1 JOHTORYHMÄN PÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ 5 / 2018 Aika klo 9.00 Paikka: Mestaritoiminta, kokoushuone Tahto 1 TILANNEKATSAUS Kiinteistöallianssin johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena 4 kk, 8 kk ja 12 kk tilanteista toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Tilannekatsaus / 30.04.2018: Allianssisopimuksen mukaan palvelut tuotetaan vuonna 2018 kaupungin tasapainotusohjelman mukaisesti siten, että vuosittaiset säästöt ovat vähintään 0,8 miljoonaa euroa edullisemmin vuoteen 2014 verrattuna, jolloin kaupunki tuotti palvelut. Palvelutuotannon sopimuslaskutus vuonna 2017 oli 6,2 miljoonaa euroa (edellinen vuosi 6,8 miljoonaa euroa). Vuoden 2018 sopimuslaskutus on noin 3,3 miljoonaa euroa. Noin 2,9 miljoonan euron vuosisopimuslaskutus vähennys johtuu pääosin JATSI Oy:lle myydystä siivousliiketoiminnasta. Järvenpään kaupunki on säästänyt kahden ensimmäisen, 2015 ja 2016 vuosien aikana kumulatiivisesti noin 1,9 miljoonaa euroa ja vuoden 2017 aikana noin 1,4 miljoonaa euroa vanhaan rakennuskantaan kohdistuvasta palvelutuotannosta. JUST kiinteistön sopimuslaskutus oli 2017 vuonna noin 0,7 miljoonaa euroa. Kaupungin kumulatiivinen säästö JUST mukaan lukien oli siten noin 2,6 (tavoite 2,0) miljoonaa euroa vuosien 2015 2017 aikana. Säästötavoitteet on toteutettu Mestaritoiminta Oy:n johdolla kiinteistöallianssissa yhdessä osapuolten kanssa. Toiminnallinen ja taloudellinen vastuu kiinteistöpalveluista on Mestaritoiminta Oy:llä. Kiinteistöpalvelut on toteutettu kaupungin ja tilojen käyttäjien kanssa sovitun mukaisesti ja palveluihin on yleisesti oltu tyytyväisiä joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta. Vuoden 2018 investointeihin budjetoitiin 6,0 miljoonaa euron. Investointien kulut tulee sopeuttaa budjettiin. Sisäilman laatuun liittyvien korjausten määrä on moninkertaistunut, useaan kouluun on hankittu tai ollaan hankkimassa väistötiloja. Käyttökelvottomia rakennuksia on purettu ja lisää tullaan purkanmaan. Uusia koulu- ja päiväkotirakennuksia rakennetaan nyt ja tulevaisuudessa.
2 Sisäilmahakkeiden määrän lisääntyminen on aiheuttanut sen, että Mestaritoiminta Oy:ssä on jouduttu lisäämään ja tullaan edelleen lisäämään resursseja. Tämä on johtanut siihen, että palvelutuotannon tuotot eivät kata kaikkia kuluja kuten kiinteistöjohtamista ja investointien projektinjohtamista / valvontaa. Tämän takia vastuurajataulukkoa esitetään tarkistettavaksi / selvennettäväksi sisäilmahankkeiden osalta. Toiminto Aikataulu Talous Laatu Kiinteistöjohto Ei havaittuja poikkeamia Tuotot eivät riitä kattamaan kuluja. Tämä johtuu pääosin sisäilmakorjausten moninkertaistuneesta määrästä. Jonkin verran käyttäjiltä saatu kehityspalautetta tiedottamisesta ja tiedon kulusta. MT lisää resurssia viestintään. Huolto (Talonmies) Ei havaittuja poikkeamia. Tulos jäi reilusti alle tavoitteen. Kustannuksia lisäsi alkutalven lumi- ja liukkaudentorjuntatyöt. Käyttäjäpalautteen perusteella laatu ja työpyyntöjen reagointiaika on hyvällä tasolla. Kunnossapito Sisäympäristöön liittyviä haittailmoitusten ja korjausten määrä on moninkertaistunut. Tulos oli budjetin mukaisen. Viestintää ja sisäympäristöasioiden yhteistoimintaa kaupungin kanssa kehitetään. MT lisää resurssia viestintään. Investoinnit Sisäympäristöön liittyviä tutkimusten ja korjausten määrä on moninkertaistunut. MT:n palvelumaksut eivät riitä kattamaan sisäympäristön tutkimusten, viestinnän ja projektinjohto kustannuksia. Tulos jäi negatiiviseksi. Sisäympäristöön liittyviä korjauksia tehdään useissa kohteissa. MT on lisännyt resursseja projektinjohtoon, viestintään ja valvontaan.
3 Kiinteistöallianssi yhteensä: Kokonaisuutena lähes suunnitelman mukainen Kokonaistulos ei kattanut kustannuksia ja tulos jäi tavoitteesta 110 tuhatta euroa miinukselle. Toiminnan laatu on hyväksyttävällä tasolla. Päätettiin merkitä tiedoksi. Lisäksi todettiin, että sisäilmahankkeiden määrä on lisääntynyt voimakkaasti. MT on lisännyt resursseja sisäilmaratkaisuihin ja tulee lisäämään resursseja viestintään. Tämä on johtanut siihen, että palvelulaskutus ei riitä kattamaan kaikkia kuluja. Päätetään tarkistaa/täsmentää vastuurajataulukkoa kuvan 1 mukaisesti. Sisäilmahankkeiden suunnittelu, tekniset mittaukset ja projektin johtaminen ovat erillislaskutettavia, mutta Allianssin tulee huolehtia, että se voidaan rahoittaa kokonaiskustannuksista (6 miljoonaa) ja tehdään määrärahan siirto investoinneista käyttötalouteen kaupungin taloushallinnossa. Samaa logiikkaa käytetään koko kiinteistön ilmanpuhdistuslaitteiden hankinnassa, jos kyseessä on terveydelliset perusteet. Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Tässä pykälässä käsitellään joka kuukausi muutokset Mestaritoiminnan kuukausilaskutuksessa. Laskutusmuutokset (lisäykset ja vähennykset) hyväksytetään aina AJR:ssä. Ei laskutusmuutoksia. Investoinnit Edellisessä kokouksessa todettiin, että kustannusennuste investoinneista on 280 000 yli budjetin. Selvitetään, miten pysytään tänä vuonna 6 miljoonan budjetissa. Päätettiin, että: Vuoden 2017 hännät poistetaan investointiohjelmasta -268 000 Vanhankylänkartanon lasikatos suunnitellaan ja kilpailutetaan 2018. Toteutus 2019. Vuoden 2018 säästö -250 000 Siirtotilavaraus poistetaan, koska erillisrahoituksella - 50 000 Säästö yhteensä -568 000 Investointiohjelman budjettiylitys oli 280 000 Arvio välttämättömistä uusista korjaustoimenpiteistä 288 000 Ylityskustannukset yhteensä 568 000 Lisäksi käytiin keskustelua riittääkö 6 miljoonaa investointibudjettiin/vuosi. Toiminnallisiin muutoksiin menee arviolta 2 miljoonaa/vuosi. Sisäilmaongelmat kiinteistössä vievät ison osan ja sen myötä joudutaan siirtämään tärkeitä investointeja.
Järvenpäätalon Sibelius salin lavanostin 4 Järvenpäätalon Sibeliussalin lavanostin voi jumittua ja on jumittunut kesken esityksen. Vaatii perusparannusta. Korjaussuunnitelma liitteenä. Lisätietoja antaa tarvittaessa Jari Salminen. Kustannusarvio 20 000 alv 0%. Investointiohjelmassa ei ole varattu tähän rahaa. Päätettiin, että lavanostin laitetaan kuntoon. Rahoitetaan investointiohjelmasta. Kinnarin uuden koulun tilannekatsaus Käytiin läpi lyhyesti Kinnarin koulun rakentamisen tilannekatsaus. Uuden Kinnarin rakennusprojekti on hiukan myöhässä. Kokonaisuutena hanke on sujunut hyvin. JUST:n tyyppinen vesivahinkomahdollisuus eliminoidaan Kinnarin LVI-töissä. Linkki Kinnarin koulun videoon https://www.youtube.com/watch?v=ddswzwcj-jk Kinnarin koulun lähiliikuntapaikan investointivaraus Kinnarin koulun hankkeeseen ei sisälly varausta pesäpallokentän muuttamista lähiliikuntapaikaksi ja koulun kentäksi. Koulujen läheisyydessä toteutettaville lähiliikuntapaikoille on aiemmin varattu oma erillinen määräraha kaupungin investointisuunnitelmissa. Kaupunkitekniikka näkee hyvänä, että lähiliikuntapaikoille varataan jatkossakin omat määrärahat. Lähiliikuntapaikkavarauksia ei sisälly kaupunkitekniikan suunnittelujakson investointiesityksiin. Kinnarin kouluhankkeen alkaessa ei ollut vielä päätöstä Kinnarin pesäpallokentän siirrosta, mutta myöhemmin päätös kentän siirrosta on varmistunut. Koulun piha-alueen suunnittelu on meneillään ja piha-alueelle on varattu hankkeessa 65.000 euroa, josta on varattu lähiliikuntapaikan ja piha-alueen yhteissuunnitteluun 10.000 euroa. Kinnarin nykyisen pesäpallokentän alueelle sijoitetaan Kinnarin yhtenäiskoulun kenttä ja muita lähiliikuntapaikan välineitä. Lähiliikuntapaikan kustannusarvio on yleensä 300.000 400.000 euroa. Mestaritoiminta on ollut lähiliikuntapaikkojen suunnittelussa ja toteutuksessa mukana, mutta suunnitteluvastuu ja avustuksen hakeminen on ollut liikuntapalveluiden vastuulla. Lähiliikuntapaikkoihin voidaan hakea Elyltä avustusta edellisen vuoden loppuun mennessä (avustus ollut yleensä 30-40%) ja hakemuksessa tulee olla liitteenä tieto miten hakija on varautunut talousarviossaan ko. investointiin. Päätettiin, että Kinnarin koulun lähiliikuntapaikkaan esitetään määrärahavaraus 350.000 vuoden 2019 investointisuunnitelmaan taloushallinnon määrittämään kohtaan ja, että kaupunki varaa lähiliikuntapaikkojen investointeihin kaupungin investointisuunnitelmissa erilliset määrärahat. Mestaritoiminta on tarvittaessa mukana (erillislaskutuksesta) lähiliikuntapaikkojen suunnittelussa ja toteutuksessa. JYK-hanke JYK-hankkeen valmistelu etenee talousjaoston linjauksen pohjalta. Hankkeelle otetaan enintään 6 kk lisävalmisteluaikaa. Tavoitteena on lisävalmisteluajasta huolimatta se, että kohde saadaan mahdollisimman nopeasti käyttöön. Kohteen suunnittelu jatkuu projektiryhmän ja maankäyttöryhmän
5 toimesta. Ryhmät on hallinnollisesti yhdistetty. Rahoitus- ja toteutusmallin suunnittelu tapahtuu toistaiseksi erillisessä ryhmässä. Valmistelussa kiinnitetään huomiota erityisesti seuraaviin asioihin. 1. Kohteen toiminnat, mitoitus, monikäyttöisyys a. Itse kohteen ja ympäristön suunnittelu on käynnissä. Liitteenä 1 on alueen viitesuunnitelma ja liitteenä 2 on alueen rakennusten ja hankkeen investointien kohdekorttiselvityksen pohja. Investointien valmistelu on kesken. Suunnittelun aikana laaditaan pelkkää JYK-investointia laajempi suunnitelma alueen ympäristön, infran ja muiden rakennusten kehittämiseksi. Alueen kehittämisellä tulee olemaan merkittävät taloudelliset vaikutukset arviolta vuosien (2019) 2020-2025 investointeihin. Investoinnit tarkentuvat suunnittelun edetessä eikä niitä voida huomioida täysimääräisesti vuoden 2019 talousarvion valmistelussa. Kaikki investoinnit kohdennetaan JYK-investointihankkeelle ja Urheilukadun uuden asuinalueen kehittämisen hankkeelle. 2. Vuorovaikutus sidosryhmien kanssa a. Vuorovaikutusta varten on tehty suunnitelma. Työn kustannusarvio on 8 250-11 550 ja kesto 12 viikkoa aloituksesta. Nyt esitetty suunnitelmaa jatkokehitetään projektiryhmässä ja varaudutaan myös lisähaastatteluiden tekemiseen. 3. Toteutus- ja rahoitusmalli a. Toteutus- ja rahoitusmallista on pidetty kaksi työpajaa Inspiran ja Krogeruksen kanssa. JYK-hankkeessa tutkitaan elinkaariallianssimallin kehittämistä, eli JUST- ja Kinnarinhankkeiden parhaiden ratkaisujen ja uusien elinkaariratkaisujen yhteensovittamista Työtä ohjaa konsernipalvelut ja toteutus- ja rahoitusmalli esitellään talousjaostolle ja edelleen kaupunginhallitukselle kun tarvittavat selvitykset on tehty. Kaavoituksen osalta asemakaava pitäisi saada lainvoimaiseksi keväällä 2019, mikäli elinkaariurakkaa halutaan käyttää. Elinkaariallianssin osalta asemakaavan laatimiseen on enemmän aikaa. Päätettiin, että KAJR merkitsee tiedoksi JYK-hankkeen tilannekatsauksen, ohjeistaa toteutus- ja rahoitusmallin valinnan jatkoselvittämisessä ja päättää tilata vuorovaikutustyön liitteen 3 mukaisesti. Projektiryhmälle annetaan lisäksi valtuus tilata lisätyötä vuorovaikutustyöhön työohjelman mukaisin ehdoin. Päätettiin tilata selvitystyö esityksen mukaan. Lisäksi päätettiin, että: 1. Tilankäyttösuunnitelmaa tulee vielä kehittää ja asettaa tavoitteet niin, että niitä voidaan seurata jatkossa. 2. Haastateltaviksi kutsutaan mahdollisimman laajasti määritellyt henkilöstöä ja sidosryhmiä edustavat tahot. 3. Laskutetaan ensi vaiheessa Mestaritoimintaa. Mestaritoiminta laskuttaa kaupunkia hankkeen yhteydessä, kun talousarviomuutokset on tehty. Hankkeen kustannuksia seurataan KAJR:ssa. Käsitellään seuraavassa KAJR:ssa, lähetäänkö hanketta viemään eteenpäin elinkaarimallilla vai jo olemassa olevalla mallilla.
Hyvinvointikampuksen päiväkoti 6 Hyvinvointikampukselle on valmisteltu 24/7 avoinna olevaa 8+1 ryhmäistä päiväkotia. Kohteessa tullaan toteuttamaa pedagogista visiota, jonka avainasioina on avoimuus, yhteisöllisyys, liikunnallisuus ja turvallisuus. Tarkoitus on, että päiväkoti avaa ovensa 1/2021. Päiväkodin koko pohjautuu palveluverkkosuunnitelmaan ja korvaa pehtoorin päiväkodin ympärivuorokautisen toiminnan. Rakennussuunnittelu on kohteessa tarkoitus aloittaa 9/2018. 1. päiväkodin laajuus a. 8+1 ryhmää (+1 tarkoittaa kohtaamispaikkaa) b. 192 lasta c. 2052 hum 2 d. 2359 brm 2 2. Budjetti a. 8,5 milj. 3. Pedagoginen sekä kaupunkikuvallinen visio Päätettiin, että edetään hyvinvointikampuksen päiväkodin hankevalmistelussa olevan esitetyn päiväkodin laajuuden, vision, aikataulun sekä kustannusarvion mukaan. Päiväkoti rakennetaan Järvenpään kaupungin taseeseen. Päätettiin toteuttaa hanke Järvenpään kaupungin taseeseen tai muulla rahoituksella. Mestaritoiminnalle on tullut jo kustannuksia hankkeesta. Kun kaupunki on tehnyt päätöksen, Mestaritoiminta laskuttaa kaupunkia. Käsitellään kaupungin talousjaostossa 30.8.2018. Allianssiin Jatsi ja Mt allianssisopimusten päivitys / ympäristöpalvelut ja jätehuolto Jatsi Oy:n perustamisen yhteydessä kiinteistöjen ympäristöpalveluiden tuottaminen siirtyi MT:ltä Jatsille. Ympäristöpalveluiden palvelukuvausta ja vastuunjakoa tulee kuitenkin täsmentää molempien yhtiöiden allianssisopimuksissa. Lisäksi kaupungin ympäristövastuun ja ympäristötavoitteiden kannalta on olennaista, että kiertotalouteen eli jätehuoltoon ja kierrätykseen kiinnitetään aikaisempaa enemmän huomiota. Asiaa on valmisteltu kaupunkikehityksen ja Jatsi Oy:n välillä. Päätettiin, että KAJR keskustelee asiasta ja ohjeistaa kaupunkikehitystä ja Jatsi Oy:tä siitä, miten asian valmistelua jatketaan. Mestaritoiminta toimittaa Jatsille ympäristöpalveluiden aiemman tehtävänkuvauksen. Kauke ja Ympäristötiimi kutsuu osapuolet koolle ja valmistelutyö tavoitteiden ja toimijoiden työnkuvan osalta kytketään osaksi FISU/JÄRKEVÄ-ohjelmaa.
Starkki-kiinteistön vuokraus (ostaminen) Esiteltiin lyhyesti Starkki kiinteistöön liittyvä visio. Päätettiin, että käsitellään kaupungin johtoryhmässä. Järvenpään sisäympäristöratkaisujen esittely valtioneuvostossa 7 Tässä linkki videoon Mestaritoiminta Oy:n kiinteistömestari (ympäristöratkaisut) Leena Hoggin ja Boost Brothers Oy:n operatiivisen johtajan Matti Sivusen esitykseen Järvenpään sisäympäristöratkaisuista Valtioneuvostossa 9.11.2017. https://www.youtube.com/watch?v=_tflxutwnhq Seuraavat kokoukset 19.6.2018 klo 9.00 Syksyn kokoukset: 27.08.2018 klo 9.00 24.09.2018 klo 9.00 29.10.2018 klo 9.00 26.11.2018 klo 9.00 17.12.2018 klo 9.00