Muutosjohtamisen ulottuvuudet työympäristöuudistuksessa. Ylijohtaja Hannu Luntiala Väestörekisterikeskus

Transkriptio

1 Muutosjohtamisen ulottuvuudet työympäristöuudistuksessa Ylijohtaja Hannu Luntiala Väestörekisterikeskus

2 Väestörekisterikeskus (VRK) Perustettu 1969 Toimii valtiovarainministeriön hallinnonalalla Toimitilat Helsingissä ja Kokkolassa Henkilökuntaa noin 120 Vuosibudjetti noin 23M Tulot noin 17M

3 Väestörekisterikeskuksen perustehtävä Väestörekisterikeskuksen tehtävänä on tuottaa väestötietoja ja varmennepalveluita yhteiskunnan käyttöön. Väestörekisterikeskus edistää toiminnallaan yksityiselämän suojaa ja tietoturvallisuutta. Tietoyhteiskunnan sydän

4 Väestörekisterikeskuksen arvot Asiakaslähtöisesti kehityksen kärjessä Eettinen toimintatapa ja johtaminen Yhdessä yksilöä arvostaen

5 Kansallinen palveluarkkitehtuuri / Tietovirasto VM tarvitsee operatiivisen toimijan suurten hankkeitten toteutukseen: Palveluväylä Palvelunäkymät Sähköinen tunnistus Rooli- ja valtuutuspalvelu Palveluarkkitehtuurin toteuttaminen annettu VRK:n tehtäväksi JULK-ICT-Strategian toteuttaminen ehkä Tietovirastolle Viraston perustamista selvitetään kevääseen 2015 asti

6 Mielikuva Väestörekisterikeskuksesta Positiivinen Neutraali Negatiivinen % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % VRK:n palvelukuvatutkimus / Corporate Image / Taloustutkimus

7 VRK:n toimitilahanke Entisen tilan vuokrasopimus päättyi Toimitilahanke aloitettiin keväällä 2011, kartoitus jo 2010 Muutoksia sekä toimitiloihin että työskentelytapaan Muutto uusiin tiloihin tammikuu 2013 Kokkolassa aloitetaan syksyllä 2014

8 Hallinnon linjauksia Toimintamenoissa saatava aikaan säästöjä Toimitilakustannuksissa päästävä alaspäin Tilatehokkuuden enimmäissuositus: 25m2 / hlö Hyödynnettävä ensisijaisesti valtion tiloja Senaatin erityisrooli toimitila-asioissa

9 Liikkeelle! Päätös kartoituksesta syksy 2010 Yhteistyö Senaatin kanssa alkaa loppuvuosi 2010 Senaatilta esitys kolmesta eri vaihtoehdosta 4/ 2011 Vertailu ja alustava päätös 5/2011 Informaatio henkilöstölle 5/ 2011 Keskustelut VM:n kanssa kevät/kesä 2011 Vuokrasopimus Senaatin kanssa, rahaasiainvaliokunnan käsittely , VM:n päätös Nykyisen vuokrasopimuksen irtisanominen 12/2011

10 Toimitilamuutos ja sen vaiheistus Työympäristön kehittämisprojekti Mukana Senaatti, KVA Arkkitehdit ja Novetos Oy Johdon visio, työympäristöratkaisu, muutoksen läpivienti

11 Toimitilamuutos ja sen vaiheistus Työympäristön kehittämisprojekti Tavoitteet: Tilatehokkuuden parantaminen Työskentely- ja toimintatapojen kehittäminen Tieto- ja viestintätekniikan hyödyntäminen Kestävä kehitys Green Office Hyvän työnantajakuvan säilyttäminen Työympäristö vastaamaan uuden polven osaajien odotuksia

12 Toimitilamuutos ja sen vaiheistus VRK:n sisäinen projektiryhmä ja ohjausryhmä Senaatti-kiinteistöt Oy:n kanssa yhteinen muutostyöprojektiryhmä sekä yhteinen ohjausryhmä Keväästä 2011 alkaen kuukausittaiset Muuttoinfot, joissa kerrottiin koko henkilöstölle ajankohtaiset asiat ja annettiin tilaisuus kysymyksille ja kommenteille

13 Henkilöstö mukaan Mistä kaikesta henkilöstö saa päättää? Muuttoinfot kerran kuukaudessa Työpisteen valinnasta äänestys Ideakilpailu Muutosvalmennus: Kohti Uutta

14 Työpistevaihtoehtojen saamat pisteet asteikolla 1-6 Paras Vaihtoehto 1 (1-solu) Vaihtoehto 2 (2-solu) Huonoin Vaihtoehto 3 (3-solu) Vaihtoehto 4 (4-solu) Vaihtoehto 5 (4-solu teho ) Vaihtoehto 6 (Kentalan ehdotus) %

15 Työpöydän säädettävyyden ja seisaallaan työskentelyn tärkeys 35 Kaikki vastaajat (N=73) Ehdottoman tärkeää (tarvitsen voidakseni työskennellä) Melko tärkeää Ei merkitystä (käyttäisin mielelläni)

16 Ideakilpailun satoa: Vähemmän kokouksia ja parempaa kahvia Ideakilpailu saavutti suuren suosion Toteutettiin sähköisesti Voi osallistua myös nimettömänä Parhaat palkittiin leffalipuin

17 Tekniset ratkaisut Kunnon kahvikoneet kahvi jauhetaan pavuista espresso, capuccino, latte Kuulokkeet kaikille puhelut ja videoyhteydet omasta työpisteestä Office communicatorin käyttö tutuksi kaikille Älä häiritse - haluan keskittyä tekniikka avuksi viestinnässä Liiketunnistus valaisimiin yleiset ja neuvottelutilat, wc:t Musiikkia tai muuta äänimaisemaa wc-tiloihin Oleskelutiloihin digitaalista maisemaa mukaan Valaistus tunnelman luojana, vaaleat väripinnat Digitaaliset seinätaulut mietelauseita Digitaaliset ovenpielinäytöt neuvottelutilojen ulkopuolelle

18 Kohti uutta! Tilaisuus koko henkilöstölle Työn merkitys 80 / 40 / 16/ 8/ 50 MARPE Vastuut ja toimenkuvat selkeiksi

19 MARPE? Meaning Achievement Relationship Positive Thinking Engagement

20 Hyvä työyhteisö? Hyvä johtaminen Hyvä työskentely Hyvä käytös Hyvä Tahto Jos tahtoa on, kaikki on mahdollista!

21 Johtamisen tapa VRK:ssa Hyvä esimiestyö jakautuu kuuteen osa-alueeseen: Aseta tavoitteet, luo edellytykset ja seuraa Luota, tue ja valmenna Kuuntele, kiitä ja kannusta Toimi tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti Kehitä ja uudista Ole esimerkkinä

22 Matematiikkaa, lyhyt oppimäärä Väestörekisterikeskuksen tilat ennen, Helsinki + Kokkola = 6000m m2 = 6750m2 Väestörekisterikeskuksen tilat nyt, Helsinki + Kokkola = 2700 m m2 = 3150 m2 Väestörekisterikeskuksen vuokramenot ennen, Helsinki + Kokkola = 1, 5 M Väestörekisterikeskuksen vuokramenot nyt, Helsinki + Kokkola = 0,8 M Helsingin tilat Senaatin omistuksessa = vuokrat valtiolle

23

24 Yhteistyö Senaatin kanssa Ammattilaisen kanssa työ sujuu Yhteistoimintaan kehitettiin hyvä rakenne: ohjausryhmä, toteutus/muutosryhmä ja omat sisäiset ryhmät ja vastuunjaot Tärkeintä on luottamus ja tiedonkulku Senaatin on hyvä tiedostaa toisen osapuolen asema ja osaaminen: Once in a Lifetime

25 Lessons learnt Kerro tavoite ja realiteetit Perustele! Kuuntele! Etene määrätietoisesti Viesti säännöllisesti ja avoimesti

26 Kiitos! Kysymyksiä / kommentteja?