1. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA, TAVOITTEET JA KOHDERYHMÄ

Transkriptio

1 LOPPURAPORTTI Projektin nimi: NEO-Otaniemi Projektikoodi: S11051 Hallinnoija: Otaniemen kehitys Oy Projektin kesto: Loppuraportin laatija: Melissa Arni-Hardén, PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA, TAVOITTEET JA KOHDERYHMÄ NEO- Otaniemi on ollut osahankkeena pääkaupunkiseudun NEO-Seutu hankkeessa, jossa muut osahankkeet ovat olleet NEO-Espoo (Yhteispalvelu ja monikulttuuriset toimintakeskukset), NEO-Vantaa (Yhteispalvelu) ja NEO-Helsinki (Maahanmuuttajien yhteispalvelu). Hanke käynnistyi ja kokonaisuutta on koordinoinut Helsingin kaupunki. Osallistuminen NEO-Seutu hankkeeseen on perustunut yhteiseen kansallisen tason intressiin eli työperäisen maahanmuuton merkityksen kasvuun Vanhasen hallituksen maahanmuuttopoliittisen ohjelman myötä. Kaupunkien osahankkeista poiketen NEO- Otaniemella ei ollut olemassa olevaa palveluinfrastruktuuria, jonka valmiuksia vastata tulevaisuuden työvoiman tarpeeseen olisi projektissa kehitetty edelleen. Sen sijaan NEO-Otaniemen lähtökohtana on ollut luoda kokonaan uusi, verkostomaiseen yhteistyöhön pohjautuva ohjaus- ja neuvontapalvelukonsepti. Tämän projektin tavoitteena oli luoda puitteita ja yhteistyömalleja julkisten ja yksityisten palveluntarjoajien kanssa, joiden varassa voidaan edistää työperäisen maahanmuuton ja etenkin korkeasti koulutettujen työperäisten maahanmuuttajien osuutta mutta myös lisätä perhesyistä Suomeen tulleiden ulkomaalaisten osallisuutta suomalaisessa työelämässä ja yhteiskunnassa. Projektin kohderyhmä, ts. kehitettävän palvelukonseptin hyödynsaajat, on varsin heterogeninen koostuen jo vuonna 2006 perustetun ja Otaniemen kehitys Oy:n hallinnoiman Otaniemi International Networkin jäsenistä, jotka ovat kansainvälisten yritysten ja tutkimusorganisaatioiden kv-henkilöstöä, kv-opiskelijoita, kansainvälisiä yrittäjiä sekä kaikkien edellämainittujen perheenjäseniä, etenkin puolisoita. Sivu 1 / 15

2 Projektikauden käynnistyttyä hankkeelle määriteltiin yksityiskohtaisempi missio ja arvot sekä visio ja strategia tämän vision saavuttamiseksi pohjautuen rahoittajan hyväksymään projektihakemukseen, ks. kuvat 1, 2 ja 3. Lähtökohtana oli, että kaikilla projektin kohderyhmän eri asiakassegmenteillä on saman sisältöisiä tarpeita maahantulon ja maassaolon eri vaiheissa, jolloin projektin toimintasuunnitelman käytännön toteuttamisen perustaksi muodostui kuvan 4 matriisi. Yläriville on eriytetty eri palvelutarpeet substanssialueittain, pystysarakkeessa puolestaan eri asiakassegmentit. Näin ollen tavoitteena oli saada luotua kuhunkin matriisin kenttään kuvaus keskeisistä toimijoista sekä heidän päätehtävästään kyseiseen palveluun liittyen. Kuva 1. Sivu 2 / 15

3 Sivu 3 / 15 Kuva 2.

4 Kuva 3. Kuva PROJEKTIN TOTEUTUS JA YHTEISTYÖ NEO - Otaniemen päävastuullinen toteuttaja oli Otaniemen kehitys Oy, mistä projektiin resursoitiin päätoiminen vastuuhenkilö. Otaniemen kehitys Oy on Espoon kaupungin, Technopolis Oyj:n, Aalto yliopiston, Aalto yliopiston ylioppilaskunnan, VTT:n sekä Laurea ja Metropolia ammattikorkeakoulujen omistama markkinointi- ja kehitysyhtiö, jonka toiminnan tavoite on edistää kansainvälisen, tietointensiivisen osaamisen sijoittumista alueelle niin yritysten kuin yksilöidenkin muodossa. Sivu 4 / 15

5 NEO - Seudun lisäksi keskeisiä yhteistyöorganisaatioita projektin aikana ovat olleet: NEO -Espoo, Espoon maahanmuuttajapalvelut sekä yhteispalvelu Aalto Yliopiston o kansainvälinen kampus yksikkö o henkilöstöhallinto o kv-opiskelijapalvelut o ura- ja rekrytointipalvelut o alumnitoiminta Alto yliopiston ylioppilaskunta Aalto Entrepreneurship Society AmCham Suomalais-Amerikkalainen kauppakamari Chinese Students and Scholars Association CSSA ry European Institute of Innovation and Technology ICT Labs HERA- ja VALOA -hankkeet Laurea Ammattikorkeakoulu Migri/Sisäasiainministeriö Technopolis Oyj Teknologian tutkimuskeskus VTT Ulkoministeriö (Guangzhoun ja Shanghain konsulaatit) 3. JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN Otaniemi International Networkilla on oma osionsa Otaniemen kehitys Oy:n verkkosivuilla osoitteessa Seuraavalla sivulla on listattu verkoston jäsenille projektin aikana lähetettyjen uutiskirjeiden ja tapahtumatiedotteiden aikataulut. Taulukkoon on myös merkitty seurantatietoja liittyen jakelun laajuuteen: montako viestiä on yhteensä lähetetty ja kuina monta näistä viesteistä on tosiasiallisesti avattu. Viestin vastaanottajalukumäärä kertoo myös Otaniemi International Networkin jäsenmäärän, jolloin nähdään, että verkoston jäsenmäärä nousi projektin aikana 336 henkilöstä henkilöön. Sivu 5 / 15

6 Newsletter & Up-coming events - Tapahtumakutsu viesti Päivämäärä Viestit: avattu/lähetetty Päivämäärä Viestit: avattu/lähetetty / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / /1364 Taulukko 1. Varsinaisia tiedotustilaisuuksia ei itse järjestetty, mutta TKK:n ja sittemmin Aalto yliopiston lukuvuoden avajaisissa Otaniemi International Networkin toimintaa on esitelty kv-opiskelijoille osana orientaatio-ohjelmaa. Medianäkyvyyttä kertyi TalentMatch palvelun myötä järjestetystä lanseeraustilaisuudesta ilmoitettiin Helsinki Timesissa takasivun ilmoituksella ja tilaisuuden jälkeen Kauppalehdessä oli artikkeli TalentMatchista. Lisäksi TalentMatch päätyi Technopolis Oyj:n lähettämän lehdistötiedotteen kautta myös OMX-pörssin uutislistoille. 4. PROJEKTIN TULOKSET Projektin tulostavoitteeksi asetettiin OIN-verkoston jäsenmäärän kasvu 350:stä 1500 jäseneen aktiivisia, dokumentoituja ja käynnistettyjä yhteistyöprosesseja 50 vuosittaisia verkostoitumistapahtumia 4-5. vuosittaisten asiakaskontaktien lukumäärä 75. Sivu 6 / 15

7 Projektin päätyttyä voidaan tulosten saavuttamisesta todeta seuraavaa: Jäsenmäärä on kasvanut loppuraportin kirjoittamishetkeen mennessä 1722:een eli tavoite saavutettiin. Keskeiset toimijat, joiden kanssa projektin aikana on tehty yhteistyötä ja/tai keskusteltu yhteistyömuodoista, ovat nimetty kuvissa 5, 6, 7, 8 ja 9. Yhteistyöprosessien määrittely organisaatioiden kesken käynnistyi osana EIT ICT Labsin käynnistämis- sekä organisoitumistyötä ja jatkuu edelleen. Näin ollen tavoite saavutettiin siltä osin, että yhteinen tahtotila ja keskustelufoorumi eri toimijoiden välillä on luotu. Työ prosessien dokumentoinnin ja yhdessä sovittujen käytäntöjen mukaisesti implementoinnin osalta jatkuu. Kuva 5. Sivu 7 / 15

8 Kuva 6 Kuva 7 Sivu 8 / 15

9 Kuva 8 Kuva 9 Sivu 9 / 15

10 Toteutuneiden asiakaskontaktien lukumäärätavoitetta ei saavutettu mutta käytännön asiakastyön myötä tunnistettiin kaksi selkeää asiakastarvetta, joiden ratkaisemiseksi hankkeen resursseja etenkin kohdistettiin. Ensinnäkin kansainvälisen yhtiön suomalaiseen tytäryhtiöön tulvien ei - EU kansalaisten työlupaprosessissa havaittiin selkeitä pullonkauloja, jotka usein muodostuivat liiketoiminnan kannalta jopa kriittisiksi: eri hallinnonalat ylittävä viranomaisasiointi sekä yhtiön sisäiset prosessit aiheuttivat sen, että kenelläkään ei ollut koko prosessia kattavaa kokonaiskäsitystä. Yritysten sekä Suomessa että ulkomailla asiaankuuluvien osastojen ja suomalaisten viranomaisten välisen selvittely- ja yhteydenpitotyön tuloksena syntyi viisumi- ja oleskelulupaprosessia kuvaava kaavio, ks. kuva 10. Kuva 10. Toinen laajempi kysymys, johon hankkeen aikana pureuduttiin, nousi esiin niin ikään selkeästä ja ennalta arvattavasta asiakastarpeesta. Enemmistö yksittäisten henkilöasiakkaiden kyselyistä liittyi uramahdollisuuksien kartoittamiseen Suomessa, niin työllistymisen kuin yrittäjyyden muodossa. Ratkaisua etenkin työsuhteiden muodostamiseen liittyvään kohtaanto - ongelmaan alettiin kehittää yhdessä Technopolis Oyj:n kanssa tekemällä keväällä 2011 kartoitus osaamisen tarjonnasta ja kysynnästä. Tästä yhteenvetoa on kuvassa 11. Sivu 10 / 15

11 Keskeinen osa selvitystyötä oli toukokuussa 2011 yhteistyössä AmCham Finlandin kanssa järjestetty Town Hall Career Meeting for International Professionals, missä yli 100 kansainvälisen osaajan workshop määritti tärkeimmiksi kansainvälisten osaajien urakehitystä tukeviksi elementeiksi: 1. tietokanta, mihin osaamisen määrä ja laatu voidaan tehdä näkyväksi ( database ) 2. perinteisiä rekrymessuja kevyempiä, työnhakuun fokusoituneita verkostoitumistapahtumia ( job fair light ) sekä 3. yleisen tietoisuuden lisäämistä ja asennemuutosta ruokkiva kampanjointi ( awareness campaign ). Tämän pohjalta muodostui TalentMatch palvelukonsepti, ks. kuvat 12 ja 13. Konseptin kehittämiseen ja toteuttamiseen liittyvät keskeiset toimenpiteet olivat syyskauden 2011 aikana: sponsoreiden kanssa neuvotteleminen kevään 2012 pilotoinnista ydinviestin kirkastaminen yrityksille ja kv-osaajille visuaalisen ilmeen sekä markkinointi- ja viestintämateriaalien luominen on-line työkalun kustomointi ensimmäisten pilottiasiakkaiden identifiointi ja sitouttaminen launch tilaisuudet TalentMatch palvelun lanseeraustilaisuus ja sivujen julkaisu oli Tilaisuuteen osallistui 137 henkeä ja palveluun oli tuohon mennessä rekisteröitynyt 8 yritystä. Sivu 11 / 15 Kuva 11.

12 Kuva 12. Kuva 13. Sivu 12 / 15

13 TalentMatch palvelun sponsoreiksi sitoutuneet organisaatiot ovat: NOKIA KONE Aalto yliopisto Laurea ammattikorkeakoulu Helsingin seudun kauppakamari SITRA. Verkostoitumistapahtumien osalta tavoitteeksi asetettu lukumäärä 4-5/vuosi saavutettiin. Vuoden 2011 aikana tavoite jopa ylittyi kaksinkertaisesti. Alla on erittely toteutuneista tapahtumista, järjestäjistä sekä osallistujamääristä: VUOSI PVM TAPAHTUMA JÄRJESTÄJÄ OSALLISTUJIA Mushroom safari OIN OIN Connecting to China OIN Otaniemi Forum OIN, VTT, TKK, MIKES 121 joka vko ti ja to Breakfast at DFfany s OIN keskim. 35 henkeä OIN Connecting to India OIN OIN Crayfish party OIN & VTT Mushroom safari OIN Otaniemi Forum OIN, VTT, Aalto, MIKES 102 joka vko ti ja to Breakfast at DFfany s OIN, joka ti PDP-kurssi keskim. 35 henkeä 1.2. Win Winter Family Fun OIN, VTT, Aalto 71 aik. 24 lasta Easter Egg Hunting OIN, VTT 41 aik. 21 lasta Town Hall Career Meeting for OIN, AmCham 150 International Professionals 2.9. Crayfish party OIN, VTT OIN goes walkabout in Nuuksio OIN, Helsinki Region Welcome Weeks 32+ aik 6 lasta ja 4.10 Breakfast at DFfany s featuring KASSI service OIN, KASSI keskim. 35 henkeä Otaniemi Forum OIN, VTT, Aalto, MIKES Talent Match launch for International Professionals OIN, Technopolis 137 Taulukko 2. Sivu 13 / 15

14 5. ONGELMAT JA SUOSITUKSET Projektin tavoitteiden saavuttamisen kannalta merkittävimmät haasteet voidaan jakaa toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten sekä hallinnollisten seikkojen aiheuttamiin. Ensimmäiseen liittyi työperäiseen maahanmuuttoon vaikuttavan yleisen, taloudellisen kehityksen lisäksi etenkin projektin hankkeen aikana toteutunut yliopistomuutos. Aalto yliopiston organisoituminen operatiiviselle tasolle asti oli pitkäkestoinen ja on edelleenkin käynnissä oleva prosessi. Näin ollen yhteistyömallien luomisen kannalta keskeisten ja oikeiden yhteyshenkilöiden löytyminen vei aikaa. Toisaalta, samaan aikaan keskeisten otaniemeläisten toimijoiden, ml. Aalto yliopiston, yhteenliittymänä syntyneen EIT ICT Labsin syntyminen tarjosi mahdollisuuden sitouttaa useampia eri toimijoita yhteisiin tavoitteisiin myös henkilöiden liikkuvuuden tukipalveluiden kehittämiseen liittyen. Projektin hallinnoinnin kannalta sillä, että Otaniemen kehitys Oy on pieni organisaatio, oli sekä hyvät että huonot puolensa. Hyvää oli se, että sama henkilö, joka teki NEO-Otaniemen maksatushakemukset, oli myös aikanaan laatinut alkuperäisen projektisuunnitelman, käynyt budjettineuvottelut rahoittajan kanssa sekä toteuttanut projektin. Näin ollen korvauskelpoiset kustannukset olivat niistä päättävän henkilön tiedossa jo kustannusten syntyhetkellä. Huono puoli oli se, että toisin kuin muilla NEO-Seudun osatoteuttajilla, yhtiön noin :n vuosibudjetti aiheutti ajoittain kassavirtaan liittyviä haasteita. 6. PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS JA TASA-ARVOVAIKUTUKSET Kuten raportin ensimmäisessä kappaleessa todettiin, NEO-Otaniemi poikkesi muista NEO-Seudun osahankkeista siten, että olemassa olevan palveluinfrastruktuurin kehittämisen sijaan pyrittiin luomaan kokonaan uusi tapa palvella Otaniemen alueella toimivia korkeasti koulutettuja maahanmuuttajia. Toisin sanoen projektissa piti myös miettiä, miten asiakaspalvelu käytännössä järjestetään niin, että asiakkaat tavoitetaan. Tätä varten Aalto Design Factoryn kanssa sovittiin, että joka tiistai- ja torstaiaamu klo 8-10 järjestetään Breakfast at DFfany s - aamiainen. Tämä järjestely mahdollisti sen, että oli viranomaisvastaanoton kaltainen säännöllinen aika ja paikka, minne neuvontaa ja ohjausta tarvitsevat henkilöt voidaan ohjata. Koska aamiainen oli avoin ulkopuolisten lisäksi myös Design Factoryssa vakituisesti toimiville opiskelija- ja tutkijaryhmille sekä yrityksille, neuvontatilanne tarjosi myös luonnollinen mahdollisuuden verkostoitua ja tutustua muihin ihmisiin. Sivu 14 / 15

15 Toinen projektin innovatiivisuutta kuvaava tuotos liittyy TalentMatch konseptiin, jossa uudella tavalla yhdistetään sosiaalinen verkkomedia (JobGo), kansainvälisten henkilöiden rekrytoinnin käytännön haasteisiin vastaavia palveluita sekä verkostoitumistapahtumia. Projektin tärkein tasa-arvovaikutus syntyy TalentMatch palvelun myötä. Palvelua ei ole tarkoitus tuottaa eksklusiivisesti ulkomaalaisille vaan ennemminkin huomioon ottaen heidän erityiset tarpeensa suomalaisilla työmarkkinoilla työllistyäkseen. Sen lisäksi, että palvelu tarjotaan pääasiassa englannin kielellä, siihen tullaan yhdistämään muita palveluntarjoajia fasilitoimaan mm. viranomaisasiointiin sekä kieliopintoihin liittyvissä kysymyksissä. 8. HYVÄT KÄYTÄNNÖT JA TOIMINNAN JATKUVUUS Breakfast at DFfany s aamiaistilaisuus on jatkanut toimintaansa syksystä 2011 lähtien siten, että Aalto yliopiston Design Factoryllä pidetty kurssi Product Development Project opiskelijat ryhmittäin vuorottelevat sen valmistamisessa. Yhteistyössä Aalto yliopiston ja VTT:n henkilöstöhallinnon kanssa järjestetty Win Winter talviriehatapahtuma perheille sekä avec-tilaisuutena järjestetyt rapujuhlat tullaan järjestämään jatkossakin. TalentMatch palvelu pilotoidaan kevään 2012 kuluessa, minkä yhtenä keskeisenä tavoitteena on määritellä palvelulle ansaintalogiikka, joka mahdollistaa palvelun jatkuvuuden vähintään not-for-profit -periaatteella. Jotta pilotin aikana voidaan keskittyä itse palvelukehitykseen myyntiponnistelujen sijaan, TalentMatch pilotille haettiin sponsoreita, joiden tuella yrityksiä voidaan kutsua pilottiasiakkaiksi ilmaiseksi. Onnistuneen pilotin jälkeen palvelu tullaan monistamaan myös muualla Suomessa, ensisijaisesti Technopolis Oyj:n muilla toimipaikoilla yhteistyössä paikallisten kumppaneiden kanssa. Projektin aikana Otaniemen kehitys Oy kytkeytyi ja toi panoksensa myös EIT ICT Labsin kansainvälisen liikkuvuuden tukipalvelujen kehittämiseen, minkä myötä neuvonta- ja ohjauspalveluiden puitteissa tehtävä yhteistyö on jatkunut vuoden 2012 puolella ja tulevaisuuden yhteistyön periaatteista käydään keskusteluja. Espoossa, helmikuun 27. päivänä 2012 Ari Huczkowski, toimitusjohtaja, Otaniemen kehitys Oy Sivu 15 / 15