WINHIT ALOITUSOPAS 2013
2 / 43 SISÄLLYSLUETTELO WINHIT ALOITUSOPAS... 1 1. ALKUSANAT... 3 1.1. OHJELMISTON OMINAISUUKSISTA... 3 2. SANASTOA... 4 3. KATSAUS HOITOHUONE-OHJELMAN ETUSIVUUN... 5 4. OMAT TIEDOT... 6 4.1. HENKILÖKUNTATIEDOT... 6 4.2. PROFIILI... 6 4.2.1. Omat toimenpiteet... 7 5. FRAASIT... 8 5.1. FRAASIEN LUOMINEN... 8 5.2. MITEN FRAASEJA KÄYTETÄÄN?... 8 6. ASIAKKAAN HAKU JA UUDEN ASIAKKAAN LUONTI.. 10 6.1. ASIAKASHAKU-IKKUNA... 10 6.1.1. Asiakashaun pikaohje... 10 6.2. UUDEN ASIAKKAAN LISÄÄMINEN... 11 7. AJAN VARAUS... 12 7.1. VAIHE 1. ASIAKKAAN VALITSEMINEN... 12 7.2. VAIHE 2. VAPAAN AJAN ETSIMINEN... 13 7.3. VAIHE 3. AJAN VARAAMINEN... 14 8. HOIDON ALOITUS... 15 8.1. ANAMNEESITIETOJEN KIRJAUS... 16 8.1.1. Esitiedon lisäys ja poisto... 16 8.1.2. Anamneesin värikoodit... 16 8.2. HOITOJAKSON AVAAMINEN... 16 8.2.1. Uusi asiakas... 17 8.2.2. Vanha asiakas... 17 9. HOITOTIETOJEN KIRJAUS... 18 9.1. HOITOTIETOJEN KIRJAUS - STATUSMERKINNÄT... 18 9.1.1. Statusmerkinnän kirjaus hampaalle... 19 9.1.2. Proteettiset merkinnät... 20 9.2. HOITOTIETOJEN KIRJAUS - KIRJALLISEN HOITOKERTOMUKSEN LISÄÄMINEN... 21 9.3. HOITOKERTOMUKSEN TOIMINNOT... 21 9.4. LISÄTOIMINTOVALIKKO... 22 9.5. TEKSTIN HAKU... 22 10. HOITOJAKSO, KÄYNNIT JA TOIMENPITEET... 23 10.3. VAIHE 2. KÄYNNIN KUITTAUS... 25 11. KÄYNNIN LASKUTUS... 26 11.1. VAIHE 1. TOIMENPITEIDEN VALINTA LASKULLE... 26 11.1.1. Toimenpiteen siirto laskulta toiselle... 26 11.1.2. Toimenpiteen hinnan muuttaminen... 26 11.2. VAIHE 2. MAKSAJAN, ERÄPÄIVÄN JA MAKSUTAVAN VALINTA 27 11.2.1. Eräpäivän vaihtaminen... 27 11.2.2. Maksajan vaihtaminen... 27 11.3. LASKUN TULOSTUS... 28 12. LASKUJEN KÄSITTELY JA ARKISTOINTI... 29 12.1. LASKUN VALINTA ARKISTOITAVAKSI... 29 12.1.1. Laskun arkistointi... 30 13. KÄYNNIN, LASKUN JA HOITOTIETOJEN KORJAUS... 31 13.1. LASKUN MITÄTÖINTI... 31 13.2. KÄYNNIN KORJAUS... 32 13.3. STATUKSEN KORJAUS... 34 13.4. HOITOKERTOMUKSEN KORJAUS... 35 14. TYÖAJAN SUUNNITTELUN NÄKYMÄ... 36 14.1. TYÖAJAN SUUNNITTELUN TOIMINNOT... 36 14.1.1. Työajan suunnittelun ja seurannan toiminnot... 37 14.1.2. Resurssien seurannan toiminnot... 37 14.1.3. Viikkotyöajan määrityksen toiminnot... 37 15. TYÖAJAN TEKEMINEN... 38 15.1. AIKAPALAN TEKEMINEN... 38 15.1.1. Uusi aikapala... 38 15.1.2. Aikapalan muutos ja poisto... 39 15.1.3. Aikapalan tiedot... 39 15.2. TYÖAJAN LYHENNYKSEN MERKITSEMINEN... 40 15.2.1. Vuosiloma... 40 15.2.2. Sopimusvapaa (= lomarahavapaa)... 40 15.2.3. Virkavapaa... 40 15.2.4. Hyväksytty syy... 40 16. MALLIVIIKOT... 41 16.1. MALLIVIIKON TEKEMINEN... 41 16.1.1. Aikapalojen käsittely malliviikot-näkymässä... 41 16.1.2. Oikean hiirennapin valikon toiminnot... 42 16.2. MALLIVIIKON KOPIOINTI... 42 17. TYÖAJAN TEKEMINEN MALLIVIIKOSTA... 43 17.1. VANHAN TYÖJÄRJESTYKSEN KORVAAMINEN... 43 10.1. DIAGNOOSIN LISÄÄMINEN HOITOJAKSOLLE... 23 10.2. VAIHE 1. TOIMENPITEEN LISÄYS KÄYNNILLE... 24 Puh: (08) 2104 266
1. ALKUSANAT 3 / 43 Tervetuloa WinHIT-ohjelman käyttäjäksi! Tämä tutustumisopas neuvoo ohjelman peruskäytön hoitohuonetyöskentelyssä, hoitomerkintöjen teon, laskutuksen sekä lopuksi työjärjestyksen suunnittelun. Opas on tarkoitettu uusien työntekijöiden koulutuksen aloittamiseen sekä esittelykäyttöön. Toivotamme Sinulle miellyttäviä hetkiä ohjelmistomme parissa, 1.1. Ohjelmiston ominaisuuksista WinHIT-ohjelmisto sisältää kaikki hammashuollon tietojärjestelmän tarvitsemat osat: ajanvarauksen, asiakaskortin hoitomerkintöineen, recall-toiminnon asiakkaiden uudelleen kutsumiseksi, laskutuksen käsittelyn sekä monipuolisen raportoinnin. Ohjelma sisältää paljon muitakin toimintoja, joista osa on tarkoitettu peruskäyttäjille ja osa suurempien organisaatioiden pääkäyttäjille. Ohjelma soveltuu kuitenkin erittäin hyvin myös yhden suorittajan vastaanotoille. Ohjelmiston keskitettyyn ajanvaraukseen tarkoitettu puoli, Ajanvaraus, sisältää muutamia hoitohenkilökunnan tarvitsemia ominaisuuksia, pääasiassa työjärjestyksen suunnittelun. Työjärjestyksen suunnittelun kautta luodaan henkilökunnan viikkotyöaika ja muokataan työajan ominaisuuksia. Ohjelma sisältää myös toimintoja, joilla voidaan muokata ohjelman sisältöä, ulkomuotoa ja käyttäytymistä suorittajakohtaisesti. Käymme läpi näitä toimintoja (oma profiili) oppaan alussa, sillä ne voivat nopeuttaa työskentelyä huomattavasti. Ohjelmistoa myös kehitetään jatkuvasti, joten kehotamme käyttäjiämme seuraamaan ohjelmiston tiedotteita ajan tasalla pysymiseksi.
2. SANASTOA 4 / 43 Klikkaus Tuplaklikkaus Valikko Hoitohuone Ajanvaraus Kalenteripäivä Systeemipäivä CTRL ja SHIFT F1 - F12 Hiiren ykkösnapin painallus. Nopea kaksoisklikkaus hiiren ykkösnapilla. Lista toiminnoista, jotka ovat esim. hiiren kakkosnapin klikkauksen takana. WinHIT-ohjelmiston hoitotyöhön tarkoitettu ohjelma. WinHIT-ohjelmiston keskitettyyn ajanvaraukseen tarkoitettu ohjelma. Ohjelmistossa valittu päivä Systeemipäivä on tietokoneen sisäisen kellon päivä, ei päiväkirjassa valittu päivä Tietokoneen näppäimistössä olevat painikkeet, jota Windowskäyttöjärjestelmän ohjelmistot usein käyttävät esimerkiksi listoja käsiteltäessä. WinHIT tukee näitä painikkeita esimerkiksi laskulistojen ja vapaiden aikojen listojen käsittelyssä. Näppäimistön ylälaidassa olevat toimintopainikkeet, joita käytetään pikanäppäiminä ohjelmiston toimintaan sekä fraasien valintaan.
5 / 43 3. KATSAUS HOITOHUONE-OHJELMAN ETUSIVUUN Hoitohuone on WinHIT-ohjelmiston kliinisen työn apuväline. Sen kautta hoidetaan potilastietojen kirjaus ja laskutus, mutta myös aikojen varaaminen, hoitolan sisäinen viestitys, asiakasjonojen käsittely, ennakkovarausten käsittely sekä muita toimintoja. 5 3 2 1 4 1. Kalenteri on monipuolinen työkalu vapaan työajan seuraamiseen. Hiiren kakkosnapilla kalenteria klikkaamalla löytyy useita toimintoja, joilla voidaan siirtyä kalenterissa ja muokata kalenterin näkymää. Kalenteripäivillä näkyy vapaa aika aamu- ja iltapäivällä. 2. Päiväkirja on lista päivän tapahtumista ja asiakkaista. Päiväkirjalla varataan ja perutaan aikoja sekä valitaan asiakas aktiiviseksi hoitopuuhun. Klikkaamalla hiiren kakkosnapilla päiväkirjan tai aikapalan päällä pääset käsiksi useisiin toimintoihin, esimerkiksi päivän kuittaukseen (terveyskeskukset), vapaan ajan etsimiseen ja ajan perumiseen. 3. Asiakkaan hoitopuu näyttää valittuna olevan asiakkaan oleellisimmat tiedot. Puun alimmainen Lisää -oksa antaa mahdollisuuden lisätä uusia asiakastietoja. 4. Ilmoitustaulu ja omat viestit Ilmoitustaululla päivän viestit välittyvät helposti muille suorittajille/työntekijöille ja henkilökohtaisten viestien lähettäminen on helppoa yksittäiselle suorittajalle tai ryhmille. 5. Ylävalikko sisältää ohjelman muita toimintoja, esimerkiksi suorittajan profiilin ja laskutuksen.
4. OMAT TIEDOT 6 / 43 Henkilökunta-ylävalikon kautta voidaan käsitellä henkilökunnan tietoja sekä omaa profiilia. 4.1. Henkilökuntatiedot Henkilökuntatiedot sisältävät suorittajan tärkeät tiedot. Muun muassa vastaanottoväli ja Recall-aika voidaan muuttaa suorittajakohtaisesti. Yleensä pääkäyttäjä on vastuussa näistä tiedoista. Peruskäyttäjät eivät pysty itse muuttamaan henkilökuntatietojaan, mutta pystyvät vaihtamaan salasanansa. 4.2. Profiili Suorittajan profiilin kautta voidaan tehdä suorittajakohtaisia fraaseja sekä lisätä toimenpiteitä ns. haluttujen toimenpiteiden listaan.
4.2.1. Omat toimenpiteet 7 / 43 Toimenpiteet (Pikavalinta)-sivulla voidaan luoda oma toimenpidelista. Esimerkiksi suuhygienisti voi laittaa listaan ne toimenpidekoodit joita useimmiten käyttää, jolloin työskentely nopeutuu huomattavasti käyntiä kuitatessa. Koodien lisäys aloitetaan painamalla Lisää-nappia. Ruudulle avautuu Toimenpideluokitus-ikkuna. Valitse-nappi tarkoittaa halutun luokan/toimenpiteen lisäystä pikavalinta-listalle. Jos painat Valitse Paikkaushoidot-luokan vieressä, kaikki Paikkaushoitojen koodit siirtyvät pikavalintoihin. 1. Valitse yläluokka, esim. Suun ja hampaiston tutkimukset. 2. Valitse toimenpide. 3. Valitse toimenpiteen tarkenne. Paina Valitse. 1 2 3
5. FRAASIT 8 / 43 5.1. Fraasien luominen Fraasi-termillä tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaisia sanoja ja lauseita, joita käyttäjä kirjoittaa toistuvasti. Fraasit ovat myös henkilökohtaisia kuten toimenpiteiden pikavalinnat. Pääkäyttäjällä on kuitenkin mahdollisuus kopioida fraaseja käyttäjältä toisille käyttäjille. Fraasikirjastoon on mielekästä kerätä sellaisia termejä ja lauseita, joita tai joiden muunnelmia joutuu käyttämään usein (esim. paikkamateriaalit, juurihoidon työvaiheet ja lääkeaineet jne.). Fraasit nopeuttavat kirjoittamista, kirjoitusvirheet vähenevät ja hoitotyössä tärkeä hoitotoimenpiteiden dokumentointi tulee helpommaksi. Seuraavassa Fx tarkoittaa näppäimistön ylälaidassa olevia toiminto- eli funktionäppäimiä. 5.2. Miten fraaseja käytetään? Kirjoitettaessa tekstiä (hoitokertomuksessa, koodin selitteessä jne.) mieleen muistuu, että tämä tekstihän toistuu usein. Painamalla toimintonäppäintä Fx aukeaa ikkuna, josta voi valita tilanteeseen sopivan tekstin. Käytettävissä on tällä hetkellä seuraavat fraasikirjastot: Funktionäppäin F2 F3 F4 F5 F6 F12 Fraasikirjasto Paikkaukset Oikomishoito Kirurgia Muut (esim. ehkäisevä ja kiinnityskudosten hoito) Tekstiviestit Kaikki yhdessä Fraasien teko aloitetaan klikkaamalla Fraasi-symbolin vieressä olevaa + -merkkiä. Aktivoidaan jokin fraasikirjasto, jolloin Lisää painike aktivoituu.
9 / 43 Lisää-painikkeella avautuu fraasien kirjoitusikkuna: Alhaalla olevaan tekstikenttään kirjoitetaan tallennettava teksti (kuvassa etsaus jne.). Kirjoitettujen merkkien lukumäärä näkyy kaiken aikaa (esimerkkikuvassa luku 21 kertoo käytettyjen merkkien määrän). WinHIT ohjelmassa toimenpiteiden selite voi olla enintään 80 merkkiä. Paikkauksen lisätieto on paikkauskoodin selitekenttään tuleva teksti, joten sen enimmäispituus on rajoitettu 80 merkkiin (/80). Muiden fraasien käyttökohteeksi on ajateltu ensisijaisesti hoitokertomussivuja, joten toimintonäppäimille F3-F5 on varattu tilaa 300 merkkiä ( /300). Lyhyemmätkin tekstit ovat luonnollisesti mahdollisia, joten näiden fraasien käyttö on mahdollista myös toimenpiteiden selitteissä. F6-kentän pituutta rajoittaa tekstiviestin enimmäispituus ( /100). Kun fraasiteksti on valmis, valitaan Lauseen käyttö-rivistöstä fraasikirjasto (kuvassa F2), johon teksti lisätään ja klikataan Tallenna-painiketta. Tekstikenttään voidaan myös kopioida tekstiä muista lähteistä Kopioi-Liitä (Copy-Paste)- periaatteella. Lähteenä voidaan käyttää mitä tahansa tekstidokumenttia, netistä haettua asiaa, vanhoja hoitokertomussivuille kirjoitettuja tekstejä tai jo kuitattujen käyntien toimenpiteiden selitetekstejä
10 / 43 6. ASIAKKAAN HAKU JA UUDEN ASIAKKAAN LUONTI 6.1. Asiakashaku-ikkuna Asiakashaku pystyy etsimään asiakkaita seuraavilla hakuehdoilla: Sukunimi tai henkilötunnus, osoite ja syntymäaika (vvvvkkpp) sekä puhelinnumero (vuodesta 2013) Asiakkaita voidaan hakea: Asiakasrekisteristä (F5), väestörekisteristä (F6) ja valituista asiakkaista (F7) 6.1.1. Asiakashaun pikaohje 1. Valitse ensin hakutapa. Yleensä oletushaku on riittävä. 2. Asiakashaku aloittaa haun kun vähintään 2 merkkiä on kirjoitettu hakukenttään ja painat välilyönti, esim. "kas" hakee kaikki henkilöt, joiden sukunimi alkaa k-a-s kirjaimilla. 3. Hakusanaa vastaavat tulokset tulevat hakukentän alapuolelle listaan. 4. Näytä tiedot-painike (F2) näyttää valitun asiakkaan oleelliset tiedot heti ikkunan alaosassa. 5. Ikkuna näyttää mm. oman lääkärin, kohderyhmät, tiedon laskun erääntymisestä, puhelinnumeron sekä seuraavan käyntiajan. 6. Asiakaskorttitiedoissa korostetaan rekisterimerkinnät exitus, väestörekisterin tietojen muuttuminen ja lasku erääntynyt, kohderyhmä infektioriskitapauksessa (yleensä kohderyhmä 3) sekä väliaikainen henkilötunnus. 6. Rekisteriin merkitty exitus näkyy asiakasrivillä # -merkkinä ja asiakasrivin tekstit on yliviivattu. Näytä tiedot-painike tekee potilastietosuojalain mukaisen sormenjälkimerkinnän potilastietojen tarkastelusta.
11 / 43 6.2. Uuden asiakkaan lisääminen Mikäli asiakasta ei löydy nimen tai henkilötunnuksen perusteella tietokannasta, paina Uusi asiakas-painiketta hakuikkunassa. Ruudulle aukeaa asiakaskortti, johon tulee täyttää vähintään(!) henkilötunnus, sukunimi ja etunimi. Kannattaa heti kysyä asiakkaalta osoitetiedot ja matkapuhelinnumero. Mikäli tekstiviestisopimukset ovat käytössä, kannattaa suostumus niihin kysyä asiakkaalta heti. Paina lopuksi Tallenna.
7. AJAN VARAUS 12 / 43 WinHIT-ohjelmistossa pyritään mallintamaan hoitolatyöskentelyä. Niinpä ensimmäinen vaihe potilaan hoitamisessa onkin potilaskortin luominen asiakkaalle. Tässä oppaassa käytämme testiasiakasta. Jokaisessa tietokannassamme on yksi keinotekoinen asiakas, jolla voidaan harjoitella ohjelman käyttöä. Käyttämällä valmiiksi luotua asiakasta voimme ohittaa asiakaskortin luomisen. Ajan varaaminen on helppoa. Se voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen: Vaihe 1. Asiakkaan valitseminen Vaihe 2. Vapaan ajan etsiminen Vaihe 3. Ajan varaaminen 7.1. Vaihe 1. Asiakkaan valitseminen Asiakas voidaan valita useasta paikasta: klikkaa päiväkirjalla oikeaa hiirennappia ja valitse Hae asiakas. Voit myös painaa pikanäppäintä F3, joka avaa asiakashakuikkunan. Asiakas voidaan myös valita ylävalikosta: Kun valitset asiakkaan, asiakkaan tiedot tulevat näkyviin asiakaspuuhun vasemmalle. Tärkeät asiat on varustettu punaisella pallolla. Jos asiakaskortin Info-kentässä on merkintöjä, ne tulevat nyt ruudulle hetkeksi.
13 / 43 7.2. Vaihe 2. Vapaan ajan etsiminen Koska kyseessä on harjoittelu, meillä on todennäköisesti runsaasti vapaata aikaa päiväkirjalla. Joskus voi kuitenkin olla tilanne, missä vapaata aikaa ei ole tarjolla kuin vähän. Vapaita aikoja voidaan etsiä monella tapaa: Selataan päiväkirjaa eteenpäin kalenterista. Katsotaan kalenteri-näkymästä, onko millään päivällä vapaata aikaa. Etsitään aikaa Vapaat ajat -toiminnolla. Kalenteria selataan klikkaamalla kalenterin päivämääriä (päivät), kalenterin yläpuolella olevista nuoli-nappuloista (vasen puoli on kuukausi, oikea puoli on vuosi). Oikean hiirennäppäimen takaa voidaan siirtyä tähän päivään (sinisellä kalenterissa). Kalenterinäkymässä on myös näkyvissä kulloisenkin päivän vapaat ajat. Vaaleankeltaisella väritetty 6. päivä näyttää 210/240. Tämä tarkoittaa pisin yhtenäinen vapaa aika, aamupäivä/iltapäivä. Eli jo kalenterista näemme, milloin suorittajalla on vapaata aikaa. Ylläolevassa kuvassa valikosta valittu Ensimmäinen vapaa aika hakee ensimmäisen vapaan ajan kalenterista, tästä päivästä lähtien. Se on. ns. tyhmä haku, eli hakee vain ensimmäistä vapaata kliinistä työaikaa. Vapaa aika -toiminto löytyy myös oikean hiirennapin takaa, sen käyttöön voi tutustua ohjelmiston ohjekirjassa.
7.3. Vaihe 3. Ajan varaaminen 14 / 43 Kun asiakas on valittu ja sopiva aika on löydetty, voidaan varata aika. Aika varataan joko tuplaklikkaamalla haluttua aikaa päiväkirjalla tai klikkaamalla oikeaa hiirennappulaa halutun ajan päällä ja valitsemalla Varaa aika. Neljä tärkeintä seikkaa ajan varaamisessa ovat Syy, Kesto, Muistilappu ja Merkinnät. Käynnin syy kirjoitetaan oikeassa yläkulmassa olevaan kenttään. Nuolta klikkaamalla saa esiin listan valmiita syitä. Kesto määrittää käynnin pituuden. Kenttään voi kirjoittaa ajan, tai asettaa sen apunäppäimillä. Muistilappu antaa mahdollisuuden liittää käynnille lisätietoja. Merkinnät ovat erikoiskäyntejä varten, kuten oikomishoitoa tai ostopalvelupotilaita varten. Kun Syy ja Kesto on merkattu, painetaan Tallenna. Varattu aika tulee päiväkirjalle:
8. HOIDON ALOITUS 15 / 43 WinHIT ohjelmistossa hoito koostuu hoitojaksoista. Hoitojaksoon voi kuulua yksi tai useampi käynti. Käynti taas voi pitää sisällään yhden tai useamman toimenpiteen. Hoitotietojen kirjaukseen voi sisältyä status-merkintöjen ja hoitokertomuksen teko. Asiakkaan valinta on käyty jo läpi: asiakas voidaan poimia joko päiväkirjalta tai hakemalla asiakasrekisteristä (tai luomalla uusi asiakas). Kun asiakas on valittu, nähdään asiakaspuussa, mikä hänen hoitotilanteensa on. Alla on kaksi erilaista hoitopuuta: Uusi asiakas: hoitoa ei ole aloitettu Asiakasta on jo hoidettu: valmis hoitojakso Oikean puolen kuvassa asiakkaalle on jo tehty hoito ja hänen edellinen hoitojaksonsa on valmis. Vasemman puolen kuvassa asiakas on uusi: hänellä ei ole mitään hoitotietoja. Mikäli harjoitusasiakkaasi on uusi, <aloita hoito>-nappulan klikkaaminen pyytää sinua ensin laittamaan anamneesi-tiedot. Mikäli harjoitusasiakkaallasi on jo anamneesimerkintöjä kuten oikeanpuoleisessa kuvassa, voit harjoitella anamneesimerkintöjä klikkaamalla asiakaspuusta <uusi anamneesitieto>.
8.1. Anamneesitietojen kirjaus 16 / 43 Anamneesitiedot kirjataan sitä varten tarkoitetussa ikkunassa. Päivämäärä on aina kirjauspäivämäärä, ellei haluta viedä tietoa taannehtivasti. Selite- ja lisätietokenttiin voi kirjata anamneesin lisätietoja, kuten lääkkeet ja allergiat. 8.1.1. Esitiedon lisäys ja poisto Esitieto-listasta voidaan hakea asiakkaalle anamneesitieto Lisää -nappulaa klikkaamalla. Rivin voi poistaa valitsemalla se ja klikkaamalla Poista. Hoitokertomus -nappulalla päästää kirjaamaan ja tarkastelemaan hoitokertomus-tietoja anamneesin teon aikana. 8.1.2. Anamneesin värikoodit Informaatio-pallot kertovat asiakaspuussa, mitä tietoja asiakkaan anamneesissa on. Kun pallo on punainen, anamneesitiedot tulee tarkastaa aina potilasta hoidettaessa. Tallenna lopuksi anamneesitiedot klikkaamalla Tallenna. Kun anamneesitiedot on merkitty, voidaan aloittaa uusi hoitojakso. 8.2. Hoitojakson avaaminen WinHIT-ohjelmistossa hoitojakson avaamisella tarkoitetaan tutkimukseen perustuvan uuden hoitojakson luomista. Yksittäiset käynnit liitetään aina viimeisimpään hoitojaksoon, vaikka se olisi jo kuitattu valmiiksi. Ohjelma tekee hoitojakson automaattisesti, riippuen käyttäjän valinnasta.
Hoitokäynnin tyyppi Tutkimus Muu hoitokäynti Ensiapuhoito Selite 17 / 43 Tämä valinta aloittaa uuden hoitojakson Hoitokäynti liittyy viimeisimpään valmiiseen hoitojaksoon. Jos asiakkaalla ei ole ennestään hoitojaksoa, hänelle tulee yhden käynnin valmis hoitojakso. käynti liittyy viimeisimpään valmiiseen hoitojaksoon. Jos asiakkaalla ei ole ennestään hoitojaksoa, hänelle tulee yhden käynnin valmis hoitojakso. 8.2.1. Uusi asiakas Mikäli harjoitusasiakkaasi on uusi, antaa ohjelma anamneesitietojen kirjauksen jälkeen ikkunan, jossa kysytään, minkälaista hoitoa haluat antaa potilaalle: Vain tutkimus-käynnillä voi aloittaa uuden hoitojakson: muut käyntityypit antavat valmiin, yhden käynnin hoitojakson, tai liittävät käynnin edelliseen hoitojaksoon. 8.2.2. Vanha asiakas Kun asiakkaalle on jo tehty hoitoa, ei hoitojakson avaaminen-ikkunaa tule. Uusi hoitojakso aloitetaan asiakaspuun <tutkimus>-nappulasta klikkaamalla. Kun olet valinnut tutkimuskäynnin, ja klikannut OK, avaa ohjelma status-näytön ruudulle.
9. HOITOTIETOJEN KIRJAUS 18 / 43 Kun olet aloittanut uuden hoitojakson tutkimuksella, ohjelma avaa automaattisesti statusikkunan. Statukseen pääset käsiksi myös asiakaspuun status-riviä klikkaamalla. 9.1. Hoitotietojen kirjaus - statusmerkinnät WinHIT-ohjelmistossa status voi olla kolmessa tilassa: ALKU-tila tarkoittaa uuden hoitojakson alkamishetken tilaa KESKEN-tila tarkoittaa hoidon aikaista tilaa LOPPU-tila tarkoittaa hoitojakson päättymishetken tilaa. Loppustatus toimii alkustatuksena tulevalle hoitojaksolle. 6 2 1 5 3 4 Status-ikkuna on jaettu kahteen osaan: vaurioihin ja täytteisiin. Tarkemmin status-ikkunan toiminnot selitetään WinHIT-ohjelmiston manuaalissa. Jotta voit kirjata tietoja, tee seuraavasti: Klikkaa ensin Pehmytosat tutkituksi. Tällä kontrolloidaan tutkimus-tilannetta. Kuittaa avautuva hoitokertomus Sulje-nappulalla oikealta alhaalta. (Käsittelemme hoitokertomukset kappaleessa Hoitotietojen kirjaus-hoitokertomus) Klikkaa sitten Kirjaus (2)-nappulaa. Tämä avaa Kirjaus-ikkunan (3-5). Kirjaus-ikkunassa voit kirjata hampaiston kunnon. Ikkuna näyttää aina valitun hampaan. Hampaan voit valita hammaskartasta hammasta klikkaamalla.
19 / 43 9.1.1. Statusmerkinnän kirjaus hampaalle Tämä ohje jatkaa kappaleesta (Vaihe 1. Statusmerkinnät). Statusmerkintöjen kirjaus-ikkuna Merkintä hammaskartalla (oikealla kuvassa) Ylempään hampaaseen kirjataan viat. Klikkaa CII (1.) ja sitten pintaa (2.) Alempaan hampaaseen kirjataan täytteet. Valitse täyte listasta ja klikkaa pintaa, kuten kohdassa 3. Osa vioista ja täytteistä on tekstiselitteitä (valkoiset), ne tulevat hampaan lisätietoon. Voit myös itse kirjata lisätietoja kirjoittamalla kenttään. Paina lopuksi Tallenna(6). Tämä tallentaa statukseen tehdyt muutokset ja tallentaa statuksen asiakastietoihin.
9.1.2. Proteettiset merkinnät 20 / 43 Proteettiset merkinnät saadaan statukselle hiiren oikean näppäimen kautta. Painetaan kirjausikkunan (kuva 21) harmaalla alueella hiiren oikeaa näppäintä, jolloin saadaan esiin lisätoimintojen valikko. Kuva 1 Proteettiset merkinnät Poistot-valikon kautta voidaan poistaa yläleuan sekä alaleuan hampaisto kokonaan ja lisätä kokoproteesi leukapuoliskolle (ohjelma kysyy proteesien lisäystä). Sillan tukihammas Silta oikealle: Silta vasemmalle: Sillan välihammas Z: Implantti IM: Proteesit merkitään paksulla punaisella viivalle sekä tekstimerkinnällä: Kokoproteesi KP: Osaproteesi OP: Rankaproteesi RP:
21 / 43 9.2. Hoitotietojen kirjaus - kirjallisen hoitokertomuksen lisääminen Hoitokertomus sisältää tekstimuotoisen tiedon asiakkaan hoidosta. Tietyissä tilanteissa ohjelma avaa hoitokertomuksen auki automaattisesti potilastietojen kirjausta varten, muissa tapauksissa hoitokertomusten kirjaukseen pitää mennä itse. Jos asiakkaalle ei ole vielä tekstimuotoisia hoitokertomustietoja, voit lisätä hänelle hoitokertomuksen <lisää>-nappulan kautta asiakaspuun lopussa. Hoitokertomus avautuu oletuksena Koko hoitokertomus-sivulle. Sivulla nähdään kaikki potilaan hoitotekstit aikajärjestyksessä, tehosteväreillä väritettynä. Hoitokertomuksesta voidaan myös valita yksittäinen kategoria tarkasteltavaksi. 9.3. Hoitokertomuksen toiminnot Toiminto Uusi Muuta Poista Tulosta Selite Tämä painike aloittaa uuden hoitokertomustekstin kirjoittamisen. Mikäli Uusi-painiketta painetaan olemassa olevan hoitotekstin kohdalla, uuden tekstin kategoria on sama kuin vanhan hoitotekstin. Avaa kyseisen hoitotekstin muutos-ikkunan. Samalle vuorokaudelle päivättyä hoitotekstiä voi muuttaa vapaasti. Eri vuorokaudelle päivätty hoitoteksti tarvitsee muutosperustelun. Avaa kyseisen hoitotekstin poisto-ikkunan. Tulostaa koko hoitokertomuksen tai aktiivisen hoitokertomus-kategorian.
9.4. Lisätoimintovalikko 22 / 43 Oikean hiirennapin takaa avautuu lisätoimintovalikko, jossa on hoitokertomuksen ulkoasuun ja käyttöön vaikuttavia toimintoja. Toimintojen selitykset Toiminto Näytä napit Näytä tehosteet Näytä mitätöidyt tekstit Selite Näyttää (oletuksena päällä) tai poistaa näkyvistä hoitokertomuksen toimintonapit. Napit voi ottaa pois päältä, jos haluaa lukea pitkää hoitokertomusta kirjamaisesti. Näyttää (oletuksena päällä) tai poistaa näkyvistä hoitokertomuksen tehostevärit. Värit voi halutessaan ottaa pois päältä, mutta asetus ei ole pysyvä. Näyttää asiakkaan hoitokertomuksesta mitätöidyt tekstit aikajärjestyksessä. (syksy 2013) Näytä toimenpiteet Näyttää asiakkaan toimenpiteet aikajärjestyksessä. (syksy 2013) Näytä diagnoosit Näyttää asiakkaan diagnoosit aikajärjestyksessä. (syksy 2013) Tulosta Esikatselu 9.5. Tekstin haku Tulostaa koko hoitokertomuksen tai aktiivisen hoitokertomus-kategorian. Avaa tulostettavan näkymän esikatseluun. Kätevä mikäli haluaa tarkistaa, miltä tulostettava teksti näyttäisi. Hoitokertomus-ikkunan alalaidassa on tekstin haku. Kirjoita haluamasi sana tai teksti (esimerkiksi D24, tutkimus, parodontologinen hoito tai muu vastaava hakusana) ja paina Etsi. Ohjelma korostaa tekstin punaisella, mikäli se löytyy hoitokertomuksesta. Hakusana yleistietoja: Löydetyt tulokset on korostettu punaisella.
23 / 43 10. HOITOJAKSO, KÄYNNIT JA TOIMENPITEET Kun asiakkaalle on varattu aika, muodostuu hänelle käynti hoitojaksolle. Käyntejä voidaan luoda myös ilman aikaa, esimerkiksi pitkä hoito voidaan suunnitella useammalle käynnille etukäteen. Toimenpide voidaan lisätä käynnille joko pikavalinnoista tai luokituksen kautta. Pikavalinnoissa on toimenpiteitä vain jos olet lisännyt niitä suorittajaprofiiliisi. Hoitojaksot-ikkunassa oikean hiirennapin klikkaaminen avaa valikon, jossa on muita toimintoja. Nämä toiminnot esitellään tarkemmin WinHIT-ohjelmiston ohjekirjassa. 10.1. Diagnoosin lisääminen hoitojaksolle Hoitokäynnille merkitään diagnoosikoodi (ICD-koodi) yllä olevan kuvan vasemmassa laidassa olevassa hoitopuussa näkyvästä Diagnoosi-<lisää>-napista. Sitä klikkaamalla voit lisätä käynnille diagnoosin. Diagnoosi-ikkunan ylin tekstikenttä toimii reaaliaikaisena hakuna, ICD-tautiluokituksen osa riittää hakemiseen (esimerkiksi kar löytää kaikki kariekset). Lisätäksesi toimenpiteen käynnille klikkaa käynnin vihreää riviä ja valitse Luokitus.
24 / 43 10.2. Vaihe 1. Toimenpiteen lisäys käynnille WinHIT-ohjelmistossa toimenpiteet on lajiteltu luokkiin yläkoodin mukaisesti. Yhden yläluokan alla voi olla useita toimenpiteitä ja yhden toimenpiteen sisällä useita eri tarkennuksia toimenpiteeseen. Toimenpide voi myös tehdä status-merkintöjä automaattisesti, mikäli toimenpiteellä on esimerkiksi muovipaikka -ominaisuus ja hammas ja pinnat ovat valittuna kuten alla. Lisäksi on WK-luokka, joka sisältää erilaisia apukoodeja. 2 5 3 1 4 Toimenpiteen lisäys käynnille vaiheittain: 1. Valitse hammas klikkaamalla hammaskarttaa (mikäli toimenpide kohdistuu hampaalle) 2. Valitse pinta hampaan kuvasta klikkaamalla (mikäli toimenpide kohdistuu pinnalle) 3. Valitse toimenpiteen luokka klikkaamalla (esim. paikkaushoidot) 4. Valitse toimenpide klikkaamalla (esim. kahden pinnan täyte) ja tarkennus mikäli niitä on 5. Voit antaa toimenpiteelle lisätiedon Lisätieto-kenttään. Voit käyttää fraaseja (F1-F5, F12) 6. Paina Tallenna. Toimenpide siirtyy Käynnin toimenpiteet-ikkunaan. 7. Voit toistaa lisäyksen valitsemalla nyt uuden toimenpiteen (ja) hampaan sekä pinnan. Lopuksi voit sulkea ikkunan painamalla Sulje. Lisäämäsi toimenpiteet näkyvät nyt käynnillä.
25 / 43 10.3. Vaihe 2. Käynnin kuittaus Käynnin kuittauksella WinHIT-ohjelmistossa tarkoitetaan sitä, että käynti ja sen toimenpiteet merkitään toteutuneeksi ja kytketään suorittajaan. Samalla tietokantaan muodostetaan raportointiin liittyviä kytköksiä. Klikkaa käynti-palkin alimmaista riviä. Tämä käynnistää käynnin kuittauksen. Jos harjoituspotilaasi on jonkun toisen suorittajan, tai käynti on vanhempi kuin kalenteripäivämäärä, ohjelma huomauttaa siitä. Koska kyseessä on harjoituspotilas, voit jatkaa eteenpäin. Ohjelma varmistaa nyt suorittajan ja työajan sekä hinnaston ja näyttää käynnin yhteenvedon. Kuittaa käynti klikkaamalla OK. Käynti on nyt pysyvästi järjestelmässä.
11. KÄYNNIN LASKUTUS 26 / 43 Laskutus jakautuu kolmeen vaiheeseen: 1. toimenpiteiden valinta laskulle, 2. maksajan, eräpäivän ja maksutavan valinta ja 3. Kelakorvauksen valinta. 11.1. Vaihe 1. Toimenpiteiden valinta laskulle Asiakkaalla on yleensä vain yhden suorittajan toimenpiteitä laskuttamatta. Tällöin toimenpiteet ovat kaikki samalla numerolla, useimmiten avoimen laskun numerolla 1 (toimenpiderivin vasen sarake). Viimeisimmän kuitatun käynnin toimenpiteet ovat listalla sinisellä värillä. 1. Valitaan halutut toimenpiteet laskulle 1, 2 tai 3. 2. Painetaaan vastaavaa Laskuta-painiketta. 11.1.1. Toimenpiteen siirto laskulta toiselle Valitse yksi tai useampi toimenpiderivi klikkaamalla sitä/niitä ja klikkaa esim. Lasku 2 kohdalla -painiketta. Toimenpide siirtyy laskulle 2. Voit siirtää toimenpiteet myös takaisinpäin. 11.1.2. Toimenpiteen hinnan muuttaminen Tuplaklikkaa yhtä toimenpide-riviä. Tämä avaa Toimenpiteen hinnan muutos-ikkunan. Syötä toimenpiteelle uusi hinta ja klikkaa OK. Mikäli haluat muuttaa hintaa prosentuaalisesti, paina toimenpide-rivin päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Alennus/korotus. Nyt voit vaihtaa hintaa prosentuaalisesti.
27 / 43 11.2. Vaihe 2. Maksajan, eräpäivän ja maksutavan valinta Asiakkaan maksutapa valitaan seuraavaksi. Mikäli RahaX-korttimaksuliittymä on käytössä, maksutavoissa on lisäksi aktiivisena korttimaksu. Tästä voidaan vaihtaa laskun maksaja. Tästä valitaan maksutapa. Tästä voidaan vaihtaa laskun eräpäivä. 11.2.1. Eräpäivän vaihtaminen Pankkisiirron eräpäivä vaihdetaan Eräpäivä-painikkeesta. 11.2.2. Maksajan vaihtaminen Laskun maksaja voi olla asiakas, asiakaskortin muumaksaja -tieto tai yritysmaksaja. Ohjelma ilmoittaa sinisellä värillä, jos maksaja on joku muu kuin asiakas. Painamalla Vaihda-painiketta, voit vaihtaa laskun maksajaa. Huomaa: jos asiakkaan osoite on muuttunut käynnin kuittaamisen jälkeen, voit päivittää tiedot valitsemalla asiakkaan uudestaan maksajaksi.
11.3. Laskun tulostus 28 / 43 Ruudulle aukeaa nyt laskun esikatselu. Tulosta lasku klikkaamalla Tulosta... vasemmassa yläkulmassa. Kuva 2 Laskun tulostus-nappula Mikäli valitsit laskulle suorakorvauksen, on myös korvauskaavake auennut ruudulle. Tulosta sekin. Lasku on nyt siirtynyt Laskujen käsittelyyn. Seuraavaksi tutustumme laskujen arkistointiin.
29 / 43 12. LASKUJEN KÄSITTELY JA ARKISTOINTI WinHIT-ohjelmistossa laskulla on useita ominaisuuksia, riippuen siitä mikä laskun tyyppi on, kuuluuko se suorakorvauksen piiriin tai onko se esimerkiksi ostopalvelu-lasku. Käteislaskut (käteinen, pankki- ja luottokortti) ovat oletuksena maksettuja, koska ohjelma olettaa, että ne veloitetaan laskun tulostuksen yhteydessä. Pankkisiirto menee Odottaa suoritusta -tilaan. Se täytyy arkistoida joko käsin tai lukemalla pankin viitetieto automaattisesti. Täydellisempi opas laskutuksen hallinnasta on ohjelmiston ohjekirjassa sekä Laskutuksen hallinnan käsikirja-oppaassa. Pääset laskujen käsittelyyn joko valitsemalla ylävalikosta Laskutus klikkaamalla asiakaskortilta Laskut. 12.1. Laskun valinta arkistoitavaksi Laskujen käsittely-ikkunassa on vasemmalla puolella laskupuu, josta voidaan tarkastella laskuja niiden tilan (arkistoitu, odottaa suoritusta..) ja tyypin (käteinen, pankkisiirto) mukaan. 1. Valitse ensin Odottaa suoritusta (reskontra) -oksa klikkaamalla. 2. Valitse sitten klikkaamalla lasku, jonka teimme aikaisemmin. 3. Klikkaa lopuksi Arkistoi. Ohjelma kysyy, haluatko arkistoida laskun, vastaa Kyllä. 4. Eteesi avautuu Laskun arkistointi-ikkuna.
12.1.1. Laskun arkistointi 30 / 43 Laskun arkistointi-ikkunassa voidaan lasku arkistoida monipuolisesti. Yleensä riittää kuitenkin se, että laitetaan haluttu summa Tapahtuman summa -kenttään ja painetaan Hyväksy. Normaalisti laskut merkitään maksetuksi pankin viiteaineiston sisään luvun kautta, mutta tietyissä tilanteissa (esimerkiksi asiakas maksaa pankkisiirron käteisellä) laskut arkistoidaan käsin.
31 / 43 13. KÄYNNIN, LASKUN JA HOITOTIETOJEN KORJAUS Silloin tällöin on tarve korjata hoitotietoja. Yleensä kyse on inhimillisestä virheestä, esimerkiksi jonkin yksityiskohdan tai toimenpiteen unohtumisesta käynnin tiedoista, tai toimenpiteen väärästä hinnasta. Korjaus sallitaan peruskäyttäjille useimmiten 1-14 päivän sisällä hoidosta. 13.1. Laskun mitätöinti Laskun mitätöinti tarkoittaa, että jo laskutetut toimenpiteet palautetaan takaisin avoimiksi, laskuttamattomiksi. Tällöin niitä voidaan jälleen muuttaa käynnin korjauksen kautta, tai niiden hintoja voidaan muuttaa laskutuksen kautta. 1. Valitse asiakas jonka laskun haluat mitätöidä. 2. Perusoikeuksilla voi mitätöidä vain pankkisiirrot, joita ei ole vielä arkistoitu. Käteis- ja korttilaskut tulee mitätöidä pääkäyttäjän oikeuksilla (vaikuttavat raportteihin ja kirjanpitoon). Pankkisiirrot löytyvät Odottaa suoritusta -haarasta. 3. Valitse laskurivi aktiiviseksi ja paina Avoimiin. 4. Ohjelma varmistaa että haluat varmasti mitätöidä laskun, vastaa Kyllä: 5. Jos asiakkaalla on alkuperäinen, mitätöity lasku niin häntä on informoitava että hävittää kyseisen laskun. Asiakkaalle tulee lähettää korjattu versio laskusta.
32 / 43 6. Käynti voidaan nyt korjata tai laskuttaa eri hinnoilla. 13.2. Käynnin korjaus Käynnin korjaus tarkoittaa kuitatun käynnin muutosta. Tämän voi tehdä 14 päivän kuluessa käynnin kuittauksesta, tai pääkäyttäjän oikeuksilla milloin tahansa. 1. Valitse asiakas jonka käynnin haluat korjata. 2. Avaa käynnin korjaus Ylläpito-valikosta. 3. Valitse haluamasi käynti ylemmästä listasta. Alemmasta listasta voit muuttaa valitsemasi käynnin toimenpiteitä. 4. Painamalla ylemmän listan Muuta-nappia voit muuttaa käynnin tietoja. Yleensä väärin menevät käynnin työaika, Hoitojakso (nämä eivät vaadi olemassa olevan laskun mitätöintiä) tai Ostopalvelu-sopimuksen puuttuminen käynniltä. Muuta tiedot oikeiksi ja paina OK. 5. Mikäli toimenpiteet eivät tarvitse muutoksia, käynnin voi nyt laskuttaa painamalla Laskuta.
33 / 43 6. Alemmasta listan Uusi-painikkeella voit lisätä käynnille uuden toimenpiteen. Muuta-painike muuttaa listasta valittua toimenpidettä (voit muuttaa hammasta, pintaa ja selitettä), ja Poistapainike poistaa valitun toimenpiteen. 7. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset toimenpiteisiin, käynti laskutetaan painamalla Laskuta-painiketta. Käynti pitää laskuttaa tämän ikkunan kautta, muuten uuden koodin lisäys ei kytkeydy laskulle.
13.3. Statuksen korjaus 34 / 43 Statuksen korjaus tarkoittaa Alku tai Loppu statuksen muuttamista. Statuksen korjaus tehdään jos esim. tarkastuksen yhteydessä unohtuu merkintä tai potilaalle tehdään vahingossa väärän asiakkaan merkinnät. Statuksen poistaminen ja vastaavat korjaukset tehdään aina pääkäyttäjän kautta. Jos asiakkaan loppu- tai alkustatukseen on jäänyt väärä merkintä, voidaan merkintä korjata aktivoimalla Statuksen korjaus. 1. Valitse asiakas ja avaa Alku-tai Loppustatus jota haluat korjata. 2. Paina status-ikkunan harmaan taustan päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Statuksen korjaus. 3. Voit nyt tehdä muutoksia statukseen. Tallenna status lopuksi. 4. Jos muutokset tehtiin alkustatukseen, tulevat muutokset tehdä myös kesken- tai loppustatukseen. Ne eivät päivity automaattisesti.
35 / 43 13.4. Hoitokertomuksen korjaus Hoitokertomuksen korjaus tarkoittaa tallennetun kertomuksen muuttamista. Tämän voi tehdä 14 päivän kuluessa kertomuksen tallentamisesta, tai pääkäyttäjän oikeuksilla milloin tahansa. 1. Avaa hoitokertomus-ikkuna: 2. Valitse oikea Hoitokertomus-sivu. Voit muuttaa hoitokertomusta klikkaamalla sinistä hoitokertomuksen päivämäärää. 3. Tallenna lopuksi hoitokertomus.
36 / 43 14. TYÖAJAN SUUNNITTELUN NÄKYMÄ Työaika (työjärjestys, päiväkirja) luodaan Ajanvaraus-ohjelman Työjärjestyksen suunnittelu - ikkunassa. Valikossa on myös linkki Työjärjestyksen malliviikkoihin. Työajan suunnittelu-ikkunassa voidaan luoda työaikaa, luoda malliviikkoja, tarkastella halutun huoneen tai hoitolan työaikoja, sekä seurata suunnitellun työn tuntimääriä. 14.1. Työajan suunnittelun toiminnot Työajan suunnittelun toimintopainikkeet on ryhmitelty käyttötarkoituksen mukaan. Ikkunan ylälaidassa ovat työajan suunnittelun ja seurannan painikkeet, vasemmassa alalaidassa ovat resurssien seurannan sekä työajan viikkotuntimäärien määritykset.
37 / 43 14.1.1. Työajan suunnittelun ja seurannan toiminnot Ikkunan ylälaidassa ovat toimintopainikkeet, joiden avulla tehdään työaikaa sekä seurataan työajan suunnittelua ja suunnitelmien toteutumista. Käsiteltävää viikkoa vaihdetaan << ja >> -painikkeista. 14.1.2. Resurssien seurannan toiminnot Viikko eteen ja taaksepäin Resursseja voidaan seurata Huoneen tila ja Työn suunnittelu -painikkeiden kautta. Huoneen tila näyttää apuikkunan, josta voi katsoa hoitohuoneiden työaikoja. Työn suunnittelu on resurssinäkymä, josta voi tarkastella koko hoitolan henkilökunnan työaikoja. 14.1.3. Viikkotyöajan määrityksen toiminnot Vuoden työaika -painike näyttää yhteenvedon valittuna olevan suorittajan työajasta. Yhteenveto-painike kertoo jakson työaikasaldon muodostuksen yhteenvedon suunnittelun ja seurannan osalta. Huojennus-painikkeella voidaan asettaa viikkokohtaisesti vähentynyt kliinisen työajan normi. Viikkotyöaika-painikkeella voidaan asettaa suorittajan viikkotyöaika valitulle tai useammalle viikolle.
15. TYÖAJAN TEKEMINEN 38 / 43 Työaika koostuu aikapaloista. Jokaisella aikapalalla on omat erityistietonsa, joten työaika voidaan luoda hyvin tarkasti. Koska työajan tekeminen aikapala kerrallaan on työlästä, käytetään työajan malliviikkoja. Malliviikot helpottavat ja nopeuttavat huomattavasti työajan luomista. Hyvä työaika kertoo, millaiseen käyttöön päiväkirja on tarkoitettu. Tämän takia suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon mahdolliset kirjalliset työajat sekä tauot. Lisäksi säännölliset palaverit ynnä muut sellaiset kannattaa merkitä työjärjestykseen erikseen. Esimerkki: 15.1. Aikapalan tekeminen Aikapala luodaan joko malliviikkoon tai suoraan työajaksi. Painikkeet vasemmalta oikealle: Uusi aikapala Muuta valittua aikapalaa Poista aikapala 15.1.1. Uusi aikapala Jos haluat tehdä uuden aikapalan, paina Uusi-painiketta. Kun olet merkinnyt aikapalaan haluamasi tiedot, paina OK. Vinkki Jos sinulla on jo aikapalarivi valittuna kun teet uutta aikapalaa, ohjelma muistaa valitun aikapalan tiedot. Voit näin kopioida esim. taukoa eri päiville vain päivä-tiedon vaihtamalla.
15.1.2. Aikapalan muutos ja poisto 39 / 43 Jos haluat muokata olemassa olevaa aikapalaa, valitse aikapalan rivi ja paina Muuta-painiketta. Kun olet tehnyt muutokset, paina OK. Mikäli haluat poistaa aikapalan, valitse rivi ja paina Poista. 15.1.3. Aikapalan tiedot Aikapalalla on tiedot, joista osa on pakollisia ja osa vaikuttaa raportointiin sekä sähköisiin palveluihin. Päivä, huone, alku- ja loppuaika sekä työaika ja työlaji ovat pakollisia tietoja. Määrite Päivä Huone Aikapala alkaa ja loppuu Työaika Perustyö Lisätyö, päivystys, korotettu päivystys ja puhelinpäivystys Tehty sisään Työlaji Kliininen työ Toimistotyö Määrite Vastaanottolaji Vapaan ajan selite Työajan lyhennys Selite Minä päivänä työ tapahtuu. Pakollinen tieto. Missä työ tapahtuu. Pakollinen tieto. tt:mm, tunnit ja minuutit voi kirjoittaa yhteen.w Kertoo, miten työ tilastoidaan työaikaraporteissa. tavalliseen työaikaan lukeutuva työ Ei lasketa perustyöajan työaikasaldoon. Nämä eritellään erillisenä työaikana työaikasaldoissa. Tuntien tasoittaminen. Käytetään informatiivisen merkityksen vuoksi. Vaihtoehtoinen tapa on jättää päivä tai sen osa suunnittelematta. Kertoo, minkä tyyppisestä työajasta on kyse. Työaika lasketaan kliiniseksi työksi raportoinnissa. Tätä käytetään potilashoidon työlajina. Työaika lasketaan toimistotyöksi raportoinnissa. Selite Vastaanottolajeilla on erilaisia väritehosteita, joilla helpotetaan tärkeän tai muuten halutun informaation näkymistä päiväkirjoilla. Vastaanottolajit vaikuttavat muun muassa siihen, miten asiakkaat voivat käsitellä aikoja sähköisissä palveluissa. Vapaan ajan selitettä käytetään lisäinformaationa päiväkirjojen vapaissa ajoissa ja tulosteissa. Työajan lyhennys vaikuttaa viikkotyöajan laskentaan. Vuosiloma soveltuu käytettäväksi kaikille käyttäjille. Muuten lyhennyksiä käytetään virkaehtosopimuksen ehtojen mukaisesti.
40 / 43 15.2. Työajan lyhennyksen merkitseminen Vuosilomaa lukuun ottamatta näitä merkintöjä käytetään pääsääntöisesti julkisessa terveydenhuollossa. Näillä merkitään työajan vähennys normaalisti työajasta poikkeavissa tilanteissa. 15.2.1. Vuosiloma Vähentää (automaattisesti) työviikon normia siten, että viikon ensimmäinen keskeytyspäivä vähentää 7 tuntia ja seuraava(t) 7,5 tuntia (tai osa-aikaisuuden mukaan). 15.2.2. Sopimusvapaa (= lomarahavapaa) Vähentää (automaattisesti) työviikon normia seuraavasti: Viikon normi = viikkotyöaika - (vkotyöaika/työpäivälkm * sopimusvapaapäivälkm). Työpäivälkm (työpäivien lukumäärä viikossa) on ilmoitettu henkilökuntakortilla. 15.2.3. Virkavapaa Vähentää (automaattisesti) työviikon normia siten, että viikon ensimmäinen keskeytyspäivä vähentää 7 tuntia ja seuraava(t) 7,5 tuntia (tai osa-aikaisuuden mukaan). Palkatonta virkavapaata ei suunnitella. 15.2.4. Hyväksytty syy Käytetään silloin, kun suorittaja ei voi tehdä malliviikkonsa mukaista kliinistä työaikaa (esim. terveyskeskuksen järjestämä ulkoilupäivä, kokous yms.). Tällöin kliiniseen työaikaan osunut hyväksytty poissaolo merkitään hyväksytyksi syyksi. Ohjelma huomioi hyväksytyn syyn laskennallisesti kliiniseksi perustyöajaksi, vaikka hyväksytty syy ei ole päiväkirjalla kliinistä vastaanottoaikaa.
16. MALLIVIIKOT 41 / 43 Malliviikot löydät Työjärjestyksen suunnittelu -ikkunasta ja Henkilökunta-ylävalikosta. Malliviikko toimii työjärjestyksen yksittäisen viikon luonnoksena. Malliviikko samoin kuin työjärjestys koostuu aikapaloista, joilla vastaanottoaika yksilöidään. Koska malliviikkoja voidaan tehdä useita (8 kpl), on työjärjestyksen luonti nopeaa ja joustavaa. Malliviikko voidaan kopioida halutulle aikavälille suunniteltaessa työjärjestystä. Malliviikkojen käyttö työjärjestyksen pohjana ei estä työjärjestyksen muokkausta tarvittaessa. 16.1. Malliviikon tekeminen Malliviikko tehdään aikapaloista kappaleen 4. ohjeiden mukaisesti. Voit myös kopioida olemassa olevan malliviikon oman malliviikkosi pohjaksi. Muistathan vaihtaa aikapalojen hoitohuoneen, mikäli työskentelet eri hoitohuoneessa. 16.1.1. Aikapalojen käsittely malliviikot-näkymässä Toimintapainikkeet ikkunan ylälaidassa tarjoavat nopean pääsyn aikapalan käsittelyyn.
42 / 43 Painikkeet vasemmalta oikealle: Uusi aikapala Muuta valittua aikapalaa Poista aikapala 16.1.2. Oikean hiirennapin valikon toiminnot Toiminnot oikean hiirennapin valikossa tarjoavat lisätoimintoja (paina oikeaa hiirennappia aikapala-listan päällä): Toiminto Uusi Muuta Poista Kopioi aikapala Liitä aikapala Kopioi viikko Selite Uusi aikapala. Malliviikkojen aikapalan luonti tehdään samalla tavoin kuin oikean työjärjestyksen. Ainoa ero on, että päivä-kentässä valittavana on viikonpäivä, ei kalenteripäivä. Muokkaa valittua aikapalaa Poista valittu aikapala Kopioi valittu aikapala Liitä kopioitu aikapala aktiiviseen malliviikkoon Kopioi näkymässä oleva malliviikko Liitä viikko Liitä kopioitu malliviikko aktiiviseen malliviikkoon (Aktiivinen malliviikko = malliviikko joka on valittuna.) 16.2. Malliviikon kopiointi Malliviikko voidaan kopioida eri suorittajien välillä ja/tai eri malliviikko-välilehtien välillä (esimerkiksi malliviikko 1:ltä malliviikko 3:lle). Kopioinnin vaiheet: Valitaan suorittaja ja suorittajan malliviikko, joka halutaan kopioida. Napsautetaan hiiren kakkospainiketta ja valitaan avautuvasta valikosta Kopioi viikko Valitse kohdesuorittaja ja häneltä tyhjä malliviikko. Napsautetaan hiiren kakkospainiketta ja valitaan avautuvasta valikosta Liitä viikko. Jos kohdemalliviikko ei ole tyhjä ja aikapalat ovat päällekkäin, ohjelma ei tee kopiointia. HUOM! Samaa menetelmää voidaan käyttää myös yksittäisen aikapalan kopiointiin.
43 / 43 17. TYÖAJAN TEKEMINEN MALLIVIIKOSTA Paina Tee viikko -painiketta Työjärjestys-ikkunan ylälaidassa. Painikkeesta avautuu Työsuunnitelma mallin mukaisesti -ikkuna. Voit: Tehdä työjärjestyksen halutulla aikavälillä (oletus) tai tehdä työjärjestyksen halutulle jaksolle (Jaksonumero-välilehti) Valitse haluamasi malliviikko ja paina OK. 17.1. Vanhan työjärjestyksen korvaaminen Mikäli työjärjestykseen on jo luotu työaikaa, ohjelma kysyy varmistuksen ylikirjoittamisesta. Pidempiä aikavälejä ylikirjoitettaessa varmistuksen voi ohittaa. HUOM! Varatut ajat näkyvät vain olemassa olevalla työajalla! Mikäli jo luotua työaikaa muutetaan tai poistetaan, varmista etukäteen, etteivät asiakkaat ole jo varanneet hoitoaikoja poistettavalle ajalle. Muuten ajat jäävät piiloon.