Selvitys julkisista yrityspalveluista 2, , Ramboll & 4Front

Transkriptio

1 Valtiokonttori Muistio 1 (19) Yrityspalveluiden digiloikka Sisällys 1 Johdanto Julkiset yrityspalvelut Julkisten yrityspalveluiden asiakkaat Julkisten yrityspalveluihin liittyvä käynnissä oleva kehittäminen Yrityspalveluiden digiloikka Yrityspalveluiden digiloikan tiekartta Yrityspalveluiden digiloikan suhde käynnissä olevan kehittämiseen Kokonaisuuden kehittämisellä saavutettavat hyödyt Vaikuttavuus Ei-taloudelliset hyödyt Taloudelliset hyödyt Toteuttamatta jättämisen riskit Lainsäädännön muutostarpeet Yhteentoimivuuden tarpeet Kuhy-arviointi: Yrityksen perustaminen ja yhteinen vuorovaikutteinen palvelualusta (liitteenä Excel) Yrityksen perustamisen ja yhteisen vuorovaikutteisen palvelualustan kehittämisen tiekartta ja arvio saavutettavista hyödyistä Johdanto Valtiokonttorin Valmiina digikiriin -raportissa 1 yhdeksi kehittämiskohteeksi tunnistettiin yrityspalveluiden kehittäminen yhden luukun -periaatetta hyödyntäen. Yrityspalvelut on valittu yhdeksi kokonaisuudeksi, josta Valtiokonttori toteutti tarkempaa analysointia valtiovarainministeriön jatkotoimeksiannon mukaisesti. Julkisista yrityspalveluista on tehty useita selvityksiä, joista viimeisin on valmistunut alkuvuodesta Valtiokonttori on hyödyntänyt yrityspalveluita koskevassa analysointityössä tausta-aineistona mm. seuraavia aineistoja: Selvitys julkisista yrityspalveluista 2, , Ramboll & 4Front 1 Valtiokonttorin Valmiina digikiriin raportti [Viitattu: ]. 2 Selvitys julkisista yrityspalveluista [Viitattu: ].

2 Valtiokonttori Muistio 2 (19) 2 Julkiset yrityspalvelut Yritys-Suomi asiakasselvitys Julkiset yrityspalvelut. Selvitys innovaatio-, kansainvälistymis- ja alkavien yritysten palveluista, TEM, Yritystukiselvitys 5, TEM, 2012 Julkisten yrityspalveluiden kehittäminen 6, 2011, Elinkeinoelämän keskusliitto Tässä taustamuistiossa on kuvattu yrityspalveluita ja kehittämistarpeita kokonaisuuden näkökulmasta. Muistiossa on esitetty kuvaus yrityspalveluiden digiloikasta pitkän aikavälin tavoitteena. Kustannushyöty-analyysi on tuotettu digiloikan ensimmäisen vaiheen muodostavista kohteista eli yrityksen perustamisprosessista ja vuorovaikutteisesta palvelualustasta. Julkisista yrityspalveluista on vaikeaa muodostaa kokonaiskuvaa, koska toimijoiden määrä on suuri ja palveluvalikoima on kirjava. Yrityspalveluita tuotetaan sekä kansallisesti että alueellisesti. Kokonaiskuvan muodostamista vaikeuttaa alueellinen vaihtelu palvelun tuottajissa ja palveluissa. Yrityspalveluita on ryhmitelty tehdyissä tarkasteluissa mm. seuraavasti: Innovaatiopalvelut, kansainvälistymispalvelut, alkavan yrityksen palvelut Tieto- ja neuvontapalvelut, rahoituspalvelut, toimintaympäristön kehittämispalvelut ja verkostoitumispalvelut Rahoituspalvelut, neuvonta ja kehittäminen sekä luvat, ilmoitus ja viranomaisvelvoitteet 3 Yritys-Suomi asiakasselvitys, Yritys-Suomi asiakkaan silmin seminaarin [Viitattu: ]. 4 Julkiset yrityspalvelut. Selvitys innovaatio-, kansainvälistymis- ja alkavien yritysten palveluista 2012 [Viitattu: ]. 5 Yritystukiselvitys 2012 [Viitattu: ]. 6 Julkisten yrityspalvelujen kehittäminen selvitys 2011 [Viitattu: ].

3 Valtiokonttori Muistio 3 (19) Kuva 1. Yrityspalvelut asiakkaan silmin Julkisten yrityspalveluiden palveluorganisaatioiden yhteiseksi kanavaksi on luotu Yritys-Suomi -palvelu. Yritys-Suomi tulee toimimaan yritysten palvelunäkymänä (KaPA). Yritys-Suomen visio 2020 on: Yritys-Suomi on yhtenäinen, vaivaton ja asiakkaan tarpeen ennakoiva asiointiväylä yritysten palveluihin. Yritys-Suomen palvelutoiminnan ohjaavina periaatteina ovat mm. yritysten palveluiden ja niiden kanavien kokoaminen, yritysten palveluiden verkostoituminen, ennakoiva palvelu ja sähköisen asioinnin painottaminen. 7 Yritys-Suomi on koonnut yritysten palvelut yhdelle palvelusivustolle ja sen yhteyteen luotu Oma Yritys-Suomi tarjoaa monipuolisia mahdollisuuksia tietoturvalliseen dokumenttien käsittelyyn ja sähköiseen asiointiin. Julkisten yrityspalveluiden resursointia on kuvattu tehdyissä selvityksissä eri tavoin. Yhteisenä havaintona voidaan todeta, että yrityspalveluihin panostetaan merkittävästi. Tuoreimmassa vuonna 2016 valmistuneessa selvityksessä on tarkasteltu viiden elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen aluetta ja arvioitu, että yrityspalveluihin käytetään yhteensä htv (ks. taulukko 1). Tämä tarkoittaa arviolta 92 miljoonan euron palkkakustannuksia (oletuksena 1 htv = ). Eniten resursseja sitoutui tieto- ja neuvontapalveluihin sekä rahoituspalveluihin. Kun tarkastelusta huomioidaan vain TEM-konserniin kuuluvat toimijat, on työpanos selvityksessä tarkastelluilla alueilla yhteensä noin htv. Selvityksessä esitettyjä työpanosarvioita tarkasteltaessa on huomioitava, että tarkastelu on kattanut vain osan alueellisista toimijoista (ELY-keskuksia yhteensä 15 kpl). 7 Yritys-Suomi visio ja tavoitetila kuvaus linjaa yritysten palvelujen kehitystyötä [Viitattu: ].

4 Valtiokonttori Muistio 4 (19) Tieto- ja neuvontapalvelut Maksulliset kehittämispalvelut Rahoituspalvelut Verkostoituminen / Yritysten toimintaympäristön kehittäminen Yhteensä Alueelliset yrityspalvelut (5 ELYaluetta) 133,8 13,7 18, Valtakunnalliset yrityspalvelut (Finnvera, Tekes, Finpro, TE-toimistot) Yhteensä 638,8 15,7 601, % 1 % 39 % 19 % 100 % Taulukko 1. Arvio työpanoksen htv-jakaumasta viidellä ELY-alueella. Lähde: Selvitys julkisista yrityspalveluista 2016 (s.14, 25). Ramboll, 4Front. Vuonna 2012 julkaistussa Julkiset yrityspalvelut alueilla -raportissa on arvioitu, että innovaatio-, kansainvälistymis- ja alkavan yrityksen palveluihin käytetään vuosittain yli htv:a ja 155 miljoonaa euroa. Muut yrityspalvelut mukaan lukien yrityspalveluihin on arvioitu käytettävän htv ja 224 miljoonaa euroa. Edellisten lisäksi Tekesin ja Finnveran työpanoksen on arvioitu olevan noin 494 htv. Edelleen on raportoitu, että yritysten innovaatiotoimintaa ja kansainvälistymistä on tuettu 479,8 miljoonalla eurolla sekä lainoja ja takauksia myönnetty 977 miljoonaa euroa. Raportin tietoja on esitetty kuvassa 2.

5 Valtiokonttori Muistio 5 (19) Kuva 2. Yrityspalvelutuotannon henkilöresurssit ja euromääräinen kokonaisvolyymi. Lähde: Julkiset yrityspalvelut alueilla 2012, s. 19. Julkisiin yrityspalveluihin kohdistuvista kehittämistarpeista on todettu edellä mainituissa selvityksissä mm. seuraavia seikkoja: toiminnan kehittäminen asiakasnäkökulmasta (palvelukokonaisuudet, palvelupolut) yrittäjä löytää oikeat palvelut helpommin palveluvalikoiman tiivistäminen ja palveluiden tuotteistaminen voidaan vaikuttaa tarvittavan neuvonnan määrään toimijoiden roolien selkeyttäminen (alueellinen ja kansallinen taso), työnjaon kehittäminen ja myös toimijoiden määrän vähentäminen, päällekkäisyyksien karsiminen (vrt. aluehallintouudistus) voidaan vaikuttaa tarvittavan neuvonnan määrään julkisen ja yksityisen sektorin toimijoiden rooleja ja tehtävänjakoa on mahdollista tarkastella yksityisen sektorin toimijoiden toimintaedellytysten vahvistaminen voi olla mielekästä joiltakin osin yritysten sähköisen asioinnin edelleen kehittäminen, tietojärjestelmien yhdistäminen yrityspalveluiden ekosysteemin kehittäminen asiakasviestinnän vahvistaminen ja selkeyttäminen. 3 Julkisten yrityspalveluiden asiakkaat Julkisten yrityspalveluiden potentiaalinen asiakasmäärä on suuri. Tilastokeskuksen mukaan vuonna 2014 Suomessa toimi yritystä, joista 89 % työllisti enintään 4 henkilöä 8. Kaupparekisterin tietojen tarkastelu puolestaan 8 Tilastokeskus, Yritykset 2014, [Viitattu: ].

6 Valtiokonttori Muistio 6 (19) kertoo, että vuoden 2015 lopulla rekisteröityjä osakeyhtiöitä oli kappaletta ja yksityisiä elinkeinon harjoittajia kappaletta 9. Uusia yrityksiä on rekisteröity vuonna 2015 yhteensä kappaletta ja vuonna 2014 yhteensä kappaletta 10. Lisäksi tiedossa on, että vuonna 2014 yritystukilain mukaisilla avustuksilla, starttirahalla sekä maaseudun kehittämisohjelmasta myönnettävillä yritystuilla syntyi yhteensä uutta yritystä 11. Yritysten rahoituspalveluiden osalta Finnveran asiakkaina oli vuonna 2014 yhteensä noin yritystä. Tekesin rahoituspalveluiden asiakkaina oli vastaavasti noin yritystä ja pk-yrityksille myönnetty rahoitus noin 235 miljoonaa euroa. Tekesin hankeasiakkaina vuonna 2014 oli vajaa 800 yritystä ja ohjelmahankkeiden rahoitus noin 250 miljoonaa euroa. Finpron neuvontapalveluiden osalta on arvioitu toteutuvan noin asiakaskontaktia vuosittain. TE-palveluiden palkkatukea maksettiin vuonna 2013 noin yritykselle yhteensä 93,3 miljoonaa euroa 12. Yritys-Suomi -sivustolla kävijöitä on vuosittain 1,2 miljoonaa. Oma Yritys- Suomi -palvelussa kirjautuneita käyttäjiä on noin kpl. Yritys-Suomi palvelupuheluita on vuosittain noin kpl ja palvelupyyntöjä sähköisellä lomakkeella kpl. 13 Oma Yritys-Suomi palvelun käyttäjämääriä on tarkasteltu osana SADe-ohjelman loppuarviointia 14. Hyötyjen on nähty vahvistuvan, kun käyttäjät lisääntyvät. Esimerkiksi yrityksen suunnittelun ja rahoituksen haun tukityökalu on julkiastu toukokuussa 2013 ja vuoden 2015 elokuussa käyttäjiä on ollut kpl. Vuosittainen tavoite työkalun osalta on ollut kpl. 4 Julkisten yrityspalveluihin liittyvä käynnissä oleva kehittäminen Julkisia yrityspalveluita kehitetään sekä kansallisella tasolla että palveluittain ja organisaatioittain. Kehittämistä tapahtuu varmasti myös alueellisten toimijoiden (esim. kehitysyhtiöt) osalta, mutta tässä yhteydessä käynnissä olevaan kehittämiseen on pystytty perehtymään lähinnä valtiovarainministeriön hankesalkun piiriin kuuluvien hankkeiden osalta. Yrityspalveluiden kehittämisen toimenpiteitä toteutetaan hallitusohjelman kärkihankkeissa. Esimerkiksi Kilpailukyvyn vahvistaminen elinkeinoelämän ja yrittäjyyden edellytyksiä parantamalla -hankkeessa on toimenpiteenä koko- 9 Yritysten lukumäärät kaupparekisterissä [Viitattu: ] Uusien yritysten määrä laskussa, kansallisia patentteja myönnettiin aiempaa enemmän [Viitattu: ] Etelä-Savon ELY-keskuksen tilinpäätös vuodelta [Viitattu: ] ments/10191/ /etel%c3%a4-savon+ely-keskuksen+tilinp%c3%a4%c3%a4t%c3%b6s+2014/4560c6d a-96e2-f59ab809e8a6 12 Selvitys julkisista yrityspalveluista [Viitattu: ] Yritys-Suomi, Tietoa palvelusta [Viitattu: ] SADe-ohjelman loppurarviointi 12/2015 [Viitattu: ].

7 Valtiokonttori Muistio 7 (19) 5 Yrityspalveluiden digiloikka naisarvion tekeminen valtion ja kuntien yrityspalveluista. Sujuvoitetaan säädöksiä -hankkeessa on puolestaan tarkastelussa esimerkiksi lupa- ja valitusprosessien sujuvoittaminen. 15 Valtiovarainministeriön hankesalkkuun perustuvan tarkastelun osalta voidaan todeta, että yrityspalveluiden ympärillä on käynnissä merkittävä määrä yli 1 miljoonan euron hankkeita. Havaintona voidaan todeta, että TEM hallinnonalla on käynnissä useita sähköisen asioinnin kehittämishankkeita, kuten Iskukykyinen ELY-keskus (IE2) hanke, TE-verkkopalvelujen kehittämisohjelma, YSA-hanke (ELY) ja efinnvera. Myös Maaseutuviraston HYRRÄhanke sisältää sähköisen asioinnin kehittämistä. 16 Kansallinen palveluarkkitehtuuri 17 (KaPA) -hankkeessa luodaan yhteentoimiva digitaalisten palvelujen infrastruktuuri, joka vaikuttaa merkittävästi myös julkisiin yrityspalveluihin. KaPA hankkeessa luodaan kansalaisten, yritysten ja viranomaisten yhteiset palvelunäkymät. Yritysten palvelunäkymänä tulee toimimaan uudistettava Yritys-Suomi. Myös esimerkiksi KaPA yhteydessä kehitettävä kertakirjautuminen sujuvoittaa erillisten sähköisen asioinnin palvelujen käyttöä. Yritys-Suomi palveluun kuuluva Oma Yritys-Suomi palvelu ei sisälly KaPA-kehittämistyöhön ja palvelun ylläpito ei ole siirtymässä Väestörekisterikeskukseen Yritys-Suomi palvelun siirron yhteydessä. Julkiset yrityspalvelut muodostavat toimijoineen, palveluineen ja kehittämishankkeineen laajan kokonaisuuden. Käynnissä oleva kehittämistyö saattaa julkiset yrityspalvelut seuraavalle kehitystasolle, mutta samaan aikaan on pystyttävä katsomaan kauemmas tulevaisuuteen. Teknologian tarjoamat mahdollisuudet kehittyvät jatkuvasti, minkä vuoksi sähköisen asioinnin kehittämisen tulee säilyä agendalla. Kehittämisessä on myös huomioitava muiden kuin julkisen sektorin toimijoiden tarjoamat palvelut. Tulevaisuuden skenaariona voi olla, että julkishallinnon tehtävänä on tarjota puitteet palveluille, joista osa voi olla yksityisten toimijoiden tarjoamia (vrt. valinnanvapaus sosiaali- ja terveyspalveluissa). Julkisten yrityspalvelut eivät saa muodostaa estettä yksityisen palvelutoiminnan kehittymiselle. Julkisista yrityspalveluista tehdyt selvitykset ja raportit ovat tuottaneet kattavasti ehdotuksia kehittämistoimenpiteistä. Osa kehittämisehdotuksista on toteutuksessa, mutta esim. rakenteisiin ja palveluvalikoimiin liittyviä kysymyksiä on ratkomatta. Toimintatapojen kokonaisvaltainen uudistaminen näyttää välttämättömältä ja siitä digitalisaatiossa on kyse. Teknologia on muutoksessa mahdollistajan roolissa. Uudistamisen pitää olla julkisten palveluiden 15 Hallitusohjelman toimeenpano [Viitattu: ] VM hankesalkku 2/2016 [Viitattu: ]. +ja+p%c3%a4%c3%a4tt%c3%a4misvaiheen+hankkeet /5d8372c6-03d2-4f81-9eaf-c479632fb4ac 17 Kansallinen palveluarkkitehtuuri [Viitattu: ].

8 Valtiokonttori Muistio 8 (19) 5.1 Yrityspalveluiden digiloikan tiekartta digitalisoinnin periaatteiden mukaista. Tällöin kehittäminen on asiakaslähtöistä, mikä tarkoittaa organisaatiorakenteista riippumatonta, sujuvaa ja läpinäkyvää palvelutuotantoa. Työ- ja elinkeinoministeriössä Yritys- ja alueosastoon kuuluvan Yrityspalvelut ryhmän tehtävänä on uudistaa hallinnonalan yrityspalvelut. Yrityspalveluiden digiloikan tulisi johtaa yrityspalveluiden ekosysteemin luomiseen yhteistä palvelualustaa hyödyntäen. Ekosysteemiajattelu on lanseerattu liiketoimintaekosysteemin käsitteen osalta jo vuonna Ekosysteemissä eri alojen toimijat tekevät yhteistyötä, kilpailevat ja luovat yhdessä kyvykkyyksiä uusien innovaatioiden ympärille. Ekosysteemi on verkosto, jossa toimijat tekevät yhteistyötä luodakseen toisiaan täydentävien kyvykkyyksien ja voimavarojen ja tuotteen tai palvelun asiakasarvon kasvattamiseksi. Yhteisen palvelualustan avulla voidaan lisätä asiakaslähtöisyyttä, yhteistyötä ja joustavuutta palveluiden tuottamisessa. Yhteisen palvelualustan toiminnallisuuksia ja arkkitehtuuria on havainnollistettu myöhemmin muistion kuvissa 4 ja 6. Palvelualusta tulisi kehittää KaPA-kokonaisuuteen yhteensopivaksi ja hyödyntäen KaPA-elementtejä, joita palvelualustan toiminnallisuudet täydentäisivät. Palvelualustan tarkempi sisältö tulisi määrittää kehittämistyön yhteydessä. Yrityspalveluiden digiloikkaa ei kannata taittaa yhdellä suurella harppauksella, vaan tavoitetta kohti voidaan kulkea vaihe ja askel kerrallaan. Käynnissä olevat yrityspalveluiden kehittämishankkeet luovat hyvän pohjan jatkokehittämiselle. Yrityspalveluiden digiloikan mahdollinen tiekartta on esitetty kuvassa 3. Digiloikan ottaminen on jaettu siinä kolmeen vaiheeseen: 1. Yrityksen perustaminen ja poikkihallinnollinen palvelualusta (kuhyanalyysi) 2. Yrityksiä koskevan sääntelyn ja velvoitteiden tuominen palvelualustalle 3. Yrityspalveluiden koko ekosysteemi palvelualustalle. Digiloikan ottaminen voidaan käynnistää yrityksen perustaminen prosessin palvelupolun uudelleen määrittelyllä. Tarkastelu kattaisi viranomaispalveluista perusrekisteröinnit sekä aloittavan yrityksen rahoituspalvelut. Luvat ja ilmoitukset rajattaisiin ensimmäisen vaiheen ulkopuolelle, sillä niihin liittyvä prosessien kehittämistyö on parhaillaan käynnissä. Rajapinta tähän kehittämistyöhön tulisi huomioida. Ensimmäisessä vaiheessa rakennettaisiin yhteinen vuo- 18 Ekosysteeminäkökulma innovaatiopolitiikkaan [Viitattu: ].

9 Valtiokonttori Muistio 9 (19) rovaikutteinen palvelualusta, joka laajennetaan muihin yrityspalveluihin digiloikan seuraavissa vaiheissa. Vuorovaikutteinen palvelualusta mahdollistaisi esim. hakemusten täydentämisen. Toisessa vaiheessa palvelualustan hyödyntämistä laajennettaisiin toimivan yrityksen kaikkien velvoitteiden hoitamiseen. Palvelualusta mahdollistaisi mm. velvotteiden vuosikellon ja siihen kuuluvat automaattiset herätteet sekä esitäytetyt ilmoituspohjat. Kehittäminen mahdollistaisi viranomaisvelvoitteiden hoitamisen yhden ja saman palvelualustan kautta. Kolmannessa vaiheessa palvelualustalle tuotaisiin yrityspalveluiden koko ekosysteemi. Tämä tarkoittaa viranomaisten yrityspalveluiden kokoamista yhteiselle palvelualustalle. Kolmannessa vaiheessa palvelualustalle tuotaisiin myös yksityisen sektorin toimijoita palveluineen. Ekosysteemiä laajennettaessa on luotava selvät ja läpinäkyvät menettelyt sille, millä kriteereillä palveluita ekosysteemiin tuodaan. Kuva 3. Yrityspalveluiden digiloikan tiekartta Yrityspalveluiden kehittäminen kohti ekosysteemi-ajattelua edellyttää omistajuuden ja vastuiden määrittämistä. Omistajalla tulee olla palvelukokonaisuuden poikkihallinnollinen ohjausvalta. Myös yhteisen palvelualustan osalta on omistajuus-, vastuu- ja ylläpitokysymykset määritettävä selvästi. Roolien määrittäminen on tehtävä kehittämistyön yhteydessä. Keskeistä on myös eri toimijoiden sitouttaminen yhteiseen toimintamalliin. Omistajalla tulee olla keinoja sitouttamisen varmistamiseen. Julkisen hallinnon toimijoiden yhteistyön tulee kehittyä kohti vahvaa kumppanuutta, jossa lähtökohtana eivät ole organisaatiot, vaan yhteisten asiakkaiden tarpeet. Yrityspalveluissa tavoitteena tulisi olla, että yrittäjä voi käynnistää yhdeltä sähköiseltä luukulta palveluketjun, jonka osapuolina voi olla useita viranomaisia substanssitietojärjestelmineen. Toimintaa tulisi kehittää siten, ettei yrittäjän tarvitse prosessin eri vaiheissa erikseen käynnistää asiointia eri viranomaisten kanssa, vaan asian hoito onnistuu prosessina. Toimintamalli sujuvoittaa asiointia, keventää hallinnollista taakkaa ja vaikuttaa myös koko-

10 Valtiokonttori Muistio 10 (19) naisprosessien läpimenoaikoihin. Toimintatavan kehittäminen edellyttää esimerkiksi jaetun tietopohjan synnyttämistä viranomaisten kesken. Teknologiaratkaisuna muutoksen toteuttamisessa voi olla yhteinen palvelualusta, jonka ympärille ekosysteemiä voidaan ryhtyä pala palalta rakentamaan. Toimintamallia ei tule rakentaa teknologia edellä, vaan ensin tulee tunnistaa toiminnan muutostarpeet, joiden jälkeen haetaan toimintaa tukevat teknologiaratkaisut. Mahdollista yhdenluukun toimintamallia etuineen on esitetty kuvassa 4, jossa asiakas käyttäisi vain yhtä asiointipalvelua. Mallissa sähköistä asiointia koottaisiin verrattuna nykytilaan, jossa Yritys-Suomi toimii reittinä eri palveluihin. Sähköisen asioinnin kokoamisella pidemmällä aikavälillä saavutettavia hyötyjä ja kustannuksia tulisi arvioida vielä tarkemmin. Koska kehittämisen tulee olla asiakaslähtöistä ja lähteä liikkeelle toimintatapojen muutostarpeista, ei kokonaisuuden kehittämiskustannuksia ole mahdollista tässä vaiheessa arvioida tarkasti. Tavoitetilan ja nykytilan eroavaisuudet ja muutostarpeet on ensin selvitettävä. Kuva 3. Poikkihallinnollinen asiointi yhden luukun kautta. Kuvattu yrityspalveluiden digiloikka haastaa palveluiden kehittämisessä perinteisesti käytetyt menetelmät. Organisaatio- ja palvelukohtaisesta kehittämisestä on siirryttävä asiakaslähtöiseen kehittämiseen ja palveluiden tuottamiseen. Digiloikan ottamisen edellytyksiä kohti yrityspalveluiden ekosysteemiä on havainnollistettu kuvassa 5. Palveluita tulisi kehittää ja mahdollisesti myös karsia siten, että asiakkaat ja oikeat palvelut kohtaavat helposti.

11 Valtiokonttori Muistio 11 (19) Kuva 5. Yrityspalveluiden ekosysteemin rakennusaineksia Yrityspalveluiden digiloikka -kokonaisuudesta ei ole katsottu mielekkääksi tässä yhteydessä laatia kustannushyötyanalyysia kokonaisuuden laajuuden ja monimuotoisuuden vuoksi. Kokonaisuuden kehittämistarpeesta ei pitäisi olla epäselvyyttä, kun huomioidaan vuosittain palveluihin käytettävä resurssimäärä ja aiemmin tehtyjen selvitysten johtopäätökset. Tässä yhteydessä tavoitekuvan kustannusten ja hyötyjen tarkastelua on tehty karkealla tasolla yrityksen perustamisprosessin kehittämisen ja palvelualustan osalta. 5.2 Yrityspalveluiden digiloikan suhde käynnissä olevan kehittämiseen Käynnissä olevasta julkisten yrityspalveluiden yhteisestä kehittämisestä merkittävää osaa tehdään KaPA-hankkeen yhteydessä. Uusi Yritys-Suomi palvelunäkymä julkaistaan vuoden 2017 lopulla. Samaan aikaan palvelutietovaranto sisältää kaikkien merkittävien julkisten palvelujen tiedot. Tunnistamisen, sähköisen allekirjoituksen sekä roolien ja valtuuksien hallinnan palvelut toteutetaan vuosien aikana. Nämä kehittämistyön tulokset helpottavat yritysten sähköisten asiointia monin tavoin (mm. palvelukokonaisuuksien kuvaaminen, kertakirjautuminen, viestinvälityspalvelu). Käynnissä oleva kehittämistyö ei poista tarvetta palveluvalikoiman ja toimijoiden roolien selkeyttämiselle sekä sähköisen asioinnin kokoamiselle. Uudistuva Yritys-Suomi tulee esittelemään yrityspalveluita nykyistä laajempina kokonaisuuksina, mutta palveluiden tuottaminen ja kehittäminen tapahtuu vielä suurimmaksi osaksi organisaatiokohtaisesti, ei palvelupolkuina. Lisäksi yhden luukun periaatteen näkökulmasta on ongelmallista, että itse sähköinen asiointi tapahtuu asiakohtaisesti viranomaisten erillisissä palveluissa. Palvelut eroavat visuaaliselta ilmeeltään ja käyttölogiikaltaan toisistaan ja Yritys-Suomesta, mikä ei synnytä yhtenäistä käyttäjäkokemusta ja voi siten

12 Valtiokonttori Muistio 12 (19) hankaloittaa myös palveluiden käyttöä. Nämä seikat vaikuttavat omalta osaltaan siihen, miten korkeaksi sähköisen asioinnin osuus pystytään nostamaan. Yrityspalveluiden digiloikan teknisenä ratkaisuna toimiva palvelualusta tulee kehittää KaPA-kokonaisuuteen yhteensopivaksi. Palvelualustan toiminnallisen arkkitehtuurin lopullinen sisältö ja laajuus tulee määrittää kehittämistyön yhteydessä. Tätä varten on tehtävä käynnissä olevan kehittämistyön ja palvelualustan välistä tarkempaa tarkastelua ja palvelualustan toiminnallisuuksia tulee tarkastella myös suhteessa substanssijärjestelmiin ja olemassa oleviin sähköisen asioinnin järjestelmiin. Kuvassa 6 on esitetty alustava ehdotus palvelualustan toiminnallisesta arkkitehtuurista. Palvelualustan tulisi hyödyntää KaPA-kehittämistyön lopputuloksena syntyviä elementtejä, kuten palveluväylä, kertakirjautuminen ja viestinvälityspalvelu. Edelleen palvelualustassa hyödynnetään KaPA palvelunäkymien kehittämistyön tuloksena syntyviä omien (yritysten) tietojen katselua ja hallintaa, palveluhakua ja palveluoppaita. Vuorovaikutteisen palvelualustan uutena tuomia elementtejä voivat olla esimerkiksi: kokonaiskuva yrityksen velvoitteista velvoitteiden vuosikello ja automaattiset herätteet ilmoitusten ja raporttien lähettäminen (tietojen esitäyttö käytössä) hakemuksen täydentäminen tai sen peruuttaminen päätösluonnoksen kommentointi. Kuva 6. Palvelualustan toiminnallisen arkkitehtuurin alustava tavoitetila

13 Valtiokonttori Muistio 13 (19) Osana käynnissä olevaa Yritys-Suomen kehittämistyötä tunnistetaan referenssi- ja asiakasryhmiä hyödyntäen yrityksen palvelupolkuja, joiden mukaisesti palvelukokonaisuuksia kuvataan. Yrityspalveluiden kehittämisen seuraavat askeleet voidaan ottaa näiden tunnistettavia palvelupolkuja hyödyntäen. Niiden osalta tulisi aloittaa syvempi palveluvalikoiman, toimijoiden roolien sekä viestintä- ja asiointikanavien tarkastelu. Tarkastelua on mielekästä rajata mahdollisimman konkreettisiin kehittämiskohteisiin, kuten yrityksen perustamisprosessiin. Tarkastelua voidaan myös toteuttaa yhtä aikaisesti eri palvelukokonaisuuksien osalta. Palvelupolkujen, palveluvalikoimien ja toimijoiden roolien tarkastelu on kuitenkin tehtävä ensin, sillä ne mahdollistavat palveluiden sähköisen asioinnin kokoamisen. Palvelutarkastelu on tehtävä ensin riittävän laajasti, jotta ei päädytä sähköistämään nykyprosesseja. Sen jälkeen toteutettavalla palvelualustan kehittämisellä ja sähköisen asioinnin kokoamisella voidaan vaikuttaa mm. neuvontapalveluiden tuottamiseen (tarve neuvonnalla, neuvontapalveluiden organisointi). 5.3 Kokonaisuuden kehittämisellä saavutettavat hyödyt Vaikuttavuus Ei-taloudelliset hyödyt Yrityspalveluiden digiloikalla on saavutettavissa vaikuttavuushyötyjä. Keskeisiä asiakashyötyjä ovat hallinnollisen taakan keveneminen ja asioinnin sujuvoituminen. Asiakas pystyy muodostamaan nykyistä helpommin kuvan saatavilla olevista palveluista sekä omasta asiointikokonaisuudestaan. Asiakas voi asioida yhdessä tai nykyistä harvemmassa sähköisessä palvelussa. Tavoitteena on myös, että tarvittavat tiedot kysytään asiakkaalta vain kerran. Asiakkaan näkökulmasta palvelukokonaisuuksien läpimenoajat voivat lyhentyä, kun asiaa ei tarvitse laittaa erikseen vireille useiden viranomaisten kanssa prosessin eri vaiheissa. Vaikuttavuushyödyt syntyvät sitä mukaa, kun keskitettyä asiointia laajennetaan. Keskitettyä asiointia voidaan toteuttaa esim. yrityksen perustamisprosessissa, rahoituspalveluissa sekä lupa- ja ilmoitusasioissa (prosessien yhtenäistämistyö käynnissä). Kehittäminen mahdollistaa uuden yrityspalveluiden ekosysteemin syntymisen, minkä myötä julkishallinnon rooli palvelujen tuottajana voi muuttua (yksityisen sektorin mahdollisuudet luoda yritystoimintaa alueella kehittyy). Tämä voi vaikuttaa pitkällä aikavälillä ratkaisevasti resurssitarpeisiin. Hyötyjen realisoituminen edellyttää vahvaa poikkihallinnollista sitoutumista yhteisiin toimintatapoihin ja toiminnan kehittämiseen asiakasnäkökulmasta (palvelupolku-ajattelu). Kokonaisuuden omistajuuden on oltava kristallin kirkas. Asiakkaat on otettava mukaan kehittämistyöhön. 1. Jaettu tietopohja Kehittäminen mahdollistaa ja myös jossain määrin edellyttää yhteisen, jaetun tietopojan luomista. Jaettu tietopohja lisää läpinäkyvyyttä ja mah-

14 Valtiokonttori Muistio 14 (19) Taloudelliset hyödyt dollisuuksia hyödyntää analytiikkaa (esim. yrityksille tarjottavat rahoituspalvelut tai palvelujen ennakoiva tarjonta), minkä lisäksi se mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen ja antaa vahvan pohjan palveluiden koordinoidulle kehittämiselle. 2. Kokonaiskuvan muodostaminen Mahdollistaa viranomaisille uuden tavan hahmottaa palveluvalikoimaa ja muodostaa siitä kansallista kokonaiskuvaa. Kokonaiskuva alkaa muodostua jo KaPA-kehittämistyön ja Palvelutietovarannon käyttöönoton myötä. Kokonaiskuva mahdollistaa palveluvalikoiman selkeyttämistä ja asiakaslähtöistä kehittämistä. Palveluprosesseittain syntyy myös jaettu käsitys osallistuvista toimijoista. Kokonaiskuvan kehittymisestä hyötyy myös asiakas. 3. Palveluiden löydettävyys ja osuvuus Myös viranomaiset hyötyvät siitä, että palvelut ovat aiempaa paremmin asiakkaiden löydettävissä ja helpommin käytettävissä. Mahdollista vaikuttaa tarvittavan palveluiden käyttöön liittyvän neuvonnan määrään. Viranomaiset hyötyvät myös siitä, että palveluita osataan käyttää oikein - esim. turhia hakemuksia ei lähetetä. 4. Mahdollistaa uuden roolijaon julkisen hallinnon sisällä sekä suhteessa yksityiseen sektoriin Yrityspalveluiden ekosysteemin luominen tukee julkisen hallinnon tehtävissä tarvittavaa uudelleenorganisointia. Se avaa myös mahdollisuuden julkisen hallinnon ja yksityisen sektorin roolien uudelleen tarkastelulle. Tämä voi synnyttää uutta liiketoimintaa ja toisaalta keventää julkishallinnon tehtäväkenttää. Tältä osin taloudellisia vaikutuksia on vaikea arvioida etukäteen. Huomioiden julkisten yrityspalveluihin käytettävän vuosittaisen henkilötyön panostuksen, on palveluiden kehittämisellä saavutettavissa taloudellista hyötyä. Saavutettavissa olevaa hyötypotentiaalia on palveluiden ja toimijoiden runsaan lukumäärän vuoksi vaikea arvioida tässä yhteydessä yksityiskohtaisesti. Tarkempi tarkastelu edellyttäisi syvällisempää nyky- ja tavoitetilojen eroanalyysiä. Jos taloudellisten hyötyjen arvioinnin lähtökohdaksi otetaan Selvitys julkisista yrityspalveluista -raportissa esitetty arvio viiden ELY-alueen alueellisten yrityspalveluiden ja valtakunnallisten yrityspalveluiden yhteen lasketusta työpanoksesta (1 549 htv), ja ajateltaisiin kehitystyön johtavan 10 %:n tehostumiseen henkilöresursseilla mitattuna, olisi vuosittainen säästö yli 9 miljoonaa euroa. Todellisuudessa potentiaali voi olla suurempi. Vuoden 2012 tarkastelun resurssiarviosta (2 261 htv) laskettaessa tarkoittaisi 10 %:n tehostuminen yli 13 miljoonan euron säästöä.

15 Valtiokonttori Muistio 15 (19) 5.4 Toteuttamatta jättämisen riskit 5.5 Lainsäädännön muutostarpeet 5.6 Yhteentoimivuuden tarpeet Palveluiden nykyistä voimakkaamman asiakaslähtöisen (ei pistemäinen) kehittämisen voidaan arvioida tuottavan taloudellista hyötyä päällekkäisen kehittämisen vähentyessä. Mikäli esimerkiksi yritysten sähköistä asiointia voidaan koota yhteiselle alustalle, voidaan luopua erillisten sähköisten asiointipalvelujen kehittämisestä. Syntyvien rajapintojen (yhteinen asiointi substanssijärjestelmät) ylläpitokustannukset osin pienentävät kehittämiskustannuksissa saavutettavaa säästöä. Koska julkisten yrityspalveluiden kokonaisuus on laaja, ei tässä yhteydessä ole nähty mahdolliseksi arvioida kehittämisen kustannuksia kokonaisuutena. Kehitystarpeet on todettu useammassa selvityksessä. Mikäli toteutusta ei käynnistetä, julkisia yrityspalveluita ja niihin liittyvää sähköistä asiointia toteutetaan ja kehitetään edelleen sirpalemaisesti eri toimijoiden toimesta. Sähköisen asioinnin palvelukokemus ei ehkä kehity riittävän hyväksi, jolloin sähköinen asiointia on vaikea saada ensisijaiseksi kanavaksi (kustannusvaikutuksia). Kokonaisuutena julkishallinnon resursseja ei käytetä parhaalla mahdollisella tavalla (taloudellisuus, laatu). Lainsäädännön muutostarpeita ei ole kokonaisuuden osalta kartoitettu. Kehittäminen edellyttää organisaatio-/palvelukohtaisen lainsäädäntöjen tarkastamista, mikäli esim. sähköisestä asioinnista on säädetty hyvin yksityiskohtaisesti. Myös viranomaisten tietojen nykyistä laajempi yhteiskäyttö voi edellyttää säädösmuutoksia. Mikäli kehittämisellä pystytään selkeyttämään toimijoiden työnjakoa, on tällöin mitä todennäköisemmin päivitettävä myös toimintaa ohjaavia säädöksiä. Hyötyjen maksimointi edellyttäisi myös, että yhteiset säädökset antaisivat vahvan tuen sähköiselle asioinnille siten, että sitä voidaan käyttää ensisijaisena ja jopa ainoana kanavana (tarvittaessa avustettu sähköinen asiointi). Osa neuvontapalveluista tulee luonnollisesti aina säilymään henkilökohtaisena kasvokkaisena palveluna. Toteuttaminen edellyttää rajapintoja yhteisen palvelualustan ja substanssijärjestelmien välille. Kehittämisessä tarvitaan myös tietojen yhteentoimivuuden varmistamista. Tarpeet yhteentoimivuudelle riippuu myös toteutuksen syvyydestä, esim. missä määrin asiakastietoa on tarpeen ja mahdollista jakaa viranomaisten kesken (kokonaiskuvan muodostaminen). Yhteentoimivuusnäkökulmat on käytävä läpi kunkin palvelukokonaisuuden osalta.

16 Valtiokonttori Muistio 16 (19) 6 Kuhy-arviointi: Yrityksen perustaminen ja yhteinen vuorovaikutteinen palvelualusta (liitteenä Excel) Tulevan yrittäjän on vaikea hahmottaa palvelukokonaisuutta ja eri julkishallinnon toimijoiden rooleja. Nykytilassa yrityksen perustaja kohtaa useita tieto- ja neuvontapalveluita sekä perustamistoimiin liittyviä palveluita, joissa asiointikanavina on kasvokkaiset tapaamiset, puhelin-, chat- ja somepalvelut sekä erilaiset sähköisen asioinnin palvelut. Julkishallinnon palveluiden lisäksi yrityksen perustamisen tueksi on tarjolla yksityisen sektorin palveluita (esim. onnistuyrittajana.fi ja perustayritys.fi). Palveluiden pirstaloitumisen vuoksi tulevan yrittäjän voi olla vaikeaa saada neuvontaa koko prosessin osalta. Asiointia on tehtävä useiden viranomaisten kanssa ja oikeassa järjestyksessä. Palvelukokonaisuuden lähtökohtana ei ole asiakas. Tulevan yrittäjän on hoidettava velvoitteita myös yksityisen sektorin toimijoiden kanssa (esim. pankkiasiat, vakuutukset). Asiakkaan näkökulmasta yrityksen perustamista tulisi lähestyä kokonaisprosessina, jossa julkisen ja yksityisen sektorin palvelut lomittuvat toimivaksi kokonaisuudeksi. Yrityksen perustamisprosessissa sähköisen asioinnin laajuutta tulee kasvattamaan YTJ-järjestelmän käynnissä oleva kehittäminen, joka mahdollistaa yksityisen elinkeinonharjoittajan yrityksen sähköisen rekisteröinnin (kevät 2017). Myös Yritys-Suomi -palvelun uudistaminen palvelunäkymäksi tulee tukemaan yrityspalveluiden käyttöä mm. palvelukokonaisuuksien kuvauksilla ja toisaalta kertakirjautuminen tekee eri asiointipalveluiden käytöstä sujuvampaa. Yritys- Suomi -palvelun käynnissä olevalla kehittämisellä ei kuitenkaan voida vaikuttaa aloittavien yritysten palveluiden määrään, palveluntuottajien rooleihin ja itse prosessin kulkuun. Kehittäminen ei mahdollista yrityksen perustamista Yritys-Suomi -palvelussa, vaan sähköisessä asioinnissa säilyy viranomais- tai palvelukohtaiset kanavat. Yrityksen perustamisen osalta olisi mielekästä arvioida sähköisen asioinnin kokoamismahdollisuuksia. Yrityspalveluiden digiloikan ottaminen voidaan aloittaa yrityksen perustamisprosessista, joka muodostaa selvärajaisen kehittämiskohteen. Prosessin vaiheista perusrekisteröinnit ja aloittavan yrityksen rahoituksen hakeminen toistuvat eri toimialojen yrityksillä samankaltaisina. Vuosittainen tapahtumamäärä on myös merkittävä. Prosessin tarkastelua on myös mahdollista laajentaa yrityksen lupiin. Yrityksen perustamisen palveluita tulisi kehittämistyön yhteydessä tarkastella ainakin seuraavista näkökulmista, joita on osin nostettu esille myös aiemmin tehdyissä selvityksissä: Aloittavien yritysten palvelukokonaisuuden poikkihallinnollisen omistajuuden kirkastaminen. Toimintatapojen poikkihallinnollinen uudistaminen edellyttää vahvaa kaikkien toimijoiden hyväksymää omistajuutta. Omistajalla on oltava riittävä poikkihallinnollinen toimivalta ja kokonaisvastuu prosessista.

17 Valtiokonttori Muistio 17 (19) Aloittavien yritysten palveluiden toimijoiden ja palvelujen läpikäynti ja selkeyttäminen o Varmistetaan, ettei päällekkäisyyksiä synny julkisissa palveluissa. Selkeytetään ja vahvistetaan toimijoiden pelisääntöjä. Esim. kaikki julkisten palveluiden tuottajat hyväksyvät Oma Yritys-Suomen liiketoimintasuunnitelmapohjan eri palveluiden osalta, jolloin tulevan yrittäjän tarvitsee laatia vain yksi suunnitelma. Sähköisten tieto- ja neuvontapalveluiden keskittäminen uudistuvaan Yritys-Suomi -palveluun (verkkoviestintäkanavien vähentäminen) ja toimijoiden sitoutuminen yhteiseen palvelukanavaan. Samalla on tarpeen mukaan selkeytettävä sähköisen neuvontapalvelun toteutusta ja ohjausta (esim. kuinka montaa julkishallinnon asiantuntijaa yrittäjä voi pyytää kommentoimaan liiketoimintasuunnitelmaansa). Palveluvalikoiman ja roolien selkeyttämisen jälkeen voidaan toteuttaa aloittavien yritysten rahoituspalveluiden kokoaminen sähköisen asioinnin osalta (nykytilassa sähköistä asiointia ainakin kolmessa eri palvelussa; TE-palvelut, Mavi/Hyrrä, Finnvera). Selvitetään mahdollisuus eri rahoitusmuotojen hakemiseen kerralla yhdeltä sähköiseltä luukulta. Toteutetaan kehitettävää yhteistä palvelualustaa hyödyntäen yrityksen perustaminen -palvelu, jolloin palvelupolku voidaan toteuttaa tapahtuvaksi asiakaskokemuksena kokonaisuudessaan samassa palvelussa. Yrityksen perustaminen palvelu kattaisi neuvontapalvelut (vrt. Oma Yritys-Suomi), rahoituspalvelut, rekisteröitymisen ja pidemmällä aikavälillä myös toiminnan aloittamiseen liittyvät luvat ja ilmoitukset. 6.1 Yrityksen perustamisen ja yhteisen vuorovaikutteisen palvelualustan kehittämisen tiekartta ja arvio saavutettavista hyödyistä Yrityksen perustamisen palvelupolun selkeyttäminen ja yhtenäistäminen on mahdollista aloittaa käynnissä olevan Yritys-Suomi -palvelun uudistamistyön rinnalla. Yritys-Suomi -palvelun uudistamisen yhteydessä yrityksen perustamisen palvelupolun nykytila tulee selkeämmin kuvatuksi. Seuraavana askeleena kehittämisessä hyödynnettäisiin asiakaslähtöistä palvelumuotoilua, jonka tarkoituksena on kuvata viranomaisrajat ylittävä kokonaispalvelu ja palvelupolku uusien yrittäjien näkökulmasta. Työn lopputuloksina syntyvät kuvaukset tavoitetilan asiakaslähtöisten yrityspalveluiden palvelupolusta ja palvelusuunnitelmasta. Asiakaslähtöistä kehittämismallia on esitetty kuvassa 7. Palvelumuotoilun lopputuloksena syntyviä kuvauksia edelleen tarkentamalla ja pilotoimalla voidaan luoda palvelualustan rakentamiseen tarvittavia tarkempia määrittelyjä.

18 Valtiokonttori Muistio 18 (19) Kuva 7. Asikaskalähtöisen kehittämisen malli. Tarpeen mukaan kehittämistä voidaan rajata siten, että tarkasteluun otetaan aluksi esim. yrityksen perustaminen suosituimmilla toimialoilla, joita ovat olleet tukku- ja vähittäiskauppa, ammatillinen, tieteellinen ja tekninen toiminta sekä rakentaminen 19. Myöhemmin tarkastelua on mahdollista laajentaa lupiin ja ilmoituksiin. Yrityksen perustamiseen liittyvien palveluiden kehittäminen kokonaisuutena johtaa sujuvampaan asiointiin. Tehdyn kustannushyötyanalyysin yhteydessä on esitetty arviolaskelma, jossa yrityksen perustajien (vuosittain uutta yritystä) 10 %:n työajansäästön vuosittaiseksi arvoksi on arvioitu 4,2 miljoonaa euroa. Palvelukokonaisuuden haltuunotto tukee myös palveluiden ja yrittäjyyden tehokasta markkinointia potentiaalisille uusille yrittäjille, joten kehittämistyöllä voi olla positiivista vaikutusta kannattavien uusien yritysten määrään. Kehittäminen tuottaa todennäköisesti kustannussäästöjä julkisissa palveluissa. Kun yrityksen perustaminen onnistuu sähköisessä ympäristössä vaivattomasti, on yrittäjällä matalampi kynnys käyttää sähköistä asiointia jatkossa yrityksensä asioiden hoitamisessa. Kun palvelukokonaisuus ja asioinnin välineet näyttäytyvät selkeämpänä kokonaisuutena asiakkaille, esim. tarve neuvonnalla vähenee ja oikeat palvelut tavoittavat asiakkaan helpommin. Lisäksi palveluiden kehittäminen tukee resurssien keskittämistä erityisryhmiin, jotka voivat tarvita enemmän tukea asioinnissa (esim. maahanmuuttajat yrityksen perustajana). Aloittavien yritysten palveluihin nykytilassa käytettävää henkilötyöpanosta on mahdollista arvioida tehtyjen selvitysten perusteella. Kokonaistyöpanoksen arviointi edellyttää myös joidenkin olettamusten tekemistä. Kuitenkin tällä tavalla tarkasteltuna voidaan esittää karkea arvio siitä, että 10 %:n tehostuminen tuottaisi 1,8 miljoonan euron vuotuisen säästön tarkasteltaessa sekä alueellisia että valtakunnallisia toimijoita. Lisäksi tehdyssä kustannushyötyanalyysissa on oletettu, että toteutettava kehittäminen tuottaa taloudellista hyötyä päällekkäisen kehittämisen vähentyessä (palvelut, sähköinen asiointi). 19 Tilastokeskus, aloittaneet ja lopettaneet yritykset [Viitattu: ].

19 Valtiokonttori Muistio 19 (19) Yrityksen perustamisen ja palvelualustan kehittämisen tarkkojen kustannusja hyötyvaikutusten määrittäminen on mahdollista tehdä kehittämistyön ensimmäisen vaiheen eli palvelumuotoilun jälkeen, kun pystytään tarkemmin arvioimaan nyky- ja määritetyn tavoitetilan eroja sekä vaadittavan kehittämistyön kokoluokkaa. Kustannushyötylaskelmassa esitetyt karkeat arviot sekä aiemmin tehtyjen selvitysten johtopäätökset kannustavat käynnistämään kehittämistyön ensimmäisen vaiheen, minkä jälkeen mahdollisia etenemisvaihtoehtojen hyötyjä ja kustannuksia voidaan tarkastella tarkemmin.