SAVONLINNAN KAUPUNGIN RAHASAATAVIEN LASKUTUS- JA PERIMISOHJE

Transkriptio

1 1 (6) SAVONLINNAN KAUPUNGIN RAHASAATAVIEN LASKUTUS- JA PERIMISOHJE YLEISPERIAATTEET 1 Tavoite Tehokkaalla tulojen perinnällä saadaan kaupungin sitoutunut pääoma minimiin, ehkäistään luottotappioiden syntymistä ja parannetaan kaupungin maksuvalmiutta. Tavoitteena on myös hyvän perintätavan noudattaminen ja asiakkaiden tasapuolinen kohteleminen. 2 Ohjeiden noudattaminen 3 Laskutus 4 Käteissuoritukst Ellei toisin ole säädetty tai määrätty, on näitä ohjeita noudatettava kaikkien kaupungille kuuluvien tai sen toimesta perittävien maksujen ja saamisten laskutuksessa ja perimisessä. Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta viivästysmääräyksiä lukuun ottamatta. Kaupungin saamiset on laskutettava ja perittävä tehokkaasti ja taloudellisesti, viimeistään 14 päivän sisällä saatavan syntymisestä noudattaen lakia ja sopimuksia sekä ottaen huomioon hyvän asiakaspalvelun vaatimukset. Laskutus on suoritettava tietojenkäsittelyjärjestelmällä, josta on yhteys myyntireskontraan. Laskutuskustannusten kattamiseksi alle 30 euron laskuun lisätään pienlaskutuslisä 5 euroa, ellei lakisääteisyys tai muut syyt aseta rajoituksia laskutuslisän käytölle. Yksittäisissä ja taloudellisesti merkittävissä tapauksissa on tavaran tai palvelun tilausvaiheessa varmistettava asiakkaan maksukyky. Alle 10 euron kertaluonteinen saatava voidaan jättää laskuttamatta, ellei perimiseen ole erityistä lainsäädännöllistä tai muuta syytä. Toistuvaissuoritukset on kuitenkin laskutettava, ne on sopimusta tehtäessä syytä jaksottaa useamman erän kertalaskutuksiksi. Jos veloitusperuste muodostuu pitemmän ajan kuluessa, on ennen lopullista laskua lähetettävä osalaskuja siltä osin kuin veloitusperuste on tiedossa ja kysymys on merkittävästä saatavasta. Asiakkaalla on aina oikeus maksaa lasku käteisenä. Kaupungintalolla käteissuoritus maksetaan henkilöstöravintolan kassaan. Käteisperinnässä noudatetaan alitilitysohjeita.

2 2 (6) LASKUTUKSEN PERUSTEENA OLEVAT TIEDOT 5 Laskutuksessa tarvittavat tiedot Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tarjoukset, tilaukset, sopimukset, toimitusasiakirjat ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot. Pykälässä 6 on mainittu ne tiedot, jotka laskussa pitää olla. Sopimuksissa, tilausvahvistuksissa ja tilauksissa on mainittava maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset. Sopimuksia tehtäessä on vaadittava riittävä vakuus. Laskutusta varten on aina vaadittava tarkat osoitteet, sähköpostiosoitteet sekä tarvittaessa myös henkilötunnukset ja mahdollisen asiamiehen yhteystiedot. Käännettyä arvonlisäverovelvollisuutta sovelletaan Suomessa myytävään rakentamispalveluun tai työvoiman vuokraukseen rakentamispalvelua varten, jos ostaja on elinkeinonharjoittaja, joka toiminnassaan muutoin kuin satunnaisesti myy rakentamispalvelua. Tällöin verohallinnon ohjeiden mukaan myyjän on asiaankuuluvaa huolellisuutta noudattaen selvitettävä, täyttääkö ostaja edellytykset, joiden perusteella käännettyä verovelvollisuutta voidaan soveltaa. Kun myynnistä annetaan lasku, siinä tulee olla käännettyä arvonlisäverovelvollisuutta koskevat erityismaininnat. LASKUTUS JA KIRJANPITO 6 Laskun sisältö Lasku on laadittava selkeälukuiseksi. Siitä tulee ilmetä: 1. myyjän nimi- ja osoitetiedot muodossa Savonlinnan kaupunki/laskuttava virasto tai laitos ja sen osoitetiedot 2. Savonlinnan kaupungin Y-tunnus tai EU kaupassa VAT-numero FI laskun numero ja laskutuspäivä sekä eräpäivä 4. asiakkaan virallisten rekisterien mukainen nimi tai toiminimi (yhteisöjen, rekisteröimättömien yhtymien ja ryhmien osalta on laskuun merkittävä asiaa hoitavan henkilön nimi, ellei velallisella ole kiinteää toimipaikkaa) ja osoite sekä asiakkaan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on kyse tavaroiden yhteisömyynnistä 5. maksajan virallisten rekisterien mukainen nimi tai toiminimi sekä osoite (mikäli ei ole sama kuin asiakas) 6. veloituksen perusteet, kuten kohde, määrä ja toimitusaika, riittävästi yksilöitynä 7. laskutuslisä, kts. 3

3 7 Laskutusajankohta 8 Laskun muuttaminen 9 Suorituksen valvonta 10 Liikaveloitus 3 (6) 8. tavaran tai palvelun arvonlisäveroton myyntihinta eriteltynä eri verokantojen tai verottomuuden mukaan sekä yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset sekä alennukset, jos niitä ei ole otettu huomioon yksikköhinnoissa 9. arvonlisäveron verokanta ja suoritettavan veron määrä tai jos myynti on verotonta, merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain taikka arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen 10. ostajan verovelvollisuudesta merkintä käännetty verovelvollisuus 11. maksettava määrä yhteensä 12. muutoslaskuissa viittaus aikaisempaan laskuun 13. määräaika muistutuksen tekemiseen, joka on 14 päivää laskun saapumisesta, jollei muuta ole määrätty 14. maksupaikat ja pankkiyhteystiedot, pankkikoodi ja tilinnumero IBAN-muodossa 15. laskun suorituksen myöhästymisestä aiheutuvat viivästysseuraamukset 16. mistä tai keneltä asiakas voi saada laskuun liittyviä lisätietoja, riittävät yhteystiedot merkittävä 17. maksuehto, kts. 11 Laskujen ja viitetietojen numerointi on järjestettävä sellaiseksi, että laskut ovat yksilöitävissä ja niiden suoritukset valvottavissa. Saaminen on laskutettava 14 päivän kuluessa veloitusperusteen syntymisen jälkeen. Jos veloitusperuste syntyy pitemmän ajan kuluessa, on ennen lopullista laskua lähetettävä osalaskuja siltä osin kuin veloitusperuste on tiedossa ja kysymys on merkittävästä saatavasta. Tehtäessä hyvityslasku, on siinä oltava viittaus aikaisempaan laskuun ja siitä on käytävä selville hyvityksen peruste. Hyvityslasku on asianmukaisesti hyväksyttävä. Lähetettyjen laskujen maksettavat määrät kirjataan heti tuloksi ja saamiseksi. Kirjanpito ja saamisreskontra on järjestettävä niin, että saamisten kertymistä ja perimistoimenpiteitä voidaan jatkuvasti seurata. Liikaveloitus/virheellinen laskutus oikaistaan hyvityslaskulla ja kirjataan tilivuoden aikana tulotilille vastakkaisena vientinä, mutta tilinpäätöksen jälkeen ainoastaan kirjaamalla menoksi.

4 4 (6) 11 Maksuehto Laskujen maksuehto on 14 päivää laskun lähettämisestä, ellei tätä lyhyemmästä tai pidemmästä maksuajasta ole erityisistä syistä sovittu tai siitä muuta säädetty tai määrätty. Maksun suorittaminen tulee tarvittaessa asettaa ehdoksi lupien ja käyttöoikeuksien luovutukselle, jolloin lupa tai käyttöoikeus annetaan maksukuittia vastaan. 12 Työnantajan kuittausoikeus Kaupungin saatava voidaan kuitata kaupungin palkasta ilman ulosottokelpoista päätöstä, kun saatava on selvä ja riidaton. Saatavaa on vaadittava vastapuolelta ennen kuin ryhdytään kuittaukseen. Huomioitava seuraavat laissa mainitut rajoitukset: Työsopimuslaki 17 ja Laki kunnallisesta viranhaltijasta 56. MAKSUN SUORITUS 13 Laskun maksaminen 14 Liikasuoritus Lasku maksetaan laskussa mainitulle kaupungin tilille rahalaitoksiin tai kaupungintalon henkilöstöravintolassa sijaitsevaan kassaan. Maksu on suoritettu kaupungille sinä päivänä, jolloin rahalaitos tai kaupungin henkilöstöravintolan käteiskassapiste on sen kuitannut. Jos asiakas on maksanut liikaa, on liikasuoritus viipymättä palautettava, ellei sitä voida käyttää vastaisten maksujen ennakkosuoritukseksi. Alle 30 euron liikasuoritusta ei tarvitse palauttaa, jos maksutiedosta ei ole selvitettävissä täsmällisesti maksunsuorittajaa ja hänen yhteystietojaan.. MAKSUN VIIVÄSTYMINEN JA LYKKÄÄMINEN 15 Maksumuistutus 1. maksumuistutus lähetetään 14 päivän kuluttua eräpäivästä. 2. maksumuistutus lähetetään 14 päivän kuluttua ensimmäisen maksumuistutuksen eräpäivästä, ja siinä ilmoitetaan perintätoimenpiteiden aloittamisesta. 16 Toimitusten ja palveluiden keskeytys Yksityisoikeudellisen maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelukset keskeyttää, mikäli keskeyttämiselle ei ole laillista estettä (esim. vesihuoltolaki) ja vaatia vakuuksia tai käyttää muita keinoja kaupungille mahdollisesti aiheutuvan vahingon estämiseksi tai pienentämiseksi.

5 5 (6) 17 Lykkäyksen myöntäminen ja maksusuunnitelma Maksulykkäystä voi myöntää myyntireskontranhoitaja enintään 2 kk ja talousjohtaja enintään kuusi (6) kuukautta eräpäivästä lukien. Lisäksi vesilaitoksen päällikkö voi myöntää maksulykkäystä vesilaitoksen maksuista enintään 3 kk. Vastaavasti kaupunginlakimies voi myöntää maksulykkäystä perittäväkseen siirrettyjen saatavien osalta enintään kuusi (6) kuukautta eräpäivästä lukien. Muissa tapauksissa maksulykkäystä voi myöntää kaupunginhallitus. Tällöin lykkäysanomus on tehtävä kirjallisena. Maksulykkäystä myönnettäessä on ehdoksi asetettava kulloinkin voimassa olevan viivästyskoron ja mahdollisten perintäkulujen maksaminen sekä mahdollisuuksien mukaan aina se, että uutta erääntynyttä velkaa ei saa syntyä. Mikäli maksusuunnitelman mukaista maksua ei suoriteta eräpäivään mennessä, pääsääntöisesti maksusuunnitelma puretaan, uutta maksusuunnitelmaa ei tulla enää tekemään ja saatavat siirretään oikeudelliseen perintään. Hyväksyttyä maksusuunnitelmaa voidaan muuttaa vain erityisperustein ja kun muutoksesta ei aiheudu kaupungille haittaa. Lykkäyksen myöntämiseen ja maksusuunnitelmaan liittyvien perintäkulujen korvaamisessa noudatetaan perintälaissa mainittuja enimmäismääriä: Laki saatavien perinnästä / f. Siten esimerkiksi velallisen pyynnöstä tehdystä maksuajan pidennyksestä peritään 5 euroa ja yhdessä velallisen kanssa laaditusta koko jäännössaatavan kattavasta maksusuunnitelmasta euroa riippuen saatavan pääomasta ja 20 euroa, jos saatava on suoraan ulosottokelpoinen. 18 Viivästyskorko ja maksumuistutusmaksu Viivästyskoron perinnässä noudatetaan, ellei sopimuksissa tai laissa ole erikseen säädetty, yleisiä markkinoilla olevia viivästyskorkoja ja -ehtoja. Jokaisesta maksumuistutuksesta perittävä maksu on 5 euroa, ellei laissa tai erillisessä taksassa ole muuta määrätty. PERIMISTOIMENPITEET 19 Perimisen aloittaminen Viimeistään kahden kuukauden kuluessa alkuperäisestä eräpäivästä saatava lähetetään keskushallinnon kansliapalveluihin perimistoimenpiteitä varten, jollei saatavalle ole myönnetty maksulykkäystä. Kansliapalvelu hoitaa tuomiota tai päätöstä vaativan sekä suoraan ulosottokelpoisten saatavien perimisen. Pakkoperintätoimen aloittamisilmoituksesta peritään lain mukaiset kulut ja viivästyskorko. Mikäli joudutaan käynnistämään oikeudelliset toimenpiteet kaupungin saatavan perimiseksi, peritään oikeudenkäyntikulut täysimääräisenä.

6 6 (6) 20 Valvottavat saamiset 21 Jälkiperintä Milloin saaminen on valvottava konkurssissa, velkajärjestelyssä, julkisen haasteen, panttihuutokaupan tai kiinteistön huutokaupan yhteydessä, viraston tai laitoksen on ilmoitettava saamisesta ja lähetettävä saamiseen liittyvät asiakirjat saamisen valvontaa varten kansliapalveluihin. Tileistä poistettujen saatavien valvomista seurataan kansliapalveluissa Perintäkarhuohjelmalla. Saatavia pyritään säännönmukaisesti perimään siihen saakka, kunnes velka kokonaisuudessaan vanhenee. SAAMISTEN TILEISTÄ POISTOT 22 Saatavien poisto Määrärahojen puitteissa tapahtuvista saatavien poistoista päättää kaupunginhallitus. Mikäli poistettavan saatavan pääoma on enintään 1000 euroa, poistosta päättää talousjohtaja. Kaupunginlakimiehelle perittäväksi siirrettyjen saatavien osalta vastaava poisto-oikeus on myös kaupunginlakimiehellä. MUITA MÄÄRÄYKSIÄ 23 Vastuu ja lisäohjeet Vastuu tulojen kertymisestä ja perimisestä on aina tulon saavalla hallintokunnalla, joten laskuttajien on tarkasti seurattava laskutustilannettaan. Hallintosääntö 5 : Lautakunta vastaa tehtäväalueensa rahasaatavien perimisestä kaupunginhallituksen hyväksymän rahasaatavien laskutus- ja perimisohjeen mukaisesti. Hallintosääntö 52 : Toimialajohtajan tehtävänä on vastata toimialansa tai vastuualueensa taloudesta ja toiminnasta, toiminnan tuloksellisuudesta sekä laadusta. Laskutusaineisto säilytetään laskuttajalla arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.