Futura 2000 Lionsklubien sisäisen markkinoinnin työväline

Transkriptio

1

2 Futura 2000 Lions-jäsenistön sisäinen markkinointi MD 107 SUOMI FINLAND Futura 2000 Lionsklubien sisäisen markkinoinnin työväline tai piirin 107-N kotisivu Työryhmä: DG Markus Flaaming DC Esa Kainulainen PDG Anja Kuittinen PDG Reijo Haapakangas

3 Palaute osoitteella tai Sisältö Futura 2000 Lionsklubien sisäisen markkinoinnin työväline.. 1 Sisältö. 3 Palaute osoitteella markus.flaaming@tkn.inet.fi tai esa.kainulainen@aloha.fi 4 1 Tausta Aihepiirin kuvaus Keskeisten käsitteiden esittely Suunnitellun kehittämistyökalun motiivit ja käytännön ongelmat 5 Tilastoja ja tutkimustietoa Aikaisemmat jäsenistön kehittämissuunnitelmat ja dokumentit 6 2 Tavoitteet ja menetelmät Markkinoinnin suuntaaminen Kehittämistyönongelma ja osaongelmat Kehittämistyömenetelmät Tiedonkeruutavat (liitto / piirit / alueet / lohkot / klubit) 7 Klubikysely presidenteille Odotetut tulokset ja niiden merkitys Tutkimustulosten hyödyntämismahdollisuudet Kehittämissuunnitelman toteuttaminen liitto-, piiri- ja klubitasoilla Tulosten analysointi ja johtopäätökset 8 3. Toimenpiteet Lions-toiminnan eri tasoilla Tukiorganisaatiot Konkreettisia toimenpiteitä Piirikuvernöörivalmennus Toimenpide-ehdotuksia Ohjaajatoiminta (mentoritoiminta) Klubin jäsentoimikunnan roolin muuttaminen nykyaikaa vastaavaksi Jäsen- ja laajennustoimikunta liiton tasolla Jäsentoimikunta piirin tasolla Jäsentoimikunta klubin tasolla. 14

4 Toimenpiteet klubitasolla Valmennus (koulutus) Markkinointi 15 4 Kustannukset ja budjetti Materiaalit Koulutukset Markkinointi 16 5 Aikataulu Työryhmä Työryhmänjäsenet 16 7 Raportit 16 8 Jäsenistölle suunnattu sisäinen markkinointi 17 9 FUTURA klubitasolla Jäsenistölle suunnattu sisäinen markkinointi FUTURA piiritasolla Koulutustoimikunta Tiedotustoimikunta, johon on liitetty internet-toimikunnan työt Jäsen- ja laajennustoimikunta Jäsentoimintojen kehittämisaikataulu Lisäelementtejä lions-toimintaan. 21 Yksittäisen jäsenen huomioiminen ja viihtyisä klubi 21 Palkitsemiset Uudet lions haasteet Tietomäärän kasvu Klubien tehtävä Verkostuminen kasvattaa tietomäärää tulevaisuudessa Mitä tietoa klubi tarvitsee toimintansa kehittämiseksi Huomioikaa klubin kehittämistyö muutoksessa Luova hulluus Hyvä yhteishenki 25 Huomioikaa lioneja: Uusia elementtejä toimintaan Positiivinen uudistuva / uudistunut ilmapiiri 26

5 23 Hallitus- ja toimikuntatyöskentely osana presidentin työtapaa Kokoustekniikka osaksi lions-toimintaa. 28 Yhdistys. 28 Hallitus. 28 Hallituksen vastuu. 28 Hallituksen toiminnan tavoitteet Kokouksen valmistelu. 31 Kokousta edeltävät toimet 31 Kokouskutsu ( YhdL.23 ) Kokouksen sisältö Puheenjohtajan asema ja rooli. 33 Kokousjohtaminen. 33 Sihteeri Sihteerin tehtävät: Internet Lohkonpuheenjohtajien ja presidenttien väliset kokoukset Yleistä kehittämistyöstä. 36 Lions-klubin toimintasuunnitelma Klubiviihtyvyys Klubitoiminta Klubin kehittämisohjelma Johtajuuteen voi kouliintua. 39 Hyvä pomo osaa motivoida. 41 Innosta uuteen. 41 Visioi, näytä tietä. 42 Palautetta voi pyytää Tiimityö lionstoiminnassa Klubikysely 2001 (malli) 47

6 Palaute osoitteella tai 1 Tausta 1.1 Aihepiirin kuvaus Tehtäväksi anto Liiton hallitus nimesi yhdeksi tärkeimmistä tehtävistä Jäsenistölle suunnattu sisäinen markkinointi -ryhmän perustamisen. Ryhmän tehtävänä oli tuottaa raportti marraskuun 2000 KVN:n kokoukseen mennessä. Kokoonpano on: DG Markus Flaaming DC Esa Kainulainen PDG Anja Kuittinen PDG Reijo Haapakangas Raportti annettiin Kuvernöörineuvostolle, joka antoi aikaa tehdä seuraavan version mennessä. Työn konkretisointi jatkuu kevään 2001 ajan. 1.2 Keskeisten käsitteiden esittely Työmme sisältää Lions käsitteiden käyttämistä mm. Lions- kansainvälinen palvelujärjestö, DG- piirikuvernööri, PDG- entinen piirikuvernööri, APJalueenpuheenjohtaja, LPJ lohkonpuheenjohtaja, Presidentti- klubin johtaja, Kummi - uuden jäsenen esittäjä ja opastaja, Ohjaaja- kehittämisohjelman toteuttaja (Mentori) klubissa. 1.3 Suunnitellun kehittämistyökalun motiivit ja käytännön ongelmat Jokapäiväisen elämämme ja toimintatapojemme muuttuessa tietoyhteis- kunnan ja painottuen voimakkaasti verkottumisen suuntaan. Lions-jäsenistömme tarvitsee uusia toimenpiteitä ja työvälineitä jäsenistön

7 kehittämiseksi sekä jäsenmäärän turvaamiseksi myös tulevaisuudessa. Ongelmana tulee olemaan ikääntymisestä aiheutuva jäsenmäärän väheneminen lähitulevaisuudessa. Lions-klubien erilaisuus on myös tietynlainen ongelma, mutta se on myös rikkaus, joka mahdollistaa mitä erilaisimpien toimintamuotojen ja -mallien toteuttamisen Lions -toiminnassa. toiminnalla. Sitoutuminen klubeissa uuden toimintatavan -ja kehittämistyökalun käyttämiseksi varmistetaan ohjaajien (Mentoreiden) koulutuksella ja Kehittämisohjelma pitää liittää kauden presidentin kansioon. Tilastoja ja tutkimustietoa Lions- klubien miesjäsenten keski-ikä on n. 56 vuotta (taulu 1.) Miesten liittymisikä on noin 36 vuotta (taulu 2.) Miesten leijonaikä prosentteina noin 12 vuotta (taulu 3.) Naisjäsenten ikäjakauma, keski-ikä on noin 45 vuotta (taulu 4.) Naisjäsenten liittymisikä on noin 43 vuotta (taulu 5.) Naisten leijonaikä on noin 4 vuotta (taulu 6.) Kaudella liittyneiden ikäjakautuma, keski-ikä on noin 46 vuotta (taulu 7.) liittyneiden ikäjakautuma, keski-ikä on noin 45 vuotta (taulu 8.) liittyneiden ikäjakauma, kesi-ikä on noin 45 vuotta (taulu 9.) Syntymäaika ilmoittamatta %-liittyneistä (taulu 11.) Vuoden eronneiden järjestövuodet (taulu 12.) perustettujen klubien määrä (taulu 13.) eronneiden liittymis- ja eroamisikä (taulu 14.) perustettujen klubien määrä vuosittain (taulu 15.) Suomen Lions-piirit keski-iän mukaan / tilanne (taulu 16.)

8 LCI:n tilanne on -282/28.14, huolestuttava (taulu 17.) Johtopäätökset taulukoista: Jäsenten määrä on noussut vuosina 1985, 1988, 1993 on perustettujen klubien määrä pudonnut vuositasolla tarkasteltuna. Vastaavasti 1987, 1990 ja 1995 on perustettujen klubien määrä noussut. Vuonna 1987 hyväksyttiin naisten mukaantulo, mistä seurauksena on, että perustettujen klubien määrä putosi järjestettiin ensimmäinen punainensulka keräys minkä seurauksena, perustettujen klubien määrä putosi kolmena vuotena ryhdyttiin suunnittelemaan Pohjolan Punaista Sulkaa minkä seurauksena, perustettujen klubien määrä putosi. Tämä osoittaa, että suuraktiviteetit ja merkittävät päätökset vähentävät perustettavien klubien määrää. Lyhyestä tarkastelujaksosta johtuen miesten ja naisten luvut eivät ole tässä tarkastelussa yhteismitallisia. Miesleijonien erilaiset ikäjakautumat: Vuonna 1998 oli miesleijonien keski-ikä n. 53 vuotta. Miesten liittymisikä oli keskimäärin 36 vuotta. Miesten leijonaikä oli keskimäärin 13 vuotta. Naisten ikä keskimäärin oli vuonna 1998 n. 48 vuotta. Naisten liittymisikä 46 vuotta. Naisten leijonaikä oli keskimäärin 3 vuotta. Vuosina oli liittyneiden keski-ikä 44 vuotta. Vuosina perustettiin kuusi miesklubia, 37 naisklubia ja viisi yhtenäisklubia. Tämä osoittaa, että keskimääräinen liittymisikä on kasvanut nykyiseen 44 vuoteen. Uusissa perustetuissa klubeissa on naisenemmistö. Vuosina liittyneiden miesten lukumäärän prosentuaalinen osuus on pudonnut vuosittain ja vastaavasti naisten prosentuaalinen osuus on kasvanut. Poikkeuksena on vuosi 1996, jolloin naisten prosentuaalinen osuus on pudonnut. 1.4 Aikaisemmat jäsenistön kehittämissuunnitelmat ja dokumentit Haitariesite Jäsenohjelma syksyllä 2000 Vuosikirjassa ohjeet kummille sekä jäsenten vastaanottoon Päämajan laatimat esitteet tasokkaasta jäsenestä, markkinoinnista, esittelyistä, haaraklubiohjelmasta, uuden vuosisadan klubista,...

9 2 Tavoitteet ja menetelmät 2.1 Markkinoinnin suuntaaminen Oma jäsenistö Saatava oma jäsenistö huomaamaan klubin tila ja pohtimaan klubitasolla niitä keinoja, joilla jäsenten sitoutuminen lions-työhön saadaan korkeammaksi. Piirikuvernööri omassa tiedotteessaan jatkuvasti tuo jäsenasian esille puhuen jäsenten hankkimisesta, jäsenten kehittämisestä, iäkkäämpien jäsenten kokemusten hyödyntämisestä, jne. Toimintaa tulee tapahtua monella tasolla, ei yksistään PK:n kirjeissä, vaan PK:n vierailuilla, PNAT-kokouksissa, presidenttien tapaamisissa, toimikuntakokouksissa, piirien lehdissä, jne. Puolisot Puolisoille suunnataan PK-ladyn kirje sekä piirien lehdissä PK-ladyn teksti, joilla kiinnitetään puolisoiden huomio jäsenten sitoutumiseen ja jäsenmäärän kasvattamiseen. Tärkein tavoite on kuitenkin sitoutuminen, jolla erityisesti puolisoiden mukanaolo auttaa myös leijonia heidän toimissaan aktiviteeteissa ja palvelutapahtumissa. Leot Leot pyritään saamaan klubien kehittämistoimintoihin, jolloin he tuovat kehittämiseen nuorta näkemystä ja sparraavat kehitysideoita. Leot aktivoidaan mukaan PNATeihin ja leijonien aktiviteetteihin sekä leijonien valmennustilaisuuksiin, jotta heidän kokemansa kynnys leijonatoimintaan mukaantuloon alenisi. 2.2 Kehittämistyönongelma ja osaongelmat Kehittämisongelmana on työmenetelmien kehittäminen ja materiaalin tuottaminen Lions-klubien sisäisen markkinoinnin laadukkaaksi toteuttamiseksi. Osaongelmana on Lions-järjestön jäsenistön keski-iän kohoaminen. Tämä on haaste meille, koska kokemusta lions-työstä on nimenomaan vanhemmilla jäsenillämme. Sen hyödyntäminen ei oikein luonnistu nuoremmilta, koska nuoret haluavat luoda omaa uraansa ja näin jättää omat jälkensä eri asioiden toteuttamiseen. Asenne monessa klubissa vastaa seuraavaa: naisjäsenten määrä kasvaa vanhat miesklubit vastustavat naisjäseniä Lisäksi asiaan vaikuttavia tekijöitä ovat piirikuvernöörin asenne naisjäseniin

10 2.3 Kehittämistyömenetelmät Kehittämistyömenetelmien tulee näkyä selvinä muutoksina ja pyrkimyksinä suurempaan ns. asiakastyytyväisyyteen ja joustavaan verkottumiseen kilpailukyvyn parantamiseksi Lionsjärjestössämme. Kehittämistyön ja muutosprosessin hallintaan on satsattava, mm. yksittäisiin keinoihin välttää ongelmia ei kannata ensin puuttua, vaan on pyrittävä hahmottamaan tavat järjestää kehittämistyö niin, että ongelmat saataisiin ratkaistuiksi klubitasolla käyttäen klubin, alueen, piirin ja päämajan kokemuksia ongelman ratkaisuissa. 2.4 Tiedonkeruutavat (liitto / piirit / alueet / lohkot / klubit) Klubikysely presidenteille Klubikyselyllä saadaan klubit kartoittamaan omaa tilannettaan ja piirille se antaa tietoa klubien asenteista klubien arviointiin ja kehittämiseen. Haastattelut ja keskustelut antavat intuitiivista tietoa siitä, miten klubit suhtautuvat kehittämiseensä. Se kohdentaa yleisiä tietoja klubikohtaisiin toimintoihin. Ongelmana on se, että se on aikaavievä ja otos on aina pieni rajallisesa ajassa. Alue- ja lohkonpuheenjohtajien toiminnot auttavat todella paljon, kun niihin kytketään mukaan jäsenistön kehittämiseen liittyvät seikat entistäkin voimakkaammin. Piirikuvernöörin johdolla pidettävät kokoukset antavat piirille kuvaa siitä, missä mennään. Tähän täytyy kytkeä piirikuvernöörin mukanaolo jäsen- ja laajennustoimikunnan kokouksissa, joissa pohditaan klubien kehittämistä ja aktivoimista. 2.5 Odotetut tulokset ja niiden merkitys Kehittämistyön tuloksilla on painava merkitys Lions-järjestömme kehittymiseksi mm: miten vastaamme yhteiskuntamme eri osa-alueilta tuleviin haasteisiin mitä annettavaa toiminnallamme on tämän päivän lioneille mistä tulevat uudet jäsenemme ovat kiinnostuneet mitkä ovat ne toimenpiteet, jotka rakentavat laadukasta ja tulevaisuuteen kantavaa Lionsjärjestöä. mikä tavoite asetetaan jäsenistömme keski-iäksi millä toimenpiteillä siihen päästään

11 2.6 Tutkimustulosten hyödyntämismahdollisuudet Tutkimustulosten hyödyntämismahdollisuudet Lionsjärjestössämme ovat hyvät; saatujen raporttien ja tutkimusten mukaan aktiivista klubitoiminnan kehittämistä on suurimmalla osalla klubeistamme. Asenteet ja arvot ovat muuttuneet. Ympäristö on muuttunut, miten leijonat muuttuvat mukana? Nuorilla ei ole aikaa, koska työrytmi on niin tiukka, että se vie kaiken vapaa-ajankin. Vanhemmuus velvoittaa viemään lapsia harrastuksiin ja ottamaan osaa lasten harrastuspiirien talkoisiin, varojen hankintaan, ym. Nuoria saa mukaan, kun on perhekeskeistä toimintaa. Tässä on muutamia kommentteja, joita on esitetty keskusteltaessa jäsenistön kehittämisestä. Uudet tutkimustulokset antavat sellaista tietoa kehittämiselle, jota voidaan käyttää tämän työryhmän tuloksia pohdittaessa. Arvioitaessa klubien määrällistä osuutta, meillä on klubien määrä suhteessa suurempi kuin missään muussa lions-maassa. Tämän perusteella voi herättää kysymyksen, olisiko syytä antaa jäsenmäärän pudota hallitusti hetken aikaa ja tehdä koko ajan työtä jäsenkunnan kehittämiseksi ja uudistamiseksi. Uudistustyö tulee aloittaa välittömästi, koska tällä työllä on pitkävaikutteinen merkitys. Kuitenkin helppoheikki -tyylistä rekrytointia tulee ehdottomasti välttää, jottei meille tule jäseniksi sellaisia, jotka tulevat järjestöömme ja lähtevät samantien. Rehellinen asioiden valottaminen uudelle jäsenelle antaa paremman tuloksen kuin helppo jäsenten kalastaminen. 2.7 Kehittämissuunnitelman toteuttaminen liitto-, piiri- ja klubitasoilla Piirikuvernöörin (DG) ja varapiirikuvernöörin (VDG) valmennuksessa jäsenasiaan tulee kiinnittää entistä enemmän huomiota. Varapiirikuvernöörit tulee kytkeä jo valmennuksen aikaisessa vaiheessa mukaan jäsenten kehittämistoimintoihin, koska heidän tärkeä tehtävä seuraavalla kaudella on jäsenten lukumäärän tarkkailu. Liiton tasolla tarve on klubien materiaalien kehittämiseen ja monistamiseen. Koulutus vaatii oman panostuksen ja tätä varten kehitämme budjetin, jossa on mukana valmennus ja materiaalit. Piirin tasolla varapiirikuvernööri on avainasemassa ja hänen apunaan on piirin jäsen- ja laajennustoimikunta, jossa on riittävä asiantuntemus. Klubitasolla aktivoinnin kohteena on klubin hallitus ja erityisesti presidenttien yhteistyö. Virkailijavalmennuksen yhteydessä asiaa syvennetään joka vuosi. Tätä varten liiton tehtävänä on tuottaa materiaalia jatkuvaa valmentamista varten. Työryhmä tuottaa materiaalin alkuvaihetta varten, josta kehittämällä saadaan työkalut jatkuvaan valmennukseen. 2.8 Tulosten analysointi ja johtopäätökset Tuloksia seurataan liiton tasolla puheenjohtajan johdolla sekä piireittäin piirikuvernöörin johdolla. Saatujen tulosten perusteella suunnitellaan seuraavat toimenpiteet, joilla aktivoidaan klubien toimintaa seuraavalle kehitystasolle. Piirikuvernöörien tapaamisissa kauden aikana keskustellaan tuloksista ja ideoidaan kehitystapoja.

12 3. Toimenpiteet Lions-toiminnan eri tasoilla 3.1 Tukiorganisaatiot Arvot otettava mukaan klubitasosta lähtien. Uusi jäsen saatava heti aktivoiduksi klubin toimintoihin, vähintään toimikuntaan, ei kuitenkaan heti sihteeriksi. Nämä seikat vaikuttavat koko lions-toiminnan tulevaisuuteen. Toimintakaavio, jossa piiri on klubin tukena sekä liitto piirin ja klubin tukena, muuttaa ajattelutavan siten, että klubi voi todella käyttää hyväksi piirin eri henkilöiden kokemusta. Myös päämaja on klubin ja piirin tukena. Päämajan tulisi informoida piirikuvernööriä kaikista niistä asioista, joita se postittaa klubien presidenteille, jotta ei tulisi ihmettelyn paikkaa näissä asioissa Toimintakokonaisuus, jossa koulutus-, tiedotus- ja jäsen- ja laajennustoiminta toimivat yhteen, on kaikille jäsenille tarkoitettu ajatus, jonka mukaisesti jokaisen toimikunnan tulee aktiivisesti ja yhdessä viestittää jäsenistölle samansuuntaisesti kaikkiin vaikuttavista asioista. Jäsen- ja laajennustoimikunta laatii yhdessä koulutustoimikunnan kanssa kehittämisen prosessikaavion (valmennusjaksot välitöineen) ja Tiedotus/Viestintätoimikunta laatii vetoavan ja myyvän esitteen tilaisuuksia varten. Tämä sama kaavio tulee viedä läpi organisaation, mikä merkitsee sitä, että liiton tasolla aktivoidaan em. toimikuntien yhteistyö ja piirin tasolla piirikuvernööri huolehtii siitä, että hallitusta muodostaessaan ottaa tämän yhteistyökäytännön mukaan alusta alkaen. Edellisen piirikuvernöörin tulee informoida kevään aikana klubeja siitä, että tämä kaavio tulee käyttöön myös klubien tasolla. Tällöin klubeissa tulee perustaa uusi tehtävä eli koulutustoimikunta ottaa mukaan toimikuntiin.

13 3.2 Konkreettisia toimenpiteitä Konkreettisena toimenpiteenä on viety läpi klubikysely muutamissa piireissä. Sen avulla klubit ja sitä kautta piirit saavat konkreettista tietoa siitä, miten asiat ovat jäsenkehityksen osalta kussakin klubissa. Klubikyselyn voisi viedä läpi myös lohkonpuheenjohtajan vierailun yhteydessä. Klubikysely (tekstin lopussa malli) on viety läpi G- ja N-piirissä kaikille presidenteille suunnattuna kyselynä. Tämän kyselyn tulokset osoittavat kummassakin piirissä, että tällaisella kyselyllä saadaan aktivoiduksi klubi ja presidentti siihen, että jotakin pitää tehdä jäsenkunnan ja toiminnan kehittämiseksi. Lisäksi kysely osoitti selvästi ne piirin alueet, joissa on liikaa päällekkäisyyttä klubien toiminnoissa tai joille voitaisiin perustaa uudet klubit. N-piirissä uusien klubien alueita on 5 ja G-piirissä 4. Olemassa olevien klubien jäsenmäärä on pääsääntöisesti pysymässä samana kuin se on ollut kauden alussa tai luonnollisen poistuman takia hieman pienenemässä. Alustavien tulosten mukaan ikärakenne pysyy ongelmana klubeissa, joissa jäsenistön jatkuvaan aktiiviseen rekrytointiin ei kiinnitetä huomiota. Painopiste on vuotiaissa tällä hetkellä. 5 vuoden kuluttua nähdään tilanne sellaisena, että painopiste on samassa ikäryhmässä, mutta myös siirtymää ikäryhmään vuotta tapahtuu jonkin verran. Toinen näkökulma on se, että klubeissa, joissa aktiivisesti haetaan uusia jäseniä, on esitelmiä kuukausittain sekä vahva puolisotoiminta. Toimivia jäseniä on klubeissa n. 80 %; luku vaihtelee aika laajasti, mikä osoittaa, että klubit eivät aktiivisesti kiinnitä huomiota klubin toiminnan painopisteisiin. Kaikilla klubeilla on mahdollisuuksia ottaa vastaan uusia jäseniä, mutta aktiivisesti uusia kandidaatteja hakee noin puolet klubeista. Muutamat pitävät yllä jäsenrekisteriä mahdollisista kandidaateista ja he ottavat säännöllisesti yhteyden kandidaatteihin selvittääkseen heidän tilanteensa ja halukkuutensa tulla mukaan toimintaan. Alle 50-vuotiaita ei ole kovin helppo saada mukaan, koska heillä ei ole aikaa ryhtyä lions-toimintaan ennen keski-ikää. Uusia klubeja on mahdollista perustaa, mutta toimintaa haittaa erityisesti N-piirissä se, että pienellä alueella on useita klubeja, joiden tulee taistella keskenään lahjoitusvarojen saamisesta sponsoreilta. Klubit arvioivat toimintaansa säännöllisesti 1-4 kertaa vuodessa, mutta kaikki klubit eivät arvioi toimintaansa lainkaan. Esimerkiksi klubikysely tuotti suurta tuskaa muutamille klubeille ja muutamilta ei saatu vastausta lainkaan. Strategiasuunnitelma tulee olla klubilla useita vuosia varten ja vähintään siten, että menevän kauden toiminnasta vastaa presidentti, seuraavan kauden toimínnan suunnittelusta 1. varapresidentti sekä sitä seuraavan kauden toiminnan suunnittelusta 2. varapresidentti. Myös piirin ja liiton strategiasuunnitelmat tulee olla klubin käytössä keväällä, jotta suunnitelma onnistuu. Keskusteluissa on tullut arvostelua johtajuusvalmennusta kohtaan sen takia, että johtajuusvalmennus ei kuulu lionstoimintaan. Mikäli presidentti joutuu kylmiltään ilman ennakkovalmennusta johtamaan klubiaan, hänellä ei ole niitä taitoja, joilla hän voisi eri tilanteissa johtaa toimintaa todella tuloksekkaasti. Tästä syystä johtajuusvalmennus on tärkeä elementti sekä oman siviilityön että lionstyön johtamisen parantamiseksi. Tällä hetkellä tulee enenevässä määrin kommentteja, joiden mukaan lions-toiminnasta on mennyt hohto. Meillä ei ole enää sellaista kiinnostusta, että saisimme erityisesti nuoria jäseniä mukaan. Nyt näyttää enemmän siltä, että tulijoiden ikä hipoo lionien keski-ikää (n. 56 vuotta). Meidän tulee hyväksyä tämä osittain, mutta samalla kiinnittää huomio siihen, että laatisimme kaikkiin klubeihin toimivan suunnitelman jäsenten saamiseksi mukaan ja nuorempien jäsenten saamista 2-4 hengen ryhminä eli kukin toisi myös kaverinsakin mukanaan.

14 Avointen ovien päivä on ollut ratkaisuna muutamien klubien osalta uusien jäsenten saamisessa. Tällöin jäsenyyttä empivät henkilöt on kutsuttu klubikokoukseen, jolloin he ovat saaneet kuvan klubin työskentelystä. Samoin aktiviteettien yhteydessä käydyt keskustelut houkuttelevat mukaan uusia kandidaatteja. Tätä voi soveltaa myös vuosikokouksemme osalta tai me voimme osallistua erilaisiin tilaisuuksiin, joita muut tahot (nuorkauppakamarit, partiolaiset, jne.) järjestävät, ja esitellä siellä meidän toimintaa. Oleellinen kysymys nuorten taholta tänään on se, mitä mahdollinen jäsen saa itselleen Lions-toiminnasta. Jos klubi ei osaa sanoa tätä, kandidaatti ei tule mukaan. Tämä osoittaa sen, että nykyajan nuoremmat ihmiset eivät arvosta palvelua ja toimintaa klubissa samalla tavalla kuin vanhemmat ihmiset. Toinen seikka on se, että nuoret haluavat toimia omanikäistensä parissa, ei vanhusten. Uusille lioneille voisi myös tehdä tulohaastattelun etukäteen laaditulla lomakkeella. Esim. B- ja N-piirien yhteisessä johtajuusvalmennuksessa tämä tulee esille kotityönä, jossa haastatellaan 5 viimeksi tullutta ja 3 viimeksi lähtenyttä. Muita havaintoja suurkeräykset pienentävät uusien klubien perustamista jäsenmaksun korotus pienentää uusien klubien perustamista suurkeräyksiä tulee olla ó näkyvyys lisääntyy suurkeräyksiä harvemmin ó jäsenistö jaksaa paremmin eroamiset suurimmat kun 1-3 v leijonaikää ja 5-7 v leijonaikää 3.3 Piirikuvernöörivalmennus Piirikuvernöörien ja varapiirikuvernöörien valmennukseen ehdotamme seuraavaa toimintatapaa: o Ensimmäinen VDG-pariskuntien tapaaminen on keväällä, jolloin heidät on juuri valittu. Tässä kuvataan toiminta VDG:nä sekä DG:nä ja kerrotaan valmennuksen painopisteet koko VDG-kaudella. Tutustuminen on tässä tärkeimpänä. o VDG-valmennus jatkuu elokuussa tapaamisella kuvernöörineuvoston yhteydessä ja sen jälkeen siten, että syyskuussa annetaan ensimmäinen tietoisku jäsenistöstä ja sen kehittämisestä, marraskuussa hallituksen muodostamisesta, tammikuussa toimikuntien työstä sekä aluepuheenjohtajien ja lohkonpuheenjohtajien työstä ja ohjauksesta o Helmi- ja maaliskuussa kerrotaan lyhyesti esille tulevat ne asiat, jotka täytyy toteuttaa conventionin osalta ennen toukokuun tapaamista. Pääpaino tässä tietoiskussa tulee olla jäsenkehityksessä sekä jäsen- ja laajennus-, koulutus- ja tiedotustoimikuntien yhteistyössä. o Kolmas valmennus toukokuussa 2-päiväisenä, jolloin pääpaino on conventionin asioissa sekä lisäksi budjetin laatiminen ja talousasiat. o Neljäs valmennus on conventionissa, johon ei saisi ympätä vanhoja asioita, kuten tiimin rakentamista, vaan esim. tiimin kehittäminen, konfliktien ratkaiseminen käytännön tasolla sekä erilaisten ihmisten kohtaaminen voisivat olla tärkeitä käsiteltäviä asioita o o Viides valmennus elokuussa KVN:n yhteydessä, jolloin keskitytään talousasioihin sekä piirihallituksen toiminnan kehittämiseen Jäsenasian tiedotus laajasti kaikille VDG:eille valmennuksen yhteydessä VDG:t laativat ennen conventionia toimintasuunnitelman omalle kaudelleen.

15 3.4 Toimenpide-ehdotuksia Klubien toiminnan kehittäminen on kiinni klubin jäsenten halukkuudesta oman klubitoiminnan kehittämiseen. Nyt on vallalla käsitys, että klubiviihtyvyys on ratkaiseva tekijä klubissa pysymiseen. Se on yksi tekijä, mutta viihtyvyyttä estävä tekijä on se, että klubikokouksen rutiinit vievät koko käytettävissä olevan ajan. Klubikokouksen rutiinien mallikas suunnittelu hallituksessa ja toimikunnissa sekä kokouksen valmistelu edesauttaa kokouksen kulkua. Kokousrutiinien hyvä hallinta antaa presidentille mahdollisuuden panostaa kokouksen sisäiseen kulkuun ja kokouksen osanottajiin. Kokousrutiinien valmentaminen tulisi olla mukana virkailijavalmennuksessa keväällä. Toisaalta PTS-mallien hyväksikäyttö klubitasolla antaa klubeille enemmän mahdollisuuksia oman toiminnan pitkän tähtäyksen suunnitteluun. Liitto antaa toimivat mallit piirien ja klubien käyttöön. Samoin liiton seuraavan kauden ohjema tulee valmiina ennen piirien vuosikokouksia, joissa esitetään liiton toimintasuunnitelma ja myös piirin toimintasuunnitelma. Klubit voivat käyttää näitä tietoiskuja hyväksi omissa toimintasuunnitelmissaan. Tässä tulee ottaa mukaan se, minkälaisen kuvan klubi haluaa antaa ulospäin. Tähän vaikuttaa paitsi jäsenemme, myös aktiviteettimme ja niiden uusiutuminen. PTS-toiminnassa presidentti vastaa nykyhetkestä, 1. varapresidentti vastaa tulevan kauden kehittämisestä ja 2. varapresidentti vastaa sitä seuraavan kauden suunnittelusta. Pastpresidentti on hyvä kytkeä toimintaan mukaan ja hänellä on kokemuksensa perusteella jo tuntuma kaikkien asioiden läpivientiin ja johtamiseen. Presidentti on toimintojen osalta ikäänkuin manageri ja pastpresidentti, 1. varapresidentti sekä 2, varapresdientti ovat leadereita. Siitä huolimatta presidentinkin työ on johtajuutta, pelkällä manageritoiminnalla työ ei onnistu. Tärkeä tekijä on ns. mentoritoiminta (ohjaajatoiminta). Mentori on piirin tasolla koulutustoimikunnan jäsen eli Futura-projektin vetäjä, jonka toimiaika on mielellään 3 vuotta. Hänen tehtävänään on olla klubien apuna mentoritoimintaa käynnistettäessä. Mentorin apuna saattaa piirin tasolla olla APJ, LPJ sekä muita piirihallituksen jäseniä. Myös PDG-jäsenten hyväksikäyttö mentoreina on mahdollista. Klubin oman jäsen voi myös olla mentorina klubissaan ja hänen tehtävänä on sparrata presidenttiä ja hallitusta toimintojen kehittämisessä. 3.5 Ohjaajatoiminta (mentoritoiminta) Mentoritoiminta presidentin avuksi Mentoritoiminta tarkoittaa sitä, että toinen henkilö, joka voi olla myös opasleijona, kysyy omilla kysymyksillään niitä konkreettisia ratkaisutoimenpiteitä, joita jäsentoimikunta klubissa ja/tai presidentti on miettinyt oman jäsenistönsä määrän lisäämiseen tai oman jäsenistönsä aktivoimiseen ja kehittämiseen. Mentorin tarkoituksena ei ole aliarvioida klubien toimenpiteitä, vaan auttaa klubia löytämään konkreettiset ja toimivat ratkaisut. Mentorina voi siis olla oman klubin jäsen tai piirin mentori. Mentori voi olla itse sparraajana tai mentori nimittää toisen henkilön klubin mentoriksi joka voi olla opasleijona tai toisen klubin jäsen tai lohkon- tai alueen puheenjohtaja tai jäsentoimikunnan puheenjohtaja tai varapiirikuvernööri. Asia pitää kuitenkin toteuttaa klubin sisällä, ei PNATissa tai muussa yleisessä tilassa. Esim. hallituksen kokous tai toimikunnan kokous antavat mahdollisuuden tähän. Mentorit koulutetaan koko Suomessa piireittäin. Tähän tarkoitukseen voisi käyttää esim. virkailijakoulutusta keväällä tai PNAT-kokouksia. Tätä tarkoitusta varten tulee olla valmiina vähintään työkirja konkreettisine toimintamalleineen ja kysymyksineen. Mentorit voisivat osallistua myös johtajuuskoulutukseen piireissä.

16 3.6 Klubin jäsentoimikunnan roolin muuttaminen nykyaikaa vastaavaksi Nyt jäsentoimikunnat odottavat monessa klubissa jonkun muun tuomien jäsenkandidaattien tutkimista. Jäsentoimikunta voisi sen sijaan olla aktiivinen ja kehittää jäsenistöä aktivoivia tapahtumia, joissa saataisiin kandidaatit heräämään. Tämä edellyttää myös klubien sääntöjen muuttamista siten, että kaksi äänestystä muutetaan yhdeksi äänestykseksi. Kuitenkin jäsenestä äänestys tulisi edelleen nähdä vaikuttavana tapahtumana, ei vain pakollisena riesana. Siinä tulisi todella harkita jäsenen mahdollisuuksia toimia aktiivisesti klubin hyväksi. Tämän jälkeen uuden jäsenen tulisi pystyä oppimaan klubin toimintaa nopeasti ja monipuolisesti. Edellä oleva mentori-toiminta tuodaan jäsentoimikunnan avuksi. 3.7 Jäsen- ja laajennustoimikunta liiton tasolla Puheenjohtajan kausi kestää kolme vuotta Liiton jäsen- ja laajennustyöryhmään tulisi kuulua 5-6 jäsentä, jotka tulevat eri piireistä. o Puheenjohtajan valitsee liiton hallitus o Jäsenistä uusin on piirikuvernööri, muut jäsenet ovat erovuorossa kolmen toimintakauden jälkeen. Tällöin saamme jäsentoimintaan jatkuvuutta ja kokemuksen avulla tulevaa työskentelyä koko maan asioiden parantamiseksi eikä vain oman piirin asioiden osalta Tehtävänä on tuottaa piirin toimintaa tukevaa kirjallista ja muuta materiaalia sekä pohtia niitä uusia keinoja, joita voidaan kokeilla jossakin piirissä ja hyvät tulokset lanseerata kaikkiin piireihin. K-piiri on halukas toimimaan pilottipiirinä koko Futura-projektin osalta. Sen tarkoituksena on suunnitella toiminnot seuraavasti: o Piiri suunnittelee omat tavoitteensa kolmelle seuraavalle kaudelle piirikuvernöörin ja varapiirikuvernöörin johdolla. Pilottikokeiluun osallistuvien klubien presidentit suunnittelevat toimenpidetasolla seuraavan kauden. 1. varapresidentti suunnittelee tämän kauden jälkeisen kauden tavoitteet. 2. varapresidentti suunnittelee sen jälkeisen kauden tavoitteet. Näiden tuloksia raportoidaan ensi kauden aikana, jotta kaikissa piireissä voidaan lähteä toteuttamaan konkreettisia parannuskeinoja. 3.8 Jäsentoimikunta piirin tasolla Piirikuvernöörin sitoutuminen on ehdoton edellytys toimikunnan työlle Piirikuvernöörin työvälineet ó mahdollisimman hyvät jäsenet piirihallituksessa Puheenjohtajaksi jäsentoimikuntaan ehdotamme varapiirikuvernööriä (VDG), jonka tehtävänä muutenkin on suunnitella tulevaa kautta ja sen jäsentoimintoja. Toimikuntaan kuuluisi lisäksi n. 5-6 jäsentä, joista yksi olisi mahdollisesti PDG ja muut eri alueilta olevat lionit. Kaikki piirin alueet tulee kattaa tässä toimikunnassa. Puheenjohtajan tukena ovat varapuheenjohtaja, jonka toimiaika on 3 vuotta sekä APJ ja LPJ, josta toimintamallista on saatu hyviä tuloksia muutamissa piireissä Kokous piirikuvernöörin johdolla, jossa 2-3 kertaa vuodessa käydään läpi tilanne sekä pohditaan uusia mahdollisuuksia oman piirin toimintojen kehittämiseen niin piirin kuin klubinkin tasolla o o APJ + LPJ:t alueelta mukaan Jäsentoimikunnan pj mukaan

17 o o Koulutustoimikunnan pj mukaan Tiedotus/Viestintätoimikunnan pj mukaan 3.9 Jäsentoimikunta klubin tasolla Jäsentoiminnan kehittämiseen luodaan mentorijärjestelmä (ohjaajajärjestelmä). Mentori on klubin tasolla henkilö, jonka tehtävänä on esittää kysymyksiä presidentille ja muille eli siis sparrata presidenttiä ja kysyä kysymyksiä, joilla edesauttaa klubin jäsentoiminnan kehittämistä o päämentori = piirin Futura-projektin vetäjä mentorit klubin tasolla voivat olla seuraavat: APJ:t, joiden apuna ovat LPJ:t. Myös PDG-jäsenet voivat olla mentoreita.nämä klubikäynneillään vievät asiaa eteenpäin ja yhdessä presidentin kanssa tekevät klubikohtaisen toimintasuunnitelman jäsenkehityksen ja jäsenten laadun kehittämisen osalta presidentit ja jäsentoimikunnan pj:t klubeissa vievät asian käytännön tasolle ja aktivoivat klubin kaikki jäsenet mukaan tähän kehittämistyöhön Klubin tulisi vuosittain tai ainakin kolmen vuoden välein selvittää oman klubinsa olemassaolon oikeutus eli miksi klubi on olemassa (klubin missio). Jokaisen klubin tulee johtajuusvalmennuksen yhteydessä tarkistaa oma missionsa ja saada se ajankohtaiseksi sekä myös viestittää se kaikille klubilaisille. Tästä tulee rakentaa tarkistettu visio (3 vuoden suunnitelma) klubille Toimenpiteet klubitasolla presidentin sitoutuminen on ehdoton edellytys jäsentoimikunnan puheenjohtajan tukena presidentti ja 1. varapresidentti sekä mentori (ohjaaja) jäsentoimikunnan puheenjohtaja laatii presidentin, pastpresidentin ja toimikunnan muiden jäsenten kanssa toimintamallin tulevaksi kaudeksi jo kevään lopussa, jotta ideat saadaan mukaan kauden toimintasuunnitelmaan. Presidentti esittää toimintasuunnitelman elokuussa hallitukselle ja syyskuussa klubikokoukselle Asioiden käsittely konkreettisesti hallitusten vaihtokokouksessa keväällä, jotta koko uusi hallitus tietää painopisteet ja tulevan kauden suunnan Valmennus (koulutus) kokonaisvaltainen valmennus, jossa kaikilla tasoilla valmennuksen tavoitteena on saada mahdollisimman hyvät johtajat, jotka innostavat koko kenttää toiminnan kehittämiseen o piirikuvernöörien valmennus ó MD-LDC vastaa PNATien uudistaminen tuloksia tuottaviksi, pois urkkimismielialasta ó piirikuvernööri vastaa presidenttien valmennus ó piiri vastaa o klubin hallituksen jäsenten valmennus ó presidentti vastaa, apuna LPJ Internet-verkkoon syötetään klubeja varten toimintamallit ja itsensäkehittämisohjelmat, joilla presidentti ja muut klubilaiset

18 voivat kehittää omia toimintojaan. Päämaja antaa koko maailmanlaajuisen kehittämismallin, joka muutetaan Suomen olosuhteita vastaavaksi. Tällä toimintamallilla presidentit ja mentorit yhdessä hakevat niitä uusia ajatuksia, joita klubin aktiiviseksi kehittämiseksi tarvitaan. Samoin työkirja on siellä käytettävissä. Sama malli tuotetaan yhtenä kappaleena klubia varten ja se on muuten hankittavissa liittotoimistosta, joka ylläpitää tarvikemyyntiä. Ohjekirja on myös vapaasti kopioitavissa klubien käyttöön Markkinointi jäsenasian tiedotus laajasti kaikille VDG:eille valmennuksen yhteydessä o VDG:t laativat ennen conventionia toimintasuunnitelman, johon kuuluu olennaisena osana jäsentoimikunnan, koulutustoimikunnan ja tiedotustoimikunnan tehtävät sekä puheenjohtajien ohjaus jäsenten sitouttaminen jatkuvaan toimintojen kehittämiseen viestimällä piirikuvernöörin kirjeessä jäseniä kiinnostavia asioita jäsenten aktivointi o jäsentoimikunnat aktiivisiksi o jäsenten valinta toimikuntaan o sekä uusia lioneita että jo kokemusta omaavia o todellisia toimikuntatöitä, ei mitään lionien aikaa kuluttavia, koska tällöin turhautuminen vain lisääntyy Huomiot: Leojen saaminen PNATeihin ja muuhun toimintaan tuo lions-työn lähemmäksi leotoimintaa Lionien osallistuminen leotoimintaan vastaavasti, jotta voimme vaihtaa ajatuksia tai tarvittaessa auttaa leoja heidän toiminnassaan Arviointi tulosten seurannassa on tärkeä. Kaikki klubit eivät arvioi toimintaansa säännöllisesti, mistä seuraa, että klubien aktiviteetit ja toiminta ovat näivettymässä Näkyvät ja konkreettiset klubitasolta lähtevät toimenpiteet tulee luoda toimintaa varten Aktivoitava ensin koulutus-, jäsen- ja laajennus- sekä PR-toimikuntien toiminta yhteiseksi koko maan tasolla Liitto tiedottaa 9 piiri tiedottaa 9 klubi tiedottaa o tiedotuksen tulee olla kaikilla tasoilla samansuuntaista Jäsenmäärän kasvattaminen vai hillitty laadun kehittäminen? => jäsenmäärä laskee hallitusti hetken aikaa, mutta jatkuvalla laatuun panostamisella voimme vaikuttaa tulevaisuudessa jäsenten määrään

19 4 Kustannukset ja budjetti 4.1 Materiaalit Työkirja klubien käyttöön Internet-työkirja klubien käyttöön 4.2 Koulutukset Toimintasuunnitelman koulutus pilottipiireissä, kustannukset tulevat kokouksista ja kokousmatkoista Seurantakokouksien pitäminen pilottivuoden aikana 4.3 Markkinointi Markkinointisuunnitelman laatiminen alkuvaiheesta alkaen Markkinointimateriaalin painattaminen alkuvaiheen markkinointia varten sekä pilottivaiheen jälkeen 5 Aikataulu 5.1 Vaihe 1. Kehittämissuunnitelman laatiminen la Vaihe 2. Suunnitelma valmis / muutokset ma Vaihe 3. Ohjelman esittely ja hyväksyminen KVN Pieksämäki la Vaihe 4. Ohjelman työstäminen julkaisukuntoon mennessä 5.5 Vaihe 5. Ohjelman viimeistelytekstien laadinta kevään aikana pilottiklubien käyttöön. 5.6 Vaihe 6: Ohjelman esittely klubeille maaliskuun 2001 PNAT-kokouksissa 5.7 Vaihe 7: Ohjelman koulutus käytännön työkaluksi pilottiklbien kanssa elokuussa 2001, lokakuussa 2001 sekä tammikuussa Vaihe 8: Tulosten seuranta kuvernöörineuvoston kokousten yhteydessä kaudella

20 6 Työryhmä 6.1 Työryhmänjäsenet DG Markus Flaaming, DC Esa Kainulainen PDG Reijo Haapakangas, PDG Anja Kuittinen 7 Raportit Tärkeimmät julkaisut aiheesta ovat kohdissa Jäsenistölle suunnattu sisäinen markkinointi

21 Futura: Klubin kokouksen käyttö 9 FUTURA klubitasolla 9.1 Jäsenistölle suunnattu sisäinen markkinointi Liikkeellelähtö klubin omin voimin tai piirikuvernöörin ja lohkonpuheenjohtajan käynnistämänä Klubin sisäisen ja ulkoisen toiminnan analyysi Futura-projektin henkilön tekemänä o Ulkoinen kuva esimerkiksi oppilaitoksen tekemänä SWOT-analyysi Mission (toiminta-ajatuksen) laatiminen o Mikä on klubin toiminta-ajatus toiminnallisesti ja taloudellisesti Visio (tavoitteet) 3 seuraavalle kaudelle o Päätetään suuntaviivat Klubitoiminnalle Jäsenkehitykselle Varainkeruuaktiviteetille Palveluaktiviteetille Toimintasuunnitelman laatiminen o Klubitoiminnan analyysi o Strategian luominen o Strategian toteuttaminen o Toteutuksen arviointi o Aikataulutus, vastutus o Kustannukset Strategian toteuttamisen palaute Palautteen pohjalta tehtävät muutokset toimenpiteisiin piirin Futura-vastaavan avulla o Johtopäätökset o Toimenpiteet Lisäelementit o Yksittäisen jäsenen huomioiminen o Tietomäärä kasvaa

22 o Viihtyisän klubin aikaansaaminen o Luova hulluus o Hyvä yhteishenki o Uusia elementtejä toimintaan o Positiivinen, uudistava ilmapiiri, joka luo uudistuvan ilmapiirin o Hallitustyöskentelyn saaminen käytännön työkaluksi o Toimikuntatyöskentelyn saaminen käytännön työkaluksi o Kokoustekniikka osaksi virkailijavalmennusta Kokousjohtaminen Kokouksen sisältö o Lohkonpuheenjohtajien ja presidenttien väliset kokoukset Esimerkiksi PNAT tai erikseen pidettävä kokous o Tapa toimia Tiedotus PK:n tiedote Vierailut, juhlat Vieraat, istumajärjestys Kuukausittaiset teemat ja niiden hyödyntäminen o Kokouksen kulku teemojen mukaan, eli kokous vaihtelee teeman mukaan siten, että joskus painottuvat toiset asiat ja muut jäävät kokonaan pois tai ainakin vähemmälle huomiolle ja ajankäytölle 10 FUTURA piiritasolla 10.1 Koulutustoimikunta Puheenjohtajuus 3 vuotta Futura-projektin vetäjä, Futura-vastaava, on koulutustoimikunnan jäsen o Klubien varsinainen mentori Tehtävät: o Uusien lionien perehdyttäminen o Johtajuusvalmennus o Virkailijavalmennus (managerointi) keväällä mahdollisuuksien mukaan o Toteuttaa klubikohtaisen valmennuksen o Suunnitelman tekeminen yhdessä jäsen- ja laajennus- sekä tiedotustoimikunnan kanssa 3 vuodeksi, joista 1. vuosi tarkasti 10.2 Tiedotustoimikunta, johon on liitetty internet-toimikunnan työt Puheenjohtajuus 3 vuotta

23 Tehtävät: o Piirin sisäinen tiedottaminen Kirje Lehti Internet o Piirin ulkoinen tiedottaminen o Tiedotusverkoston rakentaminen o Suunnitelman tekeminen yhdessä jäsen- ja laajennus- sekä koulutustoimikunnan kanssa 3 vuodeksi, joista 1. vuosi tarkalla tasolla 10.3 Jäsen- ja laajennustoimikunta Puheenjohtajana varapiirikuvernööri yhden vuoden Varapuheenjohtajuus 3 vuotta Tehtävät: o Jäsenhankinnan suunnitelman tekeminen koko piirin tasolla apuna aluepuheenjohtajat lohkonpuheenjohtajat sekä toimikuntien puheenjohtajat, erityisesti koulutus- ja viestintätoimikunnat o Ulkoinen yhteistyö muihin järjestöihin o Klubikohtaisen Futuran käynnistäminen yhdessä klubin 1. varapresidentin kanssa o Uuden klubin perustaminen o Käynnistää klubikohtaisen kehittämisen Toimeksianto koulutustoimikunnalle o Käynnistää klubikohtaisen toiminnan analysoinnin Klubikysely SWOT-(nelikenttä)analyysi Ideariihi Seinätekniikka 11 Jäsentoimintojen kehittämisaikataulu