Sidosryhmien hallinta. TU-C3010 Projektien suunnittelu ja ohjaus Aalto-yliopisto, Perustieteiden korkeakoulu, Tuotantotalous 23.8.

Transkriptio

1 Sidosryhmien hallinta TU-C3010 Projektien suunnittelu ja ohjaus Aalto-yliopisto, Perustieteiden korkeakoulu, Tuotantotalous Jere Lehtinen

2 Agenda Teeman jälkeen opiskelija osaa: Selittää sidosryhmien hallinnan peruskäsitteistön Määrittää sidosryhmien hallinnan prosessin vaiheet Tunnistaa miten erilaisten projektien ominaispiirteet voivat vaikuttaa sidosryhmien hallintaan

3 Mikä oikein on sidosryhmä? Yksilö, ryhmä tai organisaatio, joka voi vaikuttaa, tulla vaikutetuksi, tai kokea olevansa jonkin projektin päätöksen, aktiviteetin tai lopputuloksen vaikutuksen alaisena Projektien sidosryhmät ovat itsenäisiä kokonaisuuksia, joilla on intressi tai saanti (=gain upon) (negatiivinen, positiivinen tai neutraali) projektia kohtaan Henkilö (organisaation sisältä tai ulkopuolelta) Ryhmä Organisaatio

4 Miksi sidosryhmiä halutaan hallita? Perinteinen ajattelumalli: Sidosryhmiä hallitaan, jotta ne voidaan huomioida päätöksenteossa mutta miksi? Erilaiset tavoitteet, intressit, odotukset, menestyskriteerit, menestystekijät Moderni ajattelumalli: Sidosryhmiä hallitaan ratkaisuna ulkoiseen kompleksisuuteen ja epävarmuuteen Ulkoinen asioita jotka eivät kumpua projektin välittömästä tuotteesta Ei suoraan liity projektin sisäisiin spesifikaatioihin, laatuun, resursseihin, yksityiskohtiin, aikatauluihin, tuotantoon, in yms. Ulkoinen kompleksisuus Sidosryhmien lukumäärä Muutos sidosryhmissä Laatu ja diversiteetti sidosryhmissä Sidosryhmien käytöksen arvaamattomuus, kuten intressit, objektiivit, menestys mittarit, avoimuus, instituutiot yms. Ulkoinen epävarmuus Ulkoisen kompleksisuuden satunnaisuus (kontingenssi) Vähentämällä ulkoista kompleksisuutta ja täten ulkoista epävarmuutta, kasvatetaan mahdollisuuksia onnistuneen projektin toimittamisessa

5 Mitä sidosryhmien hallinta on? Sidosryhmien hallinta Jatkuva analyysiprosessi Samankaltaisuus riskienhallinta prosessin kanssa (Intensiivipäivä II) Jatkuva analyysiprosessi Datan kerääminen Iteraatio Sidosryhmien tunnistaminen ja luokittelu muodostaminen

6 Sidosryhmien hallinta Jatkuva analyysiprosessi Analyysin vaihe Menetelmä / työkalu / viitekehys Datan kerääminen sidosryhmistä ja niiden ominaispiirteistä Sidosryhmien tunnistaminen ja luokittelu Sidosryhmien hallinnan strategian muodostaminen Sidosryhmien hallinnan strategian Kasvokkaiset haastattelut Lumipallo taktiikka Yleiset sidosryhmälistat (online / offline) Brainstorming Kyselytutkimus ja epäsuorat haastattelut Dialogit Erityisraportit Lessons learned raportoinnit Workshopit, henkilökyselyt, focus ryhmät, julkiset tapahtumat, julkiset tapaamiset Sidosryhmien keskeisyys malli: luokittelu perustuen voimasuhteisiin, legitimiteettiin ja kiireellisyyteen Sidosryhmä ryhmittely: Tukee projektia, Ei tue projektia, Siltä välitä, Tukee vähän, Ei juuri tue Voimasuhde/intressi matriisi Sidosryhmäkartta työkalut Sidosryhmien hahmottelu työkalut: kiinnostus alue, kontribuutio, odotukset, voimasuhde Sidosryhmien sitoutumismatriisi Sidosryhmä ympyrä työkalu sidosryhmien mittaamiseen ja visualisointiin Sidosryhmän impakti indeksi Kommunikointi ja informaation välittämis strategiat Sidosryhmien sitouttamisen strategiat Sidosryhmien mukaan ottamisen strategiat Pidä tyytyväisenä, hallitse läheisesti, seuraa, pidä tietoisina Influenssi strategia, erottamisen strategia, kompromissi strategia, adaptoitumisen strategia, välttämisen strategia Implementoidaan haluttu strategia operaatioiden tasolla Valvotaan strategian a ja kerätään dataa tapahtumista Mukautetaan tai säädetään strategiaa reaktioiden ja datan perusteella Aloitetaan iteraatio

7 Datan kerääminen sidosryhmistä ja niiden ominaisuuksista Tarkoitus Kerätä relevanttia tietoa mahdollisista sidosryhmistä jotka voivat vaikuttaa projektiin Erilaiset menetelmät keskittyvät usein yksilöihin, jotka edustavat organisaatioitaan (yleensä mid-top johtoryhmä) Haastattelut, kyselyt yms. Tulkitaan sidosryhmien organisaatioiden ominaisuuksia Kulttuuri, arvomaailmat, tavoitteet, objektiivit, etiikka halu vaikuttaa Muut menetelmät keskittyvät objektiivisemman datan keräämiseen markkina asema, suorituskyky, taloustiedot, resurssit Yritysraportit, yrityslistat, yritysuutiset kyky vaikuttaa Dynamiikka dataa kerätään ja päivitetään kokoajan kun sidosryhmistä opitaan uutta Datan kerääminen Tunnistamine n ja luokittelu muodostami nen

8 Esimerkki datan keräämisen tekniikoista Lumipallo menetelmä tai taktiikka Lisämenetelmä haastatteluiden tueksi Periaate: Saadaan pääsy muihin sidosryhmiin toisten sidosryhmien antamien yhteystietojen kautta Osaisitko suositella tai sanoa muita keskeisiä toimijoita, jotka olisivat kiinnostuneita meidän projektista, tai mitä täällä alueella tapahtuu? Strukturoitu haastattelu vs. semistrukturoitu Normaalissa haastattelussa valmis kysymyslitania semi-strukturoidussa ei suoria kyllä/ei tai 1-5 arvion kysymyksiä Suljetut kysymykset vs. avoimet kysymykset Semi-strukturoitu tyyli keskittyy informantin omaan kertomukseen ja tulkintaan West York Borough PA, 2015 Datan kerääminen Tunnistamine n ja luokittelu muodostami nen

9 Case Länsimetro, miten keräisitte dataa eri sidosryhmistä?

10 Sidosryhmien tunnistaminen ja luokittelu Tarkoitus kartoittaa kaikki relevantit sidosryhmät, jotka voivat vaikuttaa projektiin tai joihin projekti voi vaikuttaa perustuen kerättyyn dataan ja johtopäätöksiin Käytännön menetelmiä, työkaluja ja viitekehyksiä Erilaisia matriiseja, nelikenttiä, graafeja, karttoja Monet menetelmät ovat silti subjektiivisia ja perustuvat tulkintoihin, arvioihin yksilöiden käytöksestä, jotka edustavat organisaatioitaan Output vs. Input Millaista dataa kerätään millaisia malleja hyödynnetään (potentiaalinen ristiriita) Muut menetelmät perustuvat kvantitatiivisempaan dataan Markkinaosuus ja asema, talous, yms. Dynamiikka hyödyntää useita menetelmiä ja niiden soveltuvuutta yli ajan Datan kerääminen Tunnistamine n ja luokittelu muodostami nen

11 Esimerkki sidosryhmien tunnistaminen ja luokittelu Projektin sidosryhmä kartta Projektiverkosto Datan kerääminen Tunnistamine n ja luokittelu muodostami nen

12 Esimerkki sidosryhmien tunnistaminen ja luokittelu Sidosryhmä ympyrä Sidosryhmien keskisyyssijainti matriisi Datan kerääminen Tunnistamine n ja luokittelu muodostami nen

13 Case Länsimetro, miten tunnistaisitte ja luokittelisitte sidosryhmiä?

14 Sidosryhmien hallinnan strategian muodostaminen Tarkoitus Muodostaa tarkat operaatiotason suunnitelmat, kuinka hallita erilaisia sidosryhmiä yli ajan Erilaiset strategiat erilaisia sidosryhmiä varten Seuraa V:n toimia, Tee yhteistyötä aktiivisesti W:n kanssa, Ota X mukaan päätöksentekoon nyt, Osallista Y ja anna heille tietoa, Ole valmis puolustamaan Z operaatiovaiheessa jne. Strategiat ovat dynaamisia vaihtelua sidosryhmissä, niiden ominaisuuksissa ja täten myös strategioissa ajan yli Strategiat täytyy suunnitella siten, jotta niitä voidaan säätää ja muuttaa tarvittaessa Yksikin strategia voi sisältää useampia strategioita ja toimintatapoja Yksi sidosryhmä ei ole vain yksi sidosryhmä ja siksi useita sidosryhmä hallinnan strategioita tarvitaan yhdessä sidosryhmässä joka ei ole yksi, mutta monta Organisaatio sen ryhmät ryhmien yksilöt Analyysin syvyys ja tarkastelutaso? Datan kerääminen Tunnistamine n ja luokittelu muodostami nen

15 Esimerkki sidosryhmien hallinnan strategian muodostaminen tyyppi Kuvaus Adaptoitumisen strategia Kompromissi strategia Välttämisen strategia Erottamisen strategia Vaikuttamisen strategia Noudatetaan sidosryhmän vaatimuksia ja sääntöjä. Ajatellaan, että on parempi toimia ko. sidosryhmän mukaan (suuri intressi ja vaikutusvalta), jotta projekti ja sen tavoitteet voivat täyttyä. Neuvotellaan sidosryhmän kanssa, kuunnellana heidän vaatimuksia projektille ja tarjotaan mahdollisuuksia sekä dialogin mahdollisuuksia riittävästi. Tehdään sovintoja ja tarjotaan kompensaatiota, avataan täten projekti ko. sidosryhmälle. Vähennetään yhteyttä sidosryhmään ja heidän vaatimuksiin, jotta voidaan suojella omaa organisaatiota ja projektia. Siirretään vastuu yhteydestä toiselle sidosryhmälle projektissa. Olla kokonaan piittaamatta sidosryhmän vaatimuksista. Ei oteta millään tavoin huomioon ko. sidosryhmän vaatimuksia, ehtoja, toivomuksia tai paineita projektin toteuttamisessa. Aktiivisesti vaikutetaan sidosryhmän arvoihin ja vaatimuksiin. Jaetaan tietoa ja rakennetaan suhdetta sidosryhmän kanssa. Aaltonen & Sivonen, IJPM, Datan kerääminen Tunnistamine n ja luokittelu muodostami nen

16 Case Länsimetro, millaisia strategioita muodostaisitte eri sidosryhmille?

17 Sidosryhmien hallinnan strategian Tarkoitus implementoida suunnitelmat Määrätään yksilöt heidän tehtäviinsä Valvotaan strategian toteutumista Muutoksia palautteen ja reaktioiden mukaan Muutokset sidosryhmissä ja heidän ominaisuuksissaan luovat tarpeen muutoksille Toista analyysiprosessi ja iteroi, sidosryhmät, työkalut, menetelmät, data ja strategiat vaihtuvat ajan yli Keskity proaktiivisiin menetelmiin jotka helpottavat joukkoistamista ja sitoutumista avoimiin prosesseihin Monet mallit, menetelmät ja viitekehykset ovat normatiivisia ja käsittelevät sidosryhmiä hyvin objektiivisina ja jäykkinä Todellisuus jotain muuta dynamiikka kulminoituu yksilöiden välisiin aktiviteetteihin, jotka edustavat organisaatioitaan Sidosryhmien hallinta onkin usein ihmisten hallintaa Datan kerääminen Tunnistamine n ja luokittelu muodostami nen

18 Yhteenveto Perinteinen lähestymistapa ei ole riittävä DAD, Decide-Announce-Defend -> EDD, Engage-Deliberate-Decide Proaktiivisuus osallista ajoissa ja ole läpinäkyvä Alkuvaiheen osallistaminen mahdollistaa proaktiivisten suhteiden kehittymisen, joka voi toimia arvokkaana omaisuutena vaikeina projektin aikoina Sisältvä ennemmin kuin pois sulkeva tai fragmentoitunut Kaikki sidosryhmät eivät ole sisältään yksimielisiä tai jaa samoja näkemyksiä keskenään (vrt. tarkastelutaso) Rohkaise sidosryhmien osallistumista ennemmin kuin eristäytymistä omiin oloihinsa Avoimen keskustelun työpajat Sidosryhmien hallinta on iteroituva ja jatkuva analyysiprosessi Sidosryhmien sitoutuminen kehittyy ja täten konvergoituu projektin elinkaaren edetessä Erilaiset näkemykset maailmasta ja systeemistä haastava tulkita odotuksia oikein

19 Agenda Teeman jälkeen opiskelija osaa: Selittää sidosryhmien hallinnan peruskäsitteistön Määrittää sidosryhmien hallinnan prosessin vaiheet Tunnistaa miten erilaisten projektien ominaispiirteet voivat vaikuttaa sidosryhmien hallintaan