Eurocard e-view Käyttöopas. Versio 1.2, 2014

Transkriptio

1 Eurocard e-view Käyttöopas Versio., 04

2 Sisällysluettelo Palveluun kirjautuminen.... Selainvaatimukset.... Kirjautuminen tekstiviestillä (kertakäyttöinen salasana)..... Käytön aloittaminen..... Kirjaudu (log in)... Navigointi Päävalikko Kielivalinta Ota yhteyttä Kirjaudu ulos Alavalikko Tapahtumahaku (lisätoiminto) Etsi laskua Etsi kortti Alkuun (etusivulle) Navigointi palvelussa Tilit Tilitiedot Korttilista Lasku/maksu Tapahtumat Kortit Korttitiedot Kortinhaltija Tapahtumahaku (File Download) (lisätoiminto) Mikä on Tapahtumahaku? Miten Tapahtumahaku toimii? Automaattisiirto (Automatic Transfer Tool) (lisäosa) Kirjaudu ulos... 8

3 Palveluun kirjautuminen. Selainvaatimukset E-view on optimoitu käytätettäväksi Internet Explorer versiolla 8.0 tai uudemmalla.. Kirjautuminen tekstiviestillä (kertakäyttöinen salasana) E-view -hakemuksen palautettuasi lähetämme sinulle käyttäjätunnuksen. Kirjautuminen palveluun tapahtuu käyttäjätunnuksella ja kertakäyttöisellä, vaihtuvalla salasanalla (OTP, One Time Password), joka toimitetaan tekstiviestillä aina kirjautumisen yhteydessä... Käytön aloittaminen Palautettuasi allekirjoitetun e-view -hakemuksen Eurocardille, saat sähköpostiisi tervetuloviestin, joka sisältää tarkemmat ohjeet palveluun kirjautumista varten. Viesti sisältää myös käyttäjätunnuksesi, jota tarvitset aina palveluun kirjautuessasi muistathan tallentaa käyttäjätunnuksesi itsellesi. Tervetuloviesti näyttää tältä:

4 Tervetuloviestin kautta pääset myös verkkosivulle, jossa voit kirjautua e-view -palveluun... Kirjaudu (log in) Klikkaamalla Kirjaudu-nappia, sinut ohjataan e-view -palvelun kirjautumissivulle. 4 3

5 Valitse kohta "Log in with SMS OTP" (esivalittuna). Syötä Eurocardilta saamasi käyttäjätunnus sekä matkapuhelinnumerosi 4 viimeistä numeroa 3 ja klikkaa Get password -nappia 4. Edellisellä sivulla olevassa esimerkissä käyttäjätunnus (User id) on ja matkapuhelinnumeron 4 viimeistä numeroa ovat 057. Muutaman sekunnin kuluessa saat tekstiviestin, jossa on seuraava teksti: "Your one time password is xxxxxxxx (8 digits). It will be valid for 5 minutes. Best regards Eurocard" Alla olevassa esimerkissä viesti olisi seuraava: "Your one time password is It will be valid for 5 minutes. Best regards Eurocard" Anna kertakäyttöinen tekstiviestisalasanasi 5 ja klikkaa Continue-nappia 6 kirjautuaksesi palveluun. 5 6 Kirjautumisen jälkeen näet tilit, joihin sinulla on pääsy. Olet palvelun etusivulla (Alkuun). 3

6 Navigointi. Päävalikko Sivun ylälaidassa näet eri maiden lippuja. Lippuja klikkaamalla voit vaihtaa palvelun käyttökieltä oletuskielestä (englanti) joksikin muuksi. Pääkäyttäjän nimi ja käyttäjätunnus näkyvät sivun oikeassa ylälaidassa. Ota yhteyttä -linkkiä 3 klikkaamalla voit tarvittaessa ottaa yhteyttä Eurocardiin ja keltaista Kirjaudu ulos -nappia 4 klikkaamalla poistut palvelusta Kielivalinta Voit valita, millä kielellä haluat käyttää palvelua. Oletuskielenä on englanti, mutta voit valita kieleksesi englannin sijasta tanskan, suomen, norjan tai ruotsin klikkaamalla haluamaasi lippukuvaketta. Palvelun kieli vaihtuu välittömästi. E-view muistaa viimeksi valitun kielen, joten seuraavalla kirjautumiskerralla on haluamasi kieli valmiiksi valittuna... Ota yhteyttä 3 Jos haluat ottaa meihin yhteyttä, löydät yhteystiedot klikkaamalla Ota yhteyttä -linkkiä. Puhelinnumeron, aukioloaikojen ja osoitteen lisäksi sinulla on mahdollisuus lähettää meille viesti palvelun kautta. Oletuksena yhteystiedot ovat sen maan, jonka kielen olet valinnut, mutta voit luonnollisesti katsoa myös muiden maiden yhteystietoja klikkaamalla -kuvaketta. Soita meille välittömästi, mikäli asiasi koskee kortin sulkemista tai muuta kiireellistä asiaa. 4

7 ..3 Kirjaudu ulos 4 Kun olet valmis lopettamaan e-view -palvelun käytön, klikkaa Kirjaudu ulos -nappia. Turvallisuussyistä suosittelemme, että suljet myös käyttämäsi selaimen.. Alavalikko Päävalikon alla olevasta alavalikosta löydät seuraavat kohdat: Tapahtumahaku (File download), Etsi laskua, Etsi kortti 3 ja Alkuun Tapahtumahaku (lisätoiminto) Tapahtumahaku (File download) näkyy ainoastaan, mikäli sinulla on pääsy kyseiseen toimintoon. Tapahtumahaun avulla voit ladata palvelusta tiedostoja ennalta määritellyssä muodossa, esimerkiksi matkalaskujärjestelmää varten. Lisätietoa tapahtumahausta kohdassa 3... Etsi laskua Etsi laskua -toiminnolla voit etsiä tiettyä laskua. Voit etsiä laskua laskun numeron tai tilinumeron perusteella. Kirjoita numero hakuehtokenttään. 5

8 ..3 Etsi kortti Jos sinulla on oikeus hallinnoida kortteja e-view -palvelussa ja haluat löytää tietyn kortin, voit käyttää Etsi kortti -toimintoa. Syötä hakuehdoiksi joku seuraavista: kortin numero, työntekijän tunnus (employee ID), sopimustunnus (Contract ID), henkilötunnusta tai vaihtoehtoista asiakastunnusta (Alternative Customer ID). Kirjoita hakusanasi hakuehtokenttään. Lisäksi voit etsiä käyttäjän syntymäajalla, joka tulee kirjoittaa Syntymäaika-kenttään 3. Oletuksena haku rajoitetaan vain aktiivisiin kortteihin, mutta voit sisällyttää hakuusi myös ei-aktiiviset kortit valitsemalla Aktiiviset ja ei-aktiiviset kortit -kohdan Kortin haku nimen perusteella on mahdollista Korttilista-välilehdellä sekä suodatustoiminnon avulla. Lue lisää kappaleesta Alkuun (etusivulle) Alkuun-linkki vie takaisin palvelun etusivulle. Täällä saat selkeän kokonaiskuvan kaikista tileistäsi

9 Näet tileistä seuraavat tiedot: Tilin nimi, Tuote ja Tilin tunnus 3. Klikkaamalla tässä näkymässä Korttilista-linkkiä 4, saat näkyviin kaikki tiettyyn tiliin liitetyt kortit. Lisäksi voit tutkia tilitapahtumia, laskuja ja maksuja klikkaamalla Lasku/maksu -linkkiä 4. Klikkaamalla etusivulla Listaa kaikki kortit -välilehtiä, saat selkeän kokonaiskuvan kaikista tileistä sekä niihin liitetyistä korteista, joihin sinulla on pääsy. Jos sinulla on pääsy useaan tiliin, tämän näkymän lataaminen saattaa kestää hetken. Tällä sivulla näet listan kaikista korteista tileineen, sekä lyhennetyn korttinumeron, sopimustunnuksen, nimen kortilla, työntekijän tunnuksen ja kortin tilan. Hakutoimintoa käyttämällä löydät helposti etsimäsi kortin. Lisätietoa hakutoiminnosta löydät kappaleesta 3.. Tästä näkymästä voit tarvittaessa myös viedä korttilistan suoraan Exceliin. 7

10 .3 Navigointi palvelussa Pää- ja alavalikon lisäksi joka sivulla on erilaisia navigaatioelementtejä esimerkiksi nappuloita, tekstejä ja kuvakkeita. Näiden toiminta selitetään paremmin alla. Toimintonappulat, jotka ovat keltaisia, suorittavat jonkin toiminnon. Tällaisia nappuloita ovat esimerkiksi Tallenna ja Hae. Kun esimerkiksi tilien nimet, tilinumerot, laskun numerot tai viitenumerot on kirjoitettu näin näin voit klikata niitä ja pääset sivulle, jolla saat lisätietoja tietystä tilistä, laskusta tai muusta valitsemastasi kohteesta. tai Toinen esimerkki sivulla olevasta navigaatiosta ovat -kuvakkeet, joita löydät heti otsikon tai ingressin alta useimmilta sivuilta. Kun klikkaat -kuvaketta, saat näkyviin lisätietoja sivusta. Etusivulla kuvake näyttää tällaiselta: Ja kun klikkaat kuvaketta, sivu näyttää tällaiselta: Korttilista-linkkiä klikkaamalla näet kaikki tiliin liitetyt kortit. Lasku/maksu-linkkiä klikkaamalla voit seurata valitsemasi tilin tapahtumia. Näet niin laskuttamattomat kuin laskutetutkin tapahtumat, tulevien laskujen summat, laskut, maksusuoritukset ja voit myös tarkastella kunkin tapahtuman yksityiskohtaisia tietoja. Lisäksi voit ladata tapahtumat Excel-tiedostoon, jos haluat tutkia niitä tarkemmin. Järjestämistä (laskeva tai nouseva järjestys) voit käyttää joissakin sarakkeissa. Voit esimerkiksi järjestää listan aakkosjärjestykseen käyttäjätunnusten numerojärjestyksen sijaan tai päinvastoin. Järjestäminen tapahtuu klikkaamalla sarakkeen otsikkoa: 8

11 Haku-/suodatustoiminto on tarpeen, jos etsit jotain tiettyä tapahtumaa tilitapahtumasivulta, mutta et halua käydä läpi koko listaa löytääksesi sitä. Kirjoita hakemasi arvo hakukenttään, jolloin ainoastaan ne tapahtumat, joista löytyy haluamasi arvo näytetään. Ensin esimerkki, jossa näkyy täydellinen tilitapahtumalistaus: Haku-/suodatustoiminnolla löydät tietyn hakusanan sisältäviä tapahtumia. Hakusana voi olla vaikkapa osa kaupan nimeä, laskun summa tai päivämäärä. Alla olevassa esimerkissä hakusanana on käytetty lukua "80". 9

12 3 Tilit Etusivulla (Alkuun-linkki) näet jokaisen tilin. Valitse haluamasi tili ja klikkaa sen nimeä nähdäksesi tilin tapahtumat. 3. Tilin tiedot Tilin tiedot -sivulla näet kaikki tilin tiedot, kuten esimerkiksi tilin nimen, tilin tunnuksen ja yrityksen nimen. Jos haluat muuttaa Eurocardin antamaa nimeä, voit kirjoittaa uuden nimen Tilin nimi -kenttään ja tallentaa sen klikkaamalla Tallenna-nappia. Välilehdissä on tilin tyypistä riippuen (matkatili tai kortti) saatavilla eri toimintoja. Yllä olevasta kuvasta näet korttitietoihin liittyvät toiminnot, ja alla olevasta kuvasta matkatileihin liittyvät toiminnot. Nämä eroavat toisistaan Korttilista-välilehden osalta (tarkemmat tiedot kappaleessa 3.). 0

13 3. Korttilista Klikkaamalla Korttilista-linkkiä (etusivulla tai tilisivulla), saat näkyviin listan, joka sisältää kaikki tiettyyn tiliin liitetyt kortit. Tämä eroaa Listaa kaikki kortit -välilehdestä, jossa näet kaikki hallinnoitavissasi olevat kortit ja tilit. Lue lisää kappaleesta..4. Klikkaa korttinumeroa saadaksesi lisätietoa tietystä kortista. Turvallisuussyistä osa numeroista on korvattu tähdillä. Lista voidaan viedä suoraan Exceliin klikkaamalla Vie Exceliin -linkkiä. Jos listalla on monta korttia, voit joko selata listaa alaspäin löytääksesi etsimäsi kortin, tai hyödyntää hakutoimintoa. Hakusanaksi kelpaavat esimerkiksi avainsana, korttinumero tai nimi. Jos käytät hakusanana esimerkiksi numeroa 9 jos tiedät, että korttinumerosta löytyy kyseinen numero, tai että kortti umpeutuu 09/5 saat näkyviin seuraavat kortit: Tai vastaavasti, jos haluat tehdä haun nimen perusteella ja käytät hakusanana kirjainta U, saat näkyviin seuraavan listan: 3 Lopuksi voit vielä järjestää listaa klikkaamalla eri sarakkeiden otsikoita. Klikkaamalla taulukon toista saraketta ja otsikkoa Name on card 3, voit selata kortteja aakkosjärjestyksessä. Voit järjestää listan toisella tavalla klikkaamalla jotakin toista otsikkoa.

14 3.3 Lasku/maksu Lasku/maksu -sivulle pääset joko etusivun (Alkuun) tai tilitietosivun (ks. kappale 3.) kautta. Tällä sivulla on yleiskatsaus tilin käytöstä, laskuista, maksuista ja tapahtumista. Sivun yläosassa näkyvät tilin yksityiskohdat, mukaan lukien yhteenveto tilin saldosta, laskuttamattomat tapahtumat sekä myöhästyneet maksut. Mahdolliset punaisella merkityt summat vaativat toimenpiteitä, esimerkiksi myöhästynyt suoritus. Huomaa myös Vie Exceliin -toiminto, joka löytyy kaikilta Lasku/maksu -sivuilta. 3 Tilitapahtumat-sivulta voit siirtyä tutkimaan tilin käyttöön liittyviä yksityiskohtaisia tietoja. Klikkaa tilin numeroa 3 nähdäksesi laskuttamattomat tapahtumat, laskut ja suoritetut maksut

15 Sivun yläosassa (kuva edellisellä sivulla) näet tilin yleistiedot, kuten tulevien laskujen päivämäärät, eräpäivät, saldon, laskuttamattoman summan sekä erääntyneen summan. Tällä sivulla näet oletuksena vain laskuttamattomat ja avoimet laskut ja maksut 3, mutta halutessasi voit laajentaa näkymää valitsemalla kohdan Näytä kaikki 4, jolloin näet kaikki tapahtumat viimeisen kuukauden ajalta maksusuoritukset mukaan lukien. Huomaa, että voit lisäksi ladata haluamastasi laskusta PDF-tiedoston laskun vieressä olevaa PDF-kuvaketta 5. Laskut/maksut -tasolta voit vielä tarkastella jokaista tapahtumaa erikseen. Tästä näkymästä näet kaikki laskutetut tai laskuttamattomat tapahtumat. Klikkaa haluamaasi laskua tai Laskuttamattomat-linkkiä Tapahtumat Tapahtumat-näkymästä (kuva seuraavalla sivulla) näet kaikki tietyn laskun tapahtumat tai vielä laskuttamattomat ostot. Tästä näkymästä näet mm. laskun päiväyksen, erääntyvän summan ja laskun eräpäivän. Laskun tietojen lisäksi näet myös kaikki laskuun liittyvät tapahtumat, mukaan lukien ostopäivän, tapahtuman summan, tapahtumapäivän, valuutan ja laskutetun summan. Tarvittaessa saat tapahtumasta lisätietoa klikkaamalla tapahtuman vieressä olevaa -kuvaketta lisätietojen muoto riippuu tapahtuman tyypistä, esimerkiksi:. Tapahtuman Perustapahtuma: Tapahtumatunnus (Transaction ID), kaupunki ja maa Lentotapahtuma: Tapahtumatunnus, alv, reitti, lipun numero, matkustajan nimi, lähtöpäivä Kurssitiedot: Tapahtumatunnus, kaupunki, maa, valuuttakurssi, päivämäärä, valuutanvaihtokulu ja lähde 3

16 4 Kortit 4. Kortin tiedot Klikkaamalla tiettyä korttia korttilistassa, esimerkiksi löydät yksityiskohtaista tietoa kyseisestä kortista., pääset Kortin tiedot -sivulle. Tältä sivulta Hallinnoidaksesi korttia, voit klikata Kortin tiedot ja Kortinhaltija -välilehtiä ylävalikossa. Korttilistavälilehteä klikkaamalla pääset takaisin korttilistaan, jossa näet kaikki valitsemasi tiliin liitetyt kortit. 4. Kortinhaltija Kortinhaltija-välilehdellä on tietoa yksittäisestä kortinhaltijasta, esim. työntekijän tunnus, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, sopimustunnus ja kortinhaltijan tila. Tältä välilehdeltä löydät myös kortin toimitusosoitteen. Tarvittaessa voit muuttaa työntekijän tunnusta ja sähköpostiosoitetta, ja tallentaa muutokset klikkaamalla Tallenna-nappia. Turvallisuussyistä muita tietoja ei voi muuttaa tätä kautta. Ota yhteyttä Eurocardiin, jos haluat tehdä muutoksia muihin tietoihin. 4

17 5

18 5 Tapahtumahaku (File Download) (lisätoiminto) 5. Mikä on Tapahtumahaku? Tapahtumahaku-toiminto (File Download) on e-view -palvelun lisätoiminto, joka mahdollistaa tietojen lataamisen palvelusta ennalta määritellyissä tiedostomuodoissa. 5. Miten Tapahtumahaku toimii? Jos käytössäsi on Tapahtumahaku-toiminto, se näkyy alavalikossa Etsi laskua -välilehden vieressä. Klikkaamalla Tapahtumahaku-linkkiä pääset seuraavalle sivulle: 3 4 Valitse ensin, haluatko ladata matkatilien vai yrityskorttien tapahtumia. Valitse tämän jälkeen ne tilit, joiden tapahtumia haluat ladata ja määritä hakujakso 3. Tee haku tapahtuman kirjauspäivän perusteella, jos etsit laskuttamattomia tapahtumia, ja laskun päivämäärän mukaan, jos etsit laskutettuja tapahtumia. Voit hakea tapahtumia viimeisen kolmen kuukauden ajalta.. Oletusarvoisesti järjestelmä huomioi pelkästään aiemmin lataamattomat tapahtumat, mutta halutessasi voit sisällyttää hakuun kaikki tapahtumat poistamalla valinnan "Vain tapahtumat, joita ei ole aiemmin haettu". Määritä lopuksi tapahtuman tyyppi. Voit valita seuraavista vaihtoehdoista: ostotapahtumat, maksut tai hinnaston mukaiset veloitukset. Huomiothan, etteivät matkalaskujärjestelmät yleensä huomioi maksuja, mutta voit itse määritellä, mitkä tapahtumat haluat sisällyttää hakuusi. Klikkaa lopuksi Etsi-nappia 4. 6

19 Valinnoistasi riippuen hakusi voisi näyttää esimerkiksi tältä: 3 Nyt näet kaikki hakuehtojasi vastaavat tapahtumat. Haku-/suodatustoiminnon avulla voit tarkentaa hakuasi vastaamaan tiettyä arvoa, esim. lähetettä tai työntekijän tunnusta. Voit tutustua tarkemmin haku- ja suodatustoimintoon edellisessä kappaleessa. Kun olet löytänyt tarvitsemasi tapahtuman/tapahtumat, voit valita ne klikkaamalla tapahtuman vieressä olevaa valintalaatikkoa. Vaihtoehtoisesti voit myös valita kaikki sivun tapahtumat klikkaamalla taulukon vasemmassa ylänurkassa olevaa valintalaatikkoa 3. Nyt voit ladata tapahtumat tietokoneellesi. Valitse haluamasi tiedostomuoto ja määritä, ladataanko tiedostot laskutettuna vai laskuttamattomana tiedostona 4. 4 Tiedosto tallennetaan haluamaasi kansioon tietokoneellasi ja voidaan sieltä tuoda käyttämäänne matkalasku- tai taloushallintojärjestelmään. 7

20 6 Automaattisiirto (Automatic Transfer Tool) (lisäosa) Automaattisiirto (Automatic Transfer Tool) on käytössä vain niillä Business Eurocard -asiakkailla, joilla on ollut vastaava palvelu käytössä aiemmin. Jos yrityksesi käytössä on myös Automaattisiirto, otamme teihin yhteyttä erikseen. Lisätiedot Automaattisiirrosta toimitetaan erillisessä Automatic Transfer Tool -käyttöoppaassa. 7 Kirjaudu ulos Kun lopetat e-view -palvelun käytön, sulje palvelu klikkaamalla Kirjaudu ulos -nappia sivun oikeassa ylänurkassa. Tämän jälkeen saat vahvistuksen siitä, että uloskirjautuminen on onnistunut. 8