YLEISOHJE/ESITTELY LUKIEN

Transkriptio

1 Valtiokonttori Ohje 1 (21) Tahti YLEISOHJE/ESITTELY LUKIEN

2 2 (21) MUUTOKSET Muutoksen kuvaus Muutospäivä Sivu- /kappalenumero Tehty pieniä stilistisiä korjauksia kappaleet 1, 3.2 ja 7 Rekisteriseloste siirretty erilliseksi dokumentiksi kappale 5 Vaihdettu kirjautumiseen liittyvät näytönkuvat uuden kappaleet 3 ja 4 tunnistuspalvelun mukaisiksi Poistettu selainvarmenteen asennusohje kappale 3.11 Muutettu VK:n graafisen ilmeen mukaiseksi koko asiakirja Lisätty luotettujen sivustojen ja yhteensopivuustilan asetusten ohje kappaleet ja Päivitetty kappaletta 7.4 Tilauslomakkeet kappale 7.4 Päivitetty kappaletta kappale 7.2 Päivitetty kappaleita kappaleet 1-4

3 3 (21) SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ Tahtin toimijat (VK:n, VM:n ja virastojen roolit Tahti-käyttäjinä) Tietojen ilmoittaminen (viraston ilmoitukset 12 kertaa vuodessa ja kerran vuodessa)4 1.3 Maksullisuuden periaatteet TAHTIN TIETOTURVA JA KÄYTTÖOIKEUDET Tietoturvallisuus Turvatoimien päämäärät Käyttöoikeudet Turvallisuutta ohjaavaa lainsäädäntöä KÄYTETTY TEKNIIKKA Tekniset edellytykset Tahtin käytölle Ponnahdusikkunoiden asetukset Luotetut sivustot -asetukset Ohje yhteensopivuusnäkymän käyttämisestä Internet Explorer -selaimessa Uusi käyttäjä TAHTIIN KIRJAUTUMINEN Vahva tunnistautuminen (toimikortti) Käyttäjätunnus ja salasana Virtu-kirjautuminen REKISTERISELOSTE/KUVAUS KÄYTTÖLIITTYMÄN KUVAUS Yhteystiedot Palautteet (palautelomake) Ohjeet ETUSIVU Koulutus Julkaisuja ja analyyseja Keskustelut Tilauslomakkeet Nimikekoodin tilauslomake YK-palkkatekijän tilauslomake Uuden käyttäjän ilmoituslomake Pääkäyttäjälomake Työnantajaedustajan käyttöoikeuslomake Tahti-lähituki -palvelun tilaus Henkilöstöjohdon raportin tilaus Simuloinnin käyttöoikeuslomake... 21

4 4 (21) 1 YLEISTÄ Tahti on valtiotyönantajan henkilöstötietojärjestelmä. Henkilötietolain (523/1999) 3 :n mukainen Tahti-rekisterin rekisterinpitäjä on valtiovarainministeriö, joka vastaa rekisterin strategisesta ohjauksesta ja kehittämisestä, valtiotason raportointi- ja julkaisulinjauksista sekä rekisterin käytöstä. Rekisteri on tarkoitettu tilasto- ja tutkimuskäyttöön. Valtion henkilöstötieto kerätään Tahti-rekisteriin. Suurin osa tiedoista kerätään kuukausittain ja osa vuosittain. Valtion keskus- ja virastotasolla tarvitaan yhtenäisesti kerättyä ja luokiteltua sekä ajantasaista tietoa työnantajatoiminnan ja henkilöstöpolitiikan suunnittelua, toteutusta ja päätöksentekoa varten. Tietojen toimittamisvelvoite perustuu virkaehtosopimuslakiin (26, 646/1999). Valtiovarainministeriö on määrännyt (VM:n määräys VM/2641/ /2015) ministeriöt ja virastot toimittamaan henkilöstötietonsa Tahtirekisteriin Valtiokonttorin tarkemmin ohjeistamalla tavalla. Ministeriöt ja virastot asioivat tietojen ylläpitoon liittyvissä kysymyksissä ensisijaisesti Valtiokonttorin kanssa. Tahti ei ole yleisessä käytössä oleva järjestelmä, joten Tahtin käyttö ministeriöissä ja virastoissa edellyttää viraston johdon myöntämän luvan. Henkilötason tietojen käsittely edellyttää aina vahvaa toimikortilla tapahtuvaa tunnistautumista. Muu Tahtin käyttö ei edellytä toimikorttia vaan kirjautuminen voidaan tehdä käyttäjätunnus/salasanan tai Virtutunnistuksen avulla. Tahti-käyttäjän oikeudet ovat aina henkilökohtaiset ja käyttäjätunnukset annetaan käyttäjälle hakemuksen perusteella Valtiokonttorista. Tämä ohje sisältää keskeistä tietoa kaikille käyttäjälle Tahtin palveluiden sisällöstä ja niiden käytöstä. Kuvien tarkoituksena on havainnollistaa Tahtin sivujen näyttöjä mutta niiden sisältämät tiedot eivät vastaa todellisia tapauksia. Tahtin ohjeet löytyvät Tahtista käyttöliittymän oikeassa yläreunassa olevan Ohjeet-linkin takaa. Ohjeiden ajantasaisuutta voi seurata ohjeen etusivulla olevasta päivämäärästä, joka kertoo viimeisen muokkausajankohdan. Ohjeiden alussa ylläpidetään taulukkoa ohjeisiin tehdyistä muutostiedoista. 1.1 Tahtin toimijat (VK:n, VM:n ja virastojen roolit Tahti-käyttäjinä) Valtiovarainministeriö omistaa rekisterin ja edustaa työnantajatahoa, jonka tehtävänä on ylläpitää koko valtion kattavaa henkilörekisteriä. Valtiokonttorin tehtävänä on koota tieto rekisteriin, tarkastaa rekisterin oikeellisuutta, ohjata Palkeita ja virastoja tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi sekä huolehtia tietojen raportoitavuudesta. Virastoilla ja laitoksilla on velvollisuus toimittaa pyydetyt tiedot Tahtiin (virkaehtosopimuslain /1999, Valtioneuvoston ohjesääntö 17 sekä VM:n määräys VM/2641/ /2015). 1.2 Tietojen ilmoittaminen (viraston ilmoitukset 12 kertaa vuodessa ja kerran vuodessa) Tahtiin siirretään virastojen aineistot kerran kuukaudessa ja tietoja täydennetään vuosittain erillisillä lomakekyselyillä. Kuukausittaisessa tiedonsiirtoprosessissa korostuu virastojen vastuu tiedon oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Aineiston oikeellisuutta varmistetaan siirtovaiheessa erilaisten tarkastusten avulla. Aineiston siirtymisen Tahtiin voi estää aineistosta löytyvä virhe, joka pitää ensin korjata Kiekuun. Tahtiin siirtynyt aineisto käy vielä läpi tarkastus- ja jalostusprosessin, jonka jälkeen tiedot julkaistaan käyttäjien raportoitavaksi. Kuukausittain toimitettavat aineistot siirretään Tahtiin viimeistään seuraavan kuukauden ensimmäisen työpäivän aikana.

5 5 (21) 1.3 Maksullisuuden periaatteet Tahtin käyttö on virastolle maksutonta. Maksullisia ovat lisäpalvelut, kuten simulointivälineen käyttö sekä siihen liittyvät koulutukset.

6 6 (21) 2 TAHTIN TIETOTURVA JA KÄYTTÖOIKEUDET 2.1 Tietoturvallisuus Tahti-palvelussa käsitellään työnantajatoimintaan tarkoitettua henkilöstötietoa. Kaikki Tahtin käyttö on tunnistautumisen takana eikä palvelua ole siis suunnattu viraston työntekijöille eikä kansalaisille. Tahtin käytön toivotaan olevan aktiivista ja palvelun tuottama tieto kaikkien niiden ulottuvilla, jotka tietoa työssään tarvitsevat. Tahtin käyttäjiä ovat myös ylin johto sekä esimiehet viraston päättämässä laajuudessa. Tietoturvan ja siihen liittyvän käyttöoikeushallinnan merkitys korostuu Tahtin kaltaisessa järjestelmässä, jonka tietokannassa tiedot ovat henkilötasolla. Tilastoetiikka: Tahtin raportointi tehdään henkilörekisteristä, jonka käyttötarkoitus on tilasto- ja tutkimuskäyttö. Tästä johtuen raportointi noudattaa rekisterin omistajan määrittelemiä seuraavia tilastoeettisiä periaatteita: Raporteilla ei näytetä sellaisia ansioita kuvaavia tietoja, joista käy ilmi yksittäisen henkilön ansiotiedot. Havaintoja on oltava vähintään 3, jotta havaintojoukon ansiotieto näytetään. Jos ansioita raportoidaan vertailutietona, on vertailutiedon havaintojoukon oltava vähintään 3 yksikköä (=virastoa ja henkilöä). (Poikkeus: hallinnonaloilla havaintojoukon alaraja on 2 virastoa). Henkilölukumääräraporteilla tilastoeettistä rajausta ei ole vaan käyttäjällä on oikeus nähdä kaikki henkilö- ja virastotason tiedot. Henkilötason tiedon käsittely: Oikeus henkilötason tiedon käsittelyyn on mahdollisimman rajatulla henkilöjoukolla. Virastoissa tällaisia henkilöitä ovat kuukausittaisesta tiedontoimittamisesta ja tietojen oikeellisuudesta vastaavat Tahtin käyttäjät. Henkilötason tiedon käsittely edellyttää vahvaa tunnistautumista (toimikortti) käyttäjän kirjautuessa Tahtiin. Henkilötason tiedon käsittelystä jää aina lokimerkintä Tahtiin Turvatoimien päämäärät Turvatoimien tärkeimmät päämäärät Tahtissa ovat: - Varmistaa, että Tahti tuottaa päätöksenteon tueksi luotettavaa tietoa valtionhallinnon sopimusneuvotteluihin. Erityisesti huolehditaan tietojen käytettävyydestä neuvottelujen aikana ja välittömästi niitä ennen. - Suojata järjestelmässä olevat henkilötiedot luvattomalta käsittelyltä. - Estää tietojen oikeudeton muuttaminen ja muut tietojen eheyttä vaarantavat tekijät. Tahtin tietoturvallisuuden valvonta perustuu osin suoriin tietoturvallisuutta valvoviin komponentteihin, osin epäsuoraan valvontaan. Suoraan tietoturvallisuutta valvovat komponentit käsittävät käyttäjätunnistuksen, palomuurin, käyttöjärjestelmien lokit, käytettyjen tuotteiden turvallisuuteen liittyvät vakio-ominaisuudet sekä muut vastaavat käyttöpalvelun järjestelmään kohdistuvat valvontapalvelut. Epäsuoran valvonnan kohteena ovat tiedostooperaatiot (tietojen lataus, siirto ja suuret muutokset) sekä käyttäjätunnuksiin liittyvä valvonta. 2.2 Käyttöoikeudet Tahtissa tietojärjestelmä päättelee käyttäjän käyttöoikeudet annetun roolin/roolien sekä rooliin liittyvien organisaatioiden perusteella. Käyttäjän rooli kertoo, millaisia asioita tai toimintoja käyttäjällä on oikeus tehdä Tahtissa. Rooliin liitetty organisaatiotieto kertoo, minkä virastojen tietoja käyttäjällä on oikeus käsitellä. Kaikilla käyttäjärooleilla on pääsy Tahtin sivustolle sekä vakioraportointiin.

7 7 (21) Virastoissa käytössä olevat Tahtin käyttäjäroolit ja niihin liittyvät oikeudet ovat seuraavat 1 : - viraston pääkäyttäjä: * valmisraporttien käyttö * tiedon lähettäminen (kk-tiedonkeruu ja www-lomakekyselyt), virasto- ja virhepalautteiden käsittely, koodistojen selaus * viraston käyttäjien hallinnointi - viraston tiedontoimittaja: * virastopalauteraporttien käyttö (vain tiedon toimittamiseen liittyvät raportit) * tiedon lähettäminen (kk-tiedonkeruu ja www-lomakekyselyt), virasto- ja virhepalautteiden käsittely, koodistojen selaus - viraston/hallinnonalan peruskäyttäjä * valmisraporttien käyttö - ministeriön ylin johto * valmisraporttien käyttö (erityisesti ylimmälle johdolle suunnatut raportit) * ansiot ministeriöissä -kuutioraportin käyttö - työnantajaedustaja * valmisraporttien käyttö * työnantajaedustajille suunnattu osa sivustoa (Työnantajafoorumi, joka pitää sisällään työnantajakeskustelun ja työnantajamateriaalin) Rooliin voidaan liittää Tahtin virastokoodistosta yksittäisiä VHS-virastoja, hallinnonala/-aloja tai muita virastotasoja hallinnonalan ja VHS-viraston välillä 2. Kuva 1. Käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet Käyttäjäroolit eivät ole toisiaan poissulkevia, vaan niitä voidaan tarpeen mukaan yhdistellä siten, että käyttäjällä voi olla yhtäaikaisesti useampi rooli. 2.3 Turvallisuutta ohjaavaa lainsäädäntöä - Suomen perustuslaki (731/1999) 2.luku 10 : Yksityiselämän suoja ja luottamuksellisen viestin salaisuus 1 Listasta puuttuu simulointisovellukseen liittyvät roolit. 2 Tiedon toimittajaan ja pääkäyttäjään liitetään myös tieto aineistotunnuksesta.

8 - Suomen perustuslaki (731/1999) 2.luku 12 : Viranomaisten hallussa olevien asiakirjojen ja tallenteiden julkisuus - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) - Valtion virkamieslaki (750/1994) 17 : Säädös valtion virkasuhteesta - Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietoturvallisuuden kehittämisestä - Valtioneuvoston ohjesääntö (262/2003) 3 11 kohta. - Arkistolaki (831/1994): Asiakirjojen laatiminen, säilyttäminen ja käyttö - Henkilötietolaki (523/1999): Henkilötietojen käsittelyä koskevat yleiset periaatteet - Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003): Tietoturvallisuus asioinnissa ja viranomaisten keskinäisessä tietojenvaihdossa - Laki sähköisistä allekirjoituksista (13/2003) - Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) Sähköisen viestinnän luottamuksellisuus ja yksityisyyden suoja - Tilastolaki (280/2004) Tietojen käsittely ja tilastojen laatiminen. Tilastotarkoituksiin kerättyjen tietojen luovuttaminen. 8 (21)

9 9 (21) 3 KÄYTETTY TEKNIIKKA 3.1 Tekniset edellytykset Tahtin käytölle Tahti on selainpohjainen palvelu, joka toimii ensisijaisesti Internet Explorerilla 6 SP2 - versiolla. Netscape-selaimesta suositellaan käytettäväksi versiota 7.2, mutta sekin saattaa asettaa joitain rajoituksia omaehtoisen raportoinnin toimivuudelle. 3 Tahtin käyttö ei edellytä työasema-asennuksia (pl. simulointisovelluksessa työasemalle asentuva/asennettava komponentti). Työasemavaatimukset ovat nykyaikainen PC, jossa on muistia 256 MB, vapaata levytilaa vähintään 50 MB ja käyttöjärjestelmänä Windows NT4/2000/XP. Osa Tahtin toiminnallisuudesta edellyttää käyttäjältä vahvaa tunnistautumista kirjauduttaessa palveluun, osalle toimintoja riittää Tahtin käyttäjätunnus ja salasana tai Virtu-tunnistus. Mikäli käyttäjällä ei ole vielä ennestään käytössä toimikorttia sekä siihen liittyvää lukijaa ja työasemaohjelmistoa, tulee viraston hankkia ne käyttäjälle. Tunnistautuminen on kuvattu omana kokonaisuutena tässä ohjeessa. Toimikorttien hankinta sekä toimikorttien käyttöön liittyvä lukija ja työasemaohjelmisto ovat viraston vastuulla. Samoin toimikortin uusiminen, katoamisen ilmoittaminen sekä kortin käytön ohjeistus ovat viraston vastuulla. Kortti on ehdottomasti henkilökohtainen ja kadonnut kortti tulee välittömästi ilmoittaa Väestörekisterikeskukseen sulkulistalle. Mikäli virastollanne ei ole toimikortteja käytössä, pystyy virastonne hankkimaan Valtiokonttorin ja Väestörekisterikeskuksen välisellä sopimuksella perustetun toimikorttityypin mukaisia kortteja henkilöstölleen Ponnahdusikkunoiden asetukset Tietoturvasyistä selaimen ponnahdusikkunoiden oletusasetukset saattavat rajoittaa Tahtin käyttöä esimerkiksi estämällä jonkin raportin näytön, jos se on toteutettu ns. pop-uptekniikalla. Näiden asetusten työasemakohtaisista muutoksista on syytä keskustella viraston oman it-tuen kanssa. Internet Explorer -selaimella ponnahdusikkunoiden asetukset voi tarkistaa valitsemalla Työkalut -> Ponnahdusikkunoiden estot -> Ponnahdusikkunoiden asetukset..., jolloin aukeaa luettelo sallituista ponnahdusikkunasivustoista. 3 Käytettävissä olevien selainten määrä on normaalia www-sivuston käyttöä rajallisempi johtuen käytössä olevista raportoinnin Cognos-välineistä.

10 10 (21) Kuva 2. Ponnahdusikkunoiden eston asetukset Jotta Tahtissa voi tarkastella esimerkiksi tiedon toimitukseen liittyvää Aineiston poikkeamat -raporttia henkilötasolla, on ponnahdusikkunat sallittava vähintään tilapäisesti kyseisellä sivustolla. Tämä tapahtuu seuraavasti:

11 1. Valitaan ja suoritetaan Aineiston poikkeamat -raportti. Kun raportti aukeaa, valitaan joku TM-koodi 11 (21) Kuva 3. Aineiston poikkeamat -raportti 2. Järjestelmä antaa virheilmoituksen: Kuva 4. Virheilmoitus aineiston poikkeamat -raportilla

12 3. Suljetaan Tietopalkkiin liittyvä huomautus valitsemalla OK ja valitaan selaimen toimintonäppäinpalkkien ja Tahtin näytön välissä olevasta keltaisesta Tietopalkista joko Salli ponnahdusikkunat tilapäisesti tai Salli aina tämän sivuston ponnahdusikkunat (21) Kuva 5. Ponnahdusikkunan salliminen Ponnahdusikkunoiden tilapäinen salliminen on voimassa kyseisen Tahti-istunnon ajan. Pysyvän sallimisen valinta sen sijaan kirjoitetaan muistiin selaimen oletusasetuksiin ja näin ollen valintaa ei tarvitse tehdä uudelleen seuraavassa Tahti-istunnossa. 4. Jälkimmäinen valinta johtaa vielä vahvistusilmoitukseen: Kuva 6. Vahvista ponnahdusikkunan salliminen 5. Kun ponnahdusikkunat on päätetty hyväksyä, antaa selain ilmoituksen: Kuva 7. Ponnahdusikkunan vahvistus 6. Kun tämän ilmoituksen hyväksyy Yritä uudelleen-painikkeesta, niin Tahti palaa takaisin aiemmin valitulle Aineiston poikkeamat raportille ja porautumisraportti TM-koodista täytyy suorittaa tarvittaessa uudelleen.

13 13 (21) Luotetut sivustot -asetukset Jos käyttäjällä on ongelmia päästä Tahtiin tai tunnistuspalveluun, on hyvä tarkastaa että seuraavat osoitteet on lisätty selaimen luotetut sivustot -asetuksiin: Ohje yhteensopivuusnäkymän käyttämisestä Internet Explorer -selaimessa Jotta Tahtin ns. kelluvalikot ja kuutioraportit toimivat oikein IE-selainta käytettäessä, on selainta käytettävä yhteensopivuusnäkymässä (compatibility view). Oheisesta Microsoftin linkistä löytyy ohje yhteensopivuustilan käyttöön: Uusi käyttäjä Uuden käyttäjän käyttöoikeuksien perustamisesta vastaa Valtiokonttori. Päätös uuden käyttäjän käyttöoikeuksista sekä vastuu käyttäjätietojen ajantasaisuudesta ja käyttäjän passivoimisesta (=poistamisesta) on virastossa. Virastossa nämä tehtävät hoitaa Valtiokonttorin suuntaan viraston/palvelukeskuksen Tahti-pääkäyttäjä. Uusi käyttäjä perustetaan Valtiokonttoriin lähetetyn käyttöoikeuslomakkeen perusteella. Lomake löytyy Tahtin etusivulta kohdasta tilauslomakkeet. Lomakkeelle täytetään seuraavat tiedot: - viraston nimi - henkilön nimi - osoite - sähköpostiosoite - puhelinnumero (myös mahdollinen matkapuhelinnumero, johon Valtiokonttori voi lähettää salasanan tekstiviestinä) - käyttäjärooli/-roolit - kuhunkin rooliin liittyvät työnantajavirastot. Aineistotunnus ilmoitetaan silloin jos käyttöoikeuteen kuuluu kuukausittaisen aineiston siirtäminen Tahtiin, tai jos on kyse pääkäyttäjästä. - toimikortin numero, mikäli käyttäjällä on toimikortti 4 - viraston johdon tai Tahti-pääkäyttäjän allekirjoitus Kun uusi käyttäjä on perustettu Tahtiin, Valtiokonttori lähettää käyttäjälle käyttäjätunnuksen sähköpostitse. 4 Jos viraston käytössä oleva toimikortti ei ole julkisessa hakemistossa eikä kortin päällä lue kortin numeroa niin ota yhteys organisaatiosi It-tukeen. He antavat ohjeen kuinka kortin numero voidaan lukea työasemassa.

14 14 (21) 4 TAHTIIN KIRJAUTUMINEN Kirjautuminen Tahtiin tapahtuu Valtiokonttorin tunnistuspalvelun kautta. Jos käyttäjällä on oikeudet useampiin Valtiokonttorin tunnistuspalvelua edellyttäviin järjestelmiin, pääsee käyttäjä niihin kaikkiin. Tahtissa on käytössä kolme eri kirjautumistapaa: käyttäjätunnus ja salasana vahva tunnistautuminen virtu-tunnistautuminen Kirjautuminen Tahtiin tapahtuu kirjoittamalla selaimeen seuraava osoite: Sisäänkirjautumisen jälkeen istunto vanhenee, jos käyttäjä ei ole käyttänyt palvelua neljään tuntiin. Tahtin käyttö lopetetaan klikkaamalla Tahtin käyttöliittymässä Kirjaudu ulos painiketta, joka sulkee yhteyden Tahtiin. Tämän jälkeen on vielä suljettava yhteys tunnistuspalveluun sisäänkirjautumissivulla olevasta Lopeta istunto -linkistä. Muista tyhjentää koneen välimuisti ja selaimen sivuhistoria uloskirjautumisen jälkeen. 4.1 Vahva tunnistautuminen (toimikortti) Kuva 8. Kirjautuminen Tahtiin Suurin osa Tahtin käyttäjistä pystyy käyttämään Tahtia kirjautumalla palveluun käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai Virtu-tunnistautumisella. Vahva tunnistautuminen on kuitenkin edellytyksenä silloin, kun käyttäjällä pitää olla oikeus raportoida henkilötason tietoa.

15 15 (21) 4.2 Käyttäjätunnus ja salasana Kuva 9. Kirjautuminen käyttäjätunnuksella ja salasanalla Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen pitää täyttää vähintään kolme neljästä ehdosta (iso kirjain, pieni kirjain, numero, erikoismerkki). Salasanassa sallitut merkit ovat: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö ! #$%& ()*+,-./:;?@[\]^_`{ }~ ½ Salasana vanhenee kerran kuukaudessa. Järjestelmä pyytää vaihtamaan vanhentuneen salasanan. Voimassaolevan salasanan voi vaihtaa kirjautumisen jälkeen myös itsepalveluna. Mikäli käyttäjällä on käytössä salasanatunnistautuminen, mutta salasana on unohtunut, käyttäjä voi itse käydä resetoimassa salasanansa Valtiokonttorin verkkosivuilla olevan ohjeen mukaisesti Virtu-kirjautuminen Kuva 10. Virtu-kirjautuminen

16 Oikeus Virtu-tunnuksella kirjautumiseen haetaan Valtiokonttorista Virtu-tunnuksen käyttäminen vastaa oikeuksiltaan käyttäjätunnusta ja salasanaa, joten sen käyttö ei oikeuta vahvaan tunnistautumiseen. Virtu-kirjautuminen onnistuu vain niissä virastoissa, joissa on Virtu käytössä. 16 (21)

17 17 (21) 5 REKISTERISELOSTE/KUVAUS Tahti-järjestelmän rekisteriseloste löytyy Tahtista käyttöliittymän oikeassa yläreunassa olevan Ohjeet-linkin takaa.

18 18 (21) 6 KÄYTTÖLIITTYMÄN KUVAUS Kirjautuminen Tahtiin tuo käyttäjän automaattisesti palvelun Etusivulle. Kuva 11. Tahtin Etusivu Tahti koostuu viidestä toiminnallisesta kokonaisuudesta, jotka näkyvät käyttöliittymässä erillisinä välilehtinä. Nämä välilehdet ovat: Etusivu: uutiset ja tiedotus, ohjeet ja muu materiaali, keskusteluryhmät, työnantajafoorumi, palautelomake, nimikkeen tilauslomake, YK-palkkatekijän tilauslomake, käyttöoikeustilauslomakkeet Raportointi: kaikki raportointiin liittyvä toiminnallisuus Tiedon toimitus kuukausittainen ja vuosittainen tiedontoimitus, virastopalautteet, lomakekyselyt, koodistot Simulointi tiedonsiirto, kustannuslaskenta ja ennakointi Ylläpito (vain keskustason käytössä) koodistojen ylläpito, tiedonkeruun valvonta, lokit Näiden välilehtien avulla käyttäjä pääsee siirtymään palvelun toiminnallisesta kokonaisuudesta toiseen. Käyttäjälle näkyvät vain ne välilehdet, joihin hänellä on käyttöoikeus. Vasemman laidan navigointipalkin sisältö vaihtuu sen mukaan, mikä välilehdistä on valittu. Hakutoiminnolla voi hakea aktivoidun välilehden sisällä olevia asioita. Raportointivälilehdellä ei ole käytössä vasemman reunan navigointia. Käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa Kirjaudu ulos toiminnon alapuolella on kolme kaikilla välilehdillä näkyvää linkkiä: Yhteystiedot, Palaute ja Ohjeet. 6.1 Yhteystiedot Tahtiin liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä joko Tahtin yleiseen sähköpostiosoitteeseen (analysointipalvelu@valtiokonttori.fi) tai puhelinnumeroihin, joita tällä sivulla ylläpidetään. Myös sähköpostitse esitettyihin kysymyksiin pyritään vastaamaan mahdollisimman pian. Lisäksi sivulta löytyy muita Tahti yhteystietoja.

19 19 (21) 6.2 Palautteet (palautelomake) Tahtin palautelomakkeen välityksellä käyttäjät voivat antaa Tahtiin liittyvää palautetta, esittää kysymyksiä tai kehitysehdotuksia. Annettuun palautteeseen vastataan sähköpostitse jos palautteen antaja on antanut yhteystietonsa. Palautteen voi antaa myös nimettömänä. Palauteviestille on suotavaa antaa jokin otsikkotieto. Palautelomakkeen tiedot välittyvät sähköpostiosoitteeseen. Kuva 12. Palautelomake 6.3 Ohjeet Ohjeet julkaistaan Tahtissa PDF-muotoisina tiedostoina. Ohjeen etusivulla oleva päivämäärä kertoo viimeisen muokkausajankohdan. Ohjeen alussa ylläpidetään taulukkoa muutostiedoista. Kun ohje muuttuu merkittävästi eli kirjoitetaan uudelleen, edellä mainittu taulukko tyhjennetään.

20 20 (21) 7 ETUSIVU Tahtin etusivulla näkyvät toiminnot ovat kaikkien käytettävissä. Ainoan poikkeuksen muodostaa työnantajaryhmille tarkoitettu keskustelufoorumi ja työnantajamateriaali, joiden käyttöoikeudet annetaan vain työnantajaedustajille. Etusivulla näkyvät tuoreimmat uutiset. 7.1 Koulutus Koulutus-osiosta löytyvät tiedot koulutusajankohdista ja käyttäjäpäivistä sekä Tahtin verkkokoulusta. Koulutusmateriaalit päivitetään koulutus-osioon koulutusten jälkeen. 7.2 Julkaisuja ja analyyseja Osiosta löytyvät linkit valtion työmarkkinalaitoksen tuottamiin tutkimuksiin ja selvityksiin sekä valmiisiin julkaisuihin. Uusien julkaisujen valmistumisesta mainitaan mahdollisuuksien mukaan myös Etusivulla. Säännöllisesti seurataan mm. työvoimakustannuksia, henkilöstön tilaa ja vaihtuvuutta, palkkauksen muutoksia ja palkkausuudistuksen etenemistä sekä valtiotyönantajan kilpailukykyä. 7.3 Keskustelut Tahtin keskustelufoorumi on tarkoitettu kaikille Tahtin käyttäjille. Viestin yhteyteen voi halutessaan oheistaa myös liitetiedoston. Tahtin ylläpitäjät seuraavat myös foorumilla käytävää keskustelua ja osallistuvat siihen tarvittaessa. Keskusteluja voi käydä myös nimimerkillä. Työnantajafoorumi on tarkoitettu henkilöille, joilla on käyttäjärooli työnantajaedustaja. 7.4 Tilauslomakkeet Nimikekoodin tilauslomake Uutta nimikettä perustettaessa tarkasta Tahtin virka- ja ammattinimikekoodistosta, onko nimike jo käytössä. Jos nimikettä ei löydy koodistosta, pitää uusi nimikekoodi tilata Tahtissa olevalla tilauslomakkeella YK-palkkatekijän tilauslomake Virasto tilaa uudelle käyttöönotettavalle palkanerälle sitä vastaavan YK-palkkatekijän Tahtissa olevalla lomakkeella. Kun YK-palkkatekijä on perustettu Tahtiin, ilmoitetaan siitä tilaajalle. Tilaus on tehtävä ennen kuin palkanerää käytetään palkan maksamiseen. YK-palkkatekijän tilauslomake täytetään ja lähetetään liitteineen sähköpostilla lomakkeessa olevaan osoitteeseen Uuden käyttäjän ilmoituslomake Viraston Tahti-pääkäyttäjä ilmoittaa uuden käyttäjän tiedot ja tarvittavat käyttöoikeudet/roolit käyttöoikeuslomakkeella Valtiokonttoriin, jonka perusteella käyttäjälle avataan käyttäjätunnukset Tahtiin. Uuden käyttäjätunnuksen avauksesta lähetetään tieto sähköpostitse sekä viraston pääkäyttäjälle että asianomaiselle käyttäjälle itselleen. Viraston pääkäyttäjä vastaa viraston käyttäjätunnusten ja roolien sekä käyttöoikeuksien ajantasaisuudesta.

21 21 (21) Pääkäyttäjälomake Viraston pääkäyttäjäoikeuksia haetaan viraston hallintojohtajan tai vastaavan allekirjoittamalla pääkäyttäjälomakkeella Työnantajaedustajan käyttöoikeuslomake Työnantajaedustajarooli avaa oikeudet Tahtin Työnantajafoorumiin. Rooli on tarkoitettu ylimmälle johdolle ja työnantajaryhmän varsinaisille sekä varajäsenille, jotka toimivat työnantajavirkamiehinä. Virastojen vastuulla on katsoa, että käyttäjät ovat työnantajavirkamiehiä, koska työnantajamateriaali on luottamuksellista eikä sitä tule jakaa eteenpäin. Työnantajaedustajan käyttöoikeuksia haetaan viraston ylimmän johdon allekirjoittamalla lomakkeella Tahti-lähituki -palvelun tilaus Lomakkeella voit tilata lähitukea Tahtin käytöstä, tietosisällöstä ja tietojen hyödyntämisestä. Lähituki on kestoltaan n. 2 tuntia. Pääkaupunkiseudun ulkopuolelle lähituki toteutetaan pääsääntöisesti Lyncia hyödyntäen. Lähituki on ilmaista virastoille mutta pääkaupunkiseudun ulkopuolelle matkustamisesta veloitetaan matkustussäännön mukaiset matkakustannukset Henkilöstöjohdon raportin tilaus Valtiokonttorin tarjoamassa Henkilöstöjohdon raportointipalvelussa asiakkaat saavat sähköpostiinsa kuukausittain raportin, joka sisältää tiedot viraston henkilöstön määrästä, henkilötyövuosista, määräaikaisen henkilöstön määrästä, koulutusasteesta, ikäjakaumasta ja henkilöstön alueellisesta jakaumasta. Lisäksi raportilla on joitakin henkilöstöön liittyviä kirjanpidon menotietoja. Raportilla tiedot ovat taulukkoina ja graafisina esityksinä. Raportti lähetetään kuukausittain kaikille tilaajille oman viraston tiedoin. Raportti toimitetaan aina seuraavan kuun puolen välin jälkeen. Raportti perustuu Tahtista ja Netrasta (lähteenä valtion keskuskirjanpito) saataviin edellisen kuukauden talous- ja henkilöstötietoihin. Raportti on virastoille maksuton Simuloinnin käyttöoikeuslomake Tahtin simulointioikeudet avataan, muutetaan ja poistetaan Valtiokonttorissa viraston allekirjoittaman lomakkeen perusteella.