Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri

Transkriptio

1 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri Versio: 1.0

2 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Sisällys 1. Johdanto Kuvauksen kohde ja dokumentin tarkoitus Kenelle tämä dokumentti on tarkoitettu Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin keskeiset hyödyt Tämän kuvauksen yleiset rajaukset Työssä hyödynnetty kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Opintohallinnon lähtötilanne Opintohallinto toimintana pähkinänkuoressa Opintohallintoarkkitehtuurin lähtötilanne Lähtötilanteen kokoaminen Havainnot lähtötilanteesta Periaatetason arkkitehtuurilinjaukset Kuvatun viitearkkitehtuurin rajaukset ja reunaehdot Sidosarkkitehtuurit, -määritykset ja hankkeet Koulutuksen kansallinen arkkitehtuuri Arkkitehtuuriperiaatteet Tietoturvaperiaatteet Käsitteellisen tason arkkitehtuurilinjaukset Opintohallinnon ja sen ratkaisujen haasteet ja tavoitteet Sidosryhmät Toimijat ja roolit Käsitteistö Loogisen tason arkkitehtuurilinjaukset Prosessikartta Opintohallinto osana kansallisia koulutuksen pääprosesseja Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta Opintohallinnossa käsiteltävät päätiedot Loogiset päätietovarannot Kansalliset koulutuksen päätietovarannot Koulutusaste- tai seututasoiset opintohallinnon tietovarannot Koulutuksen järjestäjän paikalliset opintohallinnon päätietovarannot Koulutuksen järjestäjän yleiset tietovarannot Koulutuksen järjestäjän tekniset tietovarannot Tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys Tietojärjestelmäpalveluiden rakentuminen SOA-periaattein Tietojärjestelmäpalveluiden kerrosarkkitehtuuri Opintohallinnon tietojärjestelmäpalveluiden kokonaisjäsennys Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelujen tarkennettu kuvaus Koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut Opiskelijavalintojen tietojärjestelmäpalvelut Opetuksen ja opiskelun tietojärjestelmäpalvelut Opintojen jälkeiset tietojärjestelmäpalvelut... 83

3 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Oppimista tukevat yhteistyöpalvelut Opiskelijatietojen hallinnan tietojärjestelmäpalvelut Johtamista ja toiminnan kehittämistä tukevat tietojärjestelmäpalvelut Organisaatiotasoiset hallinnolliset tietojärjestelmäpalvelut Organisaatiotasoiset tekniset tietojärjestelmäpalvelut Integraatioperiaatteet Tietovirrat Liitteet Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus MK Viitearkkitehtuurin luonnos projektiryhmän katselmoitavaksi kehittämisryhmä kehittämisryhmä Kokouksen kommenteilla tarkennettu versio Kehittämisryhmän tarkennettujen kommenttien perusteella täsmennetty versio MK Seminaarien ja kommenttien perusteella viimeistelty versio

4 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) 1. Johdanto 1.1. Kuvauksen kohde ja dokumentin tarkoitus Tässä dokumentissa kuvataan kansallisen opintohallinnon tavoitearkkitehtuuri. Kyseessä on ns. viitearkkitehtuuri, joka ohjaa opintohallintotoimintojen kehittämistä. Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri luo puitteet koulutuksen järjestäjien opintohallintotoimintojen tarkemmalle suunnittelulle ja toteuttamiselle. Tämä viitearkkitehtuuri kuvaa kokonaisuutena, miten opintohallinnon prosessit, päätiedot, sidosryhmät, roolit sekä tietojärjestelmäpalvelut toimivat kokonaisuutena yhteen. Viitearkkitehtuurin tarkoituksena on jakaa toiminnot ja tietojärjestelmäpalvelut loogisiin kokonaisuuksiin, joissa samaan asiaan toteutetaan vain yksi ratkaisu ja jotka kytkeytyvät kansallisiin oppijan palveluihin saumattomasti. Viitearkkitehtuurilla tarkoitetaan määritetyn kohdealueen yleistasoista tavoitetilan arkkitehtuurikuvausta. Viitearkkitehtuuri jäsentää ja määrittää arkkitehtuurin keskeisimmät rakenneosat ottamatta tarkasti kantaa esimerkiksi toteutusteknologiaan tai muihin suunnittelun tai toteutuksen yksityiskohtiin. Viitearkkitehtuuri määrittää puitteet, jonka sisällä opintohallinnon toiminnan kehittäminen, tietojen hallinta ja tietojärjestelmät tulee toteuttaa. Tässä opintohallinnon viitearkkitehtuurissa on otettu huomioon kansallinen opetustoimen kokonaisarkkitehtuuri sekä oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuri. Nämä ovat tätä kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuureja ohjaavia arkkitehtuureja, jonka mukaisia ratkaisuja opetus- ja kulttuuriministeriö toteuttaa yhdessä Opetushallituksen kanssa osana Oppijan palvelukokonaisuus SADe-hanketta. Tulevat opintohallinnon ratkaisut tulee sovittaa tähän tavoitearkkitehtuuriin. Kaikkien koulutuksen järjestäjien tulee opintohallinnon uusia toimintoja ja erityisesti tietojärjestelmiä kehittäessään verrata ratkaisumallejaan tähän tavoitearkkitehtuuriin ja pyrkiä hankkimaan tai toteuttamaan ratkaisuja, jotka parhaiten sopivat tässä kuvattuihin arkkitehtuuritavoitteisiin. Tämä dokumentti on laadittu osana valtiovarainministeriön rahoittaman SA- De-ohjelmaan kuuluvaa Oppijan palvelut hanketta. Työhön osallistui kattava määrä koulutuksen järjestäjiä eri puolelta Suomea edustaen eri koulutusasteita. Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin laatimiseen osallistuivat seuraavat organisaatiot: Etelä-Savon koulutus Oy Helsingin kaupunki / opetusvirasto Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Keuda Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia opetus- ja kulttuuriministeriö

5 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opetushallitus Päijät-Hämeen koulutuskonserni / Koulutuskeskus Salpaus Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Tampereen Aikuiskoulutussäätiö Vaasan kaupunki Varkauden kaupunki Länsirannikon koulutusosakeyhtiö Winnova 1.2. Kenelle tämä dokumentti on tarkoitettu Tämä viitearkkitehtuurikuvaus on tarkoitettu kaikkien opetustoimen organisaatioiden keskushallinnon ja koulutus- ja opetuspalveluja tuottavien organisaatioiden sekä näiden yhteistyöorganisaatioiden toiminnan kehittäjille ja tietohallinto-organisaatioille. Keskeisiä kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kohderooleja ovat: Opetus- ja kulttuuriministeriön ja Opetushallituksen johto ja kehittämisen avainhenkilöt Oppijan palvelukokonaisuuden kansallisia palveluja kehittävät avainja vastuuhenkilöt Koulutuksen järjestäjien johto ja toiminnan kehittäjät esim. kehitysja kehittämispäälliköt tms. Koulutuksen järjestäjien johdon tehtävä on saattaa tämän viitearkkitehtuurin olemassaolo myös mahdollisten luottamushenkilöiden ja konsernin johdon tietoon. Viitearkkitehtuuria voidaan käyttää erityisesti päätöksenteon tueksi määriteltäessä tulevaisuuden strategisia suuntauksia ja resursointia. Koulutuksen järjestäjien toiminnan laatumenettelyistä ja laadunhallintajärjestelmästä vastaavat henkilöt Oppilaitoksen ja koulutusyksiköiden esimiehet, joiden vastuulla on viedä tietoa eteenpäin omissa yksiköissään. Koulutuksen järjestäjien toimintaa erityisesti opintohallintoa - kehittävät avainhenkilöt ja kehittämisprojektien vastuuhenkilöt, projektipäälliköt sellaisissa opintohallintoa kehittävissä projekteissa, joissa toiminnan kehittämiseen liittyvät suoraan tai välillisesti tietoteknisen ympäristön palvelut Opintohallintojärjestelmien pääkäyttäjät Koulutuksen järjestäjien tietohallinnosta ja tietoteknisistä ratkaisuista vastaavat avainhenkilöt esim. tietohallintojohtajat ja tietohallintopäälliköt Koulutuksen järjestäjien kokonaisarkkitehtuurista tai ICT - arkkitehtuurista vastaavat asiantuntijat nimetyt arkkitehdit Koulutuksen järjestäjien ICT-projektien suunnittelijat ja tekniset vastuuhenkilöt

6 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Edellisten lisäksi tämän dokumentin kohderyhmään kuuluvat opintohallintoon ja koulutuksen järjestäjille tietojärjestelmiä, ICT-palveluja, konsultointi- ja asiantuntijapalveluja tai kehittämispalveluja tarjoavat julkishallinnolliset ja yksityissektorin palveluntuottajat Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin keskeiset hyödyt Kansallisesti määritetyn opintohallinnon keskeisimpiä hyötyjä ovat: Yhtenäinen, kaikki koulutusasteet ja toimijat läpäisevä viitearkkitehtuuri kehittää suomalaisen koulutusjärjestelmän sujuvuutta ja taloudellisuutta Opintohallinnon keskeisimmät tiedot voidaan yhdenmukaistaa. Samalla niiden laatu ja läpinäkyvyys kehittyvät. Tämä johtaa parempiin ennusteisiin ja päätöksiin Opetushenkilöstö voi keskittyä opetuksen ja oppimisen kannalta olennaisiin tehtäviin. Tätä kautta voidaan saavuttaa parempia oppimistuloksia ja korkealaatuisempaa osaamista Viitearkkitehtuuri tukee suomalaisen koulutusjärjestelmän strategisten tavoitteiden saavuttamista o Koulutuksen järjestäjien ja kansallisten oppijan palveluiden väliset yhtenäiset rajapinnat ja toimintamallit mahdollistavat opiskelijoille joustavat opintopolut o Kokonaisuudella autetaan oppijaa ottamaan itse vastuuta omasta oppimisestaan Osoitetun osaamisen dokumentointi eheytyy ja sen luotettavuus paranee 1.4. Tämän kuvauksen yleiset rajaukset Viitearkkitehtuurin yleisiä rajauksia ovat: Tässä dokumentissa suunniteltu kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri perustuu Opetustoimen kokonaisarkkitehtuuriin ja Oppijan verkkopalveluarkkitehtuuriin. Tässä työssä noudatetaan kyseisiä linjauksia. Työssä on otettu vain vähän kantaa monialaorganisaatioiden toimialariippumattomaan arkkitehtuuriin. Erityisesti kunnat ovat tällaisia monialaorganisaatioita, joissa pyritään rakentamaan yhteisiä ratkaisuja ja malleja esimerkiksi kunnan sähköiseen asiointiin, identiteetinhallintaan tai liittymiin kansallisiin perustietovarantoihin. Mahdolliset opintohallinnon riippuvuudet kuntien omiin viitearkkitehtuureihin tulee tarkentaa jatkosuunnittelussa tai toteutusprojekteissa. Tämä kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri on ensimmäinen yhtenäinen yleisen tason arkkitehtuurikuvaus, joka ottaa huomioon sekä kansalliset oppijan palvelut että paikallisen tason opintohallinnon

7 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) tehtävät. Sitä tulee tarkentaa kohdekohtaisilla tarkemmilla kohdearkkitehtuureilla sekä täsmällisemmällä systeemisuunnittelulla. Varsinaiset kuvattavan kohteen rajaukset on listattu tarkemmin jäljempänä arkkitehtuurin rajauksissa ja reunaehdoissa. Huom. Viitearkkitehtuuri toimii ylätason suunnitteluna ja runkona tarkemmalle järjestelmäpalvelu- ja järjestelmätason suunnittelulle. Se ei korvaa tätä tarkempaa systeemisuunnitteluvaihetta vaan jää suunnitellusti ylemmälle tasolle. 2. Työssä hyödynnetty kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan toiminnan, tietotarpeiden, tietojärjestelmien ja teknologiaratkaisujen mallintamista, kuvaamista ja suunnittelemista yhtenäisen mallin mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuuri on suunnitelma kohteena olevan toiminnan muodostaman kokonaisuuden ja sen osien rakenteesta ja osien välisistä suhteista. Kokonaisarkkitehtuuri on strategisen johtamisen väline, jonka avulla yhtenäistetään toiminnan kehittämistä. Se kuvaa, kuinka kohdealueen toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Sen avulla tietojärjestelmien ja toimintojen kehittämisestä tulee ennakoivaa ja se saadaan sidotuksi strategiseen kehittämiseen sekä kansallisesti että paikallisesti. Kokonaisarkkitehtuuri varmistaa eri osa-alueiden ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen kaikessa toiminnan ja ICT-ratkaisujen kehittämisessä. Kokonaisarkkitehtuuri ulottaa näkökulmansa pelkkien tietojärjestelmien ulkopuolelle kuvatakseen ne substanssitoiminnan syyt ja tarpeet, joita varten tietojärjestelmiä tehdään sekä tässä tarvittavat tiedot. Kokonaisarkkitehtuuri mahdollistaa yhtenäisen toimintaa tukevan tietojärjestelmäkokonaisuuden, joka on muokattavissa toiminnan muutosten mukaisesti. Varmistaakseen toteutettavien ratkaisujen kattavuuden ja tarkoituksenmukaisuuden kokonaisarkkitehtuurimenetelmä jäsentyykin näkökulmiin ja käsitteellisiin tasoihin (abstraktiotasoihin). Näkökulmat: o Toiminta: liiketoiminnan ja asiakkuuksien näkökulma o Tieto: tietoa, käsitteitä ja tietovarantoja tarkasteleva näkökulma o Järjestelmä: järjestelmien näkökulma o Teknologia: tekniikan, laitteiden ja teknisten ratkaisujen sekä ylläpidon näkökulma Abstraktiotasot: o Periaatteellinen taso MIKSI, missä rajoissa

8 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) o Käsitteellinen taso MITÄ esim. mitä tietoa taltioidaan, mitä tarkoitusta varten, mitkä ovat toiminnan keskeiset käsitteet o Looginen taso MITEN esim. tietovarantojen looginen jäsennys ja tietojen sijoittuminen eri kokonaisuuksiin o Fyysinen taso MILLÄ esim. mihin fyysisiin tietokantoihin eri loogiset tietovarannot sijoitetaan, mitkä toteutetaan tiedostoina tai dokumenttienhallintajärjestelmän avulla Tässä työssä on soveltaen hyödynnetty alla kuvattua opetustoimessa laajasti käytettyä ns. Kartturi-kokonaisarkkitehtuurimenetelmää, joka on yhteensopiva kansallisen JHS-179 kokonaisarkkitehtuurisuosituksen kanssa: Arkkitehtuurityö käynnistettiin määrittämällä, mitä KA-kuvauksia tässä nimenomaisessa projektissa hyödynnetään. Tässä työssä kokonaisarkkitehtuurikuvauksen kohteena on erityisesti opetustoimen tavoitetila, joten tavoitetilan kuvaaminen painottui Kartturi-mallin mukaisesti kaavion yläosan tavoitteita kuvaaviin osiin. Projektissa kuvattiin kuitenkin myös karkealla tasolla lähtötilannetta, jonka kuvaukset painottuvat kaavion alaosiin liittyviin fyysisen tason kuvauksiin. Tässä kuvauksessa on mallinnettu karkealla tasolla seuraavat korostetut kokonaisarkkitehtuurin osakuvaukset.

9 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Vihreällä kuvatut kohteet on koottu lähtötilanteesta. Prosesseissa ja sidosarkkitehtuureissa on hyödynnetty kansallisia lähtötilanteen kuvauksia kun taas järjestelmäsalkku koottiin erityisesti kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kehittämiseen osallistuneilta toimijoilta kultakin erikseen. Keltaisella merkityt osakuvaukset on laadittu tavoitetilasta. Vaaleammalla keltaisella merkityt tavoitekuvaukset on laadittu vielä melko karkealla tasolla. 3. Opintohallinnon lähtötilanne 3.1. Opintohallinto toimintana pähkinänkuoressa Opintohallinnon ydintehtävänä on hallita kaikkia niitä koulutuksen suunnittelun ja läpiviennin sekä tulosten arvioinnin kokonaisprosesseja, joilla koulutuksen järjestäjät toteuttavat koulutuspalvelujaan, joilla valitaan opiskelijat, tuetaan näiden oppimista ja dokumentoidaan näiden suorittamat opinnot ja tutkinnot. Opintohallinto kytkeytyy vahvasti myös koulutuksen johtamisen ratkaisuihin ja palveluihin. Opintohallinto on koulutuksen järjestäjän sähköinen tiedonhallintakokonaisuus, joka mahdollistaa koulutuksen järjestäjän sisäisen sähköisen asioinnin sekä ulkoisen vuorovaikutteisen sähköisen asiointikanavan oppijoille, viranomaisille, työ- ja elinkeinoelämälle sekä muille sidosryhmille. Opintohallinnolla tarkoitetaan koulutuksen järjestämisen prosessipohjaista hallintakokonaisuutta. Se kattaa koko koulutuksen toteuttamisprosessin hallinnan hakeutumisesta tutkinnon suorittamiseen. Sillä hallitaan kattavasti kaikkien koulutusasteiden koulutusta: esiopetusta, perusopetusta, lukiokoulutusta, ammatillista perus-, lisä- ja täydennyskoulutusta mukaan lukien oppisopimuskoulutus, työvoimakoulutus sekä korkeakoulutusta ja aikuiskoulutusta.

10 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opintohallinto on pedagogisen johtamisen työväline ja sen lähtökohtana ovat koulutus- ja tutkintorakenteen sekä opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteet. Se on koulutuksen suunnittelu- ja toteuttamiskokonaisuus, jonka avulla laaditaan opetussuunnitelmat, toteutus- ja arviointisuunnitelmat sekä työjärjestykset, varataan ja jaetaan resurssit, henkilökohtaistetaan, suoritetaan oppimisen ja osaamisen arviointi, tuotetaan todistukset ja muut asiakirjat sekä koulutuksen seuranta-, tilasto- ja raportointitiedot. Opintohallinto palvelee kokonaisvaltaisesti myös oppijan tarpeita opiskelun kaikissa vaiheissa. Sen kautta toteutetaan hakeutujan palvelut, opintojen aikaiset palvelut sekä siirtymä- ja liikkumisvaiheen palvelut. Opintohallinnon kautta tutkintosuoritukset siirretään todennetun osaamisen rekisteriin. Opintohallinto on rajattu tarkemmin tässä työssä jäljempänä rajauksia ja reunaehtoja koskevassa osuudessa. Suomen koulutusjärjestelmä Suomen koulutusjärjestelmä ryhmitellään koulutusasteisiin. Suomen koulutusjärjestelmä muodostuu yhdeksänvuotisesta yleissivistävästä perusopetuksesta (peruskoulu), jota ennen lapsilla on oikeus osallistua vuoden kestävään esiopetukseen peruskoulun jälkeisestä koulutuksesta, johon kuuluvat ammatillinen koulutus ja lukiokoulutus korkea-asteen koulutuksesta, jota annetaan ammattikorkeakouluissa ja yliopistoissa. Aikuiskoulutusta on tarjolla kaikilla koulutusasteilla. Näitä kokonaisuuksia täydentää vielä vapaan sivistystyön tarjoama koulutus. Koulutukselle määritellään tavoitteet kunkin koulutussektorin lainsäädännössä. Lainsäädännön ohella laadunvarmistukseen kuuluvat opetussuunnitelmien ja näyttötutkintojen perusteet, koulutuksen järjestämis- ja toimiluvat sekä arviointi. Tärkeä osa laadunvarmistusta ovat opetushenkilöstön kelpoisuutta koskevat säädökset. Seuraava kaavio havainnollistaa lainsäädännöllä ohjatun koulutusjärjestelmän jakautumista koulutusasteisiin:

11 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Luokiteltua koulutusjärjestelmää täydentää vapaan sivistystyön puitteissa organisoitu varsin monimuotoinen koulutustarjonta. Vapaan sivistystyön organisaatiot tarjoavat mahdollisuuksia omaehtoiselle ja vapaaehtoiselle kouluttautumiselle ja itsensä kehittämiselle. Olennainen piirre vapaassa sivistystyössä on, että se ei ole tutkintotavoitteista eikä sen sisältöjä säädellä lainsäädännössä. Koulutusjärjestelmän rinnalla toimii laaja työelämän henkilöstökoulutus, jota ei perinteisesti katsota kuuluvaksi koulutusjärjestelmän osaksi vaikka osa koulutusjärjestelmän alaisesta koulutuksesta palvelee myös sen tavoitteita. Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri koskee kaikkia yllä kuvattuja koulutusasteita.

12 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) 3.2. Opintohallintoarkkitehtuurin lähtötilanne Lähtötilanteen kokoaminen Opintohallinnon arkkitehtuurin lähtötilannetta tarkasteltiin viitearkkitehtuurityöhön osallistuneiden (ks. lista luvussa 1) koulutuksen järjestäjien näkökulmasta. Kaikilta toimijoilta koottiin yleinen lähtötilannekuvaus, jonka aiheet olivat: Opintohallinnon järjestelmät o Yleinen kuvaus opintohallinnon järjestelmäkokonaisuudesta o Opintohallinnon järjestelmät listattuna KA-taulukkoon Varsinaiset opintohallintojärjestelmät sekä Opintohallinnon liitännäisjärjestelmät Opintohallinnon liittymät o keskeiset opintohallinnon järjestelmien liittymät ja rajapinnat kuvattuna KA-taulukkoon Organisointi ja resurssit o Opintohallinnon yleinen organisointi ja resursointi o Opintohallinnon IT-ratkaisujen organisointi ja resursointi IT-ratkaisu- ja palvelutoimittajat o Keskeiset opintohallinnon ratkaisuja toimittavien ITtoimittajien listaus Haasteet ja kehittämistarpeet o Keskeisten haasteiden kokoaminen o Keskeiset kehittämistarpeet Havainnot lähtötilanteesta Keskeiset havainnot lähtötilanteesta olivat: Yleiset havainnot: Opintohallinnon ydintarpeita käsittelevät järjestelmät ovat suhteellisen keskittyneitä organisaation sisällä. Pääosin käytetään yhtä järjestelmäperhettä o Tilanne poikkeaa niillä koulutuksen järjestäjillä, joissa useita koulutusorganisaatioita on yhdistynyt, heillä on joskus ollut vaikeuksia saada yhdistettyä opintohallintojärjestelmien tietoja ja joutuvat käyttämään rinnan useita järjestelmiä Pääosin opintohallinnon ydintietojärjestelmiä on suhteellisen pieni lukumäärä markkinat ovat aika keskittyneitä. Kuitenkin eri koulutussektoreilla on helposti erillisiä tietojärjestelmiä jotka tekevät pääosin samoja asioita

13 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Järjestelmät on rakennettu jossakin määrin tietylle koulutusasteelle tai tiettyyn tarkoitukseen osa on tehty perusopetukseen, osa ammatilliseen koulutukseen. Tämä näkyy käytännön työssä epäyhteentoimivuuksina Opintohallinnon tietojärjestelmät ja tietovarannot tarjoavat tyypillisesti varsin rajoittuneesti hyvin dokumentoituja, avoimia rajapintoja hyvin harva näistä toimii ns. kutsurajapintana Opintohallinnon ydinjärjestelmiin kytkeytyy hyvin suuri joukko erilaisia tukijärjestelmiä Opintohallintojärjestelmät eivät ole kovin modulaarisia. Niiden palveluja on usein vaikea uudelleenkäyttää muihin tarkoituksiin ja toisaalta yleiskäyttöisiä ratkaisuja (esim. sähköisen asioinnin tai viestinnän ratkaisut) on vaikea hyödyntää opintohallintojärjestelmien osana Yleiset kehittämistarpeet: Järjestelmät eivät toimi keskenään lainkaan yhteen. Jos koulutuksen järjestäjällä on useita järjestelmiä, niin niitä ei saa sovitettua yhteiseen prosessiin. Käsitteistöä ja tietorakenteita tulee yhtenäistää. Eri järjestelmissä ja toiminnassa opetuksen ja opintohallinnon käsitteet ja tietomallit ovat kovin hajanaisia. Sähköisissä palveluissa tietorakenteet ja yhteentoimivuusvaatimukset tulee saattaa kuntoon. Tutkintojen rakenteistaminen tämä on välttämätöntä opiskelijaliikkuvuuden varmistamiselle. Käyttäjähallintoa tulee pystyä jatkossa kehittämään vielä nykyistä paremmin roolipohjaiseksi ja kiinnitettynä prosesseihin. Esim. mihin tietoihin koulusihteeri tms. pääsee palveluissa käsiksi ja miten tämä valtuutetaan. Mitä vaatimuksia tämä asettaa yksittäiselle organisaatiolle. Oppijoiden palveluiden valtakunnallisten tarpeiden huomiointi työkalut syrjäytymisen tunnistamiseen ja hallintaan (koulutustakuu tuo tähän lisää paineita) liikkuvien opiskelijoiden seuranta on nyt haasteellista. Järjestelmien ja prosessien tulee antaa parempaa tukea ennakointiin, tilannekuvaan, päätöksentekoon tilastointiin ja raportointiin kaikki muille viranomaisille raportoitavat tiedot (tilastokeskus, OKM, OPH, Kela) pitäisi saada selkeästi ja yhteisesti määritettyä ja siirrettyä automaattisesti. Tilastointia ja raportointia pitäisi kansallisesti yhtenäistää. Tulee tarkentaa, miten koulutuksen järjestäjän paikalliset prosessit, tiedot ja ratkaisut kytketään kansallisiin oppijan palveluihin. Tietojärjestelmät tukevat vielä varsin vähän työelämäyhteistyön palveluita. Kansallinen strategia tuo paineita opiskelijaliikkuvuuden paremmalle tukemiselle sekä kustannusten ja vaikuttavuuden paremmalle hallinnalle.

14 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) 4. Periaatetason arkkitehtuurilinjaukset 4.1. Kuvatun viitearkkitehtuurin rajaukset ja reunaehdot Ensimmäinen tehtävä tavoitearkkitehtuuria kuvattaessa on rajata selkeästi ja tarkasti kuvattava kohde. Samalla tunnistetaan ne reunaehdot, jotka joko kuvaamistyössä tai varsinaisissa viitearkkitehtuurilinjauksissa on otettava huomioon. Rajaus = kuvataan vain tähän asti, ei mennä tämän rajan yli, ei suunnitella tai kuvata tätä asiaa lainkaan tässä vaiheessa (rajaus ulos) tai käsitellään vielä ainakin tämä asia (rajaus sisään) Reunaehto = tavoitearkkitehtuurin tulee täyttää tämä ehto, tavoitetilan tulee olla tämän reunaehdon mukainen, tavoitetilan tulee sisältää tämä asia Opintohallintoon käsitetään joka tapauksessa koulutuksen tarjonnan, hakeutumisen, oppimisjaksojen, suoritusten ja tutkintojen sekä näiden resurssien hallinnan. Opintohallinto sisältää myös koulutuksen ja opetuksen suunnittelun. Opintohallintoon kuuluviksi ja siihen liittyviksi kokonaisuuksiksi on määritelty seuraavat toiminnalliset osakokonaisuudet: Tässä työssä käsitellään toiminnallisesti kaikkia yllä vihreällä kuvattuja kokonaisuuksia. Keltaisella ja punaisella taustalla olevat kokonaisuudet kytketään tässä työssä osaksi toimivaa opintohallintokokonaisuutta. Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kuvaamista on rajattu seuraavasti:

15 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Kehittämistä koskeva rajaus tai reunaehto Tässä työssä kuvataan kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria vain loogiselle tasolle saakka. Tässä työssä ei oteta kantaa tuotetason ratkaisuihin. Kansallinen opintohallinon viitearkkitehtuuri ei käsittele opetusteknologiaa - oppimateriaaleja, oppimisympäristöjä tai muita pedagogisia tukivälineitä. Koulu- ja opiskelijaterveydenhuollon palvelut eivät sellaisenaan kuulu tähän tarkasteluun. Erityisopetukseen liittyvät palvelut sen tarvitsemat tiedot kuuluvat tähän tarkasteluun. Psykososiaaliset palvelut (esim. kuraattoripalvelut) kuuluvat tämän tarkastelun piiriin vain hakuprosessin, valinnan ja opintosuoritusten kannalta välttämättömässä laajuudessa. Reunaehto/ rajaus Rajaus Rajaus Rajaus Rajaus Rajaus Vaikutukset Arkkitehtuuri ei määritetä tuotteita vaan koulutuksen järjestäjä voi valita minkä tahansa järjestelmäkokonaisuuden, joka täyttää kuvatun kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin linjaukset Otetaan kuitenkin huomioon mahdollinen rajapinta ja tiedonsiirto näiden ja opintohallinnon ydinratkaisujen välillä. Tässä otetaan kuitenkin kantaa opiskelijan perustietojen liikkuvuuteen tietosuojalainsäädännön puitteissa. Esimerkiksi HOJKS-tieto ja sen käsittely kuuluvat tämän tarkastelun piiriin. Oppijan perustietoja tulee voida käyttää näissäkin palveluissa. Tietosuojalainsäädäntö rajaa tämän käsittelyä. Työssäoppimisen ja harjoittelun hallinta huomioidaan tässä työssä ainakin ylätasolla ja asiakkuudenhallinnan näkökulmasta. Koulukuljetuksia ei tässä vaiheessa käsitellä tässä työssä. Liitännäispalvelut otetaan mukaan korkeintaan hakeutumisen kytkennän kautta. Tässä työssä kootaan yhteen mahdolliset kansallisten toimijoiden (esim. perustietovarannot) ratkaisujen ja tietojen kehittämistarpeet Rajaus Rajaus Rajaus Tavoiteratkaisussa tarkastellaan näiden opintojen suorittamiseen suoraan liittyvien työelämäyhteistyön palvelujen keskeisimpiä tietoja, rajapintoja ja tietojärjestelmäpalveluita niiden ylätason prosessien pohjalta Tavoitetilassa huomioidaan tiiviisti (esim. tunnistetaan) suoraan oppimiseen ja opiskelijaan liittyviä liitännäispalveluita (esim. esiopetuksen täydentävä päivähoito) mutta ei muita esim. koulutuksen järjestäjän omia tukipalveluita. Liitännäispalvelut käsitellään lähinnä hakeutumisen palveluina ns. laajennetun tarjonnan hallinnan kautta. Esimerkiksi tarve kansallisten perusrekisterien tai niiden rajapintojen kehittämiseksi. Tässä työssä nämä kootaan yhteen ja välitetaan asianosaisille vastuuorganisaatioille. Tarkemmat opintohallintoratkaisun vaatimukset listataan lähinnä paikkallisia ratkaisuja varten. Laadun arviointi ja mittarit otetaan mukaan tähän työhön Rajaus Suunniteltavan ratkaisun ja sen toimintojen sekä tietojen tulee tukea koulutuksen laadun arviointia ja mittarointia sekä laadun hallintaa. Laadittavan tavoitetilan tulee tukea KESUn keskeisiä tavoitteita Reunaehto Työssä käydään strategia- ja tavoitenäkökulmasta läpi KESU:n keskeiset opintohallintoon suoraan liittyvät tavoitteet, tulkitaan näiden vaikutukset ja varmistetaan, että viitearkkitehtuurin tavoitetila edistää näitä tavoitteita. Työ keskittyy siis erityisesti koulutuksen ja oppimisen elinkaaren hallinnan ja tukemisen ydintoimintoihin. Toteutettavien ratkaisujen tulee olla toimintalähtöisiä. Muita liitännäisprosesseja ja kokonaisuuksia on hyödyllistä täydentää myöhemmissä kehitysprojekteissa kohde- ja ratkaisuarkkitehtuureissa sekä tarkemmassa suunnittelussa. Tässä viitearkkitehtuurissa on keskitytty erityisesti paikallisten ja kansallisten palvelujen yhteentoimivuuteen ja liittymiin. Tavoitteena on ollut määrittää sekä ylätason yhtenäinen kokonaiskuva koulutuksen järjestäjälle opintohallintokokonaisuudesta että erityisesti jäsentää opiskelijaliikkuvuutta edistävä koulutuksen järjestäjärajat ylittävä elinkaariprosessi, joka tukee oppimista kaikissa oppimisen elinkaaren vaiheissa Sidosarkkitehtuurit, -määritykset ja hankkeet Kehittämisen kohteena olevaan alueeseen liittyy useita sidosratkaisuja ja hankkeita sekä lainsäädäntöä ja sidosarkkitehtuureja, jotka tulee kohteen kehittämisessä ottaa huomioon. Seuraavaan on koottu opintohallintoon liittyvät keskeiset kansalliset sidoshankkeet ja ratkaisut. Velvoittavuus-sarake kuvaa, onko kyseisessä kehit-

16 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) tämisessä välttämättä noudatettava (velvoittava), vahvasti hyödynnettävä (ohjaava) vai muuten huomioitava (huomioitava) kyseisen ratkaisun määrityksiä. Sidosmääritykset, -hankkeet ja arkkitehtuurit on jäsennetty seuraavasti: Opintohallintoon suoraan liittyvät määritykset o Opintohallintoa ohjaava lainsäädäntö o Täydentävä lainsäädäntö o Kansalliset koulutuksen sidosarkkitehtuurit o Opintohallintoon liittyvät muut sidosarkkitehtuurit o Opintohallintoon liittyvät keskeiset kehittämisprojektit Kansalliset, yleiset sidosarkkitehtuurit o Kansalliset perustietovarannot o Kansalliset palvelujen ohjauspalvelut o Kansalliset tekniset tukipalvelut Opintohallintoa ohjaa erityisesti seuraava lainsäädäntö: Sidosarkkitehtuurit Velvoittavuus Kuvaus, keskeinen sisältö Vastuutaho Opintohallintoon liittyvät yleiset sidosarkkitehtuurit Kohdealuetta koskeva lainsäädäntö Perusopetuslaki ja asetus Velvoittava perusopetusta märittelevät asetukset ja lait ks. Finlex Lukiolaki ja asetus Velvoittava lukio-opetusta koskevat asetukset ja lait ks. Finlex Opetusministeriön päätös lukion opiskelijaksi Velvoittava lukio-opetusta koskevat asetukset ja lait ks. Finlex ottamisen perusteista (1202/1998) Laki ylioppilastutkinnon järjestämisestä Velvoittava Ylioppilastutkintoa määrittävät lait ks. Finlex (672/2005) Laki ja asetus vapaasta sivistystyöstä Velvoittava Vapaan sivistystyön lainsäädäntö ks. Finlex Laki ja asetus ammatillisesta koulutuksesta Velvoittava Ammatillisen koulutuksen lainsäädäntö ks. Finlex Laki ja asetus ammatillisesta Velvoittava Ammatillisen aikuiskoulutuksen lainsäädäntö ks. Finlex aikuiskoulutuksesta Valtioneuvoston asetus ammatillisen Velvoittava Yhteishakua koskeva laki ks. Finlex koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishausta Valtioneuvoston asetus ammatillisen Velvoittava Yhteishakua koskeva laki ks. Finlex koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishakujärjestelmästä Valtioneuvoston päätös tutkintojen rakenteesta Velvoittava Ammatillisen peruskoulutuksen erityislaki ks. Finlex ja yhteisistä opinnoista ammatillisessa peruskoulutuksessa Opetusministeriön asetus ammatillisista Velvoittava Ammatillisen peruskoulutuksen erityislaki ks. Finlex perustutkinnoista Opetusministeriön asetus ammatillisesta Velvoittava Ammatillisen peruskoulutuksen erityislaki ks. Finlex aikuiskoulutuksesta annetussa laissa (631/1998) tarkoitetusta tutkintorakenteesta Opetusministeriön asetus opiskelijaksi Velvoittava Ammatillisen peruskoulutuksen erityislaki ks. Finlex ottamisen perusteista ammatilliseen perustutkintoon johtavassa koulutuksessa Asetus opetustoimen henkilöstön Velvoittava Opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimukset ks. Finlex kelpoisuusvaatimuksista Ammattikorkeakoululaki ja -asetus Velvoittava Ammattikorkeakoulujen toimintaa määrittävä laki ks. Finlex Yliopistolaki ja asetus yliopistojen tutkinnoista Velvoittava Yliopistojen tutkintoja määrittävä lainsäädäntö ks. Finlex Valtioneuvoston asetus koulutuksen arvioinnista Velvoittava Koulutuksen arviointia koskeva lainsäädäntö ks. Finlex OVTES ja KVTES Velvoittava Opettajien työehtosopimuksia koskeva lainsäädäntö ks. Finlex Henkilötietolaki Velvoittava Henkilötietojen käsittelyä rajaava lainsäädäntö ks. Finlex Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta Velvoittava Julkisuuslaki - määrittää päätösten ja asiakirjojen julkisuuden ks. Finlex Laki yksityisyyden suojasta työelämässä Velvoittava Työntekijöiden tietosuojaa koskeva lainsäädäntö ks. Finlex Hallintolaki Velvoittava Viranomaisen toimintaa koskeva laki ks. Finlex Lainsäädäntö tulee ottaa huomioon tarkemmassa suunnittelussa. Yksittäisten opintohallinnon ratkaisujen tulee olla ko. lakien mukaisia. Tämä tulee tarkistaa

17 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) toteutusten yhteydessä. Ko. opintohallintoa suoraan ohjaavan lainsäädännön lisäksi siihen kytkeytyy useita muita lakeja ja asetuksia välillisesti. Näitä on listattu tarkemmin Liitteeseen 1, KA-taulukot. Keskeisimmät opintohallinnon viitearkkitehtuuria ohjaavat kansalliset koulutuksen arkkitehtuurilinjaukset ovat: Opintohallinnon viitearkkitehtuuriin vaikuttavat kansallliset koulutuksen arkkitehtuurit Opetustoimen kokonaisarkkitehtuuri Ohjaava Koulutuksen kansallisen ylätason arkkitehtuurikuvaus OKM/KTPO Käytössä Oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuri Velvoittava Opetustoimen kansallisten ja paikallisten palvelujen jäsennys OKM/KTPO Käytössä Todennetun osaamisen rekisterin ja hakeutujan palveluiden kohdearkkitehtuuri Velvoittava Tutkintotietojen kansalllinen rekisteri ja kansallinen hakupalvelu. Tämä sisältää myös opetussuunnitelmien ja tutkintojen rakenteistamisen kehittämisen. OKM/KTPO Opetustoimen sanastoluonnos Velvoittava Opetustoimessa käytettävien käsitteiden pääkuvaus OKM/KTPO Toteutuksessa Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin tietomallityö Ohjaava Hakeutujan palveluissa ja TORissa sekä tutkintoraketeissa käytettävien tietojen tietommallikuvaukset - on nyt liitetty osaksi Todennetun osaamisen rekisterin ja hakeutujan palvelujen kohdearkkitehtuuria. OKM/KTPO Toteutuksessa Koulutuksen järjestäjät ovat omassa kehittämisessään laatineet monia opintohallintoon liittyviä arkkitehtuurikuvauksia omasta näkökulmastaan. Näitä voidaan hyödyntää opintohallinnon arkkitehtuurityössä esimerkkeinä: Opintohallintoon liittyvät muut sidosarkkitehtuurit Jyväskylän koulutuskuntayhtymä - Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Jyväskylän Toteutuksessa opiskelusuhteen elinkaaren viitearkkitehtuurityö koulutuskuntayhtymä, Leena Koponen Porin kaupungin opetustoimen Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Porin kaupunki, Toteutuksessa viitearkkitehtuurin perusteet Matti Valli Tampereen kaupun sivistystoimen Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Tampereen Toteutuksessa viitearkkitehtuurin perusteet kaupunki, Matti FUAS-AMKien opiskelijaliikkuvuuden Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Laurea, HAMK, Toteutuksessa viitearkkitehtuurin perusteet LAMK Metropolian koulutuksen suunnittelun viitearkkitehtuurin perusteet Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Metropolia Toteutuksessa Esiopetukseen hakeutumisen viitearkkitehtuurin ylätason perusteet - PKS-seutu Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen Käytössä Toteutuksessa Sedu, opiskeluun liittyvän työelämäyhteistyön Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Sedu, Jaakko Toteutuksessa viitearkkitehtuurin perusteet Riihimaa Oodi-konsortion opintohallinnon Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä HY, Tuomas Naakka Toteutuksessa järjestelmäuudistuksen esiselvitystyö Kohti Kumppanuutta -arkkitehtuuri- ja toteutustyö Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Tampereen Kaupunki Käytössä Näiden lisäksi on käynnissä kehittämisprojekteja, jotka tulevat tuottamaan kansallisia tai koulutusastekohtaisia linjauksia, jotka täsmentävät opintohallinnon viitearkkitehtuuria:

18 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opintohallintoon liittyvät keskeiset kehittämisprojektit Korkeakoulujen Virta-projekti Huomioitava Korkeakoulujen opintotiedot kootaan valtakunnalliseen tietovarantoon (Virta). (OKM: Korkeakoulujen tietohallinnon kehittäminen ) Helsingin kaupungin kokonaisarkkitehtuurin Huomioitava kehittämistyö Laatustrategian toimeenpanon kehittämisprojektit (6 kpl) Ammatillisen koulutuksen oppimistulosten arviointihanke (Amop) Ammatillisen koulutuksen järjestämislupauudistus Huomioitava Huomioitava Huomioitava Laatustrategian pohjalta tehtävä kehittämistyö. Liittyy merkittävästi tiedon hallintajärjestelmiin ja laadunhallintaan. Toiminnan arvioinnin ja mittaritiedon kehittäminen. Tässä työssä käsitellään oppimistulosten arvioinnin arviointia. Tässä työssä arvioidaan esimerkiksi ammattiosaamisen näyttöjen tuloksia. Uudistetaan järjestämislupaprosessi. Luvan hakemista sähköistetään. Samassa yhteydessä tarkennetaan tietoja, joita tarvitaan järjestämisluvan hakemiseen. Tilastotietojen keruun uudistaminen Huomioitava Koulutuksen järjestäjiltä kerättävän koulutusta koskevan tiedon keräämisen uudistusprojekti. CSC Helsingin kaupunki, Ari Andersin OPH OKM Tilastokeskus Suunnitteilla Suunnitteilla Suunnitteilla Suunnitteilla Suunnitteilla Suunnitteilla Ylioppilastutkintouudistus Ohjaava Ylioppilastutkinnon sähköinen suorittaminen sähköisesti. Ylioppilastutkintolautakunta Suunnitteilla Vipunen, Opetushallinnon uusi raportointipalvelu Huomioitava OKM Suunnitteilla Ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijoiden Huomioitava Loppuraportti toteutettu OPH Käytössä saaman opetuksen ja ohjauksen määrää ja riittävyyttä kuvaavat indikaattorit ja kriteerit koulutuksen järjestäjien käyttöön Kuntatilastoinnin kehittämisohjelma Huomioitava Kuntatilastointia kehittävä hanke VM Toteutuksessa Opintohallinnon ratkaisuissa ja tiedoissa hyödynnetään myös koulutuksen toimialasta riippumattomia osakokonaisuuksia. Nämä tulee sovittaa kansallisiin arkkitehtuurilinjauksiin, kuten: Kansalliset viite- ja kokonaisarkkitehtuurit Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri, JHKA Ohjaava Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin periaatteet kuvaava arkkitehtuurikokonaisuus. Kuvaa ylätason jäsennyksen. Julkisen hallinnon sähköisen asiakaspalvelun Ohjaava Julkisen hallinnon sähköisen asiakaspalvelun viitearkkitehtuuri viitearkkitehtuuri kuvaa asiakaspalvelun keskeiset rakenteet ja yhteiset piirteet Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri Ohjaava Arkkitehtuuri liitteineen määrittää, miten ja mistä osista julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri tavoitetilassaan muodostuu. VM/JulkICT VM, JulkICT VM, JulkICT Käytössä Käytössä Käytössä Kansalliset, yhteiset perustietovarannot Väestötietojärjestelmä, VTJ Velvoittava Väestötietojärjestelmä on valtakunnallinen atk-rekisteri, jossa on Väestörekisterikesk perustiedot Suomen kansalaisista ja Suomessa vakinaisesti us asuvista ulkomaalaisista. Järjestelmässä on tietoa myös rakennuksista, rakennushankkeista ja huoneistoista sekä kiinteistöistä. Väestötietojärjestelmä on maamme eniten käytetty perusrekisteri. Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, YTJ Ohjaava Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ on yhteinen palvelu PRH yrityksille ja yhteisöille, jotka ovat verohallinnon, kaupparekisterin tai säätiörekisterin asiakkaita. Rekisteriin on kuvattu kaikkien yritysten ja rekisteröityjen yhdistysten perustiedot. Kansallinen sähköinen arkisto, Vapa Ohjaava Arkistolaitoksen sähköistä päätearkistoa on kehitetty VAPAhankkeessaTavoitteena Arkistolaitos on luoda vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, jossa voidaan säilyttää julkishallinnon (valtio ja kunta) tuottamaa sähköistä aineistoa. Kiinteistötietojärjestelmä, KTJ Ohjaava Kiinteistötietojärjestelmä, KTJ Maanmittauslaitos Kiinteistötietojärjestelmän kautta saa tiedot koko valtakunnan kattavasta kiinteistörekisteristä sekä lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä Maastotietokanta, paikkatiedot Ohjaava Maastoa ja rakennettua ympäristöä esittävät tiedot on kerätty Maanmittauslaitos Maastotietokantaan. Se sisältää tarkimman koko Suomen kattavan maastoa ja sen yksityiskohtia kuvaavan tiedon. Tietosisältö on yhteen sovitettua ja tietoja voidaan yhdistellä käyttötarpeen mukaan Käytössä Käytössä Käytössä Käytössä Käytössä

19 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Kansalliset palvelujen ohjauspalvelut Kansalaisen asiointitili Ohjaava Asiointitili on viranomaisen ja asiakkaan välisen sähköisen vuorovaikutuksen yhdenmukainen, helppokäyttöinen ja turvallinen keskitetty ratkaisu, joka on liitettävissä jo olemassa oleviin sähköisiin asiointipalveluihin. Asiointitilin asiakkaita ovat kansalaiset, yritykset ja yhteisöt. Suomi.fi Ohjaava Suomi.fi on julkishallinnon verkkopalveluiden yhteinen osoite. Portaalissa on myös alisivusto Laatua verkkoon. Portaaliin on koottu kansalaisten arkielämässä tärkeitä tietoja, jotka ovat julkishallinnon organisaatioiden tai niiden toimintaa täydentävien järjestöjen tuottamia. Valtiokonttori / VIP Valtiokonttori / VIP Käytössä Käytössä Suomi.fin sisältö koostuu tekstien ja linkkien lisäksi asiointipalveluista ja lomakkeista, laeista sekä uutisista. Suomi.fi palvelee suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Kansalliset tekniset tukipalvelut Vetuma Velvoittava Julkishallinnon yhteinen verkkotunnistamisen ja -maksamisen Valtiokonttori / VIP palvelun (VETUMA) avulla kansalaisen on mahdollista tunnistautua ja maksaa sähköisesti kaikissa niissä asiointipalveluissa, joihin palvelu on liitetty. Katso Huomioitava Katso-organisaatiotunnistus ja valtuutushallinta on verohallinnon Verohallinto / Kela sekä Kelan yhteinen maksuton palvelu organisaatioiden tunnistamiselle sähköisessä asioinnissa. Katso-tunnistetta käytetään yritysten tunnistamiseen sähköisissä asiointipalveluissa. Virtu Huomioitava Federoituun luottamusverkostoon perustuva virkamiehen Valtiokonttori / VIP tunnistamiseen liittyvä yhteinen palvelu, jota käytetään organisaatiorajojen ylitse käytettävien palveluiden käyttäjätunnistukseen. Yleinen karttakäyttöliittymä Huomioitava Yleisen karttakäyttöliittymän avulla on helppo käyttää useita YM / Rakennetun julkisia taustakarttapalveluja sekä liittää omia paikkatietoja ympäristön ja karttakäyttöliittymään. Karttakäyttöliittymä sisältää hakupalvelut asumisen pai-kannimen ja osoitteen perusteella. Karttakäyttö-liittymä palvelukokonaisuus voidaan integroida osaksi sisällönhallin-tajärjestelmää. Kansalliset alustapalvelut Sähköisen asioinnin palvelualusta Huomioitava Sähköisen asioinnin palvelualusta -hankkeen määrittelemä ja toteuttama palvelualustaratkaisu tarjoaa julkisen hallinnon sähköisten palvelusovellusten kehittämiseen valmiita palveluja, komponentteja ja rajapintoja, joita voi hyödyntää palvelusovelluksen toteutuksessa joko sellaisenaan tai pienellä kehitystyöllä. Palvelualustalle voidaan kehittää sekä yhteisiä että toimijakohtaisia palvelusovelluksia - alustan peruspalvelut: palvelinlaitteet, käyttöjärjestelmät, sovellus/portaali/web-palvelimet, tiedonhallintajärjestelmä, hakemistot, prosessikoneet - alustan kehitysvälineet: prosessien ja sääntöjen mallinnus, lomake-editori, varsioiden hallinta, metadatan hallinta, valmiita ohjelmistokomponentteja ja -kirjasto, valmiit rajapinnat yleiskäyttöisiin palveluihin Valitokonttori / VIP Valtionhallinnon integraatiopalvelu (VIA) Huomioitava Valtion IT-palvelukeskuksen ylläpitämä palvelu, jonka avulla Valtiokonttori / VIP palvelua käyttävät asiakkaat voivat siirtää digitoituja tietoja (sanomia) eri tietojärjestelmien ja tietolähteiden välillä joko asiakakkaan omien tietojärjestelmien välillä tai omien tietojärjestelmien ja muiden organisaatioiden tietojärjestelmien välillä. Integraatiopalvelu on turvallinen, luotettava ja tehokas tapa yhdistää tietojärjestelmät ja varmistaa niiden välinen tiedonsiirto. Käytössä Käytössä Käytössä Toteutuksessa Suunnitteilla Käytössä

20 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Muut kansalliset sidosarkkitehtuurit ja määräykset Arkistolaitos - sähköinen arkistointi Velvoittava Sähke 2 -normi. Sähköisen arkistoinnin vaatimukset Arkistolaitos Käytössä Yhteentoimivuus.fi Ohjaava Julkisen hallinnon yhteentoimivuuden aineistot (esim. KAaineistot) VM/JulkICT Toteutuksessa kokoava kansallinen verkkoportaali Kuntasektorin viitearkkitehtuuri Ohjaava Koko kuntasektorin hyödynnettäväksi ja hallittavaksi tarkoitettu KuntaIT Käytössä arkkitehtuurkehikko ja sen pohjalta tehdyt linjaukset SADe Ohjaava Julkishallinnon palvelukokonaisuuksien viirtearkkitehtuurit. Käytössä JHS-suositukset yleisesti Huomioitava JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja Juhta Käytössä kunnallishallinnon tietohallintoa. Sisällöltään JHS voi olla julkishallinnossa käytettäväksi tarkoitettu yhtenäinen JHS-129 Huomioitava Suositus kuvaa verkkopalvelun tuottamisprosessin ja Juhta Käytössä päähuomio on erityisesti loppukäyttäjälle tarkoitetun käyttöliittymän toteutuksessa ja hyvän palvelun tuottamisessa. JHS-152 Huomioitava Suositus kuvaa prosessien kuvaamisen mallin. Juhta Käytössä Tiedonhallinnan yleiset JHS-suositukset Huomioitava JHS-143, 145, 146, 150, 151, 179 Juhta Käytössä Julkishallinnon XML-skeemojen määrittäminen Huomioitava JHS 170, Suosituksessa kuvataan julkisen hallinnon XMLskeemojen Juhta Käytössä muodostamisen yhteisiä periaatteita. JHS-174 Huomioitava Suositus kuvaa sähköisissä palveluissa käytettävän palvelutasoluokituksen Juhta Käytössä Sidosarkkitehtuurit ja -hankkeet sekä niiden hyödyntäminen opintohallinnon suunnittelussa ja ratkaisuissa on kuvattu tarkemmin Liitteessä 1, KA-taulukot Koulutuksen kansallinen arkkitehtuuri Kehitettävää kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria ohjaa erityisesti arkkitehtuurihierarkiassa sen yläpuolella oleva kansallinen opetustoimen kokonaisarkkitehtuuri ja sen osana oleva Oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuri. Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri sovitetaan kansallisiin koulutuksen yleisiin arkkitehtuurilinjauksiin. Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa noudatetaan sellaisenaan laajempaa opetustoimen kansallista kokonaisarkkitehtuuria ja Oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuria. Opetus- ja kulttuuriministeriö on mukana kansallisessa Sähköisen asioinnin ja demokratian kehittämisohjelmassa (SADe-ohjelma) vastuullaan ns. Oppijan palvelukokonaisuushanke. Kyseisessä hankkeessa on yleisellä tasolla kuvattu kansallisia oppijan palveluita, jotka toimivat tässä kuvatun viitearkkitehtuurin keskeisenä sidosarkkitehtuurina. Oppijan palvelukokonaisuudessa on kuvattu ns. Oppijan verkkopalvelun viitearkkitehtuuri ja tätä tarkentavat Hakeutujan ja Todennetun osaamisen kohdearkkitehtuurit. Nämä muodostavat yhdessä hyvin yleisen opetustoimen viitearkkitehtuurin kanssa arkkitehtuurihierarkian seuraavasti:

21 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria ohjaavat erityisesti kansallinen koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin perusteet sekä Oppijan verkkopalveluarkkitehtuuri (johon kuuluvat erityisesti Todennetun osaamisen ja Hakeutujan palveluiden kohdearkkitehtuuri, jotka on sovitettu edellä kuvatussa hierarkiassa ylemmän tason arkkitehtuurilinjauksiin). Koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin yläpuolella (ei kuvassa) ovat vielä koko julkista hallintoa koskeva arkkitehtuurilinjaukset (ns. JHKA) sekä koulutus-, tiede- ja kulttuuri -kohdealueen linjaukset, joita opintohallinnon viitearkkitehtuurinkin tulee noudattaa. Nämä on otettu kuitenkin huomioon jo kansallisessa koulutuksen kohdearkkitehtuurissa, joten niitä ei tässä yhteydessä tarvitse ottaa erityisesti huomioon. Koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin periaatteet koskevat koko Suomen koulutusjärjestelmää ja kaikkia koulutusasteita. Oppijan kansallisten palvelujen arkkitehtuurin (=Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin ja sen tarkentavat osaarkkitehtuurit) linjaukset kuvaavat käyttäjille ja ylläpitäjille näkyvien verkkopalvelun lisäksi, millä periaatteilla verkkopalvelun taustalla olevat järjestelmän ja ratkaisun osat tulee suunnitella. Oppijan verkkopalvelut kuvaavat keskitettyjen verkkopalvelujen lisäksi myös koulutuksen järjestäjäkohtaisten verkkopalveluiden yleisiä periaatteita. Molemmat ko. viitearkkitehtuurin näkökulmat ovat kohdealuekohtaisia tarkennuksia opetustoimen yleiseen viitearkkitehtuuriin ja niissä noudatetaan opetustoimen viitearkkitehtuurin periaatteita ja linjauksia. Oppijan kansallisten verkkopalvelujen viitearkkitehtuurin arkkitehtuuriperiaatteet ovat seuraavat:

22 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Nimi Oppijan verkkopalveluissa noudatetaan opetustoimen yleisiä arkkitehtuuriperiaatteita ja - linjauksia Oppijan verkkopalvelu tuo opetustoimen sähköiseen asiointiin yhdenmukaisen palvelukanavan Yhtenäiset verkkopalvelut hävittävät oppijan ja työelämän näkökulmasta opetustoimen hallinnon raja-aidat Verkkopalvelut helpottavat oppijan siirtymistä läpi oppimisen ja koulutuksen nivelvaiheiden Prioriteetti Prioriteetti 1-5 Kuvaus 5 Opetustoimen arkkitehtuuriperiaatteet on kuvattu opetustoimen viitearkkitehtuurissa. Arkkitehtuuriperiaatteet koskevat kaikkia Opetustoimen organisaatioita sekä yhteistyökumppaneita. 5 Opetustoimen keskeiset, yhteiset haku, tiedotus- ja asiointiprosessit kootaan yhteen helposti löydettävään ja hallittavaan kanavaan. Näitä täydentävät koulutuksen järjestäjäkohtaiset erityispalvelut. 5 Verkkopalveluun kootaan kaikkien koulutusasteiden palvelut yhtenäiseksi käyttökokemukseksi. Palvelut näkyvät yhtenäisenä sekä oppijoille että sidosryhmille 5 Verkkopalvelut helpottavat siirtymistä esim. esiopetukseen, perusopetukseen, 2. asteen koulutukseen, korkeakoulutukseen ja ammatissa tapahtuvaan koulutukseen. Verkkopalvelu parantaa opiskelua ja oppimista koskevan tiedon laatua, kattavuutta ja saatavuutta Palvelu mahdollistaa ja tukee oppijaa ottamaan itse vastuuta omasta oppimisestaan Palvelussa hyödynnetään erilaisille oppijoille tuttua teknologiaa Verkkopalvelu parantaa oppimisja koulutustiedon luotettavuutta Yhteiskäyttöiseksi määritelty tieto tallennetaan vain kerran yhdenmukaisessa muodossa 4 Verkkopalvelu kokoaa oppimisen ja opiskelua koskevan tiedon systemaattisesti yhteen. Tämä vähentää hajautetun tiedonjakelun laatueroja ja mahdollisia ristiriitoja. Opetustoimen tiedot voidaan koota yhteen palveluun. 3 Palvelu nostaa esiin oppijalle erilaisia opiskelu- ja koulutusmahdollisuuksia, sekä tukee tätä omaehtoisen oppimisen suunnittelussa ja seurannassa. 3 Verkkopalvelut ottavat huomioon eri ikäisille ja tasoisille oppijoille luontevat teknologiaratkaisut. 3 Todennetun osaamisen rekisteri ja keskitetyt hakupalvelut sekä keskitetyt viestintäpalvelut varmsitavat opetustoimen tiedon luotettavuuden - virallinen tieto voidaan selkeästi erottaa epävirallisesta 4 Yhteiskäyttöiseksi tai yhtenmukaiseksi määritetty tieto taltioidaan mahdollisuuksien mukaan vain yhteen paikkaan. Verkkopalveluissa noudatetaan selkeää MDM-mallia ja hyödynnetään määritettyjä päätietovarantoja. Oppijan verkkopalvelujen arkkitehtuuriperiaatteissa on huomionarvoista oppijakeskeisyys sekä yhtenäinen ratkaisuperiaate koko toimialueella. Ratkaisut tulee kehittää erityisesti yhteentoimivuuden ja oppijan näkökulmasta, ei niinkään koulutuksen järjestäjän näkökulmasta. On hyvä huomata, että oppijan näkökulman toteutuminen edellyttää opetustoimen toimijoilta keskinäistä ja sisäistä yhteentoimivuutta. Esimerkiksi yhdenmukaista palvelukanavaa, opetustoimen raja-aitojen häivyttämistä oppijoiden ja työelämän näkökulmasta sekä oppijan siirtymistä nivelvaiheissa koskevat arkkitehtuuriperiaatteet edellyttävät kaikilta opetustoimen organisaatioilta ja toimijoilta kaikkien arkkitehtuurinäkökulmien yhteentoimivuutta. Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa noudatetaan oppijan verkkopalvelun yllä kuvattuja arkkitehtuuriperiaatteita sekä ylemmän tason koulutuksen arkkitehtuuriperiaatteita. Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa ja tarkemmissa kansallisissa opetustoimen kohdearkkitehtuureissa on kuvattu alustavasti kansallisten opetustoimen tietovarantojen jäsennys ja roolit paikallisiin koulutuksen järjestäjien tietovarantoihin nähden. Paikallisiin tietovarantoihin kertyy oppijan ja oppilashallinnon yleisten tietojen lisäksi oppimisjaksoihin ja niiden suorittamiseen liittyvää tietoa, joka tyypillisesti kootaan paikalliseen oppijan ja koulutuksen järjestäjän vuorovaikutteisiin verkkopalveluihin (esim. oppimisjaksototeutuksiin ilmoittautuminen, kotiläksyjen ja harjoitusten ilmoittaminen, palauttaminen ja arviointi, muu operatiivinen opintojaksototeutuksiin liittyvä tieto).

23 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Keskeisimpiä kansallisten Oppijan verkkopalvelujen taustalla olevia ensimmäisen vaiheen kansallisia tietovarantoja ovat: Perusrekisterit o Toimijarekisteri (oppijat, asiantuntijat, organisaatiot) o Koodistot (opetustoimen koodistot, luokitusten arvolistat) o Kansallinen opiskelijatunnusrekisteri o Koulutustieto- ja ohjerekisteri Todennetun osaamisen rekisterit, koostuvat käytännössä o Todennetun osaamisen rekisteri Opinto- ja tutkintosuoritukset sekä opiskeluoikeus o Virta korkeakoulujen Opinto ja tutkintosuoritukset sekä opiskeluoikeus Hakeutumisen ja valinnan rekisterit o Koulutustarjontarekisteri o Opiskelijavalintarekisteri Sisältää keskitetyn koulutukseen haettavat opiskelupaikat ja valinnat Opintojen läpivientitietojen rekisterit o loogisia rekisterejä taltioidaan fyysisesti Todennetun osaamisen rekistereihin ja Opiskelijavalintarekisteriin o Opiskeluoikeus- ja opiskelupaikan vastaanottorekisteri o Läsnäolotietorekisteri (lähinnä lukuvuositasoinen läsnäolo) Tietovarastot o XDW o Dokumenttivarasto Todennetun osaamisen rekisteriä voidaan laajentaa myös osatutkintojen ja osasuoritusten keskitettyyn taltiointiin. Ensimmäisessä vaiheessa TORiin taltioidaan perusopetuksen päättötodistukseen liittyvät opintosuoritukset ja ylioppilastodistuksen opintosuoritukset. Mikäli kansallista palvelua laajennetaan opintojaksototeutuksiin hakeutumiseen, se muuttaa merkittävästi myös koulutuksen järjestäjien opiskelijaliikkuvuuden prosesseja ja ratkaisumalleja. Tätä potentiaalista mallia on tarkasteltu lähemmin prosesseissa ja tietovirtamäärityksissä jäljempänä tässä opintohallinnon viitearkkitehtuurissa. Opetushallituksen järjestämien kansallisten oppijan palveluiden keskeiset rekisterit ovat:

24 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Päätietolähteet (MDS) Koodistot MDS TOR MDS Koulutustieto&ohje MDS Haut & valinnat MDS XDW Toimijat MDS Opintosuoritukset MDS Koulutustarjonta MDS Opinto-oikeus läsnäolo MDS Opiskelijatunnukset MDS Dokumentit MDS Kansallisissa oppijan palveluissa tarvitaan vielä yllä kuvattuja opetustoimen erityistietoa sisältävien tietovarantojen lisäksi toimialariippumattomia operatiivisia tukitietovarantoja: Operatiiviset tukitietovarannot Paikkatieto Suostumukset Tietopyynnöt Arkisto Valtuutukset Näitä täydentävät vielä tekniset tietovarannot. Kansallisten oppijan palveluiden looginen tietojärjestelmäpalveluiden ja päätietovarantojen looginen rakenne on seuraava:

25 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Ensimmäisessä vaiheessa SADe-ohjelman rahoituksella on tarkoitus toteuttaa koulutustiedon välittämisen, opiskelijahaun ja valinnan tukipalvelujen ja todennetun osaamisen rekisterin edellyttämät pääpalvelut seuraavasti (kuvassa oranssilla värillä): Paikallisten koulutuksen järjestäjien tulee pystyä liittymään kansallisiin palveluihin ensivaiheessa seuraavin rajapinnoin: Tutkintorakenteen määrittäminen kansallisen tutkintorakennemäärittelyn mukaisesti (rakenteinen tutkinto) Koulutustarjonnan kuvaaminen ja siirtäminen kansalliseen palveluun Opiskelijapaikkahaku kansallisen palvelun kautta Valintaesityksen siirto kansallisesta palvelusta paikalliseen palveluun Opiskelijavalintojen tiedottaminen kansallisen palvelun kautta Kansallisen opiskelijatunnuksen haku ja taltiointi, kun tunnus annetaan ensimmäisen kerran Suomen koulutusjärjestelmään tulevalle uudelle opiskelijalle Uusien tutkinto- ja opintosuoritusten siirto kansallisen palvelun Todennetun osaamisen rekisteriin Kansallisen arkkitehtuurin kytkeytyminen koulutuksen järjestäjien opintohallintoon näkyy esimerkiksi siten, että opiskelijoiden identifiointiin tulee voida käyttää kansallista opiskelijatunnusta ja koulutukseen hakeutuminen tehdään kokonaisuudessaan kansallisen ratkaisun kautta. Kaikkien koulutuksen järjes-

26 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) täjien ja oppilaitosten myöntämät opinto- ja tutkintosuoritukset tulee toimittaa kansalliseen palveluun. Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa on otettu huomioon täysimääräisesti koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin ja oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin arkkitehtuurilinjaukset Arkkitehtuuriperiaatteet Kaikkien koulutuksen järjestäjien opintohallintotoimintojen ja näitä tukevien ratkaisujen keskeiset suunnittelun ja toteutuksen sekä jatkuvien palvelujen peruskivinä toimivat linjaukset on koottu seuraaviksi arkkitehtuuriperiaatteiksi: Nimi Prioriteetti Kuvaus Opintohallinnon arkkitehtuuri on yhteentoimiva koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin ja oppijan verkkopalvelun viitearkkitehtuurin kanssa Opintohallinto mahdollistaa opiskelijan joustavat ja yksilölliset opintopolut Opintohallinnon prosessit ja ratkaisut edesauttavat opiskelijoiden opintojen edistämistä Opintohallinto palvelee kokonaisuudessaan koulutuksen suunnittelua, toteutusta ja näiden arviointia/kehittämistä Opintohallinto palvelee ja helpottaa sekä opettajien että hallintohenkilöstön työtä Opintohallinnon palveluja voi käyttää ajasta ja paikasta riippumatta, ajanmukaisilla päätelaitteilla Opintohallinnon prosessit kytketään kiinteästi osaksi koulutuksen järjestäjän liiketoiminnallisia prosesseja Opintohallinnon ratkaisut hyödyntävät organisaation toimivia yhteisiä ratkaisuja Opintohallinnon ratkaisut parantavat koulun ja kodin välistä yhteistyötä Prosessit, tietomallit ja tietojärjestelmäpalveluiden rajapinnat, jotka kytkeytyvät kansallisiin palveluihin, tulee olla kansallisten viitearkkitehtuurien mukaisia. Tämä koskee esimerkiksi tilastotuotantoa, käsitteistöä, tutkintorakenteita ja kytkeytymistä keskitettyihin oppijan palveluihin. Paikallinen koulutuksen järjestäjän opintohallintotoiminto on osa laajempaa yksilön oppimista tukevaa kansallista koulutusjärjestelmää. Opiskelija pystyy joustavasti opiskelemaan tutkintorakenteen sisällä ja hallitusti eri oppilaitoksissa. Opintohallinto tukee sekä oppijoita itse edistämään omia opintojaan että auttaa opetuksen ammattilaisia tukemaan oppijoita heidän opinnoissaan. Opintohallinto ja sen ratkaisut kattavat koko koulutuksen järjestäjän toiminnan pääprosessin ja mahdollistaa sen kehittämisen. Opintohallinto tuo opettajille ja opetushenkilöstölle heidän työtään aidosti tukevia ominaisuuksia ja välineitä, vähentää rutiinityötä ja mahdollistaa heidän työnsä kohdistamisen olennaiseen. Opintohallinto mahdollistaa, että sekä opiskelija että työntekijä voivat käyttää ja hallita opintohallinnon palveluja sähköisillä välineillä. Opintohallinto kytkeytyy koulutuksen järjestäjän liiketoiminnallisiin prosesseihin ja on osa liiketoiminnan hallintaa. Opintohallinnossa hyödynnetään tarkoituksenmukaisessa laajuudessa koulutuksen järjestäjäorganisaation yhteisiä toimialariippumattomia ratkaisuja välttäen päällekkäisyyksiä. Opintohallinnon ratkaisut ja prosessit kehittävät ja parantavat kodin ja koulun välistä kommunikointia, yhteistyötä ja kasvatuskumppanuutta oppijoiden hyväksi lasten ja nuorten koulutuspalveluissa. Arkkitehtuuriperiaatteet korostavat opintohallinnon kansallista kokonaisvaltaisuutta oppijan näkökulmasta. Niissä on kuitenkin huomioitu myös tehokas ja toimiva, opetuksen vaikuttavuutta ja ratkaisujen toimintakeskeisyyttä korostava näkökulma koulutuksen järjestäjän näkökulmasta. Toimintatapojen ja ratkaisujen tulee olla sisäisesti ja kansallisesti yhteentoimivia sekä yksittäisen koulutuksen järjestäjän sisällä että kytkeytyneenä kansallisiin oppijan palveluihin ja toisten koulutuksen järjestäjien prosesseihin. Opintohallinnon toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäjien sekä toteuttajien tulee huomioida kaikessa kehittämisessä yllä kuvatut arkkitehtuuriperiaatteet. Arkkitehtuuriperiaatteet sekä niiden perustelut ja vaikutukset on listattu tarkemmin Liitteessä 1, KA-taulukot.

27 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) 4.4. Tietoturvaperiaatteet Opintohallinnon ratkaisuissa ja palveluissa noudatetaan yleisiä, jo Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa kuvattuja tietoturvaperiaatteita ja yleisiä kansallisia tietoturvamäärityksiä. Opiskelijan ja hänen palvelunsa tietoihin sähköisen asioinnin ratkaisujen ja toiminnan tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät haasteet kohdistuvat erityisesti käyttäjän tunnistamiseen, palvelujen käyttöön ja palveluissa käsiteltävien tietojen käytön rajoittamiseen sekä käytön valvontaan. Lähdetietojen eheys ja kiistämättömyys ovat tietoturvallisuuden kohteita, joiden hallinnan ja varmistamisen suunnitteluun tulee kiinnittää erityishuomiota. Opintohallinnon tietoturvaperiaatteissa hyödynnetään Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) tuottamia ohjeita ja linjauksia soveltaen. Ne tuovat hyvän perustan tietoturvallisuustyölle julkishallinnon tietojärjestelmähankkeissa. Opintohallinnon kannalta keskeisiä VAHTI-määrittelyjä ovat mm: Verkkopalvelut (VAHTI 12/2006) Salauskäytännöt (VAHTI 3/2008) Tietoturvasanasto (VAHTI 8/2008) Hankkeen tietoturvaohje (VAHTI 9/2008) Lokiohje (VAHTI 3/2009) Keskeiset opintohallinnon tietoturvaperiaatteet jäsentyvät yleisen tietoturvallisuuden viitekehyksen mukaan, jossa tietoturvallisuutta tarkastellaan kahdeksan osa-alueen näkökulmasta: Hallinnollinen turvallisuus Henkilöstöturvallisuus Fyysinen turvallisuus Tietoliikenneturvallisuus Laitteistoturvallisuus Ohjelmistoturvallisuus Tietoaineistoturvallisuus Käyttöturvallisuus Tietoaineisto Ohjelmisto Käyttö Laitteisto Hallinnollinen Tietoliikenne Henkilöstö Fyysinen Eri osa-alueiden tietoturvallisuutta koskevat vaatimukset ja linjaukset on kuvattu tarkemmin Liitteessä 1, KA-taulukot. Seuraavaan on koottu keskeisimpiä eri osa-alueiden tietoturvaperiaatteita. Hallinnollinen turvallisuus Pääsy salassa pidettäviä tietoja käyttäviin järjestelmiin on suojattava siten, että asiattomat eivät pääse käsittelemään salassa pidettäviä tietoja (VAHTI 3/2008). Järjestelmissä tulee käyttää roolipohjaista tunnistamista.

28 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Henkilöstöturvallisuus Opintohallintojärjestelmän tekniset ylläpitäjät tulee nimetä ja heidän kanssaan tulee tehdä salassapitosopimus Fyysinen turvallisuus Opintohallinnon järjestelmien konesalitilojen tulee täyttää Viestintäviraston suosituksen 48 A/2003 M "tärkeä tila" laitetilavaatimukset tai VAHTI 1/2002 tason 2 tehostettu perussuojaus vaatimukset. Tietoliikenneturvallisuus Julkisessa verkossa rajoitetun pääsyoikeuden ratkaisuissa verkkoyhteydet tulee suojata SSL-menetelmällä (HTTPS-protokolla) tai vastaavan tasoisella teknologialla joka on yleisesti käytössä tietosuojan alaisissa verkkopalveluissa. Ominaisuus sisältyy käytännössä kaikkiin teknisiin alustoihin, ja vaatii lisäksi verkkopalvelun tarjoajalta SSL-varmenteen. Ratkaisussa on hyvä käyttää palvelinvarmennetta, jotta vältytään palvelinväärennöksiltä ja kalasteluyrityksiltä. Laitteistoturvallisuus Palveluissa tulee käyttää riittävän korkean käytettävyyden alustaa, joka kykenee tuottamaan palvelua opintohallinnon prosessien edellyttämällä palvelutasolla. Palvelun suorituskyky tulee varmistaa riittävällä laite- ja verkkokapasiteetilla sekä aktiivisella edustasuojauksella (palomuuri). Suorituskykyä seurataan jatkuvasti. Ohjelmistoturvallisuus Tiedon ja sen esittämisen tulee läpi koko ketjun olla luokiteltu julkiseen ja eijulkiseen tietoon. Ei-julkista tietoa hallitaan roolipohjaisella käyttövaltuushallinnalla. Tämä jako ulottuu myös haku- ja raporttitoimintoihin - mahdollisesti esim. suoraan internet-sivuille tuotettavaan tietoon. Palvelun käyttäjät tulee tunnistaa luotettavasti. Tunnistamisen tarkoitus on todentaa että käyttäjä on se joka hän väittää olevansa. Käytännössä tunnistaminen tapahtuu ensisijaisesti vahvan tunnistamisen (HST-kortti, Virtu, Vetuma) avulla tai rajoitetusti käsiteltävän tiedon luonne huomioiden käyttäjätunnuksen ja todentaminen tunnukseen liittyvän salasanan avulla. Ohjelmistoilla tulee olla ylläpitokäytäntö, jossa niiden tietoturvaa seurataan säännöllisestä ja niille tehdään tarpeen mukaan tietoturvapäivityksiä. Järjestelmät tulee päivittää aina saatavissa olevilla korjauspäivityksillä (haavoittuvuuksien korjaaminen). Päivitykset tulee testata huolellisesti ennen tuotantoonsiirtoa. Ohjelmistokehityksen prosessien tietoturvallisuus ja laatujärjestelmät (esim. sertifioinnit) tulee varmistaa osana kehittämisenhallintaa. Opintohallinnon tietojen käsittelystä - tietojen muuttamisesta ja katselusta jää merkintä järjestelmään (VAHTI 3/2009) opintohallintojärjestelmässä hyödynnetään kattavaa lokitoiminnallisuutta. Järjestelmien loogisuus ja helppokäyttöisyys parantaa niiden tietoturvaa. Tietoaineistoturvallisuus ja luottamuksellisuuden varmistaminen

29 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opintohallinnon järjestelmissä käsitellään oppijoita koskevia salassa pidettäviä tietoja siten, että ne muodostavat Henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitetun/tarkoitettuja henkilörekisterejä. Tämä tieto tulee rajoittaa vain opintohallinnon palveluita tuottavien ja johtavien työntekijöiden ko. palvelussa määritettävään käyttöön sekä erikseen oppijan suostumuksella sovittuun käyttöön. Julkisissa koostetiedoissa tulee varmistaa (esim. raportit tms.), ettei niissä käsiteltäviä tietoja pysty yksilöimään tiettyyn henkilöön tai kohteeseen liian pienen kohdemäärän takia. Suuri osa erityisesti oppijan henkilöön liittyvistä tai häneen liittyvien sosiaali- ja terveyspalvelujen tiedoista ovat arkaluonteisia henkilötietoja, jotka ovat salassa pidettäviä (Julkisuuslaki 621/1999, 23 ). Näitä tietoja tulee käsitellä erityisen huolellisesti lain antamien mahdollisuuksien ja suostumuksenhallinnan puitteissa. Ratkaisussa on huolehdittava tarvittavista rekisteriselosteista ja ns. teknisen rekisterinpitäjän salassapitovelvoitteesta ja huolellisesta tehtävänannosta. Opintohallinnon salassa pidettävien tietojen hallinnassa ja käsittelyssä on huomioitava seuraavat päävaatimukset: Vain tietoon oikeutetut voivat käyttää ja käsitellä tietoja Tietoja voidaan käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty Salassa pidettävän tiedon käyttö tulee taltioida muuttamattomaan lokiin. Lokista tulee olla saatavissa tarvittaessa tieto, mihin salassa pidettävää tietoa on käytetty, kuka on käyttänyt ja milloin Opintohallinnon rekistereistä tulee laatia ja ylläpitää sekä pitää jokaisen saatavilla rekisteri- ja tietosuojaseloste Oppijoita tulee informoida heistä tallennettavista tiedoista sekä näiden tarkastusoikeudesta ja koulutuksen järjestäjän tulee järjestää oppijoille (tai alaikäisten oppijoiden huoltajille) selkeä kanava ja prosessi oppijan omien tietojen korjaamista varten. Opintohallinnon tietovarannot sisältävät oppijoiden suorituksiin ja tutkintoihin sekä osaamiseen liittyviä tietoja. Opintohallintoratkaisun kytkeytyessä opiskelun muihin tukipalveluihin (esim. oppilashuolto, opiskelijaterveydenhuolto), järjestelmään saattaa tallentua myös oppijaa koskevaa tietoa, jonka tietoja tulee käsitellä terveydenhuollon tai sosiaalihuollon tietosuojavaatimusten mukaisesti. Nämä tiedot suositellaan taltioitavan kokonaan erilleen niille varattuihin tietojärjestelmiin kytkeytyviin itsenäisiin tietovarantoihin. Opintohallinnon palveluissa tulee ottaa huomioon tietosuojan ja yksityisyyden suojan vaatimukset. Tätä edistävät merkittävästi loogiset ja yhdenmukaiset käsitteistöt. Opintohallinnon palvelujen käsite- ja tietomallit, toiminnalliset tietojärjestelmäpalvelut ja käyttövaltuushallinnan määritykset ja toteutukset tulee toteuttaa siten, että ne muodostavat aukottoman ja auditoitavan ketjun. Tällä varmistetaan, ettei ratkaisussa tietosuojalain vastaisesti yhdistetä eri toimialojen rekistereitä. Opintohallinnon tietovarantoihin tulee taltioida vain sellaisia oppijan tietoja, joita aidosti ja todennettavasti tarvitaan opintohallinnon prosesseissa. Muiden tietojen tallentamista opintohallinnon tietovarantoihin tulee välttää.

30 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Käyttöturvallisuus Jatkuvissa palveluissa jatkuvan palvelun tuottajan tulee täyttää valtionhallinnon tietoturvatasojen perustason vaatimukset. Palveluympäristöltä käytettävyys tulee määrittää varsinaisten johtamisprosessien käytettävyysvaatimusten mukaisesti. Palvelun tuottaminen ja hallinta tulee toteuttaa alan hyvien käytäntöjen mukaisesti 1, jotta tarvittava palvelutasotavoite saavutetaan. Opintohallinnon järjestelmien keskeisimpiä tietoturvakontrolleja ovat: Luottamuksellisuuden ja tietosuojan varmistaminen: tietoaineistojen ja tietoliikenteen salaus, käyttäjän tunnistaminen ja todentaminen, pääsynvalvonta, käyttäjä ja käyttövaltuushallinta Eheyden ja alkuperän varmistaminen: tarkistussummat, aikaleimat, käyttäjän todentaminen Saatavuuden varmistaminen: Palvelutapahtumien luotettavuus, tietojärjestelmän toimintavarmuus ja kapasiteetin riittävyys, palvelualustan (laitteet, tietoliikenneverkko, ohjelmistot) luotettavuus Jäljitettävyyden varmistaminen: lokit ja niiden turvaaminen, kiistämättömyys, jälkikäteinen valvonta Keskeiset tietoturvaperiaatteet on kuvattu Liitteessä 1, KA-taulukot. Tarkemmat vaatimukset on kuvattu Vahti 2/2010 tietoturvatasot kuvauksessa. 5. Käsitteellisen tason arkkitehtuurilinjaukset 5.1. Opintohallinnon ja sen ratkaisujen haasteet ja tavoitteet Opintohallinnon toiminnan ja ratkaisujen kehittämistä ohjaavat sekä kansallinen opetustoimen strategia, yleiset opintohallinnon kehittämistarpeet sekä yksittäisen koulutuksen järjestäjän ja oppilaitoksen tunnistamat kehittämistarpeet ja tavoitteet. Kansalliset opintohallintoa ohjaavat tavoitteet on listattu opetus- ja kulttuuriministeriön laatimaan ns. Kehittämissuunnitelmaan (KESU: Koulutus ja tutkimus vuosina , Kehittämissuunnitelma). Kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria kehittänyt työryhmä analysoi ja priorisoi ko. kehittämissuunnitelmaan kootut koulutusjärjestelmää ja opetusta koskevat keskeiset strategiset tavoitteet. Priorisoinnin pohjalta erityisesti seuraavien strategialinjausten arvioitiin vaikuttavan merkittävästi opintohallinnon kehittämiseen tulevina vuosina: 1 Jatkuvissa palveluissa suositellaan käytettävän ITIL-prosesseja ja niiden suositellaan täyttävän keskeiset ISO/IEC palvelunhallintastandardin vaatimukset

31 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Vaikutukset opintohallinnon Strategialinjaus Lähde viitearkkitehtuuriin Seuraavaan on koottu kaikkein keskeisimmät tähän viitearkkitehtuuriin vaikuttavat KESU:n strategiset linjaukset. KESUn vaikutuksia opintohallintoon on tarkasteltu laajemmin viitearkkitehtuurin liitteessä 2. KESU: Koulutustakuu Ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijaksi ottamisen perusteita uudistetaan siten, että Esim. Hyödynnetään kansallisissa hakeutujan palveluissa KESU perusasteen päättäneiden ja ilman toisen asteen tutkintoa olevat voidaan valita ensin toisen TORia, jolloin hakeutuja voidaan suoraan ohjata oikeisiin asteen opiskelijavalinnassa. Tavoitteena on, että uudistetut perusteet otetaan käyttöön vuonna opintoihin 2013 yhdessä uudistetun sähköisen hakujärjestelmän kanssa. Oppilaitosta vaihtaville opiskelijoille vahvistetaan erillisvalintoja ja tutkinnon aiemmin suorittaneet ohjataan pääsääntöisesti aikuisille soveltuviin koulutusmuotoihin kuten näyttötutkintokoulutukseen. Kunnat seuraavat nuorten sijoittumista ja huolehtivat siitä, että sijoittumattomat nuoret saavat tarvitsemansa tietoa, neuvontaa ja ohjausta. Opintohallintoratkaisusta saadaan reaaliakaisesti tietoa opintojen etenemisestä, läsnäloista ja näin tuottaa ennakoivaa tietoa syrjäytymisen ehkäisemiseksi. KESU: Joustavat opintopolut Ylioppilastutkintoa ja lukiokoulutusta sekä ammatillisia tutkintoja kehitetään erillisinä tutkintoina. Hyödynnetään kansallisia joustavia mutta rakenteisia Lukiokoulutusta ja ammatillisia tutkintoja uudistettaessa parannetaan mahdollisuuksia rakentaa tutkintomalleja (eops), suoritus- ja arviointitietojen joustavia opintopolkuja ja lisätään mahdollisuuksia suorittaa osia tutkinnoista yli tutkintorajojen. joustava siirtäminen oppilaitokselta toiselle. Ammatillisten tutkintojen joustavuutta lisätään siten, että yksilölliset valinnat ja tutkintojen suorittaminen myös osa kerrallaan on mahdollista silloin kun se on työelämän ja yksilön tarpeiden kannalta tarkoituksenmukaista. Nuorten koulutuksen ensisijaisena tavoitteena on kokonaisen tutkinnon suorittaminen. Aikuiskoulutuksessa tavoitteena on tukea osaamisen kehittämistä työuran eri vaiheissa. Joustavat opiskelumahdollisuudet, osasuoritusten ja yksittäisten jaksojen ja näiden arviointien jakaminen valtakunnallisesti eri oppilaitoksille tarpeen mukaan. Perusopetuksen lisäopetuksen, ammatillisen peruskoulutuksen valmistavien ja valmentavien Ajantasainen tieto ja sen raportointi sekä tietojen koulutusten sekä työpajatoiminnan ja etsivän nuorisotyön yhteistyötä vahvistetaan ja työnjakoa yhteentoimivuus nuorisotyön kanssa selkeytetään siten, että ne tukevat tehokkaasti jatko-opintoihin siirtymistä. KESU KESU KESU KESU KESU: Ammatillinen koulutus Ammatillisen koulutuksen rahoitus uudistetaan palkitsemaan koulutuksen laadusta ja laadun parantamisesta. Tavoitteena on tukea nykyistä paremmin koko ikäluokan kouluttamista, koulutuksen läpäisyn parantamista, nopeampaa siirtymistä työelämään ja aiemmin opitun tunnustamista. Rahoitus myönnetään koulutuksen järjestäjälle. KESU: Aikuiskoulutus Opetus- ja kulttuuriministeriö varmistaa, että kansalainen löytää sähköisestä sivistyskeskuksesta kaiken Suomessa tarjotun aikuiskoulutuksen ja että verkkopalvelun kautta voi hakeutua aikuiskoulutukseen. Palvelu kytkeytyy SADe-ohjelman Oppijan verkkopalveluun. Näyttötutkintoon valmistavan koulutuksen rahoitusta kehitetään siten, että rahoitus ei kannusta opetuksen järjestämiseen silloin kun opiskelijalla jo on tutkinnon suorittamisen edellyttämä osaaminen. Tutkintosuoritusten arvioijien riittävästä koulutuksesta huolehditaan ja koulutusta kehitetään. Ammattitaito osoitetaan työpaikoilla aina, kun se on mahdollista. Ammattitaidon arvioinnin riippumattomuus ammattitaidon hankkimisesta tulee varmistaa tutkintotilaisuuksia suunniteltaessa ja toteutettaessa. Näyttötutkintojärjestelmän laadunhallintaa vahvistetaan osana ammatillisen koulutuksen laadunhallinnan kokonaisuutta. Ammattitaidon laadunvarmistuksen luotettavuutta lisätään arvioinnin dokumentointiaineiston alakohtaisesti keskitetyllä tuottamisella. Opintohallinto tuottaa rahoituspäätöksiin tarvittavat raportointi- ja mittaritiedot. Työnjako kansallisten tietopalveluiden ja paikallisten tietopalveluiden välillä tulee määrittää varsin tarkasti. Kaikki tarjonta ja koulutustieto tulee tuottaa muodossa, jossa se voidaan helposti siirtää tai kytkeä kansallisiin hakeutujan palveluihin. Paikallinen opintohallinto hyödyntää keskitetyn TORin tietoja aikaisemmista opinnoista. Tällä on suora kytkentä taloushallintoon. Aietun opitun tunnistamista hyödynnetään täysimääräisesti. Näyttötutkintojen arviointia ja työpaikkaohjaajien sekä näyttötutkintomestarien koulutuksen hallintoa kehitetään. Opintohallinnossa tulee hallita myös alakohtaisia tutkinnon arviointidokumenttimalleja. Liittyy myös ammatillisen koulutuksen tutkintotoimikuntien hyväksymisperiaatteiden yhdenmukaistamiseen. Ylle on koottu vain kaikkein korkeimmalle työryhmässä priorisoidut strategiset linjaukset, joilla katsottiin olevan kaikkein merkittävin vaikutus opintohallinnon prosessien ja ratkaisujen kehittämiseen lähivuosina. Kaikkein keskeisimpänä linjauksena nähtiin joustavien, koulutuksen järjestäjärajat ylittävien opintopolkujen mahdollistaminen. Tämä edellyttää yhtenäistä prosessimallia, yhteentoimivia rajapintoja ja pitkälle yhdenmukaisia tietomalleja opintohallinnon opiskelijaliikkuvuutta tukevissa ydinosissa. Liitteeseen 2 on koottu laajempi analyysi muista tärkeistä opintohallintoon vaikuttavista KESU:n strategialinjauksista. Työryhmän lähtötilannekuvauksista ja sen jatkotyöstöstä voitiin tunnistaa seuraavat yleiset opintohallintotoiminnan haasteet, joita tässä viitearkkitehtuurissa KESU KESU KESU KESU KESU

32 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) on kehitetty ja jotka tulee pystyä jatkokehityksessä ja varsinaisessa toteutuksessa korjaamaan: Vaatimuksen / tavoitteen kuvaus Prioriteetti Hyödyn saaja Kohdealueen haasteet ja yleiset puutteet Tiedon liikkuvuudessa on ongelmia - liikaa paperi- ja manuaaliprosesseja Ongelmia tiedon yhteismitallisuudessa - termit eivät ole yhteiset tai niillä tarkoitetaan eri asioita Ongelmia tiedon eheydessä - tiedon oikeellisuus on puutteellista Nykyiset opintohallintojärjestelmät eivät sisällä riittäviä analyysivälineitä Nykyiset opintohallintoratkaisut eivät tue opiskelijan liikkuvuutta koulutuksen järjestäjien välillä tai koulutusmuotojen välillä. Nykyiset opintohallintoratkaisut eivät riittävästi tue opiskelun henkilökohtaistamista koulutuksen järjestäjärajat ylittävissä joustavissa opintopoluissa. Tutkintoja ei ole rakenteistettu kansallisesti yhdenmukaisesti, tämä vaikeuttaa koulutuksen järjestäjien työtä ja erityisesti opiskelijaliikkuvuutta. Sekä opiskelijat että koulutuksen järjestäjä Koulutuksen järjestäjä, OKM ja OPH paremman tiedon laadun ja tilastojen luotettavuuden kautta Koulutuksen järjestäjä, OKM ja OPH paremman tiedon laadun ja tilastojen luotettavuuden kautta Koulutuksen järjestäjä: toiminnan ohjaus, johtaminen Opiskelija, OKM koulutuspoliittisesta ja strategisesta näkökulmasta Opiskelija, OKM koulutuspoliittisesta ja opetuksen tuloksellisuuden näkökulmasta Koulutuksen järjestäjä, OKM ja OPH paremman tiedon laadun ja tilastojen luotettavuuden kautta. Opiskelija opiskelijaliikkuvuuden näkökulmasta Varsinaisiksi yleisiksi tavoitearkkitehtuurin ja sen ratkaisujen tavoitteiksi ja vaatimuksiksi tunnistettiin seuraavat kohteet: Vaatimuksen / tavoitteen kuvaus Prioriteetti Hyödyn saaja Vaatimukset ja tavoitteet Opintohallinnossa käytetään yhteistä käsitteistöä ja terminologiaa Välttämätön Koko kansallinen koulutusjärjestelmä, koulutuksen järjestäjä - välillisesti oppija. Opintohallinnon ratkaisuissa ja prosesseissa käytetään yhtenäisiä tietomalleja ja -rakenteita Välttämätön Koko kansallinen koulutusjärjestelmä, koulutuksen järjestäjä - välillisesti oppija. Opintohallinnon ratkaisuissa ja prosesseissa käytetään kansallisesti määriteltyjä koodistoja ja luokituksista (tietotason arvolistat) Välttämätön Koko kansallinen koulutusjärjestelmä, koulutuksen järjestäjä - välillisesti oppija. Opintohallinnon ratkaisut pystytään joustavasti mukauttamaan toimintaympäristön muutoksiin - koulutuspolitiikka, rahoitus, organisaatio, prosessit Opintohallinnon tietovarannoista tulee pystyä tuottamaan viranomaisille, omistajille, johdolle ja sidosryhmille tilasto- ja tilannekuvatietoa päätöksentekoa ja seurantaa varten. Opintohallintovälineet tuottavat eri sidosryhmille (erityisesti viranomaisille) raportoitavat tiedot automaattisesti tai hyvin helposti. Opintohallinnon ratkaisukokonaisuus sisältää tai voidaan vähintään kytkeä tiedon analyysiratkaisuihin. Opintohallinto tulee kytkeä sekä toiminnallisesti että teknisesti kansallisiin oppijan palveluihin Hyödyllinen Välttämätön Hyödyllinen Hyödyllinen Välttämätön Kolutuksen järjestäjä Koulutuksen järjestäjän johto ja laatuasiantuntijat, tilastoviranomaiset (tilastokeskus) ja koulutusjärjestelmän ohjaavat tahot (OKM, OPH) Koulutuksen järjestäjä, tiedon laadun näkökulmasta Tilastokeskus, Kela, OKM, OPH Koulutuksen järjestäjän johto ja toiminnan kehittäjät, laatuasiantuntijat. Koulutuksen järjestäjä, OKM, OPH sekä oppija.

33 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opintohallinnon välineet ovat helppokäyttöisiä - sekä logiikaltaan että käyttöliittymältään. Tarpeettomat käyttövaiheet poistetaan. Opintohallinnon ratkaisujen tulee tuottaa arkistointia ja kansallisia tietovarantoja (erityisesti TOR) varten pitkäaikaista säilytystä edellyttävät aineistot ja asiakirjat. Opintohallinnon prosessit ja ratkaisut tukevat koulutuksen järjestämisen kustannustehokkuuden arviointia ja koulutuksen kustannustehokasta suunnittelua. Opintohallinto tukee nykyistä dynaamisempaa resurssien suunnittelua ja hallintaa (vrt. joustavat opintopolut). Opintohallinnon prosessit ja ratkaisut tukevat opiskelijoiden liikkuvuutta joustavissa opintopoluissa. Opintohallintokokonaisuus pystyy vertailemaan eri aikoina määritettyjä tutkintoja ja niiden vastaavuuksia. Tutkintorakenteiden versiointi osana myös kansallista tutkintorakenteiden hallintaa. Opintohallintokokonaisuus tukee opiskelijoiden omaehtoisuutta ja osallistumista omaan oppimiseen. Opintohallintoratkaisu tukee opiskelijan itsearviointia - sekä hakeutumisvaiheessa että opintojen aikana Prioriteetti kuvaa onko kyseinen vaatimus tai tavoite välttämätöntä saada tavoitetilassa toteutettua vai onko se muuten tavoiteltava. Prioriteettijärjestys yleisillä tavoitteilla on seuraava kriittisimmästä vähiten kriittiseen: Välttämätön, Hyödyllinen, Toivottu. Tässä kuvatut yleiset tavoitteet ovat ohjanneet varsinaista kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurityötä ja ne on otettu mahdollisuuksien mukaan huomioon eri arkkitehtuurinäkökulmien linjauksissa eri käsitteellisillä tasoilla. Laajempi ja tarkempi koko tämän viitearkkitehtuurin linjausten vaatimusluettelo on kuvattu kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin Liitteeseen 3, Vaatimukset Sidosryhmät Opintohallintoon liittyy merkittävä määrä erilaisia sidosryhmiä. Osa näistä toimii suoraan opintohallinnon tietojen tuottajina tai ryhminä, joille opintohallinto tuottaa tietoa (tietovirtojen osapuolina), osa taas muilla tavoin vaikuttaa opintohallinnon toimintoihin, ratkaisuihin ja tavoitteisiin. Sidosryhmät voidaan jakaa seuraaviin pääluokkiin: Kansalaiset Oppilaitokset (varsinainen opetusta tarjoava yksikkö) Koulutuksen järjestäjä (organisaatiomuoto) Valtionhallinto Elinkeinoelämä Edunvalvontaorganisaatiot Sote-toimijat Muut sidosryhmät Toivottu Välttämätön Hyödyllinen Hyödyllinen Hyödyllinen Toivottu Hyödyllinen Hyödyllinen Koulutuksen järjestäjän loppukäyttäjät, oppijat ja alaikäisten oppijoiden huoltajat OKM, Tilastokeskus, Arkistolaitos, Oppija (oikeusturva) Koulutuksen järjestäjä, OKM, OPH Koulutuksen järjestäjä, oppija, OKM, OPH Oppija, koulutuksen järjestäjä, OKM, OPH Koulutuksen järjestäjä, Tilastokeskus, OKM, OPH, koko koulutusaste Oppija, OKM (strateginen näkökulma) Oppija, Koulutuksen järjestäjä

34 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Sidosryhmät on listattu seuraavissa taulukoissa. Opintohallinnon kannalta kaikkein keskeisimmät sidosryhmät on kuvattu taulukossa lihavoidulla tekstillä. Sidosryhmä Kansalaiset Kansalaisjärjestöt Oppilaitokset Peruskoulu Vapaan sivistystyön oppilaitos Ammatillinen oppilaitos Lukio Ammattikorkeakoulu Yliopisto Korkeakoulu Ammatillinen erikoisoppilaitos Ammatillinen erityisoppilaitos Kuvaus Opetuksesta kiinnostunet henkilöt Koulutuksen toteuttava taho Lakisääteistä perusopetusta antava koulu, jossa suoritetaan oppivelvollisuus. Kansanopistot, kansalaisopistot, opintokeskukset, liikunnan koulutuskeskukset (urheiluopistot) ja kesäyliopistot, joissa opetuksen ei ole tutkintotavoitteista eikä lailla säädeltyä. Toisen asteen oppilaitos, joka tarjoaa ammatillista perusopetusta. Toisen asteen yleissivistävää koulutusta antava oppilaitos, josta valmistutaan ylioppilaiksi. Työelämää ja alueellista kehittämistä painottava korkeakoulu. Tieteellistä tutkimusta harjoittava, ja siihen perustuvaa ylintä koulutusta antava itsenäinen taho. Tieteellistä tutkimusta harjoittava ja ylintä opetusta antava oppilaitos. Teollisuuden tai kaupan yritysten oppilaitoksia, jotka kouluttavat työntekijöitä pääasiassa ylläpitäjän tarpeisiin. Oppilaitos joka antaa opetusta opiskelijoille, jotka vamman, sairauden tai muun syyn vuoksi tarvitsevat erityistä tukea. Sidosryhmän rooli opintohallinnossa Muu vaikuttaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Ammatillinen aikuiskoulutuskeskus Pelastusopisto Poliisiammattikorkeakoulu Vartiointialojen oppilaitos Sotilasalan ammatillinen oppilaitos Sotilaskorkeakoulu Esiopetusyksikkö Muut kuin järjestämislupien kautta koulutusta tarjoavat organisaatiot Aikuiskoulutukseen erikoistunut, ammatillista opetusta antava oppilaitos. Sisäasianministeriön alaisuudessa toimiva, oman alansa koulutusta antava oppilaitos. Sisäasianministeriön alaisuudessa toimiva, oman alansa koulutusta antava oppilaitos. Sisäasianministeriön alaisuudessa toimiva, oman alansa koulutusta antava oppilaitos. Ylintä maanpuolustusopetusta antava yliopisto. Toimii puolustushallinnon alaisuudessa. Ennen peruskoulua annettavaa, vapaaehtoista opetusta, jonka tavoitteena on edistää lapsen kehitys- ja oppimisedellytyksiä. Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Tiedon tuottaja Organisatorisesti koulutusta tarjoavat toimijat järjestäytyvät seuraavasti: Koulutuksen järjestäjä Koulutuksen järjestäjällä on järjestämislupa Kunta Koulutuksen ja opetuksen järjestäjän roolissa. Erityisesti Tiedon tuottaja perusopetus sekä 2. asteen opetus. Kunnan sisällä keskeinen asema on opetuslautakunnalla sekä kunnan hallituksella ja valtuustolla. Kuntayhtymä Koulutuksen ja opetuksen järjestäjän roolissa. Erityisesti Tiedon tuottaja ammattiopetus ja ammattikorkeakoulutus. Keskeinen asema on hallituksella ja valtuustolla. Koulutusta järjestävä osakeyhtiö Keskeinen asema on hallituksella Tiedon tuottaja Koulutusta järjestävä säätiö Keskeinen asema on hallituksella Tiedon tuottaja Koulutusta järjestävä yhdistys Keskeinen asema on hallituksella Tiedon tuottaja Valtio Keskeinen asema on hallituksella Tiedon tuottaja Koulutuksen järjestäjä (järjestämisluvan saaneena) voi muodostaa laajemman kokonaisuuden kuin yksi oppilaitos. Oppilaitos joutuu tai saa usein käyttää koulutuksen järjestäjän yleisiä tietojärjestelmäpalveluja ja ratkaisuja. Esimer-

35 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Valtiohallinto opetus- ja kulttuuriministeriö kiksi kunnalla on usein toimialariippumattomat henkilöstöhallinnon tai taloushallinnon ratkaisut, joita myös opetustoimiala käyttää. Muita sidosryhmiä ovat mm.: Vastaa osana valtioneuvostoa koulutus-, tiede-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan kehittämisestä ja kansainvälisestä yhteistyöstä. Ohjeistaja OpIT-ohjausryhmä (opetus- ja Sen alaisena on kokonaisarkkitehtuurijaosto, joka toimii Ohjeistaja kulttuuriministeriön toimialan tietohallinnon kansallisen koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueen ohjausryhmä) KA-ryhmänä Opetushallitus Opetuksen kehittämisvirasto. Laatii perusopetuksen ja Tiedon hyödyntäjä lukiokoulutuksen opetussuunnitelmien perusteet, ammatillisten tutkintojen ja näyttötutkintojen perusteet. Virasto tekee oppimistulosten arviointeja ja osallistuu koulutuksen tuloksellisuuden kehittämiseen (vrt. AMOP). Hallinnoi keskitettyjä oppijan palveluita. Kansaneläkelaitos Huolehtii ja kehittää Suomessa asuvien perusturvaa. Tiedon hyödyntäjä Opintotukiin ym. liittyvät palvelut, tieto opinto-oikeuksista ja tutkinnoista sekä läsnäolosta työ- ja elinkeinoministeriö Vastaa Suomen yrittäjyyden ja innovaatiotoiminnan Kaksisuuntainen siirto toimintaympäristöstä, työmarkkinoiden toimivuudesta ja työntekijöiden työllistymiskyvystä sekä alueiden kehittymisestä globaalissa taloudessa. Tilastokeskus Tilastointia varten perustettu viranomainen. Se tuottaa Tiedon hyödyntäjä valtaosan Suomen virallisista tilastoista ja on tilastoalan merkittävä kansainvälinen toimija. Vero Tieto läsnäolosta ja opinto-oikeuksista Tiedon hyödyntäjä ulkoasianministeriö Ulkoministeriön toiminta keskittyy ulko- ja turvallisuuspolitiikkaan, kauppapolitiikkaan ja kehityspolitiikkaan sekä ulkopoliittisesti merkittäviin kansainvälisiin asioihin ja yleensä kansainvälisiin suhteisiin. Tiedon tuottaja Poliisi Maahanmuuttovirasto Rajavalvontavirasto Aluehallintovirastot Elinkeino- ja ympäristövirastot Elinkeinoelämä Työnantajat, työpaikat Viranomainen, joka vastaa oikeus- ja yhteiskuntajärjestyksen turvaamisesta, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämisestä ja rikosten ennalta estämisestä, selvittämisestä ja syyteharkintaan saattamisesta. Rikosrekisteritieto Maahanmuuttovirasto on sisäasiainministeriön alainen virasto, joka käsittelee ja ratkaisee maahantuloon, maassa oleskeluun, pakolaisuuteen sekä Suomen kansalaisuuteen liittyviä asioita. Rajavartiolaitos on sisäasiainministeriön alaisuudessa toimiva rajaturvallisuuden ja meripelastuksen asiantuntija. Valtionhallinnon alueelliset organisaatiot. Valvoo esim. opetustoimen lainsäädännön toimeenpanoa. Valtionhallinnon alueelliset organisaatiot. Mm. koulutustarpeen ennakointiin liittyviä tehtäviä Hyödyntävät yleisesti tutkintorekisteriä. Ovat osa opetuksen toteuttamista (vrt. työpaikkaohjaajat, työpaikkakouluttajat ja arvioijat), asiakkaita. Osallistuvat suunnitteluun. Tiedon hyödyntäjä Tiedon hyödyntäjä Tiedon hyödyntäjä Muu vaikuttaja Muu vaikuttaja Kaksisuuntainen siirto Edunvalvontaorganisaatiot Työmarkkinajärjestöt Työantaja- ja työntekijärjestöt Muu vaikuttaja Opiskelijajärjestöt Opiskelijoiden etujärjestöt Muu vaikuttaja Kuntaliitto Kuntien edunvalvoja Muu vaikuttaja AMKE Ammattiosaamisen kehittämiskeskus. Koulutuksen Muu vaikuttaja järjestäjien edunvalvoja. Huom. Vastaavia on myös muilla koulutusasteilla. Opettajayhdistykset Useita ainekohtaisia aloja Muu vaikuttaja Sote-toimijat Rajattu opintohallinnon viitearkkitehtuurin ulkopuolelle Valvira Terveydenhuollon ammattilaisten rekisteröinti - ammattioikeusrekisterin ylläpitäjä. Tiedon hyödyntäjä

36 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Muut sidosryhmät IT-toimittaja Opintohallinnon IT-palveluita tuottava yritys tai organisaatio Muu vaikuttaja Ylioppilastutkintolautakunta Vastaa ylioppilaskokeen suunnittelusta ja suorittamisesta. Kaksisuuntainen siirto CIMO kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön asiantuntija- ja Kaksisuuntainen siirto palveluorganisaatio. UAF University Admissions Finland. Hoitaa yhdeksän yliopiston Muu vaikuttaja kv-hakuja. Kehittämisryhmät Erilaiset projekti- ja kehittämisryhmät Muu vaikuttaja Suomen Olympiakomitea Yhteistyöjärjestö, opiskelijavalintojen kriteereissä tarvittavat Muu vaikuttaja lisätiedot jne. Suomen konservatorioliitto Yhteistyöjärjestö, opiskelijavalintojen kriteereissä tarvittavat Muu vaikuttaja lisätiedot jne. Iltapäivähoitoa tuottavat organisaatiot Tyypillisesti peruskoulun 1. ja 2. luokan oppilaiden Muu vaikuttaja iltapäivähoito. Uskonnolliset yhteisöt Esim. Ev.lut kirkko, Ort.kirkko tms. Muu vaikuttaja Muut Oppijan valintoihin ja opintoihin vaikuttaa monia muita tahoja - ystävät, harrastukset, urheiluseurat tms. Näitä ei kuitenkaan tässä työssä liitetä opintohallintokokonaisuuteen Muu vaikuttaja Oikeassa sarakkeessa on kuvattu kyseisen toimijan rooli opintohallinnon tavoitetilassa: opintohallinnon tietojen tuottaja, opintohallinnon tietojen hyödyntäjä, opintohallintotoimintaa ohjeistava taho, kaksisuuntainen siirto (toimii sekä opintohallinnon tiedon tuottajana että hyödyntäjänä) sekä muu vaikuttaja. Sidosryhmien tunnistamisen ja näiden roolituksen tarkoituksena on tätä kautta saavuttaa kattava kuva mahdollisista eri organisaatioiden välisistä rajapinnoista ja tietovirroista sekä tunnistaa, minkä tahojen kanssa opintohallinnon kehittämisessä ja sen ratkaisuissa tulee tehdä yhteistyötä. Sidosryhmiä on luonnehdittu joiltakin osin tarkemmin vielä Liitteessä 2, KAtaulukot Toimijat ja roolit Tässä toimijoilla tarkoitetaan yksittäisiä henkilötoimijoita, jotka toimivat erilaisissa rooleissa osana opintohallintotoimintaa. Roolit ovat erityisesti erilaisissa prosesseissa toimiva aktoreita, jotka käytännössä toteuttavat tietyt prosessien vaiheet (esim. tekee hakemuksen, käsittelee asian, antaa lausunnon, kirjaa tiedon, tekee päätöksen tai toimittaa päätöksen). Roolit ovat erityisesti käyttövaltuushallinnan ja prosessien kuvaamisen keskeisiä tekijöitä. Opintohallinnon toiminnallisessa keskiössä on oppija, jonka oppimista erilaisilla opintohallinnon prosessin eri vaiheilla tuetaan tavoitteiden ja reunaehtojen puitteissa. Oppijaa tukevat hänen perheensä roolit sekä oppilashuollon roolit. Samoin varsinaista opetushenkilöstöä ja opetuksen suunnittelua tukevat monet tukiroolit. Opintohallinnon kokonaisuuteen kuuluu hyvin monia rooleja, joista tyypillisimmät on listattu Liitteeseen 1, KA-taulukot. Nämä voidaan jäsentää seuraavasti: Oppijan roolit Oppijan lähiomaisen roolit

37 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opetustoimen ammattihenkilöiden roolit o Yleiset opetustoimen ammattihenkilöroolit o Esiopetuksen roolit o Perusopetuksen roolit o Lukion koulutuksen roolit o Ammatillisen koulutuksen roolit o Aikuiskoulutuksen roolit o Korkeakoululaitoksen roolit o Vapaan sivistystyön roolit Opintohallinnon hallinnolliset roolit Oppisopimuspalveluiden roolit Oppilashuollon roolit Työnantajien roolit Asiakasyritysten roolit Johtamisen roolit Muut roolit Tietojärjestelmien hallinnan roolit Näihin rooliryhmiin sijoittuu erilaisia yksittäisiä rooleja kuten lastentarhanopettaja, erityisopettaja, koulukuraattori, ym. Seuraavaan on listattu näistä keskeisimmät: Oppija Oppija on henkilö opetustoimen näkökulmasta. Sisältää kaikki palvelun loppukäyttäjäroolit (poislukien viranomaisroolit). Hakeutuja Henkilö joka etsii tietoa koulutuksesta ja harkitsee hakeutumista koulutukseen Hakija Henkilö, joka on jättänyt hakemuksen koulutukseen. Oppija: oppilas, opiskelija, muu oppija Jonkin oppilaitoksen piirissä opiskeleva henkilö. Tutkinnon suorittaja Opinnäytteen antaja, ei oppijan roolissa Oppivelvollinen Henkilö, joka on lain mukaan oppivelvollinen - riippumatta siitä, onko hän jossakin muussa tässä kuvatussa oppijan roolissa Oppijan lähiomainen Huoltaja Alaikäisen edunvalvoja Sijaishuoltaja Lastensuojelun kautta nimetty alaikäisen oppijan sijaishuoltaja Edunvalvoja Holhousviranomaisen määräämä henkilö, joka edustaa vajaavaltaista. Muu lähiomainen Esim. muu perheenjäsen Opetustoimen rooleista voidaan tunnistaa muutamia yleisiä rooleja, jotka toistuvat eri variaatioissa eri koulutusasteissa:

38 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opetustoimen ammattihenkilö Yleiset opetustoimen ammattihenkilöroolit Opettaja Luokanopettaja / luokanvalvoja / ryhmänohjaaja Aineopettaja Erityisopettaja Opinto-ohjaaja, oppilaanohjaaja Opetusta antava opetustoimen ammattihenkilö, yleisnimike Opettaja, jolla on vastuu opetusryhmästä. Luokanopettaja opettaa koko luokkaa useimmissa aineissa. Opettaa oman erityisalansa kokonaisuuksia Vastaa erityistä tukea tarvitsevan nuoren tai lapsen opetuksesta Antaa tukea oppijan opiskeluun, erityisesti siirtymävaiheissa, valinta- ja pulmatilanteissa. Avustaja Kouluavustaja, päiväkotiryhmän avustaja tms. Koulutusasteen sisällä kyseisiä yleisiä rooleja tarkennetaan koulutusasteittain eri alaluokkiin. Nämä yleisten roolien alaluokat on kuvattu roolitaulukossa kursiivilla tekstillä: Esiopetuksen roolit Päiväkodin johtaja - vastaa esiopetuksen johtamisesta Erityislastentarhanopettaja - erikoistunut esiopetukseen Lastentarhanopettaja - erikoistunut esiopetukseen Avustaja- esiopetus Perusopetuksen roolit Luokanvalvoja Luokanopettaja Aineenopettaja Avustaja - perusopetus Erityisopettaja Erityisluokanopettaja Opinto-ohjaaja, oppilaanohjaaja Lukion koulutuksen roolit Luokanvalvoja Aineopettaja Opinto-ohjaaja Erityisopettaja Ammatillisen koulutuksen roolit Opettaja Ammatillinen erityisopettaja Opinto-ohjaaja ERKO ERVA Koulutuspäällikkö Vastaa esiopetuksen johtaja Vastaa esiopetuksesta. Erityisopettajan alaluokka Vastaa esiopetuksesta. Opettajan alaluokka Esiopetuksen avustavia tehtäviä suorittava henkilö. Avustajan alaluokka Ks. Luokanvalvoja yllä. Alakoulun opettaja, joka opettaa koko luokkaa useimmissa aineissa. Aineenopettaja opettaa erityisesti tiettyä ainetta mahdollisesti millä tahansa asteella (perusopetus, 2. aste tms.). Aineopettajan alaluokka Kouluavustaja. Avustajan alaluokka Vastaa erityistä tukea tarvitsevan lapsen opetuksesta ja kasvatuksesta. Ks. Erityisopettaja. Vastaa erityistä tukea tarvitsevan lapsen opetuksesta ja kasvatuksesta perusopetuksen luokilla 1-6. Erityisopettajan alaluokka. Ks Opinto-ohjaaja. Yläkoulussa tästä vastaa opintoohjaaja. Ks. Luokanvalvoja yllä. Opettaa oman erityisalansa kokonaisuuksia Ks. Opinto-ohjaaja Vastaa erityistä tukea tarvitsevan nuoren opetuksesta ja kasvatuksesta Ks. Opettaja Ks. Erityisopettaja Ks. Opinto-ohjaaja Erityisopetuksen koordinaattori Erityisopetuksesta vastaava Vastaa oman koulutusalansa toiminnasta, opetushenkilöstön esimies, vastaa opetuksen suunnittelusta

39 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Aikuiskoulutuksen roolit Opettaja Aikuiskoulutuspäällikkö Vastuukouluttaja Tutkintovastaava Koulutussuunnittelija Asiakasvastaava/-yhteyshenkilö Asiakasorganisaation vastuuhenkilö Korkeakoululaitoksen roolit Opettaja Avustaja - assistentti Vapaan sivistystyön roolit Opettaja Ks. Opettaja Ks. Koulutuspäällikkö Kouluttaja, jonka vastuulla on opiskelijan henkilökohtaistamisprosessi ja koulutuksen läpivienti. On tutkinnon järjestäjän vastuuhenkilö. Tutkintovastaava on vastuussa tutkinnon kaikista ko. näyttötutkintoon liittyvistä tutkintoasioista (tutkinnon järjestämissopimukset, rahoitus, tiedotus, tutkintotoimikuntien kanssa tehtävä yhteistyö, arvioijat, tutkintotilaisuuksien aikataulutus ja järjestelyt jne.) Suunnittele koulutuksen rakenteita ja resursoi koulutusten läpiviennin. Koulutusorganisaation henkilö, joka on nimetty tietyn asiakasorganisaation asiakasvastaavaksi. Esim. oppisopimustarkastaja, työvoimaneuvoja. Ko. henkilölle voidaan järjestää pääsy koulutuksen järjestäjän opintohallinnon järjestelmää. Opettaa oman erityisalansa kokonaisuuksia Esim. laskuharjoitusassistentti, Avustajan alaluokka Opettaa oman erityisalansa kokonaisuuksia Varsinaista opetuksen ammattihenkilöstöä tukevat muut koulutuksen järjestäjän roolit: Opintohallinnon hallinnolliset roolit Opintosihteeri Valintapääkäyttäjä Tarjontapääkäyttäjä Osoitetun osaamisen tunnustaja Opintohallintopääkäyttäjä Oppisopimuspalveluiden roolit Oppisopimuspäällikkö Koulutustarkastaja Koulutussuunnittelija Oppilashuollon roolit Koulukuraattori Koulupsykologi Sosiaaliohjaaja Johtamisen roolit Opetustoimen johtaja Rehtori Koulutusjohtaja / tulosaluejohtaja Koulutuspäällikkö Opetuslautakunta Muut koulutuksen järjestäjän roolit Koulutukseen hakeutumisen ohjaajat Opintosihteeri, koulusihteeri, koulutussihteeri, koulutusassistentti Oikeus hallinnoida valintatietoa tietojärjestelmissä Oikeus hallinnoida tarjontatietoa tietojärjestelmissä Muualla suoritetun tutkinnon, osatutkinnon tai suorituksen tunnustaminen ja rinnastaminen Opintohallintojärjestelmän pääkäyttäjä Oppisopimuspalvelujen suunnittelija Koulutustarkastaja käynnistää oppiopimuskoulutuksen, osallistuu koulutuksen suunnitteluun, ostaa tietopuolisen opetuksen oppilaitoksesta sekä hyväksyy oppisopimuksen. Auttaa ja tukee oppilaita ja heidän perheitään sosiaalityön keinoin Koulunkäyntiin ja oppimiseen liityvien asioiden parissa työskentelevä psykologi. Sosiaaliohjaaja toimii sosiaalisen tuen, neuvonnan ja ohjauksen tehtävissä Koko organisaation opetustoimialan johtaja. Antaa määräyksiä koskien koko koulutusorganisaatiota. Oppilaitoksen johtaja. Tehtävänä on johtaa oppilaitosta: valvoo ja kehittää oppilaitoksen toimintaa, vastaa resursoinnista, talousarvioesityksestä ja sidosryhmäyhteistyöstä. Laatii ohjeita ja linjauksia kunnallisessa opetustoimessa - luottamuselin Mm. opinto-ohjaajat, sosiaalikuraattorit, ammatinvalintapsykologit, työvoimaneuvojat jne

40 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Työelämäyhteistyöstä voidaan tunnistaa seuraavat roolit: Työnantajien roolit Työssäoppimisen ohjaaja, työpaikkaohjaaja Työpaikkakouluttaja Näyttötutkinnon arvioija Työssäoppimispaikkasopimuksen sopimusyhteyshenkilö Ohjaa työssäoppimisjaksojen aikana oppijoita Oppisopimuskoulutuksen rooli Arvioi näyttötutkintosuorituksen Yrityksen tai julkisen hallinnon organisaation työssäoppimisen sopimuksien hallinnoija Asiakasyritysten roolit Tilaaja Työelämäyhteistyön roolit koskevat erityisesti ammatillista koulutusta ja aikuiskoulutusta. Edellisten lisäksi voidaan vielä tunnistaa tekninen rooli: Tilaa opetusta yrityksen tarpeiden mukaisesti Tietojärjestelmien hallinnan roolit Järjestelmän tekninen pääkäyttäjä Opintohallintojärjestelmän tai sen osien tekninen pääkäyttäjä, voi myöntää muille rooleille käyttöoikeuksia Roolikuvaukset toimivat tietoarkkitehtuurin, prosessien täsmentämisen ja erityisesti käyttövaltuushallinnan pohjana. Roolit on kuvattu myös Liitteessä 1, KA-taulukot Käsitteistö Prosessien ja toiminnan käsittelemät kohteet voidaan koota erilaisiin käsitteisiin ja käsitehierarkioihin. Erityisesti prosessien ja toiminnan ulottaminen eri organisaatioiden ja tietojärjestelmien välille joustavaksi kokonaisuudeksi edellyttää eri toimijoilta ja ratkaisuilta keskenään yhteensopivia käsitteitä. Tietojen tulee kulkea eri prosessien, toimijoiden ja järjestelmien välillä merkitykseltään samana joustavasti ja mahdollisimman ajantasaisesti prosessin edellyttämällä tavalla. Käsitteistö voidaan jäsentää monitasoisena: Käsitteet ja sanastot Päätiedot ja näiden väliset suhteet Päätietojen ominaisuudet eli tietojen sisäinen rakenne ja tietokentät (attribuutit) Tietoelementtien arvolistat koodistot tms. Tietojen loogiset ja fyysiset säilytysratkaisut - tietovarannot Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa tietoarkkitehtuuri rakentuu yleisestä konkreettiseen kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaisesti tarkentuen. Tietoarkkitehtuurissa määritetään ensin opintohallinnon käsitteiden pääperiaatteet ja nämä tarkentuvat sitten päätiedoiksi ja päätietovarannoiksi seuraavaa tarkentamisperiaatetta soveltaen:

41 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Tässä tavassa mallinnus aloitetaan käsitteelliseltä tasolta, josta päädytään loogisen tason mallinnuksen kautta toteutusvaiheessa tehtäviin fyysisen tason tietomalleihin. Nämä tasot kytkeytyvät suoraan KA-menetelmäkehyksen abstraktiotasoihin. Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin käsitteistö ja sanasto noudattaa tavoitetilassa kansallisten opetustoimen arkkitehtuurilinjausten mukaisesti OKM:n Koulutus- ja tiedepoliittisen osaston määrittämiä käsitteistöjä ja sanastoja. Opetus- ja koulutussanasto (OKSA) kattaa opintohallinnon keskeisten käsitteiden lisäksi laajasti myös muita opetuksen ja koulutuksen käsitteitä. Kyseinen sanasto toimii myös kansallisen opintohallinnon käsitteistön pohjana. Sitä täydennetään tarpeen mukaan opintohallinnon tarkentuvilla käsitteillä. Opintohallinnon keskeisimpiä ydinkäsitteitä ovat (tässä listattu karkeasti opintohallinnon elinkaariprosessia soveltaen): Henkilö (sisältävät oppijan ja opetushenkilön tms.) Tutkintorakenne Tutkinto Opetussuunnitelma Haku Valinta Opetus Koulutus

42 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opiskelun tai koulunkäynnin keskeytyminen Arviointi Lisäksi kyseisessä sanastossa on kuvattu muut opetustoimen käytössä olevat julkisen hallinnon ydinkäsitteet. Esimerkki Opetuksen käsitekaaviosta (koulutusorganisaatio): HIERARKIA KOOSTUMUS FUNKTIO MONIULOTTEISUUS opetuspiste paikka, jossa koulutusorganisaatio järjestää opetusta tai koulutusta oppilaitos korkeakoulu koulutusorganisaatio, joka järjestää korkeinta, tutkimukseen perustuvaa tieteellistä tai ammatillista opetusta toisen asteen oppilaitos toisen asteen koulutusta antava oppilaitos muu koulutusorganisaatio organisaatio tai hallinnollinen yksikkö, jossa annetaan opetusta ja jolla on rehtori tai muu johtaja opetusasteen mukaan muu Maanpuolustuskorkeakoulu suomenkielinen oppilaitos oppilaitos, jonka opetuskieli on suomi yliopisto korkeakoulu, jonka tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta ja tieteellistä ja taiteellista sivistystä sekä antaa tutkimukseen perustuvaa korkeinta opetusta ruotsinkielinen oppilaitos oppilaitos, jonka opetuskieli on ruotsi kielen mukaan muu kaksikielinen oppilaitos oppilaitos, jossa käytetään kahta opetuskieltä vieraskielinen oppilaitos oppilaitos, jonka opetuskieli on muu kuin maan kansalliskieli koulutuksen järjestäjän mukaan opiskelun tavoitteisuuden mukaan ammattikorkeakoulu korkeakoulu, jonka tehtävänä on tarjota työelämän vaatimuksiin sekä tutkimukseen, taiteellisiin ja sivistyksellisiin lähtökohtiin perustuvaa opetusta, joka tähtää ammatillisiin asiantuntijatehtäviin sen mukaan kenelle tarkoitettu muu erityiskoulu oppilaitos, jonka opetus on tarkoitettu vammaisuuden, sairauden, kehityksessä viivästymisen tai muun vastaavan syyn vuoksi erityistä tukea tarvitsevalle oppijalle muu ammatillinen erikoisoppilaitos teollisuuden tai palvelualan yrityksen oppilaitos, joka tarjoaa yrityksen omiin tarpeisiin pohjautuvaa koulutusta peruskoulu oppilaitos, joka antaa yhdeksäksi vuodeksi mitoitettua perusopetusta lukio yleissivistävää koulutusta antava toisen asteen oppilaitos ammatillinen erityisoppilaitos ammatillinen oppilaitos, jonka opetus on tarkoitettu oppijoille, joilla on todettu tarve saada opinnoissaan ja jatkosijoittumisessaan erityisiä opetus- ja opiskelijahuollon palveluita ammatillinen oppilaitos ammatillista peruskoulutusta antava toisen asteen oppilaitos palo-, poliisi- ja vartiointialojen oppilaitos ammatillinen oppilaitos, jossa järjestetään turvallisuus- ja suojelualan koulutusta kansanopisto vapaan sivistystyön oppilaitos, joka toimii sisäoppilaitosmuotoisesti ja antaa kokopäiväistä opetusta kesäyliopisto vapaan sivistystyön oppilaitos, joka tarjoaa avointa korkeakouluopetusta ja vastaa alueensa muihin osaamis- ja sivistystarpeisiin ottaen huomioon myös korkeakoulutetun väestön perusopetusta antava oppilaitos kansanopisto ammatillinen opettajakorkeakoulu muu vapaan sivistystyön oppilaitos yleissivistävää ja ei-tutkintotavoitteista koulutusta järjestävä oppilaitos muu opintokeskus vapaan sivistystyön oppilaitos, jonka taustalla on järjestö, puolue tai ammattiliitto ja joka tarjoaa taustaorganisaatiolleen koulutuspalveluja sekä välittää sen toteuttamille koulutuksille koulutustukea kansalaisopisto vapaan sivistytyön oppilaitos, joka pohjautuu paikallisiin ja alueellisiin sivistystarpeisiin, antaa pääasiassa ilta-aikaan sijoittuvaa aikuisopetusta ja tarjoaa mahdollisuuksia omaehtoiselle oppimiselle ja kansalaisvalmiuksien kehittämiselle

43 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Sanastossa on erilaisia termejä, joista voidaan muodostaa hierarkioita ja päätietoja, joita hyödynnetään opintohallinnon eri prosesseissa. Opintohallinnon päätietoja on käsitelty tarkemmin loogisessa tavoitearkkitehtuurissa jäljempänä. Eräs tilastoinnin ja johtamisen kannalta haastava käsite liittyy opintojen keskeyttämiseen miten määritetään yhdenmukaisesti kaikissa oppilaitoksissa opiskelun keskeyttäneet. Tällä on myös nuorisotakuun myötä keskeinen kytkentä kuntien vastuulla olevaan etsivään nuorisotyöhön. HIERARKIA KOOSTUMUS FUNKTIO MONIULOTTEISUUS opiskelun tai koulunkäynnin keskeytyminen keskeytyminen opiskeluoikeuden poistumiseen liittyvästä syystä keskeytyminen opiskelijan tai oppilaan toimesta keskeytyminen kurinpidollisesta syystä opiskeluoikeuden peruuttaminen koulutuksen järjestäjän tai korkeakoulun toimenpide, jolla soveltumattomaksi osoittautuneen opiskelijan opiskeluoikeus peruutetaan opiskeluoikeuden menettäminen säännösten noudattamatta jättämisestä seuraava toimenpide, jossa opiskelija menettää opiskeluoikeutensa opintojen keskeyttäminen (2) tilanne, jossa opiskelija ei ole suorittanut opintojaan tiettyyn aikaan mennessä ja hänen opiskeluoikeutensa katsotaan loppuneen opiskeluoikeus oikeus suorittaa tutkinto tai osallistua koulutukseen tai opetukseen opintojen koulunkäynnin keskeyttäminen (1) keskeyttäminen toimenpide, jossa tilanne, jossa oppilas opiskelija ilmoittaa lakkaa suorittamasta luopuvansa oppivelvollisuuttaan opiskeluoikeudestaan opintojen työvoimapolittinen keskeyttäminen toimenpide, jossa yliopisto-opiskelija ilmoittaa luopuvansa opiskeluoikeudestaan väliaikaisesti vähintään vuoden ajaksi, jona aikana häntä ei työttömyysturvalain mukaan pidetä päätoimisena opiskelijana määräaikainen erottaminen kurinpitorangaistus, jossa oppilas tai opiskelija erotetaan koulutusorganisaatiosta tai korkeakoulusta määräajaksi muu Opintojen keskeytyminen voi täten johtua kolmesta eri syystä. Opiskelijan opiskeluoikeus saattaa päättyä, opiskelija voi itse keskeyttää opinnot tai oppilaitos voi keskeyttää opiskeluoikeuden kurinpidollisista syistä. Erityisesti nuoren opiskelun keskeytyminen tai opinnoista pois jääminen voidaan jäsentää vielä koulutuspoliittisesta näkökulmasta seuraavasti: Positiivinen keskeyttäminen: o Nuori on löytänyt toisen yhteiskunnan kannalta mielekkään vaihtoehdon ko. opinnoille

44 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) o Opinnot ovat keskeytyneet esimerkiksi toisen opiskelupaikan, työpaikan tai asevelvollisuuden suorittamisen takia Tarkistettava keskeyttäminen: o Nuori on keskeyttänyt opinnot osin tuntemattomasta syystä tai väliaikaisesti. Nuoren tilanne on hyvä tarkistaa Negatiivinen keskeyttäminen: o Opinnot ovat keskeytyneet tai nuori ei ole päässyt / hakeutunut lainkaan opiskelemaan eikä hänellä ole selkeää muuta uravaihtoehtoa ja hän on syrjäytymisvaarassa. Yllä olevaan kuvaan on Jyväskylän koulutuskuntayhtymän laatiman kaavion pohjalta kuvattu erilaisia keskeyttämisen polkuja ja käsitteistössä hallittavia erilaisia keskeytymisen syitä. Vastaavia käsitteitä on hyvä hyödyntää myös kansallisesti eri opintohallintoratkaisuissa ja prosesseissa. Edellä oleva eri keskeyttämissyiden kartta on hyvä esimerkki siitä, miten erilaiset käsitteet, toimijat ja käsitteet nivoutuvat yhteen prosessien avulla. Seuraavaksi tässä kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa käsitelläänkin yleisimpiä opintohallinnon prosesseja. Opintohallinnon ydinkäsitteet on kuvattu tarkemmin ja laajemmin Liitteessä 3.

45 Opetuksen ja koulutuksen järjestäjien suunnitteluprosessit Toiminnan ja tuloksellisuuden arviointiprosessit Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) 6. Loogisen tason arkkitehtuurilinjaukset 6.1. Prosessikartta Opintohallinto osana kansallisia koulutuksen pääprosesseja Opetustoimen prosesseja voidaan ylimmällä prosessikarttatasolla arvioida ja jäsentää useasta eri näkökulmasta. Seuraavaan on koottu tavoitetilan ylimmän tason prosessikartta. Kokonaishallinnan näkökulmasta kansallisen koulutuksen prosessit on kansallisessa koulutuksen kokonaisarkkitehtuurissa jaettu karkeasti kolmeen eri pääluokkaan: Opetuksen ja koulutuksen suunnittelu- ja päätösprosessit Opetuksen ja koulutuksen operatiiviset prosessit, joita ovat ohjaus-, toiminta- ja seurantaprosessit Opetuksen ja koulutuksen arviointiprosessit Prosessit muodostavat syklisen kokonaisuuden. Suunnitteluprosessi kytkeytyy päätöksenteon, joka johtaa toiminnan ohjaamiseen ja toimintaan. Toimintaa seurataan ja arvioidaan. Arviointi on taas pohjana seuraavan kierroksen suunnitteluun. Prosessikokonaisuutta kuvataan alla olevassa kuvassa. Operatiiviset prosessit Suunnittelu ja päätösprosessit Arviointiprosessit Opetustoimialan ohjaavan tahon suunnitteluprosessit Opetustoimialan ohjaavan tahon päätösprosessit Opetustoimialan ohjaavan tahon tavoiteja tulossopimusprosessit Hakeutumiseen liittyvät prosessit Oppimiseen liittyvät prosessit Työhaun prosessit Oppilaitoksen hallinnolliset prosessit opetuksen järjestämiseksi

46 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Tätä ylätason prosessikarttaa voidaan tarkentaa seuraavasti: Yllä olevat 2 kansalliset koulutuksen prosessit ovat kuitenkin selvästi opintohallinnon sisältöä laajempia, joten vain osa niistä sisältyy opintohallinnon kokonaisuuteen. Kun prosesseja tarkastellaan opintohallinnon näkökulmasta ja avataan vielä kansallisia koulutuksen pääprosessien aliprosesseja, voidaan opintohallinnon prosessien nähdä sisältävän seuraavat pää- ja osaprosessit. 2 ks. Opetustoimen kokonaisarkkitehtuuri , liite 1 Opetustoimen tavoitetilan viitearkkitehtuurin perusteet.

47 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Yllä olevassa kaaviossa on punaisella peitetty ne prosessikokonaisuudet, jotka eivät suoraan ole osa opintohallinnon prosessikokonaisuutta. Opintohallinnon toiminnot kattavat näin yllä olevan kuvan peittämättömät pääprosessit sekä harmaalla merkityt aliprosessit Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta Opintohallinnossa korostuu aiemmin kuvattu kokonaisvaltainen koulutuksen johtamisen ja toteuttamisen prosessi elinkaarinäkökulmasta se käynnistyy kansallisten periaatteiden määrittelyjen vastaanotolla ja arvioinnilla, koulutuksen ja opetuksen toteutuksen suunnittelulla ja kulkee läpi opetuksen aina arviointiin ja johtamiseen asti. Opintohallinnon pääprosessi halutaankin nähdä erityisesti elinkaarinäkökulmasta. Tällöin ylimmällä tasolla opintohallinnon elinkaariprosessi voidaan jäsentää seuraavasti:

48 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Elinkaariprosessi käynnistyy koulutuksen suunnittelulla. Koulutuksen järjestäjä laatii koulutuksen suunnittelun strategiset linjaukset johtamisprosessin ja tilastoinnin sekä raportoinnin tietojen ja resursseihin liittyvien reunaehtojen pohjalta. Kansallisten opetussuunnitelmien ja tutkinnon perusteiden ja taloudellisten reunaehtojen puitteissa koulutuksen järjestäjä laati opetussuunnitelmat ja koulutuksen yleisen lukuvuosisuunnittelun. Tämä jäsentyy tämän jälkeen koulutustarjonnan määrittämiseksi ja valintaperusteiden kuvaamiseksi kansallisten määräysten puitteissa. Tässä vaiheessa paikallinen koulutuksen järjestäjän prosessi kytkeytyy jo kiinteästi kansalliseen prosessiin, jossa avoimet opiskelupaikat julkaistaan kansallisessa hakupalvelussa. Koulutuksen järjestäjä valitsee asetettujen valintaperusteiden ja hakujen pohjalta opiskelijat eri koulutusohjelmiin. Edellisten rinnalla käynnistyy jo tarkempi opetuksen toteutussuunnittelu, jossa määritetään eri tutkintoihin liittyvät oppimisjaksot sekä näiden varsinaiset toteutukset. Tämä sisältää sekä henkilö-, tila- että välineresurssien varaamisen varsinaiseen opetuksen toteuttamiseen. Opiskelijat käynnistävät opinnot, ilmoittautuvat läsnä olleiksi ja hakeutuvat tai ilmoittautuvat oppimisjaksojen toteutuksiin. Opetus- ja opiskeluvaiheen aikana toteutetaan varsinainen opiskelu ja opetus. Tämä sisältää sekä lähiopetuksen, etäopetuksen että esimerkiksi työssäoppimisjaksot. Opiskelua tukevat opinto-ohjaus, oppijoiden, huoltajien ja opetushenkilöstön välinen vuorovaikutus, oppilashuolto ja erilaisiin muutoksiin reagoivat ja muutoksia ennakoivat prosessit. Arviointivaiheessa arvioidaan opis-

49 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) kelijoiden oppimista ja osaamista. Hyväksytyt ja arvioidut suoritukset kirjataan ja opintojen edistyessä hyväksytään osatutkinto- ja tutkintosuorituksia. Tavoitetilassa nämä suoritus- ja tutkintotiedot toimitetaan kansalliseen Opetushallituksen operoimaan Todennetun osaamisen rekisteriin (TORiin). Tilastointi ja raportointi vastaavat toimintona opintohallinnon elinkaariprosessin päätevaiheessa koulutuksen tuloksellisuuden arvioinnista sekä sisäisesti että kansallisesti. Koulutuksen järjestäjä toimittaa Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle tarvittavat tilasto- ja tuloksellisuustiedot. Varsinaista elinkaariprosessia tukevat elinkaaren päävaiheiden läpi kulkevat tukiprosessit: Työelämäyhteistyön prosessia hyödynnetään erityisesti ammatillisessa koulutuksessa ja aikuiskoulutuksessa. Se sisältää esimerkiksi yhteistyöyritysten sopimusten hallinnan, työpaikkaohjaajien osaamisen ja perehdytyksen hallinnan, työelämäyhteistyön lupiin ja ilmoituksiin liittyvät tehtävät sekä työnantajien ja koulutuksen järjestäjien vuorovaikutukseen liittyviä aliprosesseja Ura- ja rekrytointipalvelut tukevat opiskelijaa tämän siirtymisessä työelämään tai jatko-opintoihin Johtamis- ja seurantaprosessi sisältää kaikkien vaiheiden strategiseen, taktiseen ja operatiiviseen ohjaamiseen liittyvät tehtävät. Se sisältää johtamiseen tarvittavan tiedon kokoamisen, resurssien hallintaan liittyvät johtamistehtävät Muut tukiprosessit ovat pitkälti päätasolla toimialariippumattomia tukiprosesseja, joita voidaan hyödyntää myös opintohallinnon ulkopuolella. Näitä ovat esimerkiksi taloushallintoon, henkilöstöhallintoon, sähköiseen asianhallintaan ja arkistointiin sekä palkkahallintoon liittyvät prosessit. Muut tukiprosessit sisältävät myös opintohallintoa tukevat tekniset prosessit kuten teknologia-alustan ja päätelaitteiden ylläpitoon ja käyttäjien tukeen liittyvät prosessit sekä tietohallinnon muut tukiprosessit. Opintohallinnon prosesseissa käsitellään edellä olevista käsitteistä johdettuja päätietoja ja opintohallinnon automatisointia ja sujuvaa toteutusta tuetaan tarvittavilla tietojärjestelmäpalveluilla. Näitä käsitellään seuraavaksi tässä kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa Opintohallinnossa käsiteltävät päätiedot Käsitteistä voidaan prosessien avulla tunnistaa keskeisimmät päätiedot, joita opintohallinnon prosesseissa käsitellään. Nämä tiedot tulee määrittää omiksi tietoelementeikseen ja niiden eheys tulee voida varmistaa opintohallinnon prosessien kaikissa vaiheissa. Tässä tunnistettu lista opintohallinnon keskeisimpiä tietoryhmiä / päätietoja on alustava ja sitä tulee tarkentaa osana jatkokehitystä. Seuraavat tiedot tunnistettiin keskeisimmiksi päätiedoiksi opintohallinnossa: Henkilö

50 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) o Oppija (ks. roolit) o Opetushenkilö (ks. roolit, erityisesti opettaja) o Huoltaja o Yhteyshenkilö Organisaatio (hierarkinen) o Koulutuksen järjestäjä Oppilaitos Tutkinto (rakenteinen) o Tutkinnon osa Opetussuunnitelma Koulutustarjonta Haku Valinta Opinto-oikeus HOPS Opinto-ohjelma Oppimisjakso o Toteutussuunnitelma Läsnäolotieto Opintosuoritus Tutkintosuoritus Opetusresurssi (esim. väline) Arviointi Palaute Oppimistapahtuma Edellisten käsitteiden varsinaisten kertyvien tietojen koosteena syntyy vielä seurannaistietona Tilasto. Tutkintotiedon jäsentyminen Eräs keskeisimpiä erityisesti joustavissa opintopoluissa ja opiskelijaliikkuvuudessa huolellisesti hallittavia tietokokonaisuuksia on Tutkinto. Tutkintorakenne määritetään kansallisesti yleissivistävässä ja ammatillisessa koulutuksessa ns. eops-palvelussa, joka tuo periaatteet sille, miten koulutuksen järjestäjä määrittää oman tutkintotietonsa. Käytännön tasolla koulutuksen järjestäjä jäsentää Opetushallituksen määrittämät ohjaavat määritykset opetuksen toteutuksiksi seuraavasti:

51 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Tutkinnon suoritus rakentuu täten hierarkkisesti seuraavasti: Yllä olevassa kuvassa oppimistapahtumaa on määritetty mahdollisesti oppimisjaksoa pienemmäksi osaksi, joka voi koostua yhdestä tai useammasta oppitunnista tai se voi olla esim. itseopiskelukokonaisuus, joka ei sisällä lainkaan lähiopetusta. Tutkinnon rakenteisuutta voidaan tarkastella vielä useammasta eri näkökulmasta: OKM:n ja OPH:n tutkintorakenteen määritysten näkökulma Opetuksen toteutuksen suunnitelman näkökulma Oppijan näkökulma (opiskelun näkökulma)

52 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Yllä oleva kuva on yleistys ja soveltuu erityisesti ammatilliseen koulutukseen. Kaikilla koulutusasteilla ei esimerkiksi ole tutkinnon osia, niissä voi kuitenkin olla esimerkiksi vastaavan rakenteen opintokokonaisuuksia. Opiskelijaliikkuvuus ja joustavat opintopolut sekä paikallisen opintohallinnon prosessien kytkeminen kansallisiin oppijan palveluihin edellyttää koulutuksen järjestäjiltä yhtenäistä tietorakennetta ja erityisesti tietojen jäsennystä yllä kuvatun mukaisesti. Yllä olevassa kuvassa on katkoviivalla kuvattu vaihtoehtoisia vaiheita ja polkuja. Opetuksen toteutuksen ajoitus Edellä kuvatun koulutuksen ja opetuksen suunnittelun sekä opiskelun sisällöllisen tarkastelun lisäksi voidaan käsitellä opetuksen toteutuksen ajoitukseen liittyviä tietorakenteita. Opetuksen toteutuksen ajoitus voidaan määrittää esimerkiksi seuraavaan hierarkiaan: Lukuvuosi o Lukukausi Opetusjakso Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa ei anneta tarkkoja suosituksia jaksotuksiksi. Opetuksen toteutukset tulee kuitenkin voida tavoitetilassa koota kyseisen hierarkian mukaisiin jaksoihin. Koulutuksen järjestäjät voivat keskenään alueellisesti tai koulutusasteen sisällä laatia suosituksia jaksotuksista (esim. nelijaksoinen tai viisijaksoinen lukuvuosi). Yhtenäiset opetusjaksomallit voivat edistää opiskelijaliikkuvuutta ja joustavia opintopolkuja koulutuksen järjestäjien välillä. Toimija, henkilö vai oppija Opintohallinnon viitearkkitehtuurissa noudatetaan kansallisessa Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa määritettyä toimijahierarkiaa. Siinä oppijan tiedot

53 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) voidaan laajentaa tarvittaessa myös ns. toimijatiedoksi, jolloin samalla pääkäsitteellä voidaan määrittää myös muiden henkilöroolien tai organisaatioiden tietoja. Opintohallinnossa suositellaan kuitenkin ainakin pitkällä aikavälillä siirtymistä laajempaan toimijakäsitteeseen, jossa opintohallinnon toimijat oppija, opetushenkilö, työnantaja tai esim. asiakasorganisaatio mallinnetaan ja hallitaan roolipohjaisesti. Tämä käsitehierarkia hallinnoi henkilöiden ja organisaatioiden perustietoja, organisaatiohierarkioita sekä näiden erilaisia rooleja. Tyypillisesti henkilön ja organisaation tiedot jaetaan perustietoihin ja prosessikohtaiseen roolitietoon. Perustietoa ovat vain prosessiriippumattomat tiedot sekä yhteys- ja viestintätiedot. Toimijatiedon hierarkia on seuraava: Toimija (esim. tutkinnon myöntäjä, oppija) o Henkilö henkilön perustiedot o Organisaatio organisaation perustiedot organisaatiosuhde o Yhteystiedot (yhteinen malli sekä henkilölle että organisaatiolle) puhelinnumero sähköinen yhteystieto osoite Toimijan tiedot voidaan kytkeä täten roolitietoon. Sama henkilö voi tällöin toimia yhteisillä perustiedoilla järjestelmässä ja prosesseissa esimerkiksi yhtä aikaa oppijan ja opetushenkilöstön rooleissa roolikohtaisten tietojen ja oikeuksien sekoittumatta, kuitenkin varmistaen, ettei samaa perustietoa taltioida opintohallinnon tietovarantoihin useaan kertaan. Henkilön perustiedot voidaan mallintaa seuraavasti:

54 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Henkilon_perustiedot Henkilo_ID Hetu Sukunimi Etunimet Kutsumanimi Kotikunta Turvakielto Siviilisääty Henkilon_tila Henkilon_tila_pvm 1..* 0..* 1..* Kansalaisuus Kansalaisuus_ID Maatunnus Henkilon_kieli Kieli_ID Kieli Kielityyppi Osoite Osoite_ID Osoite (ks. VTJ) Osoitetyyppi Puhelinnumero Puhelinumero_ID Puhelinnumero Puhelinnumerotyyppi Puhelinnumerolaji Yhteystieto Yhteystieto_ID Yhteystieto_kuvaus 0..* 0..* 0..* Sahkoinen_yhteystieto Sahkoinen_yhteys_ID Sahkoinen_yhteystieto Sähköinen_yhteystietotyyppi Kuvauksissa kaikki ID-loppuiset kentät kuvaavat yksilöiviä tunnisteita ja yllä lihavoitu teksti tarkoittaa, että kyseisten tietojen päätietolähde on VTJ, mikäli kyseisen henkilön tiedot löytyvät VTJ:stä. Henkilön perustiedot jäsentyvät seuraan luokkajäsennykseen: Henkilon_perustiedot, joka on henkilön perustietojen ja siihen liittyvien luokkien kokoava pääluokka Kansalaisuus, joka on henkilöön liittyvien kansalaisuuksien luokka Henkilon_kieli, joita voi olla useita Yhteystieto, johon voidaan koota loogisia kommunikointitietoja (esim. vapaa-ajan asunnon osoite, puhelinnumero ja vapaa-ajan sähköpostiyhteys) o Osoite o Puhelinnumero o Sahkoinen_yhteystieto, joka kuvaa sähköisiä tapoja kommunikoida ko. henkilön kanssa Henkilo_ID:nä käytetään oppijan kohdalla jatkossa kansallista opiskelijatunnusta. Opiskelijatunnus on määritetty OID-rakenteena. Toimija, henkilö- ja organisaatiotiedon mallinnusta on käsitelty laajemmin Kunnan asiakastiedon pääjäsennyksessä 3. Metatiedot Varsinaisen opintohallinnon prosesseissa tarvittavan päätiedon sekä näiden ominaisuuksia kuvaavan attribuuttitiedon lisäksi kullekin päätiedolle tulee määrittää metatiedot kansallisen Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa kuvatun mallin mukaisesti. 3 KuntaIT - Asiakastiedon pääjäsennys v1_0.doc

55 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Metatiedoilla voidaan esimerkiksi varmistaa, että tiedon versiointi ja muutokset voidaan jäljittää selkeästi ja yksiselitteisesti. Metatiedot kuvaavat tiedon käsittelyhistoriaa ja versiota. Toteutustavasta riippuen tämä tulee määrittää joko kokonaan tai osittain omalla tietorakenteella tai tämä voidaan toteuttaa automaattisesti tietovarannon teknisen toteutuksen (tietokannan) omilla sisäisillä välineillä. Metatiedot Asiakas_meta_ID Muutoksen_aikaleima Muutoksen_voimaantulo Muutoksen_tekija Muutettu_arvo_vanha Muutettu_arvo_uusi Versio Versio_ID Versio Version_voimaantulo Version_viimeinen_voimas saolopaiva Muutettavuus Muutettavuus_ID Muutettavuus_arvo Tarkistusaika tarkistus_id Tarkistettu_aikaleima Keskeisimmät päätiedot tulee versioida. Kaikista muutoksista tulee tallentaa vähintään: Muutoksen tekemisen aikaleima Muutoksen voimaantulon aikaleima Muutoksen tekijä: merkkijono Muutettu arvo uusi Muutettu arvo vanha Muutoslokin lisäksi palveluun tulee liittää käsittelyloki (ks. jäljempänä), johon taltioidaan vastaavalla tavalla tieto tutkintotiedon muusta käsittelystä: luotu, katsottu, poistettu. Esimerkiksi tutkintotietoon, valintatietoihin, tutkintorakenteisiin ja toimijatietoon voidaan tallentaa myös versiotieto. Keskeistä versiotietoa on: Versio: numero Version voimaantulopäivä: pvm Version viimeinen voimassaolopäivä: pvm Versiotietoa tai muutoksen voimaantuloa voidaan hyödyntää muutoksissa, jotka tulevat voimaan ennalta tunnettuina ajanhetkinä (esim. oppilaitosten yhdistäminen, tutkintorakenteen muutos tms.) Tietojen kuvaaminen Opintohallinnossa käsiteltävät tiedot tulee edellisen päätietoryhmittelyn ylätason mallin pohjalta kuvata JHS 143 (Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot) sekä JHS 170 (Julkishallinnon XML-skeemat) suosituksen mukaisesti ja uudelleenkäytön helpottamiseksi julkaista rakenteellisina xmldokumentteina Loogiset päätietovarannot Opintohallinnon loogiset tietovarannot voidaan jakaa viiteen eri luokkaan:

56 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Kansalliset koulutuksen päätietovarannot Koulutusaste- tai seututasoiset opintohallinnon tietovarannot Koulutuksen järjestäjän opintohallinnon tietovarannot ja Koulutuksen järjestäjän yleiset tietovarannot Koulutuksen järjestäjän tekniset tietovarannot Tavoitetilassa korostuu paikallisten tietovarantojen kiinteä kytkeminen kansallisiin ja soveltaen myös koulutusastekohtaisiin tietovarantoihin. Opintohallinnon loogiset tietovarannot kytketään palvelurajapinnoin toisiinsa siten, että saman tiedon taltioimista moneen paikkaan pyritään välttämään. Kaikissa tapauksissa huolehditaan siitä, että edellä kuvatuilla päätiedoilla on aina yksi päätietolähde (Master Data Source, MDS), josta luotettavin tieto on kullakin ajanhetkellä saatavissa. Esimerkiksi tulevaisuudessa oppijan tutkintotiedon päätietolähde on kansallinen Todennetun osaamisen rekisteri (TOR). Jos paikallisessa opintohallinnon prosessissa tarvitaan luotettavaa tietoa oppijan aikaisemmista tutkinnoista, se selvitetään TORin kautta. Koulutuksen järjestäjät voivat tarpeensa mukaan koota koulutusasteille tai seudullisesti tai kumppaniensa kanssa opintohallinnon tietoja esimerkiksi vaikuttavuustietojen vertailua varten myös muihin yhteisiin tietovarantoihin. Nämä koulutusastekohtaiset tai seudulliset tietovarannot eivät kuitenkaan toimi päätietolähteinä, vaan päätiedot kootaan joko kansallisiin päätietovarantoihin tai paikallisiin, koulutuksen järjestäjän omiin loogisiin tietovarantoihin. Tätä periaatetta on kuvattu tarkemmin jäljempänä integraatioperiaatteiden yhteydessä. Päätietolähteet palveluna Paikallisiin päätietolähteisiin suositellaan määritettävän ja toteutettavan palvelurajapinta, jonka kautta operatiiviset järjestelmät hyödyntävät päätietolähteissä olevaa tietoa. Päätietolähteen yleinen hyödyntämisprosessi on yleensä seuraava:

57 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) 1. Kansalliset koulutuksen päätiedot (erityisesti TORin tiedot) tulevat koulutuksen järjestäjän paikallisiin päätietolähteisiin pääsääntöisesti palvelukutsuina tarpeen mukaan ajantasaisina. Opintohallinnossa mahdollisesti tarvittavat muista kansallisista perustietovarannoista saatavat tiedot (esim. väestötietojärjestelmän tiedot tai paikkatiedot) haetaan puolestaan yleensä ajastettuina massasiirtoina tai kertakutsuina. 2. Kukin päätieto tallennetaan koulutuksen järjestäjän omaan opintohallinnon päätietovarantoon (MDS). Samalla tallennetaan myös aikaleima ko. tiedosta 3. Operatiiviset järjestelmät käyvät hakemassa opintohallinnon MDS:stä tietoja tarpeen mukaan (tässä pyynnössä saattaa olla mukana ajantasaisuusvaatimus). 4. Paikallinen MDS tarkistaa pyydetyn tiedon. Jos tietoa ei löydy opintohallinnon MDS:stä tai se on liian vanha ko. prosessin vaiheeseen, MDS:ään toteutettu palvelu hakee tiedon kertahakuna kansallisesta tietovarannosta 5. MDS palauttaa tiedon operatiiviselle järjestelmälle, operatiivisen järjestelmän kannalta asiakkaan perustieto tulee aina koulutuksen järjestäjän omasta MDS:stä. Yllä kuvatulla palvelurajapinnalla operatiivisten järjestelmien tai loogisten palvelukokonaisuuksien ei tarvitse tietää, mistä ajantasainen niiden tarvitsema tieto itse asiassa tulee. Kaikki päätiedot tulee versioida Kansalliset koulutuksen päätietovarannot Keskeisimmät koulutuksen kansalliset, opintohallintoon liittyvät päätietovarannot ovat Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin mukaisesti.

58 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Kyseiset päätietolähteet on kuvattu tarkemmin Oppijan verkkopalveluarkkitehtuuridokumentaatiossa. TOR paikallinen vs. kansallinen tutkinto. Suoritetut tutkinnot ja osatutkinnot myönnetään oppilaitoksessa paikallisesti. Nämä tiedot kopioidaan tämän jälkeen mahdollisimman nopeasti kansalliseen Todennetun osaamisen rekisteriin TORiin. TOR toimii kansallisena tutkintotietojen pysyväisarkistona. Mikäli tarvitaan kiistämätöntä, virallista tietoa oppijan tutkinnoista tai suorituksista, tämä saadaan jatkossa kansallisesta TORista. Kaikki suoritus- ja tutkintotieto, joka on myönnetty oman koulutuksen järjestäjän ulkopuolella, haetaan aina TORista. Näitä tietoja ei taltioida kopiona paikalliseen tutkintotietovarantoon silloin, kun ne ovat saatavissa kansallisesta TORista. Paikallinen tutkintotietovaranto voi säilyttää pitkäaikaissäilytyksessä kopiota koulutuksen järjestäjällä suoritetuista tutkinnoista, mutta vain TOR muodostaa pysyväisarkiston. Säilytysaikoja voidaan tarkentaa TORia koskevalla lainsäädännöllä ja tämä tulee tarkistaa ennen paikallisten tutkintotietojen säilytysaikojen lyhentämistä Koulutusaste- tai seututasoiset opintohallinnon tietovarannot Paikallisesti (tai useamman koulutuksen järjestäjän yhdessä toteuttama) hallinnoitavat opintohallinnon keskeiset loogiset tietovarannot ovat:

59 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Koulutuksen järjestäjän paikalliset opintohallinnon päätietovarannot Oppijat Oppijoiden perustiedot, oppijat tunnistetaan paikallisessa opintohallinnossa kansallisen opiskelijatunnuksen pohjalta. Oppija on roolitasoinen tarkennus ja osa laajempaa käsitettä Henkilö, joka puolestaan on osa laajempaa kokonaisuutta Toimija. Opetushenkilöstö Sisältää opetushenkilöstön perustiedot sekä tarkemman kuvauksen opetushenkilöstön roolista ja tarvittaessa erityisosaamisesta (esim. minkä aineen opettaja). Opetushenkilö on roolitasoinen tarkennus ja osa laajempaa käsitettä Henkilö, joka puolestaan on osa laajempaa kokonaisuutta Toimija. Työelämän yhteyshenkilöt Erityisesti työnantajien ja työssäoppimispaikkojen sopimusyhteyshenkilöt ja työpaikkaohjaajat. Yhteyshenkilö on roolitasoinen tarkennus ja osa laajempaa käsitettä Henkilö, joka puolestaan on osa laajempaa kokonaisuutta Toimija. Normit, määräykset Paikallinen tietovaranto, johon kootaan koulutuksen ja opetustoimen keskeiset normit ja määräykset. Voidaan tarvittaessa myös jättää paikalliselta tasolta pois, mikäli nämä kootaan kansallisesti, helposti saatavasti yhteen. Paikallinen koulutustarjonta Tietovaranto, jossa koulutuksen järjestäjä ylläpitää paikallisesti tarjottavaa koulutustarjontaa (esim. tilauksesta räätälöity yrityskoulutus). Tutkintorakenne Tietovaranto, johon taltioidaan ko. koulutuksen järjestäjää koskevat tutkintorakenteet ja tutkinnot. Opetussuunnitelmat Opetussuunnitelmien tietovaranto. Haut ja valinnat Haettavissa olevat opiskelupaikat ja erityisesti tiedot opiskelijavalinnoista. Kytketään tiiviisti kansallisiin Hakeutujan palveluiden tietovarantoihin. Vältetään paikallisia päällekkäisiä kopioita. Voidaan mahdollisesti toteuttaa tulevaisuudessa kokonaan kansallisena tietovarantona. Työssäoppimispaikat Tietovaranto, johon taltioidaan erityisesti ammatillisen koulutuksen työssäoppimispaikat ja näiden perustiedot. Voidaan käyttää myös muilla koulutusasteilla harjoittelu- ja TET-paikkojen hallintaan. Yhteyshenkilöt ja työpaikkaohjaa-

60 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) jat taltioidaan työnantajien yhteyshenkilötietovarantoon. Työssäoppimispaikkojen organisaatiotiedon päätietolähteinä voidaan tyypillisesti käyttää kansallisia perustietovarantoja lähinnä yhteisötietovarantoa YTJ:tä. Oppimisjaksot ja opetustapahtumat Oppimisjaksoja, opetustapahtumia ja rinnakkaisia opintojaksototeutuksia koskevat tiedot. Opiskelijat hakeutuvat tai ilmoittautuvat opintojaksototeutuksiin. Resurssit Laaja looginen tietovaranto (voi koostua useista fyysisistä tietovarannoista), joka sisältää tiedot opetuksessa ja oppimisessa käytettävistä tiloista, välineistä, lisensseistä, laitteista ja muista resursseista. Näitä voidaan resurssienhallinnan avulla varata ja sovittaa esimerkiksi kalenteriin. Esimerkiksi lukujärjestykset voidaan nähdä resurssien ja opintojaksototeutusten kytkemisenä kalenteriin. HOPS Henkilökohtainen oppimissuunnitelma. Opetuksen henkilökohtaistamista ja oppijan oppimisen suunnittelua koskeva tietovaranto. Opintosuoritukset Yksittäisten oppimistapahtumien ja oppimisjaksojen suoritustietojen tietovaranto. Myös nämä tiedot voidaan mahdollisesti tulevaisuudessa siirtää koulutuksen järjestäjältä kansalliseen TORiin. Tällä mahdollistetaan koulutuksen järjestäjien välinen opiskelijaliikkuvuus tilanteissa, joissa uusi opintosuoritus edellyttää aikaisempia opintosuorituksia. Koulutuksen järjestäjän opintohallintokokonaisuuteen jää paikallinen kopio näistä suorituksista. Tutkintosuoritukset Kyseinen tietovaranto sisältää tiedon koulutuksen järjestäjällä suoritetuista tutkinnoista. Nämä tiedot välitetään kansalliseen TORiin, joka toimii tutkintotietojen kansallisena päätietolähteenä. Esimerkiksi vain TOR toimii tutkintotiedon pysyväisarkistona. Ammattiosaamisen näytöt, tutkintotilaisuudet Tietovaranto ammattiosaamisen näytöistä ja tutkintotilaisuuksista Palaute Henkilöiden palautteiden tietovaranto. Voi sisältää opiskelijoiden palautteen lisäksi esim. opetushenkilöstön, työpaikkaohjaajien ja huoltajien palautetietoa. Tilastot, raportit Muusta tiedosta koostetietona koottavat tilastot ja raportit, voidaan joskus koota tietovarastoon, DW.

61 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Edellä olevia loogisia opintohallinnon päätietovarantoja täydentävät monet muut tietovarannot, kuten esim. poissaoloja, koulukuljetuksia, yksittäisiä oppimisjakson aineistoja tms. koskevat tietovarannot. Opintohallinnossa hyödynnetään luonnollisesti lisäksi myös muuta tukitietoa. Nämä tiedot määritetään opetus- ja koulutussanaston mukaisesti hyödyntäen kansallisia koulutuksen tietomalleja, mutta yhteentoimivuus ja esimerkiksi joustavat opintopolut eivät edellytä näiden loogisten tietovarantojen täsmällistä kansallista jäsentämistä Koulutuksen järjestäjän yleiset tietovarannot Taloustieto, HR Taloustieto ja henkilöstötieto muodostavat kumpikin oman päätietolähteensä. Opintohallinnon järjestelmät ja prosessit hyödyntävät koulutuksen järjestäjän yleisiä tietovarantoja taloustietoon ja henkilöstön yleiseen työsuhteen hallintaan ja palkkahallintaan. Nämä ovat tyypillisesti vain loogisella tasolla yhtenäisiä tietovarantoja ja toteutustasolla muodostuvat useista erillisistä, kuitenkin hallituista tietokannoista. eams eams on sähköiseen asianhallintaan ja arkistointiin liittyvä tehtäväluokitukseen perustuva määritys, jossa kuvataan kunkin tehtävän käsittelyvaiheet tarkenteineen ja sen yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit, tarvittaessa tarkenteet sekä näiden Arkistolaitoksen SÄHKE-määräysten mukaiset oletusmetatietoarvot. Se sisältää tiedon hallintaa ja käyttöä ohjaavat metatiedot, joita tarvitaan operatiivisissa järjestelmissä. eams ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä niiden koko elinkaaren ajan. Se toimii keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallintavälineenä, jonka avulla turvataan sähköisen tietopääoman hallinta ja käytettävyys sekä säilyminen. Lisäksi tarpeettoman tiedon hävittäminen tapahtuu sen avulla luotettavasti. Opintohallinnon kytkentää sähköiseen asianhallintaan on kuvattu tarkemmin jäljempänä. Arkisto Koulutuksen järjestäjän (arkistonmuodostajan) sisäinen sähköinen arkisto pitkäaikaissäilytettäville asiakirjoille. Kytkeytyy sähköiseen asianhallintaan ja sähköiseen arkistointiin Arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksen mukaisesti. Dokumentit Dokumentäärisen ja asiakirjallisen tiedon varasto, jossa olennaista on dokumenttien versiointi ja hallittu säilytys. Liittyy esimerkiksi sopimuksenhallintaan. Dokumenttivarasto ei tarkkaan ottaen ole varsinainen päätietovaranto, koska sen tietoaineistoa ei ole tarkasti jäsennetty tiettyyn tietoryhmään. Dokumentti-

62 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) en hallinta on kuitenkin osana opintohallintoa katsottu niin laajaksi ja haasteelliseksi alueeksi, että dokumentit halutaan keskittää yhteen hallittavaan palveluun. On hyvä huomata, että tietojärjestelmien tietovarannoissa muodostuu henkilörekistereitä, joista rekisterinpitäjän tulee laatia rekisteri- ja/tai tietosuojaselosteet. Tieto henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteista muodostaa metatietoineen oman loogisen tietovarantonsa, joka tulee taltioida huolellisesti ja olla jatkuvasti saatavissa. Tässä yhteydessä tämä on nähty erityisesti asiakirjallisena/dokumentäärisenä tietona joka taltioidaan loogisella tasolla Dokumenttitietovarantoon. Rekisteriselosteet voidaan vaihtoehtoisesti määrittää myös kokonaan omaksi loogiseksi tietovarannokseen. CRM Asiakkuudenhallinnan päätietovaranto, tieto koulutuksen järjestäjän asiakkuuksista, asiakkuushistoriasta, tarjouksista tms. Koskee lähinnä koulutuksen järjestäjiä, jotka tarjoavat koulutuspalveluja yrityksille ja muille yhteisöille. Paikkatieto Oppilaitoksiin tai muuhun opintohallinnon palvelutietoon liitettävä geograafinen tai paikkaa koskeva tieto spatiaalitieto. Suostumukset / tiedonluovutusvaltuudet Sisältää henkilöiden (erityisesti oppijoiden, mutta myös huoltajien ja opetushenkilöstön sekä työpaikkaohjaajien) tiedonluovutuksiin liittyvät tiedot. Tämä voidaan jäsentää kolmeen osittain itsenäiseen toiminnalliseen kokonaisuuteen: Suostumus Henkilö suostuu tietojen hyödyntämiseen tai luovuttamiseen Valtuutus Henkilö valtuuttaa toisen henkilön toimimaan tai asioimaan puolestaan, valtakirja. Tietopyyntö Viranomaisten välinen pyyntö tiedon luovuttamisesta viranomaisten välillä Koulutuksen järjestäjän tekniset tietovarannot Tapahtumaloki Keskitettyyn tapahtumalokiin taltioidaan järjestelmiin ja tiedon käsittelyyn liittyvät olennaiset muutokset ja käsittelyt. Niiden avulla voidaan varmistaa opintohallinnon tietojen tietoturvallisuus ja erityisesti kiistämättömyys. Mikäli käsitellään korkean tietosuojan alaista tietoa, tämän tiedon käsittely tulee kokonaisuudessaan kirjata tapahtumalokiin.

63 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) SOA-palvelukatalogi, UDDI Tämä tarkoittaa teknistä SOA-palvelukatalogia (UDDI), johon on koottu tiedot hyödynnettävistä SOA-palveluista. IDM Identiteetinhallintaan liittyvä käyttövaltuudet sisältävä tietovaranto. Edellä kuvatut loogisen tason tietovarannot voidaan toteuttaa usealla fyysisen tason tietokantaratkaisulla. Yhteen tietokantaan voidaan mahdollisesti liittää useita loogisia tietovarantoja. Tässä arkkitehtuurissa ei vielä oteta kantaa edellä kuvattujen tietovarantojen fyysiseen (Millä-taso) toteutukseen Tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys Tietojärjestelmäpalveluiden rakentuminen SOA-periaattein Tavoitetilassa opintohallinnon sähköisiä palveluita suositellaan kehitettävän hallitusti palvelukeskeisen arkkitehtuurin SOA-periaatteiden mukaisesti soveltaen siten, että opintohallinnon tietojärjestelmien kehittämisessä hyödynnetään toisiinsa palvelurajapinnoin kytkettyjä, kohtuullisen suuria tietojärjestelmäpalvelukomponentteja ainakin silloin, kun näitä on turvallisesti ja hallitusti saatavissa. Tämä sovellettu SOA-periaate vastaa seuraaviin koko julkishallinnon arkkitehtuuriperiaatteisiin 4 : Kehitä tai hanki järjestelmiä toimintalähtöisesti o Tietojärjestelmien kehittämisen tai hankinnan on perustuttava toiminnan vaatimuksiin. Ensisijaisesti on määriteltävä toiminnalliset vaatimukset ja prosessit sekä niiden tarvitsemat palvelut. Vältä päällekkäisiä ratkaisuja o Yhdenmukaista toimintaa tukevista tietojärjestelmistä ei tule olla päällekkäisiä tietoteknisiä ratkaisuja. Jo tehtyä on hyödynnettävä ja rinnakkaisten ratkaisujen kehittämistä on vältettävä. Uudelleenkäyttö on oltava lähtökohtana kehitettäessä tietojärjestelmiä. o Toimintamalleja on yhdenmukaistettava siten, että eri organisaatiot voivat käyttää yhteisiä ratkaisuja. Varmista yhteentoimivuus o Tietojärjestelmien on tuettava toimintojen yhteentoimivuutta ja mahdollistettava tarvittava tietojen yhteiskäyttö. o Yhteentoimivuuden vaatimus koskee myös palveluita, tuotteita ja laitteita. 4 Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteet 1.0

64 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) o Tietojärjestelmien arkkitehtuurien ja standardien mukaisuus sekä yhteentoimivuus muiden tietojärjestelmien kanssa tulee varmistaa. o Tietojärjestelmien avoimiin ja dokumentoituihin rajapintoihin sekä yleisiin standardeihin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Minimoi toimittajariippuvuus o Tietojärjestelmissä ja sovelluksissa on vältettävä sitoutumista suljettuihin teknologiaratkaisuihin (rajapinnat, määritykset, koodi) ja yksittäisiin tuotetoimittajiin. Hyvä toimittajahallinta ja standardien mukaisten avoimien ratkaisujen käyttäminen edistävät tämän tavoitteen saavuttamista. Palvelukeskeinen arkkitehtuuri (Service-Oriented Architecture, SOA) antaa mahdollisuuksia sekä eristää tietojärjestelmäpalveluita erillisiksi toimiviksi osiksi että yhdistää palveluita tarvittaessa. Järjestelmien toiminnallisuus (liiketoimintalogiikka) rajataan pääsääntöisesti ohjelmallisen rajapinnan taakse vastakohtana palvelut, joita voi käyttää vain loppukäyttäjän käyttöliittymän kautta. Tällöin on mahdollista hyödyntää kyseistä tietojärjestelmäpalvelua ohjelmallisesti yhteiskäyttöisiä komponentteja muissa palveluissa ja toiminnoissa. Avoimella dokumentoidulla rajapinnalla tarkoitetaan rajapintaa, jonka teknologiana on käytetty jotain yleisesti tiedossa olevaa ja dokumentoitua protokollaa ja tiedostomuotoa. SOA-periaatteiden keskiössä ovat sähköisesti saatavat palvelut, komponentit, jotka ovat näin järjestelmien toiminnan edellytys. Palvelukeskeisen arkkitehtuurin käyttö ei määrää käytettäviä standarditeknologioita. Tämän sijaan SOA asettaa vaatimuksia itse tietojärjestelmäpalveluille. Keskeisiä periaatteita SOA-palveluille ovat: Palveluiden pitää olla karkeustasoltaan erilaisia ja toisistaan koostettavissa Palvelulla pitää olla hyvin määritellyt ja standardeihin nojautuvat rajapinnat (rajapintaperiaatteet, erityisesti avoimet rajapinnat) Palveluiden tulee olla löyhästi kytkettyjä (integraatioperiaatteet) Palveluiden tulee olla helposti haettavissa (palvelukatalogi) Palveluiden tulee olla liiketoimintalähtöisiä (unohtamatta teknisessä ympäristössä välttämättömiä teknisiä tukipalveluita) Palveluiden tulee olla uudelleenkäytettäviä Opintohallinnon sähköiset palvelut perustuvat tavoitetilassa kerrokselliseen tietojärjestelmäarkkitehtuuriin sekä mahdollisuuteen keskitettyyn palvelujen ohjaukseen, mutta tässä vaiheessa ei oteta kantaa varsinaiseen ohjauskerroksen toteutustapaan. Tämä voidaan tarkemmin määrittää koulutuksen järjestäjien omassa kokonaisarkkitehtuurissa. Tärkeimmät opintohallinnon tietojärjestelmäpalveluiden suunnittelussa ja toteutuksessa noudatettavat SOA-ratkaisuperiaatteet ovat: Uudelleenkäytettävyys

65 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Systemaattisuus Palvelevuus toiminnan näkökulmasta Yhteentoimivuus Joustavuus ja laajennettavuus Tämä voidaan tiivistää seuraavaksi opintohallinnon sähköisten ratkaisujen suunnittelun yleisperiaatteeksi: Samaan toiminnalliseen kokonaisuuteen pyritään rakentamaan vain yksi palvelu, jota voidaan hyödyntää useissa prosesseissa tai järjestelmissä. Kun sähköinen palveluympäristö muodostuu palvelukomponenteista, järjestelmien rajat hämärtyvät. Perinteiset järjestelmät korvautuvat tiettyyn palveluun tai prosessiin sovitetusta joukosta palvelukomponentteja. Tämä ei kuitenkaan korvaa kokonaan prosessi- tai tukityyppikohtaisia tietojärjestelmäpalveluita vaan nämä erityispiirteet vain nivotaan kokonaisiksi palveluiksi yhteisten palvelukomponenttien avulla Tietojärjestelmäpalveluiden kerrosarkkitehtuuri Seuraavaksi kuvattu tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys on tuoteriippumaton kuvaus yleisestä tavoitetilan sähköisten tietojärjestelmäpalveluiden ja palvelukomponenttien kokonaisuudesta ja jäsennyksestä. Se voidaan fyysisellä tasolla toteuttaa yhdellä tai useammalla tietojärjestelmällä. Opintohallinnon ja laajemmin koulutuksen järjestäjän tietojärjestelmäpalvelut ja sähköinen palveluympäristö jäsennetään tavoitetilassa soveltaen edellä kuvattua SOA-perusmallia Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelut voidaan jäsentää seuraaviin loogisiin kerroksiin: Ylimpänä loogisena kerroksena on käyttöliittymäkerros, jonka kautta käyttäjät käyttävät tietojärjestelmäpalveluita ja käsittelevät tietovarantojen tietoa. Asiointia varten käyttöliittymäkerroksen läheisyyteen toteutetaan asioinnin teknisiä peruspalveluja kuvaava kerros. Tietojärjestelmäpalveluja ja tiedon liikkumista järjestelmissä ja niiden välillä voidaan ohjata palvelujen ohjauskerroksen avulla.

66 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Palvelukerros muodostuu SOA-periaatteiden pohjalta mahdollisimman avointen ja dokumentoitujen rajapintojen välityksellä kytketyistä tietojärjestelmäpalveluista. Alimmaksi kerrosmallissa on kuvattu tietovarantokerros, jonne varsinainen palvelujen käsittelemä tieto taltioidaan. Yleinen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys voidaan kuvata seuraavasti. Tulevat opintohallinnon ratkaisujen tietojärjestelmäpalvelut pyritään rakentamaan yllä kuvatun jäsennyksen pohjalta. Yllä kuvattu jäsennys kuvaa pitkän aikavälin tavoitetilaa, jota kohti pyritään nykyisten järjestelmien ja ratkaisujen luonnollisten elinkaarien mukaisesti. Yllä olevaan kuvaan ei ole kuvattu ICT-palveluntuotannon edellyttämiä työvälineitä, kuten esimerkiksi palvelupyyntöjen hallintajärjestelmää, konfiguraationhallintajärjestelmää tai valvontajärjestelmiä. Nämä kannattaa kuitenkin toteuttaa koulutuksen järjestäjän organisaatiotasoisiksi yhteisiksi ratkaisuiksi koko tietojärjestelmäympäristöön siltä osin, kun palveluntuotannon työvälineet ylipäätään kuuluvat koulutuksen järjestäjän vastuulle Opintohallinnon tietojärjestelmäpalveluiden kokonaisjäsennys Tavoitetilassa opintohallinnon loogiset tietojärjestelmäpalvelut jäsentyvät kansallisiin (OPH vastaa, kuvassa vasemmalla), paikallisiin (koulutuksen järjestäjä, kuvassa oikealla) sekä mahdollisiin koulutusastekohtaisiin (esimerkiksi ammatillisen koulutuksen benchmark-tietojen palvelut, kuvassa keskellä) seuraavasti:

67 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Huom. Yllä oleva kaavio kuvaa ideaalista tavoitetilan rakennetta. Kaikilla koulutuksen järjestäjillä ei välttämättä ole käytössä kaikkia yllä olevassa kaaviossa määritettyjä osakokonaisuuksia tai kerroksia. Käyttöliittymäkerroksen palvelut Käyttöliittymäkerroksen palveluilla tarkoitetaan ratkaisuja, joilla käyttäjät sekä koulutuksen järjestäjän opetushenkilöstö, kumppanit, sidosryhmät että opiskelijat pääsevät käsiksi sähköisiin palveluihin ja tietojärjestelmiin (tietojärjestelmäpalveluihin). Tämä sisältää normaalin työasemakäyttöliittymän lisäksi esimerkiksi mobiilikäyttöliittymän palvelut. Palvelut voidaan koota esimerkiksi roolipohjaisiin selainpohjaisiin sähköisiin palvelunäkymiin. On huomattava, että opintohallinnon palvelut tarvitsevat tämän käyttöliittymäpalvelun lisäksi pääsyn varsinaisiin sähköisiin palveluihin sekä keskeisimmät tekniset tukipalvelut. Asiointikerroksen palvelut Asioinnin peruspalveluiden palvelukerros tuo asiakkaille ja sähköiselle työntekijän työpöydälle olennaisimmat tietoa tarjoavat tekniset palvelut. Asiointipalvelukerros ei itsessään sisällä varsinaisia substanssipalveluja vaan lähinnä tekniset apuvälineet näiden kokoamiseksi käyttöliittymiin. Koko asiointipalvelukerros kannattaa toteuttaa pääsääntöisesti organisaatiotasoisesti, mikäli se on mahdollista. Toimintokohtaisia ratkaisuja kannattaa pyrkiä välttämään. Esimerkiksi suuren kaupungin asiointipalvelukerros kannattaa toteuttaa kaupunkitasoisesti ja vain poikkeustapauksissa toimialakohtaisesti.

68 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Sähköisen asioinnin palveluita on kuvattu jäljempänä tarkemmin yleisten teknisten tukipalveluiden kohdalla. Palvelujen ohjauskerroksen palvelut Palvelujen ohjauskerroksessa hallitaan tietojen liikkumista eri järjestelmäkokonaisuuden osien ja järjestelmien välillä. Sähköisten palvelujen ohjaukseen tarvitaan vähintään parametroitava sääntömoottori, jolla erilaisia sovelluslogiikan palveluita voidaan ohjata. Usein varsinaisen tietojen välittämisen hoitaa keskitetty integraatioratkaisu. Seuraavassa on esitelty palvelujen ohjauskerroksen keskeiset komponentit. Osaa niistä tarvitaan vain, jos palvelujen ohjausmalliksi valitaan keskitetty integraatioratkaisu. Koulutuksen järjestäjä voi myös oman harkintansa mukaan olla käyttämättä keskitettyä integraatioratkaisua. ESB-palveluväylä, integraatioratkaisu Integraatioratkaisu on keskitetty tietojärjestelmäpalvelu, joka välittää tietoa tietojärjestelmäpalveluilta ja tietovarannoilta toiselle. Integraatiopalvelu ja ESB-väylä on kuvattu tarkemmin jäljempänä yleisten teknisten tietojärjestelmäpalveluiden yhteydessä. SOA-palvelukatalogi SOA-palvelukatalogin tavoitteena on hallita, organisoida ja uudelleenkäyttää määritettyjä ja toteutettuja SOA-palveluita. SOAn tarkoituksena on määrittää palvelut riittävän hienorakenteisesti, jotta niitä voidaan hyödyntää ja uudelleenkäyttää muita objektiorientoituja ratkaisumalleja paremmin. Prosessimoottori Prosessimoottorin avulla hallitaan ja suoritetaan liiketoiminta- ja toiminnanohjausprosesseja ja niihin kuuluvia sähköisiä SOA-palveluja ns. orkestrointiperiaatteen mukaan. Orkestroinnin yleisenä etuna pidetään sitä, ettei yksittäisten web-sovelluspalveluiden tarvitse tietää muista palveluista eikä niiden tarvitse tietää olevansa osa isompaa kokonaisuutta eli osallistumisesta prosessiin. Prosessimoottorin tarve korostuu esim. sähköisen asianhallinnan myötä sekä silloin, jos organisaation toimintaa jäsennetään erityisesti prosessien kautta tai toiminnan ohjaus ja johtaminen nousee organisaatiossa keskeiseksi tarpeeksi (esim. työjonojen tai työkuormien hallinta). Prosessimoottorin suositellaan tukevan sekä BPMN-kuvauskielen suoraa hyödyntämistä että BPEL-kuvausmallia. Keskeisiä prosessimoottorin toimintoja ovat: Prosessin rekisteröinti Prosessin instanssin käynnistys Prosessin instanssin lopetus Prosessin instanssin keskeytys

69 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Prosessin instanssin vaiheen peruuttaminen Prosessin instanssin siirtäminen seuraavaan vaiheeseen Uuden prosessikuvauksen esittely Prosessin metatietoskeeman vaihtaminen Prosessin instanssin haku Prosessin ja prosessin instanssin suorituksen raportointi Prosessin poistaminen suoritukseen sallittavien joukosta Prosessien suunnittelun ja mallintamisen tulee tukea henkilöpohjaisen työnkulun suunnittelun ja mallintamisen lisäksi järjestelmien välisten sekä henkilöiden ja järjestelmien välisiä työnkulkujen suunnittelua ja mallinnusta. Hyvä prosessimoottori kykenee esittämään määritellyt työnkulut, niiden osapuolet, toimenpiteet ja keskeiset tietovirrat (prosessit) esim. prosessikuvauksen muodossa. Samoin mallinnettuja prosesseja voi kopioida järjestelmässä uuden prosessimäärittelyn pohjaksi tai tuoda järjestelmään ja viedä järjestelmästä ulos. Prosessimoottorin tulee tarjota myös tuki automatisoiduille sekä aikapohjaisille toiminnoille, jotka aktivoivat uusia työnkulkuja, tapahtumia, viestien lähetyksiä tai hälytyksiä. Keskitetty integraatioratkaisu ei välttämättä edellytä prosessimoottorin käyttöä. Usein prosessimoottorin täysimääräinen käyttö edellyttää hyvin tarkkaan määritettyjä prosesseja ja kokonaan SOA-pohjaista järjestelmäympäristöä. Koulutuksen järjestäjän suositellaan arvioivan huolellisesti prosessimoottorin soveltuvuutta omaan palvelukokonaisuuteensa. Myös prosessimoottorin käyttöönotto kannattaa vaiheistaa riittävän pitkälle aikavälille. Palvelunohjauksen säännöstö Sääntökone on prosessimoottoria hiukan yksinkertaisempi erityisesti ylläpidon kannalta. Varsinaisen prosessinohjauksen sijaan sääntökoneeseen määritetään sääntöjä, joiden avulla voidaan suorittaa toimenpiteitä eri tapahtumille säännöissä määriteltyjen ehtojen ja toimintojen mukaan. Erityisesti alkuvaiheessa osa koulutuksen järjestäjän prosesseista voidaan tarvittaessa mallintaa ja hallita myös säännöstöjen avulla. Prosessimoottori sisältää useimmiten myös sääntökoneen. Sääntökonetta ei välttämättä tarvita erillisenä, mikäli prosessimoottori sisältä myös säännöstöpalvelun. Tietojärjestelmäpalvelut Opintohallintoon kytkeytyvät ns. toimintalogiikan tietojärjestelmäpalvelut on kuvattu tarkemmin luvussa 6.5. Tietovarantokerroksen palvelut Tietovarantokerrokseen sisältyvät edellä kuvatut opintohallinnon keskeiset tietovarannot. Tietovarantoihin kytkeydytään palvelurajapintojen kautta.

70 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) 6.5. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelujen tarkennettu kuvaus Kerrosarkkitehtuurissa sovelluskerroksen palvelut sisältävät varsinaiset toimintalogiikan tietojärjestelmäpalvelut. Nämä voidaan jakaa opintohallintoon suoraan kuuluviin tietojärjestelmäpalveluihin sekä toimintoriippumattomiin yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelut kytketään palvelujen ohjauskerroksen kautta sekä toisiinsa että kansallisiin ja koulutusastekohtaisiin palveluihin. Tyypillisiä muuallakin kuin opintohallinnossa tarvittavia yleisiä tietojärjestelmäpalveluita, joita muut tietojärjestelmäpalvelut hyödyntävät, ovat mm.: Yhteiset toiminnalliset tietojärjestelmäpalvelut o Taloushallinnon tietojärjestelmäpalvelut o Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäpalvelut o Organisaatioviestinnän tietojärjestelmäpalvelut Tekniset tietojärjestelmäpalvelut o Tunnistaminen o Käyttövaltuushallinta o Aikaleimapalvelut (laitteiden kellojen synkronointi) o Integraatiopalvelut Edellisten lisäksi julkisen hallinnon viranomaisen tulee liittää prosessit asianhallintaansa. Asianhallinta- ja asiakirjanhallintapalvelut kytkevät viranomaispäätöksiin liittyvät prosessit sähköiseen asianhallintaan ja arkistointiin jo asian vireillepanosta asti koko kyseisen asian elinkaaren. Tämä toteutetaan erillisellä SÄHKE 2 määräysten mukaisella tietojärjestelmäkokonaisuudella, jossa asianhallinnan keskeiset vaiheet on kuvattu organisaation (arkistonmuodostajan) eams-kuvaukseen. Tätä on kuvattu tarkemmin jäljempänä. Opintohallinnon loogiset tietojärjestelmäpalvelut voidaan tunnistaa strategisista tarpeista, prosesseista ja käsiteltävistä tiedoista käsitteellisestä Mitä-tasosta loogiseen Miten-tasoon seuraavan periaatteen mukaisesti:

71 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opintohallinnolle keskeisimmät tietojärjestelmäpalvelut ovat tämän analyysin pohjalta seuraavat:

72 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Edellä olevaan kaavioon on kuvattu myös joitakin opintohallinnon arkkitehtuurin rajauksissa tarkastelun ulkopuolelle jätettyjä osakokonaisuuksia. Nämä täydentävät palvelukomponentit on kuvattu kaaviossa kursiivilla tekstillä. Näitä ei määritetä tässä kuvauksessa tarkemmin Koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut Keskeisimmät koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut ovat: Koulutuksen yleisen suunnittelun tietojärjestelmäpalvelut o Koulutuksen suunnittelu o Tutkintorakenteiden hallinta Opetuksen toteutuksen suunnittelun tietojärjestelmäpalvelut o Opetussuunnitelmien hallinta o Opetustarjonnan hallinta o Opetusryhmien hallinta o Opetusresurssien hallinta o Muu resurssienhallinta Huom. ajallisesti osa opetuksen toteutuksen suunnittelun tietojärjestelmäpalveluista sijoittuu myös opiskelijavalintojen elinkaarenvaiheeseen tai jopa sen jälkeen. Se jatkuu siis useampaan opintohallinnon elinkaaren vaiheeseen. Opiskelijoiden mahdollisesti keskeyttäessä opintoja, opetuksen toteutuksen resursointia voidaan optimoida myös opiskelun ja opetuksen prosessivaiheessa. Koulutuksen suunnittelu Koulutuksen suunnittelun palvelukomponentti sisältää koulutuksen ylätason suunnittelun toiminnallisia palveluja, esimerkiksi: Valmistelu OKM-ohjeiden arviointi Tasosopimusvalmistelu (tai vastaava OKM:n kanssa tehtävän sopimuksen valmistelu ja hallinta) Raamisuunnittelu Aloituspaikkojen sopiminen ja vahvistaminen Tämä tietojärjestelmäpalvelu kytkeytyy tiiviisti myös johtamisen tietojärjestelmäpalveluihin. Raporttien ja tilastojen kautta saadaan taustatietoa koulutuksen suunnittelun tueksi. Tutkintorakenteiden hallinta

73 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Tutkintorakenteiden hallinta sisältää koulutuksen järjestäjän omien tutkintojen sisältöjen sovittamista OPH:n määrittämien kansallisten tutkintorakenteiden (eops) pohjalta. Opetussuunnitelmien hallinta Opetussuunnitelmien hallinta sisältää esimerkiksi: Opetussuunnitelmien laatimisen ohjeistuksen hallinta Opetussuunnitelmien sovittaminen tutkintorakenteisiin Opetussuunnitelmien määrittäminen Opetussuunnitelmien vahvistaminen ja hyväksyntä Opetus- ja tutkintotarjonnan hallinta Opetustarjonnan hallinnassa tietojärjestelmäpalvelu tukee mm. seuraavia toimintoja: Tutkinnon ja tutkinnon osien opetuksen toteuttamisen jäsentäminen toteutettaviin ja tarjottaviin osiin Oppimisjaksojen toteutusten (tätä kutsutaan yleisesti opintojaksototeutuksiksi OJT) määrittely. Samasta oppimisjaksosta (esim. Matematiikka 1) voi olla useita rinnakkaisia toteutuksia. Opetusryhmien hallinta Opetusryhmien hallinta sisältää yleisen tason opetusryhmien ja toteutusten määrittelyn tietojärjestelmäpalvelut Huom. Opetusryhmien hallinnan tietojärjestelmäpalvelua hyödynnetään myös myöhemmissä opintohallinnon elinkaaren vaiheissa, kun oppijoiden määrät ja sijoittuminen eri opetusryhmiin tarkentuu. Ryhmien hallinnan avulla voidaan optimoida opetusresursseja. Opetusresurssien hallinta Opetusresurssien hallinta sisältää tietojärjestelmäpalvelut, jolla opetushenkilöstö (avustajat) ja muut opetuksen henkilöresurssit esim. näyttötutkintojen arvioijat, työpaikkaohjaajat tms. resursoidaan ja kohdennetaan eri oppimisjaksojen toteutuksiin. Palvelu sisältää mahdollisuuden kytkeä opetusresurssit kalenteriin, ryhmiin, toteutuksiin ja muihin resursseihin. Muu resurssienhallinta Muu resurssienhallinta on laaja kokonaisuus, joka sisältää tietojärjestelmäpalvelut mm. seuraavien resurssien hallintaan lähinnä varaaminen kalenteriin ja varattavissa olevien resurssien hallinta: Tilavarausten hallinta (luokkatilat, verstaat, keittiöt, yhteistilat tms.)

74 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Välineiden varausten hallinta (opetusvälineet, ammatin erityisvälineet) Lisenssien resursointi Muiden fyysisten resurssien hallinta Yleisesti ottaen resurssivarauksella tarkoitetaan tietyn varattavissa olevan resurssipooliin kuvatun resurssin varaamista tietylle aikavälille tai tiettyyn ajanhetkeen. Resurssi- ja ajanvaraustoiminnoilla voidaan hallita ajallisesti erilaisten resurssien käyttöä. Varaustoiminnallisuus on tässä tarkoitettu erityisesti koulutuksen järjestäjän sähköiseen resurssi- ja ajanvaraukseen, mutta sitä voidaan tarjota rajoitetusti tarpeen mukaan myös ulkoisille käyttäjille - opiskelijoille, huoltajille tai työpaikkaohjaajille. Tyypillisiä varattavia kohteita ovat vastaanottoajat, palveluajat, tilavaraukset ja välinevaraukset. Yleisiä toimintoja ovat: Varattavien resurssien hallinta mitä on varattavissa (varattavan palvelun tuotteistaminen) Varattavien kohteiden ja säännöstöjen hallinta asiakasrooleittain kuka saa varata mitäkin Varattavissa olevien resurssien ja aikojen selailu Varausten hallinta - luominen, poistaminen ja muokkaaminen o Keston ja toistuvuuden hallinta (moniajanvaraus, sarjaajanvaraus, ryhmäajanvaraus) Resurssien kohdistaminen varauksiin o Resurssien priorisointi o Varatun resurssin poistaminen varattavien joukosta (varauskalenteri) Varausviestintä o Kuittaus resurssin varaajalle (sähköposti, mobiili) o Kuittaus resurssille (henkilö) tai resurssin hallinnoijalle o Muistutusviestit varauksesta Mahdollisuus ilmoittaa varauksen perumisesta o Sekä varaaja että resurssi o Mahdollinen peruutusaikojen tehostettu jakelu jonoon ilmoittautuneille asiakkaille Varausraportointi Toteutustavasta riippuen, resurssienhallinta voi edellyttää useita fyysisiä tietojärjestelmiä. Kuitenkin keskitetyn toteutuksen avulla voidaan joustavammin ottaa huomioon ajanvarauksen kokonaiskuva sekä erityispiirteet mm. resurssi-

75 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) en väliset riippuvuudet, standardit ja mahdolliset integraatiot ulkoisiin järjestelmiin Opiskelijavalintojen tietojärjestelmäpalvelut Keskeisimmät koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut ovat: Koulutustarjonnan hallinta Hakuneuvonta Opiskelijavalinta Koulutustarjonnan hallinta Koulutustarjonnan hallinta tarkoittaa tässä haettavissa olevien koulutusten tarjonnan hallintaa. Nämä ovat siis ns. uusien aloituspaikkojen hakuja eivät yksittäisiä oppimisjaksoja, johon jo koulutusohjelmaan tms. aikaisemmin valitut opiskelijat voivat ilmoittautua tai hakeutua. Koulutustarjonnan hallinta sisältää toimenpiteet ja menetelmät, jolla koulutuksen järjestäjä valmistelee haettavissa olevan koulutustarjontansa, hyväksyy sen sisäisesti ja välittää tämän tiedon OPH:n kansallisesti toteutettaviin Hakeutujan palveluihin. Koulutustarjonnan hallinta sisältää valintaperusteiden jäsennetyn määrittämisen. Valintaperusteet tulee toteuttaa rakenteisessa muodossa siten, että OPH:n keskitettyjen Hakeutujan palvelun valintalogiikka voi automaattisesti laatia hakijoista ns. valintaesityslistan annettujen valintaperusteiden ja oppijoiden aikaisemman todennetun osaamisen tai valintakoetulosten perusteella. Valintaperusteiden mallinnus voi olla varsin kompleksista, joten toteutustasolla on mahdollista, että se muodostaa oman kokonaisuutensa. Hakuneuvonta Hakuneuvonta sisältää erityisesti asiantuntijan esimerkiksi opintotoimiston kautta antamaa neuvontaa hakeutuville oppijoille. Tätä voidaan tukea erilaisilla sähköisillä sisällöillä: Usein kysytyt kysymykset Lisäohjeet Haettavien kokonaisuuksien riippuvuudet Reaaliaikainen kysy neuvoa chat -toiminto Tässä kannattaa huomioida myös kansallisen koulutuksen verkkopalveluiden sisältö ja sen tuomat mahdollisuudet. Opiskelijavalinta

76 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opiskelijavalintapalvelu sisältää uusien opiskelijoiden valinnan sähköiset palvelut. Tämä kytkeytyy hyvin tiiviisti jatkossa kansallisiin Hakeutujien palveluihin 5. Keskeisemmät opiskelijavalinnan vaiheet, joita tällä sähköisellä palvelulla tuetaan ovat: Opiskelijan hakeutuminen tiettyyn koulutukseen o Hakija hakee koulutukseen. Prosessiin kuuluu hakemuksen täyttäminen, mahdollisuus muuttaa hakulomaketietoja, hakemusten (muodolliset) tarkistukset. Valintakokeiden toteuttaminen Hakukohdekohtainen valinta Sijoittelu ja valintapäätös o Kansallisissa palveluissa toteutetaan valinta- ja sijoitteluajot, nämä toimitetaan koulutuksen järjestäjälle, joka tekee varsinaisen valintapäätöksen. valintapäätös, Valinnasta tiedottaminen hakijoille Tämä tietojärjestelmäpalvelu sisältää myös valintojen etenemisen seurannan ominaisuudet. Huom. Joskus sama hakemus voi sisältää yhtä aikaa ns. haun (valintaperusteiden mukaan tehty sijoittelu, on mahdollista ettei oppijaa valita) sekä ilmoittautumisen (koulutuksen järjestäjällä on velvollisuus ottaa oppija koulutukseen, ei voi jättää valitsematta). Esimerkiksi esiopetukseen tai perusopetuksen 1. luokalle hakeutuminen sisältää nämä molemmat komponentit. Esiopetukseen sinänsä ilmoittaudutaan, koska kunnan velvollisuutena on järjestää kuntalaiselle ko. opetuksen, mutta huoltajat voivat samalla hakea esiopetuspaikkaa tietyssä oppilaitoksessa tai toimipaikassa, missä koulutuksen järjestäjällä on tässä mahdollisuus poiketa hakemuksen toiveesta. Huom. Hakeutumisen palveluissa tarkistetaan aina, hakeeko ko. oppija ensimmäistä kertaa Suomen koulutusjärjestelmään määritettyjä koulutuspalveluita. Jos kyseessä on tällainen ensikertainen hakija, niin hänelle annetaan OPH:n kansallisissa Hakeutumisen palveluissa hänen koko elämänsä kestävä kansallinen opiskelijatunnus, jolla ko. oppija tunnistetaan kaikissa koulutuksen palveluissa. Edellisiä tukevat vielä opiskelun rahoituksen hallintaan liittyvät tietojärjestelmäpalvelut, jotka on kuitenkin jätetty tämän viitearkkitehtuurin tarkastelun ulkopuolelle Opetuksen ja opiskelun tietojärjestelmäpalvelut Keskeisimmät koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut ovat: Opintojen valmistelun palvelut 5 Ks. Oppijan verkkopalveluarkkitehtuuri / TOR ja Hakeutujan palvelut - kohdearkkitehtuuri

77 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) o Lukuvuosi-ilmoittautumisen palvelut o Opintojaksototeutuksiin hakeutumisen palvelut o Henkilökohtaistamisen palvelut Opintohallinnon opiskeluun liittyvät palvelut o Läsnäolon hallinta o Opinto-ohjaus o Palautteen hallinta o Opinnäytetöiden hallinta Osaamisen todentamiseen liittyvät palvelut o Näyttöjen ja kokeiden järjestäminen o Oppimisen ja osaamisen arviointi o Opintosuoritusten hallinta o Tutkintosuoritusten hallinta Lukuvuosi-ilmoittautumisen palvelut Lukuvuosi-ilmoittautumisen palvelukokonaisuus sisältää sekä oppijan että koulutuksen järjestäjän opetushenkilöstön lukuvuositasoisen ilmoittautumisen tietojärjestelmäpalvelut. Oppijalle tämä sisältää sähköisen välineen ns. läsnä olevaksi ilmoittautumiseen. Monilla koulutusasteilla ei ole erillistä oppijan tekemää lukuvuosi- tai lukukausi-ilmoittautumista, vaan oppija käytännössä vain aloittaa opinnot. Tällöin koulutuksen järjestäjän opettajilla tai opintosihteereillä tulee olla mahdollisuus vahvistaa opintojen aloittaminen ko. lukuvuonna tai lukukautena, joka vastaa lukuvuosi-ilmoittautumista. Tätä tietoa tarvitaan koulutuksen tilastoinnissa ja opintohallinnon johtamisessa. Opintojaksototeutuksiin hakeutumisen palvelut Kuten edellä määriteltiin, suoritettavat tutkinnot jakautuvat tutkinnon osiin ja suoritettaviin oppimisjaksoihin. Samansisältöisestä oppimisjaksosta tai tutkinnon osasta voi olla useita rinnakkaisia toteutuksia (opintojaksototeutukset, OJT), joihin oppijat varsinaisesti hakeutuvat tai ilmoittautuvat. Kaikilla koulutusasteilla tai kaikissa opinnoissa opiskelijoilla ei ole tarvetta tai oikeutta erikseen hakea tai ilmoittautua eri toteutuksiin vaan koulutuksen järjestäjä määrittää nämä kohteet suoraan. Tätä opintojaksototeutuksiin hakeutumisen tietojärjestelmäpalvelukokonaisuutta käytetään vain, jos oppijoilla on mahdollisuus valita opintojaksototeutuksia, joihin hän osallistuu. Oppijan tutkintoon sisältyvät haettavissa olevat opintojaksototeutukset määritetään ja julkaistaan tällä tietojärjestelmäpalvelulla. Oppijat voivat selailla heidän tutkintoonsa sopivia (voidaan tarkentaa HOPSin tai muun opetuksen henkilökohtaistamissuunnitelman avulla) opintojaksototeutuksia ja ilmoittautuvat tai hakeutuvat näihin toteutuksiin. Tämä tietojärjestelmäpalvelu sisältää myös

78 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) oppijoiden sijoittelun ja valinnan ko. opintojaksototeutuksiin ja opiskelijaryhmien muodostamisen toiminnot. Jatkossa erityisesti tällä tietojärjestelmäkokonaisuudella voidaan tukea joustavasti OKM:n KESU-strategiassa kuvattuja joustavien opintopolkujen tavoitteita. Opintojaksototeutuksia voidaan mahdollisesti vähintään rajatusti tarjota myös oman oppilaitoksen ulkopuolelle muualla opiskeleville oppijoille. Vastaavasti oman oppilaitoksen opiskelijat voivat mahdollisesti hallitusti suorittaa opintoja tietyissä opintojaksototeutuksissa myös ns. oman oppilaitoksen ulkopuolella. Käytännössä opintojaksototeutuksiin hakeutumisen palvelut muodostavat tällöin tiukasti kansallisiin oppijan palveluihin sekä koulutuksen järjestäjien välisiin palveluihin kytkeytyvän kokonaisuuden. Hakeutumista muualta tarjottaviin opintojaksototeutuksiin voidaan tarvittaessa hallita ja rajoittaa esimerkiksi HOPSin avulla, opintojaksototeutusten näkyvyyden rajoituksin (jakso näkyy vain tietyille koulutuksen järjestäjille) sekä mahdollisesti kiintiöin tai muiden valintaperusteiden määrittämisen kautta. Opiskelija voi hakea oman oppilaitoksensa opintojaksototeutuksiin ensivaiheessa luonnollisesti oman oppilaitoksensa sähköisen palvelun kautta. Toisen koulutuksen järjestäjän opintojaksototeutuksiin suositellaan tavoitetilassa haettavan kansallisen palvelun kautta. Koulutuksen järjestäjien keskinäisiä opiskelijaliikkuvuuden hakeutumisjärjestelmiä tai sähköisiä palveluita tulee välttää. Joka tapauksessa mahdollisten koulutuksen järjestäjien keskinäiset opiskelijaliikkuvuuden palvelukokonaisuudet suositellaan määritettävän kansallisen mallin mukaisesti, jotta ne voidaan tulevaisuudessa kytkeä myös kansallisiin palveluihin. Haku toisen koulutuksen järjestäjän opintojaksototeutukseen tai tutkinnon osaan toteutuu tavoitetilassa pääpiirteittäin seuraavan prosessin mukaisesti:

79 Opiskelijaliikkuvuuden prosessi: SOA-ESB kutsumalli (tietoa ei taltioida koulutuksen järjestäjältä toiseen vaan haetaan tarvittaessa); Kytketty oppijan kansallisiin palveluihin, tilanne mahdollisessa laajennetussa jatkovaiheessa (EI vielä vahvistettu) Koulutuksen toteuttajaorganisaatio (Toteuttaja-ORG) Vastuutaho Opettaja OH-järjestelmä Luo opetustarjonta, kirjaa valintaperusteet Toteuttaja_ORGin opetustarjonta Määritä jakso valmiiksi ja haettavaksi oppilaitoksen ulkopuolelta Luo toteutussuunnitelman Toteuttaja_ORGin toteutussuunnitelmat Ilmoittautumisaika umpeutuu Käsittele ilmoittautuminen Ilmoittautuneet opiskelijat Ei Toteutus edellyttää aiempia opintosuorituksia? Kyllä Viesti 2, viesti hylkäyspäätöksestä Opiskelija hyväksytään jaksolle? Ei Arvioi Ei opintosuoritus tai osaaminen Kutsu 7 Opiskelija suorittaa jakson toteuttavan ORGin välineillä Ulkoinen opiskelija Opinto arvioitu hyväksytty jaksolle Palautteen antaminen toteuttavan ORGin välineillä Uusintatentin / näytön suorittaminen toteuttavan ORGin välineillä Keskitetty ESB-väylä, muunnokset Luo_opetustarjonta( Luo_opetustarjonta( tot_org) tot_org) Viimeistele_op Viimeistele_op etustarjonta etustarjonta (näkyvyys= (näkyvyys= all) all) Hae_opetustarj Hae_opetustarj onta(laajuus=all onta(laajuus=all ) ) Luo_toteutus Luo_toteutus _suunnitelma _suunnitelma (jakso=x) (jakso=x) Hae_toteutussuunnitelmat() Hae_toteutussuunnitelmat() Ilmottaudu_tote Ilmottaudu_tote utukseen(toteut utukseen(toteut us=x, us=x, opiskelija=x) opiskelija=x) Hae_opintosuori Hae_opintosuori tukset(opiskelija tukset(opiskelija =X) =X) Hylkää_ilmoit Hylkää_ilmoit Hyväksy_ilmo Hyväksy_ilmo tautuminen(t tautuminen(t ittautuminen( ittautuminen( oteutus=x, oteutus=x, toteutus=x, toteutus=x, opiskelija=x) opiskelija=x) opiseklija=x opiseklija=x Arvioi_opinto Arvioi_opinto (toteutus=x, (toteutus=x, opiskelija=x, opiskelija=x, kotiorg=x) kotiorg=x) Viesti 3, opinto arvioitu, anna palaute Mahdollinen opettajan vastine palautteeseen Palveluväylä tietää kutsujen parametrien perusteella, mihin kutsu tulee välittää - sekä sisäiset että ulkoiset palvelut Opiskelijan oma oppilaitos (koti-org) Opinto-ohjaaja OH-järjestelmä Opiskelija tms. Lukukauden alku (syksy, kevät, kesä) Koti_ORGin tarjonta (luotu aiemmin) Katsele opetustarjontaa Ilmoittaudu (hae) Katsele toteutussuunnitelmia Suostumus suoritus- toteutukselle, Liitä jakso HOPSiin tietojen välitykseen Vaihtoehto: Viesti 1, Kytkettävissä pois Käy HOPSkeskustelu, hyväksy ulkoinen toteutus HOPSiin, sijoitus tutkintoon Koti_ORGin Jakso HOPSiin, Tila HOPSissa Tila HOPSissa toteutukset tila U=ulkoinen T=Toivottu I=Ilmoittautunut (luotu aiemmin) Huom. Jatkossa HOPS voidaan Opiskelijan tallentaa mahdollisesti myös kansalliseen palveluun perustiedot, jakson tiedot Tila HOPSissa Y=Hylätty Suorita opintojakso Seuraa ohjattavan opiskelijan opintoa Tila HOPSissa H=Hyväksytty Tila HOPSissa A=Arvioitu Katso opinnon arviointia Anna palautetta oppimisjaksosta Suorittaa uusinnan (hylätty tai korottaa arvosanaa? Ei Kyllä OKM Oppijan kansalliset palvelut Sijoita_kansalliseen Sijoita_kansalliseen _tutkintorakenteeseen() _tutkintorakenteeseen() Julkaise_Opintojaks Julkaise_Opintojaks o_tarjonta() o_tarjonta() Hae_tarjonta Hae_tarjonta Julkaise_toteutussu Julkaise_toteutussu unnitelma(opintojak unnitelma(opintojak so=x) so=x) Hae_toteutussuunni Hae_toteutussuunni telmat() telmat() Ilmoittaudu_toteutu Ilmoittaudu_toteutu kseen(opiskelija=x, kseen(opiskelija=x, toteutus=x) toteutus=x) Hae_opintosuorituk Hae_opintosuorituk set(opiskelija=x) set(opiskelija=x) Luo_päätös_valinna Luo_päätös_valinna sta_toteutukseen(o sta_toteutukseen(o piskelija=x, piskelija=x, toteutus=x) toteutus=x) Määritä_suoritus_ar Määritä_suoritus_ar vio(arvio=x, vio(arvio=x, opiskelija=x, opiskelija=x, toteutus=x) toteutus=x) Taltioi_tutkintosuori Taltioi_tutkintosuori tus() tus() Tässä mallissa oppijan kansalliset palvelut sisältävät tutkintorakenteiden hallinnan, opiskelupaikkojen tarjonnan/haun ja tutkintotietojen hallinnan TORissa lisäksi myös kansallisen ratkaisun toteutustarjonnan kokoamiseen, toteutuksiin ilmoittautumisen palvelun sekä laajennetun TORin, joka sisältää myös opintosuoritukset. Kun koti-org myöntää tutkinnon, se toimitetaan TORiin

80 Opintojaksototeutustarjonnan näkyvyyttä eri oppilaitoksen opiskelijoille voidaan rajoittaa opintojaksototeutuksen hakeutumisen palvelukutsujen näkyvyysparametrin avulla. Yllä olevassa prosessimallissa on oletettu käytettävän keskitettyä integraatioratkaisua ja palveluväylää. Se on yleistetty yhdeksi uimaradaksi prosessikaavion keskelle. Käytännössä se on todennäköisesti organisaatiokohtainen. Henkilökohtaistamisen palvelut Henkilökohtainen opinto- tai oppimissuunnitelma on tässä yleinen toimintokokonaisuus opiskelun ja tutkinnon suorittamisen henkilökohtaistamisen hallintaan. Opetuksen ja oppimisen henkilökohtaistamisen hallinnan tietojärjestelmäpalvelusta käytetään tässä dokumentissa yleisesti lyhennettä HOPS-väline. Sitä käyttävät sekä oppija itse että koulutuksen järjestäjä. Se on työkalu opintojen ja tutkinnon suorittamisen suunnitteluun sekä opiskelun lähtökohtien ja päämäärien selkiyttämiseen sekä opintojen läpiviennin oppijakohtaisten erityispiirteiden määrittämiseen. Siihen sisältyy opintosuunnitelma aikatauluineen, oppimistavoitteet sekä mahdollisuus itsearviointiin opintojen edetessä. Oppija tai opinto-ohjaajan roolissa toimiva työntekijä voi koota HOPSiin oppijan kannalta tarkoituksenmukaisimmat oppimisjaksot ja näiden läpiviennin aikataulutetun polun oppijan koulutustavoitteiden saavuttamiseksi. HOPS-väline tukee oppijaa ottamaan itse vastuuta omasta oppimisestaan ja koulutuksestaan läpi elinikäisen oppimisen. Joustavissa opintopoluissa voi olla mielekästä hallita HOPSia ainakin osittain koulutuksen järjestäjäriippumattomasti, esimerkiksi osana kansallisia oppijan palveluita. Tämä tarkentuu myöhemmässä kehittämisessä. Läsnäolon hallinta Läsnäolon hallinnan tietojärjestelmäpalvelukokonaisuudella sekä oppija itse että koulutuksen järjestäjän opetushenkilöstö voi hallita oppijan läsnäolotietoja. Tämä tieto voidaan jäsentää päivittäisen läsnäolon hallintaan sekä keskeyttämisen hallintaan. Keskeyttämistiedot jäsennetään edellä kuvatun tietojäsennyksen mukaisesti. Läsnäolon hallinnan toiminnallisuus on hyvä ulottaa myös ns. ekstranet / ulkoisen käyttöliittymän palveluihin, jotta esimerkiksi työpaikkaohjaajat voivat tarvittaessa pitää kirjaa opiskelijoiden läsnäolosta. Opinto-ohjaus Opinto-ohjaus (perusopetuksessa oppilaan ohjaus) on toimintaa, joka pyrkii ohjaamaan oppijoita opiskelussa, uravalinnoissa ja jatko-opintoja koskevissa kysymyksissä sekä ohjaamaan opiskelijat työelämään. Opinto-ohjaukseen kuuluu usein oppijoiden auttaminen aine- ja kurssivalinnoissa, auttaminen oppimisongelmissa sekä henkilökohtainen ohjaus. Opintoja oppilaan ohjaus on paljolti oppilaiden ja opiskelijoiden, opettajien ja huoltajien yhteistoimintaa. Opinto-ohjauksen tietojärjestelmäpalvelukokonaisuus kytkeytyy tiiviisti esimerkiksi HOPS-palvelukokonaisuuteen sekä oppimista tukeviin yhteistyöpalveluihin.

81 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Palautteen hallinta Palautteen hallinnan tietojärjestelmäpalveluilla tarkoitetaan sähköisiä palautteen kokoamisen ja käsittelyn palveluita. Nämä kattavat: Spontaanin palautteen hallinnan Ennalta määritetyn rakenteisen palautekyselyn hallinnan Toiminnan laadun arviointiin sisältyy oppijan, opetushenkilöstön ja kumppanien odotusten, tarpeiden, kehittämisehdotusten ja laadun täyttymisen kokoaminen, seuranta sekä erityisesti näiden analysointi sekä kehittämisehdotusten laatiminen. Sähköisiä palautteen hallinnan välineitä voidaan käyttää kaikille toimijaryhmille ja ne sisältävät mm. seuraavat perustoiminnallisuudet: Spontaanin, vapaamuotoisen palautteen sähköinen kanava Määrämuotoisten sähköisten kyselyiden ja niiden kohderyhmien hallintaväline Sähköisten kyselyiden keskitetty palvelu Vastaamattomien asiakkaiden muistuttaminen Kyselyiden tulosten automaattinen tilastollinen ja graafinen analysointi Kyselyiden tulosten keskinäinen vertailu Palautteen taltiointi Opinnäytetöiden hallinta Opinnäytetöiden hallinnan tietojärjestelmäpalvelut sisältävät opinnäytteiden ja opinnäytetöiden aiheiden ja niiden etenemisen ja tämän tuen hallinnan toiminnallisuudet. Toimintoja ovat: Opinnäytetöiden perustietojen hallinta o Opinnäytetöiden aihe ja tutkinto, johon se kuuluu o Opiskelija o Ohjaaja o Milloin käynnistetty Opinnäytetöiden ohjaamisen hallinta o Opinnäytetöiden vaihetieto o Ohjaukseen liittyvien toimenpiteiden loki o Muistutusrajojen asettaminen milloin opinnäytetyön etenemisestä tulee tiedustella seuraavaksi ja hälytykset ohjaajalle o Opinnäytteen suorittaminen, suorituksen hyväksyjät, arvosanat

82 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Opinnäytetöiden taltiointi metatietoineen kuuluu tyypillisesti osaksi dokumentinhallintaa tai arkistotoimintoa, joka tässä tavoitearkkitehtuurissa on jäsennetty omaksi kokonaisuudekseen. Tyypillisesti sähköisen taltioinnin lisäksi tässä hyödynnetään manuaaliarkiston hallinnan toimintoja taltioimaan esimerkiksi opinnäytteen tiedot ja fyysinen sijainti. Opinnäytetyön olemassaolo ja linkki kyseiseen manuaaliarkistonhallintaan on hyvä taltioida myös opintohallinnon kokonaisuuteen. Tulevaisuudessa opinnäytetyön metatiedot voidaan mahdollisesti taltioida Oppijan kansalliseen palveluun osaksi TOR-kokonaisuutta. Tämä tarkentuu Oppijan kansallisten palvelujen kehittyessä. Tutkintotilaisuuksien, ammattiosaamisen näyttöjen ja kokeiden järjestäminen Tämä tietojärjestelmäpalvelu sisältää tutkintotilaisuuksien, ammattiosaamisen näyttöjen ja kokeiden/tenttien järjestämiseen liittyvät perustoiminnallisuudet. Tämä kokonaisuus kytkeytyy sekä resurssienhallintaan, opetushenkilöstön resurssien hallintaan että oppimisjaksojen sisältöihin. Oppimisen ja osaamisen arviointi Oppimisen ja osaamisen arviointi sisältää kaikki opintojen ja osaamisen arviointiin liittyvät toiminnot. Tässä hyödynnetään sekä sanallisia arvioita että erilaisia ko. suoritukseen tai osaamiseen liittyvien kvantitatiivisten arvosanojen hallintaa. Tietojärjestelmäpalvelu tukee sanallisen arvion (voi olla rakenteinen) lisäksi useita rinnakkaisia arvosana-asteikkoja, kuten esimerkiksi: Boolean: Hyväksytty/hylätty Luokitteluasteikko Järjestysasteikko Välimatka-asteikko (numeerinen, voidaan tehdä aritmeettisia operaatioita) Arviointi sisältää myös itsearvioinnin toiminnallisuudet sekä mahdollisesti toimintoja vertaisarvioinnin tukeen. Opintosuoritusten hallinta Opintosuoritusten hallinta sisältää tässä keskeisimmät toiminnallisuudet, joilla taltioidaan, selaillaan ja tarvittaessa muutetaan opintosuorituksia. Kokonaisuus sisältää myös oppijoiden opintosuoritusten siirtämisen kansallisiin palveluihin sekä oppijoiden ja opettajien käyttöön. Tutkintosuoritusten hallinta Järjestelmässä voidaan hyväksyä ja myöntää tutkintoja. Tietojärjestelmäpalvelu sisältää ominaisuudet, joilla voidaan seurata, ovatko tutkintoon sisältyvät

83 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) osatutkinnot ja oppimisjaksot kaikki hyväksytysti suoritetut. Tämä tietojärjestelmäpalvelu sisältää myös tuen tutkintosuorituksen myöntämisen prosessille. Huom. Tässä viitearkkitehtuurissa ei ole erillistä toimintoa varsinaiselle todistukselle, koska tavoitetilassa todistus suoritetusta tutkinnosta muodostuu kansalliseen Todennetun osaamisen rekisteriin luotettavasti taltioidusta tutkintosuorituksesta, joka on liitetty tiettynä päivänä tiettyyn oppijaan ja jonka on myöntänyt tietty koulutuksen järjestäjä. Kansallisesta palvelusta tämä voidaan tarvittaessa tulostaa, mutta sähköisessä tietovarannossa (tässä arkistossa) oleva tutkintosuoritus on ns. virallinen. Paikalliseen opintohallintojärjestelmään voidaan tarvittaessa siirtymäkauden ajaksi toteuttaa vastaava palvelu osaksi tätä tutkintosuoritusten hallinnan tietojärjestelmäpalvelukokonaisuutta. Näiden lisäksi varsinaista opiskelua tukevat tämän viitearkkitehtuurin ulkopuolelle määritetyt tietojärjestelmäpalvelut: Koulukuljetuksia ja logistiikan hallintaa koskevat tietojärjestelmäpalvelut Oppimisympäristöt ja niissä olevien aineistojen hallintaa koskevat palvelut Pedagogisten apuvälineiden sähköiset palvelut sekä näiden inventointia hallinnoivat tietojärjestelmäpalvelut Materiaalimaksujen hinnoitteluun ja hallinnointiin liittyvät palvelut tämä kytkeytyy koulutuksen järjestäjän taloushallintoon Näiden lisäksi opiskelua voidaan tukea myös muilla oppijaa ja oppimista tukevilla tiedoilla, jotka eivät välttämättä kuitenkaan jäsenny kokonaisiksi tietojärjestelmäpalveluiksi Opintojen jälkeiset tietojärjestelmäpalvelut Koulutuksen järjestäjä voi haluta olla yhteydessä entisiin opiskelijoihinsa. Näitä tukevat tietojärjestelmäpalvelut on koottu omaan palvelukokonaisuuteensa, jonka tietojärjestelmäpalvelut ovat: Alumnitoiminta, yhteydenpito aikaisempiin opiskelijoihin Lisäopintojen markkinoinnin hallintapalvelut Alumnitoiminta, yhteydenpito aikaisempiin opiskelijoihin Tämä tietojärjestelmäpalvelukokonaisuus sisältää yleiset aikaisempien opiskelijoiden yhteydenpitoon liittyvät toiminnot. Toiminnallisuudella voidaan viestiä aikaisemmille opiskelijoille ja pitää kirjaa, mitä yhteydenottoja millekin opiskelijaryhmälle on tehty. Kokonaisuus sisältää aikaisempien opiskelijoiden ryhmittelyominaisuudet esimerkiksi tutkinnon, tutkinnon ajankohdan tai vapaamuotoisen ryhmittelyperusteen mukaisesti. Lisäopintojen markkinoinnin hallintapalvelut

84 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Lisäopintojen markkinointiin liittyvät toiminnot kytkeytyvät kiinteästi yhteydenpitotoimintoon. Markkinoinnin hallintapalvelut sisältävät vielä lisäkoulutusmahdollisuuksien riippuvuuksien hallinnan sen avulla voidaan lisäopintomahdollisuuksia kohdentaa sellaisille aikaisemmille opiskelijoille tai asiakasorganisaatioille, joille kyseinen lisäkoulutus on relevantti. Lisäopintojen markkinointipalvelut voidaan yhdistää yleiseen CRM-palveluun, mikäli tämä tukee markkinointia aikaisemmille opiskelijoille tai heidän työnantajilleen Oppimista tukevat yhteistyöpalvelut Eri toimijoiden yhteistyötä hallinnoivat ja tukevat palvelut on koottu omaan kokonaisuuteensa. Keskeisimmät oppimista tukevat yhteistyön tietojärjestelmäpalvelut ovat: Opiskelijaviestintäpalvelut Kodin ja koulun yhteistyön palvelut Työelämäyhteistyön palvelut Oppilashuolto Suostumustenhallinnan palvelut Opiskelijaviestintäpalvelut Opiskelijaviestinnän palvelut sisältävät opetushenkilöstön ja opiskelijoiden työryhmä- ja viestintäratkaisut. Tämä sisältää sekä luotetun opiskelijakohtaisen turvallisen viestintäratkaisun asiointia varten, ns. opiskelijan omat sivut / profiilin hallintapalvelun että työryhmä- ja vuorovaikutusratkaisut - kollaboraatiovälineet. Kollaboraatiovälineet sisältävät esim.: Oppijan sähköposti, sähköpostin varastoinnin ja yleisen sähköisen kalenterin Pikaviestintä- ja läsnäolopalvelut Työryhmätilan o Dokumenttien jako o Kalenteri o Tehtävät o Ryhmän jäsenten hallinta o Viestit ja tiedotteet o Wiki- ja blogipalvelut Verkkokokousratkaisut sähköinen konferenssityökalu, joka sisältää työpöydän tai työpöydän ikkunoiden jakamisen muille osallistujille SMS-viestinvälitys

85 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Kriisiviestintäpalvelu Kodin ja koulun yhteistyön palvelut Kodin ja koulun yhteistyön (kumppanuuden) tietojärjestelmäpalveluilla tarkoitetaan systemaattista viestintäratkaisua koulutuksen järjestäjien ja oppijoiden huoltajien ja heidän nimeämien perheyhteisön jäsenien välillä. Yhteistyöpalvelut voidaan jakaa kahteen pääosaan: Yleisiin käyttäjäviesteihin, joihin ei odoteta vastaanottajalta reagointia Vastaanottajalta toimenpidettä edellyttäviin käyttäjäviesteihin - toimenpidepyyntöihin Viestinnän perusperiaate on, että kaikki viestit tallentuvat vastaanottajan kumppanuustilille (Huoltajan tai oppijan kansio tms.). Ns. yleisviestit voidaan ratkaisusta lähettää tämän lisäksi myös vastaanottajan määrittämään sähköpostiin. Toimenpidettä tai erityisesti luottamuksellista tietoa sisältävä viesti tallennetaan vain kumppanuustilille ja käyttäjille lähtee näistä vain yleisluontoinen ilmoitus käydä katsomassa kumppanuustililtä ko. viesti. Kumppanuustilillä tarkoitetaan opintohallintoon liittyvää asiointitiliratkaisua. Mikäli koulutuksen järjestäjällä on jo toimintaansa laajempi asiakkaan asiointitiliratkaisu, ei ole tarkoituksellista toteuttaa erillistä kumppanuustiliä, vaan hyödyntää organisaation kaikissa asiointipalveluissa hyödynnettävää tiliä (esim. kuntalaisen yleinen asiointitili), mikäli tämä tarjoaa riittävät toiminnot myös opintohallintoa varten. Tästä syystä asiointitiliä ei ole määritelty kattavasti tässä dokumentissa. Kumppanuustili-käsitteeseen on kuvattu vain kodin ja koulun välisen yhteistyön tarvitsemia erityispiirteitä ko. geneerisestä asiointitilistä. Kumppanuustilille voidaan tuoda oppijan suorituksista ja opiskelun keskeisistä tapahtumista tietoa huoltajille. Tämä voi olla yleistä tiedotusta tai toimenpiteitä edellyttäviä asioita (toimenpidepyyntöjä). Järjestelmäpalvelu muistuttaa automaattisesti huoltajia ja käyttäjiä toimenpidepyyntöihin vastaamisesta ennen niille asetettua määräaikaa. Tämä on parametroitavissa toimenpidepyyntökohtaisesti. Käyttäjä pystyy normaalin sähköpostin tavoin lukemaan viestejä kumppanuustililtä sekä arkistoimaan ja poistamaan sinne tulleita viestejä. Käyttäjä pystyy myös suorittamaan viestissä pyydetyn toimenpiteen kumppanuustilillä turvallisesti ja hallitusti. Näin esimerkiksi suostumuspyynnöt voidaan lähettää huoltajille joukkoviestinä ja kuitenkin yksittäiset suostumukset ovat aina huoltajakohtaisia. Yhtenäisen palvelukomponentin piirteet: Viestintä on roolipohjaista. Esim. kaikki oppijan palveluita tuottavat koulutuksen järjestäjän työntekijät (käyttövaltuuksien puitteissa) voivat nähdä, mitä viestejä ryhmän lasten huoltajille on lähetetty, ketkä ovat vastanneet ja mitä on vastattu.

86 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Ratkaisu mahdollistaa keskitetyn vastausten ja toimenpiteiden seurannan. Koulutuksen järjestäjän työntekijä voi seurata, ketkä ovat vastanneet toimenpidepyyntöihin. Ratkaisu mahdollistaa viestipohjien kautta yksinkertaisen logiikan lisäämisen toimenpidepyyntöihin (esim. ilmoittautumisissa ilmoittautuneiden lukumäärän laskeminen esim. oppilaitoksen tapahtumaan ilmoittautuminen) Ratkaisu mahdollistaa viesteissä välitettyjen toimenpiteiden liittämisen suoraan opintohallinnon muiden palveluiden käsittelylogiikkaan. Esim. suostumukset, kalenterivaraukset, ilmoittautumiset. Ratkaisu mahdollistaa viestinnässä riittävän tietosuojan Kaikki huoltajan huollettavat voidaan koota yhden huoltajan tunnuksen taakse, kuitenkin siten, etteivät huollettavien tiedot sekoitu keskenään Ratkaisun tulee tulevaisuudessa tukea myös laajempaa perheyhteisön hallintaa. Lasten kasvatusympäristö on viime vuosina monipuolistunut. Aikaisemman ydinperheen lisäksi perheeksi mielletään erilaiset uusioperheet, sateenkaariperheet ja muut laajemmat perheyhteisöt. Myös isovanhempien rooli kasvatuksessa on kasvanut. Huoltajuus Huoltaja tarkoittaa oikeustieteessä lapsen huoltajaa eli henkilöä, joka vastaa lapsen hoidosta, kasvatuksesta, valvonnasta ja muusta huolenpidosta. Huoltajuus määräytyy pääsääntöisesti lapsen syntymän yhteydessä. Lapsen syntymän yhteydessä määräytynyttä huoltajuutta voidaan muuttaa joko tuomioistuimen tekemällä päätöksellä tai vanhempien välisellä sopimuksella lapsen huollosta, jonka sosiaaliviranomainen vahvistaa. Huoltaja vastaa lasten palveluja ja asioita koskevista merkittävistä päätöksistä. Huoltajuustieto saadaan Väestötietojärjestelmästä. Perhe- ja yhteisötietojen hallinta Kodin ja koulun yhteistyön tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuteen suositellaan kehitettävän perhe- ja yhteisötietojen hallinnan komponentti, jonka avulla voidaan mallintaa ja hallita lapsen perheen ja muiden kasvatukseen osallistuvien läheisten (lapsen tärkeä henkilö) muodostamia verkostoja ja yhteisöjä. Lähtökohta on, että huoltajille ja iän karttuessa rajoitetusti lapselle itselleen annetaan sähköisen asioinnin kautta mahdollisuus ylläpitää perheyhteisötietoja. Vastuu perheyhteisötiedoista ja niiden ajantasaisuudesta on siis aina lapsen huoltajilla. Koulutuksen järjestäjän työntekijät eivät varsinaisesti ylläpidä perheyhteisötietoja. Työelämäyhteistyön palvelut Työelämäyhteistyö kattaa erityisesti työssäoppimiseen ja näyttötutkintoihin liittyvät yhteistyön tietojärjestelmäpalvelut. Työelämäyhteistyön palvelut koskevat täten erityisesti 2. asteen ammatillista koulutusta ja aikuiskoulutusta,

87 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) joissa koulutuspalveluja annetaan tiiviisti yhdessä työnantajien kanssa. Näitä voidaan luonnollisesti soveltaen hyödyntää myös perusopetuksessa ja lukiokoulutuksessa (TET-jaksojen hallinta) tai korkeakouluopetuksessa (harjoittelujaksot). Työelämäyhteistyö tarkoittaa tässä siis lähinnä oppimista ja opintoja tukevaa työnantajayhteistyötä ei esimerkiksi markkinointiin tai asiakkuuksiin liittyviä toimintoja. Työelämäyhteistyön tietojärjestelmäpalvelut kattavat keskeiset toiminnot koulutuksen järjestäjän ja työnantajan välillä oppimista tukevan työelämäyhteistyön näkökulmasta seuraavasti: Työelämän yhteistyöorganisaatioiden asiakkuudenhallinta kattaa esimerkiksi koulutuksen järjestäjän ja työnantajien työssäoppimista koskevien sopimusten hallinnan sekä työpaikkaohjaajien rekisteröinnin ja heidän perustietojensa hallinnan. Nämä tiedot voidaan kytkeä varsinaisiin työssäoppimisjaksoihin ja näyttöihin. Tämä kokonaisuus sisältää myös työpaikkaohjaajille annetun koulutuksen hallinnan välineet. Näiden kautta voidaan esimerkiksi pitää kirjaa, mitä koulutuksia työpaikkaohjaajille on annettu, mitkä ovat olennaisia heidän ohjaamien koulutusten kannalta ja milloin koulutuksia on annettu. Raportoinnin ja hakujen kautta voidaan selvittää, keiltä ohjaajilta puuttuu koulutuksia. Työssäoppimistarjonnan hallinnalla halitaan kumppaneiden sopimusten pohjalta, mitä työssäoppimispaikkoja eri kumppaneilla voi olla tarjolla. Vastaavasti hallitaan työssäoppimistarvetta. Nämä tiedot yhdistämällä voidaan kattavasti määrittää, hallita ja seurata työssäoppimisjaksoja. Työssäoppimisjaksojen hallinnan avulla kohdennetaan opiskelijoita ja työpaikkaohjaajia sekä ohjaavia opettajia oppimisjaksoille. Tätä kokonaisuutta täydennetään työssäoppimispaikan vahvistamisen toiminnallisuudella (opiskelija ottaa vastaan hänelle tarjotun työssäoppimispaikan ja/tai työnantaja ja työpaikkaohjaaja vahvistavat kyseisen jakson toteutumisen).

88 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Työssäoppimisjaksot viedään läpi ohjaavan opettajan ohjauksessa. Ohjaava opettaja ohjeistaa ja seuraa jaksojen edistymistä työssäoppimisjaksojen ohjauksen eri tietojärjestelmäpalveluilla. Yllä kuvattujen toimintojen lisäksi työssäoppimisen hallintaan liittyy tieto opiskelijan vakuutuksista (lähinnä tieto näiden olemassaolosta ja kattavuudesta). Näyttöjen arviointi on tässä viitearkkitehtuurissa kuvattu osaksi yleistä osaamisen arvioinnin tietojärjestelmäpalvelukokonaisuutta. On hyvä huomata, että työelämäyhteistyö on laaja kokonaisuus, jonka kehittäminen edellyttää merkittävää panostusta. Tässä on kuvattu työelämäyhteistyöstä vain sen kaikkein keskeisimmät ylätason piirteet, joita tulee täsmentää tarkennetussa suunnittelussa. Oppilashuolto Oppilashuollolla tarkoitetaan oppijan hyvän oppimisen, hyvän psyykkisen ja fyysisen terveyden sekä sosiaalisen hyvinvoinnin edistämistä ja ylläpitämistä sekä niiden edellytyksiä lisäävää toimintaa. Oppilashuolto perustuu kansanterveyslaissa tarkoitettuun kouluterveyshuoltoon, lastensuojelulaissa tarkoitettuun koulunkäynnin tukemiseen. Oppilashuollon tavoitteet ja keskeiset periaatteet määritellään perusopetuksen opetussuunnitelman perusteissa. Oppilashuollon keskeisenä tavoitteena on luoda terve ja turvallinen oppimis- ja kouluympäristö, suojata mielenterveyttä ja ehkäistä syrjäytymistä sekä edistää kouluyhteisön hyvinvointia. Oppilashuollon palvelut muodostavat oman opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuden, joka kytkeytyy vahvasti terveydenhuollon tietovarantoihin ja ratkaisuihin. Suostumustenhallinnan palvelut Suostumusten hallinnan (tai laajemmin tiedonluovutusvaltuutukset) tietojärjestelmäpalvelut jäsennetään kolmeen osittain itsenäiseen toiminnalliseen kokonaisuuteen: Suostumus Valtuutus Tietopyyntö Erityisesti suostumukset ja valtuutukset tulee ottaa kattavasti huomioon koko järjestelmäkokonaisuudessa. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelut eivät saa siirtää tietoa operatiivisista tietojärjestelmistä tai tietovarannoista toisiin järjestelmiin, tulosteisiin, hakuihin, raportteihin tai käyttöliittymiin, sähköiseen asiointiportaaliin tai sähköiselle työpöydälle ilman voimassa olevaa suostumusta, valtuutusta tai käsittelijän roolin mukaisia käyttövaltuuksia. Suostumus Suostumuksella tarkoitetaan asiakkaan antamaa suostumusta viranomaiselle, jolla hän sallii viranomaisen käyttää itseään koskevaa tietoa tai suostumusta

89 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) toimenpiteeseen. Toimenpiteet, jotka eivät edellytä suostumusta, on yleensä eritelty lainsäädännössä. Suostumukset jaetaan kahteen luokkaan: Tiedonluovutusta koskevat suostumukset Toimenpidesuostumukset Suostumustenhallintaan kuuluu myös käyttäjän antama suostumus sähköisen asiointikanavan käyttöön viranomaistasolla. Viranomainen voi tarkistaa suostumuksenhallintapalvelusta, onko oppija tai hänen huoltajansa antanut suostumuksensa asiointitilin ja sähköisen asioinnin käyttöön koulutuksen palveluissa. Tarkistaminen tapahtuu käyttäen suostumuksenhallintaan toteutettua käyttöliittymää tai valmista suostumuksen tarkistamisen rajapintaa. Asiakas voi koska tahansa perua suostumuksensa ja tämä tulee ottaa huomioon sähköisiä palveluita kehitettäessä. Opintohallinnon suostumuksenhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tulee tukea mallia, jossa suostumus tarvitaan esim. molemmilta huoltajilta. Huoltajan on hyvä pystyä valtuuttamaan toinen huoltaja näissä tapauksissa myös yleisellä suostumuksella ainakin rajoitetusti edustamaan itseään näissä suostumusasioissa. Esimerkiksi perusopetuksessa toinen huoltaja voisi valtuuttaa toisen huoltajan toimimaan puolestaan siten, että esimerkiksi suostumukseen: lapsesta saa ottaa perusopetuksessa valokuvan luokan yhteiskuvaa varten ei tarvittaisi kahden vanhemman suostumusta. Huoltajan tulee kuitenkin pystyä helposti mitätöimään tämä suostumus tai valtuutus. Valtuutus Valtuutuksilla tarkoitetaan mahdollisuutta valtuuttaa toinen taho toimimaan puolestaan viranomaisasioinnissa. Opintohallinnossa tämä ns. puolesta-asiointi koskee lähinnä vain lapsen huoltajia. Sähköisen asioinnin asiakasrajapinnan portaalin tai asiointitilin pitää jaotella edustettavien palvelut ja viestit selkeästi omiin ryhmiinsä, jotta ne eivät mene sekaisin valtuutetulle henkilölle suoraan omien viestien kanssa. Tietopyyntö Tilanteessa, jossa lainsäädäntö ei yksiselitteisesti salli yleistä kyseessä olevan tiedon luovutusta eikä oppija tai huoltaja ole antanut etukäteen suostumusta tiedon luovuttamiseen, on tietoa erikseen pyydettävä tietopyynnöllä. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi silloin, kun tieto on tarpeen oppijan edun vuoksi tai silloin, kun tieto on tarpeen oppijan välttämättömien etujen ja oikeuksien turvaamiseksi eikä oppijalla itsellään ole edellytyksiä arvioida asian merkitystä. Tietopyyntöjen hallinnassa tiedon pyyntö ja luovutettu tieto kirjataan siten, että tällaiset tiedonluovutukset voidaan luotettavasti jälkeenpäin jäljittää. Edellisiä yhteistyön tietojärjestelmäpalveluita tukevat vielä kirjasto- ja tieto-

90 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) palvelut. Kirjastopalvelut ovat yleinen palvelukokonaisuus, mutta kuitenkin niin keskeinen oppimisen tukipalvelu, että se haluttiin nostaa erikseen esiin Opiskelijatietojen hallinnan tietojärjestelmäpalvelut Opiskelijan perustietojen hallintaan liittyvät tietojärjestelmät erotetaan varsinaisesta opiskeluun liittyvästä roolitiedosta. Opiskelijatietopalvelut kattavat vain opiskelijaan suoraan henkilönä liittyvien tietojen hallinnan. Opiskelijan perustietojen hallinta Opiskelijan erityistietojen hallinta Opiskelijan perustietojen hallinta Opiskelijan perustietojen hallinnalla tarkoitetaan oppijan ydintietoa, joita ovat mm.: ID Nimet Kutsumanimi Virallinen osoite Kotikunta Siviilisäätö Äidinkieli Muut kielet (esim. asiointikieli tms.) (huoltajuustieto) Oppija tunnistetaan kansallisen opiskelijatunnuksen avulla. Oppijan perustietojen päätietolähde on Väestötietojärjestelmä. Tähän voidaan liittää kuitenkin myös esimerkiksi oppijan itse hallinnoimia sähköisiä yhteystietoja (ks. tietomalli edellä). Opiskelijan erityistietojen hallinta Opiskelijan erityistietojen hallinnan tietojärjestelmäpalveluilla hallitaan oppijan henkilöön liittyviä tietoja kuten ruokavalioon liittyvät tiedot, allergiat, tms Johtamista ja toiminnan kehittämistä tukevat tietojärjestelmäpalvelut Opintohallinnon ja opetuksen johtamista tuetaan seuraavilla tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuksilla: Tilastointi- ja raportointipalvelut Tilannekuvapalvelut Ennustemallit

91 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Johtamisen tietojärjestelmäpalvelut muodostavat johtamista tukevan kokonaisuuden, joka auttaa koulutuksen järjestäjän johtoa kaikilla sen tasoilla tuottamalla yhteenvetoja, säännöllisiä ja toistuvia raportteja sekä tilannekuvatietoa. Tekeminen: Johtamisen tietojärjestelmäkokonaisuus tyypillisesti: Kerää tietoja toimintaympäristöstä koulutuksen suunnittelua varten Kerää tietoja opintohallinnosta ja sen toiminnasta Varastoi ja ylläpitää tietoa Tarjoaa johdon hyödylliseksi määrittämää tietoa johdolle Lähteet: Johdon tietojärjestelmä saa tietoa: Opintohallinnon prosesseista o Resurssit, edistyminen, läsnäolo, tilojen käyttöaste, suoritetut tutkinnot, keskeytykset jne. Kansallisista ja alueellisista koulutustarpeita, työllisyyttä ja jatkokoulutuksiin etenemisestä tilastoista ja aineistoista Yhdistää ja järjestelee dataa Tuottaa informaatiota, jolla voi seurata ja hallita prosesseja Johtamisen tietojärjestelmäpalvelukokonaisuus on kokonaisratkaisu, joka tukee koulutuksen toiminnan johtamista tuomalla esille erilaisista tietojärjestelmistä ja tietovarannoista suodatettua, toiminnan johtamisessa tarvittavaa mittaritietoa. Johtamisen tietojärjestelmäpalvelut on jaoteltu aikanäkökulman mukaan seuraavasti: Tulevaisuusnäkökulma Historianäkökulma Nykyhetki Raportointi, analysointi Tilannekuva Ennustaminen Raportointi- ja analysointivälineet tyypillisesti käsittelevät historiatietoa. Tilannekuvaratkaisuilla saadaan lähes reaaliaikaista tietoa nykyisestä tilanteesta operatiivista päätöksentekoa varten. Ennustamisvälineet puolestaan pyrkivät muodostamaan kuvan tulevasta lyhyellä tai jopa hyvinkin pitkällä aikavälillä. Johtamiseen tarvitaan parhaimmillaan kaikkia edellä kuvattuja tietoja. Yleisimmin johdon tietojärjestelmällä käsitetään raportointiin (BI, Business Intelligence) ja sen taustalla olevaan tietovarastointiin (DW, Data Warehouse) liittyvät toiminnalliset kokonaisuudet.

92 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Tilastointi ja raportointi Raportointitoiminnot toteutetaan raportointivälineillä joko suoraan operatiivisista tietolähteistä tai tietovaraston kautta. Raportointi räätälöidään sitä tarvitsevien työntekijä-, johto- ja asiakasroolien mukaisesti. Raportit voidaan jakaa seuraaviin luokkiin: Staattiset vakioraportit Ei valintalistojen valintoja eikä raportin ulkoasun muokkausta käyttäjäkohtaisesti. Raporttien sisältö ja ulkoasu on luotu valmiiksi. Raportin sisältö vaihtuu dynaamisesti esimerkiksi päivämäärän mukaan jolloin käyttäjän ei tarvitse erikseen valita päivämäärärajausta raportin ajohetkellä. Vakioraportit joissa voidaan valita rajausehtoja Kuten staattiset vakioraportit, mutta käyttäjä voi tarpeensa mukaan antaa raportoitavalle tiedolle ennalta määriteltyjä rajausehtoja (prompt), esimerkiksi aikarajauksen ja kustannuspaikkanumeron. Ad-hoc raportointi, ns. dynaaminen raportointi Käyttäjä voi muokata raportin sisältöä (lisätä/poistaa tietueita), käyttäjä voi luoda kokonaan uusia raportteja, ns. porautumisominaisuus summatasolta tarkemmalle tasolle. Dynaamisen raportoinnin käyttö tulee rajata vain kohdennetuille käyttäjille. Dynaaminen raportointi tuotantojärjestelmästä saattaa olla suorituskykyriski. Tämä tulee ottaa huomioon dynaamista raportointia kehitettäessä. Tilannekuva Tilannekuvalla tarkoitetaan reaaliaikaista tai lähes reaaliaikaista kokonaiskäsitystä tarkasteltavan kokonaisuuden tilasta, niihin vaikuttaneista tekijöistä, eri osapuolten tavoitteista ja tapahtumien mahdollisista kehitysvaihtoehdoista, jota tarvitaan päätösten tekemiseksi tietystä asiasta tai asiakokonaisuudesta. Akuuttiin johtamiseen ja koordinointiin liittyviä tehtäviä hoidetaan tilannekuvajärjestelmäpalvelun avulla. Tilannekuvajärjestelmän avulla informaatio on mahdollista esittää myös selkeästi analysoituna siten, että tieto on mahdollisimman helposti kohderyhmän ymmärrettävissä. Tilannekuvan tehtävänä on myös välittää akuuttiin tilanteeseen liittyvä informaatio niin, että organisaatio tuntee operatiivisten palveluiden tilan ja voi tehdä informaation perusteella omaan toimintaan liittyvät päätökset. Esimerkiksi palvelujen laatua uhkaava tilanne tulee tunnistaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa (tässä ilmaisevien kontrollien merkitys on olennainen). Mitä aikaisemmassa vaiheessa hallintatoimet voidaan aloittaa, sitä paremmin palvelujen laatu ja tehokkuus voidaan taata. Akuutteihin tilanteisiin liittyvän päätöksenteon tulee olla oikea-aikaista. Päätöksentekokyky laskee olennaisesti, jos tilannekuvatietoisuus on olennaisilta osin puutteellinen.

93 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Ennustevälineet, skenaarioanalyysi Tulevaisuuteen suuntaavien ennustevälineiden tarkoitus on tarjota erilaisten alkuparametrien ja mallinnusten avulla tietoa tulevasta tilanteesta. Skenaarioanalyysi on ennakoivaan mallintamiseen luettava analytiikan muoto, jossa tarkastellaan vaihtoehtoisia tapahtumakulkuja ja niiden lopputulemia. Laajemmassa merkityksessään skenaarioanalyysi voi tarkoittaa myös kvalitatiivista analyysia, jossa asiantuntija hahmottelee erilaisia tulevaisuudenkuvia usein tyystin ilman matemaattisia menetelmiä. Tästä näkökulmasta skenaarioanalyyseja on harrastettu aikojen alusta asti missä tahansa toiminnassa, johon liittyy epävarmuutta. Kun puhutaan monimutkaisemmista ja tarkkuusvaatimuksiltaan raskaamman sarjan analyyseista, mukaan tulevat myös kvantitatiiviset menetelmät. Laajoja ennustevälineitä suositellaan kehitettävän opintohallinnon johtamisen tueksi hyvin harkitusti. Niiden käyttö edellyttää usein erityisosaamista. Mikäli raportointia halutaan kehittää laajemmin kohti syvempää johdon tietojärjestelmäkokonaisuutta, voidaan tämän kehittämistä suunnitella alla kuvatun kehittämisportaikon mukaan: Johtamisen tietojärjestelmäpalvelut tulee liittää kiinteästi julkaisujärjestelmiin ja käyttöliittymärajapinnan palveluihin, jotta raportit voidaan julkaista hallitusti ja helposti eri kanavissa Organisaatiotasoiset hallinnolliset tietojärjestelmäpalvelut Organisaatiotasoiset hallinnolliset tietojärjestelmäpalvelut ovat koulutuksen järjestäjän toimintaa pitkälti toimialariippumattomasti tukevia tietojärjestelmäpalveluita, joita tarvitaan laajasti myös opintohallinnon ulkopuolella. Kuten teknisiäkin tukipalveluita, myös hallinnolliset tukipalvelut tulee toteuttaa organisaatiossa vain kerran siten, että ne palvelevat kaikkien niitä hyödyntävien toimintojen tarpeita. Keskeisimmät opintohallintoa tukevat organisaatiotasoiset hallinnolliset tietojärjestelmäpalvelut ovat: Henkilöstöhallinta, työsuhteen hallinta ja palkkahallinto Taloushallinta Organisaatiotietojen hallinta

94 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Osaamisenhallinta Sähköinen asianhallinta ja arkistointi Henkilöstöhallinnan palvelut Henkilöstöhallinnon palveluilla tarkoitetaan normaaleja organisaation henkilöstöhallinnon palveluja kuten: Palkkahallinto Työsuhteen hallinta Lomat ja niiden hallinta jne. Työsuhteen hallinta ja palkkahallinta kytkeytyvät kiinteästi opintohallintoon. Oppimisjaksojen ja koulutuksen kannattavuuden ja kustannusten arvioimiseen tulee pystyä arvioimaan eri resurssien kustannuksia mukaan lukien opettajien palkkakustannukset. Vastaavasti opettajien suunnitellut ja toteutuneet tuntimäärät ovat palkanmaksun peruste, joten nämä tiedot tulee pystyä välittämään palkkahallintoon opintohallinnon järjestelmäkokonaisuudesta. Taloushallinnan palvelut Taloushallinnolla tarkoitetaan koulutuksen järjestäjän oman yleisen taloudenpidon keskeisiä komponentteja, kuten: Kirjanpito Budjetointi Ostoreskontra Myyntireskontra Laskutus Maksuliikenne Perintä Konsernitilinpäätös Käyttöomaisuuskirjanpito Hinnoittelu Taloushallintoa tarvitaan osana palveluketjua ja sähköistä asiointia kaikkiin maksullisiin palveluihin. Hinnoittelupalvelulla tarkoitetaan eri palvelujen keskitettyä hinnoittelupalvelua ja hinnastojen hallintaa. Nämä voidaan toteuttaa myös osana taloushallintajärjestelmäkokonaisuutta. Hinnoittelupalvelu sisältää logiikan, jolla hinnastohinnat yhdistetään tuotekatalogiin ja tilattuun volyymiin. Tässä tapauksessa tuotekatalogi ja volyymitiedot sijaitsevat opintohallinnon ydinjärjestelmissä ja tietovarannoissa.

95 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Maksamisen ratkaisut tarkoittava tässä yleisiä maksamisen perusratkaisuja ja liitetään loppuasiakkaiden kohdalla pääsääntöisesti valtakunnallisiin maksamisen ratkaisuihin, kuten VETUMA-maksamiseen. Organisaatiotietojen hallinta Erilaisissa prosesseissa on tärkeää tai hyödyllistä pystyä käsittelemään henkilöitä ryhminä tai yhteisöinä - organisaatioina. Yhteisöjen hallintaa varten kannattaa toteuttaa yksi keskitetty ratkaisu. Yhteisötietojen hallinnan avulla voidaan mallintaa ja hallita asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, sidosryhmien ja muiden toimijoiden muodostamia verkostoja ja yhteisöjä. Nämä voivat olla joko yhteisöjen itse määrittelemiä tai koulutuksen järjestäjän määrittelemiä. Lähtökohta on, että asiakkaille voidaan myös antaa sähköisen asioinnin kautta mahdollisuus ylläpitää yhteisötietojaan. Esimerkiksi koulutusta tilaava asiakasyritys voi tämän palvelun avulla ylläpitää omien yhteyshenkilöidensä roolitietoja. Näin vastuu näiden tietojen ajantasaisuudesta voidaan antaa yhteisöjen vastuuhenkilöille tai jäsenille itselleen. Yhteisötietojen hallinnan tarkat toiminnallisuudet määritetään tarkemmin myöhemmässä kehittämisessä. Yhteisötietoja voidaan hyödyntää viestinnässä. Osaamisenhallinta Osaamisenhallinta voi kuulua joko pelkästään opintohallintoon tai kytkeytyä lähemmin osaksi henkilöstöhallintoa. Tässä suositellaan käytettävän Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa kuvattua kompetenssimallia: Kompetenssitiedon tietomalli määritetään henkilön kyvykkyystiedoksi (kompetenssiksi) seuraavasti:

96 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Kompetenssi - CV Henkilön perustiedot Osaaminen Ammattioikeudet Nimike & titteli Työkokemus Työhistoria Tehtävät / projektit Koulutus Todennettu osaaminen Osasuoritukset Muu koulutus Intressit ja tavoitteet Muu osaaminen Näytteet, julkaisut Metatiedot Kansallisen Todennetun osaamisen rekisterin ensimmäisessä vaiheessa toteutetaan yllä olevasta kuvasta pääasiassa ruskealla pohjalla kuvatut osuudet. Opintohallinnon kytkentä koulutuksen järjestäjän sähköiseen asianhallintaan Opintohallinnon ratkaisuissa ei sinänsä toteuteta koulutuksen järjestäjän (tarkemmin arkistonmuodostajan) sähköistä asianhallintaratkaisua eikä eamsin määrittelyä tai sen tarjoamia palveluita. Opintohallinnon toimintojen ja sähköisen asioinnin tietorakenteet ja palvelut tulee kuitenkin suunnitella ja toteuttaa siten, että niiden avulla tehtyihin sähköisiin asiointitapahtumiin (sekä sisäiset että ulkoiset) voidaan myöhemmin liittää organisaation sähköisen asiankäsittelyn arkistonmuodostussuunnitelman eamsin mukaiset asioiden metatiedot osana laajempaa sähköisen asian- ja asiakirjahallinnan ratkaisukokonaisuutta. Tämä tarkoittaa erityisesti rakenteisia sähköisen asioinnin ja päätöksenteon sähköisiä lomakkeita, joihin voidaan liittää myöhemmin määritettävät eamsmetatiedot. On huomattava, että kyseinen vaatimus koskee myös viranomaisen tekemiä päätöksiä, lisätietopyyntöjä tms. virallisia toimenpiteitä myös koulutuksenjärjestäjän sisäisessä asiankäsittelyssä (esim. päätös valittavista opiskelijoista) ulkoisen sähköisen asioinnin lisäksi. Opintohallinnon tietojärjestelmäratkaisuissa tulee varautua eams-soapalveluiden käyttöön seuraavasti. Lähtötilanne Perinteisesti sähköiset lomakkeet siirtävät tietoa tietojärjestelmille seuraavasti:

97 Tietovaranto Järjestelmäpalvelut Järjestelmäpalvelut eams SOApalvelu Sähk. asiointi / käyttöliittymä Tietovaranto Sähk. asiointi Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Täytä lomake Tämä pitäisi pystyä arkistoimaan, missä metatiedot? Tietojärjestelmän logiikka / palvelu Tietokanta Kyseinen sähköinen ratkaisu ei kuitenkaan ole arkistointikelpoinen. Jos esimerkiksi lomake on hakulomake (esim. tukihakemus), tämä on organisaation asianhallinnassa asian vireillepano, jonka tulisi sisältää eamsin kyseiselle asialle määrittämät metatiedot sekä vireillepanosta tulisi jäädä sähköisesti arkistoitavaksi kelpaava asiakirja. Kumpikaan vaatimuksista ei yllä kuvatussa mallissa täyty. Tämä johtaisi siihen, ettei kyseinen sähköinen vireillepano ole lainkaan arkistointikelpoinen eikä organisaatio täytä sille asetettuja arkistointivaatimuksia. Tavoitetila Tavoitetilassa hyödynnetään seuraavaa mallia: Luo lomake Täytä lomake Hae ko. asian metatiedot Hyödynnetään Kohti Kumppanuutta Data Hubia Sähköinen lomake hakee oikeat metatiedot eams-palvelusta Luo arkistoitava asiakirja Tietojärjestelmän logiikka / palvelu Hakemus tallennetaan erikseen, esim. pdf-a Asiakirjat Tietokanta Tässä sähköinen lomake (yhtä hyvin siis opintohallinnon sisäinen käyttöliittymä) kutsuu eams-soa-palvelua, joka käsiteltävän asian asialuokan perusteella palauttaa lomakepalvelulle kyseiseen asiaan kuuluvat metatiedot, joista käyttäjän täytettäväksi luodaan ne kentät, joita ei voida automaattisesti määrittää (suurin osa metatiedoista saadaan yleensä automaattisesti esim. aikaleima, asiakirjatyyppi, asianumero tms.).

98 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Lomakkeen (tai käyttöliittymän kautta tehdyn tapahtuman) lähettämisen yhteydessä ko. lomakkeen tiedot tallennetaan erikseen asianhallintajärjestelmän palvelun kautta asiakirjaksi asiakirjavarantoon. Tyypillisesti käytetään arkistointikelpoista pdf-a muotoa. Lomakkeen tiedot tallennetaan myös koulutuksen järjestäjän operatiivisiin tietokantoihin, josta kyseistä tietoa voidaan hyödyntää operatiivisten järjestelmien kautta. Yllä kuvatut punaiset palvelut ja tietovarannot eivät kuulu koulutuksen järjestäjän opintohallinnon ratkaisukokonaisuuteen, mutta koulutuksen järjestäjän opintohallinnon ratkaisuissa tulee varautua niiden käyttöön. Kansallisissa oppijan palveluissa sovelletaan omaa sähköistä asianhallintaa ja sähköistä arkistointia. TORissa ja Hakeutujan palveluissa käsiteltävät asiat ja tiedot (esim. valinnat, tutkinnot) arkistoidaan kansalliseen päätearkistoon jatkossa keskitetysti. Sähköisten lomakkeiden ja käyttöliittymien yleinen tietomalli Sähköisen asioinnin ratkaisuihin ja päätöksenteon käyttöliittymäpalveluihin tulee saada tuotua eamsin määrittämät, kyseiselle asialle määritetyt metatiedot. Tämän tulee heijastua sähköisen asioinnin lomakkeiden ja käyttöliittymien tietorakenteisiin. Sähköisen asioinnin lomakkeet on hyvä jatkossa toteuttaa XML-muotoisina hyödyntäen JHS-170 suosituksen määrityksiä. Sähköisen asioinnin sähköiset lomakkeet tulee koostaa siten, että ne rakentuvat kahdesta toisiinsa kytketystä XML-päärakenteesta: Lomake_X <lomake_x> <asialuokka> </asialuokka> <asiakirjatyyppi_id>1234</asiakirjatyyppi_id> Substanssitiedot <hakemus_x> <tieto_a>matti Meikäläinen</tieto_A> </hakemus_x> AMS_metatiedot <AMS-metatiedot> <asialuokka> </asialuokka> <asianumero>456</asianumero> <identifiointitunnus>123456</identifiointitunnus> </AMS-metatiedot> </lomake_x>

99 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Sähköisen asioinnin lomakkeiden sekä käyttöliittymien tulee rakentua automaattisesti yllä kuvattujen XML-rakenteiden pohjalta. AMS-metatietoihin liitetään vielä erillinen metatieto, joka kuvaa, voidaanko kyseinen metatieto hakea automaattisesti (esim. käyttäjä, aikaleima) vai edellyttääkö se käyttäjältä manuaalista syöttöä. Suurin osa voidaan täyttää automaattisesti vasta, kun asia pannaan vireille (lomake tallennetaan). Mikäli yllä olevaan päälomakkeeseen lisätään vielä tarkempi tieto <rekisterinpitaja>, joka kuvaa kyseistä rekisterinpitäjää, ko. rakennetta voidaan hyödyntää konserni- ja moniorganisaatioympäristössä joustavasti. Tämä mahdollistaa esimerkiksi koulutuksen järjestäjän kumppanien ja erilaisten yhteenliittymien yhteisen sähköisen asianhallintaratkaisun toteuttamisen Organisaatiotasoiset tekniset tietojärjestelmäpalvelut Opintohallinto hyödyntää koulutuksen järjestäjän yleisiä, toimialariippumattomia teknisiä tietojärjestelmäpalveluja. Nämä tekniset tukipalvelut ovat tyypillisesti loppukäyttäjille läpinäkyviä eikä niitä käytetä sellaisenaan vaan osana muita asiakkaalle näkyviä palveluita. Koulutuksen järjestäjän tekniset tukipalvelut tulee toteuttaa vain kerran siten, että ne palvelevat kaikkien niitä hyödyntävien osastojen ja prosessien tarpeita. Keskeisimmät opintohallinnossa hyödynnettävät tekniset tietojärjestelmäpalvelut ovat: Tunnistamisen palvelut Identiteetinhallinnan palvelut (käyttövaltuushallinta) EBS / integraatiopalvelut Lokipalvelut Julkaisujärjestelmäpalvelut Sähköisen asioinnin yleiset palvelut Tunnistamisen palvelut Pääsynhallinta koostuu kahdesta pääkomponentista: Luotettavasta tunnistamisesta sekä tunnistetun käyttäjän roolipohjaisesta käyttövaltuushallinnasta. Tunnistamisella tarkoitetaan tässä tunnistamiseen liittyviä yleisiä tietojärjestelmäpalveluita tietojärjestelmiin ja tietoihin pääsyn näkökulmasta. Tunnistaminen voidaan liittää: henkilöihin organisaatioon tietojärjestelmiin asiakirjoihin (myös koneisiin, laitteisiin jne.), tietoliikenteen osapuoliin Tunnistamista tarvitaan

100 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) käyttövaltuuksien myöntämiseen käyttövaltuuksien hallintaan kirjautumiseen sähköisiin palveluihin kertakirjautumisen periaatteen toteuttamiseen viranomaisten väliseen turvattuun asiointiin viestin salaukseen Tavoitetilassa opintohallinnossa pyritään mahdollisimman pitkälle hyödyntämään kansallisia tunnistamisratkaisuja ja välttämään uusien kokonaan omien tunnistamispalvelujen suunnittelemista ja toteuttamista. Oppijoiden tunnistamiseen käytetään tavoitetilassa yhtenäistä koulutuksen järjestäjän keskitettyä palvelua. Mikäli edellytetään vahvaa tunnistamista, pyritään käyttämään kansallista Vetuma-ratkaisua silloin, kun se on mahdollista. Ns. virallisten yhteisöjen tunnistamiseen hyödynnetään Katso-palvelua. Katso-palvelu todennäköisesti päättyy 2013 aikana ja korvautunee työ- ja elinkeinoministeriön kehittämällä Rooli- ja valtuutuspalvelulla (Rova). Viranomaiset voidaan tavoitetilassa tunnistaa myös Virtu-palvelun avulla. Virtu perustuu luottamusverkostomalliin, jossa eri koulutuksen järjestäjät voivat keskenään luottaa toisen organisaation jo tekemään tunnistamiseen. Koulutuksen järjestäjien tulee seurata myös muita koulutuksen kansallisten tunnistautumisratkaisujen kehittymistä. Identiteetinhallinnan palvelut (käyttövaltuushallinta) Identiteetinhallinnan tai käyttövaltuushallinnan avulla sallitaan ja rajataan tunnistettujen käyttäjien pääsyä eri tietojärjestelmiin, tietoihin ja palveluihin. Käyttövaltuudet tulee tavoitetilassa toteuttaa kokonaisuudessaan roolipohjaisesti. Keskitetyn käyttövaltuushallinnan avulla voidaan hallita kokonaisuudessaan käyttäjien käyttövaltuuksia eri rooleissa ja järjestelmissä. Sen laaja käyttö helpottaa käyttövaltuuksien hallinnointia, helpottaa muutoksia ja huolellisesti toteutettuna parantaa tietoturvallisuutta. Keskitetyn identiteetinhallinnan ja käyttövaltuushallinnan ratkaisuja voidaan mahdollisesti hyödyntää myös tiedonluovutusvaltuutuksien hallintaan. Tiedon omistaja määrittää käyttövaltuuksien myöntämisperiaatteet ko. tietojärjestelmän käsittelevään tietoon. EBS / integraatiopalvelut Palveluväylä (ESB, Enterprise Service Bus) on pääasiallisesti asynkroniseen viestintään tarkoitettu väylä, jota pitkin palvelut välittävät tietoja toisillensa. Palveluväylä sisältää varsinaisen sanomanvälityksen lisäksi erilaisia integraa-

101 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) tiopalvelukomponentteja kuten sanomaväylät, sanomarikastin, sanomamuunnin tms 6. Palveluväylän tehtävänä on toimia koosteisten ratkaisujen osien välisen tiedonvaihdon kanavana. Palveluväylä liittää järjestelmät ja järjestelmäpalvelut toisiinsa hallitusti ja luotettavasti. Organisaation sisäistä ratkaisua voidaan laajemmin käyttää sanomanvälittäjänä myös ulkoisissa järjestelmissä keskitettynä integraatiopalveluna. Varsinaiset opintohallinnon integraatioperiaatteet on kuvattu tarkemmin jäljempänä. Lokipalvelut Keskitetty tapahtumaloki taltioi järjestelmiin ja tiedon käsittelyyn liittyvät olennaiset muutokset ja käsittelyt. Jatkossa yleisen tietoturvallisuuden ja erityisesti kiistämättömyyden takia tapahtumalokit kannattaa pyrkiä yhdistämään. Mikäli käsitellään korkean tietosuojan alaista tietoa, tämän tiedon käsittely tulee kokonaisuudessaan kirjata tapahtumalokiin. Keskeisiä keskitetyn tapahtumalokin vaatimuksia ovat: Kattava muutosloki ja jäljitettävyys Ratkaisujen tulee dokumentoida kaikki järjestelmään tallennettujen tietojen ja dokumenttien käsittelyyn ja tallentamiseen sekä käyttöoikeuksien antamiseen, muuttamiseen ja poistamiseen liittyvät tapahtumat ja kirjaa tapahtumatiedot tapahtuma- ja muutoslokiin automaattisesti. Lokitapahtuman tietosisältö on vähintään: o muutoksen kohde o tapahtumatyyppi o tekijä/muuttaja, o aikaleima, o uusi arvo o vanha arvo Käyttövaltuushallinnan lokitiedot Kaikista käyttövaltuuksien hallinnan toimenpiteistä on tallennuttava keskitettyyn tapahtumalokiin tietoa, jota voidaan käyttää käyttövaltuuksien valvonnassa. Lokitiedon tulee olla suojattu muutoksia vastaan Lokitietojen muuttumattomuuden varmistaminen Ratkaisussa lokitiedot tallennetaan muualle kuin siihen tietokoneeseen ja tietovarantoon, jossa ne syntyvät. Lokitietoja on konekielisessä muodossa säilytettävä erillisessä tietovarannossa, johon on erilliset käyttövaltuudet. Tämä vähentää mahdollisten tietomurtojen jälkien peittelemistä. 6 Ks. ValtIT, valtion integraatioarkkitehtuuri

102 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Lokitietojen seuranta ja raportointi Ratkaisuun tulee toteuttaa välineet määriteltyjen lokitietojen ja lokitapahtumien seurantaan ja raportointiin. Vain valtuutetuilla pääkäyttäjillä on pääsy lokitietoihin. Lokitietojen lajittelu ja näkymät Lokitietoja voi lajitella kohteen, tapahtumatyypin, tekijän ja tapahtuma-ajan mukaan. Näkymiin voidaan antaa oikeudet rooleittain, esim. virhetilanteet, statistiikka, käyttäjän tekemät tapahtumat Lokitietojen salaaminen Lokitieto tulee voida salata. Lokitietojen käsittelyloki Korkean tietosuojatason takia lokitietojen käsittelystä tulee pitää erillistä salattua lokia, johon on erilliset käyttövaltuudet. Varsinaisen tapahtumalokin käsittelyyn oikeutetulla henkilöllä ei saa olla pääsyä lokitietojen käsittelylokiin. Varsinaisen tapahtumalokin ja lokitietojen käsittelylokin ns. adminkäyttötunnukset ja käyttäjät tulee siis eristää toisistaan, jotta vältytään ns. vaarallisilta työyhdistelmiltä. Sähköisen asioinnin yleiset palvelut Personointi Personointipalvelun taustalla on sähköisen asioinnin profiili; oppija-, työssäoppimispaikkojen yhteyshenkilö-, työntekijä- ja roolikohtaiset näkymät järjestelmiin ja tietoon. Sisältää erityisesti käyttäjän käyttöliittymän ja asioinnin peruspalveluiden henkilökohtaisen räätälöintitiedon. Mitkä palvelut ovat luontevia ko. asiakas/työntekijäroolille Mitä palveluja käyttäjä haluaa käyttää / nähdä Mitkä tiedotteet ja viestit halutaan viestiä juuri ko. kohderoolille. Esim. tietty ohjeistus näkyy vain tietyille kumppaniasiakkaiden käyttäjille tai vain tietyt palvelut ovat loppuasiakkaan käynnistettävissä. Asioinnin peruspalvelut Asioinnin peruspalveluilla tarkoitetaan teknisiä asioinnin tukiratkaisuja kuten salasanojen vahvuustarkastukset, sivustojen käyttöraportointi, viestintä, asianhallinnan lisätietopyyntöjen hallinta tai asiakkaan siirtämän aineiston haittaohjelmistojen hallinta. Karttakäyttöliittymä on tyypillinen esimerkki asioinnin peruspalvelusta, jota voidaan tarvita esimerkiksi oppilaitosten sijaintiin ja näiden palveluiden esittämiseen liittyviin toimintoihin. Kartan varsinainen sisältö määräytyy sitten prosessin ja siihen liittyvän tiedon mukaan. Karttakäyttöliittymän kehittämisessä suositellaan hyödynnettävän ympäristöministeriön Sähköisen asioinnin ja demokratian edistämisohjelman (SADe-ohjelma) ns. Rakennetun Ympäris-

103 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) tön palvelukokonaisuushankkeessa (RYPK) määriteltyjä karttakäyttöliittymän arkkitehtuuriperiaatteita soveltaen. Peruspalvelut sisältävät myös tarvittaessa kalenteritietojen hallinnan ja tätä kautta liittymän resurssivaraukseen. Kalenteria voidaan käyttää myös raportointivälineenä ja mahdollisesti käyttöliittymänä. Asioinnin peruspalveluihin kuuluvat myös sähköiset lomakkeet ja näiden tarjoaminen oppijoiden ja opetushenkilöstön käyttöliittymäkerrokseen. Julkaisunhallinta Julkaisunhallinnalla tarkoitetaan tyypillistä julkaisujärjestelmän hallintaratkaisua, joka sisältää esim. Julkaisurakenteen hallinta (esim. tyylisivut, portletit/web partit, rakenteet) Sivustojen hallinta (esim. yksittäisten sivustojen sisällön hallinta) Sisällön julkaisun hallinta (esim. julkaisun automatisointi, ajastukset, toimimattomien linkkien hallinta) 6.6. Integraatioperiaatteet Tavoitetilassa kansallisiin, koulutuksen järjestäjän sisäisiin ja opintohallinnon sisäisiin järjestelmiin, prosesseihin ja tietovarantoihin kytkeytyvät opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelut edellyttävät nykyistä enemmän liittymiä ja rajapintoja. Liittymien rakentamisen, operoimisen ja sanomaliikenteen hallinnan kannalta keskitetty integraatioratkaisu ja integraatioita ohjaava säännöstö voivat tuoda merkittävän toteutusedun. Tämä tulee arvioida koulutuksen järjestäjäkohtaisesti. Palvelunohjauskerroksessa hallitaan tietojen liikkumista eri järjestelmäkokonaisuuden osien välillä. Sähköisten palvelujen ohjaukseen voidaan hyödyntää kahta päästrategiaa, orkestrointia tai koreografiaa. Orkestrointi Orkestrointi perustuu malliin, jossa koostamislogiikka ja hallinnointi suoritetaan keskitetysti esim. prosessimoottoriin mallinetuilla prosesseilla, tyypillisesti SOA-palveluissa ESB-palveluväylän kautta. Palvelu Palvelu ESB, väylä, prosessinohjaus Palvelu Palvelu Koreografia

104 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Koreografia perustuu hajautettuun malliin, jossa koostamislogiikalle ja toimintaprosessille ei ole yhtä yksittäistä omistajaa eikä hallinnoitsijaa. Tyypillisesti koreografiassa prosessiin osallistuvien osapuolten täytyy vaihtaa niiden väliseen vuorovaikutukseen liittyviä sääntöjä keskenään. Ratkaisu ei edellytä keskitettyä prosessimoottoria eikä ns. palveluväylää, mutta siinäkin voidaan hyödyntää yhteistä integraatiovälinettä. Palvelu Palvelu Palvelu Palvelu Keskeisin ero orkestroinnin ja koreografian välillä on se, että orkestroinnissa prosessin ohjausta suorittaa ulkoinen osapuoli ja koreografiassa ohjaus suoritetaan osapuolten kesken 7. Useimmat julkisen hallinnon organisaatiot ovat tavoitearkkitehtuurissaan valinneet sähköisten palvelujen ohjausmallikseen orkestroinnin, mutta suurin osa nykyisistä järjestelmätoteutuksista on tehty koreografiaperiaatteella. Hyvin laajoista orkestrointikokonaisuuksista on vielä melko vähän kokemuksia. On hyvä huomata, että kaikissa palveluohjausmalleissa sovelluslogiikkaa on käytännössä enemmän tai vähemmän joka tapauksessa jaettava sekä prosessinohjauslogiikkaan että itse tietojärjestelmäpalveluiden koodiin. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalveluiden ohjauksessa suositellaan edettävän hallituin ja vaiheistetuin askelin kohti ns. orkestrointimallia. Integraatioratkaisun sijoittuminen loogiseen palvelukerrosmalliin on kuvattu loogisessa tietojärjestelmäpalvelujäsennyksessä edellä. Opintohallinnon integraatio koulutuksen kansallisiin palveluihin tulee toteuttaa siten, että rajapinnat tukevat vähintään 8 : WebService palvelukutsuja (tai nopeampia REST-kutsuja) Viestimuotoiset tiedot välitetään XML-muodossa, pääsääntöisesti sftpprotokollalla Viestin metatiedoissa kuvataan lähettävän kutsuketjun aloittaneen osapuolen tiedot ja kohteen tiedot UTF-8 merkistöä Samoja rajapintoja suositellaan käytettävän myös organisaation sisäisiin DWja raportointitietovarantoihin Ensisijainen integraatioiden ratkaisutapa on hyödyntää päätietolähteessä olevaa tietoa suoraan ns. palvelukutsulla (esim. WS-I tai REST) aina tarpeen mukaan, mikäli tiedonsiirron molemmat osapuolet tätä mallia tukevat. Pääsään- 7 Nicolai M. Josuttis. SOA in Practice - The Art of Distributed System Design. O'Reilly Media,

105 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) töisesti uusissa järjestelmissä ja järjestelmäpalveluissa pyritään mahdollisuuksien mukaan WebServices- tai REST-rajapintoihin niiden joustavuuden ja yleiskäyttöisyyden vuoksi. Erityisesti reaaliaikaisissa rajapinnoissa hyödynnetään tätä tekniikkaa. Toissijainen ratkaisutapa on siirtää tieto päälähteestä kohteeseen automaattisesti siirtosanomana. Yleiset sanomapohjaiset rajapinnat toteutetaan XMLsanomilla, ellei kyseiseen sanomaan ole määritelty muuta tarkempaa standardia. Siirtosanomia käytettäessä tulee varmistaa niissä kulkevien henkilötietojen tietosuoja. Ratkaisuissa hyödynnetään aina kansallisia ja kansainvälisiä standardeja sanomamuotoja ja rajapintakuvauksia, mikäli sellaisia on saatavilla. Paikallisen opintohallinnon kokonaisuuden kytkeminen kansallisiin palveluihin Paikallisen opintohallintohallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden liittäminen kansalliseen järjestelmään voidaan toteuttaa joko suoraan tai sitten koulutuksen järjestäjän integraatioratkaisun kautta seuraavasti: Kuvaan on merkitty myös tilanteet, joissa koulutuksen järjestäjä kokoaa raportti- ja koostetietoa omaan tietovarastoratkaisuunsa (DW) ja/tai koulutusastekohtaiseen vertailutietovarantoon. Integraation perusperiaate on, että tietojen siirto kansallisten ja paikallisten tietovarantojen välillä toteutetaan tietoturvallisesti siten, että tietojen muuttumattomuus ja tiedon lähde tiedonsiirrossa voidaan varmistaa. Tämän perusteella: Järjestelmät kytketään kansallisiin koulutuksen tietovarantoihin operatiivisista tietovarannoista Koulutuksen järjestäjä voi avointen rajapintojen kautta hyödyntää myös omiin tarpeisiinsa kansallisiin palveluihin kytkeytyviä tietoja.

106 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) 6.7. Tietovirrat Seuraavaan on kuvattu opintohallintokokonaisuuden keskeisimmät eri tietojärjestelmäpalveluiden ja päätietovarantojen väliset tietovirrat sekä paikallisesta opintohallinnon ja ulkoisten tietovarantojen ja järjestelmien välillä että koulutuksen järjestäjän sisällä opintohallinnon ja muiden koulutuksen järjestäjän tietojärjestelmien ja tietovarantojen välillä. Nuolen suunta kuvaa tyypillistä tiedon kulkusuuntaa ja seliteteksti ylätasolla kyseisessä liittymässä liikkuvaa tietoa. Rajapinnat Fyysisen tason rajapintaratkaisuja ei tässä vaiheessa määritetä tarkasti. Tämä tarkentuu varsinaisten ratkaisujen ja tietojärjestelmien kehittämisen yhteydessä myöhemmin. Seuraavaan on kuvattu tarkemmin paikallisen opintohallinnon rajapinnat kansallisiin koulutuksen palveluihin tavoitetilassa. Rajapinnat on sijoitettu opintohallinnon pääprosessin vaiheisiin:

107 Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (109) Yllä mustalla kuvatut rajapinnat syntyvät pääsääntöisesti OKM:n johtaman SADe-ohjelmaan kuuluvan Oppijan palvelukokonaisuushankkeen aikana 2015 mennessä. Punaisella kuvatuista rajapinnoista ei ole vielä päätöksiä, mutta ne on suunniteltu toteutettavan SADe-hanketta seuraavassa kehittämisessä. Paikallisen opintohallintokokonaisuuden ja OPH:n hallinnoiman kansallisen oppijan palvelukokonaisuuden välille syntyy näin 14 keskeistä rajapintaa. Tästä voidaan havaita, että paikallinen opintohallinto kytkeytyy kansallisiin palveluihin tavoitetilassa lähes kaikissa opintohallinnon pääprosessin vaiheissa. Kyseessä ei ole pelkästään tekninen kytkentä, vaan koko opintohallintotoiminto kytkeytyy prosessina osaksi kansallista kokonaisprosessia ja teknisten liittymien lisäksi myös koulutuksen suunnittelun ja läpiviennin prosesseja tulee muuttaa. Seuraavaan on vielä koottu ylätason kuvaukset eri rajapinnoista ja niissä liikkuvista tiedoista. Nimi Kuvaus Liikkuvat tiedot 0: Koodistot OPHOrg: Koulutuksen koodistot Kansalliset koulutuksen koodistot 1: Tutkintorakenne OPHOrg: Kansallisen tutkintorakenteen tiedot 2: Koulutustarjonta, valintaperusteet Org OPH: Koulutustarjontatiedon ja näiden valintaperusteiden siirto Hakeutujan palveluihin eops. Opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteet rakenteisessa ja sähköisessä muodossa paikalliselle koulutuksen järjestäjälle, joka tarkentaa tämän omalta osaltaan. Viedään kansallisen avoimen rajapinnan kautta Hakeutujan palveluihin (Opintopolku). Huom. Voidaan toteuttaa myös suoraan kansalliseen palveluun, sen välineillä.