Ostotoiminta ja toimitusketjunhallinta

Transkriptio

1 L u e n t o Ostaminen ei ole senttien pyörittämistä... Ostotoiminta ja toimitusketjunhallinta Luennon sisältö Ostamisen perusteet Jakelu ja toimitusketjunhallinta TUTA 17 Luento 20 9 Ostaminen ja jakelu linkkejä ulkomaailmaan Ostotoiminta on kaikkea mistä tulee lasku! - ostot, leasing, vuokraus, ulkoistus - Markkinat Yrityksen tuotanto Raaka-aineet esim. rauta, kupari, hiili, öljy, liha, vilja, kahvi, sokeri, puuvilla Puolivalmiit tuotteet ja komponentit Ostotoiminta raaka-aineiden, komponenttien ja palveluiden hankinta, toimittajasuhteiden hoito ja hallinta Varastointi ja materiaalin hallinta raaka-aineet, WIP, valmisteet, tarvikkeet ja niiden siirtäminen, kapasiteetin suunnittelu Materiaali- / tuotevirta Tietovirta Rahavirta Jakelu tavaran ja palveluiden siirtoja saantijärjestelyt jakeluketjussa, varastot esim. teräslevyt, langat/vaijerit - kondensaattori, autonrenkaat MRO-tarvikkeet (maintenance, repair and operating materials) esim. huolto- ja siivousvälineet, vara-osat, toimistotarvikkeet... Palvelut ulkopuolisten toimittamia sopimuspohjaisia aktiviteetteja (kertaluonteisista hankinnoista ulkoistettuihin prosesseihin) Investointihyödykkeet hankinnat joista tehdään poistoja (esim. rakennukset, koneet, IT) Jälleenmyyntihyödykkeet TUTA 17 Luento 20 2 TUTA 17 Luento 20 11

2 Tom Peters Amerikan ostajille You are the Rock Stars of the Hankinnat jakautuvat melko tasan! B2B Age! TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento Yrityksillä monia syitä ostaa ulkopuolelta Halutaan keskittyä ydinosaamiseen kukaan ei voi tehdä kaikkea itse Pyritään lisäämään kokonaistehokkuutta ostettava mistä halvimmalla saa kokonaispalvelu paranee kun ammattilainen hoitaa tuotannon globalisoituminen pakottaa Yritetään parantaa joustavuutta mm. ulkopuolisen kapasiteetin sopeuttaminen helpompaa Vähennetään investointeja ja jaetaan riskiä esim. kapasiteetin laajentamistilanteissa Kohdemarkkinoiden erityispiirteet pakottavat esim. kauppapoliittiset rajoitteet TUTA 17 Luento Ostostrategian keskeiset kysymykset Miksi ostetaan yrityksen fokus ja ydinosaaminen, ostajien osaaminen tuotevastuukysymykset ja tullimääräykset jne. Mitä ostetaan perinteinen make or buy ajattelu, neuvotteluvoima räätälöidyt vs. standardiratkaisut, ulkoistamisen rooli ja syvyys Miten ostetaan pitkät vs. lyhyet sopimukset, neuvottelut vs. tarjouskilpailut tilausten avoimuus sekä riskien ja tiedonjakaminen järjestelmät ja prosessit, tietotekniikan kehittyminen Millä perusteilla ostetaan tasapainottelu hinnan, laadun, palvelun ja riskien välillä hinta vs. toiminnallisuus, etiikka ja vihreät arvot, osto vs. leasing TUTA 17 Luento 20 18

3 Ostostrategian keskeiset kysymykset Keneltä ostetaan paikallinen, alueellinen, kotimaa, maanosa, kansainvälinen isot vs. pienet toimittajat, yksi vs. monta pientä toimittajaa yritysyhteistyön määrä, luonne ja kehityssuunnat Kuinka paljon ja milloin ostetaan pidettyjen varastojen määrä, rooli ja omistuskysymykset ostohinnan muodostuminen ja suojausmahdollisuudet Kuka ostaa keskitetty vs. hajautettu organisointi, ostamisen ulkoistaminen ostajien osaamisen kehittäminen Kuinka hyvin ostetaan sisäinen ja ulkoinen tehokkuus, mittarien kehittäminen TUTA 17 Luento Kassa Valmista vai osta -kustannuskäyrät Kokonaiskustannukset Kassavirta valmista Aika Määrä TUTA 17 Luento Kassa Osta Valmista Kassavirta osta Aika Pitäisikö valmistaa itse vai ostaa? - make or buy -päätös - Vertikaalinen integraatio toimintatapana vähentynyt paljon puhuttu lisääntyneen kilpailun aiheuttamasta ostopakosta - keskittyminen, tuottavuus, joustavuus, asiakaspainotteisuus Päätöstä tehdessä huomioitava monia muuttujia nykyinen osaaminen ja osaamisen kehittämissuunnitelmat nimikkeen ennustettu kysyntä ja oma kapasiteettitilanne kustannukset, laatu, toimitusvarmuus ja joustavuus - ketkä kaikki edes pystyisivät ja haluaisivat tarjota tuotetta? ulkoiset, sisäiset ja henkilökohtaiset vaikuttavat voimat - riippumattomuuden merkitys, työllistäminen, yrityskoon pieneneminen Ostamista tukee fokusajattelu ja kustannukset tuotetta ei haluta / osata itse valmistaa - vältetään sitoutumista, ei haluta investoida teknologian kehittämiseen tuote helposti ostettavissa tehokkailta markkinoilta - ostaminen kustannuksiltaan halvempi vaihtoehto TUTA 17 Luento Valmista vai osta esimerkki Yritys miettii kannattaako tuotteen käyttöohje tehdä yrityksen sisällä vai teettää työ ulkopuolisella henkilöllä. Topi Nikkari on ilmoittanut olevansa valmis tekemään ohjepaketit, mikäli yritys vuokraa hänelle vuodeksi tietokoneen ja printterin. Ennen päätöksentekoa yritys saa kilpailevan tarjouksen Taina Tehokkaalta. Vaihtoehtojen kustannukset ovat seuraavat: Mikä seuraavista vaihtoehdoista on oikein? 1) ohjepaketti kannattaa tehdä aina itse 2) Taina Tehokkaan tarjous hyväksytään vasta yli kpl vuosivolyymilla 3) ostaminen ja tekeminen ovat yhtä kalliita kpl vuosivolyymilla 4) Nikkarin tarjous voittaa vuosivolyymin ollessa kpl 5) väitteistä enemmän kuin yksi pitää paikkansa TUTA 17 Luento 20 23

4 Valmista vai osta esimerkki Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä Oikea vastaus vaihtoehto 4 Nikkarin tarjous 82,90 halvempi per vuosi kuin Tehokkaan TUTA 17 Luento Yrityksellä erilaisia intressejä toimittajia kohtaan jotka tulee huomioida käytöksessä kehitelmä myynnin portfoliomallista (Peter Kraljic 1983) Kahden akselin nelikenttämalli; ostavan yrityksen suhteellinen ostovoima ja ostoriski (Suomi) ostovoimaa voidaan pitää suurena jos ostot yli 1% toimittajan myynnistä - akselina käytetään joskus myös kokonaisostoja, kokonaiskustannuksia... ostoriskiin liittyy mahdollisten tavarantoimittajien lukumäärä ja etäisyys - akselina käytetään joskus myös teknillistä monimutkaisuutta... Pohjalla kuluanalyysi ja toimittajakantatuntemus usein työntekijöillä varsin erilaiset käsitykset tuotteiden sijainnista miten valta jakautunut ostajan ja myyjän välillä Tuotteen sijainti matriisissa vaikuttaa ostostrategiaan selventää mihin ostajan tulisi käyttää suurin osa ajastaan! TUTA 17 Luento Kaikki ostokset eivät ole samanlaisia Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä Mitä tuotetta asiakas on ostamassa? kuinka tärkeä kuinka helppo saada mikä on hintataso mitkä ovat volyymit Miten tuote ostetaan? mitä maksimoidaan sopimusten luonne hinnan määräytyminen yhteistyön muodot ostoalue ja -muoto Toimittajien valinta? mahdollisten toimittajien valinta ja vertailu päätösmuuttujien keskinäinen paino Saatavuus Vaikea Helppo Pullonkaulatuotteet Varmista saatavuus (minimoi vaikutus operaatioille) Tavalliset tuotteet (C,D) Käsittele tehokkaasti (minimoi hankintakustannus) Alhainen Strategiset tuotteet Kehitä yhteistyötä (maksimoi suorituskyky ) Volyymituotteet (A,B) Harkitse ostopolitiikkaa (minimoi materiaalikustannus) Korkea TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 20 28

5 Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä Saatavuus Vaikea Helppo Pullonkaulatuotteet Varmista saatavuus (minimoi vaikutus operaatioille) Nimikkeet Myyjien lkm. Alhainen - case Schneider - Tavalliset tuotteet (C,D) Käsittele tehokkaasti (minimoi hankintakustannus) Nimikkeet Myyjien lkm. 10 milj kpl 200 kpl 40 milj kpl 350 kpl Strategiset tuotteet Kehitä yhteistyötä (maksimoi suorituskyky ) Nimikkeet Myyjien lkm. Volyymituotteet (A,B) Harkitse ostopolitiikkaa (minimoi materiaalikustannus) Nimikkeet Myyjien lkm. 80 milj. 250 kpl 17 kpl 70 milj. 380 kpl 33 kpl Korkea Saatavuus Vaikea Helppo Erilaisilla tuotteilla erilainen ohjaus Pullonkaulatuotteet saatavuuden varmistaminen varmuusvarastojen pito varasuunnitelman laatiminen suhteiden rakentaminen toimittajien jatkuva seuranta korvaavien tuotteiden etsintä Tavalliset tuotteet (C,D) tuotteiden standardoiminen rutiinien kehittäminen tarjousten vertailu puitesopimukset automaattitilaukset Alhainen Strategiset tuotteet tarkat tarve-ennusteet perusteellinen mark.tutkimus yhteistyön kehittäminen pitkäaikaiset ostosopimukset make/buy - ja riskianalyysit mahdolliset varmuusvarastot Volyymituotteet (A,B) ostovoiman hyödyntäminen tavarantoimittajien valinta tavoitehinnoittelu neuvottelutaktiikat sopimus/spot-ostojen suhde kuljetusten suunnittelu Korkea TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä - case Sikorsky Aircraft - Saatavuus Vaikea Helppo Valut 16 Raakaaineet 106 Alhainen Taokset 16 Kiinnittimet 97 Sähkö 115 Laakerit 21 Metallilevyt 40 Lentokoneelektroniikka 172 Vaihteisto 21 Työstetyt osat 61 Nesteet 73 Komposiitti 34 Sopimusvalmistajat 66 Korkea Alle 25 per v per v per v. Yli 100 per v Nimikkeen positioon voi yrittää vaikuttaa! Pullonkaula spesifikaatioiden löysentäminen ja yhteishankinta Tavalliset Pullonkaula Tavalliset Strategiset hoitopartneri ostokortti kapasiteettisopimus yhteishankinta Volyymi Strategiset Volyymi Pullonkaula Tavalliset Pullonkaula Tavalliset Strategiset Volyymi Strategiset strateginen partneri Volyymi strateginen partneri tuotteiden yksinkertaistaminen ja toimittajan kehittäminen TUTA 17 Luento 20 34

6 Ostoportfoliota on myös kritisoitu Portfolion operationalisoinnissa ongelmia mitkä muuttujat oikeastaan tulisi olla akseleilla? - akselien mittaaminen varsin mutu -pohjaista; helppo/vaikea jne. miten tuotteiden väliset riippuvuudet pystytään huomioimaan? Huomioi huonosti verkostojen olemassa olon toimittajan näkökanta unohdettu oikeastaan kokonaan mallissa yksinkertaistaa myyjän ja ostajan välistä suhdetta liikaa (valtafokus) - portfolio ei suoranaisesti edesauta pysyvät kilpailuedun luomista Suositusohjeita pidetään liian suoraviivaisia yritysmaailman monimutkaisuutta ei voi tiivistää kahteen akseliin perusmuoto ei ohjeista miten nykyisiä valtasuhteita muutetaan Kriitikoiden tausta pääasiassa käsitteellinenj yritykset tyytyväisiä ja käyttö korreloi oston kehitystason kanssa TUTA 17 Luento Toimittajapäätökset hyvin monimuotoisia Palvelumuuttujat toimitusten ajoitus ja kunto tekninen tuki ongelmien ratkaisu Yritysmuuttujat yrityksen koko ja talous asiakaskanta ja laajuus kapasiteetti ja sijainti tutkimusosaaminen johdon kyvykkyys Valintapäätös Myyntimuuttujat myyntihenkilöstön tietotaso yhteydenottojen määrä palvelun toimivuus Tuotemuuttujat laatu, ominaisuudet luotettavuus hinta, takuu pakkaaminen Tärkein! jne. TUTA 17 Luento Aina yritys ei voi itse määritellä ohjausta Piilokustannukset muistettava hankinnassa Toimittajan maantieteellinen focus Globaali Alueellinen Paikallinen Kuningastoimittaja Ainoa Yksi (vain yksi tarjolla) (valitaan useasta yksi) Toimittajien määrä Monta Ostohinta Luotettavuus Jalostus Tarkastus Varastointi Kuljetus Laatu Valvonta Tilaus Käsittely Valinta Hallinto Suunnittelu Pääoma Osto TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 20 38

7 Oston elinkaarikustannukset - total cost of ownership - Toimintafilosofia, joka painottaa päätöksenteossa oston kokonaiskustannuksia huomioidaan ostohinnan lisäksi ostotapahtumaa edeltävät, aikaiset ja jälkeiset kustannuskomponentit kannattaa esim. ostaa korkeammalla hinnalla parempaa laatua Sopii hyvin toimittajavalintaan ja -arviointiin auttaa ymmärtämään todelliset kustannukset ja säästöpotentiaalin - mahdollisuus suurempiin säästöihin kuin vain neuvottelemalla palkitsee toimittajan hyvästä toiminnasta ja kehityksestä Käyttökelpoinen tiukoissa tilanteissa ostotapahtumaan liittyvät kustannukset korkeat ja/tai pitkäaikaiset toimittajavaihtoehtoihin liittyvissä kustannuksissa suuria eroja toimittajan kanssa jatkuvia ongelmia jne. Elinkaarikustannuksen käytännön ongelmat Ajattelufilosofian pitää muuttua pois ostohinnasta pilottiprojektit todettu hyödyllisiksi Kustannusinformaatiota huonosti tarjolla vaatii hyvää toimintopohjaista kustannuslaskentaa - esim. mikä on myöhästyneen toimituksen taloudellinen arvo? tietojärjestelmät helpottaneet hieman tilannetta Monimutkainen toteutus? epävarmuutta mistä aloitetaan ja mihin hankintoihin sovelletaan tarvitaanko useampia laskentamalleja? TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento Elinkaarikustannukset ovat usein korkeita - Kodak ja ohjelmoitava ohjausyksikkö - Organisoinnissa eri malleilla erilaiset edut Keskitetty hankinta Strateginen toimintafokus Lähellä ylintä johtoa ja päätöksentekijöitä Yhtenäiset ja tehokkaat toimintatavat ja -prosessit Suunnittelu- ja tutkimusresursseja Erikoistunut osaaminen Ostojen standardointi Hankinnan skaalaedut ja kokonaisnäkemys Yhteiset toimittajat Hajautettu hankinta Yksikön itsenäisyys Selvät vastuut ja tehtävät Yksinkertainen raportointi Kommunikointi ja yksilöllisten tarpeiden huomiointi yksikön sisällä helppoa Ostajalla laajempi työnkuva Paikallinen asiantuntemus Nopeat reagoimisajat Paikalliset toimittajat TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 20 42

8 Hybridirakenne yleisin organisointitapa - strateginen hankinta keskitetty, toteutus hajautettu - Ostaja valitsee toimittajat ja neuvottelee hinnat Tuotantolaitos tilaa intranetin verkkokatalogista hyväksytyltä toimittajalta (useita vaihtoehtoja) Tilaus hyväksytetään on-line Järjestelmä ilmoittaa tilauksesta toimittajalle; suora toimitus tilaajalle Vastaanoton syöttö 65 tuotantolaitoksen tilaukset keskitetty e-pohjaisella hybridiratkaisulla Ostotoiminnan viimeaikaisia kehitystrendejä Ostamisen strateginen rooli korostunut kilpailuedun lähde (kustannukset, nopeus, laatu, joustavuus) Hankinnan rooli yrityksen sisällä laajentunut esim. voimakas yhteys tuotekehityksen kanssa Toimittajasuhteissa murroskausi meneillään ostot keskittyvät pienemmälle määrälle globaaleja toimittajia - pitkäaikaisten sopimusten merkitys kasvanut tuotekehitysyhteistyötä viedään entistä pidemmälle yritysten toimintojen ulkoistamistrendi jatkuu - osa yhteistyöstä partnership-pohjalta, osa markkinaehtoisia Oston mittareita kehitetään ja alihankkijoiden minimisuoritustasoa nostetaan sisäistä ja ulkoista tehokkuutta pyritään nostamaan TUTA 17 Luento Paras organisointi usein tilannekohtaista - case Turner Broadcasting - Mistä jakelussa on kysymys? Toimistotavarat Painopalvelut Jakelukanava Keskitetty hankinta 2 toimittajaa Hajautettu hankinta 100 toimittajaa TUTA 17 Luento 20 50

9 Miten jakelukanava tuottaa lisäarvoa? Moni yritys kuitenkin pohtii suorajakeluaj Logistiikasta huolehtiminen Informaation jakaminen Tuotteen räätälöinti Palvelu/ huoltopalvelut Saatavuuden varmistaminen Yrityksen jakelukanava Valikoiman tarjoaminen Laadun takaaminen Eräkoon muuttaminen TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento Kanavasuunnittelun pääkysymykset Toimitusketjut nykyään monimutkaisia Yritys Tuote Asiakas Tavoiteltavat asiakassegmentit? Yksittäisen segmentin vaatimat kanavatehtävät? Jakelukanava D Jakelukanava C Jakelukanava B Jakelukanava A Ketkä ovat mukana kanavassa Kuka vastaa mistäkin tehtävästä Toimitusketju on raaka-aineiden ja loppuasiakkaan välille muodostuva verkko olennaista informaation, rahan, materiaalin ja palveluiden hallinta Ei ole vain yhtä kanavaa eikä yhtä yleistä ratkaisumallia Hankinta Tuotanto Jakelu TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 20 56

10 Toiminnan moniportaisuus tuottaa ongelmia - case kysynnän piiskavaikutus - 3M (teippitoimittaja) P&G (valmistaja) Tukkukauppa Vähittäiskauppa Äiti ja isä (asiakas) Vauvat (loppukäyttäjä) TUTA 17 Luento Piiskavaikutuksen syitä ja ratkaisukeinoja Piiskavaikutuksen taustalla useita eri syitä kysyntäennusteiden moniportainen käsittely ja vääristyminen tilauseräkokopolitiikat ja tilausten vakioajoitukset hinnanvaihtelut (esim. kampanjat, volyymialennukset) säännöstely ja niukkuuspelaaminen (esim. ylitilaaminen) Tietovinoutumiin voi yrittää vaikuttaa vähentämällä peräkkäisiä ennusteita ja varmuusvarastoja - esim. todellisen kysyntätiedon nopea jakaminen (esim. POS) - esim. VMI-varastohallinta, suoramyynti, toimitusaikojen lyhentäminen tilauseräkokopolitiikkojen hajottaminen ja monipuolistaminen - esim. kuukausikiintiöt, pienemmän toimituserät / osakuormat hinnanvaihteluiden minimointi (väärien kannusteiden poisto) - esim. every day low prices -hinnoittelu, ostosopimukset tarjonta- ja kysyntätiedon jakaminen, allokaatio historiallisen myynnin perusteella, palautusoikeuksien kohtuullistaminen TUTA 17 Luento Toiminnan moniportaisuus tuottaa ongelmia - case kysynnän piiskavaikutus - Varastointi yksi tieto-ongelmien seuraus Asiakas Varastoista yli 50% on helposti tukku- ja vähittäisportaissa Tilausten varianssi kasvaa siirryttäessä ketjussa taaksepäin TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 20 63

11 Moni tekijä vaikuttaa toimitusketjuihin - case tuotteen elinkaari - Jakelussa etsitään uusia ratkaisuja! F F F F F F Volyymi Maturity (multi-level, service oriented network) more than one plant regional (national) warehouses local warehouses high number of customers (a few served directly from plants) Saturation (efficiency oriented network) plants regional (national) warehouses local (if any) warehouses high volume of customers with some direct deliveries from plants F Decline (selectivity) fewer plants few DC s or Valueadded logisticscenters lower number of customers (focus on volume buyers) TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento Moni tekijä vaikuttaa toimitusketjuihin - case valmistajan tuettava myyjän strategiaa - Toimitusketjuissa etsitään uusia ratkaisuja! DG nykyään tuotteen toiseksi merkittävin jakelukanava! TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 20 71