LUT School of Business and Management Kurssi nro. ja nimi, esim. A130A0000 Johdatus kauppatieteiden opiskeluun Kurssin vastuuopettajan nimi

Transkriptio

1 LUT School of Business and Management Kurssi nro. ja nimi, esim. A130A0000 Johdatus kauppatieteiden opiskeluun Kurssin vastuuopettajan nimi RAPORTIN OTSIKKO HARJOITUSTYÖOHJE Ulkoasu ja lähdeviittaustekniikka Tähän palautuspvm. Opiskelijanumero ja nimi

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO LÄHDEVIITTEET Käytön tarkoitus Lähdeviitteiden teko käytännössä Lähdeluettelon tekeminen Sähköiset dokumentit tekstissä ja lähdeluettelossa HARJOITUSTYÖN ULKOASU Harjoitustyön rakenne Kaaviot ja taulukot JOHTOPÄÄTÖKSET LÄHDELUETTELO LIITTEET Liite I. Word-pikaohje

3 1 1. JOHDANTO Tämän harjoitustyöohjeen tarkoitus on opastaa yliopisto-opintoja aloittelevaa opiskelijaa akateemisen kirjoittamisen alkuun. Yliopisto-opintoihin sisältyy suuri määrä ryhmätöitä ja erilaisia raportteja, joten kirjoittamisen tyyliin ja ulkoasuun kannattaa paneutua heti opiskelun alussa. Tämä ohjeistus on kirjoitettu ulkoasultaan sellaiseen muotoon, mihin toivotaan, että LUT:ssa tehdyt harjoitustyöt kirjoitetaan, ellei yksittäisen kurssin opettaja ole erikseen antanut täydentäviä tai toisenlaisia ohjeita, jotka tällöin pätevät kyseisellä kurssilla. Kandidaatintutkielmia, pro graduja ja diplomitöitä koskevia kirjoitus- ja ulkoasuohjeita annetaan kyseisissä seminaareissa. 2. LÄHDEVIITTEET Lähdeviittaustekniikan omaksuminen on tärkeä osa akateemista kirjoittamista. Se on myös keskeinen osa minkä tahansa raportin arviointia. Arvostelussa kiinnitetään huomiota siihen, kuinka monipuolisesti lähteitä on etsitty, sekä miten lähteitä on käytetty sekä sisällön että huolellisen viittaustekniikan osalta. Lisäksi tarkastaja arvioi käytettyjen lähteiden laatua (ns. lähdekritiikki). Varsinkaan Wikipediaa ei pidetä hyvätasoisena lähteenä tieteellisessä kirjoittamisessa, koska sen sisällön oikeellisuutta ei ole varmennettu. Lähdeviittaustekniikoita on useampia; tässä ohjeessa esitetään tarkemmin ns. Harvardin menetelmä lähteiden merkitsemiseksi tekstiin ja lähdeluettelon tekemiseksi. Tämän käyttöä suositellaan, ellei yksittäisen kurssin opettaja anna erillisiä ohjeita Käytön tarkoitus Lähdeviitteiden merkitsemisessä on kysymys siitä, että annetaan kunnia asian ensimmäiselle esittäjälle ja noudatetaan tekijänoikeuslakia. Lähtökohtaisesti aina kun tarvitset kirjoittaessasi tekstiä jotakin lähdemateriaalia tekstin tuottamiseksi, tulee tämä lähde mainita sekä tekstissä että lähdeluettelossa. Viittaamisessa on siis kysy-

4 2 mys siitä, että lukija erottaa, mikä on kirjoittajan omaa tekstiä, ja mitkä ajatukset hän on lainannut muilta. Jos toisen tekijän ideoita, tutkimustuloksia tai sanamuotoja esitetään omana, on kyseessä plagiointi (Hirsjärvi, Remes & Sajavaara 2009, 122). Jos harjoitustyöstä löytyy pienikin määrä plagiointia, voidaan työ hylätä ja käynnistää yliopiston kurinpitomenettely. Toisaalta lukijalta voidaan edellyttää oman tieteenalan tuntemusta, joten yleisesti tiedossa olevia peruskäsitteitä, kuten markkinointi, liikevaihto ja katetuotto, ei tarvitse esittää viittauksin. Terveen järjen käyttö on sallittua ja suotavaa, kun mietitään, mikä on erityistietoa ja siten viittausta vaativaa, ja mikä yleistietoa tieteenalalla. Lähdeviittausta tehdessä tulisi hakea käsiinsä alkuperäinen lähde, jossa asia on ensimmäisen kerran mainittu, eikä viitata toiseen lähteeseen, missä on viitattu alkuperäiseen (ns. läpilainaus) Lähdeviitteiden teko käytännössä Tekstissä olevan lähdeviittausmerkinnän pitää antaa lähteestä niin tarkat tiedot, että kyseinen teos voidaan löytää ja alkuperäinen tieto paikantaa (Hirsjärvi et al. 2009, 349). Lähteestä otettava tieto kirjoitetaan omin sanoin uusiksi, mutta lähdemerkintä laitetaan siltikin paikalleen lauseen tai kappaleen loppuun. Jos lainataan alkuperäisteosta sanasta sanaan, on ehdottomasti käytettävä lainausmerkkejä ; muuten kyseessä on plagiointi. Mikäli viitemerkintä koskee vain viitettä edeltävää lausetta, tulee viitemerkintä lauseen loppuun ennen pistettä. Jos taas koko kappale perustuu samaan lähteeseen, tulee lähdemerkintä kappaleen loppuun pisteen jälkeen. Jos samassa yhteydessä viitataan useampaan eri lähteeseen, merkinnät on erotettava toisistaan puolipisteellä tai pilkulla sulkujen sisällä. Aloitteleva kirjoittaja kirjoittaa tyypillisesti yhden kappaleen yhteen lähteeseen perustuen. Jos sellaisia kappaleita on useampi peräkkäin, teksti tuntuu ns. yksilähteiseltä, mitä pitäisi välttää. Tavoitteena lähteiden käytössä on pyrkiä syntetisoivaan kirjoitusotteeseen. Tämä tarkoittaa, että käytetään useampia lähteitä, joiden avulla pyritään antamaan lukijalle jonkinlainen kokonaiskuva. Oleellista on kuitenkin, että kirjoittajan oma ajatus näkyy tekstissä selkeästi: kirjoittajalla on langat käsissään, työn tavoitteet selvillä ja teksti kulkee tavoitteen kannalta oikeaan suuntaan.

5 3 Tekstiviittaukset voi esittää kahdella tavalla. Ensinnäkin tekstin sisällä voidaan kirjoittaa sulkeisiin sukunimi/-nimet, vuosiluku, sivu(t). Jos tekijöitä on enintään kaksi, molempien nimet mainitaan ja-sanalla tai &-merkillä erotettuna (jälkimmäinen tapa vain suluissa olevassa viitteessä). Jos tekijöitä on useampia kuin kaksi, niin ensimmäisen kerran viitatessa mainitaan kaikkien sukunimet, mutta seuraavissa viittauksissa ensimmäisen nimen perään tulee vain et al. (tai ym.). Myös sähköisiin lähteisiin viittaukset tehdään tekstissä samassa muodossa, eikä käytetä kotisivun www-osoitetta tekstin yhteydessä. Toiseksi, jos halutaan korostaa kirjoittajaa, voidaan hänen sukunimensä mainita tekstissä (etunimiä ja titteleitä ei käytetä tieteellisessä kirjoittamisessa). Esimerkkeinä: Williamsson et al. (1995, 23-25) toteavat dynaamiset kyvykkyydet nousevat keskeiseen rooliin (Teece 1986b, 6). Leppiniemi et al. (2001, 44) mainitsevat käsiteanalyyttinen tutkimusote. (Neilimo & Näsi 1980, 19-22, 24) Viittausten teon ja tekstin muotoilun lisäperehtymiseen suosittelemme teosta Hirsijärvi et al. (2009), jossa viittauskäytänteitä on käsitelty sivuilla Lisäksi tieteellisiin artikkeleihin tai esim. väitöskirjoihin tutustumalla pääsee äkkiä jyvälle siitä, mitä synteettisellä tutkimusotteella tarkoitetaan Lähdeluettelon tekeminen Lähdeluetteloon on ehdottomasti merkittävä jokainen teos, teksti, haastattelu tai saatu tieto, johon tekstissä viitataan. Toisaalta lähdeluettelossa ei saa olla sellaisia lähteitä, mihin tekstissä ei viitata. Lähdeluettelon järjestämiseen on useitakin vaihtoehtoja. Peruskäytäntö on tehdä yksi lähdeluettelo. Poikkeuksena voidaan mainita esim. haastatteluaineisto tai joku muu erikoisempi materiaali, jonka voi yksilöidä erilliseen listaan. Käytettäessä ns. Harvardin järjestelmää lähdeluettelo järjestetään aakkosjärjestykseen ensimmäisen kirjoittajan sukunimen mukaan. Mikäli käytössä on useampia lähteitä samalta tekijältä, esitetään vanhimmat lähteet ensin. Jos samalta tekijältä on useampia julkaisuja samalta vuodelta, järjestetään lähteet otsikon mukaiseen aak-

6 4 kosjärjestykseen sekä lisätään vuosiluvun perään pieniä kirjaimia a:sta alkaen. (esim. Sandström 2009a, Sandström 2009b) Lähdeluettelossa esitettävät asiat vaihtelevat lähdetyypeittäin. Kirjoista esitetään seuraavat tiedot seuraavassa järjestyksessä: tekijä(t)/toimittaja(t), julkaisuvuosi, otsikko, painos (jos useita), kustantajan kotipaikka ja kustantaja/julkaisija. On lisäksi huomattava, että viitteessä käytetään nimenomaan kustantajaa tai julkaisijaa, eikä pelkästään kirjan painamisen hoitanutta tahoa. Esimerkiksi: Patton, M. Q. (1990) Qualitative evaluation and research methods. 2. p. London, Sage. Leino, A. & Leino, J. (1988) Kasvatustieteen perusteet. Jyväskylä, Gummerus. Viitattaessa kirjamuotoisten kokoomateosten osiin kirjoitetaan isäntäjulkaisun nimen eteen "In: tai "Teoksessa:, esimerkiksi: Rajala. T. (2000) Henkilöstö kunnan voimavarana. In: Hoikka, P. (toim.) Kunnat 2000-luvun kynnyksellä. 2. uud. p. Tampere, Tampereen yliopisto. Lehtiartikkeleihin viitattaessa luetellaan: tekijä(t), julkaisuvuosi, artikkelin nimi, lehden nimi (voidaan haluttaessa kursivoida), volyymi (vuosikerta), numero ja sivunumerot. Esimerkiksi: Porter, L. W., Steers, R. M., Mowday, R. T. & Boulian, P. V. (1974) Organizational commitment, job satisfaction, and turnover among psychiatric technicians. Journal of Applied Psychology 59, 4, Erilaisista sarjajulkaisuista mainitaan: tekijä(t), julkaisuvuosi, julkaisun nimi, vastuuyhteisö, kustannuspaikka, kustantaja sekä sarjan nimi ja numero. Esimerkiksi: Laiho, L. (toim.) (1984) Arctic technology research projects in Finland. Valtion teknillinen tutkimuskeskus (VTT). Espoo, VTT. Tiedotteita 331. Opinnäytetöistä esitetään: tekijä, kirjoituksen päiväysvuosi, otsikko, opinnäytteen tyyppi (diplomityö, pro gradu tutkielma jne.), oppilaitos (nimi julkaisuhetkellä) ja osasto sekä mahdollinen sarja.

7 5 Tilli, S. (2002) Kirjanpidon luotettavuus. Pro gradu -tutkielma. Lappeenranta, Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu, kauppatieteiden osasto. Tervonen, A. (2001) Laadun kehittäminen suomalaisissa yrityksissä. Väitöskirja. Lappeenranta, Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu, tuotantotalouden osasto. Acta Universitatis Lappeenrantaensis 113. Konferenssiesitelmistä ja vastaavista luetellaan soveltaen seuraavat tiedot: tekijä; julkaisuvuosi; esitelmän nimi; konferenssin nimi, paikka ja aika; julkaisupaikka, julkaisijan tai konferenssin järjestäjä; sivut. Esimerkkejä: Alhola, K. (2004) Tuote- ja asiakaskohtainen kannattavuus. Tili- ja veropäivät, Helsinki , Kirjanpitotoimistojen liitto, Sandström, J. (2001) How to reduce the complexity when formulating cost information for design engineers? 16th International Conference on Production Research (ICPR), July 23 - August 3, Prague, Czech. Standardeista esitetään Harvardin järjestelmässä: standardin tunnus ja numero, julkaisuvuosi, standardin nimi ja julkaisija. Esimerkiksi: SFS-EN ISO 9001 (2001) Laadunhallintajärjestelmät. Vaatimukset. Suomen Standardoimisliitto. Viitattaessa IFRS-standardeja sisältävään suomenkieliseen teokseen merkitään lähdeluetteloon seuraavat tiedot: KHT-Media (2003) IFRS-standardit Helsinki, KHT-Media. Muita yleisesti käytettäviä lähteitä ovat yritysten vuosikertomukset, missä on huomioita, että julkaisuvuosi on yleensä otsikossa mainittua vuotta seuraava. Esimerkkejä: Nokia. (2010) Nokia vuonna Espoo, Nokia Oyj. Elcoteq. (2010) Vuosikertomus Espoo, Elcoteq Oyj.

8 Sähköiset dokumentit tekstissä ja lähdeluettelossa Viime vuosina yleistyneisiin sähköisiin julkaisuihin viitataan SFS standardin mukaisesti. Lisätietoja ja esimerkkejä löytyy LUT:n kirjaston kotisivuilta (suora linkki: Sen esimerkkejä hyödyntäessä on kuitenkin huomattava, että ne on laadittu kaikkien LUT:n tieteenalojen avuksi. Jos muoto esimerkiksi vuosiluvun paikan osalta poikkeaa työssä käytettävästä Harvardin järjestelmästä, tulee sähköiset lähteet muotoilla vastaamaan työssä käytettävää käytäntöä. Sähköisiin dokumentteihin viittaamista suositellaan vain silloin, jos muuta alkuperäislähdettä ei ole. On lisäksi huomattava, että viitattaessa esimerkiksi saman yrityksen useisiin eri kotisivuihin, tulee niistä jokaisesta laatia erillinen lähdeviite, missä kussakin on ko. sivun tarkka internet-osoite. Ellei kotisivun ajankohdasta ole muuta tietoa, voidaan ne kirjata lukemishetken vuoden perusteella. Oleellista sähköisiin dokumentteihin viittaamisessa on, että pitkiä www-osoitteita ei koskaan käytetä viitemerkinnässä tekstin seassa. Yksinkertaistettuna voi sähköisiin dokumentteihin viittaamisessa edetä seuraavasti: 1. Löytyykö dokumentille kirjoittajaa? Jos löytyy, viitataan tekstissä nimeen. Esim. (Lehtonen, 2002) 2. Löytyykö dokumentille selkeä nimi? Jos löytyy, tätä voi käyttää lähdemerkinnässä, esim. (Storaenso Press Release Oct. 20, 2004). Koska kaikissa internet-lähteissä ei ole selvää tekijää, voi tekstiin tulevassa viitteessä tekijän nimen paikalla käyttää esimerkiksi julkaisuorganisaation virallista lyhennettä (SFS, KTM jne.) ja kirjoittaa lähdeluetteloon julkaisijan kohdalle nimen pidemmässä muodossa. Jos tekijä on tuntematon, voidaan sen paikalle merkitä myös Anon.. 3. Jos viittaa esim. yrityksen kotisivuilta löytyvään tietoon eikä dokumentille ole käyttökelpoista otsikkoa, niin tekstiviitteeseen voi laittaa yrityksen nimen ja vuosiluvun, esim. (Stora Enso 2009). Jos viitataan eri osioihin samalla sivustolla, kannattaa viitteet eritellä toisistaan aakkosilla, esim. (Stora Enso 2009a). Laita kunkin osion tarkka www-osoite lähdeluetteloon!

9 7 Kaikissa näissä tapauksissa lähdeluetteloon merkitään sitten tarkat tiedot sähköisestä lähteestä, sisältäen tarkan www-osoitteen sekä päivämäärän, jolloin tieto on otettu. Esimerkki Internet-lähteestä: Denning, P. (1996) Business Designs of the New University [verkkodokumentti]. [Viitattu ]. Saatavilla Esimerkki sähköpostilähteestä: Bergman, S. (2009) The Iceland Teacher Training School in the field of biology, science education and development work in environmental education [sähköpostiviesti] Englanninkielisissä lähteissä otsikoiden kirjoitusasu vaihtelee siten, että usein sanat prepositioita ja artikkeleita lukuun ottamatta kirjoitetaan isoilla kirjaimilla. Kun kootaan omaa lähdeluetteloa, on syytä pyrkiä yhdenmukaiseen esitystapaan. Suositeltavaa on yhtenäisyyden vuoksi muuttaa isot kirjaimet pieniksi otsikon ensimmäistä sanaa ja erisnimiä lukuun ottamatta. Edellä esitetystä poiketen aikakauslehtien nimet viitteessä esitetään alkuperäisessä muodossaan. 3. HARJOITUSTYÖN ULKOASU Miksi muotoseikoilla on väliä harjoitustyössä? Työsi lukijalla, olipa hän sitten nuorempi tutkija tai professori, on tyypillisesti iso pino harjoitustöitä luettavana. Kun muotoseikat ovat kunnossa, lukijan on helppo ottaa työ haltuun rakenteen osalta, ja keskittyä sisällön arviointiin. Huoliteltu kieliasu on myös tärkeä osa muotoilua, ja luo osaltaan mielikuvaa analyyttisesta ja osaavasta tai hutiloiden töitä tekevästä opiskelijasta. Yhdyssanasäännöt, pilkutus ja lauserakenteiden tarkistaminen ovat asioita, joita ei enää tiedekunnassa opeteta. Sen sijaan niiden osaaminen on työkalu, joka erottaa jyvät akanoista. Hyvän harjoitustyön kieliasuun pätee pro gradu -tutkielman kielestä annettu ohje: Työn kieliasun on oltava virheetöntä ja ilmaisun selkeää, täsmällistä ja tiivistä. Asia on esitettävä lukijalle yksiselitteisesti, ymmärrettävästi ja johdonmukaisesti. Selostuksessa on käytettävä huoliteltua kieltä ja vakiintunutta teknistä sanastoa. (LUT 2010, 170) Seuraavassa osiossa esitellään lyhyesti harjoitustyön muotoiluun vaikuttavia tekijöitä.

10 8 Harjoitustyön kirjasin eli fontti on tyypillisesti Times New Roman, Arial, tai Calibri käytettävä fonttikoko on 12, ja rivivälimäärityksenä on 1,5 (Home (Aloitus) Paragraph (Kappale) Line spacing (Riviväli): 1,5 lines). Vältä eksoottisempien fonttien käyttöä tekstissä. Jokainen uusi kappale alkaa vasemmasta reunasta, ja tekstikappaleiden väliin jätetään tyhjä rivi. Teksti tasataan sekä vasempaan että oikeaan reunaan (Wordin pikakuvake Justify (Tasaa molemmat reunat), Ctrl+J) kuten tässäkin ohjeessa on tehty. Muotoilujen täytyy olla yhtenäiset läpi työn. Harjoitustyön marginaaleiksi suositellaan 2,5 cm leveyttä joka reunaan (Page Layout (Sivun asettelu) Margins (Reunukset)). Tämä sama ohje pätee myös kandidaatintutkielmissa Harjoitustyön rakenne Harjoitustyöllä on oltava selkeä ja mietitty rakenne alusta loppuun saakka. Harjoitustyön ensimmäinen sivu on AINA kansilehti, johon voi ottaa mallia tämän ohjeen kansilehdestä. Kannesta pitää käydä ilmi yliopiston nimen ja schoolin lisäksi kurssin nimi, kurssin vastuuopettajan nimi, harjoitustyön nimi, palautuspäivämäärä sekä tekijöiden opiskelijanumerot ja nimet. Kansilehteä seuraavalla sivulla on sisällysluettelon paikka. Jos sisällysluettelon teko tuntuu Wordissa hankalalta, katso Word-pikaohjetta, joka on tämän harjoitustyöohjeen liitteenä. Tämän harjoitustyöohjeen sisällysluettelo toimii yleisenä mallina sisällysluetteloiden ulkoasulle. Työn sivunumerointi alkaa ensimmäiseltä tekstisivulta ja jatkuu lähdeluettelon viimeiselle sivulle asti. Huomaathan, että lähdeluettelon sivunumero mainitaan lähdeluettelossa, mutta liitteitä ei, vaan ne luetellaan nimeltä lähdeluettelon alla. Harjoitustyön juokseva sivunumerointi loppuu siis lähdeluettelon viimeiselle sivulle. Jokainen hyvä harjoitustyö alkaa johdannolla, ja päättyy johtopäätöksiin. Johdantoluvussa kuvataan lyhyesti, miksi työ on tehty ja mikä on sen keskeinen sisältö. Laajempien harjoitustöiden ja tutkielmien johdantoluvuissa myös perustellaan, miksi työ on tärkeä ja ajankohtainen; ts. työ myydään yleisölleen ja perustellaan, miksi se kannattaisi lukea. Johtopäätöksissä taas kerrataan lyhyesti työn keskeinen sisältö tai

11 9 tulokset, ja laajemmissa töissä/tutkielmissa kuvataan mahdollisesti työn rajoitteita tai siitä kumpuavia uusia tutkimusaiheita. Itse tekstikappaleiden rakenne kannattaa miettiä ja jäsennellä tarkkaan. Suositus on, että alaotsikoinnissa vältetään enempää kuin kolmea otsikkotasoa (Esimerkki: alakappale on vielä hyväksyttävissä, mutta alakappale on jo liian monipolvinen). Jos työssä on selkeä kirjallisuuteen perustuva osa ja ns. empiirinen osa (jossa käsitellään yrityshaastatteluja tai muita havaintoaineistoja), nämä on hyvä jakaa omiksi pääluvuikseen. Tekstissä olisi syytä välttää otsikoita, joiden alla ei ole tekstiä (ts. pääotsikon ja sitä seuraavan alaotsikon välissä tulee olla tekstiä). Lyhyt johdatus kunkin pääluvun alussa kyseisen kappaleen sisältöön johdattaa lukijan hyvin aiheeseen. Päälukujen määrä riippuu aiheesta ja työn laajuudesta, mutta hyvät työt erottuvat huonommista myös loogisen rakenteen ja hyvän otsikoinnin ansiosta. Vältä kahden rivin tekstikappaleita ja luettelomaista raportointia (pitkiä listoja ranskalaisia viivoja). Älä myöskään sorru monisanaisuuteen ja liian pitkiin kappaleisiin! 3.2. Kaaviot ja taulukot Harjoitustyössä on hyvä käyttää kuvioita, kaavioita tai taulukoita tekstin seassa havainnollistamassa tekstin sisältöä. Näiden tulee liittyä keskeisesti aiheeseen ja tuoda lisäarvoa. Pelkkä harjoitustyön pituuden lisääminen kuvien avulla ei siis ole hyväksyttävää. Kuviot tai kaaviot otsikoidaan ja numeroidaan juoksevasti. Taulukon nimi tulee taulukon yläpuolelle, kun taas kuvion nimi sen alapuolelle. Taulukon tai kuvion keskeinen sisältö ja ajatus tulee myös kuvata tekstissä eli selittää mitä kuviolla tai taulukolla tarkoitetaan. Jos kuvio on otettu jostain lähteestä, pitää siihen myös viitata asianmukaisesti. Jos harjoitustyöhön sisältyy laajoja kaavioita, taulukoita tai muuta vastaavaa, joiden ei välttämättä tarvitse olla tekstin yhteydessä, voi ne laittaa työn liitteeksi, ja viitata niihin sitten tekstissä asianmukaisesti, esim. (Liite I). Pääsääntöisesti harjoitustöissä ei tarvitse tehdä erillistä kuvio- tai kaavioluetteloa, toisin kuin kandidaatin tutkielmissa, pro graduissa ja diplomitöissä.

12 10 4. JOHTOPÄÄTÖKSET Tämän ohjeen tavoitteena on antaa lukijalle eväät harjoitustöiden kirjoittamiseen ulkoasun ja viittaustekniikan osalta. Harjoitustyön sisältö ja sen laatu riippuu kirjoittajasta itsestään, mutta kun viittaustekniikka ja ulkoasu ovat kuosissa, lukee arvostelijakin työn asiasisältöön keskittyen!

13 11 LÄHDELUETTELO Hirsjärvi, S., Remes, P. & Sajavaara, P. (2009) Tutki ja kirjoita. 15. p. Helsinki, Tammi. LUT (2016) Viittaaminen sähköiseen dokumenttiin. Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto. [verkkodokumentti]. [Viitattu ]. Saatavilla:

14 Liite I. Word-pikaohje Seuraavat ohjeet perustuvat versioon Word Muiden versioiden käyttäjien täytyy soveltaa ohjeita. Tässä Word-ohjelman käskyt ja näppäimet ovat seuraavassa alleviivattuja. Ne on esitetty niin englannin- kuin suomenkielisen version mukaisesti. Tässä ohjeessa on erilaisten asioiden esittämistä varten muodostettu ja muotoiltu tyylejä (styles) (mm. otsikoihin 1, listoihin 2, sisällysluetteloon ja alaviitteisiin). Tyylejä käyttämällä saadaan aikaiseksi mm. otsikoiden automaattinen numerointi. Tällä saadaan vältettyä epäyhtenäinen otsikkonumerointi (jokin otsikkonumero voi puuttua välistä tai jokin otsikkonumero on kahteen kertaan). Tyylejä kannattaa hyödyntää työn yhtenäisyyden vuoksi. Käytetyt tyylit saa näkyviin kulloisenkin rivin / kohdan osalta esimerkiksi seuraavasti: Home (Aloitus) Styles (Tyylit) oikean alaraunan pieni nuoli, jolloin saa avattua tyyli-ikkunan. Jokainen pääluku alkaa sivun yläreunasta. Pakotetun sivun aloituksen saa aikaiseksi näppäinyhdistelmällä <Ctrl> + <Enter>. Tällöin ei tarvitse tyhjien rivien avulla säädellä pääluvun aloituspaikkaa, vaan se alkaa aina sivun yläreunasta. Myös alaluvun otsikko pitäisi siirtää seuraavan sivun alkuun, jos sen alapuolelle jää enintään 2 tekstiriviä. Tässä raportissa on myös alun perin pyritty siihen, mutta jos tulostuksessasi ei näin ole käynyt, johtuu muutos erilaisista kirjoitinmäärittelyistä. Tutkimusraportin Header- (Ylätunniste) ja Footer- (Alatunniste) kenttiin (sivun ylä- ja alaosaan) ei tule muuta kuin sivunumero. Ei siis esimerkiksi mitään kaikilla sivuilla toistuvia tekijän tai raporttiotsikon tietoja. Ne eivät kuulu tieteelliseen raporttiin. Sivunumerointi aloitetaan ensimmäiseltä tekstisivulta. Käytännössä dokumentti kannattaa jakaa Wordin avulla useampaan sectioniin (osaan), jolloin osan sivuista saa pois numeroinnin piiristä ja joiden muutkin määrittelyt voivat poiketa toisistaan. Käytännössä kansilehti kannattaa erottaa omakseen, sitten sisällysluettelo ym. mahdolliset sivut ennen teksti omakseen. Kolmannen osan muodostaa teksti lähdeluetteloineen ja viimeiseen osaan tulevat liitteet. Section-katko saadaan aikaan seuraavalla valinnalla: 1 1 Heading 1; 1.1 Heading 2; Heading 3 2 Lista, bullet (ranskalaisia viivoja varten) ja Numerolista (numeroituja listoja varten)

15 Page Layout (Sivun asettelu) Breaks (Vaihdot) Section Breaks (Osan vaihdot) Avautuvasta listasta valitaan tilanteeseen sopivin vaihtoehto. Seuraavaksi kannattaa ottaa sisällysluettelo- ja tekstiosuuden välinen kytkentä pois toiminnasta. Tuplaklikkaa hiirellä ylätunniste- tai alatunnistekenttää, jolloin header (ylätunniste) ja footer (alatunniste) -valikot tulevat näkyviin työkalurivillä. Kytke pois päältä navikointivalikosta painike: Link to Previous (Linkitä edelliseen).tämä toimenpide katkaisee ylätunnistemäärittelyt ko. ja edellisen osion väliltä. Määrittele näiden toimenpiteiden jälkeen sivunumerointi sivun yläreunaan oikealle (Insert (Lisää) Page Number (Sivunumero): määrittele sijainniksi Top of Page (Sivun yläreuna) Plain Number 3 (Normaali numero 3). Sähköiseen muotoon kuvioita (Figure) voi tuottaa usealla eri tavalla. Lähdekirjallisuudesta voi skannata kuvion tai sen voi piirtää uudelleen esim. Powerpointin avulla, kuten myös itse kehitetyt kuviot. Yleisesti omien ajatusten pukeminen itse kehitetyiksi kuvioiksi luetaan ansioksi. Eri lähteistä lainatuista kuvioista on aina syytä mainita viitetiedot kuvio-otsikon lopuksi suluissa. Mikäli tekijä jalostaa tai yksinkertaistaa lähteessä esitettyä kuviota, on tästä mainittava kuvio-otsikon lähdeviittauksen yhteydessä esimerkiksi ilmaisuilla mukaillen. Kuviot liitetään tiedostoon kohdasta: Insert (Lisää) Picture (Kuva) osoita tiedosto Insert Picture (Lisä kuva) ikkunasta. Kuvioiden ja taulukoiden otsikoiden numeroinnissa kannattaa hyödyntää Wordin automaattista numerointia. Tämä tapahtuu valitsemalla References (Viittaukset) - Insert Caption (Lisää otsikko). Mikäli Options (Asetukset) Label (Otsikko) -listalta ei löydy valmiiksi Kuvio ja Taulukko voi ne luoda New Label (Uusi otsikkolaji) -toiminnolla. Kun esimerkiksi Kuvio on valittu listalta, tulee Caption-kohtaan näkyviin Kuvio A, missä A on kuvion automaattinen järjestysnumero ko. tekstikohdassa. Kuvioiden numeroinnissa on suositeltava käyttää alusta asti juoksevaa numeroa, eikä liittää luvun numeroa kuvion numeroon. Hyväksy valinta lopulta painamalla <OK>. Kun myöhemmin lisäät kuviota, Word numeroi automaattisesti uudelleen kuvio-otsikoiden numerot. Kun kuvioon sitten viitataan tekstin yhteydessä, ei tuota automaattista otsikkonumerointia voi hyödyntää. Käytännön neuvona on se, että kaikki kuvioiden tekstiviittaukset kannattaa kirjoitusvaiheessa numeroida XX :ksi ja kun raportti on muu-

16 ten ihan valmis, niin käydä kohdat läpi Home (Aloitus) Editing (Muokkaminen) Find (Etsi) -toimintoa hyväksikäyttäen ja muutetaan numerot lopullisiksi. Tässä ohjeessa on kuvio-otsikko esitetty siten, että kuvio ja numero ovat lihavoiduilla ja kuvion nimi lihavoimattomana tapuloituna seuraavaan tabulaattorin kohtaan. Kuvio-otsikossa numeron perään laitetaan piste, mutta tekstiviittauksessa kuvioon piste jätetään pois. Perusperiaate otsikoinnissa on se, että kuvion otsikko tulee kuvion alapuolelle ja taulukon otsikko taulukon yläpuolelle. Taulukko pitää pyrkiä saamaan sopimaan samalle sivulle. Jos tämä ei onnistu, niin kannattaa harkita taulukon siirtämistä liitteeksi. Tekstiltään poikittaiset taulukot on hyvä siirtää liitteeksi. Kuviot ja taulukot pitää saada mahtumaan normaaleihin marginaaleihin sivusuunnassa. Kuviot ja taulukot pitäisi esittää pystysuunnassa. Kuviot ja taulukot kannattaa keskittää marginaaleihin sivusuunnassa, mutta otsikot alkavat aina vasemmasta marginaalista. Kuvioiden koon muuttelussa voi käyttää kahdenlaisia työkaluja. Ensiksikin, kuviota näpäyttämällä se aktivoituu sekä sen reunoille ja nurkkiin tulee pienet laatikot, joista hiiren kanssa vetämällä voi kuvaa suurentaa tai pienentää. Tämä kannattaa tehdä nimenomaan nurkkien laatikoiden avulla, jolloin muutos on samansuuruinen pysty- ja vaakasuunnassa. Eli kuvion elementtien suhteet säilyvät entisellään. Toinen käyttökelpoinen muuntotyökalu on Crop, joka löytyy aktivoimalla ensin dokumenttiin liitetty kuva, jolloin näkyviin tulee yläriville valikko Picture Tools (Kuvatyökalut). Valitse sen alapuolelta Format (Muotoile), minkä jälkeen valitse avautuvasta ikkunasta Crop (Rajaa). Tällöin hiiren nuoleen tulee mukaan ko. symboli (vrt. kuvio 1). Viemällä ko. nuoli kuvan reunan mustan laatikon päälle ja painamalla hiiren vasenta näppäintä voidaan kuvion alaa suurentaa tai pienentää ilman että kuvion koko muuttuu. Tällä työkalulla voi rajata kuviosta pois esimerkiksi turhia valkoisia alueita tai sitten lisätä kuvioon reunoille tyhjää valkoista.

17 Kuvio 1. Crop (Rajaa) -symboli. Ideaalitilanteessa kuvio esitetään samalla sivulla heti siihen tapahtuvan tekstiviittauksen jälkeen. Koska kuvioiden paikka elää kirjoituksen aikana, kannattaa lopullinen kuvioiden tarkka sijoittaminen katso läpi muun tekstin viimeistelyn jälkeen. Viimeistään lopullinen, tulostettava versio olisi hyvä oikolukea. Wordin oikoluku kelpaa pohjaksi, mutta työ kannattaa mahdollisuuksien mukaan luetuttaa myös toisella henkilöllä. Mikäli mahdollista, niin tiedosto kannattaisi tavuttaa automaattisesti. Tavutus kannattaa kytkeä toimintaan jo kirjoituksen alussa. Se tapahtuu kohdasta: Page Layout (Sivun asettelu) Page Setup (Sivun asetukset) - Hyphenation (Tavutus) Automatic (Automaattinen). Valitse lisäksi edellä mainitun Automatic (Automaattinen) -kohdan alta Hypenation Options (Tavutusasetukset). Poista ruksi kohdasta Hyphenate words in CAPS (Tavuta ISOLLA kirjoitetut sanat), jolloin ohjelma ei tavuta otsikoita automaattisesti. Kielivalinta tapahtuu kohdasta Review (Tarkista) Proofing (Tekstintarkistus Set language (Määritä kieli). Mikäli esim. suomen kieltä ei ole asennettu erillisestä kielipaketista, pitää tämä tehdä tai tavutus ei onnistu. Ellei automaattinen tavutus onnistu, on syytä käyttää ehdollista tavutusta ainakin suurimpien sanojen välisten rakojen pienentämiseksi. Tämä ohje on alun perin tavutettu suomenkielisen lisäpaketin avulla, mutta jos se puuttuu koneestasi, niin tavutuskaan ei näy. Ehdollisen tavutuksen saa aikaan näppäinyhdistelmällä <Ctrl> + <->. Eli word tavuttaa sanan, jos se on tavutusvyöhykkeellä oikeassa reunassa, mutta jättää tavuviivan piiloon, jos sana siirtyy keskemmällä riviä. Työn sisällysluettelon luonnissa voi käyttää automaattista toimintoa, kunhan tekstissä olevissa otsikoissa on käyttänyt otsikkotyylejä. Toiminto on: References (Viittaukset) välilehti Table of Contents (Sisällysluettelo) Table of Contents (Sisällysluettelo)

18 Insert Table of Contents (Lisää sisällysluettelo) <OK>. Captions (Kuvatekstit) - välilehdeltä voi tarvittaessa muodostaa automaattisia kuvio- ja taulukkoluetteloita. Työtä on syytä silmäillä läpi tulostuksen jälkeen, koska tekstinkäsittelyohjelmat aiheuttavat joskus yllätyksiä. Tulostus voi poiketa näytöllä näkyneestä versiosta. Wordin sivutus muuttuu esimerkiksi valitun kirjoittimen mukaan. Eli omallakin koneella sivutus ym. toimivat kirjoittamisen aikana oletuskirjoittimen mukaisesti, mutta jos lopullinen tulostus tapahtuu esimerkiksi verkkokirjoittimella, saattavat sivutukseen yms. vaikuttavat asetukset muuttua. Siten raportti kannattaa aina esikatsella viimeisen tulostinmäärittelyn jälkeen juuri ennen tulostusta.