Perunoita yli 350 kg vuodessa Vadelmia ei riittävästi maailmassa

Transkriptio

1 Tieto- ja palvelutalouden laitos / logistiikka Luento 3 Oston osa-alueet ja käyttäytyminen Oston eri osa-alueet Ostostrategia ja kategoriajohtaminen Ostokäyttäytymisen perusteet - raaka-aineet - Raaka-aineet ovat vähän jalostettuja tuotannon perusmateriaaleja mineraalit - esim. rauta, kupari, hiili, öljy luonto - esim. liha, vilja, kahvi, sokeri, puuvilla Yleensä merkittävässä roolissa valmistavissa yrityksissä usein strateginen ostokohde johtuen isosta rahallisesta osuudesta ja lopputuotteen hintavaikutuksesta Asettavat ostajille omia haasteitaan hintamuutosten takia oston ajoitus tärkeätä raaka-aineiden saatavuus vaihtelee paljon laadussa saattaa olla joskus yllättävää vaihtelua Standardiluonteestaan johtuen kaupataan myös raaka-ainepörsseissä OSTO 17 Luento 3 6 Ostotoiminta on kaikkea mistä tulee lasku! - ostot, leasing, vuokraus - Raaka-ainehankinnat joskus varsin suuria! - case McDonaldsin peruna- ja vadelmahankinnat - Raaka-aineet Puolivalmiit tuotteet ja komponentit MRO-tarvikkeet (maintenance, repair and operating materials) esim. huolto- ja siivousvälineet, vara-osat, toimistotarvikkeet... Investointihyödykkeet hankinnat joista tehdään poistoja (esim. koneet, rakennukset, IT) Palvelut ulkopuolisten toimittamia sopimuspohjaisia aktiviteetteja (kertaluonteisista hankinnoista ulkoistettuihin prosesseihin) Jälleenmyyntihyödykkeet vähittäis- ja erikoiskaupassa myytävät tavarat Muut (esim. myyntimiesten kulutilien menot) OSTO 17 Luento 3 5 Perunoita yli 350 kg vuodessa Vadelmia ei riittävästi maailmassa

2 Varautuminen massahyödykkeen hintariskiin Tiedonkeruu ja ennustaminen välttämätöntä markkinaseuranta, keskustelut hyödyketoimittajien kanssa, oman tarpeen arviointi, matemaattiset mallit (omat tai ulkopuoliset) tuloksia harvoin jaetaan massahyödyketoimittajien kanssaj ongelma hahmotettava myös jos toimittajien raaka-aine riskillinen Riskiä voi yrittää hallita monilla tavoilla sopimustekniset keinot; sidottu hintaehto, kiinteä hinta -sopimus, hankintojen ajallinen jakaminen, päämiehen sopimuksella osto riippuvuuden vähentäminen; tarpeen pienentäminen ( tuotekehitys ) ja korvaavien materiaalien etsintä (teknisistä syistä aika harvoin sovellettu) hankintastrategiat; varastoiminen, vertikaalinen integroituminen (toimitusvarmuuden parantaminen), toimittajien vaihtaminen rahoitustyökalut; optiot ja futuurit (pienet volyymit, markkinatarjonta ja kokemuksen puute pullonkauloina), cross-hedging OSTO 17 Luento case Black & Decker - Yli $100 vuodessa muoviosien hankintaan - puolivalmiit tuotteet ja komponentit - Puolivalmiit tuotteet tulevat osaksi lopputuotetta mutta tarvitsevat vielä jatkojalostusta esim. teräslevyt, langat/vaijerit, foliot/kelmut Komponentit ovat valmistettuja nimikkeitä jotka tulevat lopputuotteisiin ilman fyysistä jatkojalostusta jaetaan usein kahteen ryhmään; standardi ja ei-standardi komponentit; autoissa esim. renkaat ja tulpat vs. vaihdelaatikko ja akselisto Komponentit ostetaan usein suuremmissa erissä neuvotellaan mm. partneruus-/vuosisopimuksista ja tehdään kotiinkutsuja hinnan määräytyminen yleensä listahinta miinus alennusprosentti laadunvalvonta toimittajavalinnassa ja -arvioinnissa tärkeätä - MRO-tarvikkeet - Tavalliset tarvikkeet pyörittävät yritystäj MRO = maintenance, repair and operating materials esim. huolto- ja siivousvälineet, vara-osat, toimistotarvikkeet, paperit... nykyään melkein kaikki mitä ei kuulu lopputuotteeseen! Hankinnassa omat erityiset haasteet tuotevalikoima ja toimittajakanta varsin runsas isossa yrityksessä nimikettä ei mikään poikkeus 80% tuotekoodeista, 20% ostoista, 80% ostajan ajasta useat nimikkeet yrityskohtaisia (esim. vara-osat) nimikkeiden kysyntä vähäistä ja satunnaista loppukäyttäjällä suuri vaikutus tuotevalinnassa hoitavat myös usein itse ostamisen neuvotellun sopimuksen pohjalta Ostajat keskittyvät usein prosessin tehostamiseen keskittäminen, standardointi, ostokortit, e-hankinta, ulkoistaminen järkevällä ostamisella pystytään säästämään isojakin summia OSTO 17 Luento 3 12 OSTO 17 Luento 3 15

3 Suorat kustannussäästöt ja arvostuksen nostaminen Kuluanalyysi & standardointi Prosessien kehittäminen ja automatisointi Asiakastoiveiden ja -tarpeiden parempi huomiointi Toimittajaseuranta Toimittajakannan karsinta Yhteistyön syventämien Osto-ohjauksen keskitys Ulkoistamisen lisääminen Teknologian hyväksikäyttö Tiedon kerääminen ja hyväksikäyttö Laadun parantaminen ja lisäarvopalveluiden tuottaminen OSTO 17 Luento 3 16 Ostajilla osaamista myös investointeihin - case teollisuusyrityksen investointi Ouluun - Tekninen puoli kilpailutti investoinnin kokonaispaketin kolmella (halvin tarjous 15 ) kritiikkinä liikkeelle lähteminen omista teknisistä suunnitelmista, tarjousten lähettäminen vain tutuille toimittajille ja markkinatarjonnan heikko selvittäminen Hankinta pelasti tilanteenj konfiguraation pieni muutos laajensi potentiaalista toimittajamarkkinaa keskeisiä rakenteita kevennettiin (arvoanalyysi) kokonaispaketin sijaan tarjouksia pyydettiin myös pienempiin itsenäisiin osiin (Ł kaksi eri toimittajaa kahteen riippumattomaan osaan) Kustannus putosi alle puoleen (total 7 ) ja ratkaisu parani OSTO 17 Luento investointihyödykkeet - Investointihyödykkeitä ovat kaikki hankinnat joista tehdään poistoja käytettävät koneet, tietokoneet, rakennukset jne. osta uusi, osta käytetty, vuokraa -pohdiskelu Hankinta usein projektipohjaista budjetti- ja aikarajoitukset, sopimukset, ryhmätyöskentely ylin johto normaalia kiinnostuneempi ja aktiivisempi J Hankinnat sisältävät monia riskejä tehdään harvoin, suuret rahamäärät, kokonaiskustannukset hankala laskea, ajoitus tärkeä, verojuridiikka, teknologiakehitys, pitkäkestoinen prosessi... Oston osaamisen hyväksikäyttö vajavaista tuovat selkeyttä spesifikaatioihin ja varmistavat markkinat, tarkemmat kustannusarviot, toimittajamarkkinatuntemus, laajempi valintaprosessi, prosessitehokkuus (aika) OSTO 17 Luento palvelut - Palvelut kolmansien osapuolien toimittamia sopimuspohjaisia aktiviteetteja materiaalinhallinnasta viestintään ja ammattipalveluihin tehdään itse vs. ostetaan -pohdinta arkipäiväistä Palveluiden rooli usein aliarvioitua valmistavillakin aloilla palvelut yleensä 30-40% ostoista Ostolla vielä pieni rooli palveluhankinnassa osto pääasiallisena hankkijana alle 30% palveluista Palveluiden hankinnassa omat ongelmat esim. tarpeen määrittely ja toimittajien vertailu vaikeaa Hankinnan operatiivisessa puolessakin eroja tuotehankintaan esim. kaikki on neuvoteltavissa ja mittaaminen hankalaa OSTO 17 Luento 3 20

4 - jälleenmyyntihyödykkeet - Jälleenmyyntiostot tarkoitettu myytäväksi vähittäis- ja erikoiskaupassa myytävät tavarat (nimikemäärä tosi suuri) valmistajien tuotteeseen mahdollisesti liittyvät tuotteet (esim. autoradiot) yrityksen omat tuotteet (merkki) joiden valmistuksen se on ulkoistanut Päätöksinä mitä myydään ja mikä myy ketjuohjaus luonnollisesti keskittää hankintaa maahantuonnissa roolina olla päämiehensä edustaja Toimittajien etsintä ja hyvien ehtojen neuvottelu keskeisin osa ammattitaitoa Hankinnat jakautuvat melko tasan! OSTO 17 Luento 3 22 OSTO 17 Luento 3 24 Toimialaerot ovat luonnollisesti suuret - case epäsuorien hankintojen osuus - Yrityksen toimiala näkyy osto-alueisiin Prosessiteollisuus Muutokset aika hitaita kehitystoiminta vie helposti vuosia Ostot iso kustannuserä ostot jaettu kahtia; raaka-ainetrading ja loput osto-osasto suljettu keskeisen materiaalin hankinnasta Tuoteteollisuus Dynaaminen ympäristö asiakastoiveet, tuoteinnovaatiot, lyhyet elinkaaret Ostot iso kustannuserä materiaalit ja palvelut Osto mukana kaikissa lisäarvovaiheissa OSTO 17 Luento 3 23 OSTO 17 Luento 3 25

5 Ostossa oikeastaan kaksi eri puolta Ostostrategian keskeiset kysymykset Strateginen puoli Sourcing Hankintatoiminta Vendor Partneri Taktinen puoli Purchasing Procurement Ostotoiminta Supplier Toimittaja OSTO 17 Luento 3 27 Miksi ostetaan yrityksen fokus ja ydinosaaminen, ostajien osaaminen tuotevastuukysymykset ja tullimääräykset jne. Mitä ostetaan perinteinen make or buy ajattelu, neuvotteluvoima räätälöidyt vs. standardiratkaisut, ulkoistamisen rooli ja syvyys Miten ostetaan pitkät vs. lyhyet sopimukset, neuvottelut vs. tarjouskilpailut tilausten avoimuus sekä riskien ja tiedonjakaminen järjestelmät ja prosessit, tietotekniikan kehittyminen Millä perusteilla ostetaan tasapainottelu hinnan, laadun, palvelun ja riskien välillä hinta vs. toiminnallisuus, etiikka ja vihreät arvot, osto vs. leasing OSTO 17 Luento 3 29 Oston strateginen puoli korostumassa Ostostrategian keskeiset kysymykset Miksi Kuinka paljon ja milloin ostetaan pidettyjen varastojen määrä, rooli ja omistuskysymykset Kuka Mitä ostohinnan muodostuminen ja suojausmahdollisuudet Kuinka hyvin ostetaan Keneltä Ostopäätös Miten sisäinen ja ulkoinen tehokkuus, mittarien kehittäminen Keneltä ostetaan paikallinen, alueellinen, kotimaa, maanosa, kansainvälinen isot vs. pienet toimittajat, yksi vs. monta pientä toimittajaa Kuinka hyvin Millä perusteilla yritysyhteistyön määrä, luonne ja kehityssuunnat Kuka ostaa Kuinka paljon ja milloin keskitetty vs. hajautettu organisointi, ostamisen ulkoistaminen ostajien osaamisen kehittäminen OSTO 17 Luento 3 28 OSTO 17 Luento 3 30

6 Ostoportfolion perusteet Yrityksellä erilaisia intressejä toimittajia kohtaan jotka tulee huomioida käytöksessä kehitelmä myynnin portfoliomallista (Peter Kraljic 1983) Kahden akselin nelikenttämalli; ostavan yrityksen suhteellinen ostovoima ja ostoriski (Suomi) ostovoimaa voidaan pitää suurena jos ostot yli 1% toimittajan myynnistä akselina käytetään joskus myös kokonaisostoja, kokonaiskustannuksia... ostoriskiin liittyy mahdollisten tavarantoimittajien lukumäärä ja etäisyys akselina käytetään joskus myös teknistä monimutkaisuutta... Pohjalla kuluanalyysi ja toimittajakantatuntemus usein työntekijöillä varsin erilaiset käsitykset tuotteiden sijainnista miten valta jakautunut ostajan ja myyjän välillä Tuotteen sijainti matriisissa vaikuttaa ostostrategiaan selventää mihin ostajan tulisi käyttää suurin osa ajastaan! matriisin sisäiset siirtymisen mahdollisia arvoanalyysillä, standardoinnilla... Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä - case Siemens - Saatavuus Vaikea Helppo Pullonkaulatuotteet Varmista saatavuus (minimoi vaikutus operaatioille) 6 % Nimikkeet 13 % Myyjien lkm. 16 % Tavalliset tuotteet (C,D) Käsittele tehokkaasti (minimoi hankintakustannus) 19 % Nimikkeet 82 % Myyjien lkm. 56 % Alhainen Strategiset tuotteet Kehitä yhteistyötä (maksimoi suorituskyky ) 38 % Nimikkeet 2 % Myyjien lkm. 9 % Volyymituotteet (A,B) Harkitse ostopolitiikkaa (minimoi materiaalikustannus) 37 % Nimikkeet 3 % Myyjien lkm. 19 % OSTO 17 Luento 3 33 OSTO 17 Luento 3 37 Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä - case Schneider - Saatavuus Vaikea Helppo Pullonkaulatuotteet Varmista saatavuus (minimoi vaikutus operaatioille) Nimikkeet Myyjien lkm. Tavalliset tuotteet (C,D) Käsittele tehokkaasti (minimoi hankintakustannus) Nimikkeet Myyjien lkm. Alhainen 10 milj kpl 200 kpl 40 milj kpl 350 kpl Strategiset tuotteet Kehitä yhteistyötä (maksimoi suorituskyky ) Nimikkeet Myyjien lkm. Volyymituotteet (A,B) Harkitse ostopolitiikkaa (minimoi materiaalikustannus) Nimikkeet Myyjien lkm. 80 milj. 250 kpl 17 kpl 70 milj. 380 kpl 33 kpl OSTO 17 Luento 3 36 Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä - case Sikorsky Aircraft - Saatavuus Vaikea Helppo Valut 16 Raakaaineet 106 Alhainen Taokset 16 Kiinnittimet 97 Sähkö 115 Laakerit 21 Metallilevyt 40 Lentokoneelektroniikka 172 Nesteet 73 Komposiitti 34 Vaihteisto 21 Työstetyt osat 61 Sopimusvalmistajat 66 Alle 25 per v per v per v. Yli 100 per v

7 Erilaisilla nimikkeillä erilainen ohjaus Saatavuus Vaikea Helppo Pullonkaulatuotteet saatavuuden varmistaminen varmuusvarastojen pito varasuunnitelman laatiminen suhteiden rakentaminen toimittajien jatkuva seuranta korvaavien tuotteiden etsintä Tavalliset tuotteet (C,D) tuotteiden standardoiminen rutiinien kehittäminen tarjousten vertailu puitesopimukset automaattitilaukset Alhainen Strategiset tuotteet tarkat tarve-ennusteet perusteellinen mark.tutkimus yhteistyön kehittäminen pitkäaikaiset ostosopimukset make/buy - ja riskianalyysit mahdolliset varmuusvarastot Volyymituotteet (A,B) ostovoiman hyödyntäminen tavarantoimittajien valinta tavoitehinnoittelu neuvottelutaktiikat sopimus/spot-ostojen suhde kuljetusten suunnittelu OSTO 17 Luento 3 40 Ostoportfoliota on myös kritisoitu Portfolion operationalisoinnissa ongelmia mitkä muuttujat oikeastaan tulisi olla akseleilla? akselien mittaaminen varsin mutu -pohjaista; helppo/vaikea jne. miten tuotteiden väliset riippuvuudet pystytään huomioimaan? Huomioi huonosti verkostojen olemassa olon toimittajan näkökanta unohdettu oikeastaan kokonaan mallissa yksinkertaistaa myyjän ja ostajan välistä suhdetta liikaa (valtafokus) portfolio ei suoranaisesti edesauta pysyvät kilpailuedun luomista Suositusohjeita pidetään liian suoraviivaisia yritysmaailman monimutkaisuutta ei voi tiivistää kahteen akseliin perusmuoto ei ohjeista miten nykyisiä valtasuhteita muutetaan Kriitikoiden tausta pääasiassa käsitteellinenj yritykset tyytyväisiä ja käyttö korreloi oston kehitystason kanssa OSTO 17 Luento 3 43 Nimikkeen positioon voi yrittää vaikuttaa! Samoja ohjeita tuotteistettu usealla tavalla - case purchasing chessboard - Pullonkaula Strategiset ostokortti kapasiteettisopimus Pullonkaula Strategiset strateginen partneri spesifikaatioiden löysentäminen ja yhteishankinta tuotteiden yksinkertaistaminen ja toimittajan kehittäminen Tavalliset Volyymi Tavalliset Volyymi Pullonkaula Strategiset Pullonkaula Strategiset strateginen partneri hoitopartneri yhteishankinta Tavalliset Volyymi Tavalliset Volyymi OSTO 17 Luento OSTO 17 Luento 3 44

8 Innovation breakthru core cost analysis invention on demand leverage innovation network design for sourcing Risk management bottleneck mgmt. vertical integration intelligent deal structure political framework mgmt. Re-specification product teardown functionality and specification assessment design for manufact. Technical data mining product, process, composite benchmark complexity reduction Value chain mgmt. supplier tiering value chain reconfiguration revenue sharing sustainability mgmt. Integ. oper. planning visible process org. collaborative capacity & virtual inventory mgmt. vendor managed inventory Value partnership project based partnership profit sharing strategic alliance value based sourcing Cost partnership supplier development total lifecycle concept collaborative cost reduction supplier fitness program Prosessi alkaa kategorioiden määrittämisestä Co-sourcing procurement outsourcing sourcing community buying consortia mega supplier strategy Demand management demand reduction compliance mgmt. closed loop spend mgmt. contract mgmt. Commerc.data mining master data mgmt. cost data mining standardization spend transparency Volume bundling supplier consolidation bundling across product lines, generations, sites Tendering supplier market intelligence RFI/RFP process expressive bidding reverse auctions Globalization global sourcing make or buy best shoring LCC sourcing Supplier pricing review price benchmarks TCO leverage market imbalances unbundled prices Target pricing cost based price modelling cost regression and factor cost analysis linear performance pricing OSTO 17 Luento 3 47 Kategoriajohtaminen uusin viritelmä Toimintafilosofia, jossa ostoa ohjataan hankintakategoriakohtaisilla toimintamalleilla suunnitelma eri nimikkeiden toimittajamarkkinoihin reagointiin Käytännössä mahdollistaa lisäarvon (esim. kustannukset, riskit, innovaatio) tuottamisen tavoitteet vaihtelevat luonnollisesti nimikkeiden ja yritysten välillä Toteutuksessa korostuu prosessinäkökulma johdon tuki, poikkifunktionaalisuus, nykytilan analysointi ja linkki yritysstrategiaan, yhteistyön eri muodot (myös toimittajiin), kategoriatavoitteiden asettaminen, strategioiden dokumentointi, jalkauttaminen ja sitouttaminen työntekijöiden, kategorian ja yritysmittarien oltava linjassa työn suunnittelu, tekeminen ja valvonta kategoriastrategiavetoista OSTO 17 Luento 3 46 Kategoriastrategiaprosessi - case Iloranta & Pajunen-Muhonen - Määrittele kategoriat toimittajien välistä kilpailua ei tule rajauksilla rajata (eli ei liian montaa) Analysoi hankintahistoria (tiedon keruu ja dokumentointi) toimittajat, hinnat, tarpeet, käyttökohteet, käyttökokemukset, +/-, ennusteet Tunnista toimittajamarkkinat tarjonta, potentiaaliset toimittajat, kustannustasot, palvelut Mieti tarve uudelleen (esim. rajaako spesifikaatiot markkinoita liikaa) Tunnista mahdollisuuksia, ideoi ja innovoi mikä voisi olla paremmin, missä tehostamisen varaa, miten uusia toimittajia Tee kategoriastrategian hahmotelma (eli uusi toimintamalli) Etsi toimittajia, tutusta ja arvioi järjestelmällinen toimittajien etsintä ja arvioiminen tulosten kannalta välttämätöntä Toteuta (=ostoprosessi), seuraa, arvioi ja mieti uudelleen OSTO 17 Luento 3 48

9 Kategoriajohtaminen aika tavallista ostoa - case O Brienin 5i-malli - Yrityksen ostotilanteet eivät aina samanlaisia New Task Straight rebuy OSTO 17 Luento 3 49 OSTO 17 Luento 3 55 Kuluttaja- ja yritysmaailmalla suuria eroja! Ostotilanne vaikuttaa toimintatapaan Kuluttajaostot kuluttaja ostaa itselleen Yritysostot toiminnan varmistaminen Ongelman uutuus Informaatio tarve Uusien vaihtoehtojen analysointi osto tarvelähtöistä ostajalla mahdollisuus valita tuote ja toimittaja tuotteet keskenään melko samanlaisia useita vaihtoehtoisia toimittajia hinnoissa pientä vaihtelua asiakkaan osuus myyjän myynnistä pieni vaikutusmahdollisuudet hintaan, markkinointiin ja valmistajaan pienet ennustuskykyä tarvitaan ostotarpeet spesifejä monia päätöksentekijöitä tilanteet ja toimittajasuhteet vaihtelevat paljon yhteistyöpainotteisia hinta-asiat monimutkaisia asiakkaan osuus myyjän myynnistä usein iso asiakkaalla mahdollisuudet vaikuttaa toimittajaan myyjät haluavat joustaa New task informaatiota tarvitaan, päätösprioriteetit hukassa esim. uusi tuote ja uusi toimittaja Modified rebuy nykyisen tilanneen uudelleen analysoinnista voisi olla hyötyä esim. uusi toimittaja / spesifikaatiot Straight rebuy valintakriteerit selvillä, ostettu ennenkin, ei tarvetta analysoida esim. kotiinkutsu Matala Keskitasoa Keskitasoa Matala Tärkeä Jotain pientä Ei OSTO 17 Luento 3 53 OSTO 17 Luento 3 57

10 Ostosuhteen mukaankin voidaan luokitella Ostossa mukana useita eri henkilöitä Kertaostos Projektihankinta Vuosisopimusperusteinen hankinta Käyttäjä Ostaja Portinvartija Pitkäaikainen hankintayhteistyö OSTO 17 Luento 3 58 Vaikuttaja Päättäjä (esim. T&K, IT, laatu, konsultit) OSTO 17 Luento 3 60 Moni voima vaikuttaa ostokäyttäytymiseen Ostossa mukana useita eri henkilöitä Yritysympäristömuuttujat (taloustilanne, teknologiakehitys, lakiasiat) Yritysmuuttujat (strategisuus ja prioriteetit, oston organisointi) Ryhmämuuttujat (osallistujat, vaikutusvalta, preferenssit) Organisaation ostokäyttäytyminen Henkilökohtaiset muuttujat (painotukset, päätösmenetelmä, riskiprofiili) OSTO 17 Luento 3 59 OSTO 17 Luento 3 61