VIESTINTÄ JA TIEDOTTAMINEN. Helmikuu Ohjaamo Keski-Uusimaa

Transkriptio

1 Materiaalissa esitellään Ohjaamojen perusviesti ja asiakaslupaukset. Siinä pohditaan viestintää eri kohderyhmille ja eri tarkoituksiin Keski-Uudellamaalla. Helmikuu 2017 VIESTINTÄ JA TIEDOTTAMINEN Ohjaamo Keski-Uusimaa

2 Sisällys Pysyvä sisältö

3 Ohjaamo on uusi toimintafilosofia. Ohjaamosta halutaan tehdä tunnettu ja pysyvä brändi, jonka takaa löytyy tiedotus- ja neuvontapalvelu alle 30 vuotiaille. Tavoite on ohjata nuori omannäköiselleen polulle uudistuvassa palvelutuotannon verkostossa ja digitalisoituvassa ympäristössä. Ohjaamoja rakennetaan ympäri Suomea, osin ESR -hankerahalla. Koska malli ja toimintafilosofia ovat uusia, yleinen tunnettuus on vielä heikkoa. Ohjaamoista on saatavilla vielä toistaiseksi varsin rajallisesti tietoa. Valtakunnallista näkyvyyttä ja tunnettuutta tavoitellaan Kohtaamo-hankkeen johdolla, ja valtakunnallista viestiä vahvistetaan paikallisesti. Yhteiseksi markkinoinnin ja tiedottamisen kanavaksi lanseerataan ohjaamot.fi, joka toimii yhteisen näkyvyyden peruskivenä, ja jonka pariin tiedonhakijan voi aina ohjata. Nyt tehtävällä viestinnällä on merkitystä sille, millaiseksi mielikuva Ohjaamo-toiminnasta muodostuu, kuinka Ohjaamo-palvelu otetaan vastaan nuorten keskuudessa ja millaisen jalansijan se saa alueuudistuksen yhteydessä osana muuta palveluverkostoa. Alkuvaiheessa on tärkeää, ettei luoda virheellistä ja ristiriitaista uutisointia, harhaanjohtavaa kuvaa ja ylimitoitettuja odotuksia Ohjaamoista. Siksi Keski-Uudeltamaalta on osallistuttu aktiivisesti valtakunnallisen viestinnän suunnitteluun ja käyty tutstumassa Ohjaamo-toimintaan muilla paikkakunnilla. Valtakunnan tasolta tuodaan yhteisesti sovitut ydinviestit ja asiakaslupaukset osaksi tätä suunnitelmaa ja viestintää Keski-Uudenmaan Ohjaamoissa. Tämä materiaali on Keski-Uudenmaan Ohjaamojen yhteisen viestintätyöryhmän ideoima. Työryhmä on tehnyt yhteistyötä Kohtaamo-hankkeen kanssa, ja vienyt työtä eteenpäin alan asiantuntijoiden pitämissä työpajoissa saatuun osaamiseen tukeutuen (SST, ABCC ja Zeeland). Suunnitelma kokoaa yksiin kansiin ohjeistuksen, jonka viitoittamana Ohjaamot Keski- Uudellamaalla voivat toimia yhtenäisellä tavalla. Materiaali sisältää viestintään liittyviä teemoja monesta eri näkökulmasta ja lähtökohdasta. Sisällön on tarkoitus toimia apuna suunniteltaessa Ohjaamojen omaa viestintää osana oman taustaorganisaation kokonaisviestintää ja valtakunnallista Ohjaamo-brändiä. Viestinnän pääkohderyhmät ovat niitä asiakasryhmiä ja toimijoita, joiden tietämystä Ohjaamotoiminnasta halutaan lisätä. Heille halutaan luoda mielikuva Ohjaamoista uutena ja varteenotettavana väylänä tuottaa kohdennettuja palveluja, paikkana saada neuvoja koulutus- ja urapolulle ja hyvänä kanavana löytää nuori työntekijä. Viestintää suunnataan pääkohderyhmin ohella myös muille tahoille, jotka ovat Ohjaamotoiminnalle tärkeitä. Heitä varten ei ole kehitetty erillisiä ydinviestejä, vaan viestintä on yleisluotoisempaa ja tiedottavampaa brändi-viestintää. Tähän ryhmään kuuluu mm. suuri yleisö ja päättäjät, joille suunnataan vaikuttamisviestintää. 2

4 Valtakunnallisesti brändiä ja Ohjaamojen toimintaa visualisoidaan puukuvan avulla: Puuta voi muokata ja siitä voi tehdä Oman ohjaamon näköisen! Puun muokkaamisen oman Ohjaamon näköiseksi on erilliset ohjeet (Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen). Työkalupakissa Kohtaamo/ABCC kirjoittavat, että puuta ruokkii ja ravitsee ministeriöt. Puun juuret (Yhdistävät tekijät) muodostavat yhtenäisen kasvualustan, josta kukin Ohjaamo on kasvanut omaan ympäristöönsä sopivaksi. Puun rungossa (Toteutus) esitellään Ohjaamon toimintamuodot - paikka, aukioloajat, ja viestintäkanavat. Ylälehvästö (Palvelut) kuvastaa palveluita, joita Ohjaamo tarjoaa. Nuorelle merkityksellistä ja näkyvää on puu, eivät maan alla tapahtuvat strategiset asiat. Kullekin puulle maan ravinteisuus ja juuriston toimivuus ovat tärkeitä - ilman niitä ei puu kasva tukevaksi. Visualisointi on esitystyökalu ja sen tehtävä on auttaa hahmottamaan Ohjaamon toimintamallia. Visualisointi toimii apuna, kun Ohjaamosta kerrotaan sidosryhmille ja päättäjille. Visualisointi helpottaa hahmottamaan laajaa kokonaisuutta. Kuva jää helpommin mieleen kuin esittelyteksti. Visualisointi on saatavilla kahtena erilaisena tiedostomuotona. Valitse tiedostomuoto käyttötilanteen mukaan ja -tarpeen mukaan. Puusta on saatavilla kaksi tiedostomuotoa: PNG sähköiseen käyttöön =>voidaan käyttää esim. Word- ja käyttö Powerpoint- ohjelmissa. PDF painotuotteisiin: voidaan muokata ja skaalata tuotteet suureksi, käyttö esim. rollupissa. Puukuva ja muuta materiaalia löytyy sivuilta kohtaamo.info, jossa on materiaali pankki. Osa materiaaleista on intranetissä ja vaatii tunnukset (jos ei ole saanut niitä sähköpostitse, saa ne pyydettäessä mm. Kohtaamolta). 3

5 Ohjaamoissa palveluiden sirpaleinen polku kootaan eheämmäksi ja helpommin hahmotettavaksi kokonaisuudeksi, jossa nuori tavoittaa palvelut sujuvasti ja siirtymät palveluista toiseen etenevät saumattomasti. Parhaimmillaan nuoren palveluprosessi ja tie työelämään on huomattavasti aiempaa nopeampi. Valtakunnallisissa työpajoissa on nostettu esiin ohjaamojen vahvuuksia, joita voi käyttää viestinnän tukena: HELPPO TULLA Ohjaamon palvelut ovat helposti saavutettavia. Ohjaamoon voi tulla päivystysaikoina tai ajanvarauksella. YKSI OVI, MONIALAINEN PALVELU Ohjaamosta saa työllisyyteen, koulutukseen ja osallisuuteen liittyviä tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluita. NOPEASTI JA TARPEEN MUKAAN Ohjaamo tarjoaa nopeaa palvelua ja yhdessä sovittuja nuoren tarpeeseen kartoitettuja palvelukokonaisuuksia. NUORI ELÄMÄNSÄ ASIANTUNTIJANA Nuori on oman elämänsä asiantuntija ja rakentaa omaa tulevaisuuttaan yhdessä ammattilaisten kanssa. Ohjaamon tehtävä on auttaa nuorta eteenpäin. JATKUVA KEHITTÄMINEN Uusia toimintatapoja ja palveluita kehitetään jatkuvasti nuorten ja sidosryhmien kanssa yhdessä. 4

6 Viestintä ja tiedottaminen lähtee liikkeelle Sloganista. Valtakunnallinen Ohjaamo-slogan on vielä tekeillä. Keski-uusimaalainen slogan on: Nuori on aina oikeassa paikassa. Ei niin pientä, ei niin suurta, ettei voisi kysyä. Yhteisesti sovittuja ydinviestejä ja lupauksia ei voi sulkea paikallisesta viestinnästä pois, mutta niitä voi ja kannattaa syventää ja avata paikallisesti. Paikallinen omaleimaisuus ja persoonallisuus saa näkyä. Valtakunnallisia lupauksia eri kohderyhmille ovat ajatukseltaan seuraavat (sanamuotoja voi muuttaa) Lupaukset työnantajille - Motivoitunut nuori työntekijä - Maksuton ja mutkaton palvelu paperiasiat hoidetaan tarvittaessa kuntoon - Moniammatillinen verkosto alle 30-vuotiaiden työntekijöiden osaamisen kehittämiseen Lupaus kuntapäättäjille - Vahvistaa nuorten osallisuutta kunnassa - Toteuttaa nuorisotakuuta - Karsii päällekkäistä työtä ja laittaa resurssit tehokkaaseen käyttöön - Nuori saa henkilökohtaista palvelua jonottamatta, jolloin ongelmat eivät pääse kasautumaan Lupaus nuorille - Ura urkenee Ohjaamosta - Tuu kysymään laitetaan asiat liikkeelle - Etsitään sulle oikeat jelppijät tulevaisuuden luomiseen - Drop-in ilman ajanvarausta - Tätä kautta töihin tai kouluun Turun kollegat ovat kehystäneet palvelulupauksen allekirjoitettuna seinälle kaikkien luettavaksi! Keskiuusimaalaiset ohjaamolaiset haluavat lisäksi kertoa Ohjaamosta: 5

7 Valtakunnan tasolla on sovittu, että yhteisissä esitteissä, sivustoilla ja materiaaleissa tulee jatkossa näkyä Ohjaamo-logo (ESR-hankkeista rahoitetuissa myös ESR-logot) ja linkki verkkosivuille (ohjaamot.fi). Suositellut fontit ovat CabinSketch ja Open Sans. Muuten ilme on vapaa ja paikallista väriä saa olla. Open Sans -fontti on ladattavissa osoitteessa: Tehosteena, esim. julisteiden otsikoissa, käytettävä Cabinsketch-fontti on ladattavissa osoitteessa: Mikäli fontin lataus ei onnistu, voi materiaaleissa käyttää myös Office-paketeista löytyvää Arialia. Millaisia ovat viestintäsuunnitelma ja graafiset ohjeet organisaatiossasi? Viestintäsuunnitelman toimenpiteitä toteutettaessa on huomioitava oman organisaation viestintäohjeet, Ohjaamojen viestinnästä ja logojen käytöstä annetut ohjeet (Kohtaamo) ja eri rahoittajien määräykset. Ohjaamot aikatauluttavat ja päivittävät viestintäsuunnitelmansa paikallisista lähtökohdista käsin osana organisaationsa muuta viestintää tai sen rinnalla. Tämä koskee myös Ohjaamojen näkyvyyttä kuntien omien verkkosivuilla. Yhdessä toteutettavaksi suunnitellut viestintä- ja markkinointitoimenpiteet sisällytetään paikallisiin viestintäsuunnitelmiin. Ohjaamojen yhteisen viestintäsuunnitelman toimenpiteet ovat viitteellisiä, ja niitä sovelletaan paikallisten ohjaamojen harkinnan ja tarpeen mukaan paikallisesti. Osa materiaalista tuotetaan ja kanavista rakennetaan yhdessä, osa ohjaamoittain ja tietyt teemat toteutetaan valtakunnallisesti. Ohjaamot tilaavat itse tarvitsemansa jakotavaran ja infomateriaalit lukuun ottamatta erikseen yhdessä sovittuja Ohjaamo Keski- Uusimaa tuotteita. Ohjaamojen graafiset ohjeet löytyvät osoitteesta: kohtaamo.info (aiemmin ) Tunnus ja salasana tarvitaan! Eri ohjeet on sovitettava yhteen! 6

8 Tässä värikoodit, jos kirjoitatte omaa matskua! Keskiuusimaalaisten Ohjaamojen pääkohderyhmä on alueen nuoret. Nuorille suunnattu viestintä on monipuolisempaa ja Nuortenideat.fi monikanavaisempaa kuin viestintä muille ryhmille. Nuoret käytössä? halutaan myös osallistaa viestintään. Nuorilta on hyvä kysyä, miten he mieluiten hakevat ja ottavat vastaan tietoa Ohjaamojen toiminnasta. Nuoret eri ikäryhmistä ja elämäntilanteista voi osallistaa myös materiaalin tuottamiseen ja jakamiseen. Osa Ohjaamojen ilmettä ja viestintää on myös tilaratkaisut ja aktiviteetit Ohjaamoissa. Niiden suunnittelussa nuorilta saa varmasti hyviä vinkkejä. Nuoria tavoitellaan omissa tai muiden järjestämissä tapahtumissa ja jalkautuen sinne, missä tapahtuu ja erityyppinen, eri-ikäinen nuoriso liikkuu. Live-kohtaamisten lisäksi hyödynnetään verkkomaailmaa, oheistuotteita ja nuorten omaa sisällöntuotantoa. Keskiuusimaalaisten Ohjaamojen muut tärkeät kohderyhmät ovat yritykset, sidosryhmät ja suuri yleisö. Sidosryhmille kerrotaan enemmän Ohjaamojen tapahtumista, toiminnan tavoitteista ja niiden onnistumisesta. Suurta yleisöä, kuten vanhempia ja alueen asukkaita tavoitellaan median kautta, jalkautumalla yleisille paikoille ja tapahtumiin. Myös oppilaitosten vanhempainilloissa ja vastaavissa tilaisuuksissa tapaa sidosryhmiä ja muuta yleisöä. 7

9 1. Jalkautuvaa viestintätyötä kannattaa tehdä säännöllisesti, toistuvin väliajoin. 2. Jalkautuvaa viestintätyötä on hyvä tehdä pareittain 3. Yhtenäinen ilme, esim. Ohjaamo-vaatteet suositeltavaa. 4. Bongariksi Roll Up, Beach banner/katupuhuja/klaffi, lippu tai vastaava 5. Viihdykkeeksi/täkyksi jokin toiminnalinen jippo: visa, kisa tms. 6. Mukaan jokin kohderyhmän mukainen jakotavara/hand out (tuote, kortti tms., jossa tietoja). 7. Joku plakaatti tai selfie point, josta voi kuvat yhteystiedot tai muuta tietoa on hyvä idea. QR-koodi toimii tähän tarkoitukseen hyvin. 8. Pönötys kielletty, helposti lähestyttävä ja iloinen ote sallittu. 9. Myös kulkuneuvo auttaa jalkautumista. Ohjaamo-paku käyttöön, jos sellainen on. Jalkautuminen voi suuntautua lähes minne vain. Nuorisotapahtumiin, messuille, julkisiin tiloihin, liiketiloihin, oppilaitoksiin, kadulle, torille, leireille, peleihin, skeittipuistoon, Tärkein työkalu turpavärkki armeijaan jne. Täytyy vain muistaa kysyä lupa tilaisuuden järjestäjältä tai tilan haltijalta Mitä tavoittelen ostarilla? Ketä saan hihasta kiinni kadulla? Mitä kerron lukio -PopUpissa? Kuinka usein yläasteelle? Tarvitseeko AMK jotain? Milloin olisi hyvä jalkautua amikseen? Ohjaamot ovat näkyneet julkisilla paikoilla isomman budjetin ja pienemmän budjetin menetelmin. Isompaa budjettia on vaatinut mm. mainonta lähijunissa. Ohjaamojen sijaintia on toivottu keskeisille paikoille: niiden tunnistettavuus ja erottuvuus katukuvassa tilaratkaisuineen voi edellyttää suurempaa kertainvestointia. Jos tilaratkaisuissa halutaan korostaa valtakunnallista Ohjaamo-brändiä, kannattaa harkita Ohjaamojen graafisissa ohjeissa käytettyjä tehosteseiniä/tapetteja. Mutta vähemmälläkin pärjää: kunhan asiakas löytää Ohjaamoon. Ohjaamo-kyltti oveen tai seinään, ja aukioloajat ja yhteystiedot saataville! 8

10 Monissa Ohjaamoissa nuoret ovat sisustaneet Ohjaamot. He ovat käyneet kierrätyskeskuksissa ja kuntien varastoissa etsimässä huonekaluja, teettäneet taidetta taide-ja mediapajoilla ja luoneet omannäköisensä Ohjaamon melko vähin kustannuksin. Onpa jossain tartuttu maalipensseliinkin nuorten kanssa. mm. Turussa ja Lahdessa on varattu rauhallisia ja kodikkaita huoneita eri toimintoja ja päivystyksiä varten. Lahdessa on mm. Teleportti eli huone, jossa voi ottaa etäneuvotteluyhteyden vaikka Kelaan. 9

11 Myös itsenäiseen työskentelyyn, kuten CV:n kirjoittamiseen ja tulostamiseen on varattu tilla tai mahdollisuus. Ohjeita voi katsella itse tai saada yhteyden työnhaun valmentajaan tai uraneuvojaan. 10

12 Ohjaamon peruskyltin lisäksi aukioloaikoina voi laittaa esille Ohjaamo Roll Upin, ilmapalloja, klaffin tms. Plakaatit ja julisteet voivat olla näkyvillä pysyvästi, tai niitä voi käyttää POP UPtyyppisesti tapahtumien yhteydessä. Julisteissa selkeys on valttia: yhteystiedot ja perusidea selkeästi (QR-koodi mukaan?) esille. Ohjaamot.fi voi riittää yhteystiedoista! Pysyviä ilmoituksia voi olla yhteistyökumppanien ja julkisyhteisöjen tiloissa, oppilaitoksissa ja kuntien palvelupisteissä. Hyvinkäällä esimerkiksi Ohjaamon plakaatteja on viety nuorisotalolle, oppilaitoksiin, työvoimatoimistoon, sosiaali- ja työllisyyspalveluiden ja muiden palvelupisteiden aulatiloihin. Niin pysyvät julisteet kuin mainosjulisteet tapahtumista edellyttävät lupaa materiaalien kiinnittämiseen. Tällaisia on käytetty ja hyväksihavaittu: - Roll Upit, Beach-bannerit ja katupuhujat/klaffit ovat hyviä ulkona tai aulatiloissa/halleissa tapahtuviin tilaisuuksiin. - Käyntikortit tms asiointipisteisiin. - Ilmapallot - Ohjaamo-liput/viirit tapahtumiin. - Ikkunateippaus - Ovikyltit Katupuhuja/ klaffi. Tärkeitä kanavia nuorten tavoittamiseen ja vuorovaikutukseen ovat sosiaalisen median työkalut ja ohjaamot.fi sivuston kautta avautuvat tiedotus, neuvonta- ja ohjauspalvelut. Kannattaa huomioida myös oman organisaation SOME-ohjeet. Niin, ja tietysti Ohjaamo näkyviin kuntien omille verkkosivuille! Verkkomaailmassa ja erityisesti sosiaalisessa mediassa oikea-aikaisuus ja aktiivisuus on tärkeää. Ohjaamoissa kannattaa pohtia tarkkaan, mitä mediaa mihinkin tarkoitukseen käytetään ja mitä käytöllä tavoitellaan. Kannattaa myös sopia päivitysvuorot ja -roolit etukäteen, jotta SOME-viestittelystä saadaan kaikki hyöty irti. Käytössä olevat SOME-kanavat kannattaa linkittää Ohjaamot.fi sivulle. Some-profiilit kannattaa avata toimenkuvittain, ei henkilöittäin. 11

13 SOME-viestintä saattaa tuntua helpolta ja mutkattomalta. Jotta siitä saa irti mahdollisimman paljon, kannattaa myös some-viestinnän olla suunnitelmallista. SOME-viestintäkin tukee parhaimmillaan ydinviestejä ja keskeistä toimintaa. Eli Ohjaamoissa keskitytään osaamiseen, urapolkuun ja arkeen! Kannattaa pyrkiä jatkuvaan ja säännölliseen viestintään, jotta Ohjaamo pysyy muistissa. Toisaalta, kun näkee jotakin Ohjaamon kannalta tärkeää, kannattaa janakohtaista asiaa kommentoida. Ja jos joku kommentoi Ohjaamon asioita, on hyvä reagoida kohtuullisessa ajassa ja rakentavasti. Ohjaamoilla on todennäköisesti käytössään useampia SOME-kanavia. Niihin laitettujen viestien ja kuvien kannatta tukea toisiaan, jotta kokonaisuus pysyy eheänä. Some-työnjaon ja päivitysvastuiden jakaminen voi olla hyvä idea, jotta julkaisut pysyvät monipuolisina ja julkaisuja tulee sopivin väliajoin. Suuremman yleisön tavoittavassa Facebookissa 1-3 päivitystä viikossa on hyvä määrä riippuen Ohjaamo-päivystysten/tapahtumien määrästä ja sisällöstä. Twitteriin kannatta laittaa useampi Twiittaus viikossa. Twitter on hyvä tapa tavoittaa päättäjiä, joten kannattaa ohjata twiitit oman alueen päättäjille! Se on hyvä lisä vaikuttamisviestintään. Instagram ei vaadi niin runsasta postausta kuin Facebook tai Twitter. Kertakin viikossa riittää. Kaikilla kanavilla voi oman päivityksen korvata myös jakamalla jonkun toisen postauksia. Facebook soveltuu tiedottamiseen ja viestintään, joka on virallisempaa ja staattisempaa. Facebookiin voi viestittää myös menneistä asioista ja tulevista tapahtumista. Ei vaadi päivittäistä ylläpitoa. Nuorten puhelinluettelo, tavoittaa laajan yleisön. Täällä me! Näin meillä! Hei! Nyt tänne! Instagram sopii välittömään viestintään, tapahtumista markkinointiin ja kokemusten jakamiseen live-tilanteesta. Instagram on tässä ja nyt viestintää! Nuorten viestintäkanava. Kieli poskessa! SnapChat sopii kevyempään viestintään ja minivideoihin. Niiden kautta voidaan rakentaa kuvaa helposti lähestyttävyydestä ja matalasta kynnyksestä. Sopii runsaaseen käyttöön Nuorten on helppo tuottaa itsekin. Nuorten yksityisen viestinnän kanava. Keep it simple. WhatsApp on erinomainen väline yhteyden pitoon nuorten kanssa. Simppeli ja vaivaton viestintäväline. Myös ryhmille! Nuorten yksityisen viestinnän kanava. Twitter. Okei, sopii keski-ikäisistä eläkeputkessa oleville. Ellei sitten onnista, ja Ohjaamo saa ohjelmaa esim. televisioon, jossa Twitter käytössä. Sopii kannanottojen jakeluun. Twitter itseasiassa tavoittaa päättäjät ja muut vaikuttajat eli ne, joilla on valtaa, mahdollisuuksia 12

14 vaikuttaa Ohjaamo-toimintaan ja mielikuvaan siitä. Blogit on hyvä ajatus, jos niihin sisältyy todellista informaatioita tai tarinaa. Blogissa voi seurata esimerkiksi jonkun asiakasprosessia tai Ohjaamo-pakun seikkailuja alueella. Vain kirjoittamisen ilosta ei blogeja ole järkevää kirjoittaa: täällä tänään tälläista postaukset sopivat paremmin vaikka facebookiin. Blogi-kirjoitteluun siis vankka teema ja oikeaa asiaa! Voiko nuoret kirjoittaa itse? Zeeland opastaa: Some-postauksiin aina kuva mukaan herättää huomion! Persoona ja fiilis esille älä epäröi heittäytyä Teksti lyhyttä ja asiallista kerro heti, mitä on tarjolla Vähemmän on enemmän Ajatus: Voisiko kuntanne ajatella palkkaavansa nuoria Ohjaamo-somettajiksi? Jos vaikka yksi nuori per viikko somettaisi Ohjaamon elämästä ja nuorten maailmasta, saisi 52 Ohjaamo-nuorta viikon mittaisen pestin. Vai kaksi viikkoa? Palkaksi vaikka liikuntalippuja, tapahtumalippuja tai muutama kymppi rahaa? Kesäpestistä kausipestiin? Ohjaamon oma snapchattaaja tai tubettaja? Jakaminen Kannattaa laittaa omat tapahtumat tiedoksi naapuri Ohjaamojenkin Facebookiin. Vastaavasti kannattaa jakaa eteenpäin muiden Ohjaamojen some-postauksia ja käydä tykkäämässä niistä. Some-viestien jako palvelee myös yhteistyötä muiden uusmaalaisten Ohjaamojen kanssa. Erityisen tärkeää on REKRY-tapahtumista tiedottaminen. Joskus viestit eivät mene kohdalleen, ja SOMEssa saattaa syntyä melua. Silloin kannattaa reagoida todella nopeasti ja pysyä faktassa. Itse ei kannata lähteä rummuttamaan asiaa, ei myöskään muissa kanavissa, vaan pyrkiä hoitamaan häly siellä, missä se on syntynyt. Asiavirheet kannattaa oikaista, jos niitä esiintyy, muuten kannattaa pitää asiallista ja matalaa profiilia. You Tubea kannattaa hyödyntää ja linkittää videoita verkkosivuille ja QR koodien taakse. Videoita voi suunnitella toimimaan yhdessä esitteiden ja muun materiaalin kanssa. Videot voivat olla tiedottavia tai opastavia/ohjaavia. Niitä voidaan tehdä yhteisiä ja ohjaamokohtaisia. Myös valtakunnalliset videot kannattaa hyödyntää. Keski-Uudella maalla on tehty jo joitakin videoita (mm. Hyvinkää ja Kerava) Videotuotantoa voidaan suunnitella yhdessä. Videoita voi hyvin tehdä itse tai voi myös kääntyä alan opiskelijoiden ja työpajojen puoleen. Videoita tehdään tarpeen mukaan ja eri tilanteisiin. Videoista tehdään lyhyitä ja napakoita. Tarkoitus on linkittää niitä mm. ohjaamot.fi sivuille. 13

15 Videoiden aiheita: - asiakkaiden henkilökohtaiset ohjaamo-tarinat, positiiviset kokemukset, - työnhakuun rohkaisu, - ammatti-infot ja koulutusinfot - toiminnan ja ympäristön/tilojen esittely - lomakkeiden täyttö - seuraa meitä videot ja kuvat (esim. ohjaamo-paku tien päällä) Jos et halua kirjoittaa, kerro asia videossa Kerro asia lyhyen videon avulla Älä huolehdi videon laadusta rentous ja aitous on tärkeämpää! Muista samat asiat kuin tekstiä kirjoittaessa Aktivoi! Zeeland Jokaiselle keskiuusmaalaiselle Ohjaamolle tehdään oma pääsivu ohjaamot.fi-sivustolle. Jokaiseen Ohjaamoon nimetään henkilö, joka saa sivuille tunnukset ja päivitysoikeuden. Pääsivulle laitetaan Ohjaamon yhteys- ja saavutettavuustiedot. Pääsivulta voi ohjaamokohtaisesti päättää, tuleeko alasivuja. Pääsivulta on mahdollista linkittää ohjaamojen, kuntien ja muiden palveluntarjoajien sivustoille. Myös SOME-kanavien syöttö sivuille kannattaa ottaa aktiiviseen käyttöön. Ohjaamot.fi sivusto tuo paikallisen Ohjaamon valtakunnalliseen kontekstiin: joku muukin kuin kunnan oma nuori saattaa löytää palvelun. Muutama tärppi! Facebook-sivu: luo Ohjaamolle oma sivu Facebookiin. Saat käyttöösi ajastukset, analytiikat, mainostamisen yms. Sivu ei ole myöskään sidoksissa henkilöihin. Google Alerts: Aseta maksuttomaan palveluun hälytykset kiinnostavista aiheista. Pysyt alan uusimmista puheenaiheista kärryillä ja saat valmiita aiheita mm. someen. Yhteistyö: Jaa materiaaleja (mm. somekuvia ja aiheita) yhteisen pilvipalvelun kautta. Perustetaanko yhteinen Instagram-tili? Suosittelut ja vertaistarinat: Anna nuorten suosituksille arvoa. Pyydä heiltä suosituksia Facebookissa ja jututetaan heitä. Tarinoita voi julkaista verkkopalvelussa ja somessa. Visuaalisuus: esimerkiksi maksuttomien kuvapankkien avulla saat valokuvia käyttöösi. 14

16 Eri kohderyhmille tarvitaan eri esitteitä. Yhteen esitteeseen ei kannata laittaa liikaa tekstiä ja liian montaa sisältöä. Vähän asiaa, selkeää tekstiä! Esitteen on oltava helposti tulkittava. Kuvan avulla kannattaa havainnollistaa. Joissakin Ohjaamoissa nuoret ovat itse suunnitelleet ja tehneet esitteet. Parhaimmillaan esite suunnitellaan jaettavaksi ensisijaisesti sähköisenä versiona, josta on mahdollista printata paperiversiot. Eri esite tarvitaan eri tilanteissa. Ne on suunniteltava asiakaskunnan ja kohderyhmän mukaan. Parhaimmillaan esitteet ovat linjassa asiakaslupausten kanssa. Peruskoulun päättävän tilanne työn- ja opiskelupaikan hakemisessa on eri kuin esim. ammattikorkeakoulusta valmistuneen. On syytä pohtia, millä kielillä esitteet tehdään. Tai miten esitteet tukevat verkossa olevaa tietoa ja palveluohjausta? Nuorille esitteissä kannattaa avata prosessia: mistä pääset alkuun ja mitä Ohjaamossa yhdessä tehdään. Mitä? Kenelle? Milloin? Faktatietoa eri teemoista eri esitteisiin: koulutus, työ, arki jne. Valtaväestölle esitteen tulee olla napakka, lyhyt kuvaus yhteystietoineen. Esimerkiksi lyhyt kooste palvelukokonaisuuksista ja mahdollisuuksista. Sidosryhmille voi antaa enemmän tietoa. Opot ovat luvanneet olla avuksi koulutusesitteiden tuottamisessa. Esitteen koko ja muoto kannattaa myös miettiä käyttötarkoituksittain. Tiedotetaanko Ohjaamon olemassaolosta vai jaetaanko informaatiota jostakin asiasta. Joskus esitteen korvaa käyntikortti tai vaikka karamelliaski. Esitteeseen voi piilottaa vaikka QR-koodin tai rohkaista ottamaan kuva kännykkään esitteen tiedoista. Eri tilaisuuksiin voi vaikka rakentaa Selfiepointin, jossa kuvaan jää QR-koodi tms? Kohtaamo -hanke on luvannut tuottaa Ohjaamo-toimintaa yleisellä tasolla kuvaavat perusesitteet. Zeeland opastaa kirjoittamisesta niin esitteiden kuin some-tekstienkin: Käytä selkeää kieltä, sisällöllisesti niin yksinkertaista kuin mahdollista. Vältä ylipitkiä virkkeitä, mutta älä silti kirjoita vain päälauseita. Kirjoita yksi ajatussisältö yhteen kappaleeseen. Korvaa vierasperäiset sanat kotoperäisillä tai selitä niiden sisältö. Laita luettelot listamuotoiseksi. Käytä otsikointia riittävästi. Lihavoi tarvittaessa avainsanoja. Kokoa tärkeimmät asiat tekstin alkuun, 15

17 tee tarvittaessa vielä loppuun yhteenveto. Huom! Osaan teemoista (kuten yrittäjätapaamiset, rekrytointitilaisuudet) on tulossa valtakunnalliset pohjat. Myös joitakin yleisesitteitä on tehty ja tekeillä valtakunnantasolla. Samoin Kohtaamo tuottaa kuvamateriaalia valtakunnalliseen käyttöön ja valtakunnallisiin kampanjoihin. Niitä tulee sähköpostitse ja löytyy kohtaamo.fi sivuilta. Tässä esiteittä joka lähtöön: kaikki alueen palvelun- tai tiedontuottajat, jotka voivat tavalla tai toisella auttaa asiassa eteenpäin. Mallia Turku. öytyvättäältä! Työpaikat, kesätyöt, keikkatyöt. 16

18 Jakotavaralla tavoitellaan huomiota erilaisissa tapahtumissa tai halutaan yhteystietojen lähtevän asiakkaan matkaan. Parhaimmillaan jakotavara on esine, jonka voi ottaa pysyvämpään käyttöön, tai jossa yhteystiedot jäävät näppärästi muistiin. Yhteiset toiminnallisia: jakoavain, frisbee, ämpäri, taskulamppu, avaimenperä, muistitikku jne syötävää: tikkarit, karkkiaskit, karkkipussit, suklaa, purukumi, mehu, vesipullo tms ohjaamot.fi mukaan Ohjaamokohtaiset yhteystiedot kylkeen? asiakkaat mukaan miettimään Ja laatu ennen kaikkea: Kuva OTus Ohjaamo Tuusula 17

19 Suurta yleisöä ja päättäjiä tavoittaa myös perinteisellä medianäkyvyydellä, nuoria ehkä vähemmän. Ohjaamo on silloin tällöin näkyvissä valtakunnan medioissa ja kiinnostus saattaa herätä myös paikallisella tasolla. Valtakunnallisten tiedotuskampanjoiden yhteydessä on hyvä pohtia myös paikallista näkyvyyttä. Kun valtakunnan tasolla on käynnissä maan kattavia tai alueellisia kampanjoita (esim. vaalien tai yhteishakujen tms. yhteydessä), kannattaa kontaktoida paikallista mediaa. Mahdollisimman pian tai samanaikaisesti valtakunnan kampanjan aloittamisen kanssa kannattaa lähettää tiedote paikallisesta näkökulmasta. Sähköpostiin, jossa on viittaus valtakunnalliseen tiedotteeseen jne., kannattaa laittaa faktaa ja asiakaskokemuksia. Jos on suunnitteilla tapahtuma, kannattaa esim. toimittajia kontaktoida jo etukäteen ja kertoa, mitä tuleman pitää. Ja tietysti kutsua media paikanpäälle tilaisuuksiin. Tässä mallia Ohjaamo-viikolta 2017, Keski-Uusimaa 18

20 Nuorten asia kiinnostaa, joten nuorten ääntä kannattaa hyödyntää. Nuoria voi kannustaa kirjoittamaan kannanottoja, tiedotteita ja vaikka pyytää heitä ehdottamaan juttuideoita. Joskus mediassa tulee kyseenalaista huomiota, jota ei ole suunniteltu tai osattu odottaa: jos mahdollista, kannattaa antaa oma vastine. Joskus voi olla vaikeaa erottaa negatiivinen kannanotto kritiikistä. Selkeät asiavirheet kannattaa oikaista, mutta kritiikistä ei kannata provosoitua. Aina kannattaa tuoda esiin faktaan perustuvia onnistumisia, mm. asiakkaiden kertomana. Tai kertoa, miten asioita on suunniteltu hoidettavan, jotta vastaavia (negatiivisia) kokemuksia ei enää tulisi. Ehdotettuja media-aiheita: - Asiakaskokemus kaikista Ohjaamoista, juttusarja alueen lehtiin - Tiedote kaikkien Ohjaamojen toiminnasta ja tuloksista - Nuorten itse tekemä juttusarja esim. lehtiviikolla? - Jotain hupaisaa, että päästään kympin uutisiin; tai Nurmijärvi PAKU? - Ohjaamo-viikon tapahtumista tiedote ja yhteistyö toimitusten kanssa Ohjaamo-toiminnan tulevaisuudesta, toimintaedellytyksistä ja kehittämisestä päättäville tai toimintaa ohjaaville on tärkeää kuulla Ohjaamo-toiminnan tuloksista. Kohdetyhmää ovat kuntapäättäjät ja poliitikot, mutta tulokset kiinnostavat myös työnantajia ja sidosryhmiä. Viestintään kannattaa silloin sisällyttää numeroita ja faktaa: - NUTI-tilastot: kuka palveluissa käy, miksi, kuinka kauan viipyy? - asiakaspalaute: miten palvelut koetaan? - kuinka paljon asiakasprosessien kesto on lyhentynyt? Kohdentuvatko toimenpiteet paremmin ja löytyykö oikea polku nopeammin? - tuloksellisuus: kuinka moni aloittaa työnhaun, työllistyy tai aloittaa opiskelun? - henkilötarinat ja vaikutustarinat niin työnantajan, nuoren kuin kunnan näkökulmasta - vertailu muihin vastaaviin toimijoihin - uusien tilojen avajaiset - palveluinnovaatiot - alueellinen yhteistyö ja yhteisöosaamisen kasvu 19

21 Kohtaamon ja ABCC:n johdolla Ohjaamoja varten on tehty neutraali PP-esityspohja ja viestintä ohjeet, jolla brändistä voidaan kertoa yleisellä tasolla ja yhteisellä kielellä. PP-pohja löytyy PILVESTÄ ja on lähetetty Ohjaamoihin. Ohjaamo Keski-Uusimaan ja paikallisten Ohjaamojen sisäisen viestintä on monitasoista ja - tahoista. Sisäinen viestintä on oman organisaation ja Ohjaamon sekä niihin uutena tulevien kanssa toteutuvaa vuorovaikutusta ja tieotusta, tiedotusta ja yhteydenpitoa myös muihin verkostoihin ja sidosryhmiin ja oman tarinan tuottamista, imagon vahvistamista. ESR-hanke Ohjaamo Keski-Uusimaan sisäinen viestintä koskee viestintää projekti - organisaation ja -verkoston kanssa, viestintää sekä valtakunnallisen että paikallisen Ohjaamoverkoston sisällä, viestintää sidosyhmille ja median kanssa markkinointiviestintää ja monitahoista tiedottamista unohtamatta. Ohjaamoiden sisäinen viestintä tapahtuu omassa organisaatiossa päätöksentekijöille, esimiehille ja Ohjaamoissa tai niiden kanssa yhteistyössä toimiville. Osa viestintää tapahtuu myös erilaisissa Ohjaamo-verkostoissa ja yhteistyöryhmissä. Sisäistä viestintää on hyvä suunnitella, seurata ja kehittää siinä, missä muutakin toimittaa. Toimiva sisäinen viestintä auttaa tuloksekkaan ja laadukkaan palvelun tuottamisessa. Kun sisäisen tiedottamisen sitoo oman organisaation, tulosalueen ja tiimin strategioihin ja toimenpidesuunnitelmiin, tukevat erilliset suunnitelmat toisiaan ja auttavat niiden toteutumisessa ja seuraamisessa. Siksi myös viestinnän osalta on järkevää suunnitella ja sopia, mitä asioita on hyvä ottaa keskusteluun tai antaa tiedotettavaksi, milloin ja mitä kanavaa käyttäen, ja kuka asiaa edistää. Toisin sanoen viestintäsuunnitelmassa mietitään, 20

22 milloin tartutaan mm. toimintasuunnitelmiin kirjattuihin tavoitteisiin, kuten mitä tehdään, kuka tekee, miten ja milloin tehdään, ja lopuksi miten meni. Eli tiedotetaan tulossa olevista asioista, niihin valmistautumisesta, suunnitelmien toteutumisesta ja tuloksista, vaikuttavuudesta. Avainkysymys lähdettäessä miettimään viestintää on, miten se tukee perustoimintaa? Miten viestiä, jotta toiminta pyörii ja arki sujuu jouhevasti? Mitä johdon ja päättäjien täytyy tietää? Mitä oman Ohjaamon tai tiimin täytyy tietää? Mitä muiden täytyy tietää? Mitä minun täytyy tietää? Milloin on syytä kuulla toisia? Viestintä kasvotusten kokouksissa, tapahtumissa, perehdytyksessä, tapahtumissa, verkostoissa Tilanteesta riippuen sisäinen viestintä on vuorovaikutusta tai tiedottamista. Vuorovaikutus koskee enemmän arkipäivää, perustyötä ja uusien henkilöiden vihkimistä Ohjaamoissa tehtävään perustyöhön. Tällainen organisaation sisäinen viestintä sisältää paljon vuorovaikutusta kasvoittain. Viestintä liittyy enimmäkseen arjen sujumiseen liittyviin asioihin, kuten organisaation hallintoon, aikatauluihin, toteutuu työtehtäviin ja toimenpiteisiin liittyvissä kokouksissa, tai on ohjeistuksiin liittyvää keskustelua. Osa materiaaleista, erityisesti työ- ja muut ohjeet ovat usein tekstimuodossa, mikä auttaa esim. perehtymisvaiheessa olevia palaamaan asioiden äärelle jälkikäteen. Perehdyttämisvaiheessa uusille ohjaamolaisille pitää tehdä tutuksi arvot ja lupaukset, työtavat ja palvelutuotteet, puitteet, verkosto, paperiasiat ja tilastot, työkalut ja työn kehittämiseen liittyvät kysymykset. Kaikki sisäinen viestintä ei ole kasvottaista! Käytössä puhelin, sähköposti, WhatsUp Facebook Skype? Tiedottamiseen ja yhteydenpitoon liittyy enemmän suunnitelmallisuutta ja jatkuvuutta. Se ulottuu organisaation ulkopuolelle laajempaankin yhteisöön. Tiedottamisen koskee tapahtumia, tuloksia, muutoksia ja auttaa imagon rakentamisessa. Tiedottamalla kerromme, mitä palveluja meillä on ja mitä teemme. Se määrää, mitä meistä ajatellaan. Tiedottamista tehdään verkossa ja sosiaalisessa mediassa, tiedotteita lähettämällä, tapahtumissa ja kokouksissa. Sisäistä viestintää toteutetaan myös painotuotteissa: tiedotteissa, lehdissä, julisteissa, ohjeissa 21

23 On tärkeää, että sosiaalinen vuorovaikutus mahdollistuu ohjaamolaisille hankkeen aikana, mutta myös sen päätyttyä. Sosiaalisessa vuorovaikutuksessa vahvistuu osaamisen jakaminen, hyvien käytänteiden leviäminen ja yhdessä tekeminen. Kun ohjaamolaiset osallistuvat tapahtumiin ja kokouksiin, he voivat yhdessä muiden ohjaamolaisten kanssa vaikuttaa omaa ohjaamoa koskeviin kysymyksiin, kehittää toimintaa, päivittää osaamistaan, olla kuulolla viimeisimmistä uutisista ja luoda uutta toimintakulttuuria yhdessä. Ohjaamo Keski-Uusimaan tuottaa liittyen projektiraportointiin: - Suunnitelma - Toimintasuunnitelmat vuositasolla - Maksatusasiakirjat ja seurantaraportit - Muistiot - Mallinnukset, ohjeet ja linjaukset - Tuloskortti - Tilastot ja yhteenvedot - Vierailut ja tapahtumat - Toimintakertomukset - Arvioinnit ja palautteet - Loppuraportti - Digitaalinen työtila - Arkisto Perinteinen projektiviestintä on osa Ohjaamo Keski-Uusimaan viestintää. Alkuvaiheessa viestintä ja tiedottaminen (yhdessä kuntakokeilun kanssa) painottuu vuorovaikutukseen kuntapäättäjien, Ohjaamo-toiminnasta vastaavien ja sitä käynnistävien kesken sekä rahoittajan ja Kohtaamon kanssa käytävään vuorovaikuttamiseen. Alkuvaiheen viestintä keskittyy suunnitelman avaamiseen ja tavoitteiden edistämisestä sopimiseen, työnjaon, roolien ja vastuiden vahvistamiseen ja hankeorganisaation rakentamiseen (ml ohjausryhmä). Hankkeen edetessä viestinnän painopiste siirtyy hallintoportaasta ja kuntien verkostoista projektiorganisaation ja paikallisten Ohjaamojen keskinäiseksi vuorovaikutukseksi. Hankkeen keskivaihe on aktiivisen vuorovaikutuksen vaihe, jossa työryhmät kokoontuvat tiiviisti ja yhteisiä tapaamisia on alkuvaihetta enemmän. Tapaamisten tarkoitus on auttaa paikallisia Ohjaamoja yhteisen tarinan, imagon ja identiteetin, vahvistamisessa. Toisena tavoitteena on osaamisen jakaminen, yhdessä oppiminen ja paikallisen Ohjaamo-toiminnan itseohjautuvuuden kehittäminen. Hankkeen loppuvaiheessa viestinnän painopiste siirtyy takaisin kohti hallintoa ja kuntien palveluverkostoja, kun toiminnan jatkaminen ja siihen liittyvät sopimukset tulevat ajankohtaisiksi. Loppuvaiheessa viestintä kohdentuu tulosten esiin tuomiseen ja mahdollisten kehittämisideoiden esiin nostamiseen. 22

24 Ohjaamo Keski-Uusimaa tuottaa toiminnan, viestinnän ja markkinointiviestinnän tueksi: Ohjaamojen työn tueksi Toimintasuunnitelma ja vuosikelo Tiedottamiseen Markkinointi ja palvelut Hankehallintoon ja päätöksentekoon Tiedote 4 x vuosi Koulutus Tuloskortti, seurantaraportti Viestintäsuunnitelma Mediatiedotteet Julistepohjat Vuosiraportti Osaamisen Some-kanavat: FB, Jakotavara Kokousmuistiot, kehittämisohjelma Instagram, WhatsUp työryhmämuistiot Ohjaamo käsikirja (digitaalinen, O365- ympäristö) Verkkosivut, kunnes ohjaamot.fi auki Tapahtuma-yhteistyö Arvioinnit Raportit ja muistiot Esitteet, videot Arvioinnit Vaikuttavuustilastot ja tiedot, yhteenvedot Onko mahdollista saada Ohjaamoa koskeva pykälä kuntajohdon asialistaan väh. kerran vuodessa: - mitä saatu aikaan? - mitä odotetaan? - miten resursointi jatkuu? Budjetti? - vastuiden ja toiminta-edellytysten tarkistus - toimintasuunnitelman ja yhteistyösopimusten hyväksyminen Ohjaamolaisten sisäinen viestintä tapahtuu oman kunnan organisaation sisällä ja omassa Ohjaamotiimissä. Viestintä suuntautuu johdolle, esimiehille, palveluverkostoon ja liittyy tuloksiin ja Ohjaamon perustehtävän hoitamiseen. Organisaatioviestinnän ohella tehdään myös yhteisöviestintää verkostojen suuntaan ja kerrotaan omista palveluista ulospäin. Johdolle suunnattava viestintä perustuu tavoitteisiin ja tuloksiin. Ohjaamon pitää pystyä osoittamaan, miten se on ollut hyödyksi. Asiakasvirrat, asiakasprofiilit ja heidän aito eteenpäin ohjautumisensa on kiinnostavaa. Myös muutostarpeet ja ehdotukset viestitään johdolle. Johto puolestaan viestii Ohjaamolle odotuksistaan, reunaehdoista, tulevaisuuden näkymistä ja Ohjaamojen onnistumisesta osana kuntien toimintaa. Johdolle viestimiseen riittänee kerta pari vuodessa. Ohjaamo olisi hyvä sisällyttää kuntakohtaisesti valitun ja sopivaksi havaitun yhteistyöelimen asialistalle vähintään vuositasolla. 23

25 Palveluverkosto tarkistamaan yhteistyön periaatteet muutaman kerran vuodessa: - yhteistyön kohteet - yhteyshenkilöt ja yhteystiedot - rooli ja toimenkuvatarkistukset - muutokset ja kehittäminen - tulokset - toimintasuunnitelma ja raportointi Palveluverkoston esimiesten olisi hyvä kokoontua keskustelemaan Ohjaamon tuloksista, Ohjaamoille yhdessä tuotettavista neuvontapalveluista ja ohjausprosessin jatkuvuuden kannalta keskeisimmistä yhteyshenkilöistä säännöllisesti, muutaman kerran vuodessa. Verkostossa voidaan tarkistaa ja päivittää yhteistyösopimukset Mitä Ohjaamo tarvitsee? Miten Ohjaamo voi vastavuoroisesti helpottaa yhteistyökumppanin arkea? Mitä odotuksia on toisilta, mitä täytyisi kehittää, mistä pitäisi luopua? Mitä voisi tehdä toisin? Kuka vastaa mistäkin? Kuka tekee ja lupaa mitäkin? Myös verkostokokouksessa luvut ovat tärkeitä. Kuinka paljon asiakkaita liikkuu eri suuntiin ja saavatko he kaipaamaansa apua suunnitellusti. Tällä tasolla huomioidaan strategia, tulokset ja kehittämisideat laajemmassa kontekstissa. Ohjaamo-esimiehet voisivat tavata tiimiään kuukausittain. Mitä tehdään ja miten? Miten menee? Miten on tarkoitus toimia jatkossa? Mitä on tulossa, mihin pitää varautua? Mitä tapahtuu organisaatiossa tai alueella? Mitä huomioitava viikko-ohjelmissa? Onko osaamistarpeita jne. Toimintasuunnitelmien toteutuminen, kuukausisuunnitelmat, tilastot ovat kokouksessa tärkeitä. Samalla voidaan todeta ovatko resurssit ja toteumat kunnossa: pitäisikö tulla enemmän toimenpiteitä annetuilla resursseilla vai onko nykyisellä resurssilla mahdollista ylipäätään saavuttaa asetettuja tavoitteita? Miten toimintaa kehitetään pitkällä aikavälillä? Ketä pitäisi saada mukaan toimintaan? Tiimit voivat pitää viikkokokouksia tarkempaan suunnitteluun ja arjen pyörittämiseen. Keskusteluja voi täydentää päivittäisten epävirallisten tapaamisten ohessa, vaikka kahvin äärellä. Sovittavia asioita ovat päivystykset, tapahtumat, some, tiedottaminen, jne Ohjaamon omat kokoukset - Kuukausikokoukset toiminnan seurantaan ja suuntaamiseen - Viikkokokoukset arjen työn suunnitteluun ja jakamiseen - suunnittelutyöryhmät erillisiin tapahtumiin ja POP UPeihin 24

26 Kohtaamon kautta tuotetaan ohjaamot.fi-sivut, valtakunnalliset yleisesitteet ja tiedotteet, valtakunnalliset mediakampanjat, ydinviestit, Ohjaamo-minisanakirja ja graafiset ohjeistukset. Kohtaamo hoitaa myös viestinnän valtakunnallisen vuosikellon. Kohtaamo vastaa näkyvyydestä isoissa valtakunnallisissa tapahtumissa, kuten Educa ja Suomi Areena. Ohjaamo Keski-Uusimaa kokoaa valtakunnallisissa viestintätyöpajoissa ja hankkeen oman viestintätyöryhmän työn pohjalta paikallisen viestintäoppaan, jonka avulla Ohjaamot voivat suunnitella omaa ilmettään, tilojaan, aktiviteettejaan, viestintäänsä ja vuosikelloa. Hankekaudella Ohjaamo Keski-Uusimaa koordinoi yhteisiä mediaviestejä ja viestintää tukevia toimenpiteitä. Ohjaamo Keski-Uusimaa vahvistaa Ohjaamojen some-viestintää mm. jakamalla postauksia. Hanke järjestää ja suunnittelee yhdessä viestintätyöryhmän kanssa konsultin vetämän tilaisuuden viestintäsuunnitelman lanseeraamiseksi ja yhteisen näkemyksen synnyttämiseksi. Ohjaamo Keski-Uusimaa tuottaa myös yleisen tiedotteen tai sähköisen uutiskirjeen sidosryhmille 4-5 kertaa vuodessa. Ohjaamo Keski-Uusimaa on aktiivisesti mukana isommissa alueellisissa tapahtumissa Paikalliset Ohjaamot soveltavat yhteisen suunnitelman vinkkejä omassa viestintäsuunnitelmassaan. On tärkeää, että Ohjaamoissa otetaan yhteiset ydinviestit osaksi omaa viestintää ja yhteisiä linjauksia noudatetaan, vaikka ne mahdollisesti sidotaankin kuntakohtaiseen visuaaliseen ilmeeseen ja osaksi kuntien omia sivustoja ja tiedotteita. Ohjaamot hoitavat tiedotusta oman kuntansa verkostoissa ja oman alueensa nuorille. On tärkeää, että Ohjaamot pitävät verkkosivuston tiedot ajan tasalla, koska sivusto löytynee tulevaisuudessa mm. hakukoneissa paremmin ja paremmin. Ohjaamot osallistuvat oman kuntansa ja alueensa tapahtumiin ja POP UP -tempauksiin. 25

27 26

28 Ohjaamolaiset ovat yhdessä Zeelandin palvelumuotoilijoiden kanssa määritelleet Keski- Uudellemaan Ohjaamoille seuraavia kehityskohteita vuodelle 2017: Somessa: Kiinnostavuus syntyy aidosta halusta palvella: kerro vinkkejä, ole ajankohtainen, voit olla myös hassu ja kiva (esim. meemikuvat). Kapulakieli on kiellettyä. Kohtaamisissa: puhu Ohjaamosta aina, kun se on mahdollista! Kysy nuorilta apua esim. videoiden tekemiseen / kiinnostavien aiheiden/näkökulmien löytämiseen. Voit myös raadittaa some-jakojasi ennakkoon. Kuntapäättäjien pitää tietää, että Ohjaamo toimii kunnassa (perusideologian kirkastaminen ja levittäminen). Ohjaamolaiset kertovat palveluntuottajille Ohjaamosta. Paikallismedioiden toimittajien henkilökohtainen kontaktointi ja suhteiden luonti. Yritysviestintä: mikä Ohjaamo on? (Eri kunnissa eri malli kontaktointiin, mikä on aivan ok!). Uudenmaan Yrittäjien kontaktointi olisi hyödyllistä Yhteisen Ohjaamo-brändin käyttäminen! Verkostoituminen ja yhteistyö: tehdään konkreettisesti asioita yhdessä. Tavataan säännöllisesti. Jakaminen: jaetaan hyviä kokemuksia ja materiaaleja. Puhutaan ohjaamoa ja näytetään Ohjaamolta. Ohjaamo Keski-Uusimaalle on myös suuntaa antava vuosikello, joka toimii runkona ja elää paikallisten tapahtumien ja kampanjoiden ohessa. 27

29 Ohjaamoviikko 7 #100HTV? Tulostiedot Viestintätyöryhmä Päivitys #100HTV? Tiedote Brändäys-paja Viestintätyöryhmä Viestintäkoulutus POKERI Viestintäsuunnitelman luonnos nähtäväksi Ohjaamoviikko 7 Tiedote Viestintäsuunnitelma jakoon Tiedote Viestintätyöryhmä Verkkosivut Kuntavaaliteema #100HTV? Alueelliset Ohjaamo-päivät #100HTV? Oppilaitostiedotus Suomi Areena Blues #100HTV? Viestintäsuunnitelma tutuksi kunnissa Viestintätyöryhmä Ohjaamojen omat suunnitelmat Oppilaitostiedotus Tiedote Omaa viestinnän vuosikelloa ja tarkempaa suunnitelmaa on hyvä päivittää säännöllisesti. Viestinnän onnistumista voi seurata kävijä- ja tykkääjämäärien avulla. Kun yhä useampi tietää ja puhuu Ohjaamoista, on brändi saavuttanut tunnettavuutta. Onnistumisesta kertoo myös Ohjaamojen näkyminen mediassa ja yhteistyötahojen kiinnostus toimintaa kohtaan. Kannattaa kysyä muun palautteen keruun ohessa tai mahdollisesti keskustelujen lomassa, mistä asiakkaat ovat kuulleet Ohjaamon palveluista tai mistä he etsivät tietoa mieluiten, jotta viestintää osataan kohdentaa paremmin. Mitä ja miten? Kenelle? Milloin? Kuka? Tapahtumat Media ja tiedotteet Some Verkkosivut Palaute ja seuranta Päivitys 28

30 Työniloa! 29