TOIMINTAOHJE LASKUTUS JA SAATAVIEN PERINTÄ

Transkriptio

1 IIN KUNTA Hallintopalvelut TOIMINTAOHJE LASKUTUS JA SAATAVIEN PERINTÄ

2 TOIMINTAOHJE LASKUTUS JA SAATAVIEN PERINTÄ 1) Yleiset linjaukset Iin kunnan taloussäännön 9 :ssä, Saatavien perintä ja laskutus, todetaan: Kunnan saatavat on laskutettava nopeasti ja perittävä tehokkaasti ja taloudellisesti. Tätä periaatetta noudatetaan kunnan ja kunnan liikelaitosten laskujen ja saatavien perinnässä. Ellei toisin ole säädetty tai erikseen määrätä, tätä ohjetta noudatetaan kaikkien Iin kunnan ja sen liikelaitosten perittävien maksujen ja saatavien laskutuksessa ja perinnässä. Ohjeet koskevat myös soveltuvin osin sisäistä laskutusta. Kunnan tai liikelaitosten hinnoitteluun perustuvat maksut, taksat ja korvaukset on laskutettava nopeasti ja perittävä noudattaen lakia, sopimuksia, hallintosääntöä ja hyvää perimistapaa. Hallintokunnat ja liikelaitokset vastaavat talousarvioon merkittyjen tuloarvioiden toteutumisesta. Toimialan on huolehdittava syntyvien saatavien laskutuksesta. Oulunkaa ren kuntayhtymän kuntapalvelutoimiston kanssa tehdyn sopimuksen mukaan kuntapalvelutoimisto vastaa pääosin laskutuksesta ja reskontrista. Kuntapalvelutoimisto yhdessä hallintokuntien ja liikelaitosten kanssa vastaa maksukehotusten lähettämi sestä ja tarvittaessa pakkoperintätoimista. Viivästyskorkona peritään korkolain mukainen korko, ellei laeista tai asetuksesta muuta johdu. Maksujen viivästyessä voidaan toimitukset taikka palvelukset keskeyt tää erikseen annettujen ohjeiden mukaisesti. Erääntynyt saatava voidaan selvittää kuittaamalla vastasaatavasta. Kuittauksesta on lähetettävä velalliselle ilmoitus. 2) Laskutuksen perusteet ja hoito Laskutus tai laskutusmääräys on tehtävä välittömästi sen jälkeen, kun sen toimittami sen edellytykset ovat olemassa, kuitenkin viimeistään 30 päivän kuluessa laskutusperusteiden selviämisestä. Sopimuksia tehtäessä ja muutoinkin erityisesti silloin, kun laskutus perustuu kustannusten jakamiseen, on otettava huomioon mahdollisuus ja tarve ennakkolaskutuk seen Jos käytetään ennakko-, arvio- tai osaerälaskutusta, tasauslaskutus on suori tettava vähintään kerran vuodessa. Laskutuksesta tai laskutusmääräyksestä huolehtii se yksikkö, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen tai jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste. Laskutus suoritetaan vahvistettujen maksujen, taksojen, hinnoitteluohjeiden tai sopi musten mukaisten todellisten ja lopullisten euromäärien perusteella. Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, tilankäyttövaraukset, sopimuk set ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuk sessa tarvittavat tiedot. Sekä yksittäiset laskut että säännölliset laskutukset tulee teh dä maksuperusteen syntymisestä seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä kirjanpitoon, jotta ne kohdistuisivat kirjanpidossa oikealle kuukaudelle. Alle viiden (5) euron saatavat tulee edellä olevasta ohjeesta poiketen yhdistää asiakkaan seuraavaan laskuun. Alle viiden (5) euron saatava voidaan jättää laskuttamatta, mikäli yhdistely ei ole mahdollista. Kyseiset pienet saatavat tulee pääsääntöisesti hoi taa käteissuorituksina käytössä oleviin kassoihin (esim. kunnanviraston kassaan tai kirjastoihin)

3 3) Laskun tiedot Laskutusta varten on hankittava alla mainitut tiedot: a) myyjän (osasto tai liikelaitos) ja ostajan nimi ja osoite; täydellisenä molempien osalta, kauppa- ja Y-rekisteriin merkitty toiminimi tai verohallinnon rekisteriin merkitty yhteisön nimi. Yhdistysten, rekisteröimättömien yhtymien ja ryhmien osalta asioita hoitavan henkilön nimi, henkilötunnus ja osoite, ellei velallisella ole kiinteää toimipaik kaa b) myyjän tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne c) tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä jos palvelujen suorituspäivää ei voida täsmällisesti todet, ilmoitetaan suorituskuukausi jatkuvaluonteisten tavarantoimitusten ja palvelusuoritusten osalta toimituksen tai suorituksen katsotaan tapahtuvan jatkuvasti sen kauden kuluessa, jota laskutus koskee e) veron peruste kunkin verokannan tai verottomuuden osalta on yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole otettu huomioon yksikköhinnassa f) verokanta, jokainen sovellettava erikseen g) suoritettava veron määrä euroissa h) muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun i) laskuttajan yhteystiedot mahdollisesti tarvittavia lisäselvityksiä taikka muistutuksia varten j) laskutusosoite ja maksaja, jos tämä on muu kuin velallinen. Laskut joihin sovelletaan käännettyä arvonlisäveroa sovelletaan arvonlisäveron ja toimittajan tietojen osalta seuraavia ohjeita: a) myyjä toimittaa yllä olevat laskunmerkintävaatimukset täyttävän laskun, johon ei merkitä verokantaa eikä veron määrää b) laskussa tulee olla ostajan arvonlisäverotunniste eli Y-tunnus c) ostajan veronmaksuvelvollisuuden peruste taikka viittaus ALV 8 C :ään (esim. teksti Käännetty verovelvollisuus, AVL 8 c, Y-tunnus: XXXXXXXX-X) Laskussa on oltava lisäksi: laskun päiväys, numero sekä maksuaika ja eräpäivä a) maksun myöhästymisestä aiheutuvat viivästysseuraamukset b) veloituksen euromäärät ja perusteet riittävästi yksilöitynä c) pankkiyhteydet d) laskuttajan yksilöintitiedot mahdollisesti tarvittavia lisäselvityksiä tai muistutuksia varten sekä e) määräaika muistutuksen tekemiseen. 4) Käteisperintä Vahvistetun taksan tai hinnoittelun mukainen maksu peritään ensisijaisesti käteissuorituksena silloin, kun asiakaskosketus on välitön ja suorite tai palvelu heti käytettä vissä tai tarkoin yksilöitynä tiedossa. Käteisperintää käytettävä erityisesti silloin, kun kannettavat maksut ovat pieniä.

4 5) Käteisperintäohjeet Kertyneet maksut tilitetään vähintään kuukausittain pankkitileille ja kirjanpitosiirto ja -aineisto toimitetaan Oulunkaaren kuntapalvelutoimistoon. Kuittikannat ja tilityskuitit järjestetään ja säilytetään siten, että maksujen kanto sekä niiden tilitys on vaivattomasti tarkastettavissa Kunnan toimialojen ja liikelaitosten omien kassojen osalta nimettyjen vastuuhenkilöi den on vuosittain tarpeellisin väliajoin, kuitenkin vähintään neljännesvuosittain, tar kastettava alitilittäjän hallussa olevat kuittivihkot ja lipukkeet ym. perintäasiakirjat se kä rahavarat. 6) Maksuehdot Laskujen eräpäiväksi merkitään 14. päivä lähettämispäivästä lukien, ellei muuta ole sovittu tai säädetty. 7) Kirjaaminen saataviin Laskutus kirjataan saataviin ja se toteutetaan pääsääntöisesti viitteellisenä myyntireskontran kautta. Kirjanpito ja myyntireskontra on järjestettävä niin, että saatavien kertymistä ja perintätoimenpiteitä voidaan jatkuvasti seurata. Saataviin kirjatut virheelliset laskut korjataan hyvitys- tai lisälaskulla. 8) Maksun viivästyminen/viivästysseuraamukset Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, on viivästysajalta perittävä viivästyskorko. Toistuvissa laskutuksissa viivästyskorko on pyrittävä veloittamaan seuraavan laskutuksen yhteydessä. Jos maksu on velallista sitovasti ennalta määrätty ja jos se suoritetaan eräpäivän jälkeen, viivästyskorkoa on maksettava viivästyneelle määrälle eräpäivästä lukien suorituspäivään saakka korkolain mukaan, ellei vuokra- tai muussa sopimuksessa ole muusta korkokannasta sovittu. Jollei eräpäivää ole velallista sitovasti ennalta määrätty, viivästyskorkoa on maksetta va siitä lähtien, kun 30 päivää on kulunut siitä päivästä, jona velkoja lähetti velalliselle laskun tai muutoin vaati määrätyn rahamäärän suorittamista. Vähäiset lisämaksut (viivästysmaksu ja korot) voidaan jättää velkomatta, jos niillä on vähäinen merkitys. 9) Maksulykkäys ja eräpäivän siirto Maksulykkäyksestä enintään kuukaudeksi alkuperäisestä eräpäivästä laskettuna päättää laskulajin vastuuhenkilö (päätöksestä tulee tehdä kirjallinen merkintä asiakirjoihin). Maksulykkäyksestä yli kuukauden mutta enintään kolmen kuukauden ajaksi päät tää taloussihteeri/controller. Yli kolmen kuukauden maksulykkäyksistä päättää resurssijohtaja. 10) Maksukehotus Mikäli maksu viivästyy eikä lykkäystä ole myönnetty, on velalliselle lähetettävä yksi maksumuistutus, johon on lisättävä huomautusmaksua viisi (5) euroa. Maksukehotus on lähetettävä, kun eräpäivästä on kulunut vähintään 14 päivää, mut ta enintään 30 päivää. Tällöin on määrättävä uusi eräpäivä, ilmoitettava viivästymisseuraamukset sekä ilmoitus ulosottoon tai perintätoimistoon siirrosta. Iin vesiliikelaitoksen laskuista lähetetään kaksi maksumuistutusta. Ensimmäinen muistutus, kun eräpäivästä on kulunut vähintään 14 päivää, mutta enintään 30 päi vää. Tällöin on määrättävä uusi eräpäivä ja ilmoitettava veden jakelun keskeyttämi sestä ja

5 perintätoimiin ryhtymisestä. Toinen maksumuistutus lähetetään, kun ensimmäisen maksumuistutuksen eräpäi västä on kulunut vähintään 14 päivää, mutta enintään 30 päivää. Maksukehotuksella määrätään uusi eräpäivä ja ilmoitetaan veden jakelun keskeyttämisestä ja perintätoimiin ryhtymisestä. Kaikista maksulykkäyksistä ja eräpäivän siirroista on ilmoitettava Oulunkaaren kuntapalvelutoimiston reskontranhoitajalle tai pakkoperintää hoitavalle henkilölle, jotka huolehtivat maksujen seurannasta. Kaikista eräpäivän siirroista on tehtävä merkintä laskulle myyntireskontraohjelmaan, jolloin myös viivästyskoron perintä siirtyy vastaa valla ajalla eteenpäin. Maksulykkäystä ja eräpäivän siirtoa käytetään vain poikkeustapauksissa, jotta varmistetaan maksusuoritus. Jos suoritus ei vieläkään määräaikaan mennessä tule, on saatava toimitettava ulosottoteitse tai perintätoimiston perittäväksi 11) Maksun viivästyminen Maksun viivästyessä toimitukset tai palvelukset tulee keskeyttää, mikäli toimenpide ei aiheuta kohtuutonta vahinkoa tai vaaranna kenenkään henkeä ja terveyttä. Mikäli laskutuksesta on valitettu tai lasku on todettu virheelliseksi, on laskuttavan yksikön sekä myyntireskontraa ja perintää hoitavan yksikön tiedotettava toimenpiteistä toisilleen. Kun kysymys on veden jakelun keskeyttämisestä, noudatetaan vesihuoltolain ja erityisesti sen 26 :n määräyksiä. Katkaisuilmoituksen yhteydessä asiakkaalle on ilmoitettava, mitä maksuja vedenjakelun keskeyttämisestä ja uudelleen kytkennästä peritään. 12) Pakkoperintä/Perinnän käynnistäminen Pakkoperintä on käynnistettävä, mikäli saatavaa ei ole maksukehotuksesta huolimat ta maksettu tai sen maksamisesta ei muuta ole sovittu. Iin vesiliikelaitos käyttää pääsääntöisesti veden toimituksen keskeyttämistä ja poikkeustilanteissa haetaan tuomiota velkojen perimiseksi. Perintä on käynnistettävä aikaisintaan 14 päivän ja viimeistään 30 päivän kuluttua maksukehotukseen merkityn eräpäivän jälkeen, mikäli laskun maksamisesta ei ole sovittu maksulykkäyksellä. Pakkoperinnästä vastaa pääsääntöisesti Oulunkaaren kuntapalvelutoimiston perintäasioiden hoitaja. Toimialat vastaavat, että maksut tulevat perittyä sääntöjen mukai sesti. Ulkopuolisen perinnän hoitaa perintätoimisto. 13) Perintätoimenpiteet Kuntapalvelutoimisto lähettää maksukehotukset. Yhden maksukehotuksen lähettämi sen jälkeen kuntapalvelutoimisto antaa perinnän suorittamisen perintätoimiston hoidettavaksi tai ulosottoon. Iin vesiliikelaitos lähettää 2. maksukehotuksen, jossa tiedotetaan veden toimituksen keskeyttämisestä määräajan jälkeen ellei erääntynyttä laskua suoriteta. Vesiliikelai tos huolehtii mahdollisesta veden toimituksen katkaisusta. Perimättä jättämisen rajaksi määrätään ulosottoon lähetettäessä 20 euroa/lasku. Täl löin tositteeseen tai myyntireskontraan on tehtävä merkintä siitä, että perimistoimen piteistä luovutaan. Perimättä jättämisen hyväksyy resurssijohtaja.

6 Vastuu asianmukaisesta perinnästä säilyy kunnalla, vaikka perintätoimi on ulkoistet tu. Perinnässä noudatetaan hyvää perintätapaa ja saatavien perinnästä annettua la kia siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen (513/1999). 14) Saatavien poisto kirjanpidosta Saatavat, jotka on annettu perintätoimiston hoidettavaksi ja jotka perintätoimisto on siirtänyt jälkiperintään, poistetaan kirjanpidosta 5000 euroon saakka resurssijohtajan ja yli 5000 euron saatavat kunnanhallituksen päätöksellä. Saatavat, jotka on annettu ulosottoon ja ulosotosta on tullut varattomuuseste perin nän jatkamiselle, poistetaan resurssijohtajan hyväksynnällä euroon saakka ja yli 1000 euron saatavat kunnanhallituksen päätöksellä. 15) Muita määräyksiä Alle 30 euron hyvitykset vähennetään toistuvaislaskutuksessa seuraavista laskuista ja yli 30 euron hyvitykset palautetaan asiakkaalle Rondo-ostolaskuohjelman kautta. Jos asiakkaalla ei ole toistuvaislaskutusta palautetaan yli 5 euron hyvityslaskut Rondo-ostolaskuohjelman kautta. Tämä laskutus- ja perintäohje tulee voimaan lukien.