Strategian valmisteluprosessi 2017

Transkriptio

1 Hallitus HSL:N STRATEGIA / /2017 Hallitus 147 Esittelijä Toimitusjohtaja Suvi Rihtniemi Valmistelija Osastonjohtaja Ilmari Mäkinen, p HSL:n johtamisperiaatteet Helsingin seudun liikenne kuntayhtymän johtamisperiaatteet määritellään perussopimuksessa. Sopimuksen 8 :n mukaan kuntayhtymää johdetaan hyväksytyn strategian, sen arvojen ja päämäärien mukaisesti siten, että organisaatiolla on selkeät vastuut ja toimivallat. Perussopimuksen 10 :n mukaan strategiassa määritellään kuntayhtymän visio, arvot, strategiset päämäärät ja mitattavat tavoitteet. Tavoitteiden toteutumista seurataan vuosittain. Yhtymäkokous hyväksyy hallituskausittain toiminnan kehittämistä ohjaavan strategian. Talousarviossa ja taloussuunnitelmassa toteutetaan strategian linjauksia ja tavoitteita. Talousarviossa määritellään vuosittaiset kuntayhtymän tavoitteet ja niiden saavuttamiseksi käytettävissä olevat voimavarat. Talousarviovuosi on ensimmäinen vuosi kolmea vuotta varten laadittavasta taloussuunnitelmasta. Strategian valmisteluprosessi 2017 HSL:n nykyisen hallituksen toimikausi alkoi Strategian valmistelu hallituskaudelle aloitettiin toukokuussa aiemman strategian arvioinnilla. Syyskaudella valmistelu on jatkunut toimintaympäristön muutosten arvioinnilla sekä uusien strategisten päämäärien ja tavoitteiden määrittelyllä. Strategian valmistelutyötä on johtanut HSL:n johtoryhmä ja käytännön valmistelusta on vastannut hankkeelle nimetty projektipäällikkö ja projektiryhmä. Vapaaehtoisiksi strategialähettiläiksi ilmoittautui 20 työntekijää, joista tiiviimpään projektiryhmään osallistui 8 henkilöä. Strategiatyössä on hyödynnetty mm. erilaisia tulevaisuuden skenaarioita, dataa, tietolähteitä, tutkimuksia, asiantuntijoiden näkemyksiä sekä henkilöstön ja sidosryhmien haastatteluja ja erilaisia tulevaisuustyöpajoja. Valmistelu on perustunut avoimuuteen, laajaan osallistumiseen ja keskusteluun sekä monipuoliseen tiedon hyödyntämiseen. Strategiatyössä on pyritty yhdistämään vahva tietopohja ja logiikka sekä intuitio ja luovuus. Yhteistyökumppanina strategiaprosessissa on toiminut Dazzle Oy. HSL:n henkilöstö on voinut osallistua strategian valmisteluun useissa eri vaiheissa mm. henkilöstökyselyiden, ryhmä- ja

2 yksilöhaastattelujen sekä työpajojen kautta. Lisäksi alustavasta strategialuonnoksesta haettiin näkemyksiä ja kehittämisideoita yksityiskohtaisemmalla käsittelyllä ns. dialogialustoja hyödyntäen (290 osallistujaa). Ns. löytöretkiryhmät syventyivät lisäksi erikseen valittuihin strategisiin teemoihin. Keskeisten sidosryhmien näkemyksiä on kartoitettu omistajakuntien, yhteistyötahojen ja sidosryhmien edustajien henkilökohtaisissa haastatteluissa (prosessin useissa eri vaiheissa) ja laajemmassa sidosryhmäkyselyssä sekä strategiatyöpajassa Prosessin aikana kuultiin näkemyksiä noin eri sidosryhmältä. Asiakkaille on järjestetty kaksi strategiatyöpajaa (28.9. ja 2.10.). Lisäksi asiakkaiden näkemyksiä tulevaisuuden liikkumistarpeista ja tavoista kartoitettiin avoimella nettikyselyllä, johon vastasi henkilöä. Hallitus on käsitellyt strategiaa kahdessa työpajassa (13.6. ja 4.10.) ja iltakoulussa (1.11.) sekä strategiaseminaarissa (16.11.) Strategiatyön yhteydessä järjestettiin Suomen ensimmäinen Strackathon (strategia-hackathon). Tapahtumassa viisi joukkuetta laati 24 tunnin aikana oman näkemyksensä HSL:n strategiaksi. Tuotoksia hyödynnettiin mm. hallituksen seminaarissa sekä jatkotyössä. Strategiaprosessin tiivistetty kuvaus on liitteenä. Strategiatyön lähtökohtia Uuden strategian valmistelussa lähtökohtana on ollut eri osa-alueiden monipuolinen ja kattava tarkastelu. Valmistelussa on pyritty kartoittamaan yhteiskunnan ja liikenteen toimintaympäristön muutokset ja erilaiset kehityssuunnat. Työssä on huomioitu eri skenaarioita. Lisäksi keskeisinä tarkastelunäkökulmina ovat olleet mm. asiakastarpeiden kehittyminen sekä toimintaympäristön eri toimijoiden väliset suhteet. Näiden pohjalta on kartoitettu HSL:n toiminnan strategisia päämääriä, painopisteitä ja tavoitteita. Jo valmistelun alkuvaiheessa päätettiin, että edellisestä strategiakierroksesta poiketen ei valmistella erillistä henkilöstöstrategiaa. Uusi strategia pyrkii kattamaan sekä toiminnallisen että henkilöstönäkökulman. Tarvittaessa strategiaa voidaan täydentää erillisillä henkilöstölinjauksilla tai ohjeistuksilla. Valmisteltu ja nyt hyväksyttäväksi ehdotettava strategia kattaa seuraavat osa-alueet: 1. Perustehtävä 2. Visio Strategiset painopisteet (päämäärät, tavoitteet) Näiden lisäksi valmistelun aikana on käsitelty arvoja. Lopullinen arvokeskustelu on tarkoitus käydä strategian toiminnallistamisen

3 yhteydessä alkuvuodesta Tällöin pyritään kartoittamaan ja kuvaamaan ne toimintatavat ja toimintakulttuurin osa-alueet, jotka parhaiten varmistavat tavoitteiden saavuttamisen. 1. Perustehtävä Perustehtävällä kuvataan tiivistetty yhteisymmärrys siitä, miksi organisaatio on olemassa ja mitä varten se on perustettu. HSL:n tehtävät on määritelty pitkälti perussopimuksessa sekä sen taustalla olevassa lainsäädännössä. Sen mukaan kuntayhtymä vastaa joukkoliikenteen suunnittelusta ja järjestämisestä sekä Helsingin seudun liikennejärjestelmäsuunnitelman laatimisesta. Perussopimuksessa määritellään lisäksi yksityiskohtaisemmin HSL:n tehtäviä. Strategiakokonaisuuden yhteydessä kuvattavalla perustehtävällä ei muuteta perussopimuksessa määriteltyjä HSL:n tehtäviä, vaan sillä on tarkoitus yksinkertaistetusti ja tiivistetysti kuvata kuntayhtymän perustehtävä suhteessa valittuihin visioon ja strategisiin painopisteisiin. Ehdotetussa perustehtävän kuvauksessa nostetaan esille varsinaisen tehtävän eli joukkoliikenteen tarjoamisen ja kehittämisen lisäksi sen houkuttelevuus ja tehokkuus. Niiden avulla varmistetaan joukkoliikenteen käytön määrän ja osuuden kasvaminen sekä palvelun asiakaslähtöisyyden huomioiminen. Lisäksi perustehtävän muotoilussa korostuu eri liikennemuotojen kokonaisuus ja toimijoiden välinen yhteistyö. Ehdotettu perustehtävän kuvaus: Tarjoamme houkuttelevan ja tehokkaan joukkoliikenteen sekä kehitämme yhteistyössä toimivaa liikkumisen kokonaisuutta. 2. Visio 2030 Visio kuvaa näkemystä ja tavoitetilaa, johon organisaatio toiminnallaan pyrkii. Ehdotetussa visiossa korostuu kestävä kehitys, jolla ymmärretään perinteisen liikenteeseen yhdistetyn ekologisen kestävyyden (mm. ympäristöystävällisyys ja päästöttömyys) lisäksi myös taloudellista sekä sosiaalista ja kulttuurista kestävyyttä. Kestävään liikkumiseen kuuluu joukkoliikenteen lisäksi selkeästi myös mm. pyöräily ja kävely. Sujuva arki pyrkii kuvaamaan liikennejärjestelmän tuomaa lisäarvoa monipuolisesti helppoutta, huolettomuutta, yksinkertaisuutta. Maailman toimivin kaupunkiseutu tukee Helsingin kaupungin visiota maailman toimivimmasta kaupungista. Seudullisena liikkumisen toimijana HSL laajentaa sitä kattamaan koko Helsingin seudun. HSL:n tavoitteena on tuottaa omalta osaltaan hyötyä sekä yksilön että seudun ja yhteiskunnan tasolla. Ehdotettu visio 2030:

4 Kestävällä liikkumisella sujuva arki ja maailman toimivin kaupunkiseutu. 3. Strategiset painopisteet eli päämäärät, tavoitteet Strategisilla painopisteillä kuvataan organisaation toiminnan keskeisimmät tavoitteet, joiden avulla varmistetaan vision eli tavoitetilan saavuttaminen. a) Erinomainen asiakaskokemus Erinomainen asiakaskokemus tuo selkeästi esille sen, että HSL on olemassa ensisijaisesti asiakkaitaan varten. Erinomaisen asiakaskokemuksen saavuttamiseksi palvelun ja toiminnan on oltava korkealaatuista ja asiakkaalle lisäarvoa tuottavaa. Painopiste on ymmärrettävä laajalti, kattaen mm. fyysisen, digitaalisen ja sosiaalisen osa-alueen. Asiakaskokemuksen huomioiminen ohjaa kaikkea toimintaa suunnittelusta toteutukseen ja kehittämiseen. Erinomainen asiakaskokemus muodostuu monesta erillisestä tekijästä, kokonaisuudesta ja määritteestä, sisältäen esim. helppouden, turvallisuuden, selkeyden, informaation, hinnoittelun, lippujärjestelmän, sujuvat vaihdot, palvelutason jne. Painopiste lähtee ajattelusta: Emme tyydy hyvään, vaan tavoittelemme erinomaista. b) Tehokas runkoverkko Painopiste korostaa runkoverkkojen roolia seudun joukkoliikennejärjestelmässä. Tehokkaat runkoverkot ja toimiva kaupunkiliikenne tukevat tiiviin ja vetovoimaisen Helsingin seudun kehittämistä. Painopisteessä korostuu maankäytön, asumisen ja liikenteen yhteissuunnittelun myötä kehittyvä tiivis yhteiskuntarakenne. Tehokas runkoverkko tukee lisäksi liikkumisen nopeutta, varmuutta, huolettomuutta ja sujuvuutta. Lähtökohtana painopisteessä on liikenteen kokonaistoimivuuden, kustannustehokkuuden ja päästöttömyyden edistäminen. c) Ennakointi ja uudistuminen Painopisteen mukaan HSL:n toiminnan ja kehityksen tulee perustua monipuoliseen tietoon ja sen tehokkaaseen analysointiin ja hyödyntämiseen. Uuden teknologian tuomia mahdollisuuksia tulee ennakoida, huomioida ja hyödyntää laajalti. Ennakointi ja uudistuminen painopisteenä korostaa toiminnan jatkuvaa kehittämistä, muutosten huomioimista ja niihin ennakolta varautumista. Uudistumiseen liittyvät avoimuus ja ketteryys sekä kokeilukulttuurin lisääminen. Painopiste on nähtävä sekä yksilö- että organisaatiotason kattavana. d) Aktiivinen yhteistyö Painopiste korostaa HSL:n roolia aktiivisena ja merkittävänä liikenteen toimijana Suomessa. HSL:n liikenteessä tehdään noin 2/3 Suomen kaikista joukkoliikenteen matkoista. Liikkumisen toimintaympäristö on kuitenkin

5 jatkuvasti kehittyvä ja uudistuva. Painopiste korostaa HSL:n ja muiden toimijoiden vastuuta toimia yhteistyössä parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. HSL on vastuullinen, luotettava ja avoin kumppani seutuyhteistyössä (MAL) ja palveluntuottajien kanssa sekä yhteiskunnassa laajemmin. HSL osallistuu aktiivisesti uusien ja kestävien liikennepalveluiden kehittymiseen. Painopiste kattaa sekä yksilö- että organisaatiotason. e) Kestävä talous Kestävä talous painopiste korostaa HSL:n vastuullisuutta julkisena liikenteen toimijana. Merkittävä osa joukkoliikenteen kustannuksista muodostuu liikenteen infran rakentamisesta ja ylläpitämisestä. HSL ja sen omistajakunnat varmistavat, että joukkoliikennejärjestelmän suunnittelu ja kehittäminen voi perustua ennakoitavaan ja pitkäjänteiseen rahoitukseen. Hyvä ja vastuullinen talouden järjestäminen mahdollistaa palveluiden houkuttelevan ja kilpailukykyisen hinnoittelun, joka osaltaan varmistaa matkustajamäärän kasvun ja sitä kautta myös lipunmyyntitulojen kasvun. Painopiste korostaa kaiken toiminnan kustannustehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. Hyväksyntä ja jatkotoimenpiteet Nyt hallitukselle hyväksyttäväksi esitettävä strategiakokonaisuus perustehtävä, visio ja strategiset painopisteet muodostaa pohjan hallituksen toimikauden aikaisen toiminnan suunnittelulle ja kehittämiselle. Strategisten painopisteiden mukaisten tavoitteiden yksityiskohtaisemmat toimenpiteet ja tehtävät määritellään toiminta- ja taloussuunnitelmissa sekä vuosittaisissa tuloskorteissa. Liitteenä on tarkempi kuvaus strategian toteuttamisen välineistä. Strategian toteuttamista tukevat arvot määritellään alkuvuoden aikana tavoitteiden täsmentämisen yhteydessä. Lopullisesti HSL:n strategian hyväksyy perussopimuksen mukaisesti yhtymäkokous vuonna Ehdotus (SR) Päätös Hallitus päättää omalta osaltaan hyväksyä HSL:n toiminnan kehittämistä ohjaavan strategian liitteen mukaisena. Hallitus päätti hyväksyä ehdotuksen. Liitteet: HSL:n strategia Strategiaprosessin tiivistetty kuvaus Strategian toteuttamisen välineet