YLVA-kohteen perustaminen ja kohdetietojen päivittäminen

Transkriptio

1 YLVA-kohteen perustaminen ja kohdetietojen päivittäminen Sisällys 1 Johdanto Kohteen määritelmiä Asiakas- ja kohdetiedot Kohteen perustaminen Kohteen perustaminen, kun kyse on henkilöasiakkaasta Asiakas- ja kohdetietojen päivittäminen Etsi Kohde Asiakas- ja kohdetietojen päivittäminen Yhteyshenkilötiedot Kohteen vastuuvalvojan vaihtaminen Työkalut, joilla voidaan siirtää osio kohteelta toiselle ja piste osiolta toiselle Osion siirto kohteelta toiselle Pisteen siirto osiolta toiselle Kohteen passivoiminen Johdanto YLVA-tietojärjestelmän on tehty ensisijaisesti tukemaan ympäristönsuojelulain (527/2014) ja jätelain (646/2011) valvontaa. YLVA-järjestelmässä hallitaan ja käsitellään sekä valtion että kuntien valvomien ympäristöluvanvaraisten, ilmoituksenvaraisten ja rekisteröintivelvollisten toimintojen tiedot pois lukien tilapäistä melua ja tärinää aiheuttava toiminta. 2 Kohteen määritelmiä Tietojärjestelmän näkökulmasta perusyksikkö on valvottava kohde. YLVA-tietojärjestelmän kohde on yksikkö, jolle valvontatoimet kohdennetaan. Kohteelle on mahdollista merkitä vain yksi vastuullinen omistajataho. Jos yritys yhtiöittää toimintojaan, esimerkiksi oman energiantuotantonsa, muodostetaan yhtiöitetystä toiminnasta oma kohde. Suuren laitosalueen ollessa kyseessä, voidaan toiminnanharjoittajan samalla laitosalueella olevat laitokset jakaa useaksi kohteeksi. Valvova viranomainen voi harkintansa mukaan jakaa valvottavat kohteet, jotka ovat laajuudeltaan niin suuria, että niiden vuosi- ja osavuosiraporttien tarkastamisen ja määräaikaistarkastusten voi katsoa vaativan yhtä paljon työaikaa kuin vastaavan itsenäisen laitoksen (esim. sellutehdas ja sen kaatopaikka omina kohteinaan, tai jätekeskusten alueella kaatopaikkatoiminta ja jätteenkäsittely omina kohteinaan). Kohteella voi olla useita lainvoimaisia ympäristölupia. Kun tietojärjestelmän uudet ominaisuudet saadaan kokonaisuudessaan käyttöön, kohteista voi muodostaa toimintakokonaisuuksia. 1

2 Valtion ja kuntien valvomat toiminnot tehdään erillisiksi kohteiksi. Luvanvaraiset, ilmoituksenvaraiset ja rekisteröitävät toiminnot tehdään omiksi kohteiksi. Toiminnan hyväksyminen jätehuoltorekisteriin (jätekuljettajat ja jätteen välittäjät), ilmoitukset keräystoiminnasta jätehuoltorekisteriin ja MARA-ilmoitukset tehdään omiksi kohteiksi. Jätehuoltorekisteri ja PIMAtietojärjestelmä muodostavat järjestelmässä omat kokonaisuutensa. 3 Asiakas- ja kohdetiedot 3.1 Kohteen perustaminen Pääset perustamaan uuden kohteen Kohteet-välilehden alavalikosta Uusi kohde. Valitse valikosta, millaisen kohteen haluat perustaa. 2

3 Kohteen luvanvaraisuus-kehyksen alle avautuu uusi kehys: Kohteen luvanvaraisuus. Järjestelmä edellyttää, että tarkistat, että kohdetta, jota olet perustamassa, ei ole vielä järjestelmässä. Valitse vetovalikosta kunta, jossa kohde sijaitsee ja kirjoita Asiakkaan Y-tunnus. Paina Etsi-painiketta. Jos hakutuloksissa ei ole etsimääsi kohdetta, valitse Uusi kohde. Kehyksen alapuolelle avautuu uusi kehys, johon tulevat asiakastietovarannosta näkyviin Y-tunnukseen kytketyt tiedot. Asiakkaan nimen henkilötietoluonne on pakollinen valinta. Kun olet tehnyt henkilötietoluonnevalinnan, avautuu alapuolelle kehys, johon pääset viemään kohteen tiedot. Kohteen nimessä ei saa olla henkilön nimeä. Tietosuoja-asetus edellyttää, että järjestelmästä otettaviin raportteihin ei tule näkyviin henkilötietoja esimerkiksi henkilöiden nimiä. Jos henkilön nimi on osa yrityksen nimeä, on kyse henkilötietoluonteesta. Mutta esimerkiksi Karl Fazer on niin vakiintunut nimi, että sillä ei katsota olevan henkilötietoluonnetta. 3

4 Kun valitset pääasiallisen toiminnan, avautuvat kohteen sijaintitiedot. Koordinaatit on vietävä järjestelmään oikeassa muodossa, jotta tiedot tallentuvat kohteelle. Huomioi, että ETRS-TM35FIN-i on 6 numeroa pitkä ja ETRS-TM35FIN-p on 7 numeroa pitkä numerosarja. Tallenna. Karttapalvelu, josta koordinaattitiedot voi hakea, on tulossa järjestelmään myöhemmin. 4

5 3.1.1 Kohteen perustaminen, kun kyse on henkilöasiakkaasta Jos kyse on henkilöasiakkaasta, valitse vaihtoehto Henkilö. Anna kunta, jossa kohde sijaitsee ja Asiakkaan henkilötunnus. Järjestelmä pakottaa etsimään henkilötunnukselle jo aiemmin luodut kohteet. 3.2 Asiakas- ja kohdetietojen päivittäminen VAHTI-tietojärjestelmästä on siirretty kohdetiedot ohjelmallisesti YLVA:an YLVAan, asiakas- ja kohdetiedot on tarkistettava. Asiakastiedoilla YLVA:ssa tarkoitetaan yrityksen tietoja. Esimerkiksi VAPO OY:n nimi ja Y-tunnus ovat asiakastietoja. Kohteella tarkoitetaan valvottavaa kohdetta, esimerkiksi (VAPO OY:n omistamaa) Kokkonevan turvetuotantoaluetta Etsi Kohde 5

6 Hae valvottava kohde, kaikki valvontakohteet löytyvät ylävalikon Kohteet / Haku kautta Voit hakea kohdetta useilla eri hakuvaihtoehdoilla. Kohde ID on täsmähaku: ID-numero pitää kirjoittaa kokonaisuudessaan, hakutuloksena tulee vain kyseinen kohde. Muut haut ovat dynaamisia: Voit kirjoittaa vain osan hakuehdosta. Voit myös rajata hakua viranomaisen, ELY-keskuksen, kohteen aktiivisuuden/passivisuuden, kunnan tai omat valvottavat-haun perusteella. Oletushakuehtoina ovat omat valvottavat kohteet. Kun olet valinnut haluamasi hakuehdot, paina Etsi-painiketta. Kohteen haku kehyksen alapuolelle aukeaa uusi kehys, jossa näytetään hakutulokset. Dynaamisilla hauilla voi tarvittaessa suodattaa kohdejoukkoa. Kehyksen yläpalkin oikeassa reunassa, suurennuslasin vieressä on ns. Masterhaku, jolla voit suodattaa tietueita kaikista tuloslistauksen tietokentistä. Kohde ID on linkki, josta pääset kohteen tietoihin. 6

7 3.2.2 Asiakas- ja kohdetietojen päivittäminen Asiakkaan nimi YLVA:ssa asiakkaan nimeä ei voi muuttaa. Asiakkaan nimi haetaan Y-tunnuksen avulla. Ensivaiheessa asiakkaan nimi konvertoidaan VAHTIn Sukunimi/organisaatio kentästä Asiakkaan nimitiedot haetaan ATV:stä. Jos ATV:ssä ei ole asiakkaan nimeä (esim. yksityishenkilöt), nimi haetaan USPA:sta. KEHA tekee virhelistan VAHTI-asiakkaista, joiden Y- tunnus ei ole validi. Virhelista lähetetään valvojille. Valvoja korjaa virheelliset Y-tunnukset YLVAan. Tietosuoja-asetus edellyttää, että järjestelmästä otettaviin raportteihin ei tule näkyviin henkilötietoja esimerkiksi henkilöiden nimiä. Jos henkilön nimi on osa yrityksen nimeä, on kyse henkilötietoluonteesta. Tällöin asiakastietojen henkilötietoluonne-kohtaan on merkittävä ruksi. Mutta esimerkiksi Karl Fazer on niin vakiintunut nimi, että sillä ei katsota olevan henkilötietoluonnetta. Kohteen nimi Kohteen nimi on pakollinen tieto. Kohteen nimeksi on konvertoitu ensisijaisesti VAHTIn asiakastietojen Etunimi/yksikkö tietokentän nimi. Jos Etunimi/yksikkö kentässä ei ole ollut tietoa mutta kohdetieto on ollut Sukunimi/organisaatio -tietokentässä, on kohteen nimi poimittu puoliohjelmallisesti. Muissa tapauksissa kohteen nimi on muodostettu lajin mukaisesta toiminnasta ja sijaintikunnasta nimitiedot ovat muokattavissa YLVA:ssa. Älä laita kohteen nimeksi Asiakkaan nimeä. Kohteen nimikentässä ei saa olla henkilön nimeä. Aliasnimi Alkuvaiheessa Kohteen Aliasnimi muodostetaan VAHTI:sta seuraavasti: Sukunimi/organisaatio, Etunimi/yksikkö -tietokentissä olevat nimet. Jatkossa Aliasnimi voi olla valvontakohteen entinen nimi tai joku muu yleisesti käytetty nimi, joka ei ole virallinen nimi. Aliasnimi voi olla henkilön nimi, sillä sitä ei viedä raportteihin. Käyntiosoite Käyntiosoite on konvertoitu VAHTIsta, jos se on ollut siellä. Muussa tapauksessa tietokenttä on tyhjä. Kohteen koordinaattitiedot Koordinaattitiedot on haettu tässä järjestyksessä: Kohteen vanhin ilmapisteen koordinaatti, jos tieto puuttuu Vanhin jätepiste, jos tieto puuttuu Vanhimman osion koordinaatit, jos tieto puuttuu Vanhimman vesipisteen koordinaatit Valvontaluokka ELY-keskukset luokittelevat kohteet riskiperusteisesti valvontaluokkiin 1-4 Ympäristöministeriön ohjeen mukaisesti. Kuntien kohteille on ajettu ohjelmallisesti valvontaluokka 0. 7

8 Tarkista, että kehyksen yläpuolella oleva Kohteen nimi muodostuu oikein. Muokkaustilassa voit muokata kohteen tietoja. Paina muokkaa painiketta päästäksesi muokkaustilaan. Jos henkilön nimi on osa yrityksen nimeä, merkitse ruksi kohtaan henkilötietoluonne. 8

9 Lisätietoon on konvertoitu VAHTIn asiakastietojen selite. Lisätietoa voi YLVA:ssa muokata vapaasti. Tallenna tiedot alapalkin oikeassa reunassa olevasta Tallenna-painikkeesta Yhteyshenkilötiedot Asiakas- ja kohdetietojen alapuolella olevassa kehyksessä ovat kohteen yhteyshenkilöiden tiedot. Yhteyshenkilötieto on asiakaskohtainen (=sama Y-tunnus). Jos yhteyshenkilön tietoja muokataan, muuttuvat saman asiakkaan niiden kohteiden yhteyshenkilön tiedot, joihin yhteyshenkilö on kytketty. Voit kytkeä kohteelle uuden yhteyshenkilön painikkeesta +Kytke yhteyshenkilö. 9

10 Pääset muuttamaan yhteyshenkilön tietoja kynän kuvasta ja poistamaan yhteyshenkilön punaisesta ruksista. Voit valita henkilön ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi ruksaamalla kohdan Ensisijainen yhteyshenkilö. Ensisijainen yhteyshenkilötieto päivittyy vain kohteelle, jonka tietoja olet päivittämässä. Tallenna Kohteen vastuuvalvojan vaihtaminen Kuka tahansa kuntakäyttäjä, joka on valtuutettu kyseisen kunnan valvojaksi, voi vaihtaa kohteen vastuuvalvojan Kohde-sivulla. Kaikki kyseisen kunnan valvojat pääsevät muokkaamaan oman kuntansa kaikkien kohteiden tietoja. Mutta vain vastuuvalvojalle välittyvät toiminnanharjoittajan lähettämät raportit. 10

11 Valitse Muokkaa. 11

12 Valitse vetovalikosta oikea vastuuvalvoja. Tallenna. 3.3 Työkalut, joilla voidaan siirtää osio kohteelta toiselle ja piste osiolta toiselle Työkalut, joilla voit siirtää osioita kohteelta toiselle tai pisteitä osiolta toiselle löytyvät Kohdevälilehdeltä. Voit joutua käyttämään siirtotyökaluja esimerkiksi silloin, jos toimintoja yhtiöitetään Osion siirto kohteelta toiselle Valitse kohde, jonka osion tai osioita haluat siirtää toiselle kohteelle. 12

13 Valitse sinisestä vetovalikosta osio, jonka haluat siirtää toiselle kohteelle. Voit hakea kohdetta, jolle osio siirretään useilla hakuehdoilla. Laajenna tarvittaessa hakuehtoja. Kun oikeat hakuehdot on valittu, Paina ETSI. Kun olet löytänyt haluamasi kohteen valitse kohde, jolle haluat siirtää osion. 13

14 SIIRRÄ-nappula aktivoituu, kun kohde, jolle osio siirretään, on valittu. Nyt voit siirtää osion painamalla SIIRRÄnappulaa Pisteen siirto osiolta toiselle Pisteen siirtotyökalu löytyy osion siirtotyökalun alapuolelta. Sen jälkeen, kun olet valinnut vetovalikosta siirrettävän pisteen, voit valita osion, jolle haluta siirtää pisteen. Tällöin myös SIIRRÄ-nappula aktivoituu. Siirrä piste. 14

15 3.4 Kohteen passivoiminen Pääset passivoimaan kohteen "Kohteen tiedot" -välilehdellä. Passivointi ei poista kohdetta järjestelmästä. Passivointi tarkoittaa asiakkaan poistamista aktiivisesti valvottavien kohteiden listalta. Kohde passivoidaan silloin, jos toiminta on loppunut tai lainsäädäntö on muuttunut siten, että kohde ei ole enää lupa-, ilmoitus- tai rekisteröintivelvollinen. 15