Esimiehen työkalupakki osallistamiseen ja ongelmanratkaisuun

Transkriptio

1 Esimiehen työkalupakki osallistamiseen ja ongelmanratkaisuun

2 Sisällysluettelo 1. Vuorovaikutus kaiken a ja o...3 Motivointi on kuuntelua ja osallistamista...3 Oma esimerkki heijastuu koko työyhteisöön...3 Toimintatapoja voit muuttaa nopeasti, ihmisten asenteita et...3 Vuorovaikutus on kaksisuuntaista aina...3 Nopeasti ja helposti toteutettavia osallistamismenetelmiä...12 Pariporina tai keskustelu pienessä ryhmässä...12 Seinätaulumenetelmä...12 Aivoriihi...13 Tuplatiimi...14 Parastaminen Ongelmien selittelystä ratkaisuihin...5 Tehkää virheistä ja ongelmista tavoitteita...5 Tärkeimmän tavoitteen valinta...5 Tavoitteen konkretisoiminen...5 Onnistuminen mahdolliseksi...5 Ratkaisut ja keinot...5 Edistyksen seuranta...5 Ryhmämessut...15 Työkaluja tulevaisuuden tavoitteiden työstämiseen...15 Tulevaisuusmuistelot...15 Tulevaisuuskeskustelu...15 SWOT-analyysi Ongelmanratkaisu ja jatkuva parantaminen Suunnittele Palaveritekniikka... 7 Erilaisia palavereita...7 Seuranta- ja suunnittelupalaverit...7 Kun palaverissa tehdään päätöksiä...7 Ristiriitapalaverit...8 Osallistava palaveritekniikka...8 Miten hiljaiset mukaan...8 Osallistavan palaverin kulku...9 Osallistavan palaverin perusmallin kulkukaavio (kesto 45 min 1h 30 min)...9 Osallistavan palaverin sudenkuoppia...10 Perustekniikasta sovellettuja osallistamismenetelmiä...12 Tee...20 Arvioi...21 Paranna Laatutyökaluja...23 Ideoiden luokittelu...23 Tukkimiehen kirjanpito, seurantalista...23 Miellekartta eli mind map...23 Syy-seurauskaavio, kalanruotokaavio...24 Puukaavio...25 Pareto-kaavio Liitteet: muistiomalleja...29

3 1 Vuorovaikutus kaiken a ja o Motivointi on kuuntelua ja osallistamista Esimies tarvitsee hyvät vuorovaikutustaidot ihmisten ja ryhmien sitouttamiseen ja innostamiseen. Jos päätöksiä ja kehittämishankkeita tuodaan ylhäältä alaspäin sen enempää keskustelematta, ne saatetaan kokea uhkana ja pakotteina. Henkilöstö voi nousta jossain vaiheessa kapinaan tai passiiviseen vastarintaan. Uskomme Itellassa siihen, että ihminen haluaa vaikuttaa omaa työtään koskeviin asioihin. Kun tietoa lisätään ja päätöksentekomallit muutetaan keskustelevammiksi, ihmisten aktiivisuus ja vastuunotto alkavat lähes automaattisesti kohota. Tunne siitä, että asioista päättävät muut, saa työn tarkoituksen tuntumaan kaukaiselta. Tällöin työyhteisön jäsenet tuntevat itsensä ulkopuolisiksi omia asioitaan koskevissa kysymyksissä. Oma esimerkki heijastuu koko työyhteisöön Innostaakseen ihmisiä esimiehen ei tarvitse olla työpaikan psykologi tai lääkäri. Hänen on huolehdittava ennen kaikkea siitä, että työpaikan perustehtävät ovat kunnossa. Esimiehen oma esimerkki on tärkeä. Se heijastuu koko työyhteisöön. Hänen tapaansa toimia ja ratkaista asioita pidetään usein mallina toivotulle toiminnalle. Toimintatapoja voit muuttaa nopeasti, ihmisten asenteita et Tavoitteena on vaikuttaa toimintaan ja käyttäytymiseen ja muuttaa niitä, ei asenteita! Toiseen ihmiseen vaikuttaminen ei ole yksisuuntaista. Kyse on keskustelusta, kysymyksistä, vuorovaikutuksesta. Tiedon ja näkemysten on kuljettava molempiin suuntiin. Vuorovaikutus on kaksisuuntaista aina Pelkkä toiselle puhuminen ei ole vuorovaikusta. Vuorovaikutus on aina kaksisuuntainen tapahtuma. On osattava myös kuunnella. Sulavaa esiintymistä tärkeämpää on, että osaa tehdä kuulemansa perusteella oikeita johtopäätöksiä. Kuunteleminen on esimiehen työkalu, jota hän käyttää päätöksenteon tukena. 3

4 Aktiivinen kuuntelija: keskittyy katsoo toista malttaa odottaa vuoroaan Hyvä kuuntelija kuuntelee esittäjän ideoita, ei yksityiskohtia. Häntä ei hämää sen paremmin sujuva kuin kömpelökään esitystapa. Johtopäätöksiin ei kannata kiiruhtaa, toiselle on annettava aikaa kertoa asiansa loppuun. Aktiivinen kuuntelija keskittyy ymmärtääkseen toisen sanoman ja suhtautuu siihen myötämielisesti, eikä anna omien ennakkoluulojensa häiritä. Hän antaa palautetta, joka kertoo kuinka hyvin kuunteleminen on onnistunut. Hyvä muistisääntö kuuntelemisen suhteen on, että kun on yksi suu ja kaksi korvaa, niitä pitää käyttää samassa suhteessa. Puhuminen ja kuunteleminen ovat työyhteisössä tärkeitä työkaluja. Usein puhuminen itsessään jo ratkaisee ongelman, koska puhuessaan joutuu jäsentämään asiaa ja puhuja löytää ratkaisun näin itse. Turhautuu, kun porukka ei ymmärrä uuden ratkaisun etuja. Ja saattaapa tokaista: Porukka on niin urautunut vanhaan toimintatapaan, ettei halua luopua siitä. Turhautuu ja tekee johtopäätöksen: Ei minusta ole esimieheksi. Esimies saattaa itsekin alkaa pitää muutoksen aikaansaamista epärealistisena: Ei ihmisten toimintatapoja voi muuttaa. Esimies kyseenalaistaa oppimansa tavat ja toimiikin seuraavalla kerralla toisenlaisella tyylillä. Hän oivaltaa, että ihmiset reagoivat uusiin ehdotuksiin etsimällä niistä vikoja: Enpä siis kerrokaan heille valmista ratkaisua. Epäonnistumisesta viisastuneena esimies kertoo seuraavalla kerralla vain ongelmansa, jota on yrittänyt ratkaista. Hän ottaa porukan kanssaan miettimään, miten se kannattaisi hoitaa. Jos esimies hallitsee osallistavat työtavat, hän saa henkilöstön mukaan kertomaan ehdotuksiaan. Tässä vaiheessa esimies voi tuoda esille myös omat ideansa. Jos ne ovat hyviä, ne saavat porukalta kannatusta. Moni esimies on yrittänyt muuttaa organisaationsa toimintatapoja niin, että on itse suunnitellut uuden toimintamallin ja sen jälkeen kertonut sen henkilöstölle. Useimmiten tästä on seurauksena, että henkilöstö alkaa etsiä ehdotuksesta vikoja, eikä edes huomaa hyviä puolia. Tästä taas saattaa olla seurauksena, että esimies: Perusohje johtamisongelmiin: ellei joku toimintatapa anna haluttuja tuloksia, on yritettävä jotain muuta. Perinteisten johtamismallien korvaaminen osallistavilla on usein tie parempaan onnistumiseen. 4

5 2 Ongelmien selittelystä ratkaisuihin Ratkaisukeskeinen työtapa kuvaa työyhteisöä, joka yhdessä keskustellen ja kokeillen etsii toimivuuttaan, tehokkuuttaan ja jaksamistaan edistävät ratkaisut itse yhteisistä tarpeistaan. Jokainen työyhteisön jäsen on aktiivinen tekijä ja osallistuja. Ratkaisukeskeisellä lähestymistavalla ei haeta syyllisiä ja selityksiä vaan huomio ja keskustelun painopiste siirretään alusta alkaen toiveisiin ja tavoitteisiin, sekä niihin voimavaroihin ja keinoihin, jotka tekevät tavoitteen saavuttamisen mahdolliseksi. Tällainen lähestymistapa luo rakentavan ilmapiirin, joka parantaa ihmisten välistä yhteistyötä ja suosii siten ratkaisujen löytämistä. Hyvät muistisäännöt: Toimivaa osaa ei pidä korjata Lisää sitä minkä huomaat sujuvan Jos jokin ei toimi, lopeta. Kokeile jotain muuta. Tehkää virheistä ja ongelmista tavoitteita Kääntäkää pulmalliseksi tai ongelmaksi koettu asia toiveeksi tai tavoitteeksi. Tavoite kertoo sen, mitä halutaan saavuttaa, ei sitä, mistä halutaan eroon. Esimerkki: luo mielikuva työyhteisöstä, jossa palautteen antaminen toimii 110 %:n hyvin! Tärkeimmän tavoitteen valinta Jokainen sitoutuu helpoimmin tavoitteeseen, jonka saavuttamisesta on selviä etuja sekä itselle että muille. Tavoitteen konkretisoiminen Tavoite on epämääräinen, ellei tunnisteta mitä se käytännössä tarkoittaa. Kuvailkaa haluttuja toimintatapoja ja käyttäytymistä elävien esimerkkien avulla. Mitä tavoitteen toteutuminen tarkoittaa työyhteisömme kannalta entä jokaisen oman työn ja hyvinvoinnin kannalta? Onnistuminen mahdolliseksi Tunnistakaa tekijät, jotka saattavat vaikeuttaa tai estää tavoitteen saavuttamista. Tunnistakaa mitä tavoitteen saavuttamisen kannalta hyödyllisiä voimavaroja, taitoja, vahvuuksia ja hyviä ominaisuuksia, työyhteisöllänne on. Keskustelkaa myös, ketkä voivat tukea ja auttaa etenemistänne kohti tavoitetta. Muistutelkaa mieliin aiempia onnistumisen kokemuksianne! Ratkaisut ja keinot Pohtikaa keinoja, joiden avulla esteet voitetaan ja tavoite saavutetaan. Sopikaa, mitä kukin yksilönä tekee ja mitä työyhteisönä teette, jotta tavoite saavutetaan. Sopikaa myös, millä aikataululla etenette. Edistyksen seuranta Havainnoikaa edistysaskelia ja toteutuneita vaikutuksia. Onnistumiset jaetaan ja menestyksestä annetaan kiitosta kaikille, jotka ovat sen omalla panoksellaan tehneet mahdolliseksi. 5

6

7 3 Palaveritekniikka Palaverin valmistelu etukäteen Mieti kutsuttavat. Ilmoita mukaan kutsutta- ville palaverin tarkoitus ja odotettu panostus Sovi päivä, kellonaika ja paikka hyvissä ajoin Varaa paikka, välineet ja varusteet. Jaa tarvittaessa aihetta tukevaa materiaalia Tee asialista ja toimita se etukäteen palaveriin osallistuville Palaverin aloitus Jaa tarvittaessa aihetta tukevaa materiaalia Kerro palaverin tarkoitus ja käy asialista läpi Sopikaa muistion kirjoittaja (jos muistion tekeminen on muille vierasta, kirjoita se itse) Muistion kirjoittaja tekee koko ajan palaverista muistiinpanoja: mitä sovittiin, kuka tekee, mihin mennessä 2 3 Se tiivistää hyvin kehitystyön myönteiset vaikutukset. Jos tällaista vaikutusanalyysiä ei tietyin välein tehdä, henkilöstölle saattaa syntyä virheellinen käsitys, ettei mikään ole muuttunut. Käy läpi sovitut kehitystoimenpiteet: miten niiden toteuttaminen on sujunut ja onnistunut. Jokaisen sovitun kehitystoimenpiteen tilanne tarkistetaan. Jos jotakin asiaa ei ole hoidettu suunnitelmien mukaisesti, tehdään uudet päätökset, miten menetellään. Sovi uudet kehitystoimenpiteet. Jos henkilöstö on aktiivista, ideoita kannattaa pyytää heiltä. Muussa tapauksessa kehitysryhmä esittelee ideoimiaan uusia kehitystoimenpiteitä ja pyytää henkilöstöä ottamaan niihin kantaa. Laadi aina asialista etukäteen niistä asioista, joita käsittelette kyseisessä palaverissa. Jos asialistalla on useita asioita, ensimmäiseksi kannattaa ottaa helppo ja toteuttaa sen käsittely tehokkaasti. Osallistujat saadaan tällä tavalla ratkaisuvireeseen. Tärkein asia kannattaa sijoittaa toiseksi ja valita sen käsittelyyn osallistava menetelmä, jonka ajankäyttöä on helppo kontrolloida. Jäljempänä tässä vihkosessa on kuvauksia osallistavista menetelmistä. Tärkeän asian jälkeen kannattaa sijoittaa jälleen helpompi asia ja valita sille erilainen käsittely- tapa. Asialistaa ei kannata paisuttaa liian suureksi. On parempi käsitellä kunnolla muutamia ydinasioita kuin huitaisemalla suuri määrä. Kaikki ihmiset eivät ole saman tien halukkaita ottamaan kantaa uusiin ehdotuksiin vaan heille on hyvä antaa miettimisaikaa. Joskus sopiva miettimisaika voi olla esimerkiksi viikko. Pyydä henkilöstöä miettimään oma kantansa ehdotettuun asiaan esimerkiksi seuraavaan palaveriin mennessä. Kun palaverissa tehdään päätöksiä Kun pitää tehdä päätös jostakin, vaihtoehtoiset ratkaisumallit pistetään paremmuusjärjestykseen ja sovitaan käytännön toimista parhaaksi nähdyn ratkaisun toteuttamiseksi. Palvelutuotannossa käytössä olevat muistiopohjat löydät tämän vihkosen lopusta. Erilaisia palavereita Seuranta- ja suunnittelupalaverit Seurantapalaverit on tärkeä osa kaikkia muutos- ja kehitysprosesseja. Niiden avulla voidaan todeta, miten laaditut suunnitelmat ovat toteutuneet ja mitä vaikutuksia on saatu aikaan. Seurantapalaverin vaiheet: Käynnistä palaveri keräämällä kaikilta osallistujilta palautetta siitä, mitkä asiat ovat toiminnassa parantuneet. 1 Päätöspalaverin vaiheet: 1 2 Vaihtoehtoisten ratkaisumallien läpikäynti. Joskus voi joutua etsimään myös uusia vaihtoehtoja, jos niitä ei ole ennakkoon tarjolla riittävän monta. Päätöskriteereiden selkeys ja priorisointi: mitkä tekijät merkitsevät eniten vaihtoehtojen tarkastelussa. Ellei tätä tehdä jokainen näkee vaihtoehdot omien (suppeiden) tavoitteidensa ja arvojensa läpi. Yhteisten valintakriteereiden työstäminen kannattaa toteuttaa esim. jäljempänä esitettävillä palaveritekniikoilla 7

8 Vaikutus tuottavuuteen Vaikutus jaksamiseen Vaikutus yhteistyöhön Vaikutus laatuun Vaihtoehto 1 Vaihtoehto 2 Vaihtoehto 3 3 Vaihtoehtojen tarkastelu päätöskriteerien valossa. Tätä varten vaihtoehdot kannattaa asettaa näkyville, esim. niin, että tärkeimmät päätöskriteerit ovat sarakkeina ja vaihtoehdot riveinä. Tämän jälkeen yhdessä pohditaan miten kukin vaihtoehto toteuttaa tärkeimmiksi nähdyt kriteerit. Voidaan käyttää plussia, miinuksia tai numeroita. Ristiriitapalaverit Työyksiköiden ihmiset jakautuvat joskus kahteen tai useampaan leiriin joidenkin keskeisten asioiden suhteen. Ristiriitapalaverin tarkoitus on purkaa ryhmittymien välille syntynyttä jännitettä ja saada kaikki pyrkimään samaan suuntaan. Ristiriitapalaverin vaiheet: Selkeytä eri osapuolten käsitykset ja odotukset ristiriitaisesta asiasta. Tärkeintä on, ettei minkään osapuolen näkemystä leimata vääräksi tai virheelliseksi. Todetaan vain ristiriidan olemassaolo. Selkiintymistä helpottaa, jos näkemykset ja odotukset kirjataan myös näkyville. Ristiriidan osapuolet kertovat, mitkä asiat toisen/ muiden osapuolten käsityksissä ovat ymmärrettäviä. Jaa osallistujat pienryhmiin; jokaisessa niissä tulee olla ristiriitaisten näkökulmien edustajia. Pienryhmille annetaan tehtäväksi laatia ehdotukset ristiriitojen helpottamiseksi ja ratkaisemiseksi. Ehdotukset esitellään ja jatkotarkasteluun valitaan parhaat. Valitsijoina toimivat muodostetut pienryhmät. On hyvä käyttää periaatetta, että omista ehdotuksista saa kannattaa vain yhtä. Loput pitää valita muilta pienryhmiltä. Tällä varmistetaan muiden pienryhmien esittämien ratkaisumallien kuuntelu ja harkinta sekä estetään uusien, omia ideoita puolustavien klikkien syntyminen. Osallistava palaveritekniikka Henkilöstön motivointi on palaverien pitämistä oikealla tekniikalla. Osallistava palaveritekniikka ei ole tähtitiedettä, mutta tieteeseen se perustuu (menetelmän lähtökohdat ovat sosiaalipsykologiassa ja kasvatustieteessä). Osallistava palaveri ei ole leikkimistä tai pehmoilua, mutta sen perusvire on positiivinen ja suuntautuu enemmän tulevaan kuin menneeseen. Osallistavuus tarkoittaa sitä, että jokainen työyhteisön jäsen voi tasavertaisena antaa panoksensa kehitettävään asiaan. Palaveritekniikka takaa sen, että työyhteisön yksilöiden mielipiteistä ja ehdotuksista saadaan yhteinen, tiivistetty näkemys, joka voidaan dokumentoida. Osallistavan palaverin käyttöalueita ovat esim.: yhteiset asiat avoimet ongelmat; tilanteet, joihin pitää löytää paras yhteinen näkemys; ongelmien, ehdotusten ja ideoiden kerääminen ja jäsentäminen osallistavaa palaveria voi työyhteisössä käyttää esim. henkilöstökyselyn tulosten työstössä, työyhteisössä perustettujen kehitysryhmien työssä sekä näiden ryhmien työstön tulosten käsittelyssä suuremmassa ryhmässä Miten hiljaiset mukaan Perinteisessä kokouksessa on yleensä vain muutama aktiivinen henkilö. He ottavat kantaa lähes kaikkiin asioihin. Passiivisten henkilöiden näkemykset ja ideat jäävät hyödyntämättä. Palavereissa esiintyy yleensä vähän uusia ideoita ja vaihtoehtoja. Ja jos niitä sattuu tulemaan esille, suurin osa tyrmätään välittömästi. Sitoutuminen palavereiden päätöksiin saattaa olla heikkoa. Se ilmenee passiivisuutena päätösten toteuttamisessa tai joskus suoranaisena muutosvastarintana. Tekniikka ja pelisäännöt ovat osallistavassa palaverissa kenties vielä tärkeämmässä roolissa kuin perinteisessä kokouksessa. Palaveritekniikan vahvuuksia ovat nopeus, yksinkertaisuus ja keskittyminen olennaisiin asioihin rönsyilyn sijasta. Osallistavan palaverin erityinen vahvuus on siinä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua ja päästä ääneen. Parityöskentely 8

9 on tärkeä osa palaveria, koska sen kautta myös hiljaisemmat ja vetäytyvät voivat tuoda mielipiteensä yhteiseen pohdintaan ilman stressiä. Dominoivat ja tilan vievät persoonat kesyyntyvät myös hallittaviin mittoihin. Hiljaiset ihmiset muodostavat palavereissa eräänlaisen varjokokouksen, jota käydään vain ihmisten mielissä. Usein se purkautuu puheeksi vasta palaverin jälkeen. Ja mikä harmillisinta: varjokokousten laatutaso on usein korkeampi kuin virallisten. Tämä johtuu siitä, että monet hiljaiset ihmiset ovat erittäin hyviä ajattelijoita ja asiantuntijoita. Monet hiljaiset ihmiset haluavat olla hyvin varmoja ehdotustensa toimivuudesta ennen kuin he tuovat ne esille. Syynä on mm. kritiikin pelko. He eivät halua joutua arvostelun kohteeksi. Voidaan jopa sanoa, että ehdotusten laadun ja itsevarmuuden summa on vakio. Jos itsevarmuus on hyvin korkea, asioita saatetaan tuoda esille varsin heikoilla perusteilla. Vastaavasti matalan itsevarmuuden omaava ihminen tarvitsee vankat perustelut tuodakseen ajatuksensa julki. Osallistavilla palaverimalleilla voidaan saada myös hiljaiset mukaan ryhmän aktiiviseen toimintaan. Se tapahtuu osallistamisen kynnystä helpottamalla ja äänekkäiden toimintaa hillitsemällä. Osallistavan palaverin kulku Palaverin läpiviemiseksi tarvitset seuraavat välineet: fläppitaulu tai fläppipaperia muutama eri värinen tussi jokaiselle osallistujalle paperia ja kynä maalarinteippiä seinätilaa Iso pöytä vaikuttaa lamaannuttavasti sekä luovuuteen että ilmapiiriin. Paras suunnittelu- ja kehityspalavereiden kalustus on pelkät tuolit. Ne kannattaa järjestellä niin, että kaikki osallistujat voivat nähdä toisensa. Kirjoitusalustoina voi käyttää esim. kansioita, lehtiöitä. Ehdotuksia ja ideoita varten olisi hyvä olla fläppitaulu, joka toimii myös ryhmämuistina. Osallistavan palaverin perusmallin kulkukaavio (kesto 45 min 1h 30 min) 0 Alustus kerro, mitä tässä palaverissa on tarkoitus miettiä kerro työtapa lyhyesti: jokainen miettii ensin omia näkemyksiään, omat näkemykset jaetaan parin/ pienryhmän kanssa, jaetuista ideoista syntyy parin/ pienryhmän yhteiset näkemykset, yhteiset näkemykset kerrotaan muille, tehdään mahdollinen ristiinarviointi ja sovitaan toimenpiteistä 1 Omat näkemykset yksilömietintä EI KESKUSTELUA, kaikille oma työrauha oma lista n. 5 minuuttia 1. Omia ideoita listataan omalle paperille Tässä vaiheessa hiljaiset ovat yhtä hyvässä asemassa kuin puheliaat, koska asioiden paperille laittamisessa ei ole samanlaista kynnystä kuin niiden ääneen ilmaisemisessa. On tärkeää, että tässä vaiheessa ei anneta kenellekään puheenvuoroa, vaikka puhumiseen tottuneet sitä haluaisivat 2 Parin/pienryhmän näkemykset ideoista tai ehdotuksista keskustelu parina tai max. neljän hengen porukassa jos osallistujia on yli 12, kannattaa parien sijasta määrätä pientyöryhmä (voit sekoittaa kaveriporukat otattamalla esim. jaon kahteen, kolmeen jne.) valitaan neljä yhteistä tärkeintä asiaa noin 10 minuuttia 2. omat ideat jaetaan parille/ pienryhmälle 3. valitaan parhaat ideat = meidän ideat Tällainen keskustelu on ujoille ihmisille helpompaa kuin puheenvuoron ottaminen perinteisessä palaverissa. Toinen hyvä puoli on, että samaan aikaan voidaan keskustella monista erilaisista ehdotuksista. Isompi ryhmä siis käsittelee 10 minuutin kuluessa kymmeniä vaihtoehtoja. Pienryhmässä voi myös syntyä uusia lisäideoita, jotka nekin kirjataan ylös. 9

10 3 Ideoiden, ehdotusten, asioiden keräys ohjaaja kerää asiat fläpille kirjoita kokonaisia lauseita, varmista, että kirjoit- tamasi asia on sitä mitä pari/pienryhmä tarkoitti asioiden numerointi helpottaa jälkityöstöä vuorotellen yksi idea / pari niin kauan kuin asioita riittää muut eivät vielä saa kommentoida mui- den parien /pientyöryhmien esityksiä 1. ekan parin asia 2. tokan parin asia 3. vuorotellen pareittain 5 Toimenpiteistä sopiminen mitä teemme kannatusta saaneiden ideoiden / asioiden toteuttamiseksi käytännössä Huom! Voit valita eniten plussia saaneen ehdotuksen tai muutaman eniten kannatusta saaneen ehdotuksen ja työstää sen osallistavan palaverin kaavan mukaisesti. toimenpiteistä sopiminen ja vastuuhenkilöiden valinta on osallistavan palaverin haastavin vaihe mutta niinhän se on aina Toimenpiteet Vastuu Aikataulu Seuranta 4 Ristiinarviointi parit/pienryhmät valitsevat fläpeiltä tärkeimmät ideat / asiat, joita meidän on vietävä eteenpäin tai joihin on muuten puututtava jos asioita fläpillä yli 13 5 tärkeintä, jos neljä tärkeintä, jos alle 10 kolme tärkeintä ideoista / asioista korkeintaan yksi saa olla oma ohjaaja kokoaa valinnat pareilta /pientyöryhmiltä ja merkkaa plussat 1. ekan parin asia 2. tokan parin asia 3. vuorotellen asia 4. kolmannen eka 5. neljännen eka 6. ekan toka 7. tokan toka Muistakaa keskittyä olennaiseen, sellaisiin asioihin, joihin voitte aidosti vaikuttaa. Aluksi tämä menetelmä e voi tuntua t työläältä ja aikaa vievältä. Kun itse rutinoidut osallistavan palaverin vetämisessä ja po- rukkakin alkaa tottua siihen, ei tällaisen palaverin vetämiseen mene välttämättä tolkuttoman paljon aikaa. Osallistavan palaverin sudenkuoppia 10

11 Mahdollinen ongelma Ideoita ja asioita ei tule Ratkaisuja Ideoita ja asioita ei ala syntyä hetkessä, varsinkin jos menetelmä ei ole porukalle tuttu. Ole aluksi kärsivällinen, kannusta ja kiertele joukossa. Anna yksintyöskentelylle aikaa ja toisaalta työrauha: puutu pulinaan, pistä mölisijät ystävällisesti mutta määrätietoisesti kuriin jo alussa. Satsaa erityisesti alkukysymykseen. Se ratkaisee tulevan työstön. Jos huomaat, että kysymys on liian vaikea, täsmennä sitä. Muista kirjoittaa alkukysymys fläpille, samoin täsmennykset. Esimies ohjaajana Ei yleensä ole minkäänlainen ongelma. Porukka ei yleensä alkuun päästyään ihmettele esimiehen osallistavaa roolia, vaan keskittyy omaan tekemiseensä. Toisaalta jonkun muun vetämänä pääset myös itse työskentelyyn mukaan. Esimiehet voivat vetää yksikköjensä palavereja ristiin. Yksi mahdollisuus on, että viereisen työyksikön työpaikkakouluttaja vetää palaverin; tästä voi olla myös se hyöty, että porukka uskaltaa tuoda rohkeammin ajatuksensa esiin. Rönsyily, päämäärättömyys, riitely Noudata palaverin etenemistekniikkaa. Älä kommentoi ideoita, vaan kirjaa ne ylös. Älä anna muidenkaan kommentoida asioita. Kerro, että arvioinnin paikka tulee kyllä jokaiselle ja jokainen voi silloin päättää kannastaan. Pidä fläppitekstit koko ajan näkyvillä; teippaa tarvittaessa täyteen kirjoitetut fläpit seinälle. Kun ajatukset ja mielipiteet kirjoitetaan näkyviksi, on niihin helpompi suhtautua vähemmän tunteella (ei enää arvioida ihmistä, vaan tekstiä taululla). Toisaalta ei enää palata jo olemassa olevaan ja näkyvään asiaan vaan yritetään keksiä uutta. Esimiehenä voi joskus olla vaikeaa sulattaa kaikkein oudoimpia ajatuksia. Pysy kuitenkin roolissasi. Luota siihen, että porukalla on ristiintaulukointivaiheessa kuitenkin järki päässä. Kun sovitaan toimenpiteistä, kannattaa esimiehen palata astetta pomomaisempaan rooliin. Toimenpiteisiin ja konkreettiseen tekemiseen ei palaverin päätteeksi päästä Palaverissa oli kivaa, mutta entäs sitten? Muista kirjoittaa kokonaisia lauseita fläpille; niihin on aina helpompi tarttua ja toisaalta ne antavat informaatiota myös palaverin jälkeen. Osallistava palaveri on innostava ja aktivoiva. Paluu arkisen tekemisen ja vastuiden maailmaan vaatii vetäjältä jämäkkää otetta. Älä anna loppuhälinän alkaa, ennen kuin vastuut ja aikataulu on sovittu. Kirjoita muistio. Muistiossa on hyvä olla koko fläppiaineisto - siis myös ne ideat ja asiat, jotka eivät ristiintaulukoinnissa kannatusta saaneet. Kirjoita kannatusta saaneet alkuun ja muut loppuun. Muistiosta on löydyttävä toimenpiteet, vastuut, aikataulu sekä seuraavan palaverin ajankohta. Muistio jaetaan kaikille. 11

12 Perustekniikasta sovellettuja osallistamismenetelmiä Nopeasti ja helposti toteutettavia osallistamismenetelmiä saavat tilaa. Lisäksi seinätaulumenetelmä on visuaalinen ja jäsentää ryhmän yhteistä keskustelua. Samalla se myös toimii ryhmän yhteisenä muistina. Sitoutuminen, hyvään lopputulokseen pääseminen, vie aina oman aikansa. Mitä vaikeampi ongelma, sen kauemmin sen ratkaisu vie aikaa. Perinteisen kokouksen vieminen läpi 15 minuutissa voi tuntua tehokkaalta. Ajankäytöllisesti se on tehokasta, mutta on itsensä pettämistä luulla, että muut kuin päätösesityksen tekijä olisivat valmiit viemään sitä innokkaasti ja yhtenäisesti maaliinsa. Pariporina tai keskustelu pienessä ryhmässä Näppärä keino saada kaikki osallistujat keskustelemaan käsiteltävästä aiheesta on pariporina tai keskustelu 3 hengen ryhmissä. Kerro asia, josta haluaisit kuulla heidän kommenttinsa. Pyydä, että porukka keskustelee kyseisestä asiasta vieressään istuvan kanssa pari minuuttia. Kysy osalta pareista/pienryhmistä, millaisia pohdintoja heillä syntyi keskustellessaan. Kirjaa pohdinnat fläppitaululle. Mikäli osallistujia ei ole valtavan paljon, voit kysyä mielipidettä kaikilta pareilta/pienryhmiltä. Tämän menetelmän hyöty on siinä, että ihmisten on helpompi osallistua ja pohtia asioita pienessä ryhmässä. Jos näyttää siltä, että porukka istuu aina samojen ihmisten vieressä, voit ilmoittaa, että tällä kertaa pari/pienryhmät muodostetaan niin, että otetaan luku kahteen/kolmeen. Muista kuitenkin, että joskus ihmisten on vaikea ottaa heti kantaa uuteen asiaan. Silloin sinun kannattaa antaa heille miettimisaikaa, esim. viikko tai kaksi ja ottaa asia käsittelyyn seuraavassa palaverissa. Silloinkin kannattaa käyttää jotakin osallistamismenetelmää, joko pariporinaa tai vaikkapa parastamista Valmistautuminen palaveriin: Mieti pohdittava ongelma/asia etukäteen ja mieti miltä eri kannoilta sitä pitäisi pohtia. Eri kantoja voisi olla esim. tuottavuus, jaksaminen, yhteistyökyky jne. Hyviä pohtimisnäkökulmia voisivat olla myös: faktat, huolet, ydinkysymys ja ratkaisut/ ideat. Kerro palaverin aluksi, mikä on tänään pohdittava asia ja kirjoita se ylös fläppipaperille kaikkien nähtäväksi. Kirjoita muille fläppipaperille otsikoiksi ne asiat, joiden kannalta tätä käsiteltävää aihetta pohditaan, esim. faktat, huolet, ydinkysymys, ratkaisut/ideat. Pyydä porukkaa miettimään asiaa näiltä eri näkökannoilta esim. 5 minuuttia. Pyydä, että he kirjaavat omat näkemyksensä itselleen muistiin. Pyydä heiltä ensin ratkaisuja/ideoita, miten ongelma voitaisiin ratkaista. Anna keskustelun edetä vapaasti ja kirjaa esille tulleet ratkaisuehdotukset, numeroi ehdotukset, näin niitä on helpompi myöhemmin käsitellä. Jos joku kritisoi toisen ideaa, kirjaa kritiikki fläpille huolet. Ota samalla tavalla käsittelyyn myös ydinkysymykset ja faktat ja kirjaa esille tulleet asiat fläpeille. Jos joku kritisoi, kirjaa kritiikki fläpille huolet. Lopuksi ota esille uusi fläppi ja pyydä porukkaa valitsemaan ratkaisuehdotuksista/ideoista toteuttamiskelpoisimmat. Seinätaulumenetelmä Seinätaulumenetelmän avulla muutkin kuin aktiiviset puhujat 9 Sopikaa toimenpiteet ja vastuut: mitä, ketkä ja mihin mennessä. Sopikaa seurantapäivä. Ratkaisut / Ideat 12

13 Aivoriihi Aivoriihen tavoitteena on tuottaa ensin mahdollisimman paljon ideoita ja karsia niitä vasta myöhemmin. Aivoriihen onnistumista auttaa rento ilmapiiri, jossa on tilaa tavallisuudesta poikkeavillekin ideoille. Voit toteuttaa tämän esimerkiksi vain kehitysryhmäläisille tai vaihtoehtoisesti kaikille työyksikön jäsenille. Muista että huumori rentouttaa tunnelmaa! Tarvitset ison paperin (fläppipaperia) ja erivärisiä tusseja tai muistilappuja. Valmistautuminen Valitse tai valitkaa käsiteltävä aihe, joka kaipaa ideointia ja kehittelyä. Aiheen täytyy olla selkeästi ilmaistu ja kaikkien tulee ymmärtää se Valitaan kirjuri ja ohjaaja vetämään ideointiprosessia. Alkuvaiheessa sinun kannattaa itse toimia ohjaajana, jos muilla ei ole kokemusta. Sopikaa työskentelyn tavoite ja enimmäisaika yhteiselle ideoinnille, esim. 15 minuuttia. Sopikaa aivoriihen säännöistä: luovuus on tärkeää ja hullutkin ideat ovat sallittuja, jopa toivottuja. Ideointivaiheessa ei siis saa kritisoida ideoita. Ideoita arvioidaan ja niistä keskustellaan vasta, kun varsinainen ideointivaihe on päättynyt. Ideointivaihe Aluksi pyydetään jokaista miettimään ensin itsekseen 4 (esim. 5 minuuttia) muutamia ideoita ja kirjoittamaan ne lapuille. Sen jälkeen ideat kootaan yhteen, mutta ei vielä kommentoida niitä. Ideoita voi kyllä kehitellä eteenpäin se on jopa suotavaakin. Kun ideoita ei enää synny, ideointivaihe päätetään. Jatkotoimenpiteet Ohjaaja tai kirjuri lukee ideat ja niistä voidaan tässä vaiheessa keskustella lyhyesti, jotta kaikki ideat tulevat varmasti ymmärretyksi Seuraavaksi valitaan toteuttamiskelpoisimmat ideat joko keskustellen tai äänestäen (pisteytys). Eniten pisteitä saaneet tai keskustelun kautta kannatusta saaneet ideat valitaan jatkoon. Lopuksi sovitaan jatkotoimenpiteistä, toteutuksesta ja vastuunjaosta. Aivoriihen pystyy toteuttamaan nopeastikin esimerkiksi kehitysryhmässä. Isommassa ryhmässä ideoiden kokoamiseen ja toteuttamiskelpoisimpien ideoiden valintaan menee jonkun verran enemmän aikaa. Toinen vaihtoehto ideoiden keräämiselle Jatkotoimenpiteet Pyydä jokaista vuorollaan kertomaan ideansa ytimekkäästi. Aloita yhdestä henkilöstä ja kierrä joukko joko myötä- tai vastapäivään. Sinä vetäjänä kirjaat kaikki ideat esim. fläppitaululle. Vain aivoriihen vetäjä ja vuorossa oleva henkilö saavat puhua. Muut eivät saa kommentoida tai kritisoida ilmaistua ideaa Rohkaise kaikkia osallistumaan ja kehittämään niin monta ideaa kuin mahdollista. Osallistujat saavat yhdistellä esille tulleita ideoita ja kehitellä niistä uusia ideoita. Toisten ideoista saa siis kehitellä paranneltuja versioita. Myös lennokkaat ja villit ideat ovat tervetulleita, koska ne auttavat ryhmää irtaantumaan totutuista ratkaisuista ja ajattelumalleista. Jos vuorossa olevalla henkilöllä ei ole ideaa, hän sanoo ohi ja siirry seuraavaan henkilöön. Kun 3-4 kierrosta on käyty, salli lopuksi vapaa ideoiden heittely. 9 Lopeta aivoriihi. 10 Käy jokainen idea läpi. Pyri yhteisymmärrykseen. Luokitelkaa ideat tarvittaessa. Kokemukset ovat osoittaneet, että aivoriihi tuottaa yleensä kolme kertaa enemmän ideoita kuin samat, aivoriiheen osallistuneet yksilöt tuottavat erikseen. Hyvin onnistuneessa aivoriihessä työryhmän jäsenten ideat ruokkivat toisiaan ja tulokset ovat usein monien ideoiden yhteistuloksia. Joidenkin mielestä vastaamisvuoron kiertäminen yksi osallistuja kerrallaan ideoita luotaessa aiheuttaa pai- 13

14 neita, ja että ideoita menetetään, kun on odotettava omaa vuoroaan. Estääksesi tämän, huolehdi siitä, että työryhmä tuntee olonsa mukavaksi, ja että osallistujat kirjoittavat ideansa muistiin sitä mukaa, kun niitä tulee mieleen. Salli työryhmän tehdä lisäyksiä aivoriihilistaan milloin tahansa, kun uusi idea tulee mieleen. Se, että virallinen aivoriihin on päättynyt, ei tarkoita, ettei uusia ideoita voitaisi lisätä. Jatkojalostusta ajatellen olisi hyödyllistä kirjoittaa ideat tarralapuille tai fläppitaululle. Aivoriihen avulla aikaansaadut ideat voidaan ryhmittää eri kategorioihin esimerkiksi ideoiden luokittelun tai kalanruotokaavion avulla. Tuplatiimi 1 Määritellään käsiteltävä aihe tai ongelma Mietitään aihetta yksin ja kirjoitetaan paperille 5-10 ehdotusta, ajatusta tai ideaa. Aikaa tähän käytetään 2-5 minuuttia. Valitaan parit ja vertaillaan ehdotuksia ja valitaan niistä keskustellen neljä parasta ehdotusta. Aikaa 5-7 minuuttia. Parien ehdotukset viedään seinälle erillisillä papereilla ryhmiin ja esitellään lyhyesti. Niistä ei keskustella vielä tässä vaiheessa. Pyydä pareja keskustelemaan keskenään seinälle kiinnitetyistä ehdotuksista ja valitsemaan neljä parasta tussi-äänestyksellä (merkitään esim. + merkki). Omista ehdotuksista saa valita mukaan vain yhden. Aikaa 5-7 minuuttia. Jos aikaa on käytettävissä niukasti, voi valittujen ehdotusten jatkotyöstämisen siirtää seuraavaan palaveriin. Tai vaihtoehtoisesti kehitysryhmä voi tehdä jatkotyöstön omassa palaverissaan ja tuoda ehdotuksensa koko porukalle seuraavaan palaveriin. Parastaminen eli varasta parhaat ideat! Ideoiden parastaminen tarkoittaa parhaiden ideoiden varastamista. Ideoiden varastaminen tarkoittaa tässä hyvien ideoiden jakamista muille ja parhaiden ideoiden jatkokehittämistä. Kyse on siis antamisesta ja saamisesta omien ideoiden puolustamisesta ja uusien ideoiden omaksumisesta yhtä aikaa. Vaihtuvat ryhmät tehostavat ihmisten ja ideoiden verkottumista. Ryhmien vaihtaminen rakentaa yhteisymmärrystä ilman erillisiä päätöksiä ja kontrollia. Tässä menetelmässä on myös hyvää se, että välillä joudutaan liikkumaan, kun vaihdetaan ryhmiä. 1 Valitse tai valitkaa yhdessä pohdittava aihe Yksilötyö (3-4 min): jokainen kirjoittaa omat ideat paperille. Muodostetaan 3-4 hengen ryhmiä. Jokainen kertoo omat ideansa muille ryhmäläisille. Muiden parhaat ideat saa ja pitää varastaa itselle. Pelisääntönä on varasta parhaat ideat (10 min). Muodostetaan uudet 3-4 hengen ryhmät ja taas varastetaan parhaat ideat omalle paperille. (10 min). Uusia ryhmiä muodostetaan 2-4 kertaa ja aina varastetaan parhaan ideat ryhmästä omalle paperille. 6 7 Eniten ääniä saaneet valitaan jatkoon ja muut laput poistetaan seinältä (talteen mahdollista myöhempää käyttöä varten). Jäljelle jääneet laput ryhmitellään aihepiireittäin (samanlaiset samaan ryhmään) ryhmän avustuksella keskustellen ja tarvittaessa äänestetään uudelleen, jos valittujen ehdotusten määrää on supistettava. Seinälle syntyvien ryhmittelyjen avulla jatketaan työstämistä joko keskustellen, tehden konkreettista toimenpidesuunnitelmaa tai tarvittaessa uudella tuplatiimikierroksella Parhaiden ideoiden valinta. Kun uusia ryhmiä on muodostettu riittävän monta kertaa, on aika valita parhaat ideat. Kukin ryhmä valitsee parhaat ideat ja kirjoittaa 4 parasta ideaa paperille/fläppipaperille (5 min). Ideanäyttely: ryhmät esittelevät parhaat ideat toisilleen (10-15 min). Keskustellaan ideoista, arvioidaan ja jalostetaan niitä (5-10 min). Kysy porukalta lopuksi, miltä parastaminen eli parhaiden ideoiden varastaminen tuntui. 14

15 Ryhmämessut Menetelmä sopii, kun työstät suuremmalla (12-80 henkilöä) ryhmällä jotakin aihekokonaisuutta, jonka osa-ongelmiin haluat ratkaisuja. Ryhmämessu vie suhteellisen paljon aikaa, ja edellyttää melko suurta yhtenäistä tilaa. Yhteisestä teemasta käsiteltäviin aiheisiin yleensä 3-5 aihetta jostakin aihekokonaisuudesta. Voit antaa käsiteltävät aiheet. Aiheet voidaan myös koota osallistavalla menetelmällä (ks. Osallistavan palaverin kulkukaavio) Ryhmiin jako valinta tapahtuu oman mielenkiinnon ja osaamisen mukaan ryhmien tulisi olla samansuuruisia Työryhmien ehdotukset jokainen ryhmä tekee omasta aiheesta ehdotuksen tuotokset fläpille aikaa noin 5-10 min Esittely / Näyttely ryhmien tulokset laitetaan seinille eri puolille huonetta yksi ryhmän osallistujista jää esittelemään tuotoksen muut kiertävät ohjatusti fläpiltä toiselle x min/ piste (tavallisesti n. 15 minuuttia riittää) uudet tulijat lisäävät omia ideoita kuultuaan esityksen; ryhmän kirjuri kirjoittaa ideat fläpille Priorisointi ja raportointi osallistujat valitsevat mielestään 3-4 kaikkein parasta / toteutuskelpoisinta ideaa parhaat ideat merkitään esim. rastilla rastikierroksen jälkeen alkuperäinen ryhmä käy vielä kerran läpi ryhmätyönsä ja siihen rastikierroksella tulleet parannusehdotukset jokainen pienryhmä tekee työnsä tuloksesta muistion, joista ryhmämessun vetäjä koostaa loppuraportin Työkaluja tulevaisuuden tavoitteiden työstämiseen Seuraavassa on lueteltu hyviä työkaluja työyksikön tulevaisuuden tavoitteiden työstämiseksi. Tulevaisuusmuistelot Tavoitteena sinulla tässä tehtävässä on suunnata työntekijöiden ajatukset onnistuneeseen muutokseen käymällä läpi konkreettisesti eteen tulevia tilanteita. Rohkaise porukkaa menemään kuvitelmissaan tulevaisuuteen (esimerkiksi vuoden päähän tai jopa mahdollisesti viiden vuoden päähän). Voit aloittaa tulevaisuusmuistelun esimerkiksi seuraavasti: Heräät aamulla onnellisena. Tänään on työpaikalla juhlapäivä. Johtaja on tulossa meidän työpaikalle tuomaan voittamamme palkinnon: kymppitonni tuottavuuden parantamisesta! Sitä sietääkin juhlia ja kyllä sen eteen on hommia tehtykin. Anna jokaisen ensin keskittyä tulevaisuusmatkailuun omassa rauhassa ja miettiä vastauksia seuraaviin kysymyksiin (laita kysymykset näkyville joko fläppipaperile tai heijasta ne videotykillä): Mitä muutoksia työpaikassamme on tapahtunut? Mitä olemme saaneet aikaiseksi? Millainen ilmapiiri työpaikalla on? Mitä olet itse tehnyt uuden mallin eteen? Saimmeko jostain tukea, millaista? Millä tavalla esimies on toiminut eri tavalla kuin ennen? Mikä on auttanut jaksamaan? Olitko silloin huolissasi, kun lähdimme uuteen palkka- ja työaikamalliin mukaan. Jos olit mikä sai huolesi vähenemään? Mikä uudessa palkka- ja työaikamallissa erityisesti ilahduttaa? Mitkä ovat suunnitelmiemme painopisteet nyt? 15

16 Pyydä porukkaa kirjoittamaan vastauksensa paperille. Jos porukka on pieni, voitte käydä vastaukset läpi samassa palaverissa. Toinen vaihtoehto vastausten käsittelemiseen on kerätä kaikki vastaukset yhteen pinoon ja tehdä yhteenveto kehitysryhmässä. Kehitysryhmä esittelee tuloksen seuraavassa palaverissa. Miettikää vastausten pohjalta, miten teidän pitäisi muuttaa nykyistä toimintaanne, jotta saavuttaisitte tuon tulevaisuuskuvan. Sopikaa toimenpiteistä: mitä tehdään, mihin mennessä, ketkä tekevät. Tulevaisuuskeskustelu Keskustelun vaiheet: 1 Käy läpi työyhteisön tavoitteet ja odotettavissa oleva haasteet Valmistele oma puheenvuorosi etukäteen. Kerro tässä omassa puheenvuorossasi työyhteisön toiminnalle asetetut tavoitteet ja odotettavissa olevat haasteet. Anna työyhteisön kommentoida tavoitteita ja haasteita (jos keskustelua ei synny luonnostaan käytä esimerkiksi pariporinaa). Kuinka tuttuja tavoitteet ovat porukalle ennestään? Ovatko tavoitteet riittävän konkreettisia vai vaikeita ymmärtää? Onko työyhteisö samaa mieltä tulevaisuuden haasteista? Halutaanko täydentää tavoitteita tai haasteita? 2 Kun tulevaisuuden haasteista on saatu yhteinen käsitys, kartoitetaan nykytilanne osaaminen suhteessa tulevaisuuden haasteisiin työskentelytavat työnjaot ryhmän tavat suhtautua asioihin ryhmän suhteet muihin työyksiköi- hin (sisäisiin asiakkaisiin) 3 Nykytilanteen kartoituksen pohjalta määritelkää oman ryhmänne muutostarpeet millainen on porukan toivoma tilanne millaisia muutos-/kehittämisaskelia ryhmä tarvitsee päästäkseen määrittelemäänsä tilanteeseen kehittämisen työnjaosta ja etenemisestä sopiminen 4 Kehittämistoimenpiteet ja niiden seuranta Sovi työyhteisön kanssa, miten ehdotuksia viedään läpi ja seurataan. Kuka vastaa mistäkin asiasta. Rohkaise työntekijöitä ottamaan henkilökohtaista vastuuta ja sitoutumaan. Henkilökohtaisen vastuunottamista helpottaa, jos jokin asia annetaan esim. kahden ihmisen vastuulle. Tällainen yhdessä työskentely opettaa myös aidon yhteistyön tekemistä. Sovi missä aikataulussa edetään sekä miten ehdotusten toteutumista ja asioiden valmistelua seurataan. Kerro myös milloin mahdollinen seuraava tulevaisuuskeskustelu pidetään (esim. vuoden kuluttua)? Ajatusten vaiheittaisen kypsymisen ja kehittymisen vuoksi keskustelu kannattaisi toteuttaa kahtena tai useampana tilaisuutena. Malli on hyvin lähellä ryhmän tavoite- ja kehityskeskustelun mallia. Voit hyvin käyttää tätä menetelmää työyksikön tavoite- ja kehityskeskustelussa ja käyttää tässä keskustelussa TAKE-lomaketta. Keskustelun eri vaiheet on hyvä kirjata fläpeille, jotta koko ryhmän on helppo työskennellä. Tulevaisuuskeskustelun avulla työyhteisö oppii arvioimaan omaa työtään ja nostamaan rakentavasti esille niin perustehtävään kuin työyhteisön sisäiseen työskentelyyn liittyviä pulmia. Tällainen keskustelu rakentaa työyhteisön jäsenten luottamusta toisiinsa ja mahdollistaa sekä henkilökohtaisten että 16

17 työyhteisön kokemusten jakamisen, mikä puolestaan edistää yhteistä oppimista ja työyhteisönä työskentelyä. Tulevaisuuskeskustelun sivutuotteena työyhteisön tapa keskustella asioista kehittyy ja työyhteisö saa itselleen välineen oman työnsä kehittämiseen. SWOT-analyysi (vahvuudet, heikkoudet, uhat ja mahdollisuudet) Swot-analyysiä voit käyttää esimerkiksi, kun haluatte arvioida työyhteisön nykytilaa ja tulevaisuudennäkymiä. Nimi swot tulee englanninkielisistä sanoista strenghts = vahvuudet, weaknesses=heikkoudet, threats=uhat. opportunities=mahdollisuudet, Jaa porukka 2-4 hengen ryhmiin ja pyydä jokaista ryhmää täyttämään nelikentän kaikki neljä osa-aluetta. Keskustelkaa sen jälkeen ja muodostakaa yksi yhteinen näkemys. Kirjatkaa tämä näkemys fläppitaululle kaikkien nähtäville. Swot-analyysissä kirjataan ylös työyhteisön nykyiset vahvuudet, nykyiset haasteet, tulevaisuuden mahdollisuudet ja tulevaisuuden uhat. Nykyiset haasteet ovat sellaisia, jotka teidän tulisi välittömästi korjata. Swot-analyysin pohjalta kannattaa tehdä päätelmiä, miten vahvuuksia voidaan käyttää hyväksi, miten haasteita muutetaan vahvuuksiksi, miten tulevaisuuden mahdollisuuksia hyödynnetään ja miten tulevaisuuden uhat vältetään. Tuloksena saadaan toimintasuunnitelma siitä, mitä millekin asialla pitää tehdä. SWOT-analyysi Nykyiset vahvuudet Nykyiset haasteet Täytyy välittömästi korjata Tulevaisuuden mahdollisuudet Tulevaisuuden uhat 17

18 18

19 4 Ongelmanratkaisu ja jatkuva parantaminen Yksi perustavaa laatua oleva totuus on, että et voi sanoa kehittäneesi jotain, ellet tiedä, mistä aloitit ja mihin halusit päätyä. Jotta tiedät, mihin haluat päästä, sinulla on oltava selkeä, kaikkien tiedossa oleva strateginen suunnitelma. Jotta tiedät, missä olet ja milloin olet perillä, tarvitset tehokkaan seurantaja arviointijärjestelmän. Kaava on siis yksinkertainen päätät minne haluat mennä, toimi ja seuraa sitten edistymistäsi. Usein suurin este työn kehittämiselle on pelko. Ympäristössä, jossa vallitsee pelko, ei juurikaan oteta riskejä eikä keksitä uusia ratkaisuja. Tähän liittyy myös virheiden salliminen. Virheet voivat olla arvokkaita oppimisen kannalta. Ongelmanratkaisu ja jatkuva parantaminen on järjestelmällistä toimintaa. Tulosten saavuttamiseksi on tärkeää, että voimavarat keskitetään järkevästi ja oleellisten ongelmien poistamiseen. Meillä Itellassa on käytössä seuraava kehittämiskaava: Jatkuvan parantamisen ympyrä STAP S = Suunnittele T = Tee A = Arvioi P = Paranna Jatkuvan parantamisen ympyrä STAP PARANNA tee päätös! 6. PARANTUNUT TOIMINTA NORMIKSI Päätös uudesta toimintatavasta, pelisäännöistä vahvista parantavat toimenpiteet, vakiinnuta ne ohjeista ja valmenna kerää seurantatietoa levitä tietoa paremmasta toimintatavasta Työkaluja; Tarkistuslistaukset, Pareto 7. JATKO, UUSI AIHE Käytä saatua kokemusta uusiin tekoihin jäikö jokin osa vajaaksi heräsikö uusia ajatuksia ehdotus jatkoksi / seuraavaksi aiheeksi (jatka saman työn parissa, tai ota uusi) tarkista, että koko läpikäyty parannustoiminta on kirjattu näiden seitsemän kohdan mukaisesti PARANNA P S ALOITA TÄSTÄ: SUUNNITTELE ole tavoitteellinen perusta tosiasioille 1. AIHE Valitse ja määritä selkeästi parantamisen aihe, ongelma miksi aihe valittiin, sen yhteys Postin / yksikön tavoitteisiin aiakatauluta toimenpiteet aseta tavoitteet 2. NYKYTILA Kartoita parannettavan aiheen nykytila hanki oikea ja riittävä tieto ongelman ymmärtämiseksi mittaa / seuraa kyseistä ongelmaa SUUNNITTELE 3. ANALYYSI JA KORJAUSTOIMET Analysoi syyt ja määritä korjaavat toimenpiteet selvitä ongelman perussyyt (ei oireita) aseta hypoteesi, oletus määritä korjaavat toimenpiteet nopea korjaus ongelmaan pitkävaikkutteinen, ehkäisevä toiminta Työkaluja; Aivoriihi, tarkistuslistaukset, vuokaavio, syy-seuraus- (kalanruoto) kaavio, Pareto ARVIOI ole rehellinen itsellesi 5. TULOSTEN ARVIOINTI Tarkista, toimiiko ratkaisu kuten suunniteltu arvioi kokonaistulos mitä jos ei tulosta / tavoitetta saavutettu mitä jos tavoite saavutettu ARVIOI Työkaluja; Tarkistuslistaukset, Pareto (vertailu ennen / jälkeen) A T TEE TEE, KOKEILE uskalla! 4. SUUNNITELMAN TOTEUTUS Saata korjaavat toimenpiteet käytäntöön ohjeista, valmenna toteuta suunnitelma; kokeile, pilotoi, simuloi poista ongelmien perussyyt kerää seurantatietoa Työkaluja; Tarkistuslistaukset 19

20 Suunnittele - ole tavoitteellinen ja perusta tosiasioille 1 Valitse ja määritä selkeästi parantamiskohde, ongelma Selvitä, miksi tämä aihe valittiin ja mikä on sen yhteys Itellan tavoitteisiin. Aikatauluta toimenpiteet. Aseta tavoitteet. Ensimmäinen askel kohti ongelman ratkaisua on ongelman selkeä määrittely. Siihen liittyy nykyisen tilanteen kuvaaminen ja sen hahmottaminen, miten tilanteen haluttaisiin olevan, mikä on tavoite. yhteys seurauksiin. Tulos on lyhyt listaus syistä, joihin kannattaa tarttua, pyrkiä vähentämään ja poistamaan ne. Myös edellä kuvattuja osallistavia menetelmiä voi soveltaa tähän tarkoitukseen. Usein korjaavat toimenpiteet ovat päivänselviä. Mutta, jos eivät ole, haetaan vaikkapa aivoriihellä, kalanruotokaaviolla tai seurantalistan pohjalta vaihtoehtoja. Yleensä on kahdenlaisia toimenpiteitä: nopeita korjaavia ja pitkäaikaisia ennaltaehkäiseviä. Puukaaviolla asettuvat tuloksen saavuttamiseksi tarvittavat tekemiset loogiseen järjestykseen. Tunnista suurimmat ongelmat ja käytä voimasi oleelliseen. Sanotaan, että yli 90% ongelmista johtuu pohjimmiltaan prosesseista, ei yksittäisistä ihmisistä. Pareto-periaatteen mukaan 20% syistä tai virheistä aiheuttaa 80% ongelmista. Koska resursseja on vain rajallinen määrä, kannattaa keskittyä niihin 20%:iin asioista ja mahdollisuuksista, jotka tuottavat 80% tuotoista ja hyödyistä. 2 Kartoita nykytila Hanki oikea ja riittävä tieto ongel- man ymmärtämiseksi. Mittaa ja seuraa kyseistä ongelmaa. Tiedon voi kerätä vaikkapa tukkimiehen kirjanpidolla, kunhan sen avulla vain voidaan luokitella tietoa niin, että huomio kiinnittyy suurimpiin ongelmiin. 3 Analysoi syyt ja määritä korjaustoimenpiteet Selvitä ongelman syy-seuraus-suhteet. Aseta hypoteesi, oletus. Selvitä ongelman perussyyt (oireet eivät riitä). Määritä korjaavat toimenpiteet. Suunnittele nopea korjaus ongelmaan. Suunnittele pitkävaikutteinen, ehkäisevä parannus toimintaan. Valittujen vaihtoehtojen toimivuus on hyvä kokeilla ennen kuin niitä tai sitä ehdotetaan ratkaisuksi. Käyttökelpoisia työkaluja: tukkimiehen kirjanpito aivoriihi, tuplatiimi, osallistava palaveri, ryhmämessut seurantalistat puukaavio syy-seuraus -kaavio pareto Tee - uskalla! Tärkeää on uskaltaa ja kokeilla valittujen vaihtoehtojen toimivuutta. 4 Toteuta suunnitellut korjaustoimenpiteet Ohjeista toimenpiteet sekä valmenna ja perehdytä työssä mukana olevat. Toteuta suunnitelma; kokeile, pilotoi, simu- loi poista ongelman perussyyt. Syy-seuraus- eli kalanruotokaavion avulla löydetään ongelmaan vaikuttavat tekijät. Ruodot, syyt tähän kaavioon tuotetaan esim. aivoriihen avulla. Sen jälkeen tehdään hypoteesi, olettamus ongelman todennäköisimmistä syistä. Tämä tapahtuu kokemuksen tai äänestyksen pohjalta. Nämä valitut syyt ongelmaan pitää todentaa uuden aineiston tai seurannan avulla. Toisin sanoen on selvitettävä, onko oletetuilla syillä 20