Kunnanhallitus 267 08.09.2014 Kunnanhallitus 359 01.12.2014 Kunnanhallitus 28 19.01.2015 Talous- ja palkanlaskentapalveluiden siirtäminen Kuntien Taitoa Oy:lle 477/02.00/2014 Kunnanhallitus 08.09.2014 267 Valmistelija (hj): Molemmat otsikon asiat ovat olleet esillä kunnan taloustyöryhmässä useam man ker ran ja viimeksi 1.9.2014, jolloin todettiin, että asiat tuo daan kunnanhallituksen käsittelyyn 8.9.2014. Taitoa Oy on kunta-alan valtakunnallinen talous- ja hen ki lös tö hal linnon toimija, joka tuottaa ja kehittää kuntien joh ta mi sen tukipalveluja (mm. talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja) omistajinaan toimiville kun nil le, kun ta yh ty mil le ja kuntien omistamille osakeyhtiöille. Taitoa Oy toi mii in-house pe ri aat teel la, joten palveluita ei tarvitse kil pai luttaa. My nä mäen kunta on Taitoa Oy:n osakas. Taitoa Oy:n yk sik kö on aloittanut Tu rus sa syyskuun alus sa Turun kaupungin siirrettyä talous- ja pal kan las ken ta pal ve lut sen vastattavaksi. Kunnan taloushallintoyksikössä hoidetaan Mynämäen kunnan ja perus tur va kun ta yh ty mä Akselin taloushallinto ja palkanlaskenta ja Nousiais ten kunnan palkanlaskenta. Tulossa oleva sote-uudistus vai kutta nee ainakin Akselin osalta taloushallintoyksikön tuottamiin pal ve luihin. Muutoksia ja myös huomattavia lisäkustannuksia on tu los sa atk-oh jel mien päi vi tys ten takia. Mm. ostolaskujen kier rä tys jär jes tel mä on uu sit ta va lä hi ai koi na. Tässä vaiheessa on hyvä selvittää mah dol lisuus ostaa kun nan taloushallinto- ja palkanlaskentapalvelut Tai toa Oy:s tä. Asia ete nee siten, että ensin tehdään esiselvitys, jos sa kartoi te taan nykyinen ti lan ne ja mm. palvelujen siirtämisen toi minnal li set vaikutukset ja kustannusvaikutukset. Esiselvitys maksaa muu ta mia tuhansia eu ro ja. Tarkempi hin ta saadaan sen jälkeen, kun esi sel vi tys on pää tet ty käyn nis tää. Mi kä li esiselvityksen perusteella pää dy tään jat ka maan pro ses sia, teh dään varsinainen selvitys pal ve lu jen siir tämi sek si Tai to a Oy:n vas tat ta vak si. Tämä selvitys maksaa enem män ja siihen vai hee seen siir ty mi nen pää te tään erikseen. Asiasta on tiedotettu taloushallintoyksikön henkilökunnalle. Asiasta on informoitu myös Nou siais ten kuntaa ja Ak se lia. Ne tekevät tar vittaes sa pää tök set omalta osal taan. Akseli teetti esi sel vi tyk sen syk syllä 2013, jo ta voitaneen tar vit taes sa hyödyntää. MKTO:n toisen kerroksen tilat ovat vapautuneet Rasekon käytöstä ke säl lä 2014. Eri yhteyksissä ja myös taloustyöryhmässä on tullut
esil le vaihtoehto, että kunnanvirasto siirtyisi vapautuneisiin tiloihin. Ti lat ei vät sellaisenaan sovellu toimistokäyttöön eikä työhuoneita ole ny kyi sel lä tilaratkaisulla riittävästi. Tilojen muuttamisesta kun nan viras ton käyt töön tulee tehdä kunnollinen selvitys ja laatia kus tan nusar vio tarvittavista muutostöistä. Kun nan vi ras ton nykyisten toimitilojen mää rä ai kai nen vuokrasopimus päättyy 30.4.2016. Mahdollinen lisämääräesitys selvitysten kustannuksiin tehdään talous ar vion osavuosiraportin yhteydessä. Lisätietoja: Kunnanjohtaja Seija Österberg, puh. (02) 4376 620 Hallintojohtaja Marja Kärkkäinen, puh. (02) 4376 770 Ehdotus (kj): Kunnanhallitus oikeuttaa hallinto-osaston käynnistämään esi sel vi tyksen tekemisen kunnan taloushallinto- ja palkanlaskentapalveiden siir tä mi ses tä Taitoa Oy:n vastattavaksi. Kunnanhallitus oikeuttaa teknisen osaston teettämään riittävän ja luo tet ta van selvityksen ja kustannusarvion MKTO:n toisen kerroksen ti lo jen muut ta mi sek si toimistotiloiksi kunnanviraston käyttöön. Selvitykset tulee olla käytettävissä ennen talousarvion ja ta lo us uunni tel man lopullista käsittelyä. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Kunnanhallitus 01.12.2014 359 Valmistelija (hj): Taitoa Oy:n esiselvityksen loppuraportti valmistuu marraskuun loppuun mennessä. Taitoa Oy:n edustaja tulee kunnanhallituksen kokouk sen alkuun selostamaan raportin sisältöä. Raportti esitellään taloushallintoyksikön henkilökunnalle samana päivänä ennen kunnanhallituksen kokousta. Lisätietoja: Kunnanjohtaja Seija Österberg, puh. (02) 4376 620 Hallintojohtaja Marja Kärkkäinen, puh. (02) 4376 770 Ehdotus (kj): Päätös: Kunnanhallitus 28 Valmistelija (hj): Kunnanhallitus keskustelee ja merkitsee asian tässä kokouksessa tie dok si. Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Loppuraportissa Kunnan Taitoa Oy (Taitoa) esitti, että kunnan talous hal lin to- ja henkilöstöhallintopalvelujen siirtoa jatketaan asiak-
kaak si tulon suunnitteluvaiheella keväällä 2015. Siirto tarkoittaisi myös taloushallintoyksiön henkilöstön siirtymistä Taitoan pal ve lukseen. Kyseessä olisi liikkeen luovutus. Taitoalla on valmius siihen, että kunnan talous- ja hen ki lös tö hal linnon palvelut tai tässä vaiheessa vain taloushallinnon palvelut siir rettäi siin Taitoan vastattavaksi 1.6.2015 alkaen. Taitoalta saadun siir tokus tan nus ten hinta-arvion mukaan he edellyttävät, että Mynämäen kun ta, Nousiaisten kunta ja Perusturvakuntayhtymä Akseli siirtävät pal ve lut samaan aikaan. Mahdolliseen palvelujen siirtoon ja siirron aikatauluun vaikuttaa kunnas sa tällä hetkellä käytössä olevien taloushallinnon atk-ohjelmien päi vi tys tar ve ja niiden kustannukset. Henkilöstöhallinnon atk-oh jelmat oli pakko päivittää viime kesänä, jotta niiden häiriötön toiminta voi tiin turvata. Nyt kiireellisin ja pakollinen päivitystarve on os to las kujen kier rä tys jär jes tel mä. Nykyisen järjestelmän käyttömahdollisuus päät tyy toukokuun 2015 lopussa. Kunnalla täytyy olla uusi jär jes telmä käyt tö kun nos sa 1.6.2015 alkaen. Vaihtoehtoja ostolaskujen kierrätysjärjestelmälle on selvitetty eri ohjel ma toi mit ta jien kanssa. Ohjelmatoimittajat edellyttävät 2-3 vuoden so pi mus kaut ta. Kunnanhallituksen päättämien hankintarajojen mukaan päätöksen järjestelmän hankinnasta tekee osastopäällikkö eli täs sä tapauksessa hallintojohtaja. Muiden taloushallinnon ohjelmien osalta on pakko tehdä päivitys nykyi sen ohjelmatoimittajan Windows 2008 ympäristöön kevään 2015 ai ka na. Ohjelmien on oltava uudessa ympäristössä 1.7.2015 alkaen. It se oh jel mat eivät päivity tällä muutoksella. Kustannukset jakautuvat My nä mäen kunnan ja Akselin kesken. Myös tämän osalta han kin tapää tök sen tekee hallintojohtaja. Mahdollinen lisämääräraha vuoden 2015 talousarvioon esitetään ensimmäisessä osavuosiraportissa. Kunnan nykyiset taloushallinnon ohjelmat ovat olleet käytössä vuoden 2007 alusta alkaen. Akseli perustettiin samaan oh jel ma ko ko naisuu teen uutena organisaationa. Ohjelmat alkavat olla käyttöikänsä pääs sä ja niiden uusiminen on välttämätöntä lähiaikoina. Sote-alueiden toiminnan alkaessa 2017 Akseli purkautuu. Tämän jälkeen Akseli ei luonnollisesti osta enää palveluja Mynämäen kun nan taloushallintoyksiköltä. Taloushallintoyksikössä on tällä hetkellä töissä 12 henkilöä, joista kaksi on osa-aikaista. Ns. normaalin van huuselä ke iän saavuttaa 1 henkilötyövuotta vuonna 2015, 2 hen ki lö työvuot ta vuonna 2016 ja 1 henkilötyövuosi vuon na 2017. Työn te ki jöiden todellista eläkkeelle jäännin ajan koh taa työnantaja ei tässä vaihees sa tiedä. Työntekijän on ilmoitettava van huus eläk keel le jään nistä viimeistään kuukautta aikaisemmin. Em. eläköitymisten jälkeen ta-
lous hal lin to yk si kös sä on vuoden 2016 lo pus sa 3,0 taloushallinnon työn te ki jää ja 4,0 henkilöstöhallinnon työn te ki jää. Vuoden 2017 lopus sa vastaavat luvut ovat 3,0 (talous) ja 3,0 (henkilöstö). Lisäksi on ta lous hal lin to yk si kön päällikkö. Vuoden 2017 alusta eli sote-alueiden toiminnan alkamisen jälkeen pel käs tään Mynämäen kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon teh tä viä hoitamaan tarvitaan yhteensä korkeintaan 4 henkilöä. Lisäksi näin pienessä yksikössä ei tarvita erikseen päällikköä. Elä köi ty mi nen kin huomioiden taloushallintoyksiköstä on irtisanottava hen ki lös töä tuotannollisista syistä, mikäli ko. tehtävät hoidetaan omassa kun nassa. Vapautuvalle henkilökunnalle ei ole osoi tet ta vis sa muuta vas taava työtä. Sote-alueiden toiminnan alkaminen vai kut taa myös mui hin tukipalveluihin (mm. kiinteistönhuolto ja ruo ka pal ve lut). Jos Nou siaisten kunta edelleen ostaisi hen ki lös tö hal lin non palvelut ta lous hal lin toyk si kös tä, se vaikuttaa yksikön hen ki lö kun ta mää rään. Tulevien muutosten ja talousyksikön henkilöstömäärän kannalta paras vaihtoehto olisi taloushallinnon palvelujen siirto Taitoalle 1.6.2015 alkaen. Henkilöstöhallinto jäisi vielä kunnan vastattavaksi. Siir to edellyttää neuvotteluja kuntien ja Akselin kesken eikä siirron käy tän nön toteuttamiselle jää nyt riittävästi aikaa. Aikataulun ki reyden vuoksi kunnanhallitukselle esitetään, että kunnanhallitus oi keuttaa viranhaltijat jatkamaan asian valmistelua siten, että talous- ja hen ki lös tö hal lin non palvelut siirrettäisiin Taitoan vastattavaksi vuoden 2017 alusta. Lisätietoja kokonaisuudesta esitetään kun nan hal lituk sen kokouksessa. Lisätietoja: Kunnanjohtaja Seija Österberg, puh. 02 437 6620 Hallintojohtaja Marja Kärkkäinen, puh. 02 437 6770 Ehdotus (kj): Päätös: Kunnanhallitus oikeuttaa viranhaltijat jatkamaan asian valmistelua siten, että talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut siirretään Kunnan Tai toa Oy:n vastattavaksi vuoden 2017 alusta. Eeva Strand ehdotti Jorma Kantosen kannattamana, että kun nan halli tus toteaa, että itsenäisellä Mynämäen kunnalla ei ole tarvetta talous- ja palkanlaskentapalveluiden ulkoistamiselle Kuntien Taitoa Oy:lle v. 2017 alusta. Kunnanhallitus toteaa, että tehty esiselvitys ei joh da toimenpiteisiin, koska siirrosta ei tulisi toiminnallista eikä varsin kaan taloudellista hyötyä Mynämäen kunnalle. Taloushallinnon hen ki lö kun nan siirto heikentäisi yleis- ja muiden hallinnonalojen jo kapäi väis tä käytännön toimintaa. Mynämäen kuntaan pitää siir to vaiheen jälkeenkin joka tapauksessa jäädä riittävä henkilöstö val mis tele maan ja suodattamaan Kuntien Taitoa Oy:lle kunnasta siirtyvää talous- ja palkanlaskentamateriaali, jotta taataan Kuntien Taitoa Oy:lle kun nal ta siirtyvien tietojen oikeellisuus.
Lisäksi Mynämäen kunnan tulee henkilöstöpolitiikassaan noudattaa ta sa ver tai suusperiaatetta ottaen huomioon kaikkien hallintokuntien toi mis to työn te ki jöi den henkilökohtaisen vanhuuseläkeiän täyt ty mi nen seuraavina 1-3 vuotena. Näin voidaan turvata ja mahdollistaa Mynä mäen taloushallintoyksikön henkilöstön tulevan so te-lain sää dännös tä johtuvista työtehtävien muutoksista johtuvat työtehtävien muutok set ja työntekijöiden sijoittaminen muiden hallintokuntien toi mis tohen ki löi den eläköitymisistä johtuviin vapautuviin tehtäviin. Kos ka taloushallintoyksiköstä vähenee eläköitymisestä johtuen aivan lä hivuo si na 4 henkilötyövuotta ja muista hallintokunnista (tekninen toi mi) mahdollisesti/todennäköisesti 3 henkilöä, vapautuvalle talous- ja hen ki lös tö hal lin non henkilökunnalle voitaneen osoittaa kunnasta muu ta vastaavaa työtä. Selvitystä ei kannata jatkaa siitäkään syystä, että tehtävät pelkät selvi tyk set tulevat kokonaisuudessaan maksamaan kunnalle kymmeniä tu han sia euroja, jotka Mynämäen kunta vallitsevassa ta lous ti lan teessa tarvitsee peruspalveluihinsa ja mittavien investointien to teu tukseen. Siirron kokonaistaloudellisista vaikutuksista kunnanhallitus ei ole saanut vakuuttavaa tietoa. Anna-Liisa Hyrsky-Heikkilä ehdotti Juha Vanhasen kannattamana, et tä kunnanhallitus oikeuttaa viranhaltijat jatkamaan asian val mis telua siten, että talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelut siirretään Kun nan Taitoa Oy:n vastattavaksi. Koska oli tehty kaksi esittelijän ehdotuksesta poikkeava kannatettua eh do tus ta, puheenjohtaja totesi, että asiasta täytyy äänestää. Äänes tys me net te lyk si hyväksyttiin nimenhuutoäänestys siten, että ensin äänestetään Strandin ja Hyrsky-Heikkilän esitysten välillä ja sen jäl keen em. äänestyksen voittaneen ja esittelijän ehdotuksen välillä. Puheenjohtajan ehdotuksesta ensimmäisessä äänestyksessä Strandin ehdotusta kannattavat äänestävät JAA ja Hyrsky-Heikkilän eh dotus ta kannattavat äänestävät EI. Suoritetussa äänestyksessä an nettiin 4 JAA-ääntä (Nuutamo, Tamminen, Kantonen ja Strand) ja 6 EI-ään tä (Myllymäki, Vanhanen, Hyrsky-Heikkilä, Jaakola, Lassila ja Mai si la), 1 poissa (Vänni). Näin ollen puheenjohtaja totesi, että ensimmäisessä äänestyksessä kun nan hal li tus hyväksyi Hyrsky-Heikkilän ehdotuksen äänin 4-6, 1 pois sa. Puheenjohtajan ehdotuksesta toisessa äänestyksessä esittelijän ehdo tus ta kannattavat äänestävät JAA ja Hyrsky-Heikkilän ehdotusta kan nat ta vat äänestävät EI. Suoritetussa äänestyksessä annettiin 1 JAA-ää ni (Strand) ja 8 EI-ääntä (Myllymäki, Vanhanen, Nuutamo,
Tam mi nen, Hyrsky-Heikkilä, Jaakola, Lassila ja Maisila), 1 tyhjä (Kantonen) ja 1 poissa (Vän ni). Näin ollen puheenjohtaja totesi, että kunnanhallitus päätti oikeuttaa vi ran hal ti jat jatkamaan asian valmistelua siten, että talous- ja/tai henki lös tö hal lin non palvelut siirretään Kunnan Taitoa Oy:n vastattavaksi. Eeva Strand ja Jorma Kantonen jättivät päätökseen kirjalliset eriävät mielipiteet. Eriävät mielipiteet ovat tämän pöytäkirjan liitteenä.