www-sivuiltamme: www.m-files.fi. 14.9.2009 5/56

3. Microsoft SQL Server -tuki M-Files 6.0 -versiossa voit käyttää dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen Firebirdin lisäksi myös Microsoft SQL Serveriä (2005 tai uudempi). Tällöin sekä metatiedot että tiedostot tallennetaan SQL Server -tietokantajärjestelmään. SQL Serveriä käytettäessä tietokantapalvelimen muistia voidaan käyttää tehokkaammin, ja suurten tietovarastojen varmuuskopiointi tehostuu. Esimerkiksi ongelma- tai virhetilanteissa voidaan viiveettä siirtyä käyttämään peilattua tietokantapalvelinta. Suosittelemmekin Microsoft SQL Serveriä käytettäväksi suurien dokumenttivarastojen kanssa, jotka sisältävät satojatuhansia tai tätä suurempia määriä dokumentteja tai muita kohteita. Isojen dokumenttivarastojen kanssa Microsoft SQL Serverillä saavutetaan parempi kokonaissuorituskyky kuin Firebirdillä. Kun dokumenttivaraston tietokantamoottorina käytetään Microsoft SQL Serveriä, M-Files-palvelin varastoi dokumenttivaraston kaikki tiedot kyseiseen tietokantaan. Tietokannan ulkopuolelle jäävät ainoastaan eräät toissijaiset tiedot, joita ei tarvitse varmuuskopioida, kuten hakuja nopeuttavat hakuindeksit ja tietyt väliaikaiset tiedostot. SQL Server -tietokantaan varastoidaan siis dokumenttivaraston kaikki oleelliset tiedot: sekä metatiedot että tiedostodata. Järjestelmänvalvoja vastaa dokumenttivaraston tietokannan varmuuskopioinnista ja varmuuskopioinnin ajastamisesta. Varmuuskopiointi suoritetaan käyttäen SQL Serverin omia hallintatyökaluja tai kolmansien osapuolten tarjoamia varmuuskopiointiratkaisuja. Varmuuskopiota palautettaessa järjestelmänvalvoja ensin palauttaa dokumenttivaraston tietokannan SQL Serveriin valitsemallaan menetelmällä, ja sen jälkeen dokumenttivarasto liitetään uudelleen M-Filesiin Liitä dokumenttivarasto -toiminnolla. Seuraavissa luvuissa käsitellään M-Files-palvelimella sijaitsevia dokumenttivarastoja ja niiden hallintaa tarkemmin. 3.1 Uusi dokumenttivarasto Uutta dokumenttivarastoa luodessasi sinun tarvitsee antaa dokumenttivarastolle nimi. M-Files luo tämän jälkeen automaattisesti dokumenttivarastolle ID:n eli tunnisteen. ID:n voit vaihtaa Muutatoiminnolla jälkikäteen. 14.9.2009 6/56

3.2 Dokumenttivaraston lisäasetukset Dokumenttivaraston lisäasetuksissa sinun tulee määrittää, käytätkö Firebirdiä vai Microsoft SQL Serveriä dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen. Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Se toimii osana M-Files-palvelinpalvelua, ja sitä on yksinkertaista käyttää, koska se ei vaadi mitään erillisasennuksia. Valitse tietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoa tai ellet osaa vielä tässä vaiheessa arvioida valinnan vaikutusta. Siirtyminen myöhemmin Firebird-tietokantamoottorin käytöstä Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttöön on helppoa. Siirtyminen Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käytöstä Firebirdiin sen sijaan ei ole mahdollista. Microsoft SQL Server on erikseen hankittava ja asennettava SQL-tietokantamoottori. Isojen dokumenttivarastojen kanssa Microsoft SQL Serverillä saavutetaan parempi kokonaissuorituskyky kuin Firebirdillä. Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttö kuitenkin edellyttää, että järjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin hallinnan. Huom. dokumenttivaraston tietokannan rakennetta tai sisältöä ei saa koskaan muokata suoraan esimerkiksi tietokantajärjestelmän hallintatyökaluilla. Vain M-Files-palvelin-palvelu saa muokata tietokannan sisältöä. Muuta kautta tehdyt muutokset vaarantavat tietokannan loogisen eheyden ja saattavat johtaa ohjelmiston virheelliseen toimintaan ja tiedon häviämiseen. Dokumenttivaraston rakennetta ja sisältöä saa siis muokata ainoastaan M-Files-asiakasohjelmiston, M-Files-palvelimen hallinta -työkalun ja M-Files APIn kautta. Valitse tietokantamoottori, jota käytät dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen. 3.2.1 Käytä Firebirdiä Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Valitse tietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoa. Tässä kohdassa määritettävään varaston kansioon palvelimella tallentuvat fyysisesti kaikki dokumenttivaraston tiedot. Oletusarvoisesti tiedostot tallennetaan saman kansion alle kuin metatiedotkin. Voit määritellä tiedostotyyppisen tiedon sijaitsemaan kuitenkin eri paikkaan kuin metatiedot Lisäasetuksista löytyvän Erillinen sijainti tiedostodatalle -valinnan avulla. Näin voit määritellä tiedostojen sijainniksi vaikkapa ison verkkolevyn tai tiedostopalvelimen tarjoaman tallennuspaikan. Suositus on, että metatiedot ja tiedostot sijaitsevat samassa paikassa. 14.9.2009 7/56

Metatietojen ja tiedostodatan sijainnit Firebirdiä käytettäessä. 3.2.2 Käytä Microsoft SQL Serveriä Firebirdin lisäksi tietokantajärjestelmänä voidaan käyttää Microsoft SQL Serveriä (2005 tai uudempi). Tällöin sekä metatiedot että tiedostot tallennetaan SQL Server -tietokantajärjestelmään. Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttö kuitenkin edellyttää, että järjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin hallinnan. Kun dokumenttivaraston tietokantamoottorina käytetään Microsoft SQL Serveriä, M-Files-palvelin varastoi dokumenttivaraston kaikki tiedot kyseiseen tietokantaan. Tietokannan ulkopuolelle jäävät ainoastaan eräät toissijaiset tiedot, joita ei tarvitse varmuuskopioida, kuten hakuja nopeuttavat hakuindeksit ja tietyt väliaikaiset tiedostot. SQL Server -tietokantaan varastoidaan siis dokumenttivaraston kaikki oleelliset tiedot: sekä metatiedot että tiedostodata. Järjestelmänvalvoja vastaa dokumenttivaraston tietokannan varmuuskopioinnista ja varmuuskopioinnin ajastamisesta. Varmuuskopiointi suoritetaan käyttäen SQL Serverin omia hallintatyökaluja tai kolmansien osapuolten tarjoamia varmuuskopiointiratkaisuja. Varmuuskopiota palautettaessa järjestelmänvalvoja ensin palauttaa dokumenttivaraston tietokannan SQL Serveriin valitsemallaan menetelmällä, ja sen jälkeen dokumenttivarasto liitetään uudelleen M-Filesiin Liitä dokumenttivarasto -toiminnolla. M-Files tarjoaa tietokannan nimeksi dokumenttivarastolle annettua nimeä. 14.9.2009 8/56

Huom. Microsoft SQL Server -lisenssit tulee hankkia erikseen, eli ne eivät sisälly M-Filesin lisensseihin. Microsoft SQL Server voi sijaita samalla koneella kuin M-Files-palvelin, tai se voi olla sijoitettuna eri palvelimelle. Mikäli SQL Server sijaitsee eri palvelimelle, tulee M-Files-palvelimen ja SQL Serverin välillä olla nopea verkkoyhteys. Ohjeita SQL Serverin tehokkaan toiminnan varmistamiseksi löytyy Microsoft SQL Server -tuotteen dokumentaatiosta. Yleensä kannattaa ensimmäiseksi varmistaa, että SQL Server -koneella on paljon muistia. Luonnollisesti myös prosessorien määrä ja nopeus sekä kiintolevyjen nopeus vaikuttavat tehokkuuteen merkittävästi. 3.2.3 Siirrä Microsoft SQL Serverille Voit helposti siirtyä käyttämään Firebirdin sijasta Microsoft SQL Serveriä dokumenttivaraston tietokantamoottorina. Siirrä Microsoft SQL Serverille -toiminnon löydät Toiminnot-valikosta. Voit ainoastaan siirtää Firebirdiä käyttäviä dokumenttivarastoja käyttämään Microsoft SQL Serveriä. Siirtoa Microsoft SQL Serveriltä Firebirdille ei tueta. 14.9.2009 9/56

4. Metatietorakenteen monikielisyys M-Files-ohjelmistoa voidaan käyttää usealla eri kielellä. Kielen vaihto on helppoa, ja kieli voidaan vaihtaa käytön aikana. Ohjelmiston eri kielivaihtoehdot löydät Asetukset-valikosta Vaihda kieltä -toiminnon alta. M-Files-ohjelmisto tarjoaa automaattisesti nämä kielivaihtoehdot. Tällöin esimerkiksi käyttäjä, joka on valinnut ohjelmiston kieleksi englannin, näkee seuraavat valinnat englanniksi: "Check Out", "Check In"ja "Workflow". Käyttäjä, joka on valinnut käyttöliittymän kieleksi vastaavasti suomen, näkee nämä valinnat suomeksi: "Varaa muokattavaksi", "Palauta muokkauksesta" ja "Työnkulku". Mikäli ohjelmistosta halutaan uusia kieliversioita, joita ei vielä ole tarjolla, tulee tästä käännöstyöstä sopia erikseen Motive Systemsin kanssa. 6.0-versiossa myös dokumenttivaraston metatietorakenne voidaan kääntää usealle eri kielelle ohjelmistokäännöksen lisäksi. Dokumenttivaraston metatietorakenteella tarkoitetaan mm. dokumenttivarastoon määritettyjä kohdetyyppejä, luokkia, ominaisuusmäärittelyitä, arvolistoja ja työnkulkuja. Tällöin esimerkiksi dokumenttiluokkien nimet, kuten "Tarjous", "Tilaus" ja "Sopimus", käännetään halutuille kielille. Metatietorakenteen kääntämisestä on erityistä etua silloin, kun yrityksellä on esimerkiksi toimintoja kahdessa tai useammassa maassa. Tällöin jokainen käyttäjä voi lisätä dokumentteja ja muita kohteita käyttämällä oman äidinkielen mukaista metatietorakennetta. Lisäksi metatietorakenteen monikielisyydestä on hyötyä, jos yrityksessä on käytössä useampia yrityskieliä muusta kuin maantieteellisestä syystä. M-Filesin varsinaisten toimintojen lisäksi myös dokumenttivarastokohtaiset metatiedot ovat valittavissa ja muokattavissa käyttäjän valitsemalla kielellä silloin, kun myös metatietorakenne on käännetty. Mikäli metatietorakennetta ei ole käännetty eri kielille, esimerkiksi suomesta englanniksi, on käyttäjän usein vaikea hahmottaa, miksi välillä jokin tieto näkyy suomeksi ja välillä englanniksi. Ainoastaan käyttäjät, joilla on järjestelmänvalvojan oikeudet, voivat nähdä ja muokata varsinaista metatietorakenteen sisältöä. Esimerkiksi luokka "Proposal", kohdetyyppi "Customer" sekä ominaisuusmäärittely "Document date" kuuluvat osaksi metatietorakennetta. Mikäli käyttäjä on valinnut ohjelmiston kieleksi suomen, mutta varsinaista metatietorakennetta ei ole käännetty suomeksi, näkee käyttäjä nämä valinnat ainoastaan englanniksi, koska ne on metatietorakenteeseen lisätty ja nimetty englanniksi. Tällöin esimerkiksi uutta dokumenttia luotaessa osa metatietokortin tiedoista näkyy suomeksi ("Käytä pohjaa", "Suojausasetukset" ja "Avaa muokattavaksi") ja osa englanniksi ("Proposal", "Customer" ja "Project"). Tämä johtuu siis siitä, että esimerkiksi teksti "Suojausasetukset" on osa M-Filesohjelmistoa, joka on käännetty suomeksi, mutta metatietorakenteeseen kuuluvaa "Proposal"-käsitettä ei ole käännetty suomeksi. 14.9.2009 10/56

Esimerkiksi metatietokortti voi sisältää käsitteitä suomeksi ja englanniksi, mikäli metatietorakennetta ei ole käännetty käyttäjän valitsemalle ohjelmiston kielelle. Tässä esimerkkitapauksessa ohjelmiston kieleksi on valittu suomi, mutta metatietorakenne on ainoastaan englanniksi. Yritys voi itse hoitaa kokonaisuudessaan metatietorakenteen kääntämisen tai käännättämisen. Käännösmateriaalin käsittely on helppoa: järjestelmänvalvoja voi viedä ja tuoda käännösmateriaalia dokumenttivarastoon XML-tiedostomuodossa. Varsinaisen käännöksen voi tehdä joku muu henkilö yrityksessä, tai materiaali voidaan käännättää ammattikääntäjällä tai käännöstoimistossa. Varsinainen käännöstyö ei siis ole sidoksissa M-Files-palvelimen hallintaan tai sen käyttöoikeuksiin. 14.9.2009 11/56

4.1 Monikielisen metatietorakenteen toteuttaminen Metatietorakenne on aina dokumenttivarastokohtainen. Voidaankin puhua samalla dokumenttivaraston monikielisyydestä. Esimerkiksi seuraavat metatietorakenteen käsitteet voidaan kääntää usealle eri kielelle: luokkien ja luokkaryhmien nimet kohdetyyppien nimet arvolistojen nimet ja arvot (esim. kokoustyypit) ominaisuusmäärittelyiden nimet käyttäjäryhmien ja nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden nimet työnkulkujen ja niiden tilojen nimet näkymien nimet. Huomaa, että varsinaisten dokumenttien tai muiden kohteiden nimet eivät ole käännettävissä. Lisäksi arvolistojen oletusasetuksena on, että arvolistan sisältöä ei käännetä. Mikäli haluat, että arvolistan sisältö, eli arvot, käännetään myös, aktivoi Arvolistan ominaisuuksissa Lisäasetuksetvälilehdellä oleva toiminto Tämän arvolistan sisällöt voidaan kääntää. 4.1.1 Kielet ja käännökset Kielet ja käännökset löydät M-Files-palvelimen hallinnasta: aktivoi dokumenttivarasto, jonka metatietorakenteen haluat kääntää. Kielet ja käännökset -toiminnon löydät Toiminnot-valikosta tai hiiren oikeaa painiketta napsauttamalla. Lisää-toiminnolla voit helposti lisätä, muokata ja poistaa käännettäviä kieliä. Voit lisäksi halutessasi määrittää käännettävälle kielelle koodin (kielikoodin voi jättää myös tyhjäksi). Varsinainen käännöstyö voidaan tehdä Excelillä, Wordilla tai ammattilaisen käännösohjelmalla, kuten SDL Trados tai SDL Passolo. Esimerkkitapauksessa olemme käyttäneet Exceliä, jossa käännöstyön tekeminen on helppoa ja selkeää. Oletuskieli on se kieli, jota järjestelmänvalvoja käyttää ja jolla dokumenttivaraston metatietorakenne on alun perin luotu. 14.9.2009 12/56

4.2 Kielten lisäys ja vienti käännettäväksi Vie-toiminnolla voit määrittää, mille kielelle käännös tehdään ja missä muodossa käännettävä materiaali halutaan olevan: Kielet Valitse lähdekieli ja kohdekieli. Huomaa, että voit kääntää metatietorakenteen vain yksi kieli kerrallaan. Tässä esimerkkitapauksessa käännös tehdään Excelillä, jolloin sekä lähdekieli että kohdekieli viedään käännösmateriaaliin. Tällöin lähdekielen merkkijonot, eli käännettävät sanat, ovat omassa sarakkeessaan ja vastaavasti kohdekielen käännökset lisätään omaan sarakkeeseensa. Voit myös halutessasi viedä pelkän lähdekielen. Mikäli käytät käännöstoimistoa tai erillistä käännösohjelmistoa kääntämiseen, selvitä missä muodossa käännösmateriaali tulee olla. Merkkijonot Kun aloitat kääntämisen ensimmäistä kertaa, valitse vietäväksi kaikki merkkijonot. Merkkijono tarkoittaa yhtä käsitettä, nimettyä määritettä metatietorakenteessa, eli käytännössä sanaa tai sanoja, jotka käännetään. Jokaisella kielellä on omat merkkijononsa, eli oma sanastonsa metatietorakennetta varten. Myöhemmin voit halutessasi kääntää pelkästään uudet tai muuttuneet merkkijonot. Tiedostomuoto Valittavat tiedostomuodot ovat yksinkertainen XML ja XLIFF. Valitse yksinkertainen XML, jos haluat kääntää merkkijonot Microsoft Wordissa tai Excelissä. Valitse XLIFF, jos aiot käyttää ammattilaisen käännöstyökalua, kuten SDL Trados tai SDL Passolo. Esimerkkitapauksessamme käännös tehdään Excelillä, jolloin tiedostomuodoksi valitaan yksinkertainen XML. Tallenna XML-tiedosto haluamallasi nimellä ja aloita kääntäminen Excelissä tai toimita tiedosto käännettäväksi. Kun käytät Exceliä kääntämiseen, valitse sekä lähdekieli että kohdekieli vietäväksi. Tiedostomuodoksi valitse yksinkertainen XML. 14.9.2009 13/56

4.3 Kääntäminen Excelissä Metatietorakenne on helppo kääntää kohdekielelle Excelissä. Avaa yksinkertainen XML-tiedosto Excelissä: valitse oletusasetukset Avaa XML-taulukkona (As an XML table) ja Excel luo rakenteen XML-lähdedatan mukaisesti (Excel will create a schema based on the XML source data.) ja aloita kääntäminen. Identifier on kyseisen käsitteen, käännettävän sanan, tunniste. Esimerkiksi PropertyDef-alkuinen tunniste kertoo, että kyseessä on ominaisuusmäärittelyn nimi. ObjectType on vastaavasti kohdetyypin nimi ja UserGroup on käyttäjäryhmän nimi. M-Files luo automaattisesti nämä tunnisteet. Kääntäjän ei varsinaisesti tarvitse näistä tunnisteista välittää, mutta hän voi hyödyntää tunnistetietoa sopivaa käännöstä valitessaan. Source-sarakkeesta löytyy kaikki käännettävät käsitteet. Target-sarake on vastaavasti tyhjä, ja kääntäjän tulee tehdä käännökset tähän sarakkeeseen. Tässä esimerkissä käännöstä on aloitettu tekemään englannista suomeksi. Target-sarakkeeseen on lisätty jokaista lähdekielen merkkijonoa vastaava suomennos. Käännetty merkkijono on merkitty käännetyksi vaihtamalla 0:n tilalle 1. 4.4 Käännösten tuonti M-Filesiin Kun käännöstä tehdään Excelissä, voidaan merkkijono merkitä käännetyksi vaihtamalla Translatedsarakkeen solun arvoksi 1. Arvo 0 ilmaisee, että merkkijonoa ei ole käännetty; arvo 1 ilmaisee, että merkkijono on käännetty. Tällä ei kuitenkaan ole merkitystä silloin, kun tuotaessa käännöstä takaisin M-Filesiin valitaan vaihtoehto Tuo kaikki merkkijonot. Tällöin kaikki merkkijonot tuodaan M-Filesiin riippumatta siitä, onko niiden kohdalla arvo 0 tai 1. Mikäli halutaan tuoda ainoastaan ne merkkijonot, jotka on merkitty käännetyiksi, niin silloin valitaan vaihtoehto Tuo ainoastaan merkkijonot, jotka on merkitty käännetyiksi. Tällöin M-Filesiin tuodaan ainoastaan ne merkkijonot, joilla on translated-sarakkeessa arvo 1. Esimerkiksi silloin, kun lähdekieleen on tullut muutama uusi käsite myöhemmässä vaiheessa, voidaan tällä valinnalla tuoda pelkästään uusien käsitteiden käännökset M-Filesiin. Mikäli lähdekieleen tehdään muutoksia, niin tämä versiotieto löytyy source-version-sarakkeesta: kun lähdekielen merkkijonoon on tehty muutoksia, nousee ko. merkkijonon solun arvo aina yhdellä. Tällöin kohdekielen käännös tulee tarkistaa ja muuttaa lähdekielen muutosta vastaavaksi. Lisäksi mikäli translated-sarakkeeseen on muutettu käännettyjen merkkijonojen kohdalle aiemmin arvoksi 1, palautuvat nämä arvoon 0, mikäli ko. merkkijonoihin tehdään muutoksia lähdekielen osalta. 14.9.2009 14/56

Tämän takia on hyvä ohjeistaa kääntäjä merkitsemään käännetyt ja hyväksytyt käännökset käännetyiksi, jolloin arvo 1 kertoo, että kohdekielen käännökset ovat ajan tasalla. Kun käännös halutaan tuoda takaisin M-Filesiin Excelistä, tallennetaan käännetty XML-tiedosto Excelissä valitsemalla tallennusmuoto XML Data. Tämän jälkeen tiedosto tuodaan Tuo-toiminnolla M-Filesiin. Tiedoston nimi voi olla tuontivaiheessa eri kuin vientivaiheessa. Käännösten tuonti M-Filesiin on helppoa. Huomaa valita oikea kohdekieli, mikäli käytössä on useita eri kieliä. Tuonnin jälkeen M-Files kysyy, haluatko muodostaa uudelleen sisällön mukaan haun indeksin metatietojen osalta. Muokattuja käännöksiä ei käytetä hauissa, ennen kuin haun indeksi on muodostettu uudelleen. Tämä voi kestää minuutteja tai jopa useita tunteja riippuen dokumenttivarastossa olevien dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä. 4.5 Ohjelmiston ja varaston kielen valinta M-Files-asiakasohjelmiston puolella käyttäjä voi vaihtaa sekä ohjelmiston kielen että varaston kielen. M-Files-ohjelmistoa voidaan käyttää eri kielillä, ja tämä kielivalikoima tulee tarjolle ohjelmiston puolesta. Varaston kieli tarkoittaa metatietorakenteen kieltä, koska metatietorakenne on aina dokumenttivarastokohtainen. Tämä kielivalikoima sisältää kaikki ne kielet, joille kyseinen dokumenttivarasto on käännetty. Vaihda kieli -toiminto löytyy Asetukset-valikosta. Järjestelmänvalvoja voi myös määrittää jokaiselle käyttäjälle käyttäjäkohtaisen varaston oletuskielen, joka voi olla mikä tahansa varaston kielistä. Tällöin käyttäjän ei tarvitse erikseen vaihtaa varaston kieltä asiakasohjelmiston puolella. Muussa tapauksessa käyttäjillä on varaston lähdekieli oletuskielenä. Käyttäjäkohtainen varaston kieli määritellään Käyttäjän ominaisuuksissa. Mikäli ohjelmiston asennuskieliversio, ohjelmiston kieli sekä varaston kieli on valittu samaksi, näkyy käyttäjälle kaikki M-Filesin toiminnot, kyseisen dokumenttivaraston metatietorakenne sekä ohjelmiston koko dokumentaatio ko. kielen mukaisesti. 14.9.2009 15/56

Huom. mikäli käyttäjä lisää uuden arvon arvolistaan, lisätään tämä uusi arvo, käsite, alkuperäiseen metatietorakenteeseen, eli lähdekielen sisältöön, riippumatta siitä, mikä käyttäjän varaston kieli on. Esimerkiksi käyttäjä, jolla on suomen kieli valittuna varaston kieleksi, voi lisätä uuden arvon "LVIpiirustus" arvolistaan "Drawing Types/Piirustustyypit". Jos lähdekielenä on ollut englanti, näkyy tämä uusi suomenkielinen arvo "LVI-piirustus" englanninkielisten arvojen seassa: "Architectural, LVIpiirustus, Mechanical, Services" jne. Ko. arvon nimi voidaan vaihtaa Arvolistan ominaisuuksissa lähdekielen mukaiseksi, jonka jälkeen se voidaan kääntää takaisin suomeksi. Yhteisten näkymien nimeäminen tapahtuu samalla tavalla käyttäjän lisäämän tekstin mukaisesti riippumatta lähdekielestä. Huom. mikäli metatietorakenne on käännetty usealle eri kielelle, ei käyttäjän valitsema ohjelmiston tai varaston kieli vaikuta hakutuloksiin. Esimerkiksi, jos käyttäjä on valinnut kieleksi suomen ja lisännyt dokumentin luokkaan "Hinnasto", tulee kyseinen dokumentti hakutuloksiin mukaan, kun käytetään hakumäärittelyä "Price List". Tällöin kuitenkin käsitteiden "Price List" ja "Hinnasto" tulee olla toistensa käännöksiä, eli saman käsitteen eri käännösversioita. 14.9.2009 16/56

5. Työnkulut M-Files sulautuu kiinteäksi osaksi organisaation tapaa hallita ja toteuttaa tarvittavat työt. Työn määrittely ja seuraaminen on kätevä tehdä siellä missä työhön liittyvät dokumentitkin sijaitsevat. Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida yrityksen rutiineja ja ohjata tehtävänannot oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Käyttäjät saavat ilmoitukset sähköpostitse tarvitsemistaan työhön liittyvistä asioista, ja esimiehet voivat seurata työn edistymistä ja hyväksyä suoritettuja asioita. Alla on esiteltynä ainoastaan ne työnkulkuihin liittyvät toiminnot, joihin on tullut uusia ominaisuuksia tai parannuksia M-Files 6.0 -version yhteydessä. Tutustu laajemmin työnkulkujen moniin mahdollisuuksiin käsikirjan avulla tai osallistumalla koulutuksiimme. 5.1 Uusi työnkulku Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida yrityksen rutiineja. Salli käyttää tätä työnkulkua seuraavan luokan kanssa Kun luot uuden työnkulun, voit määrittää, että tätä työnkulkua voidaan käyttää kaikkien luokkien kanssa tai voit sallia tämän työnkulun käytön vain jollekin luokalle. Esimerkiksi voit määrittää, että ainoastaan Ostolasku-luokkaan kuuluville dokumenteille voidaan valita Ostolaskujen hyväksyntä - työnkulku. Tällöin kyseinen työnkulku ei ole valittavissa muihin luokkiin kuuluville dokumenteille. 14.9.2009 17/56

5.2 Tilasiirtymän ehdot Kokonaan uutena ominaisuutena työnkuluissa on, että tilasiirtymille voidaan määrittää erilaisia esi- ja jälkiehtoja. Esimerkiksi dokumentille voidaan määritellä tietyt ominaisuudet tai niiden arvot ennen kuin se voi siirtyä tähän tilaan. Ehdoilla voidaan myös määritellä, että esimerkiksi projektiin liittyvien perusdokumenttien (esim. määrittelydokumentti, ohjeet käyttöönotolle ja projektiaikataulu) tulee olla tietyllä tasolla, ennen kuin seuraavaan tilaan voidaan siirtyä. Uusia tiloja voit lisätä ja muokata työnkulun Yleiset-välilehdellä. Ehtoja voidaan määritellä laajemmin ja yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Laajennetuissa ehdoissa käytettävissä olevat muuttujat ovat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues ja StateID. Katso lisätietoja muuttujista käsikirjasta tai M-Filesin ohjeesta (online help) kohdasta "Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset". Huom. järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta tuki@m-files.fi. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. Esiehdot Tilan esiehdoissa määritellään ne ominaisuudet, jotka kohteella tulee olla, jotta se voi siirtyä tähän tilaan. Voidaan esimerkiksi määrittää, että ominaisuus Hyväksyjän nimi pitää olla täytettynä, jotta dokumentti voidaan siirtää tilaan Hyväksytty. Jälkiehdot Tilan jälkiehdoissa määritellään ne ominaisuudet, jotka kohteella tulee olla, jotta se voi siirtyä pois tästä tilasta. Voidaan esimerkiksi määrittää, että ostolaskun Kustannuspaikka pitää olla täytettynä, jotta dokumentti voidaan siirtää pois tilasta Odottaa kustannuspaikan määrittämistä. 14.9.2009 18/56

Ehdot-välilehdellä voit määritellä erilaisia esi- ja jälkiehtoja. 5.3 Tilan toiminnot Yksittäisen tilan Toiminnot-välilehdellä voit mm. luoda tehtävänantoja, lähettää ilmoituksia sekä asettaa ominaisuuksia. Anonyymit käyttäjät, jotka ovat tehneet aiempia tilamuutoksia Voit määrittää, että kun kohde siirtyy ko. tilaan, lähtee siitä automaattisesti tehtävänanto tai ilmoitus käyttäjälle, joka on aiemmin muuttanut jotakin tilaa. Esimerkiksi käyttäjä X on siirtänyt dokumentin tilaan "Odottaa hyväksyntää". Tämän jälkeen toinen käyttäjä, jonka tehtävänä on hyväksyä tai hylätä dokumentti, muuttaa tilaksi "Hylätty". Tällöin voidaan lähettää automaattinen tehtävänanto tai ilmoitus käyttäjälle X, joka oli alun perin siirtänyt dokumentin tilaan "Odottaa hyväksyntää", eli käytännössä palauttaa dokumentti takaisin ko. käyttäjälle. Käyttämällä valintaa "Käyttäjä, joka on siirtänyt kohteen tilaan 'xyz'" voidaan varmistaa, että tehtävänanto tai ilmoitus lähtee automaattisesti oikealle käyttäjälle. Valitse anonyymi käyttäjä, mikäli haluat lähettää automaattisen tehtävänannon tai ilmoituksen käyttäjälle, joka on tehnyt jonkin aiemmista tilasiirtymistä. Voit valita useita anonyymejä käyttäjiä. 14.9.2009 19/56

Määräpäivä Määritä halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Käyttäjä saa automaattisesti muistutuksen, jos hän ei ole merkinnyt tehtävänantoa suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi halutessa poistaa. Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: järjestelmänvalvoja tai käyttäjä voi määritellä näkymän, jossa näkyvät tehtävänannot, joiden määräpäivä on lähellä. Aseta ominaisuudet Voit asettaa kohteelle erilaisia ominaisuuksia ja niiden arvoja, kun kohteen tilaa muutetaan. Voit esimerkiksi määrittää piirustukselle versioleiman "Julkaistu", kun piirustus siirtyy tilaan "Hyväksytty". Riippuen ominaisuuden tyypistä, voit valita arvon listasta tai kirjoittaa sen tekstinä. Käytettäessä automaattisia ominaisuuksia arvo lasketaan automaattisesti. Suorita komentosarja Toimintoja voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Voit esimerkiksi määrittää juoksevan numeroinnin eri julkaisuversioille tai lähetyspäivämäärän lisäyksen dokumentille, kun se siirtyy tilaan "Lähetetty". Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues ja StateID. Katso lisätietoja muuttujista käsikirjasta tai M-Filesin ohjeesta (online help) kohdasta "Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset". Huom. järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta tuki@m-files.fi. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. 14.9.2009 20/56

5.4 Automaattinen tilasiirtymä Voit määritellä automaattisen tilasiirtymän tästä tilasta toiseen, kun määritetyt ehdot on täytetty. Tila voidaan määritellä vaihtumaan esimerkiksi silloin, kun kaikki valitut käyttäjät ovat merkinneet tehtävän suoritetuksi. Automaattinen tilasiirtymä tapahtuu suojausasetuksista riippumatta, koska palvelin suorittaa kyseisen tilasiirtymän. Tietyn tilasiirtymän suoritus voidaan siis suojausasetuksilla estää kaikilta käyttäjiltä, mutta lisäksi määritellä, että kyseinen tilasiirtymä tapahtuu automaattisena tilasiirtymänä, kun kaikki käyttäjät ovat merkinneet tehtävänannon suoritetuksi. Automaattisten tilasiirtymien avulla voidaan automatisoida työnkulun vaiheita. Vaihda tilaa, kun kohde täyttää seuraavat ehdot Voit määritellä, että automaattinen tilasiirtymä tapahtuu, kun kohde täyttää tietyt ehdot. Voit esimerkiksi määritellä, että kohde siirtyy seuraavaan tilaan, kun sille asetetaan tietty ominaisuus tai tietty ominaisuuden arvo. Esimerkiksi viestien käsittelyyn liittyvässä työnkulussa voitaisiin määritellä, että kun dokumentille täytetään Lähetetty-kenttään päivämäärä, dokumentti siirtyy sen jälkeen automaattisesti työnkulun tilaan Lähetetty. 14.9.2009 21/56

Vaihda tilaa, kun seuraava komentosarja sallii sen Automaattisen tilasiirtymän ehtoja voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Voit esimerkiksi määrittää samalla kertaa useita ominaisuuksiin ja ominaisuuksien arvoihin liittyviä tilasiirtymiä. Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues, StateID, NextStateID ja AllowStateTransition. Katso lisätietoja muuttujista käsikirjasta tai M-Filesin ohjeesta (online help) kohdasta "Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset". Huom. järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta tuki@m-files.fi. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. 5.5 Pakollinen työnkulku tiettyyn luokkaan kuuluville kohteille Pakota tämä työnkulku uusille kohteille Luokan ominaisuuksissa voidaan määritellä, että tietty työnkulku pakotetaan ko. luokkaan kuuluville uusille kohteille, jolloin tätä työnkulkua ei voida poistaa tai vaihtaa ko. luokkaan kuuluvilta kohteilta. Esimerkiksi Ostolasku-luokkaan luotavalle uudelle dokumentille voidaan määrittää pakolliseksi työnkuluksi aina Ostolaskujen hyväksyntä -työnkulku. 14.9.2009 22/56

6. Tehtävänannot erillisinä kohteina Tehtävänantojen avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretään oikealle henkilölle. Tehtävänannon avulla voit esimerkiksi pyytää työtoveria tarkastamaan tarjouksen ennen sen lähettämistä asiakkaalle. Tehtävänannot voivat sisältyä työnkulkuihin tai ne voivat olla työnkuluista riippumattomia. Aiemmin tehtävänanto on ollut osa varsinaista kohdetta, mikä on rajannut tehtävänantojen käyttömahdollisuuksia. M-Files 6.0:ssa tehtävänannot ovat erillisiä kohteita muiden kohteiden joukossa. Tällöin myös niillä on oma versiohistoriansa ja suojausasetuksensa, kuten kaikilla muillakin kohteilla. Voit myös määrittää saman tehtävänannon usealle eri kohteelle. Vastaavasti voit lisätä samalle tehtävänannolle useita eri kohteita. Voit esimerkiksi laittaa useamman eri työvedoksen tarkistettavaksi toiselle henkilölle samalla tehtävänannolla. Koska tehtävänannot ovat erillisiä kohteita, on niillä myös oma versiohistoriansa ja suojausasetuksensa. Tällöin esimerkiksi varsinaisella dokumentilla ja siihen liitetyllä tehtävänannolla voi olla erilliset suojausasetukset, jolloin tehtävänannon voi kuitata suoritetuksi käyttäjä, jolla on ainoastaan lukuoikeus dokumenttiin. Käyttäjällä ei tarvitse tällöin olla muokkausoikeutta varsinaiseen dokumenttiin. Lisäksi käyttäjät, joilla on ainoastaan vain luku -lisenssi käytössä M-Filesiin, voivat kuitata tehtävänantoja suoritetuiksi. Voit luoda ensin tehtävänannon ja lisätä siihen kohteita. Tai voit ensin valita kohteen, esimerkiksi dokumentin, ja sen jälkeen voit lisätä ko. kohteelle tehtävänannon valitsemalla Uusi-valikosta toiminnon Tehtävänanto. Voit luoda myös pelkän tehtävänannon ilman, että lisäät siihen yhtään kohdetta. Tällöin voit määritellä tehtävän kokonaisuudessaan tehtävänannon kuvaukseen. Voit määrittää tehtävänantoon liittyviä käyttäjiä tehtävänannon metatietokortissa. Voit määrittää muita metatietoja tehtävänannolle samaan tapaan kuin muillekin kohteille. 14.9.2009 23/56

Tehtävä annettu Määrittele ne käyttäjät, joille haluat tehtävän antaa. Voit lisätä käyttäjiä pluspainiketta (+) napsauttamalla. Käyttäjävalinnan oikealla puolella olevaan pieneen neliöön merkitään ruksi, kun kyseinen henkilö on suorittanut tehtävän. Tehtävänannon kuvaus Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle sähköpostiilmoituksessa. Seuraaja Seuraajiksi voit määritellä ne käyttäjät, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kun tehtävänantoa muutetaan tai se merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon antaja määritellään tehtävän seuraajaksi automaattisesti. Voit vaihtaa tai lisätä seuraajia pluspainiketta (+) napsauttamalla. Määräpäivä Valitse halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Käyttäjä saa automaattisesti muistutuksen, jos hän ei ole merkinnyt tehtävänantoa suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi halutessa poistaa. Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: järjestelmänvalvoja tai käyttäjä voi määritellä näkymän, jossa näkyvät kohteet, joiden määräpäivä on lähellä. Merkitse suoritetuksi Toiminto Merkitse suoritetuksi merkitsee annetun tehtävänannon suoritetuksi. Tehtävän seuraajille lähtee tällöin ilmoitus tehtävän suorittamisesta. Voit merkitä tehtävänannon suoritetuksi myös lisäämällä ruksin Tehtävä annettu -ominaisuuden vierellä olevaan pieneen neliöön. 14.9.2009 24/56

7. Sijaiset Voit määrittää itsellesi sijaisia, esimerkiksi lomien ajaksi. Määrittelemilläsi sijaisilla on oikeudet suorittaa sinulle annettuja tehtäviä. Koska tehtävänannon ja dokumentin suojausasetukset voivat olla erilaiset, voi tehtävänannon suorittaa myös käyttäjä, jolla on ainoastaan lukuoikeus varsinaiseen dokumenttiin. Mikäli tehtävänanto luodaan sinä aikana, kun sijainen on määriteltynä, saa myös sijainen ilmoituksen tehtävänannosta. Mikäli sijainen on määritelty sen jälkeen, kun varsinainen tehtävänanto on luotu, ei sijainen saa erillistä ilmoitusta ko. tehtävänannosta. Käyttämällä tehtäväalueelta löytyvää Minulla tehtävänä -pikatoimintoa sijainen kuitenkin löytää kaikki suorittamattomat tehtävänannot. Sijaisia voit määritellä Sijaiset-toiminnolla, joka löytyy Asetukset-valikosta. 14.9.2009 25/56

8. Näkymät Näkymä määritellään kaksiosaisesti. Ensiksi määritellään suodatin, joka suodattaa näkymään ehdot täyttävät dokumentit. Suodattimen määrittely on kuin haun tekemistä. Sen jälkeen voidaan vielä määritellä hakutulosten, eli oikeiden dokumenttien ja muiden kohteiden, näkymärakenne. Tämä on käytännöllistä, kun kohteita on paljon ja löydetyt kohteet halutaan ryhmitellä eri tasoille erilaisten ominaisuuksien mukaan. Esimerkiksi kaikki dokumentit, joille on määritelty metatieto Projekti, voidaan ryhmitellä projekteittain. Tällöin samaan projektiin liitetyt dokumentit ja muut kohteet näytetään ko. projektin näennäisessä kansiossa. M-Files 6.0:ssa näkymien luonti on entistä monipuolisempaa: Näkymiä voidaan luoda myös kansioiden, ei pelkästään näkymien, sisään. Samoin kansioita voidaan mukauttaa näkymiksi. Näkymien sisällä voi siis olla sekä kansioita että näkymiä; vastaavasti kansioiden sisällä voi olla näkymiä ja kansioita. Alla on esiteltynä näkymien uudet ominaisuudet ja parannukset M-Files 6.0:ssa. Tutustu laajemmin näkymien luontiin ja käyttömahdollisuuksiin käsikirjan avulla tai osallistumalla koulutuksiimme. 8.1 Näkymän lisäasetukset Kun luot uuden näkymän näennäisen kansion sisälle, voit valita, näytetäänkö tämä näkymä myös muiden samalla tasolla olevien kansioiden sisällä. Huom. mikäli samalla tasolla on näkymiä ja kansioita, niin kansioiden sisälle luotuja näkymiä ei kuitenkaan luoda samalla tasolla olevien näkymien sisälle. Tämä valinta koskee ainoastaan samalla tasolla olevia kansioita. Mikäli haluat tämän näkymän näkyvän myös muiden samalla tasolla olevien kansioiden sisällä, valitse asetus "Kaikissa tämän tason kansioissa". 14.9.2009 26/56

8.2 Ryhmittelytasot Lisää-toiminnolla saat luotua uuden ryhmittelytason: Määrittele ryhmittelytaso valintaikkunassa voi valita ominaisuuden, jonka mukaan kohteita ryhmitellään näkymään. Tason määritys Jos poistat valinnan Näytä tyhjät kansiot, ryhmittelytasolla ei näytetä sellaisia kansioita, joiden sisältö on tyhjä. Mikäli ryhmittelytasolla halutaan näyttää kohteet, joilla tämän ominaisuuden arvo on tyhjä, aktivoidaan ko. valinta. Tämän jälkeen voit määrittää, näytetäänkö kohteet listana tällä tasolla vai erillisessä kansiossa. 8.3 Näkymän luonti kansion sisälle Myös näennäisten kansioiden sisälle voidaan luoda uusia näkymiä. Avaa näennäinen kansio, jonka sisään haluat luoda uuden näkymän. Valitse toiminto Uusi näkymä ja määrittele asetukset. Voit esimerkiksi luoda Tarjous-kansion sisään Tällä viikolla umpeutuvat tarjoukset -näkymän. Huomaa, että uutta näkymää luodessa kansion sisään myös ylemmät näkymä- ja kansioehdot ovat voimassa samaan aikaan, eli uuteen näkymään saat ainoastaan tulokseksi kohteet, jotka täyttävät myös ylemmät ehdot. 8.4 Kansion mukauttaminen näkymäksi Kansioita voidaan myös mukauttaa näkymiksi. Mukautuksen jälkeen voit muokata tämän näkymäksi muuttuneen kansion näyttöasetuksia sekä luoda ryhmittelytasoja samaan tapaan kuin muillekin näkymille. Tällöin esimerkiksi Muistio-näkymässä, joka on mukautettu Muistio-kansiosta, voidaan ryhmitellä dokumentit vielä kokoustyypin mukaisesti. 14.9.2009 27/56

Näkymäksi mukautetun kansion voi muuttaa takaisin kansioksi Poista-toiminnolla, jonka saat esiin hiiren oikeaa napsauttamalla tai valitsemalla näkymän ominaisuuksista toiminnon Poista mukautus. Valitse näennäisen kansion ominaisuuksista Mukauta-välilehti ja mukauta kansio näkymäksi. Määritä näkymälle haluamasi asetukset. 14.9.2009 28/56

9. Tiedostojen esikatselu ja muita käyttöliittymäparannuksia 9.1 Esikatselu M-Files 6.0 mahdollistaa myös tiedostojen esikatselun M-Filesin käyttöliittymässä. Esikatselun voit ottaa käyttöön valitsemalla Näytä-valikosta toiminnon Näytä esikatselu. Esikatselutilassa voit selata ja kopioida dokumenttien sisältöjä helposti. Voit esikatsella esimerkiksi Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- ja AutoCAD-tiedostoja. Esikatselu on mahdollista, mikäli koneelle on asennettu kyseistä tiedostomuotoa tukeva ohjelmisto. Esimerkiksi Office-tiedostojen esikatseluun tarvitaan Microsoft Office 2007, ja PDF-tiedostojen esikatseluun tarvitaan Adobe Reader 8 tai uudempi. Yleiskuva M-Filesin käyttöliittymästä, kun kohde on valittuna ja esikatselu on käytössä. 9.2 Tehtäväalueen toiminnot Käyttöliittymän vasemmasta reunasta (tehtäväalueelta) löydät erilaisia pikatoimintoja: Uusi-otsikon alta löydät pikalinkit uusien kohteiden luomiselle kohdetyypeittäin. Näytä ja muokkaa -otsikon alle voit lisätä näkyviin uusia pikatoimintoja Komennot-toiminnolla. Komennot-toiminnon saat esille hiiren oikealla napilla. Selaa suhteita -otsikon alta löydät pikalinkit dokumentteihin ja muihin kohteisiin, joista on viittaus valittuna olevaan kohteeseen. Siirry kohteeseen -otsikon alle voit lisätä uusia pikakuvakkeita. Pikakuvakkeen saat lisättyä valitsemaasi kohteeseen, kansioon tai näkymään napsauttamalla hiiren oikealla napilla ja valitsemalla toiminnon Lisää pikakuvake tehtäväalueelle. Voit nimetä uudelleen, poistaa ja järjestää pikakuvakkeita hiiren oikealla napilla. Voit myös määrittää yhteisiä tehtäväalueen asetuksia, jolloin sinulla tulee olla vähintään Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus. Voit myös poistaa samalla hetkellä käyttäjien 14.9.2009 29/56

mukautetut tehtäväalueen asetukset, jolloin yhteiset asetukset tulevat välittömästi voimaan. Muuten yhteiset asetukset tulevat voimaan, kun käyttäjä palauttaa yhteiset oletusasetukset. Käyttäjä voi myös palauttaa M-Files-ohjelmiston oletusasetukset. 9.3 Ominaisuusalueen toiminnot Kohteen ominaisuudet näkyvät käyttöliittymän alareunassa, ominaisuusalueella. Näitä tietoja voit kopioida helposti leikepöydälle Kopioi-toiminnolla (hiiren oikealla napilla). Ominaisuusalueelta voi myös siirtyä suoraan kohteeseen suhteessa olevan kohteen ominaisuuksiin. Kohde näkyy linkkinä ominaisuusalueella, ja linkkiä napsauttamalla pääset kohteen metatietoihin. Esim. dokumenttiin liitetyn asiakkaan tietoihin päästään nopeasti tätä kautta. Kommenttikentässä näet aina viimeisimmäksi lisätyn kommentin riippumatta siitä, onko se liitetty viimeisimpään versioon vai ei. Lisää kommentteja -pikalinkki avaa kommenttihistorian kaikkine kommentteineen. 14.9.2009 30/56

10. Tallenna tai lähetä PDF 10.1 Tallenna PDF:ksi Voit tallentaa tiedoston suoraan PDF-muotoon M-Filesin toimintoja käyttämällä. Tällöin tiedostoa ei tarvitse erikseen avata, vaan voit tehdä tallennuksen M-Filesissa käyttämällä toimintoa Tallenna PDF:ksi. Tämän toiminnon löydät pikavalikosta Lähetä-valinnan alta. Mikäli olet tallentamassa yksitiedostoisesta dokumentista PDF:ää, luo M-Files uuden PDF-muotoa olevan dokumentin metatietokortteineen. Mikäli tallennat monitiedostoisessa dokumentissa olevasta tiedostosta PDF:n, tarjoaa M-Files oletuksena tallennusta samaan monitiedostoiseen dokumenttiin. 10.2 Lähetä PDF:nä sähköpostitse Voit lähettää tiedoston suoraan PDF-muodossa, jolloin tiedosto muutetaan ennen lähetystä PDFmuotoon. Kun PDF on valmis, luo M-Files uuden sähköpostiviestin PDF-tiedoston kera. Huom. käyttäjän koneelle tulee olla asennettuna -PDFCreator-niminen sovellus, jotta em. toimintoja voidaan käyttää. PDFCreator on saatavilla ilmaiseksi esimerkiksi osoitteesta http://www.pdfforge.org/products/pdfcreator. Lähetä-toiminnon löydät pikavalikosta. 10.3 Lähetä kopio Voit liittää tai raahata eri tiedostomuodossa olevia dokumentteja M-Filesista sähköpostiin. Voit myös käyttää uutta toimintoa Lähetä kopio sähköpostitse. Tätä toimintoa käyttämällä M-Files luo uuden sähköpostiviestin, jossa on valmiiksi liitteenä kopio ko. tiedostosta. 14.9.2009 31/56

11. M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 11.1 PowerPoint-integrointi Dokumenttien käsittely on entistä helpompaa M-Filesin omien toimintojen avulla, joita voit käyttää nyt myös suoraan PowerPointissa. Aiemmin nämä toiminnot ovat olleet jo saatavilla Wordissa ja Excelissä. Nämä toiminnot löydät kätevästi M-Files-valikosta, joka löytyy PowerPoint-sovelluksen ylävalikosta samaan tapaan kuin sovelluksen omat valikot (Lisää, Muokkaa jne.). Huom. Kaikki muut M-Files-toiminnot, paitsi Lisää ominaisuus -toiminto, ovat käytössä PowerPointin versioissa 2003 ja 2007. Lisää ominaisuus -toiminto vaatii version 2007. M-Files-toimintoja voit käyttää Tiedosto- tai Office-pudotusvalikon tai M-Filesin oman valikon kautta. Esimerkiksi asiakkaan nimi ja päivämäärä päivittyy aina automaattiseksi oikeaksi, kun olet lisännyt ne esitykseen Lisää ominaisuus -toiminnolla. 14.9.2009 32/56

11.2 Toiminnot Outlookissa Voit helposti tallentaa sähköpostiviestit liitetiedostoineen Outlookista suoraan M-Filesiin. Outlook tarjoaa Tallenna M-Filesiin -toiminnolla seuraavat uudet tallennusvaihtoehdot (käsikirjasta löydät ohjeet ja selitykset kaikille tallennusvaihtoehdoille): MHTML-dokumentti; ei liitteitä (*.mht) Sähköpostiviesti tallennetaan mht-tiedostomuodossa M-Filesiin. Tallennettu tiedosto avautuu mhttiedostojen lukemiseen tarkoitettuun ohjelmaan, kuten esimerkiksi Internet Explorer -selaimeen. MHTML-dokumentti; erilliset liitteet (*.mht; *.*) Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin sisältö tallennetaan mhtmuodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin. Voit lisäksi tallentaa useita useita sähköposteja kerralla M-Filesiin raahaamalla tai Tallenna M-Filesiin -toiminnolla. 11.3 AutoCAD-lisäintegrointi CAD-piirustusten käsittely on helppoa AutoCADissa ja AutoCAD LT:ssä olevien M-Files-toimintojen kautta. Toimintoja voit käyttää Tiedosto-pudotusvalikon tai M-Filesin oman valikon kautta. Nämä valikot näkyvät hieman eri tavoin riippuen AutoCAD- tai AutoCAD LT -ohjelmistoversioista. M-Files on nyt yhteensopiva myös AutoCAD 2010:n kanssa. Aiemmin M-Files on ollut yhteensopiva jo Autodesk AutoCAD- ja AutoCAD LT -versioiden 2004, 2005, 2006, 2007, 2008 ja 2009 kanssa. M-Files-toiminnot löytyvät myös näihin AutoCAD-versioihin perustuvista toimialakohtaisista tuotteista, joita ovat mm. AutoCAD Architecture, AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Map 3D ja AutoCAD MEP. M-Files-valikko näyttää tältä AutoCAD 2010:ssä. Mikäli M-Files-valikko ei ole automaattisesti näkyvissä ylävalikossa, saat aktivoitua sen Show Menu Bar -toiminnolla. 14.9.2009 33/56

12. Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) verkkoskannerilta Käyttämällä yhteyksiä ulkoisiin lähteisiin voit merkittävästi nopeuttaa M-Filesin käyttöönottoa. Ulkoisia lähteitä käyttämällä voit tuoda myös skannattuja dokumentteja automaattisesti M-Filesiin. Tämä mahdollisuus on ollut mukana jo aiemmissa M-Files-versioissa, mutta M-Files 6.0 tarjoaa lisäksi mahdollisuuden tekstintunnistukselle sekä OCR-arvolähteen määrittelylle. Näiden toimintojen aktivointi vaatii M-Files OCR -moduulin. Huom. M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin, joka voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla. OCR:n käytön mahdollistava lisenssikoodi tulee vaihtaa vanhan lisenssikoodin tilalle. Tämän jälkeen OCR:ään liittyvät toiminnot ovat käytettävissä M-Files-palvelimen hallinnassa sekä M-Files-asiakasohjelmiston puolella. M-Files käyttää I.R.I.S.:n tarjoamaa OCR-moottoria. Mikäli haluat ostaa M-Files OCR -moduulin, ota yhteyttä myyntiimme: myynti@m-files.fi. 12.1 Ulkoisten lähteiden metatiedot Metatiedot-välilehdellä voit määrittää ulkoisen sijainnin kautta luotujen dokumenttien ominaisuudet. Lisää-toiminnolla saat lisättyä uusia ominaisuuksia. Alla on esiteltynä ominaisuuden, joka käyttää OCR-arvolähdettä, lisääminen. 12.2 Käytä OCR-arvolähdettä Ulkoisesta lähteestä tuotaville tiedostoille voit määrittää automaattisesti lisättävän ominaisuuden, joka käyttää OCR-arvolähdettä. OCR-arvolähde on sivulle määriteltävä alue, josta tekstintunnistuksen avulla saadaan valitulle ominaisuudelle arvo. OCR-arvolähteen käyttö on mahdollista ainoastaan ulkoista lähdettä käyttämällä. OCR-arvolähdettä ei voida määritellä M-Files-asiakasohjelmiston puolella. Lisää ensin uusi ominaisuus yhteyden Metatiedot-välilehdellä. Lisää ja määrittele yhteydelle ominaisuus, joka käyttää OCR-arvolähdettä. 14.9.2009 34/56