2017 Mäntyharjun kunnan hankintaohje Hyväksytty: Kunnanhallitus 2.10.2017 179 Täydennetty: Kunnanhallitus 27.8.2018
1. JOHDANTO...3 2. LAINSÄÄDÄNNÖLLINEN TAUSTA...3 Hankintarajat ja kynnysarvot...3 3. HANKINTAOHJEEN TAVOITTEET JA KEINOT...4 4. HANKINTAOHJEISTUS...5 5. HANKINTAORGANISAATIO...7 6. LOPUKSI...7 2
1. JOHDANTO Kuntien toimintaympäristön muutoksista johtuen kuntien tulee muuttaa ja kehittää jatkuvasti kunnallisten palvelujen tuottamisen tapoja. Kunnan palvelutuotannon monimuotoisuuden toteuttamiseksi kunnan hankintojen tulee perustua markkinoiden ja teknologian hyödyntämiseen sekä innovatiivisiin ratkaisuihin. Julkisten hankintojen toteuttamiselle asettavat lisääntyviä vaatimuksia myös kansallinen ja kansainvälinen sääntely, sekä kansalaisten arvopohjassa tapahtuvat muutokset. Julkisten hankintojen merkitys kasvaa kuntien palvelumarkkinoiden kasvaessa. Hankintatoiminnalla tarkoitetaan tässä strategiassa kaikkia kunnan hankintoja. 2. LAINSÄÄDÄNNÖLLINEN TAUSTA Hankintarajat ja kynnysarvot Uuden julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö astui voimaan 1.1.2017. Lainsäädäntö perustuu EU:n julkisia hankintoja koskeviin direktiiveihin. Uuden lainsäädännön tarkoituksena on lisäksi vähentää sekä hankkijoille että tarjoajille tarjouskilpailuista syntyvää hallinnollista taakkaa nostamalla kansallisia kynnysarvoja ja vähentämällä hankintamenettelyn vaatimuksia. Kynnysarvojen alle jäävät hankinnat jäävät hankintalainsäädännön ulkopuolelle. Näiltä osin noudatetaan tässä asiakirjassa annettuja pienhankintojen (yli 3000 kynnysarvo), mikrohankintojen (1000-3000 ) ja suorahankintojen (alle 1000 ) ohjeita. Kansalliset kynnysarvot 1.1.2016 alkaen (hankintalain 25 ) Hankintalaji Tavara- ja palveluhankinnat Suunnittelukilpailut Rakennusurakat Muut erityiset palvelut Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut Käyttöoikeusurakat Käyttöoikeussopimukset / palvelut euroa 60 000 150 000 300 000 400 000 500 000 EU-kynnysarvot 1.1.2017 alkaen (hankintalain 26 ) EU-kynnysarvo - Muut hankintaviranomaiset (mm. kunnat) Hankintalaji Tavarahankinnat ja palveluhankinnat Suunnittelukilpailut Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat euroa 209 000 5 225 000 3
3. HANKINTAOHJEEN TAVOITTEET JA KEINOT Haluamme tarjota kunnan tarpeita parhaiten vastaavat, taloudellisesti tuotetut palvelut edistää ja tehostaa palvelutuotantoa sekä varojen käyttöä turvata yritysten syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun olla haluttu ja luotettava yhteistyökumppani hyödyntää hankinnoissa paikallistasolta lähtien toimivia ja monipuolisia toimittajia ja markkinoita viestittää avoimesti tulevista hankinnoista panostaa laatuun hankinta-asiakirjojen laatimisessa (selkeys ja täsmällisyys) turvata kunnan häiriöttömän palvelutuotannon hyvällä sopimuksenhallinnalla ja seurannalla Halutessaan kilpailuttaa palveluita, tulee oman tuotannon suhteen olla selkeät linjaukset. Hankintamenettelyt a. Ennakoiva toimintamalli Ennen tarjouspyynnön laatimista tulee olla selvitettynä tarpeet, määrärahan varaus ja riittävyys sekä vuosittainen vaikutus käyttötalouteen. Lisäksi tulee arvioida eri rahoitusmallit. Hankintojen suunnittelussa voidaan käydä vuoropuhelua yritysten suuntaan. b. Yhdenmukaiset ohjausperiaatteet ja prosessit Hankintatyö edellyttää, että toimialueet hankintapäätöksiä tehdessään huomioivat kunnan kokonaisedun ja tekevät yhteistyötä hankinnoissa. Tehdyt hankintapäätökset ja sopimusten kesto ovat luettavissa kunnan www-sivuilta. Kaikki konsernin osat toteuttavat hankintansa hankintaohjeen mukaisesti. c. Kokonaiskustannusajattelu Hankintatoiminnassa ennakoidaan ja minimoidaan hankinnan kokonais- ja elinkaarikustannukset. Ymmärretään, että kokonaiskustannusvaikutukset pitkällä aikavälillä ovat tärkeämpiä kuin välitön hankintahinta. Siirretään painopistettä hankintahintakeskeisestä tarjousten arvioinnista pitkäjänteiseen taloudellisten vaikutuksien arviointiin. d. Markkinoiden toimivuus ja monipuoliset palvelujen tuottamistavat Markkinat tunnetaan ja toimittajasuhteita kehitetään siten, että hankinnan luonteen mukaisesti etsitään ajantasaisesti kilpailukykyisiä toimittajia sekä kehitetään sopimus- ja yhteistyömalleja. e. Hankintojen suunnitelmallisuus ja hallinta Hankintatoimintaa tarkastellaan kokonaisprosessina, ja uusia ratkaisuja ja toimintamalleja otetaan käyttöön. Hankintoja voidaan ryhmitellä ja ryhmille luoda omat sopivat hankintamallit. Samojen tuoteryhmien hankinnat voidaan näin ollen niputtaa. Suuremmissa hankinnoissa (rakennusurakat yms.) suunnitelmallisuus toteutunee luonnostaan. Hankintojen ammattimaisuutta kehitetään ja hyödynnetään eri yksiköissä ja toimijoilla olevaa hankinta-, sopimus- ja toimialaosaamista. f. Hankintatoiminnan arviointi ja valvonta Arviointiin ja valvontaan luodaan kevyt ja nopea perusmenettely. Isoissa hankinnoissa on syytä panostaa jälkikäteisarviointiin, jotta saadaan suuntaviivoja seuraaviin isoihin hankintoihin. Lisäksi käydään läpi hankintasopimus ja sen toteutuminen: onko saatu sitä, mitä on tilattu. 4
4. HANKINTAOHJEISTUS a) Kansallisen tai EU-kynnysrajan ylittävien hankintojen osalta hankinnat suoritetaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Näiden hankinnassa käytetään HILMA-järjestelmää. b) Pienhankinnat ovat hankinta-arvoltaan kynnysarvon (sekä kansallisen- että EU-kynnysarvon) alittavia, mutta arvoltaan yli 3000 :n hankintoja. Pienhankinnoissa käytetään Cloudian pienhankintaohjelmaa ja lähialueen yrityksille pyritään toimittamaan tieto käynnissä olevasta hankinnasta. Ennen hankintapyyntöä pyritään aktiiviseen hankinnansuunnittelun yhteistyöhön potentiaalisten paikallisten tarjoajien kanssa. Kunnanhallituksella on perustellusta syystä oikeus myöntää lupa poiketa pienhankintojen em. hankintaohjeesta (hankinnat arvoltaan 3000 - kynnysarvo). Perusteltuna syynä voidaan pitää esim. hankinnan liittymistä kunnassa käytössä olevaan järjestelmään. Kiire ei kuitenkaan oikeuta poikkeamista ohjeistuksesta. c) Mikrohankinnat ovat hankinta-arvoltaan 1000-3000 :n hankintoja. Mikrohankintojen osalta tarjouspyyntö tulee osoittaa vähintään kolmelle toimittajalle joko s-postilla tai kirjeitse. Mikäli kunnassa on toimijoita ko. alalla tulee tarjouspyynnöt kohdistaa ensisijaisesti omalle paikkakunnalle. Tarjouspyynnössä tulee ilmetä: kuvaus hankinnan kohteesta tarjouksen jättöaika tarjouksen ratkaisuperusta hankittavalle palvelulle tai esineelle asetettavat ehdottomat vaatimukset Tarjoukset otetaan vastaan kirjallisesti (ml. sähköposti) määrättyyn päivään mennessä ja hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös tarjouspyynnössä esitettyjen ratkaisuperusteiden perusteella. Kaikesta jää dokumentti, jolloin toiminta kestää jälkikäteisen tarkastelun. Hankinta tulee suunnitella siten, että tarjouksen jättämiseen varataan riittävästi aikaa (min 10 päivää). Pikaisissa tarpeissa (esim. laiterikot) voidaan käyttää samaa kaavaa, mutta tarjoukset pyydetään nopeutetulla aikataululla vaikka samalle päivälle. d) Suorahankinnassa (alle 1000 ) tavara tai palvelu ostetaan ilman tarjouspyyntöä suorahankintana ensisijaisesti omalta paikkakunnalta. Hankintoja suorittaessa tulee huomioida kauppojen / palvelutarjoajien tasapuolinen kohtelu hankinnan kokonaistaloudellisuus huomioiden. e) Vuosisopimukseksi voidaan koota em. hankintoja. Tällainen vuosisopimus varmistaa palvelun / materiaalin saannin ja vähentää sekä kunnan että erityksen kilpailutukseen / tarjouspyyntöön käytettäviä resursseja. f) KL-Kuntahankinnat Oy:n, IS-Hankinnat Oy:n ja seudullisen yhteistyön hyödyntäminen: Mäntyharjun kunnalla on mahdollisuus hyödyntää em. toimijoiden suorittamia kilpailutuksia liittymällä puitesopimuksiin. Voimassaolevat liittymissopimukset voi tarkistaa arkistosihteeriltä. Hyöty kunnalle tulee sekä suuremman volyymin että kilpailutusosaamisen kautta. Hankinta on mahdollista suorittaa myös kuntien välisellä yhteistyöllä. g) hankinta-asiamies.fi -sivustoa käytetään hankintailmoituspaikkana, johon linkitetään hankintapyynnöt. 5
h) Kaikista yli 1000 hankinnoista tulee tehdä kirjallinen päätös. Päätöksessä tulee näkyä: - kuinka kilpailutus on toteutettu - kenellä asiassa on toimivalta ja mihin se perustuu - hankintapäätöksen perustelu - talousarvion määrärahavaraus ko. hankintaan Kynnysarvot ylittävävistä ja pienhankinnoista saadut tarjoukset tulee avata kunnassa siten, että avaustilaisuudessa tulee olla läsnä vähintään kolme kuntaan virka- / työsuhteista henkilöä. Avaustilaisuudesta tehdään pöytäkirja, jonka läsnäolevat henkilöt allekirjoittavat. Tarjoukset ja hankintaan liittyvät asiakirjat tulee pyytää toimittamaan kuntaan ja niitä säilytetään kunnassa kunnan arkistosuunnitelman mukaisesti. 6
5. HANKINTAORGANISAATIO Hankintaorganisaatiolla tarkoitetaan sitä toimielintä tai virka-/työsuhteista henkilöä, jolla on toimivalta hankinnan suorittamiseksi ja jonka talousarviossa on määrärahavaraus hankintaan. Toimialueiden hankinnoista vastaavat henkilöt määritellään hallintosäännössä ja siitä tehdyissä delegointipäätöksissä. Vastuuhenkilö vastaa, että hankinta suoritetaan lainsäädännön ja kunnan hankintaohjeen mukaisesti ja että hankinnalle on määrärahavaraus talousarviossa. Hallintosäännön 23 mukaisesti kunnanhallitus on määritellyt toimivallan hankinnoissa. Hankinnoissa on mahdollista käyttää ulkopuolista asiantuntija-apua monimutkaisten hankintojen ollessa kyseessä. Asiantuntija-avun käyttö on myös hankintapäätös. 6. LOPUKSI Uudella hankintaohjeella aikaan saadaan elinkaareltaan edullisempia hankintoja, jotka hyödyttävät kunnan lisäksi myös aluetaloutta. Kuitenkin hankintalain yleisiä periaatteita ja pykäliä noudatetaan tinkimättä. Lain sallimaa markkinavuoropuhelua, uusien ratkaisujen etsintää ja pelkästä hintakriteeristä luopumista pyritään edistämään aktiivisesti. KUNNAN HANKINNOILLA ON MERKITTÄVÄ VAIKUTUS ALUETALOUTEEN 7