Miten kunnan ja yhdistysten yhteistyötä palvelutuotannossa voisi lisätä?

Transkriptio

1 Miten kunnan ja yhdistysten yhteistyötä palvelutuotannossa voisi lisätä? Ohje Yhteistyöfoorumin toteuttamiseen Yhteistyöfoorumi on malli kunnan ja yhdistysten yhteistyön käynnistämiseen. Yhteistyöfoorumin keskiössä on yhteisen ymmärryksen rakentaminen ja eri osapuolten näkemykset huomioivan käsittelyn varmistaminen.

2 Yhteistyöfoorumin malli Malli koostuu viidestä vaiheesta. 1 2 Pohjustus Aloituspalaveri Yhteistyön yleisen tarpeen kuvaaminen Eri osapuolten tavoitteiden kuvaus Perustietojen kerääminen Ydintoimijoiden kokoaminen Aloituspalaverin koollekutsuminen Yhteisistä tavoitteista sopiminen Osallistujien määrittely Tarvitaanko ennakkotehtävää? Järjestämisvastuista ja rooleista sopiminen 3 Yhteistyöfoorumin suunnittelu Sisällöllinen suunnittelu Markkinointi Käytännön järjestelyt Ennakkotehtävänanto 4 Yhteistyöfoorumin toteuttaminen Tutustuminen Ryhmätyöt Yhteisen kuvan luominen Tulosten ja ratkaisuiden listaaminen 5 Jatkotoimenpiteet Yhteenveto tapahtumasta Tuloksista tiedottaminen Sovitut toimenpiteet ja niiden seuranta Seuraavan yhteistyöfoorumin pohjustus

3 0 Mistä yhteistyöfoorumissa on kyse? Hyvinvoinnin tarpeet kasvavat, resurssit eivät. Miten yhdistysten ja yksityisten palveluidentarjoajien toiminta tukee kunnan tehtävää hyvinvoinnin ja hyvinvointipalveluiden tuottamisessa? Miten saman paikkakunnan tai alueen toimijat voisivat parhaalla mahdollisella tavalla toimia yhdessä? Suomalaisessa yhteiskunnassa on vahva kolmas sektori, joka tuottaa runsain määrin hyvinvointia edistäviä toimintoja ja palveluita. Kuntien liittyessä yhteen ja organisoidessa palvelutuotantoaan uusiksi, on pidettävä huolta siitä, että palveluidentuottajat kuuluvat hyvinvointipalveluiden tulevaisuutta rakennettaessa. Kansalaisyhteiskunnan toiminnassa on toisinaan päällekkäisyyttä, eli yhdistysten palvelut limittyvät päällekkäin julkisen sektorin palvelurakenteen kanssa. Kilpailua ja vaihtoehtoja tarvitaan, mutta turha päällekkäisyys on tehotonta. Samaan aikaan on alueita, joista puuttuu palveluita. Hyvinvoinnin tuottaminen paikallisesti koostuu monista puroista, joista yhdistysten palvelutuotanto on yksi. Näitä puroja harvoin tarkastellaan kokonaisuutena. Vielä harvemmin niitä kehitetään yhdessä. Yhdessä tarkoittaa tässä joko yhden toimialan, useamman toimialan tai eri sektoreiden kesken. Yhteistyön lisääminen ei tapahdu itsestään, varsinkaan yli toimialojen ja sektorirajojen. Toimivan monialaisen yhteistyön rakentaminen vaatii sekä sopivia tilanteita että aikaa. Eri aloilta ja organisaatioista tulevat ihmiset pitää tuoda yhteen. Yhteistyöfoorumin malli sopii tähän oivallisesti. Se tukee vuoropuhelua yli alojen ja sektorirajojen. Se rakentaa kohtaamisista tuloksekkaita ja auttaa välttämään sudenkuopat. Monialaisen yhteistyön rakentaminen vaatii väärinkäsitysten ja ennakkoluulojen esiin nostamista. Eikä konflikteiltakaan yleensä vältytä. Yhteistyöfoorumissa kyse on enemmän lähestymistavasta ja ajattelumallista, kuin tietystä muodosta. Toistuvasti järjestettyinä yhteistyöfoorumit lisäävät läpinäkyvyyttä, osallistavat alueen toimijoita yhteiseen suunnitteluun, tuovat paikkakunnan osaamisen esiin ja luovat innovaatioita, jotka vastaavat ajankohtaisiin haasteisiin. Kolmannen lähteen yhteistyöfoorumin malli on alunperin luotu kunnan ja yhdistysten välille paikallisen hyvinvoinnin ja palveluiden kehittämiseen. Malli on kuitenkin sovellettavissa mitä erilaisimpiin yhteyksiin. Yhteistyöfoorumi voi toimia esimerkiksi välineenä pienten palveluntuottajien yhteistyörakenteiden luomiseen. Sitä voi käyttää erilaiseen kunnan ja yhdistysten välisen yhteistyön kehittämiseen, yritysten ja yhdistysten perheille suunnattujen vapaa-ajan palvelutarjottimen luomiseen, kunnan kulttuuri- ja liikunta-alan palvelutarjonnan kehittämiseen ja niin edelleen. Yhteistyöfoorumissa haetaan ratkaisuja hyvinvointiin liittyvien toimintojen ja palveluiden järjestämisessä nyt ja tulevaisuudessa. Kunnan ja yhdistysten yhteistyöllä syntyy uusia ideoita ja avauksia, joiden tuloksena kaikki voittavat: niin yhdistys, kunta kuin kuntalaiset. Arsi Veikkolainen & muu Kolmas lähde -tiimi: Elina Vanhapiha, Taneli Tiilikainen, Pirita Tolvanen, Ulla Karhu

4 1 Yhteistyöfoorumin pohjustus Tarve yhteistyöfoorumin järjestämiseen voi nousta keneltä tahansa, samoin aloite sen järjestämiseen. Käytännössä kuitenkin kunnan rooli on olennaisin. Yhteistyöfoorumissa tavoitellaan yhteistä kehittämistä. Kunnan ollessa aloitteentekijänä, olisi tärkeää heti alussa löytää mukaan yhdistystoimijoita, jotka ovat halukkaita toimimaan apuna tapahtuman suunnittelussa. Monialaisen tilaisuuden valmisteluun olisi hyvä saada näiden eri alojen yhdistyksiä, sillä järjestäjäyhdistyksillä on tärkeä rooli välittää informaatiota omalle alalleen Kunta on useimmiten luonnollisin koollekutsuja, koska se toimii palveluiden ostajana tai kumppanina palveluiden järjestämisessä. Myös tilanteessa, joissa kunta ei ole järjestävä osapuoli, kannattaa sen osallistumishalukkuus tarkistaa. Kunnan organisaation sisällä on hyvä keskustella siitä, mitkä toimialat haluavat osallistua tapahtumaan. Monialainen tapahtuma vaatii eri toimialojen sitoutumista ja osallistumista. Erilaiset monialaiset yhteistyöryhmät kannattaa kytkeä mukaan valmisteluun. Johdon suostumuksen ja halukkuuden varmistaminen on keskeistä niin kunnan kuin yhdistysten kohdalla. Kolmannen lähteen Handbookin työkalu nro 24. sisältää muistilistan yhteistyöfoorumien järjestämiseen. Järvenpään yhteistyöfoorumin järjestäjänä toimi Järvenpään kaupungin kolmannen sektorin yhteistyöryhmä, joka on perustettu kehittämään kaupungin ja yhdistysten välistä yhteistyötä. Noin kuukautta aiemmin yhteistyöryhmä piti yhdessä muutaman yhdistyksen kanssa foorumia valmistelevan aloituspalaverin. Aiemmin keväällä 2013 oli Järvenpääläisille yhdistyksille tehty kysely, jossa kartoitettiin erilaisia yhteistyön käytäntöjä, tarpeita ja toiveita. Varmista kunnan osallisuus (mitkä toimialat mukaan?) Etsi sopivia järjestöjä mukaan Varaa riittävä työpanos Hanki taustatietoa tarpeista Sovi aloituspalaveri

5 2 Aloituspalaveri Aloituspalaverissa keskeisimpien yhteistyötahojen kesken määritellään yhteistyöfoorumin sisältö ja vastuut järjestelyissä. Aloituspalaverin tuloksena on selvillä: Miksi ja milloin yhteistyöfoorumia ollaan järjestämässä? Keiden tulisi osallistua yhteistyöfoorumiin? Ketkä vastaavat järjestelyistä? Järjestetäänkö omin voimin vai tarvitaako esim. ulkopuolista fasilitaattoria? Aloituspalaveria varten on hyvä kerätä pohjatietoa: erilaiset kunnan strategiat, kunnan hyvinvointikertomus, mahdolliset kyselyt yhdistysten toiminnasta ja/tai toiveista, kyselyt kuntalaisilta jne. Tarkoitus on saada esiin keskeisiä kuntalaisten hyvinvoinnin parantamisen tarpeita, joihin vastaamista yhteistyöfoorumilla tavoitellaan. Apukysymyksiä: Mikä on ajateltu yhteistyön kehittämisen alue ja aihepiiri? Mihin ja keiden tarpeisiin haetaan ratkaisua? Keitä toimijoita aihe ja haettava ratkaisu koskettavat? Millä alueilla julkisen sektorin ja kolmannen sektorin kumppanuutta voitaisiin kehittää? Miten tapahtuman järjestäminen hyödyttää osallistujia ja järjestäjää? Halutaanko yhteistyöfoorumin toimivan lähtölaukauksena laajemman yhteistyön ja koordinaation aloittamiselle tai jopa yhteisen strategian luomiselle? Ajatellaanko kertaluonteista tapahtumaa vai toistuvaa tapahtumaa? Tapahtuman hahmon tarkentaminen Jo aloituspalaverissa kannattaa miettiä miten yhteistyöfoorumin tuloksia aiotaan hyödyntää. Yhteistyöfoorumi voi keskittyä laajoihin kokonaisuuksiin tai hakea ratkaisua johonkin osaongelmaan. Yleisen tiedotusyhteistyön kehittämisen tavoitteen sijaan kirjattiin tiedottamisen kehittäminen yhdeksi mahdolliseksi kehittämistoimenpiteeksi vähävaraisille lapsiperheille suunnattujen palveluiden helpomman löytämisen tarpeeseen. Samaan tavoitteeseen liitettiin idea sähköisen yhdistysrekisterin ja palveluhakemiston luomisesta. Kertaluonteinen yhteistyöfoorumi toimii hyvin jonkin selkeän kysymyksen käsittelijänä tai yhteisen vision hahmottamisen paikkana. Yhteistyöfoorumi synnyttää kuitenkin aina paljon ideoita kehittää yhteistyötä eteenpäin. Yhteistyöfoorumeita olisi hyvä ajatella määräajoin toistuvina hyvinvointi-

6 2 Aloituspalaveri palveluiden suunnittelun ja toimeenpanon strategisina foorumeina. Tapaamisissa voidaan pohtia yhteistyön etuja, karsia päällekkäisyyksiä ja jalostaa suunnitelmia edelleen. Toistuvina yhteistyöfoorumit mahdollistavat seurannan ja vaikutusten arvioinnin kytkemisen mukaan. Tavoite ja osallistujien määrittely Koska toimivan yhteistyön rakentaminen vie aikaa, ensimmäisen yhteistyöfoorumin todellinen tavoite voi olla rakentavan vuoropuhelun synnyttäminen sektoreiden ja toimijoiden välille. Kuitenkin aina tarvitaan jokin konkreettinen kehittämistavoite. Tavoitteen määrittelyyn osallistuvat mielellään kaikki järjestämisessä mukana olevat tahot. Tavoitteen määrittely vaikuttaa siihen, keitä halutaan mukaan. Ajatustenvaihdon onnistumisen ja tavoitteiden toteutumisen kannalta on parempi kutsua laajempi ja moninaisempi joukko osallistujia, kuin liian suppea. Laajemman joukon kohdalla erilaisten osallistavien menetelmien käytön tarve korostuu. Osallistujien valintaan liittyviä kysymyksiä: Ketkä osallistuvat kunnan taholta yhteistyöfoorumiin? Tuleeko foorumissa olla mukana esimerkiksi virkamiehiä muista organisaatioista? Tarvitaanko mukaan poliittisia päätöksentekijöitä, kuten lautakuntien puheenjohtajia? Millä perusteella lähestytään yhdistystoimijoita? Kutsutaanko ainoastaan toiminnanjohtajia ja yhdistyksen puheenjohtajia vai myös muita yhdistystoimijoita? Miltä toimialoilta? Tulevatko mukaan ainoastaan palvelutuotannosta kiinnostuneet yhdistykset vai onko kohdejoukko laajempi? Tuleeko rahoittajia ottaa mukaan foorumiin (valtion aluehallinto ym.)? Ketä muita yhteistyöfoorumiin olisi hyvä kutsua? Yhteistyöfoorumin sisältönä oli rajapintoja ylittävän toiminnan aktivoiminen kunnan hyvinvointipalvelutuotannossa. Osallistujia päätettiin kutsua paitsi nuoriso-, liikunta- ja kulttuurisektorien järjestöistä, myös terveydenhuollon, kunnan kehittämispalveluiden sekä alueellisten rahoittajaviranomaisten piiristä. Ennakkotehtävä Ennakkotehtävän yksi tarkoitus on virittää osallistujien ajatukset yhteiseen kehittämiseen. Jos foorumin aiheena on yhteisen tulevaisuuskuvan muodostaminen, niin ennakkotehtävässä voidaan pohtia, miten kunnassa tuotetaan hyvinvointia tällä hetkellä ja mikä on kenenkin rooli ja tehtävä siinä. Ennakkotehtävää voidaan käyttää taustatiedon keräämiseen tai täydentämiseen. Tällöin jokainen yhdistys voi ennakkoon esimerkiksi kuvata nykyistä yhteistyötään kunnan kanssa ja listata toiveitaan tulevaisuudelle. Vihje: Hyvä esimerkki tarpeiden keräämisestä on nuorten mielipiteiden kuuleminen ja kirjaaminen Nuoret palveluita arvioimassa -menetelmän avulla (Suomen Nuorisotyö Allianssi ry, 2010). Aineisto ladattavissa:

7 2 Aloituspalaveri Ennakkotehtävällä voidaan myös mahdollistaa mielipiteen ilmaisu niille, jotka eivät pääse tai joita ei kutsuta paikalle. Siksi sen jakelu voi olla laajempi kuin itse tapahtumaan kutsuttavien määrä. Ennakkotehtävän yhteenveto esitellään yhteistyöfoorumin alussa. Tehtävässä voidaan myös hyödyntää sosiaalista mediaa. Yhteistyöfoorumin aiheena on yhteistyön parantaminen kunnan ja järjestöjen välillä. Ennakkotehtävässä kysytään avoimena kysymyksenä: Miten parantaisitte yhteistyötä kunnan ja yhdistysten välillä? Vastata voivat nekin jotka eivät tilaisuuteen pääse. Vastaaminen onnistuu myös nimettömänä. Tapahtuman ajankohta Tapahtuman ajankohdan päättämisessä kannattaa huomioida paitsi sen sopiminen kunnan suunnittelusykliin, niin myös sopivuus mahdollisimman monelle kohderyhmän edustajalle; niille, joille tilaisuus kuuluu työtehtäviin sekä niille, jotka saapuvat paikalle luottamushenkilöinä. Aikaa tapahtuman järjestämiseen tarvitaan riittävästi. Kellonajaksi sovittiin iltapäivä klo , koska silloin järjestötoimijat voivat osallistua. Osa järjestötoimijoista käyttää tehtäväänsä vapaa-aikaa, osa toimii palkkatyössä. Tästä näkökulmasta päätettiin tilaisuus sijoittaa iltapäivälle. Ilta klo 18 alkaen olisi ollut toinen mahdollisuus. Iltapäivällä myös kunnan toimijat ja muut tarvittavat viranomaiset oli mahdollista saada hyvin paikalle. Järjestämisvastuiden jako Järjestämisvastuiden kannalta on hyvä miettiä käytetäänkö ulkopuolista asiantuntemusta tilaisuuden fasilitoinnissa (mm. ristiriitojen käsittelyn ja osallistavien menetelmien hyödyntämisen näkökulmista). Tämän lisäksi on hyvä määrittää järjestämisvastuut ainakin seuraaville kokonaisuuksille. Tapahtuman tarkempi suunnittelu (ohjelma, ryhmätyöt, menetelmät ) Käytännön järjestelyt (tilat, tarjoilut, ilmoittautuminen, ryhmätöiden kirjaaminen ) Markkinointi ja tuloksista tiedottaminen Ennakkotehtävän teettäminen ja koonti sekä sisällölliset teemat Helpointa on, jos tapahtuman järjestämisestä vastaa ainoastaan yksi taho. Toisaalta kun järjestämisvastuut jaetaan eri tahoille, myös näiden sitoutuminen tapahtumaan kasvaa.

8 3 Yhteistyöfoorumin suunnittelu Aloituspalaverin pohjalta yhteistyöfoorumin tavoitteet tarkennetaan. Tähän kannattaa yhdistää kunnan eri strategioiden ja ohjelmien teemoja. Yhteistyöfoorumin tehtävä ja tarkoitus tulee määritellä konkreettiseksi. Se voi tapahtua esimerkiksi rajaamalla kohderyhmää tai nostamalla jokin tavoite ensisijaiseksi. Esimerkiksi voidaan keskittyä perheiden, nuorten, työikäisten tai ikääntyneiden palveluiden kehittämiseen. Esimerkki 1: Pienessä maaseutukunnassa yhteistyöfoorumin tavoitteeksi ja tehtäväksi valittiin uuden järjestöstrategian luominen. Esimerkki 2: Yhteistyöfoorumin aiheeksi valittiin lapsiperheille suunnatut vapaa-ajanpalvelut ja niiden kehittäminen. Tapahtuman markkinointi Tapahtumaa kannattaa markkinoida yhteisvoimin. Esimerkiksi kunnan järjestäessä tapahtuman, myös yhdistysten kannattaa tiedottaa siitä omien verkostojensa ja jakelukanaviensa kautta. Monialaisen tapahtuman markkinointiin olisi hyvä saada apua eri alojen yhdistyksiltä tiedottamaan omille aloilleen. Käytännön järjestelyt Tapahtuman onnistumisen kannalta käytännön asioiden toimivuus on tärkeää. Tässä huomioituina muutamia. Pienryhmätyöskentelyä varten pöydät ovat ryhmiteltynä pöytäkunniksi Tilat ja välineet ryhmätöiden purkuun ja mahdolliseen jalkautumiseen jatkokäsittelyssä. Tilojen esteettömyys Kahvitarjoilu tauottamaan tilaisuutta Ennakkoilmoittautuminen osallistujamäärän hallitsemiseksi ja pienryhmiin jakamisen takia. Ilmoittautumisessa kannattaa kerätä tiedot osallistujan organisaatiosta, toimialasta ja tehtävästä. Yhteistyöfoorumissa on tärkeää on jättää aikaa myös vapaalle seurustelulle.

9 4 Yhteistyöfoorumin toteuttaminen Kuntien ja yhdistysten välinen yhteistyöfoorumitapahtuma voi rakentua esimerkiksi seuraavasti: Saapuminen ja ilmoittautuminen Paikoilleen asettuminen Ohjelman ja yhteisen tavoitteen esittely Mahdollisen ennakkotehtävän esittely Ryhmätyö 1: tutustuminen omien ja yhteistyötarjousten kautta Yhteenveto ja aiheen rajaus Tauko Ryhmätyö 2: ratkaisuiden kehittelyä valittuihin asioihin Yhteenveto ja valintoja ehdotuksista Jatkosta sopiminen Päätös Ryhmätyöt Yhteistyöfoorumin tarkoituksena on tuoda yhteen mahdollisimman eritaustaisia osallistujia. Siksi tapahtumassa ihmiset jaetaan pienryhmiin, joissa kussakin on mahdollisimman laaja-alainen, eri sektoreita ja toimialoja edustava, toisiaan mahdollisimman vähän tuntevien osallistujien joukko. Ryhmät voivat pohtia tulevaisuuskuvan luomista eri näkökulmista tai kukin ryhmä voi keskittyä yhteen näkökulmaan. Kehittämistavoite tai näkökulma (tai useita vaihtoehtoisia) voi olla valmiiksi pohjustettu esimerkiksi ennakkotehtävän pohjalta. Ryhmätyön päätteeksi tulokset esitellään ja niistä tehdään yhteenveto. Hyvä rooli ryhmätyössä kunnan viranhaltijoille on toimia käydyn keskustelun kirjureina ja ryhmän tulosten koostajina. Esimerkkikysymyksiä pienryhmiin: Miten yhdistysten tarjonta vastaa kunnan tilauksiin? Millaisia yhteistyömahdollisuuksia on kunnan kanssa / yhdistysten / yritysten välillä? Tarvitaanko lisää yhteistyötä ja keiden välillä? Mitä tunnusmerkkejä hyvällä yhteistyöllä palveluiden tuotannossa on? Toinen ryhmätyö jatkaa ensimmäisen vaiheen ideointia konkreettisiksi toimenpide-ehdotuksiksi. Kukin ryhmä voi jatkaa oman aiheensa konkretisointia, tai yhteisesti valitaan eri vaihtoehdoista yksi tai useampi keskeisin jota kaikki ryhmät työstävät eteenpäin. Ryhmätyön päätteeksi ryhmät esittävät ratkaisunsa. Eri aiheita ensimmäisessä vaiheessa käsitelleistä ryhmätöistä valittiin jatkokäsittelyyn suosituimmat äänestämällä. Fläpillä seinälle asetetuille ehdotuksille sai jokainen antaa 3, 2 tai 1 ääntä (3 parhaalle jne.). Äänet laskettiin yhteen ja toisessa vaiheessa kaikki ideoivat parhaan vaihtoehdon konkretisoimista. Toisen ryhmätyön aihe on konkretisointi. Sen toteutukseen vaikuttaa ensimmäisen ryhmätyön eteneminen. Joskus voi olla tarpeen yhdessä jatkaa tulevaisuuskuvan kirkastamista, jotta löydetään konkretisoitavia yhteistyön paikkoja. Toisen ryhmätyön tulokseksi kuitenkin tulee löytää selkeitä toimenpiteitä jatkoa varten.

10 5 Jatkotoimenpiteet Yhteenvedon tuottaminen tapahtumasta ja sen jakaminen osallistujille ja muille kohderyhmille on tärkeä osa yhteistyöfoorumia. Yhteenveto tulisi tuottaa mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Yhteenvedon ei kannata olla pitkä, ja sen tulee kiteyttää tapahtuman anti tavoitteen kannalta. Seuraavat asiat olisi hyvä löytyä yhteenvedosta: Tapahtuman tavoite ja sisältö Kuvaus luodusta tulevaisuuskuvasta Sovitut toimenpiteet Mahd. seuraava yhteistyöfoorumi Osallistuneiden lukumäärä (myös toimialoittain ja tahoittain jaoteltuna) Keskeneräiset asiat Erilaiset kehitysideat, jotka eivät päätyneet jatkokäsittelyyn Yhteistyöfoorumin tuloksista voi olla hyvä tiedottaa medialle ja muillekin kuin tapahtumaan osallistuneille. Vähintäänkin heille, jotka ovat merkityksellisiä sovittujen toimenpiteiden toteuttamisen kannalta. Sosiaalinen media kannattaa ottaa tähän mukaan. Jatkotoimenpiteisiin kuuluu aikaansaannosten seuranta ja mahdollinen vaikutusten arviointi. Mitä pidemmälle itse foorumissa saadaan sovittua jatkotoimenpiteistä, niin sen todennäköisemmäksi niiden toteutumien tulee. Oheismateriaalina tapahtumassa voi olla jaossa palvelutoiminnan kehittämiseen liittyvää materiaalia (esim. Kolmannen lähteen Casebook ja Handbook) tai kunnan strategiapapereita (yhdistysstrategia, hyvinvointikertomus jne.). Kolmannen lähteen Casebookista löydät 77 helmeä yhdistysten palvelutoiminnasta kulttuuri-, liikunta- ja nuorisoaloilta. Kirja on hyvinvointipalveluiden tuottamisen ideapankki, jossa palvelut on jaoteltu ihmisen elinkaaren mukaisesti. Kolmannen lähteen Handbook tarjoaa tietoa ja tukea palvelutoimintaa aloittaville tai kehittäville yhdistyksille. Kirjan toinen osio, Työkirja, on 38 työkalusta koostuva opas käytännön kehittämiskysymyksiin. Kolmannen lähteen kaikki materiaalit löydät osoitteesta: