KUNTIEN JA HUS:N ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTA

Transkriptio

1 Neuvottelukutsu LIITE 1.2 Tuotevertailun vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet Versio KUNTIEN JA HUS:N ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTA Neuvottelukutsu Liite 1.2: Tuotevertailun vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet Versio 1.0 I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 1 / 6

2 Neuvottelukutsu LIITE 1.2 Tuotevertailun vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet Versio Sisällysluettelo 1. Yleistä 3 2. Tuotevertailun vertailuperusteet ja vähimmäisvaatimukset Vertailuperusteet Vähimmäisvaatimukset 3 I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 2 / 6

3 Neuvottelukutsu LIITE 1.2 Tuotevertailun vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet Versio Yleistä Tässä dokumentissa kuvataan tuotevertailulle asetetut vertailuperusteet ja vähimmäisvaatimukset. Tarjoajat, jotka eivät täytä vähimmäisvaatimuksia, suljetaan pois kilpailutuksesta. 2. Tuotevertailun vertailuperusteet ja vähimmäisvaatimukset 2.1 Vertailuperusteet Vertailun osa-alueiden painoarvot ovat seuraavat Vertailuperuste Painoarvo 1) Toiminnallinen laajuus ja laatu 50 % 2) Käytettävyys 15 % 3) Mukautettavuus (sosiaalihuollon ratkaisu 17.5% ja terveydenhuollon ratkaisu 17,5%) 2.2 Vähimmäisvaatimukset Tarjottavan ratkaisun tulee saavuttaa kullakin vertailuperusteen aihealueella sille asetetut vähimmäistasot. Ellei vähimmäistasoa saavuteta, tuote karsiutuu jatkosta. Vähimmäistason ylittäneiden toimittajien / tuotteiden keskinäinen paremmuusjärjestys perustuu tuotevertailun yhteispisteisiin. Pisteytyksen rakenne ja eri aihe-alueiden vähimmäistasot sekä pääasiallinen sisältö on kuvattu lyhyesti seuraavien sivujen taulukoissa. 35 % I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 3 / 6

4 Neuvottelukutsu LIITE 1.2 Tuotevertailun vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet Versio Tuotevertailun painoarvotaulukko Ratkaisun toiminnallinen laajuus ja laatu YHT Kokonaispaino Aihealue: 1. Päivystystehohoitoleikkaussali 2. Äitiysneuvolasynnytyssairaal a- lastenneuvola 3. Vuodeosasto 4. Avovastaanotto 5. Kotihoito ja vanhuspalvelut 6. Sähköinen asiointi 7. Toimeentulotuki 8. Lastensuojelu 9. Vammaispalvelut Paino 50 Vähimmäistaso kullakin aihealueella on 25% kaikkien tarjoajien kyseisellä aihealueella saavuttamien pisteiden keskiarvosta. Ratkaisun käytettävyys Aihealue: 1. Päivystystehohoitoleikkaussali 2. Äitiysneuvola- Synnytyssairaal a-lastenneuvola 3. Vuodeosasto 4. Avovastaanotto 5. Kotihoito ja vanhuspalvelut 6. Sähköinen asiointi 7. Toimeentulotuki 8. Lastensuojelu 9. Vammaispalvelut Paino 15 Vähimmäistaso on 10% aihealueiden nro 1,2,3 ja 6,7,8,9 käytettävyysasiantuntija-arvionnin maksimipisteistä. Aihealueilla 4 ja 5 ei toteuteta asiantuntijaarviointeja tässä tuotevertailussa jolloin niihin ei ole asetettu vähimmäistasovaatimusta. Terveydenhuollon ratkaisun mukautettavuus Aihealue: Raportointi Lomakkeet Protokollat Näkymät Herätekäsittely Sähköinen asiointi Paino 17,5 Metakieli Vähimmäistaso kullakin aihealueella on 25% kaikkien tarjoajien kyseisellä aihealueella saavuttamien pisteiden keskiarvosta. Sosiaalihuollon ratkaisun mukautettavuus Aihealue: Raportointi Lomakkeet Protokollat Näkymät Herätekäsittely Sähköinen asiointi Paino 17,5 Metakieli Vähimmäistaso kullakin aihealueella on 25% kaikkien tarjoajien kyseisellä aihealueella saavuttamien pisteiden keskiarvosta. Sivu 1 / 6 I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I

5 Neuvottelukutsu LIITE 1.2 Tuotevertailun vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet Versio Painoarvotaulukon selitteitä. Tuotevertailun laajempi kuvaus on liitteessä 3. Ratkaisun toiminnallinen laajuus ja laatu Aihealue Sisältö pääpiirteittäin 1. Päivystys-tehohoitoleikkaussali Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillistä yliopistosairaalatasoisen päivystyksen, tehohoidon ja leikkaussalin toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. 2. Äitiysneuvolasynnytyssairaala Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillistä perusterveydenhuollon neuvoloiden ja yliopistosairaalatasoisen synnystysyksikön (yhteis)toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. -lastenneuvola 3. Vuodeosasto Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillistä yliopistosairaalatasoisen erikoissairaanhoidon vuodeosastojen toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. 4. Avovastaanotto 5. Kotihoito ja vanhuspalvelut 6. Sähköinen asiointi 7. Toimeentulotuki 8. Lastensuojelu 9. Vammaispalvelut Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillistä potilasvastaanottojen toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillistä kotihoidon- ja vanhuspalveluiden toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillistä sähköisen asioinnin toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillistä sosiaalihuollon toimeentulotuen prosessin toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillistä sosiaalihuollon lastensuojelun prosessin toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. Käyttäjätarinat kuvaavat tyypillisiä sosiaalihuollon vammaispalveluiden prosessien toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arviointi perustuu käyttäjätarinaan liittyvään määrämuotoiseen arviontikysymyssarjaan. Ratkaisun käytettävyys Aihealue Sisältö pääpiirteittäin 1. Päivystys-tehohoitoleikkaussali Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä käytettävyyden asiantuntija-arviointimenetelmällä ja loppukäyttäjäkyselyillä (subjektiivinen arvio käytettävyyden laadusta). 2. Äitiysneuvola-synnytyssairaala-lastenneuvola 3. Vuodeosasto 4. Avovastaanotto 5. Kotihoito ja vanhuspalvelut 6. Sähköinen asiointi 7. Toimeentulotuki 8. Lastensuojelu 9. Vammaispalvelut Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä käytettävyyden asiantuntija-arviointimenetelmällä ja loppukäyttäjäkyselyillä (subjektiivinen arvio käytettävyyden laadusta). Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä käytettävyyden asiantuntija-arviointimenetelmällä ja loppukäyttäjäkyselyillä (subjektiivinen arvio käytettävyyden laadusta). Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä loppukäyttäjäkyselyillä (subjektiivinen arvio käytettävyyden laadusta). Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä loppukäyttäjäkyselyillä (subjektiivinen arvio käytettävyyden laadusta). Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä loppukäyttäjäkyselyillä (ammattilaisten näkökulma) sekä asiakas- ja potilasportaaleja käytettävyyden asiantuntija-arviointimenetelmällä (asiakas- ja potilaskäyttäjän näkökulma). Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä käytettävyyden asiantuntija-arviointimenetelmällä ja loppukäyttäjäkyselyillä (subjektiivinen arvio käytettävyyden laadusta). Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä käytettävyyden asiantuntija-arviointimenetelmällä ja loppukäyttäjäkyselyillä (subjektiivinen arvio käytettävyyden laadusta). Käytettävyyttä arvioidaan vastaavan käyttäjätarinan demonstraation yhteydessä käytettävyyden asiantuntija-arviointimenetelmällä ja loppukäyttäjäkyselyillä (subjektiivinen arvio käytettävyyden laadusta). I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 1 / 6

6 Neuvottelukutsu LIITE 1.2 Tuotevertailun vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet Versio Painoarvotaulukon selitteitä. Tuotevertailun laajempi kuvaus on liitteessä 3. Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon ratkaisun mukautettavuus Aihealue Sisältö pääpiirteittäin Raportointi Lomakkeet Raportin luominen ja mukauttaminen (mm. tietokannan käyttö, laskenta, graafiset elementit, toiminnallisuudet, ulkoasu), käyttöönotto ja muutosten hallinta. Lomakkeen luominen ja mukauttaminen (mm. tietokannan käyttö, älykkyys, toiminnallisuudet, ulkoasu, rakenteisuus), käyttöönotto ja muutosten hallinta. Protokollat Näkymät Herätekäsittely Sähköinen asiointi Metakieli Protokollien luominen ja mukauttaminen (toiminnallisuudet), käyttöönotto ja muutosten hallinta. Näkymien määrittäminen ja mukauttaminen (mm. yhteenvetonäkymät, huoneentaulut, työpöytänäkymät), käyttöönotto ja muutosten hallinta. Järjestelmätapahtumien (esim. valintalistasta valitseminen, lomakekentän täyttäminen) herätteiden toiminnallisuuksien ohjelmointi (mm. ilmoitukset, muistutteet, hälytykset), sisäisen/ulkoisen tapahtumaketjun aloitus (esim. ulkoisen päätöksentuen käyttö). Sähköisen asioinnin portaalin mukauttaminen (mm. lomakkeet, näkymät, käyttöliittymä) Metakielellä tarkoitetaan ratkaisussa käytettävää ohjelmointikieltä/skriptejä, joilla voidaan esimerkiksi toteuttaa älykkyyttä lomakkeisiin, kuten if then else tyyppisiä rakenteita. I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 2 / 6

7 Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio KUNTIEN JA HUS:N ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTA Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio: I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 1 / 14

8 Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio Sisällysluettelo 1. Dokumentin tarkoitus 4 2. Tuotevertailun yleiskuvaus 4 3. Tuotevertailun periaatteet 4 4. Tuotevertailun osa-aluekohtaiset tavoitteet 4 5. Tuotevertailun A kulku Tuotevertailun A vaiheittaisuus ja sisältö Yleistä Toiminnallinen laajuus ja laatu Käytettävyys Mukautettavuus Tuotevertailun A aikataulu Tuotevertailussa A käytettävä materiaali ja esitehtävät Toiminnallinen laajuus ja laatu sekä käytettävyys Mukautettavuus Toimittajilta pyydettävä etukäteismateriaali ja niiden toimitus Tuotevertailun A käytännön järjestelyt Muuta tuotevertailun A sisällöstä Luottamuksellisuus ja liikesalaisuudet Lisätiedot ja niiden toimitus Yhteyshenkilöt Tuotevertailun kuvauksen liitteet 11 I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 2 / 14

9 Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio VERSIOHISTORIA Päivä Versio Kuvaus Tekijä Tarjoajille neuvottelukutsun yhteydessä Leena Keskisaarilähetetty versio Kajaste Tuotevertailun aikataulua korjattu.liitteet 3.2 ja liite 3.6 yhdistetty versiossa 1.0 ilmoitetulla tavalla. Muutokset versioon 1.0 nähden korostettu sinisellä fontilla Leena Keskisaari- Kajaste I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 3 / 14

10 Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio Dokumentin tarkoitus Tässä dokumentissa ja sen liitteissä kuvataan tuotevertailun tarkoitus, periaatteet, tavoitteet ja perusrakenne sekä maalis-toukokuulle 2014 sijoittuvan ensimmäisen vaiheen käytännön toteutus eli läpivienti, aikataulu ja eri osa-alueisiin osallistuvat asiantuntijaroolit, vertailussa käytettävä materiaali ja valmistautumisohjeet. Tuotevertailun ensimmäisen vaiheen eli välikarsinnan vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet on kuvattu neuvottelukutsun liitteessä Tuotevertailun yleiskuvaus Tuotevertailun tarkoituksena on löytää hankkeelle asetettuja tavoitteita parhaiten vastaava tuote. Tuotevertailun lopputuloksena on objektiivinen, syrjimätön ja vertailukelpoinen tuotteen ominaisuuksiin perustuva pisteytys. Menettely on neuvottelumenettelyn vaiheistuksen mukaisesti kaksivaiheinen: Ensimmäinen vaihe (jatkossa tuotevertailu A) toteutetaan kevään 2014 aikana kohdassa 5.2 kuvatun aikataulun mukaisesti. Toinen vaihe ajoittuu neuvotteluvaiheen loppuun, myöhemmin ilmoitettavaan ajankohtaan. Tuotevertailuissa A ja B arvioidaan ja testataan tarjoajan ratkaisukuvauksen mukaista kokoonpanoa seuraavilla osa-alueilla: toiminnallinen laajuus ja laatu, käytettävyys ja mukautettavuus Kullakin osa-alueella on oma numeerinen pisteytyksensä ja painoarvonsa lopputuloksessa. Kaikkien kolmen osa-alueen yhteenlasketut pisteet painotetaan ja lasketaan yhteen, jolloin muodostuu tuotevertailun lopullinen numeraalinen pisteytys. Kullekin osa-alueelle on määritetty pisteiden vaadittu vähimmäistaso. Mikäli tuote ei täytä vähimmäistasovaatimuksia, se karsiutuu jatkosta. Vähimmäistason ylittäneiden tuotteiden keskinäinen järjestys tulee suoraan tuotevertailun yhteispisteistä, joiden perusteella jatkoon valitaan haluttu määrä eli 3-4 tuotetta. Toisessa vaiheessa (jatkossa tuotevertailu B) pureudutaan syvemmin ja kohdennetummin tuotteiden toiminnalliseen laajuuteen ja laatuun, käytettävyyteen sekä mukautettavuuteen Tuotevertailu B:n arvioinneissa käyttäjät myös testaavat tuotteita. 3. Tuotevertailun periaatteet Tarjoajan tulee käyttää tuotevertailussa lähtökohtaisesti samaa ohjelmistokokonaisuutta, jota tarjoaja tulee tarjoamaan lopullisessa tarjouksessaan. Tarjoaja voi vaihtaa ohjelmistokokonaisuuden tai tehdä siihen olennaisia muutoksia ainoastaan hankintarenkaan luvalla, jolloin uuden ohjelmistokokonaisuuden tulee olla toiminnallisuuden laajuuden ja laadun, käytettävyyden sekä mukautettavuuden kannalta vähintään alkuperäistä tasoa vastaava. Hankintarengas pidättää oikeuden todentaa tämä esimerkiksi arvioimalla ohjelmistokokonaisuus tarvittavilta osin uudelleen. Tarjoajien tulee toimittaa etukäteen luettelo tuotevertailussa käyttämistään ohjelmistoista ja niiden versioista (kts. kohta 5.3.3) sekä tieto missä ja millä tilaajalla ohjelmistot ovat tuotannossa. 4. Tuotevertailun osa-aluekohtaiset tavoitteet Toiminnallisen laajuuden ja laadun arvioinnissa haetaan näyttöä siitä, että tuotteet kattavat tilaajan tarvitsemat keskeiset sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnallisuudet ja että ne täyttävät loppukäyttäjien tarpeet. I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 4 / 14

11 Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio Käytettävyysarvioinneissa todennetaan, että tuotteiden käytettävyys keskeisissä sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnallisuuksissa on riittävää tasoa. Sen alatavoitteina ovat tuloksellisuuden, tehokkuuden ja käyttäjätyytyväisyyden lisääminen sekä asiakas- ja potilasportaalin käytön esteettömyyden ja hyvän käyttökokemuksen edistäminen. Mukautettavuustesteissä haetaan näyttöä siitä, että tuotetta voidaan mukauttaa käyttäjien ja käyttäjäorganisaation nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin ja näiden muutoksiin kustannustehokkaasti ja toimittajariippuvuutta vähentävästi. 5. Tuotevertailun A kulku 5.1 Tuotevertailun A vaiheittaisuus ja sisältö Yleistä Tuotevertailu A etenee vaiheittain kohdassa 5.2 kuvatun aikataulun mukaisesti. Helmikuussa järjestettävän neuvottelujen avauksen yhteydessä käydään lävitse vertailun yleinen kulku ja teknisen ohjeistuksen pääkohdat. Helmi-maaliskuun aikana järjestetään kullekin tarjoajalle opastustilaisuus (jatkossa vendor-brief) erikseen porrastetusti, jotta kaikilla on yhtä pitkä aika valmistautua. Tilaisuuksissa käsitellään tarjoajakohtaisesti tuotevertailuun liittyvät tarjoajien kysymykset, käydään lävitse tuotevertailun A käytännön toteutus ja tarkistetaan läpivientien tekniset kysymykset. Maalis-toukokuussa 2014 toteutettavissa arvioinneissa tarjoajat demonstroivat luentosaleissa jäljempänä kohdassa 5.3 kuvattuihin materiaaleihin perustuvia käyttäjätarinoiden toteutuksia ja suorittavat tuotteen mukautettavuutta osoittavia tehtäviä sekä demonstroivat mukautettavuuden keskeisten vaatimusten toteutumista pienryhmissä. Demonstraatioiden kesto vaihtelee aihealueen ja tehtävien luonteen sekä laajuuden perusteella. Demonstrointijärjestys on arvottu etukäteen Toiminnallinen laajuus ja laatu Tarjoajat demonstroivat aihealuekohtaisia käyttäjätarinoiden toteutuksia, jolloin saadaan näyttöä toiminnallisesta laajuudesta, käytön sujuvuudesta, kertaalleen kirjatun tiedon monipuolisesta hyödyntämisestä läpi koko hoito- /palveluketjun ja tuotteen eri osa-alueiden saumattomasta yhteistoiminnasta Käyttäjätarinoiden aihealueet on valittu kuvaamaan saumattomassa yhteistyössä toimivan yliopistosairaalatasoisen erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon tyypillistä toimintaa ja tietojärjestelmäkäyttöä. Arvioinnin kohteena on toiminnallisuuksien kattavuus suhteessa tavoitteisiin ja asetettuihin vaatimuksiin. Kussakin demonstraatiossa on paikalla 7-45 terveyden- ja sosiaalihuollon ammattiasiantuntijaa, jotka seuraavat ja arvioivat demonstraatioita. Tuotteiden arviointi tapahtuu arviointikysymyssarjojen avulla Käytettävyys Käytettävyysarviointi tuotevertailussa A on kaksiosainen. Toisessa arvioidaan terveyden- ja sosiaalihuollon ammattilaisille tarkoitettua tuotetta ja toisessa sähköisen asioinnin asiakas- ja potilasportaalia seuraavasti: Käyttäjätarinoihin perustuva käytettävyysarviointi toteutetaan käytettävyyden käytettävyysasiantuntijoiden (2-3) tekemänä asiantuntija-arviointina (nk. heuristinen arviointi) kohdassa mainittujen toiminnallisuusdemonstraatioiden yhteydessä. Lisäksi näihin demonstraatioihin osallistuvilta loppukäyttäjiltä kerätään demonstraatioiden perusteella syntynyt arvio käytettävyydestä. Tuloksina saadaan: I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 5 / 14

12 Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio näyttöä käyttöliittymäsuunnittelun onnistuneisuudesta ja vastaavuudesta yleisesti hyväksyttyihin suunnitteluohjeistoihin, subjektiivisia arvioita käytettävyydestä pohjautuen sosiaali- ja terveyden-huollon työn (substanssi) asiantuntemukseen, työprosessien ja käytäntöjen tuntemukseen sekä aiempiin tietojärjestelmien käyttökokemuksiin. Asiakas- ja potilasportaalin käytettävyyden asiantuntija-arvioinnin suorittavat 2-3 käytettävyysasiantuntijaa heuristinen arviointi -menetelmän mukaisesti. Arvioinnissa selvitetään, onko tarjoajan alustavaan ratkaisukuvaukseen perustuva portaali suunniteltu yleisiä käytettävyysohjeita noudattaen. Arvioinnissa keskitytään perustoiminnallisuuksien sekä portaalin yleisolemuksen toteutuksen laadukkuuden arviointiin asiakas-/potilaskäyttäjän näkökulmasta. Arviointi suoritetaan vain yhdelle tarjoajan nimeämälle tuotannossa olevalle portaalille eli sille, mitä tarjoaja tarjoaa alustavan ratkaisukuvauksensa mukana Mukautettavuus Hankkeen tavoitteiden mukaisesti valittavan tuotteen on oltava laajasti mukautettavissa (konfiguroitavissa). Tällä tarkoitetaan tuotteessa olevaa kyvykkyyttä mukautua käyttäjien ja käyttäjäorganisaatioiden tarpeisiin ja näiden muutoksiin, eli tuote on joustava. Keskeistä on lisäksi se, että tuotteen mukauttaminen on mahdollisimman laajalti käyttäjäorganisaation hallinnassa, päätettävissä ja tehtävissä ilman toimittajan toimenpiteitä tai merkittävää erityisosaamista. Mukauttaminen tulee siis voida tapahtua pääosin ilman ohjelmiston lähdekoodin muutoksia/lisäyksiä ja mukautettujen ominaisuuksien tulee pysyä muuttumattomina ja toimivina ohjelmistokoodin versionpäivityksestä toiseen. Mukautettavuuden tason on oltava hyvä läpi koko tarjotun ohjelmistokokonaisuuden. Mikäli mukautettavuus ei toteudu kaikkialla, on siitä selvästi ilmoitettava. Ennakkotehtävien, demonstraatioissa annettavien lisätehtävien ja keskeisten mukautettavuuteen liittyvien vaatimusten demonstraatioiden avulla 7-14 kliinis-teknistä asiantuntijaa arvioi tuotteen kyvykkyyttä mukautua käyttäjien ja käyttäjäorganisaation tarpeisiin ja näiden muutoksiin. Samalla arvioidaan mukautuksen toteutukselta vaadittavaa osaamista. Tehtäviin ja soveltuvin osin myös käyttäjätarinoihin sisältyy keskeisiä kohteita sekä käyttäjän että järjestelmän näkökulmasta seuraavasti: Käyttäjän näkökulmasta tarkasteltuna kyseeseen tulee mm. erilaiset lomakkeet ja raportit, herätteiden rakentamiskyky kuten päätöksen tuen herätteet ja lomakkeen täyttämiseen liittyvät herätteet, ohjelmoitu reagointi herätteisiin (ns. metakieli), käyttäjän ohjaaminen, älykkyyttä sisältävät määräykset, hoitoprotokollat, erilaiset näkymät sekä työpöytä. Järjestelmän näkökulmasta tarkasteltuna käyttäjänäkökulma hyödyntää koodistoina keskeisiä sanastoja ja rakenteisten elementtien sisältöjä, organisaatiorakenteita sekä käyttöoikeuksien hallintalogiikkaa ja sanomaliikenteen ohjauslogiikkaa. 5.2 Tuotevertailun A aikataulu Aikataulu on suunniteltu siten, että kullakin tarjoajalla on käyttäjätarinoiden demonstraatioiden valmisteluun aikaa seitsemän viikkoa ja mukautettavuustestien valmisteluun vähintään neljä viikkoa. Tuotevertailun päätehtävät ja aikataulu on esitetty allaolevassa taulukossa. Demonstraatioiden tarkempi, päiväkohtainen aikataulu on kuvattu tämän dokumentin liitteessä 1. Viikko Ajankohta Tehtävä Tarjoajien demonstrointijärjestyksen arvonnan tulos: A=CGI Suomi Oy B=IBM Finland Oy Ab C=Tieto Healthcare & Welfare Oy D=InterSystems Corporation E=Epic Systems Corporation F=Atos IT Solutions and Services Oy I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 6 / 14

13 Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio Tuotevertailun A valmistautumisohjeiden luonnos (tämän dokumentin liite 2) lähetetty kommentoitavaksi tarjoajille Tuotevertailun kuvauksen toimitus toimittajille neuvottelukutsun yhteydessä Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon käyttäjätarinoiden toimitus tarjoajille A ja B Tarjoajilta saadaan mahdolliset kirjalliset kysymykset ja kommentit tuotevertailun A valmistautumisohjeisiin klo 13 Neuvottelujen avaus ja tuotevertailun A yleisen kulun esittely sekä valmistautumisen teknisen ohjeistuksen kommenttien läpikäynti Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon käyttäjätarinoiden toimitus 1 tarjoajille C ja D Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon käyttäjätarinoiden toimitus tarjoajille E ja F Tarjoajien A ja B vendor-brief 2 A: klo 9-12 Mukautettavuusarvioinnin tehtävien toimitus 3 tarjoajille A ja B B: klo C: klo 9-12 D: klo klo 16 mennessä E: klo 9-12 F: klo Tarjoajien C ja D vendor-brief Mukautettavuusarvioinnin tehtävien toimitus tarjoajille C ja D Kultakin tarjoajalta saadaan terveydenhuollon tuotteiden n min yleisesittelyt 4 viikkojen arvioijien perehdyttämistilaisuuksiin. Tarjoajien E ja F vendor-brief Mukautettavuusarvioinnin tehtävien toimitus toimittajille E ja F Hankintarenkaan asiantuntijoiden perehtyminen arviointiin klo16 mennessä Tarjoajat A ja B lähettävät tiedot tuotevertailussa käyttämistään ohjelmistoista ja niiden versioista sekä sisäistä integraatioista Tarjoajien A ja B päiväaikataulun mukaiset 1. Käyttäjätarinoiden aihealuekohtaiset demonstroinnit toiminnallisen laajuuden ja laadun sekä käytettävyyden arvioimiseksi 2. Tuotteen mukautettavuusarvioinnit terveydenhuollon ja sosiaalihuollon näkökulmista klo 16 mennessä Tarjoajat C ja D lähettävät tiedot tuotevertailussa käyttämistään ohjelmistoista ja niiden versioista sekä sisäistä integraatioista Tarjoajien C ja D päiväaikataulun mukaiset 1. Käyttäjätarinoiden aihealuekohtaiset demonstroinnit toiminnallisen laajuuden ja laadun sekä käytettävyyden arvioimiseksi 1 Käyttäjätarinoiden toimitusten yhteydessä toimitetaan porrastetusti myös toiminnallista laajuutta ja laatua sekä käytettävyyttä koskevat aihealuekohtaiset painotukset 2 Sosiaalihuollon käyttäjätarinoiden demonstraatioita käsittelevien tarjoajakohtaisten vendor-briefien tarve ilmoitetaan vendor-briefeissä. 3 Mukautettavuustehtävien yhteydessä toimitetaan mukautettavuutta koskevat aihealuekohtaiset painotukset. 4 Sosiaalihuollon tuotteiden yleisesittelyt järjestetään myöhemmin ilmoitettavalla tavalla. I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 7 / 14

14 klo 16 mennessä Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio Tuotteen mukautettavuusarvioinnit terveydenhuollon ja sosiaalihuollon näkökulmista. Tarjoajat E ja F lähettävät tiedot tuotevertailussa käyttämistään ohjelmistoista ja niiden versioista sekä sisäistä integraatioista Tarjoajien E ja F päiväaikataulun mukaiset 1. Käyttäjätarinoiden aihealuekohtaiset demonstroinnit toiminnallisen laajuuden ja laadun sekä käytettävyyden arvioimiseksi 2. Tuotteen mukautettavuusarvioinnit terveydenhuollon ja sosiaalihuollon näkökulmista klo 16 mennessä ja Kaikki tarjoajat toimittavat sähköisen asioinnin asiakas- ja potilasportaalien www-sivuosoitteet (1/tarjoaja) ja testikäyttäjätunnukset viikkojen käytettävyyden asiantuntija-arviointeihin. Sähköisen asioinnin asiakas- ja potilasportaalin käytettävyyden asiantuntija-arvioinnit Toimittajien A ja B päiväaikataulun mukaiset sosiaalihuollon aihealuekohtaiset käyttäjätarinoiden demonstroinnit toiminnallisen laajuuden ja laadun sekä käytettävyyden arvioimiseksi Toimittajien C ja D päiväaikataulun mukaiset sosiaalihuollon aihealuekohtaiset käyttäjätarinoiden demonstroinnit toiminnallisen laajuuden ja laadun sekä käytettävyyden arvioimiseksi Toimittajien E ja F päiväaikataulun mukaiset sosiaalihuollon aihealuekohtaiset käyttäjätarinoiden demonstroinnit toiminnallisen laajuuden ja laadun sekä käytettävyyden arvioimiseksi Tuotevertailun arviointitulosten analysointi ja yhdistäminen Tuotevertailun arviointitulosten loppuyhteenveto Kesäkuu 2014 Hankintarengas voi tarvittaessa tehdä aikatauluun muutoksia. Tuotevertailun B rakenteen esittely jatkoon valituille myöhemmin tarkennettava ajankohtana. Aikataulun osalta on otettava huomioon, että markkinaoikeus käsittelee kevään 2014 aikana yhden ehdokkaan valitusta hankintayksiköiden osallistumishakemusvaiheessa tekemiin päätöksiin liittyen. Markkinaoikeuden päätöksellä saattaa olla vaikutuksia tuotevertailun aikatauluun vastaavalla tavalla kuin neuvottelujenkin aikatauluun, mikäli ehdokas valitaan oikeuskäsittelyn perusteella mukaan neuvotteluihin. 5.3 Tuotevertailussa A käytettävä materiaali ja esitehtävät Toiminnallinen laajuus ja laatu sekä käytettävyys Tuotevertailun A eri käyttäjätarinoiden aihealueet ja niiden sisältämät potilastyypit ovat: 1. Päivystys-, teho- ja leikkaussalitoiminta: monivammapotilas päivystyksessä, teholla ja leikkaussalissa pneumoniapotilas päivystyksessä flunssapotilas päivystyksessä elektiivisen tekonivelpotilaan leikkaus 2. Äitiysneuvola-synnytys-lastenneuvola: normaali raskaus, synnytys ja lapsen kasvun seuranta neuvolassa 3. Sairaalavuodeosasto: pneumoniapotilas vuodeosastolla 4. Avovastaanotto: I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 8 / 14

15 diabetespotilas avovastaanotolla psykoosipotilas avovastaanotolla 5. Kotihoito ja Vanhuspalvelut: kotihoidon ja vanhuspalveluiden potilas/asiakas palvelutoiminta 6. Sähköinen asiointi: potilas- ja asiakasportaalin käyttö ammattilaisen näkökulmasta 7. Toimeentulotuki: toimeentulotuen hakeminen, päätös ja maksu 8. Lastensuojelu: lastensuojeluilmoitus, kiireellinen sijoitus ja huostaanotto 9. Vammaispalvelu: vammaispalvelutarpeen selvittäminen, suunnitelma ja päätös Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio Kuva 1: Esimerkki käyttäjätarinasta Käyttäjätarinat liitteineen ovat suomenkielisiä. Ne toimitetaan kohdassa 5.2 kuvatun aikataulun mukaisesti porrastetusti. Hanketoimisto toimittaa käyttäjätarinoiden narratiivi-osuudesta epäviralliset englanninkieliset käännökset tarjoajien avuksi niinikään porrastetusti (viive 3-4 päivää). Suomenkielinen teksti on kaikissa tilanteissa pätevä. Yhteenvedonomaista lisätietoa käyttäjätarinoista on tämän dokumentin liitteessä 3. Lisää käytännön järjestelyjä koskevat ohjeita on kuvattu tämän dokumentin liitteessä 2 Tuotevertailun A valmistautumisohjeita Mukautettavuus Ennakkotehtävien alustavat aiheet: 1. lomake = 2-4 tyypillisesti terveyden- ja sosiaalihuollossa käytettäviä, älykkyyttä ja dynaamisuutta sisältäviä lomakkeita tulostusasuineen ja asiakirjanhallinta-ominaisuuksineen 2. raportti = 2-4 tyypillistä terveyden- ja sosiaalihuollon logiikkaa, laskentaa ja porautumisominaisuuksia sisältäviä raportteja tulostusasuineen 3. protokolla = 2 tyypillistä terveyden- ja sosiaalihuollon vaativaa protokollaa Tehtävien tarkempi sisältö annetaan tarjoajakohtaisten vendor-briefien yhteydessä. Tarjoajien tulee varautua siihen, että demonstraatiossa saatetaan antaa vaativiakin lisätehtäviä. I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 9 / 14

16 Neuvottelukutsu Liite 3: Tuotevertailun kuvaus ja toteutussuunnitelma Versio Tarkemmat käytännön järjestelyjä koskevat ohjeet on kuvattu tämän dokumentin liitteessä 2 Tuotevertailun A valmistautumisohjeita Toimittajilta pyydettävä etukäteismateriaali ja niiden toimitus Tarjoajat toimittavat 1. Terveydenhuollon tuotteidensa minuutin yleisesittelymateriaalit haluamassaan muodossa (esim. videoesitys, power point -animaatio). Materiaaleja käytetään vk:n hankintarenkaan asiantuntijoiden perehdytystilaisuuksissa. Näitä materiaaleja ei oteta huomioon arvioinneissa. 2. Sähköisen asioinnin asiakas- ja potilasportaalien www-sivuosoitteet (1 / tarjoaja) ja testikäyttäjätunnukset viikkojen käytettävyyden asiantuntija-arviointeihin. 3. Tuotevertailussa käytettävien ohjelmistojen nimet ja versiot ja vähintään yksi asiakas, jolla kukin ohjelmisto on tuotantokäytössä. Tiedot täytetään liitteen 4 Excel-taulukon ensimmäiselle välilehdelle ja taulukko toimitetaan kohdassa 5.2 kuvatun aikataulun mukaisesti viikkoa ennen tarjoajaa koskevaa tuotevertailun demonstraatiovaiheen alkua. 4. Luettelon sellaisista tarjoajan alustavan ratkaisun kuvauksen sisäisistä integraatioista ja tiedonvaihtorajapinnoista, joita ei ole toteutettu tarjoajan tuotevertailukokoonpanossa, mutta jotka ovat välttämättömiä tuotevertailussa toiminnallisuusketjujen ja tiedon yhteiskäytön toteutumiseksi. Tiedot täytetään liitteen 4 Excel taulukon toiselle välilehdelle ja taulukko toimitetaan kohdassa 5.2 kuvatun aikataulun mukaisesti viikkoa ennen tarjoajaa koskevaa tuotevertailun demonstraatiovaiheen alkua. Kaikki lisämateriaalit toimitetaan osoitteeseen apotti@hel.fi Sähköpostin osoitekenttään laitetaan tunnus Lisämateriaalia tuotevertailun A demonstraatioon X 5 liittyen. 5.4 Tuotevertailun A käytännön järjestelyt Tuotevertailu järjestetään Helsingissä Apotti-hanketoimiston osoittamissa tiloissa. Jokaiselle tarjoajalle varataan oma tila esimerkiksi valmistautumiseen ja taukoihin. Tilat esitellään neuvotteluiden avaustilaisuudessa ja varmistetaan tarjoajakohtaisten vendor-briefien yhteydessä. Kaikki demonstraatiot ja tehtävät tulee tehdä alustavan ratkaisun mukaisen tuotteen sellaisella ohjelmiston versiolla, jonka perusohjelmistoalusta/runko on tuotantokäytössä jollain tarjoajan asiakkaalla tuotevertailun aikana. Kuhunkin demonstraatioon voi osallistua tarjoajien puolelta demonstraatioiden luonne ja laajuus huomioon ottaen riittävän asiantuntemuksen omaava asiantuntijakokoonpano. Hankintarenkaan puolelta demonstraatioissa on mukana aihealuekohtaisia terveydenhuollon ja sosiaalihuollon toiminnallisuuden substanssiasiantuntijoita ja organisoinnista vastaavia henkilöitä. Osallistujat esitellään tarjoajille demonstraatiotilaisuuksien alussa. Tarjoajien edustajat eivät saa olla suoraan tai epäsuorasti yhteydessä arvioijiin. Kukin tarjoaja nimeää tuotevertailun yhteyshenkilön. Hankintarenkaan puolelta yhteyshenkilönä toimii Apotti-hanketoimiston nimeämä edustaja, joka on mainittu kohdassa 6 Yhteyshenkilöt. Tarkemmat ohjeet on kuvattu tämän dokumentin liitteessä 2 Tuotevertailun A valmistautumisohjeita. 5.5 Muuta tuotevertailun A sisällöstä Edellä mainittuihin tuotevertailun A tehtäviin voi tulla lisäyksiä tai muutoksia. 5 Kohtaan X merkitään oma demonstraatiotunnus A, B, C, D, E tai F. I APOTTI-hanke I PL 20, HELSINGIN KAUPUNKI I Puh I etunimi.sukunimi@hel.fi I Sivu 10 / 14