Tampereen projektitoiminnan tilannekatsaus

Transkriptio

1 Tampereen projektitoiminnan tilannekatsaus Kaupunginhallituksen suunnittelukokous

2 Tampereen kaupungin projektikokonaisuuden tilanne keväällä 2017 Projektimalli on Tampereen kaupungin kehittämistoiminnan (ohjelmat, projektit, kokeilut) johtamisen työväline Salkkurakenteen muodostavat neljä konsernisalkkua (Hyvinvointi, Elinvoima, Kaupunkiympäristö, Organisaation toimintakyky) Palveluryhmillä ja konserniyhteisöillä omat salkut Kaupungin salkkukokonaisuus sisältää huhtikuussa 7 ohjelmaa, 400 projektia ja 39 kokeilua Kokonaisbudjetti 7,6 milj. euroa, josta kaupungin osuus on 3,3 milj. euroa 50 % kokonaisuudesta konsernisalkuissa Kaupunkistrategian tavoitteiden näkökulmasta salkkukokonaisuudessa korostuvat erityisesti Koulutuksen kansainvälisyyden, vetovoimaisuuden ja työelämälähtöisyyden vahvistaminen Kaupungin toiminnan tuottavuuden parantaminen Palvelujen käyttäjien, palvelutuottajien ja muiden sidosryhmien osallistumismahdollisuuksien lisääminen 2

3 Tampereen kaupungin projektikokonaisuuden tilanne keväällä 2017 Salkkumallin rooli Tampereen kaupungin kehittämistoiminnan johtamisen työkaluna on vahvistunut Toimintamallin uudistus on suoraviivaistanut kehittämisen johtamista. Palvelualueiden ja -ryhmien salkut toimivat salkkujohtoryhminä. Strategisuutta ja taloutta pystytään seuraamaan aiempaa paremmin Mallin käyttöönottotyö on kesken Konsernisalkut eri kehitysvaiheissa käyttöönoton osalta Palveluryhmien salkut ja niihin liittyvä johtoryhmätyöskentely osittain vasta muotoutumassa Kehitysohjelmat eivät vielä kaikilta osin salkuissa Systemaattista käyttöönottoa pitää jatkaa koko organisaatiossa, koska salkkumalli lisää läpinäkyvyyttä ja tukee kehittämisen kokonaisuuden johtamista Käynnissä olevilla ja tulevilla muutosprosesseilla vaikutuksia salkkujohtamiseen Sote- ja maakuntauudistus vähentää projektivolyymiä (määrä, laajuus) erityisesti hyvinvoinnin palvelualueen salkkujen sekä organisaation toimintakykysalkun osalta Uuden kaupunkistrategian laadinnassa tulee kiinnittää huomiota mm. asetettavien tavoitteiden mitattavuuteen suhteessa kehittämistoimintaan ja sen johtamiseen Nyt käynnissä olevat kehitysohjelmat ovat kaupungin toiminannan kannalta keskeisiä. Niiden toteutuksen on tarpeen jatkua myös seuraavan strategiakauden alkuvuosina 3

4 Liitemateriaalia 4

5 Tampereen kaupungin salkkumalli, 1/2 ORG. TOIMINTAKYKY KEHITTÄMISEN JOHTAMINEN HYVINVOINTI SALKKUMALLI OHJELMAT PROJEKTIT ELINVOIMA KOKEILUT KAUPUNKI- YMPÄRISTÖ 2

6 Tampereen kaupungin salkkumalli, 2/2 HYVINVOINTI ELINVOIMA KAUPUNKI- YMPÄRISTÖ SAIRAALA- JA KUNTOUTUS- PALVELUT AMMATILLINEN KOULUTUS KAUPUNKI- YMPÄRISTÖN SUUNNITTELU AVO- JA ASUMIS- PALVELUT LUKIO- KOULUTUS JOUKKO- LIIKENNE KASVATUS- JA OPETUS- PALVELUT KIINTEISTÖT, TILAT, ASUNTOPOL. RAKENNUTTA- MINEN JA YLLÄPITO KULTTUURI- JA VAPAA- AIKAPALVELUT KESTÄVÄ KAUPUNKI ORG. TOIMINTAKYKY ASIAKAS- JA TUKIPALVELUT 3

7 Tampereen kaupungin projektivolyymit salkuittain ja vaiheittain Kaupungin projektisalkku/lukumäärä Ohjelmat 7 Projektit 400 Kokeilut 39 Yhteensä 446 Elinvoima-konsernisalkku Hyvinvointi-konsernisalkku Kaupunkiympäristö-konsernisalkku Organisaation toimintakyky konsernisalkku Avo- ja asumispalvelujen salkku Sairaala ja kuntoutuspalvelujen salkku Varhaiskasvatus ja perusopetuksen salkku Asteen koulutuksen salkku Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelujen salkku Tilakeskuksen salkku Tampereen Voimian salkku Tampereen Infran salkku Projektisalkku = salkkuun viedyt valmistelu-, suunnittelu-, toteutus-, lopetus-ja jälkiarviointivaiheessa olevat ohjelmat, projektit ja kokeilut - Ideat 9 ideaa - Valmisteluvaiheessa 22 projektia - Suunnitteluvaiheessa 49 projektia - Toteutusvaiheessa 180 projektia - Lopetusvaiheessa 77 projektia - Jälkiarviointivaiheessa 33 projektia - Keskeytetty 28 projektia - Ei tietoa 42 projektia - 50 % projekteista on konsernisalkuissa 7

8 Kaupunkistrategian tavoitteet, joita vähintään 10 projektia ilmoittanut toteuttavansa 1. Koulutuksen kansainvälisyyttä, vetovoimaisuutta ja työelämälähtöisyyttä on lisätty (43 projektia) 2. Tuottavuuden paranemista on tuettu hyödyntämällä tieto- ja viestintäteknologiaa, parantamalla työhyvinvointia sekä lisäämällä kannusteita työntekijöille ja työyhteisöille (36 projektia) 3. Palvelujen käyttäjien, palvelutuottajien ja muiden sidosryhmien mahdollisuuksia osallistua palvelujen kehittämiseen ja päätöksentekoon on parannettu (32 projektia) 4. Yritysten synnyn, kasvun ja kansainvälistymisen edellytyksiä vahvistavaa toimintaympäristöä on rakennettu yhdessä elinkeinoelämän ja tutkimus- ja koulutuslaitosten kanssa (28 projektia) 5. Henkilöstön mahdollisuuksia oman työn ja palvelujen kehittämiseen on parannettu (22 projektia) 6. Kuntalaisten ja yhteisöjen omaehtoista toimintaa on mahdollistettu (18 projektia) 7. Keskustan ja aluekeskusten aseman vahvistaminen palvelukeskittyminä sekä sähköisten palvelujen lisääminen ovat tehostaneet palvelujen saavutettavuutta ja palveluverkkoa (13 projektia) 8. Henkilöstön osaamisen kehittämisessä ja rekrytoinneissa on huomioitu tulevaisuuden muuttuvat osaamistarpeet (13 projektia) 9. Hyvinvointierot ovat kaventuneet ja nuoriso- ja pitkäaikaistyöttömyys ovat vähentyneet (12 projektia) 10. Kaupungin tuottama tieto on avointa (12 projektia) 11. Palveluja on priorisoitu ja sopeutettu taloustilanteeseen, ja hallintoon käytetyn työajan määrä on pienentynyt (12 projektia) Useimmat projektit toteuttavat samanaikaisesti useampia kaupunkistrategian painopisteitä ja tavoitteita, yhden tavoitteen toteutukseen keskittyviä projekteja on vähän. 8

9 Projektisalkun tasapaino kehittämiskokonaisuuksittain ja projektijohtamisen vaativuuden mukaan 03/2017 Toteutuksessa olevien projektien määrä kehittämiskokonaisuuksittain: Toteutuksessa olevien projektien määrä ABC-luokittain: A- ja B-luokan projektit merkittäviä, usein yksikkörajat ylittäviä projekteja, C-projektit liittyvät toiminnan jatkuvaan kehittämiseen joka ei vaadi salkkukäsittelyiden lisäksi erillistä dokumentaatiota. D-projektit ovat kokeiluprojekteja. 9

10 Tampereen projektisalkun arvo 03/2017: kokonaisbudjetti ja kaupungin rahoitusosuus (projektien kesto aikavälillä ) Toteutuksessa olevien projektien kokonaisbudjetti kehittämiskokonaisuuksittain: Kaupungin rahoitusosuus toteutuksessa olevien projektien kokonaisbudjetista kehittämiskokonaisuuksittain: Vuoden 2017 osalta projektien kokonaisbudjetti on 7,6 milj. euroa, josta kaupungin osuus on 3,3 milj. euroa. 10

11 Konsernisalkut 03/2017 (suunnitteilla ja toteutuksessa olevat projektit) 1. Elinvoimasalkku Ohjelmat: Smart Tampere, Keskusta, Hiedanranta, Työllisyydenhoito Kokeiluja 3 kpl Suunnitteilla 9 projektia Toteutuksessa 27 projektia Kokonaiskustannusarvio 2,2 M, josta Tampereen osuus 566 k. Vuoden 2017 kustannusarvio X, josta Tampereen osuus X. 2. Kaupunkiympäristösalkku Ohjelmat: Raitiotie, Puurakentamisen edistäminen Kokeiluja 5 kpl Suunnitteilla 12 projektia. Toteutuksessa 18 projektia Kokonaiskustannusarvio X, josta Tampereen osuus X. Vuoden 2017 kustannusarvio X, josta Tampereen osuus X. 3. Hyvinvointisalkku Ohjelmat: Tampere Senior 4. Organisaation toimintakykysalkku Ohjelmat: Digiohjelma Kokeiluja 7 kpl Suunnitteilla 16 projektia Toteutuksessa 25 projektia Kokonaiskustannusarvio n. 13,4 M, josta Treen osuus n. 6,4 M. Vuoden 2017 kustannusarvio 5,4 M, josta Tampereen osuus 2,5 M. Kokeiluja 5 kpl Suunnitteilla 7 projektia. Toteutuksessa 22 projektia: Kokonaiskustannusarvio 3,0 M, Treen osuus 2,9 M. Vuoden 2017 kustannusarvio 1,6 josta Treen osuus 1,2 M 8

12 Konsernisalkkujen strategisuus (toteutuksessa olevat projektit) Projektien määrä kaupunkistrategian tavoitteiden mukaan (Top 3) Hyvinvointi Palvelujen käyttäjien, palvelutuottajien ja muiden sidosryhmien mahdollisuuksia osallistua palvelujen kehittämiseen ja päätöksentekoon on parannettu (15 projektia) Hyvinvointierot ovat kaventuneet ja nuoriso- ja pitkäaikaistyöttömyys ovat vähentyneet (9 projektia) Kuntalaisten ja yhteisöjen omaehtoista toimintaa on mahdollistettu (9 projektia) Organisaation toimintakyky Tuottavuuden parantamista on tuettu hyödyntämällä tieto- ja viestintäteknologiaa, parantamalla työhyvinvointia sekä lisäämällä kannusteita työntekijöille ja työyhteisöille (10 projektia) Henkilöstön mahdollisuuksia oman työn ja palvelujen kehittämiseen on parannettu (6 projektia) Palveluja on priorisoitu ja sopeutettu taloustilanteeseen, ja hallintoon käytetyn työajan määrä on pienentynyt (3 projektia) 12

13 Konsernisalkkujen strategisuus (toteutuksessa olevat projektit) Projektien määrä kaupunkistrategian tavoitteiden mukaan (Top 3) Elinvoima Yritysten synnyn, kasvun ja kansainvälistymisen edellytyksiä vahvistavaa toimintaympäristöä on rakennettu yhdessä elinkeinoelämän ja tutkimus- ja koulutuslaitosten kanssa (17 projektia) Koulutuksen kansainvälisyyttä, vetovoimaisuutta ja työelämälähtöisyyttä on lisätty (4 projektia) Yritystontti- ja toimitilatarjonta on kasvanut vuosittain 5 prosenttia (3 projektia) Kaupunkiympäristö Hiilidioksidipäästöjen määrä on vähentynyt 17 prosenttia vuoden 1990 tasosta (5 projektia) Tuottavuuden paranemista on tuettu hyödyntämällä tieto- ja viestintäteknologiaa, parantamalla työhyvinvointia sekä lisäämällä kannusteita työntekijöille ja työyhteisöille (5 projektia) Keskustan ja aluekeskusten aseman vahvistaminen palvelukeskittyminä sekä sähköisten palvelujen lisääminen ovat tehostaneet palvelujen saavutettavuutta ja palveluverkkoa (4 projektia) 13

14 Konsernisalkkujen kehittämisteemat 2017 Organisaation toimintakyky Tuottavuuden parantaminen kaupunkiorganisaatiossa (erit. digitalisaatio), sote- ja maakuntauudistuksen vaikutukset kaupungin toimintaan, osallistuminen palveluiden kehittämiseen, asiakkuudenhallinnan edistäminen sekä osaamisen ja kyvykkyyksien kehittäminen Hyvinvointi Elinvoima Palvelujen rakennemuutoksen jatkaminen, sähköisten palveluiden kehittäminen, kumppanuuden vahvistaminen ja yhteiskehittäminen sekä liikkumisen edistäminen. Sote- ja maakuntauudistukseen valmistautuminen otetaan huomioon kaikessa kehittämistoiminnassa. Älykkään kaupungin eri osa-alueet, kaupungin vetovoimaisuuden vahvistaminen, yritystoimintaympäristöjen kehittäminen sekä digitalisaation ja avoimen datan hyödyntäminen. Kaupunkiympäristö Maankäytön kokonaisprosessin, asiakaspalvelun, digitalisaation sekä tietoprosessin kehittäminen. 11

15 2016 päättyneiden projektien strategiapainotuksia (projektien määrä, jotka ilmoittaneet ko. painopisteen tai tavoitteen) 2016 päättyneiden projektien määrä strategian painopisteissä 2016 TOP-5 kaupunkistrategian tavoitetta, joita päättyneet projektit toteuttivat: 1. Koulutuksen kansainvälisyyttä, vetovoimaisuutta ja työelämälähtöisyyttä on lisätty (25 projektia) 2. Tuottavuuden paranemista on tuettu hyödyntämällä tieto- ja viestintäteknologiaa, parantamalla työhyvinvointia sekä lisäämällä kannusteita työntekijöille ja työyhteisöille 19 projektia) 3. Palvelujen käyttäjien, palvelutuottajien ja muiden sidosryhmien mahdollisuuksia osallistua palvelujen kehittämiseen ja päätöksentekoon on parannettu (11 projektia) 4. Palveluja on priorisoitu ja sopeutettu taloustilanteeseen, ja hallintoon käytetyn työajan määrä on pienentynyt (7 projektia) 5. Hyvinvointierot ovat kaventuneet ja nuoriso- ja pitkäaikaistyöttömyys ovat vähentyneet (6 projektia) 15

16 2016 päättyneiden projektien arvo ja kaupungin rahoitus projekteille 16

17 Hyvinvointi konsernisalkku nostoja 2016 päättyneistä projekteista Ikäihmisten palvelurakenteen uudistaminen IPU: Tavoite: Päätavoitteena oli tukea ikääntyneiden mahdollisuuksia asua kotonaan tai kodinomaisissa olosuhteissa mahdollisimman pitkään sekä luoda tavoitetta tukeva uudenlainen palvelurakenne asiakkaita ja heidän omaisiaan osallistamalla, henkilökuntaa kouluttamalla, uusia palvelumuotoja hyödyntämällä sekä teknisiä apuvälineitä kokeilemalla. Lisäksi tavoitteena oli saada pitkällä aikavälillä taloudellisia säästöjä. Tavoitteen saavuttaminen edellytti palvelujen ja niiden sisältöjen kehittämistä sekä kaupungin oman palvelutuotannon rakenteen uudistamista Kesto: Kustannusarvio ja -toteuma: Rahoitus: Tampereen kaupunki Tulokset: Palvelupaketti pilotointi: Tavoite: Projekti oli osa STM:n, VM:n, THL:n ja Sitran palvelupaketti-toimintamallin kehittämistä, jossa luotiin tietojohtamisen työkaluja tulevan soten järjestämisvastuussa oleville toimijoille. Tampereen kaupunki pilotoi projektissa lääkinnällisen kuntoutuksen palvelupaketin. Pilotissa määriteltiin kuntoutuksen sisältö, laskettiin sen kustannukset sekä määriteltiin tiedonkeruu ja raportointirakenne. Lisäksi Tampereen pilotissa tehtiin arvio palvelupakettimallista ohjauksen ja johtamisen työkaluna. Kesto: Kustannusarvio ja -toteuma: / Rahoitus: Sitra Tulokset: STM otti palvelupakettimallin kansalliseksi raportointi- ja seurantatyökaluksi uuteen sote-järjestelmään ja on käynnistänyt sen käyttöönoton osana sotemaakuntavalmistelua. 17

18 Innovatiivisten hankintojen johtaminen Hanki: Tavoite: Projektin tavoitteena oli parantaa tuottavuutta, hillitä kustannusten nousua sekä aikaansaada uutta liiketoimintaa ja innovaatioita hankintaprosessia ja hankinnan menetelmiä kehittämällä. Projekti toteutettiin pilottihankintojen avulla, joista saatujen kokemuksien pohjalta tehtiin innovatiivisten hankintojen johtamisen toimintamalli. Kesto: Kustannusarvio ja -toteuma: / Rahoitus: Tekes , Tampereen kaupunki Tulokset: Projektissa tehtiin innovatiivisten hankintojen johtamisen toimintamalli sekä hankintojen tiekartta Tampereen kaupungille. Tiekartta sisältää suunnitelman tulevista innovatiivisista hankinnoista ja niihin liittyvistä tavoitteista. Projektissa tehtiin myös työkalupakki, joka sisältää kuvaukset innovatiivisten hankintojen toteutusmalleista. Kaupungin hankintaprosessia on uudistettu projektin tulosten perusteella ja työkalupakki on kaikkien hyödynnettävissä. Koillisen hyvinvointikeskuksen toimintamalli: Tavoite: Projekti oli osa kaupungin palvelumallityötä, jossa tavoitellaan keinoja palveluiden järjestämiseen tehokkaammin, kustannuksia hilliten, silti palvelut ja laatu säilyttäen. Konkreettisena tavoitteena oli koillisen alueen hyvinvointikeskuksen ja lähitorien uuden toimintamallin ja -kulttuurin luominen vuoden 2016 aikana. Toimintamallia kehitettiin yhdessä henkilöstön, asukkaiden, yhdistysten ja alueen yrittäjien kanssa. Kesto: Kustannusarvio ja -toteuma: / Rahoitus: Tampereen kaupunki Tulokset: Koilliskeskus avautui kuntalaisille syyskuussa Projektin tuloksena tunnistettiin hyvinvointikeskuksen yhteiset palvelut ja niiden hoitamisen yhteistyökäytäntöjä eri toimijoiden välillä, syntyi uusia jalkautuvia kaupungin palveluita sekä uudella tavalla toteutettuja palveluita, luotiin kaikille hyvinvointikeskuksille ja lähitoreille yhteinen tunnus ja viestintästrategia ja suunnitelma sekä määriteltiin tamperelainen aluemalli aluekoordinaattoreineen ja tehtävineen. 18

19 Organisaation toimintakykysalkku nostoja 2016 päättyneistä projekteista Päätöksentekoprosessin kehittäminen: Tavoite: Tehostaa päätöksentekoa ja lisätä käytettävyyttä ja joustavuutta prosessin eri vaiheisiin: vireilletuloon, valmistelutyöhön, päätöksentekoon, tiedoksiantoon sekä julkaisemiseen, asiointiin ja arkistointiin ja uuden päätöksentekokokonaisuuden hankinta näiden tueksi. Kesto: Kustannusarvio ja -toteuma: / Rahoitus: Kaupungin ICT-kehittämisrahoitus Tulokset: Uudistettu päätöksentekojärjestelmä on ollut syyskuun 2016 alusta alkaen käytössä koko kaupungin henkilöstöllä. Sähköisten kokousmenettelyn uudistus luottamushenkilöiden osalta toteutettiin lokakuusta 2016 alkaen. 19

20 Toisen asteen projektisalkku nostoja 2016 päättyneistä projekteista Tekniikan oppisopimuspolut: Tavoite: Ammatillisen koulutuksen tekniikan alojen työelämälähtöisyyden lisääminen sekä oppisopimuskoulutuksen ja oppilaitosmuotoisen koulutuksen yhdistämisen edistäminen. Kesto: Kustannusarvio ja -toteuma: / Rahoitus: 100 % opetus- ja kulttuuriministeriö Tulokset: Kehitettiin, käyttöönotettiin ja mallinnettiin joustavan oppisopimuksen malleja tutkintoaloilla, joilla ei aiemmin ole yhdistetty oppilaitosmuotoista koulutusta ja oppisopimuskoulutusta. Saatiin hyviä tuloksia yhteisten aineiden integroinnista ammatillisiin aineisiin sekä yto-aineiden itsenäisestä suorittamisesta oppisopimuksen aikana. Vahvistettiin opetushenkilöstön tietoisuutta oppilaitosmuotoisen koulutuksen ja oppisopimuksen yhdistämisen tavoista ja mahdollisuuksista. Luonnonhoidon virtuaaliset oppimisympäristöt: Tavoite: Luoda yhteistyössä TAMK:n ja muiden metsäalan koulutusta tarjoavien 2. asteen oppilaitosten kanssa valtakunnallinen luonnonhoidon oppimisympäristö, jota voidaan hyödyntää metsäalan koulutuksessa toisella asteella, muilla kouluasteilla sekä työelämän täydennyskoulutuksessa verkon kautta Kesto: Kustannusarvio ja toteuma: / Rahoitus: 75 % OPH, 25 % Tampereen kaupunki Tulokset: Oppimisympäristön rakentamisessa onnistuttiin erinomaisesti ja laadukkaita virtuaalisia oppimispolkuja syntyi runsaasti. Verkossa pilvipalveluna toimiva oppimisympäristö 360 asteen panoraamakuvilla toimii myös muussa opetuksessa, ei pelkästään luonnonhoidossa, johon projekti keskittyi. Oppimisympäristö on herättänyt suurta kiinnostusta myös kolmansissa osapuolissa. Erityisen kiinnostuneita ovat olleet suuret metsäyhtiöt, sekä koulutusta antavat järjestöt ja oppilaitokset. Kiinnostusta projektia kohtaan on osoitettu myös ulkomailta. 20