Palkkahallinnon palveluihin sisältyvät muun muassa: sähköisessä muodossa olevien palvelussuhdetietojen käsittely, tarkastus ja korjauspyynnöt

Transkriptio

1 LIITE 2 SOPIMUS KANGASALAN, LEMPÄÄLÄN JA VESILAHDEN KUNTIEN SEKÄ NOKIAN, ORIVEDEN, YLÖJÄRVEN JA TAMPEREEN KAUPUNKIEN PALKKAHALLINNON PAL VELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ YHTEISTOIMINNASSA 1. Sopimuksen osapuolet Tämän sopimuksen osapuolet ovat Tampereen kaupunki (isäntäkunta) ja Lempäälän kunta, Nokian kaupunki, Oriveden kaupunki, Kangasalan kunta, Vesilahden kunta ja Ylöjärven kaupunki (sopimuskunnat). 2. Sopimuksen kohde ja tarkoitus Tällä yhteistoimintasopimuksella sovitaan kuntien palkkahallinnon palveluiden järjestämisestä yhteistoiminnassa alkaen. Sopimus on kuntalain (365/1995) 76 tarkoittama yhteistoimintasopimus, jolla sopimuskunnat antavat palkkahallinnon palvelut isäntäkunnan hoidettaviksi. Sopimuskunta huolehtii itse edelleen henkilöstöhallinnon linjauksista ja vastuista. Palkkahallinnon palveluihin sisältyvät muun muassa: sähköisessä muodossa olevien palvelussuhdetietojen käsittely, tarkastus ja korjauspyynnöt sähköisessä muodossa olevien palkka, palkkio ja matka ja kululaskutietojen (suoritetiedot, poissaolo ja keskeytystiedot) käsittely, tarkastus, korjauspyynnöt ja pankkitiedostojen tekeminen maksatusta varten muun palkanlaskentaa varten tarvittavan aineiston käsittely kirjanpidon siirtoaineiston tuottaminen ja tarvittaessa täsmäyttäminen palkanlaskentaan liittyvien tilitysten ja ilmoitusten laatiminen ja lähettäminen Populus palkkahallintojärjestelmän käyttöoikeuksien hallinnointi, ohjaustietojen ylläpito ja muut palkanlaskennan vaatimat pääkäyttäjätehtävät sekä järjestelmän kehittämisen koordinointi sovittu raportointi palkanlaskentaan liittyvä ohjaus ja neuvonta. Palkkahallinnon palveluista, rajapinnoista ja työnjaosta sovitaan kuntien kesken tarkemmin palvelusopimuksella. 3. Hallinnon ja päätöksenteon järjestäminen Yhteistoiminnassa järjestettävän toiminnan tehtävistä vastaa Tampereen kaupunki ja hallinnossa ja päätöksenteossa noudatetaan Tampereen kaupungin sääntöjä ja ohjeita. Palkkahallinnon palvelut tuotetaan Tampereen kaupungin Taloushallinnon palvelukeskuksessa. Taloushallinnon palvelukeskuksella on neuvottelukunta (kh js 13, koha ts 7 ), johon kuuluu puheenjohtajana toimivan konsernihallinnossa kyseisestä toimintayksiköstä vastuussa olevan johtajan lisäksi kaupunginhallituksen toimikaudekseen valitsemat kolme asiakkaiden edustajaa ja kolme luottamushenkilöä. Kolmesta asiakasedustajasta yksi valitaan sopimuskuntien edustajista alkaen.

2 2 Neuvottelukunnan tehtävänä on seurata palvelukeskuksen toimintaa ja kehittämistä, seurata asiakaspalautetta ja raportoida säännöllisesti kaupunginhallitukselle palvelukeskuksen toimialueeseen kuuluvista merkittävistä asioista. Neuvottelukunnan tehtävänä on lisäksi varmistaa asiakkaan mahdollisuudet vaikuttaa palveluiden sisältöön ja laatuun mm. yhteisellä strategiatyöllä sekä toiminnan seurannan ja arvioinnin avulla, keskustella asiakkaan ja palveluntuottajan työnjakokysymyksistä, varmistaa palvelujen tuottamisessa kokonaisuuden kannalta optimaalinen tilanne sekä varmistaa asiakasyhteistyö ja kokonaisuuden pitkäjänteinen hallinta. 4. Henkilöstö Tällä sopimuksella sovittuja palveluita tuottava henkilöstö on Tampereen kaupungin palveluksessa. Sopimuskuntien palkkahallinnon henkilöstö siirretään alkaen Tampereen kaupungin palvelukseen työsopimuslain (55/2001) ja kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain (304/2003) liikkeen luovutusta koskevien säännösten mukaisesti. Sopimuskunnat pidättäytyvät työnantajina toimenpiteistä, jotka vaikeuttavat henkilöstön siirtoa ja palvelussuhteiden ehtojen yhdenmukaistamista. Tampereen kaupunki perustaa tarvittavat vakanssit, jotka palkkahallinnon tehtävien luonne huomioon ottaen ovat työsuhteita. Sopimuskunnat vastaavat viranhaltijoiden tai työntekijöiden ennen luovutuspäivää tai luovutuspäivänä erääntyneistä tai kertyneistä palvelussuhteesta johtuvista palkka tai muista saatavista niihin liittyvine lakisääteisine sivukuluineen. Sopimuskunnat vastaavat samoin eläkemeno ja varhaiseläkemenoperusteisista maksuista, joiden peruste on aiheutunut ennen luovutuspäivää tai luovutuspäivänä. Luovutuspäivän jälkeen syntyvistä työntekijöiden työsuhteeseen, työsopimukseen tai työehtosopimukseen liittyvistä tai niihin perustuvista saatavista ja velvoitteista vastaa luovutuksensaaja. Sopimuskunnat korvaavat Tampereen kaupungille Tampereen vastattavaksi siirtyvät ennen luovutuspäivää kertyneet vuosiloma ajan palkka ja lomarahakustannukset niihin liittyvine lakisääteisine sivukuluineen. Osapuolet laativat yhteenvedon tämän kohdan mukaan korvattavista kustannuksista. Yhteenvetoa täsmennetään luovutuspäivää vastaavaksi kolmenkymmenen päivän kuluessa luovutuspäivästä. Sopimuskunnat suorittavat korvattavat summat Tampereelle kolmenkymmenen päivän kuluessa edellä mainitusta täsmennyksen valmistumisesta. Luettelo sopimuskunnista Tampereen kaupungin palvelukseen siirtyvistä henkilöistä on liitteessä 1. 2

3 3 5. Talous ja resurssit 5.1. Yhteistoiminnan valmistelukustannusten jakaminen Sopimuskunnat vastaavat yhteistoiminnan valmistelukustannuksista ja kertaluontoisista perustamiskustannuksista työntekijämääriensä suhteessa. Kustannuksia voivat ovat olla esim. henkilöstötilaisuuksien järjestämisestä aiheutuneet kulut sekä tietojärjestelmien muuntamisesta aiheutuvat ja atk/puhelin verkkojen muuntamisesta, ja työajanseurantajärjestelmän laajentamisesta aiheutuneet kustannukset sekä työvälineiden ja muun irtaimen käyttöomaisuuden hankintakustannukset Kustannusten jaon ja veloitusten periaatteet Taloushallinnon palvelukeskuksen hinnastosta päättää Tampereen kaupunginhallitus. Palvelukeskus tiedottaa seuraavan vuoden hinnaston sopimuskunnille välittömästi kaupunginhallituksen päätöksen jälkeen. Sopimuskunnille tuotetun palvelun kustannukset laskutetaan kunnilta palvelusopimuksen mukaisesti. Kustannukset pidetään seurattavina ja läpinäkyvinä ja suoritemääriä seurataan säännöllisesti sopimuskunnittain. Muiden kuin lisäpalvelusta aiheutuneiden kustannusten jakoperusteena käytetään sopimuskunnan työsuhteessa olevan henkilön määrää. Sopimuskuntien mahdollisesti tilaamien lisäpalveluiden laskutusperusteena on pääsääntöisesti tuntiveloitus. Seuraavan vuoden veloitusperusteena toimiva työsuhteessa olevien henkilöiden määrä tarkistetaan kunnittain kerran vuodessa Henkilömäärän perusteella laaditaan kustannusarvio sopimuskuntien talousarvion valmistelua varten. Kustannusarviota ja veloituksia voidaan tarkistaa kesken vuoden, jos sopimuskuntien tai palvelukeskuksen toimintaympäristössä tapahtuu merkittäviä palkkahallinnon toimintaan tai kustannuksiin vaikuttavia muutoksia kuten tositteiden lukumäärän olennainen muuttuminen, toimintatapa tai järjestelmämuutokset tai ennalta arvaamattomat lainsäädännölliset tai työehtosopimukselliset muutokset. Palvelukeskuksen toiminnan taloudellisena tavoitteena ei ole voiton tavoittelu, vaan palvelujen tuottaminen omakustannushintaan (nettobudjetoitu yksikkö). Kustannukset kohdistetaan sopimuskunnille tuotettavalle palvelulle Tampereen kaupungin sisäisessä kustannuslaskennassa käytettävien aiheutumis ja muiden vastaavien laskentaperiaatteiden mukaan. Palvelukeskus laskuttaa kaikkia asiakkaitaan samoin periaattein. Mahdollinen yli tai alijäämä tasataan seuraavan vuoden tammikuussa. Vuodelle 2013 arvioidut hinnat on kerrottu liitteessä Laskutus ja maksuehdot Palvelun kustannus laskutetaan kunnilta kuukausittain. Toimitetut lisäpalvelut laskutetaan erikseen. Maksusuorituksen viivästymisestä peritään korkolain (633/1982) mukainen viivästyskorko. 3

4 Toimitilat, kalusto ja varusteet Palvelukeskuksen toimitilat sijaitsevat Tampereella. Toimitilat, kalusto ja muut varusteet ovat Tampereen kaupungin vuokraamat tai omistamat Järjestelmät Sopimuskunnat luovuttavat Tampereen kaupungille oikeuden palkkahallinnon järjestelmien käyttöön alkaen. Kunnat sitoutuvat Tampereen kaupungin koordinoimaan palkkahallinnon järjestelmän ylläpitoon, päivityksiin ja kehittämiseen. Kukin kunta vastaa palkkahallinnon järjestelmien liittymien toimivuudesta, ylläpidosta ja kustannuksista oman kuntansa osalta Tietoturva Palvelukeskus noudattaa toiminnassaan Tampereen kaupungin määrittelemää tietoturvapolitiikkaa, joka tavoitteena on turvata tietojärjestelmien ja tietoverkkojen keskeytymätön toiminta, estää tietojen ja tietojärjestelmien valtuudeton käyttö, tahaton tai tahallinen tiedon tuhoutuminen tai vääristyminen sekä minimoida aiheutuvat vahingot. Palvelukeskus huolehtii palvelun tuottamista varten, yhteistyösuhteen perusteella tai muuta kautta saamansa sopimuskunnan toimintaan liittyvän salassa pidettävän tiedon käsittelystä asianmukaisella tavalla sekä vaitiolovelvollisuuden täyttämisestä. Kukin sopimuskunta vastaa tietoturvasta oman toimintansa sekä omalla vastuullaan olevien tietojen ja tietojärjestelmien osalta. 6. Toiminnan ja yhteistyön kehittäminen Kohdassa Hallinnon ja päätöksenteon järjestäminen kuvatun neuvottelukunta toiminnan lisäksi palvelukeskus toteuttaa sopimuskuntien suuntaan aktiivista ja säännöllistä asiakasyhteistyötä asiakasneuvottelujen, työpalaverien, asiakaspalautteen käsittelyn ja asiakastyytyväisyyskyselyjen muodossa. Asiakasyhteistyön kokonaisuudesta vastaa palvelupäällikkö ja päivittäisestä palvelutoiminnasta palveluvastaavat. Palvelukeskus koordinoi palkkajärjestelmän kehittämistä yhteistyössä erikseen sovitulla tavalla. 7. Sopimusosapuolten vastuut ja velvoitteet Palvelukeskus vastaa siitä, että se noudattaa toiminnassaan lainsäädäntöä ja sen nojalla annettuja säännöksiä ja ohjeita sekä Tampereen kaupungin omia ohjeita ja määräyksiä. Palvelukeskus huolehtii siitä, että tässä sopimuksessa mainitut palvelut tehdään sopimuksen mukaisesti ja sopimuskuntien antamien tietojen perusteella oikein ja ajallaan. Kukin sopimuskunta vastaa siitä, että se noudattaa toiminnassaan lainsäädäntöä ja sen nojalla annettuja säännöksiä ja ohjeita sekä oman kunnan/kaupungin antamia määräyksiä ja ohjeita. 4

5 5 Kukin sopimuskunta vastaa palvelukeskukselle toimitetun aineiston oikeellisuudesta ja sen toimittamisesta sovitun aikataulun mukaisesti ja sovitussa muodossa. Kukin sopimuskunta vastaa niistä viivästyskoroista ja muista vastaavista seuraamuksista (esim. verotili), jotka ovat aiheutuneet kunnan toiminnasta, esim. palvelukeskukselle lähetetyn aineiston puutteellisuudesta tai myöhästymisestä. 8. Sopimuksen purkaminen Kullakin sopimusosapuolella on oikeus omalta osaltaan purkaa sopimus päättymään välittömästi, mikäli toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimuksen ehtoja eikä korjaa menettelyään 30 päivän kuluessa kirjallisen kehotuksen saatuaan. 9. Vahingonkorvausvastuu Kukin kunta vastaa omalta osaltaan siitä vahingosta, jonka se aiheuttaa toiselle/toisille sopimusosapuolille huolimattomuudellaan tai laiminlyönnillään. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa toiselle/toisille sopimusosapuolille aiheutuneista välillisistä vahingoista, paitsi jos kyseessä on törkeä tuottamus. 10. Erimielisyyksien ratkaiseminen Tästä sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan kuntien välisin neuvotteluin. Jos yhteisymmärrystä ei synny, asia ratkaistaan hallintoriita asiana Hämeenlinnan hallinto oikeudessa. 11. Yhteistoimintasopimuksen muuttaminen Tämän yhteistoimintasopimuksen muutoksista päätetään kuntien toimivaltaisten toimielinten yhtäpitävillä päätöksillä. 12. Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen Tämä yhteistoimintasopimus tulee voimaan Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus tulee muiden kuntien osalta voimaan, vaikka jokin sopimuskunta ei sitä mahdollisesti hyväksyisikään. Kullakin kunnalla on oikeus irtisanoa tämä yhteistoimintasopimus omalta osaltaan ilmoittamalla siitä kirjallisesti Tampereen kaupungille vähintään yhtä (1) vuotta aikaisemmin kuitenkin niin, että ensimmäinen mahdollinen irtisanomisen ilmoittamisajankohta on , jolloin sopimus päättyy irtisanoneen kunnan osalta Irtisanoutuminen tapahtuu aina kalenterivuoden vaihtuessa. Mikäli Tampereen kaupunki irtisanoo sopimuksen, katsotaan koko yhteistoimintasopimus päättyneeksi. Tampereen kaupunki ilmoittaa irtisanomisesta kirjallisesti sopimuskunnille edellisessä kappaleessa määriteltyjä irtisanomisaikoja noudattaen. Sopimuskunta on velvollinen suorittamaan Tampereen kaupungille tämän isäntäkuntana yhteistoiminnan palveluiden tuottamiseksi tekemistä erilaisista sopimuksista, sitoumuksista ja isäntäkuntana ottamista vastuista sopimuskunnan irtisanomisen tai sopimuksen päättymisen 5

6 6 vuoksi aiheutuvat ylimääräiset kustannukset sopimuskunnalle tuotetun palvelun kustannusten suhteessa. Sopimukset, sitoumukset, lisätyöt ja vastuut voivat liittyä esimerkiksi henkilöstö, tietojärjestelmä, kalusto tai toimitilahankintoihin sekä sopimuksiin. Yhteistoimintasopimuksen päättyessä tämän sopimuksen perusteella Tampereen kaupungille siirtyneet toiminnalliset kokonaisuudet palaavat sopimuskuntiin. Toimintakokonaisuudet henkilöstöineen siirtyvät tällöin liikkeen luovutuksen periaatteiden mukaisesti. Sopimuskunnalle palveluja tuottaneesta henkilöstä aiheutuva yhteistyön aikaisiin ansioihin perustuva isäntäkunnalle tuleva varhaiseläkeperusteinen maksu siirtyy sopimuskunnan vastattavaksi kun sopimuskunta eroaa yhteistyöstä tai sopimus päättyy. Sopimuskunnalle kohdistuva kustannus lasketaan sopimusajan toteutuneiden palveluiden kustannusten suhteessa. 13. Allekirjoitukset Tämä sopimus on hyväksytty sopimuksen allekirjoittaneiden kuntien toimivaltaisten toimielinten yhtäpitävillä päätöksillä. Tätä sopimusta on laadittu seitsemän (7) yhtäpitävää ja samansanaista kappaletta, kaikille allekirjoittaneille. Tampereella **.**.2011 TAMPEREEN KAUPUNKI KANGASALAN KUNTA LEMPÄÄLÄN KUNTA NOKIAN KAUPUNKI ORIVEDEN KAUPUNKI VESILAHDEN KUNTA YLÖJÄRVEN KAUPUNKI SOPIMUSLIITE 1 Luettelo sopimuskunnista Tampereen kaupungin palvelukseen siirtyvistä henkilöistä (sopimuskunnat toimittavat henkilötiedot sopimuksenteon yhteydessä) SOPIMUSLIITE 2 Arvioidut hinnat vuodelle 2013 (ilmoitetaan sopimuskunnille lähetettävän virallisen sopimuksen liitteenä) 6