VÄLIRAPORTTI TYHY-SIB HANKKEESTA ALEKSIA- LIIKELAITOKSESSA 5.12.2017 Tehkäät hyvin...
1 Sisällys 1. HANKKEEN TAUSTA... 2 2. HANKKEEN TAVOITEET... 2 2.1 Hankkeen tavoitteet Sitran näkökulmasta... 2 2.2 Hankkeen tavoitteet Aleksia liikelaitoksen näkökulmasta... 2 3. HANKKEEN ORGANISOINTI... 3 4. VÄLIARVIOINTI SYKSY 2017... 3 4.1 Hankkeen aikana tehdyt toimenpiteet... 3 4.2 Hoitopolkujen tuloksia... 5 4.3 Tulospalkkion maksaminen ja sairauspoissaolojen kehittyminen... 6 4.4 Terveyspuhelin (Health Desk)... 8 4.5 Kysely varhaisen tuen keskusteluista... 8 4.6 Hankkeen näkyvyys... 8 5. YHTEENVETO... 9 5.1 Henkilöstö, esimiestyö... 9 5.2 Yhteistyö työterveyden kanssa... 9 5.3 Tiedon hyödyntäminen... 9 5.4 Hankkeen hyödynnettävyys kunnan toiminnassa... 10
2 1. HANKKEEN TAUSTA TYHY-SIB on Sitran koordinoima julkisen sektorin työntekijöiden työhyvinvoinnin edistämiseen liittyvä vaikuttavuusinvestointihanke, jossa hyödynnetään tulosperusteista palkkiomallia. Vaikuttavuusinvestointi on toimintatapa- ja rahoitusinnovaatio, jossa maksetaan vain saavutetuista tuloksista. Varsinaisena tulosperusteisena palvelupalkkiona asiakasorganisaatio maksaa erikseen sovittavan osuuden sairauspoissaolojen vähenemisen ja muun mahdollisen mitattavissa olevan myönteisen kehityksen aikaan saamasta kustannussäästöt. TYHY-SIB -hankkeessa työnantajan taloudellinen panostus oli 15 /henkilö. Tällä se sai käyttöönsä kilpailutetun, laadukkaan ja vaikuttavan palvelukokonaisuuden. Palvelukokonaisuuteen sisältyy taustakartoitus, työkyvyn johtamisen kehittäminen, työkyvyn hallinta, yksilön työkyvyn arviointi ja kehittäminen, työkyvyn vahvistaminen ja ylläpito sekä henkinen hyvinvointi. Sitran lisäksi hankkeessa ovat osarahoittajina ja/tai asiantuntijoina mukana sosiaali- ja terveysministeriö, Työterveyslaitos, Keva, Tampereen yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto ja Finnish Consulting Group. Käytännön toimijoina palvelukokonaisuuden toteutuksessa ovat mukana Aino Health Management, Trainer's House, TietoTaito Group ja Headsted. Tyhy-SIB -hankkeen sopijaosapuolina ovat kunta/aleksia -liikelaitos sekä Social Impact Bond (SIB) -instrumenttia hallinnoiva Epiqus Oy. Sopimuskausi on 3 vuotta. Sopimus allekirjoitettiin Sitran antaman aikataulun mukaisesti 25.11.2015. Sopimus päättyy vuonna 2019. 2. HANKKEEN TAVOITEET 2.1 Hankkeen tavoitteet Sitran näkökulmasta Sitran tavoitteet TYHY-SIB-hankkeessa ovat: 1. Vähentää sairauspoissaoloja ja niihin liittyviä suoria ja epäsuoria kustannuksia Suomen kunnissa: - Toteuttaa ennaltaehkäisevää, proaktiivista ja tuloksellista työkykyjohtamista Suomen kunnissa. - Koota asiakkaille valmiiksi helppo, laadukas, vaikuttava ja vähäriskinen palvelukokonaisuus, joka sisältää metodin ja työkalut työhyvinvoinnin tasokorotukseen yhteisö- ja yksilötasolla. 2. Löytää Suomen tuloksiin sidottava toimintamalli, jossa yhteiskunnallisesti merkittäviä haasteita ratkaistaan yksityistä rahoitusta hyödyntämällä. 2.2 Hankkeen tavoitteet Aleksia liikelaitoksen näkökulmasta Aleksian näkökulmasta hankkeen tavoitteena on henkilöstön työhyvinvoinnin lisääntyminen, mikä näkyy: sairauspoissaolojen ja sijaiskustannusten vähenemisenä ja työn tuottavuuden lisääntymisenä työterveyskustannusten pienenemisenä
3 Lisäksi tavoitteena on löytää malli uudenlaisesta vaikuttavasta toimintatavasta työkykyjohtamisessa hyödynnettäväksi koko kunnassa sekä lisätä esimiesten osaamista ja välineitä työkykyjohtamiseen. 3. HANKKEEN ORGANISOINTI Hankkeen vastuuhenkilönä kunnassa toimii palvelujohtaja Anu Savander-Hämäläinen ja hänen työparinaan työhyvinvointisuunnittelija Tiina Nurmi. Kunnanjohtaja nimesi hankkeelle ohjausryhmän, johon kuuluvat henkilöstöpäällikkö Leena Ojala, työhyvinvointisuunnittelija Tiina Nurmi, JHL:n pääluottamusmies Taina Karjalainen ja palvelujohtaja Anu Savander-Hämäläinen. Ohjausryhmän tehtävänä on toimia hanketta toteuttavan tahon apuna ja tukena, ohjata yhteistyön etenemistä, seurata hankesuunnitelman toteutumista sekä ohjata hankkeen tuloksellista toimintaa. Ohjausryhmä myös käsittelee hankkeen väli- ja loppuraportit. Hankkeen loppuraportti hyväksytään kunnan johtoryhmässä. Kunnan sisällä yhteistyökumppaneita hankkeessa ovat työterveyshuolto ja työsuojelu sekä talouspalvelut. Hankkeen etenemisestä tiedotetaan säännöllisesti myös Aleksian johtokuntaa sekä kunnan johtoryhmää. 4. VÄLIARVIOINTI SYKSY 2017 4.1 Hankkeen aikana tehdyt toimenpiteet Vuosi 2016 Tyhy-SIB hanke käynnistyi vuoden 2016 alussa, jolloin tehtiin nykytilaselvitys, johtoryhmän haastattelut ja valmennus. Esimiehille pidettiin kolme valmennuspäivää. Esimiehillä ja johtoryhmällä oli käytössä Pulssi-johtamisjärjestelmä. Henkilöstölle kerrottiin hankkeesta info-tilaisuuksissa. Koko henkilöstöä koskevat käytännön toimenpiteet alkoivat toukokuussa 2016 terveys- ja työkykykyselyillä, joiden jälkeen henkilöstölle tehtiin kuntotestaukset ja terveysanalyysit. Niiden perusteella henkilöitä ohjattiin erilaisille hoitopoluille. Yhteistyötä työterveyden kanssa kehitettiin Aleksian ja työterveyden yhteisissä työpajoissa. Näissä mm. käsiteltiin aiemmin epäselviksi koettuja prosesseja ja sovittiin yhteydenpidosta. Terveysjohtamisen järjestelmä Health Manager otettiin käyttöön. Järjestelmä ohjaa esimiehiä toimimaan työkyvyn johtamisen prosessissa. Se mm. velvoittaa esimiestä kirjaamaan tehdyt toimenpiteet ns. hälytysrajojen ylittyessä. Sitä kautta myös lähetetään työntekijöille hälytysrajojen ylittymisestä kertovat kirjeet. Terveyspuhelin Health Desk otettiin käyttöön. Henkilöstö ottaa sairaustapauksissa yhteyttä Health Deskiin, jossa arvioidaan hoidontarve. Health Desk informoi esimiehiä poissaoloista, jolloin esimies voi tehdä tarvittavia työjärjestelyjä. Henkilöstö voi olla yhteydessä Health Deskiin myös niissä tilanteissa, joissa tarvitsee terveysneuvontaa. Health Deskissä puheluihin vastaa sairaanhoitaja/terveydenhoitaja.
4 Lisäksi henkilöstölle oli käytössä verkkopalvelu Headsted, joka on henkisen hyvinvoinnin tuki yksilöille. Hankkeen ohjausryhmä kokoontui viisi kertaa. Hankkeen työrukkanen (palvelujohtaja ja työhyvinvointisuunnittelija) kokoontui säännöllisesti. Alla olevaan taulukkoon on koottu vuoden 2016 toimenpiteet ja vastuutahot. VUOSI 2016 Aino Health Management Trainer s house TietoTaitoGroup Aleksia Head Stedt nykytilaselvitys johtoryhmän haastattelut henkilöstöinfot johtoryhmän valmennus esimiesten valmennuspäivät Pulssi-johtamisjärjestelmä terveys- ja työkykykysely koko henkilöstölle terveysanalyysit kuntotestaukset työpaja työterveyden, työsuojelun kanssa hoitopolut Health Manager- järjestelmä (terveysjohtamisen) esimiehille käyttöön terveyspuhelin HeathDesk henkisen hyvinvoinnin tuki hankkeen ohjausryhmän kokoontumiset Vuosi 2017 Vuonna 2017 terveysjohtamisen järjestelmä Health Manager on käytössä, samoin terveyspuhelin Health Desk. Aino Health Management toimittaa sairauspoissaoloraportit kuukausittain. Yhteistyötapaamiset työterveyden kanssa jatkuvat. Aino Health Management on järjestänyt henkilöstölle syksyn aikana yhden hyvinvointiluennon. Esimiesklinikka on kokoontunut kolme kertaa, lisäksi esimiehillä on ollut mahdollisuus saada puhelimitse tukea vaikeisiin esimiestyön tilanteisiin. Henkilöstölle ja esimiehille tehtiin loppusyksystä sähköinen kysely varhaisen tuen keskustelujen kokemuksista. Palautetta pyydettiin keskusteluihin osallistuneilta.
5 Ohjausryhmä on kokoontunut neljä kertaa vuoden aikana. Työrukkasen tapaamisissa on käyty läpi terveysjohtamisen raportteja sekä tarkistettu prosessien eteneminen sovitusti. Alla olevaan taulukkoon on koottu vuoden 2017 toimenpiteet ja vastuutahot. VUOSI 2017 Trainer s house Aino Health Management TietoTaito- Group Aleksia Head Stedt Health Manager käytössä Health Desk käytössä sairauspoissaoloraportit kuukausittain ohjausryhmä kokoontuu yhteistyöpalaverit työterveyden kanssa hyvinvointiluentoja henkilöstölle esimiesklinikka esimiestyön tuki vaikeisiin esimiestyön tilanteisiin sähköinen kysely varhaisen tuen keskustelujen hyödystä esimiehille ja henkilöstölle henkisen hyvinvoinnin tuki 4.2 Hoitopolkujen tuloksia Valmennukseen osallistui 38 henkilöä Nurmijärvellä (sis. rajamäkeläiset) ja 21 henkilöä Klaukkalassa. Lopullinen valmennuksiin osallistuneiden määrä oli 45 henkilöä. Valmennusryhmiä oli kolme: painonhallinta, liikunta ja tehostetun valmennuksen ryhmä. Valmennus kesti kuusi kuukautta. Valmennuksen puolivälissä tehtiin väli-/lopputestit, jossa ollut haastatteluosio ja kehonkoostumusmittaus. Tulokset ovat parantuneet hieman (hapenottokyky, sydämen ikä, verenpaine, painoindeksi, vyötärön ympärys ja rasvaprosentti). Suurin yksittäinen painonpudotus on ollut 15,6 kg. Fyysinen kunto on parantunut jonkin verran. Valmennukseen osallistuneet arvioineet myös itse, että liikkuvat monipuolisemmin, syövät terveellisemmin, painonhallinta parantunut ja vireystila parantanut (osalla henkilöistä). Uudet valmennusryhmät aloittaneet maaliskuun puolivälin jälkeen (2017), mukana on noin 30 henkilöä. Tällöin järjestettiin lajiutumista, ravitsemusvalmennusta, lihaskuntotestejä, TULEvalmennusta ennaltaehkäisten ja hoitaen tuki- ja liikuntaelinvaivoja.
6 4.3 Tulospalkkion maksaminen ja sairauspoissaolojen kehittyminen Tulospalkkion maksamista on tarkasteltu sopimuksen mukaisesti ensimmäisen vuoden jälkeen vuonna 2017 tammikuussa. Sairauspoissaolojen kehittymistä verrataan lähtövuoden 2015 poissaolomäärään. Vuonna 2015 poissaolopäiviä/ henkilö oli 18. Vuoden 2016 lopussa poissaolopäiviä oli 15/henkilö. Vähennystä kertyi 3 päivää/henkilö. Ensimmäisen vuoden jälkeen tulospalkkiota on maksettu 105 456. Toisesta vuodesta alkaen sairauspoissaoloja tarkastellaan puolivuosittain: vuonna 2017 kesäkuun lopussa ja joulukuun lopussa. Vuonna 2017 ensimmäisellä tarkastelujaksolla 1.1. 30.6. sairauspoissaolopäivien lukumäärä ei ole pienentynyt, jolloin tulospalkkauksen maksun perustetta ei ole syntynyt. Toteuma oli yli 10 työpäivää/henkilö. Sairauspoissaolojen kehittyminen Alkuvuoden 2017 sairauspoissaoloissa oli suuri osa pitkiä poissaoloja, joiden syntymistä ei voi esimietoimin poistaa. Esimiestyön toimenpiteet kohdistuvat niissä työhön paluun mahdollistamiseen ja tukemiseen. Lyhyissä sairauspoissaoloissa (1-3 kalenteripäivää) näkyi laskua edellisen vuoden samaan ajankohtaan verrattuna. Eniten poissaoloja oli ikäryhmässä 30 39 vuotta, jossa henkilöitä oli 24. Poissaolopäiviä oli 32,49/ henkilö. Ajanjaksolla 1.7.2016-30.6.2017 90 henkilöllä ei yhtään alkanutta poissaolojaksoa. 34 henkilöllä oli 5-8 poissaolojaksoa. Työrukkanen selvitti pitkiä poissaoloja. Henkilöiden tilanne on selvillä ja osa heistä on vakavasti sairastuneita ja siitä syystä työkyvyttömiä, osa on työterveyden prosessissa. Kaikkien tilanne on selvillä. Esimiehet käyvät aktiivisen tuen keskusteluja ja ohjaavat henkilöitä tarpeen mukaan työterveyshuollon piiriin.
7 Lokakuussa poissaoloissa on tapahtunut kasvua luokassa 15 89 päivää. Muutoin poissaoloja on vähemmän kuin lokakuussa 2016. Siivouspalveluissa poissaoloja on 2 päivää/henkilö ja ruokapalveluissa 1,6 päivää/ henkilö. Uusia sairauspoissaolojaksoja on alkanut vähemmän kuin vuonna 2016 samaan aikaan. Vuonna 2016 lokakuussa alkoi 40 sairauspoissaolojaksoa ja lokakuussa 2017 33 jaksoa. Kuva:Alkaneet uudet poissaolojaksot
8 Koko Aleksian henkilöstöstä 19 henkilöllä (n. 10 %) on noin 25 % kaikista poissaolopäivistä. Poissaoloja on 62,7 päivää/henkilö, kun koko Aleksiassa keskiarvo samaan aikaan on 19,7 päivää/henkilö. Aleksiassa on 97 henkilöä, joilla ei ole yhtään poissaolojaksoa. 4.4 Terveyspuhelin (Health Desk) 31.10. mennessä terveyspuhelimeen tullut 485 puhelua. Suurin osa puheluista (73 %) tulee aamulla klo 9.00 mennessä. Poissaoloja on hyväksytty 352 päivää ja se muodostuu 208 poissaolojaksosta. Poissaolon keskipituus oli 1,7 päivää. 4.5 Kysely varhaisen tuen keskusteluista Sähköinen kysely tehtiin loka-marraskuun vaihteessa 2017. Palautetta pyydettiin niiltä henkilöiltä, jotka ovat osallistuneet keskusteluihin vuoden 2017 aikana. Vastausosuus oli 42 44 %. Ruokapalveluissa vastausosuus oli selvästi suurempi kuin siivouspalveluissa. Tulokset laskettiin kaavalla hyvien arvosanojen osuus vähennettynä huonojen arvosanojen osuudella. Kyselyn huomioina kirjattiin: siivouspalvelujen vastausosuus oli alhainen, keskustelujen ilmapiiri oli työntekijöiden mielestä parempi kuin esimiesten mielestä, keskustelujen hyöty oli työntekijöiden mielestä pienempi kuin esimiesten. 4.6 Hankkeen näkyvyys Hankkeesta on tehty lehtiartikkeleja JHL:n jäsenlehti Motiiviin, Puhtaus ja Palvelu-lehteen sekä KTL:n jäsenlehti KTL tiedottaa. Lisäksi Työterveyslaitos tekee tutkimusta, Turun kauppakorkeakoulun opiskelija haastatellut palvelujohtajaa gradua varten. EU:n Joint Research Center, Human Capital and Employment Unit on pyytänyt haastattelua tutkimusta varten.
9 5. YHTEENVETO 5.1 Henkilöstö, esimiestyö Hoitopolkujen eri ryhmiin osallistuneet henkilöt ovat kokeneet saaneensa apua erilaisiin elämänmuutoksiin, esimerkiksi liikunta-aktiivisuuden lisäämiseen tai terveellisempään ruokavalioon, palautumiseen ja parempaan uneen. Hoitopolkujen tulokset ovat olleet hyvät. Osa henkilöistä on lähtenyt ryhmiin mukaan myöhemmin kuultuaan ryhmissä olevien kokemuksia. Hankkeen todelliset vaikutukset yksilöiden työkykyyn näkynevät vasta pidemmällä aikavälillä. Tyhy-SIB hanke kohdistuu niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat apua erilaisiin elämän tilanteisiin. Osa henkilöstöstä on toivonut kaikille suunnattuja tilaisuuksia. Syksyllä järjestettiin yksi kaikille suunnattu työhyvinvointiin liittyvä tilaisuus. Keväällä 2018 järjestetään toinen tilaisuus. Esimiehille on järjestetty kolme esimiestyöhön liittyvää koulutuspäivää. Lisäksi esimiestyön tukemiseen on järjestetty kolme esimiesklinikkaa, jotka on koettu hyväksi toimintamalliksi. Esimiehet ovat saaneet vertaistukea ja on voitu käsitellä asiantuntijan avulla erilaisia pulmatilanteita. Klinikat jatkuvat vuonna 2018. Varhaisen tuen keskustelujen palautteen perusteella yhtenä aiheena vuonna 2018 on varhaisen tuen keskustelujen laadullinen sisältö. Terveyspuhelin (Health Desk) on koettu toimivana ratkaisuna esimiestyön tukena. Esimiehet kokevat hyväksi sen, että puheluihin vastaa sairaanhoidon ammattilainen, jolloin henkilöstö saa asiantuntevaa apua ja ohjausta. Lähiesimiehen rooli on vahvistunut työkykyjohtamisessa. Esimiehet ovat saaneet vahvistusta varhaisen tuen keskustelujen toimintatapaan sekä työterveysyhteistyön käynnistymistä riittävän varhain. 5.2 Yhteistyö työterveyden kanssa Aleksia liikelaitoksen näkökulmasta yhteistyö työterveyden kanssa on selkeytynyt. Esimiehet kokevat, että työterveyshuolto toimii paremmin, yhteinen näkemys on löytynyt ja esimiehet kokevat, että yhteydenottokynnys on madaltunut. Työkykyarviointiprosessit ovat nykyisin selkeämmät ja neuvottelut pidetään nopeammin kuin aiemmin. Työterveysneuvottelujen määrä on noussut. Kuntaorganisaatiossa tehdään 4 kertaa vuodessa Työkykyjohtamisen raportti. Siinä käy ilmi, että kunnassa on käyty 67 kpl työterveysneuvottelua, joista Aleksiassa 10 kpl (15 %). Työterveysneuvottelujen yhtenä tavoitteena on edistää työntekijän työssä jatkamista tai työhön palaamista sairauspoissaolon jälkeen. 5.3 Tiedon hyödyntäminen Terveysjohtamisen järjestelmästä (Health Manager) saa monipuolisia ja ajantasaisia poissaoloraportteja. Tiedot päivittyvät päivittäin. Järjestelmän avulla voidaan seurata poissaoloja sekä työkyvyn hallinnan raportteja, esimerkiksi varhaisen tuen tapauksia, varhaisen tuen keskustelujen määriä ja tehtyjä toimenpiteitä. Lisäksi järjestelmästä saadaan erilaisia poissaoloraportteja henkilöittäin ja esimiehittäin. Esimiesten vastuulla olevat varhaisen tuen toimenpiteet pääosin tehty ja ovat ajan tasalla. Lisäksi varhaisen tuen keskustelut on käyty nopeammin. Poissaolojen systemaattinen seuranta sekä varhaisen tuen keskustelut ovat lisääntyneet. Marraskuussa 2017 201 keskustelua oli päätetty eli henkilöstön kanssa on käyty varhaisen tuen keskustelu ja sen toimenpide-esitys on
10 hyväksytty. Uusia vielä päättämättömiä keskusteluja on 3, ja yli 14 vuorokautta auki olleita tapauksia on 10 (20.11.2017). Joidenkin keskustelujen käynti on viivästynyt esimerkiksi esimiehen tai alaisen poissaolon vuoksi, mutta pitkään auki olleiden tapausten lukumäärä on tavanomainen. Aino Health Managementin kokoamien säännöllisten sairauspoissaoloraporttien avulla on saatu lisättyä tietoisuutta henkilöstön tilanteesta, tarkasteltu poissaoloja sekä tehty tarvittavia toimenpiteitä. Järjestelmistä saadut raportit tukevat työkykyjohtamista. Työkykyjohtaminen on parantunut tiedon saannin myötä. Järjestelmistä on saatu raportteja, joita aiemmin ei ole ollut mahdollista saada. Järjestelmät toimivat referenssinä kunnalle. 5.4 Hankkeen hyödynnettävyys kunnan toiminnassa Tällä hetkellä Tyhy-SIB:n hyviä käytänteitä, joita on jo hyödynnetty tai voitaisiin hyödyntää kuntatasolla ovat: web-tallennuksen seuranta ja muistutus sairauspoissaolojen kertymistä sekä esimiehen toimintavelvoitteista on toteutunut vahvistusta sairauspoissaolojen seurannan ja raportoinnin toimintatapoihin työterveysyhteistyön vahvistuminen/ roolien täsmentyminen lähiesimiehen roolin vahvistaminen työkykyjohtamisessa vahvistamalla varhaisen tuen keskustelujen toimintatapaa sekä työterveysyhteistyön käynnistymistä riittävän varhain