Intranet ja viestintä

Transkriptio

1 Intranet ja viestintä Oma nimesi Tutkielma x.xx.20xx

2 Sisällys 1 Intranet Intranetin tietoturva Viestintä Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän tehtävät Sisäisen viestinnän kanavat Intranet viestinnän välineenä Tutkimuksen tulokset Vastaajien sukupuoli Vastaajien ikä... 5 Lähteet... 7

3 1 Intranet Intranet on julkisesta Internetistä palomuurein eristetty yrityskohtainen verkko, johon sisäiset järjestelmät rakennetaan Internetissä yleistyneillä työkaluilla perinteisen sovelluskehitysvälineiden sijaan. Intranet tarkoittaa turvallista yrityksen sisäistä tietoverkkoa, joka liittää Internet-tekniikat osaksi yrityksen olemassa olevaa infrastruktuuria. (Intranet Journal 2004.) Toisen määritelmän mukaan intranetillä tarkoitetaan verkkoon rakennettuja tietosisältöjä, joiden käyttö on rajattu vain sisäiselle kohderyhmälle, oman yrityksen tai yksikön henkilöstölle. (Kuivalahti & Luukkonen 2003, 9.) 1.1 Intranetin tietoturva Informaatioteknologian ja erilaisten tietoverkkojen turvallisuudesta keskustellaan nykyään paljon. Yritysten täytyy kiinnittää huomiota tietoverkkojensa suojaamiseen viruksilta, madoilta, troijalaisilta ja yrityksen ulkopuolisilta henkilöiltä. Sähköisten dokumenttien käyttäminen tietoverkossa aiheuttaa yritykselle niin suuren turvallisuusriskin, ettei mitään siihen verrattavaa ole ollut aikaisemman tietojenkäsittelyn historiassa. Intranet on pääosin dokumenttien hallintaa, joten tietoturvan suunnittelun lähtökohdaksi voidaan ottaa dokumentit. Intranetissä olevat sähköiset dokumentit voivat helposti joutua vääriin käsiin tai tuhoutua esimerkiksi teknisen vian takia. Tästä syystä tietoa on pyrittävä suojaamaan monin keinoin, esimerkiksi käyttäjärajauksilla, salasanoilla, palomuureilla sekä säännöllisillä varmuuskopioilla. (Samela 1997, ) Turvallisuuden kannalta sähköiset dokumentit tulisi järjestää dokumenttien luottamuksellisuuden mukaan turvallisuusluokkiin. Luokittelu voisi olla esimerkiksi sisäiset dokumentit, jotka ovat tarkoitettu kaikille yrityksen työntekijöille, luottamukselliset dokumentit, joissa käyttäjäryhmä on rajattu ja salaiset dokumentit, jotka ovat vielä tiukemmin vartioituja kuin luottamukselliset dokumentit. Salaisia dokumentteja tulisi käsitellä erillään muiden dokumenttien järjestelmistä, jotta vältytään kohtuuttomilta turvallisuusvaatimuksilta. Luokkiin kuulumattomat dokumentit ovat julkisia ja voivat joutua myös ulkopuolisten käsiin. (Samela 1997, ) 1

4 Kuhunkin turvallisuusluokkaan tulisi antaa luku- ja kirjoitusoikeudet vain tietyille käyttäjäryhmille luokitusten mukaisesti. Yleensä merkittävä osa yrityksen intranetissä olevasta tiedotusmateriaalista on kaikkien verkon käyttäjien luettavissa ja ainoastaan dokumentteja päivittävillä henkilöillä on mahdollisuus muokata dokumentteja. (Samela 1997, ) Ulkopuolisten henkilöiden pääsy sisäiseen tietoverkkoon estetään palomuureilla. Palomuurin avulla suodatetaan sen läpi kulkeva tietoliikenne siten, että vain tietyiltä palvelimilta on pääsy muurin lävitse. Tietoliikenteen salakuuntelulta ja salasanojen kaappaukselta voidaan suojautua kryptaamalla eli salakirjoittamalla dokumenttien sisältö ja tietoliikenne. (Samela 1997, ) 2 Viestintä Mitä viestintä on? Onko se sanomien lähettämistä, vastaanottamista, palautteen antamista ja saamista? Onko se omien merkitysten antamista sanoille, kuville, ilmeille ja eleille? Yleisen määritelmän mukaan viestintä on sanomien vaihtamista lähettäjän ja vastaanottajan kesken eli viestien välityksellä tapahtuvaa sosiaalista vuorovaikutusta. Viestintää voidaan pitää prosessina, jossa tietoja vaihdetaan symboleilla, merkeillä tai käyttäytymisellä. Ihmiset kommunikoivat tyydyttääkseen oman elämänsä tarpeita. Jokainen haluaa tulla hyväksytyksi ja ymmärretyksi. Viestinnän suurin merkitys on siinä, että se auttaa ihmisiä hyväksymään itsensä ja toisensa sekä ryhmänsä ja yhteisönsä. (Alajärvi & Herno 1996, ) Viestintä on resurssi ja väline asioiden hoitoon. Viestinnän avulla informoidaan sidosryhmille tärkeistä tapahtumista ja pidetään yllä suhteita. (Kotikoski 1999, 10.) 2.1 Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä on olennainen osa henkilöstöpolitiikkaa. Sisäisellä viestinnällä on hyvät onnistumisen mahdollisuudet mikäli tietoa on aina saatavissa, kun sitä haluaa, palaute otetaan huomioon ja epäkohdat korjataan. (Alajärvi & Herno 1996, 56.) Sisäisen viestinnän tehtävät Vehmas luettelee sisäisen viestinnän seuraavat tärkeimmät tehtävät: Organisaation arvojen, identiteetin ja kulttuurin sisäistäminen Organisaation tehtävän näkeminen osana laajempaa kokonaisuutta Sisäisen kulttuurin ja ulkoisen kuvan saumaton integroituminen toisiinsa Tulevaisuuden ennakointi ja viestinnän kytkeminen strategiaan ja visioon Tosiaikainen tiedonvirta Jatkuva parantuminen Kuunteleminen ja vuoropuhelu (Vehmas 1999, ) 2

5 2.1.2 Sisäisen viestinnän kanavat Sisäisen viestinnän kanavat voidaan luokitella neljään ryhmään sen mukaan, ovatko ne: Lähikanavia vai kaukokanavia. Lähikanavat palvelevat työyksikköä tai yksilöllisesti työyhteisön jäsentä. Kaukokanavat välittävät sanomia koko työyhteisölle. Suoraa keskinäisviestintää vai välitettyä pienjoukko- ja verkkoviestintää. Keskinäisviestintä perustuu henkilökohtaiseen kanssakäymiseen. Pienjoukkoviestinnässä käytetään joukkoviestinnän tekniikoita, mutta sanomat välittyvät rajatummalle kohdejoukolle. Verkkoviestinnässä käytetään intranetiä ja muita sähköisen viestinnän sovelluksia. (Lampinen 2003, 10.) Taulukko 1. Sisäisen viestinnän kanavat (Lampinen 2003, 11.) SUORA VIESTINTÄ (keskinäisviestintä) LÄHIKANAVAT Lähin esimies Muut esimiehet Osastokokous Ahaa-aukiot Työtoverit ja työystävät KAUKOKANAVAT Tiedotustilaisuus Yhteistyöelimet ja luottamushenkilöt Kokoukset ja neuvottelut Ylimmän johdon suora yhteydenpito Työtoverit ja työystävät muissa yksiköissä VÄLITETTY VIESTINTÄ (pienjoukkoviestintä) Yksikön ilmoitustaulu Yksikön kiertokirjeet Tehdaslehti Verkkoviestintä Ilmoitustaulu Kiertokirjeet Pikatiedote Tiedotus- ja henkilöstölehti Asiakaslehti Toimitusjohtajan katsaus Toimintakertomus Tietokannat verkossa Videouutiset Sisäinen radio Puhelinuutiset Verkkoviestintä Ammattiyhdistyksen pienjoukkoviestintä Joukkoviestimet 3 Intranet viestinnän välineenä Intranetin tehokas käyttö ja sisäisen viestinnän tehtävien toteuttaminen vaatii, että sitä käytetään yrityksessä laajasti. Jotta intranetistä tulisi yrityksen päivittäinen työväline, sen tulisi sisältää työtehtäviin liittyvää tietoa, joka on välttämätöntä yrityksen toiminnalle. Mitä laajemmin intranet on käytössä yrityksessä, sitä paremmin se toteuttaa myös sisäisen viestinnän tehtäviä. Laajempi käyttö vuorostaan edellyttää, että intranet-sivuilla paljon 3

6 ajankohtaista tietoa. Näin muodostuu kuvassa oleva Wilanderin positiivinen kehä (Wilander 1998, 80.) Intranet on integroitu organisaation toimintaan Intranetin käyttö toiminnassa laajaa ja monipuolista Intranetissä organisaation toiminnassa välttämätöntä tietoa Intranet toteuttaa sisäisen viestinnän tehtäviä hyvin Kuvio 1. Intranetin käytön positiivinen kehä (Wilander 1998, 81.) Jos taas intranet nähdään vain ylimääräisenä viestintäkanavana eikä sitä integroida yrityksen toimintaan, syntyy negatiivinen kehä. Kun sivuille ei laiteta yrityksen toiminalle välttämätöntä tietoa, ei intranet voi täyttää sisäisen viestinnän tehtäviä tehokkaasti eivätkä työntekijät silloin myöskään käytä intranetiä säännöllisesti. (Wilander 1998, 81.) Intranetiä ei integroitu organisaation toimintaan Intranetin käyttö organisaation toiminnassa vähäistä Intranetissä organisaation toiminnassa välttämätöntä tietoa Intranet toteuttaa sisäisen viestinnän tehtäviä huonosti Kuvio 2. Intranetin käytön negatiivinen kehä (Wilander 1998, 82.) Intranetin tietojen päivitys on tärkein edellytys sille, että intranet voi toimia nopeana tiedon välittäjänä. Vanhentuneet tiedot vähentävät intranet-sivujen luotettavuutta ja myös työntekijöiden halukkuutta käyttää intranetiä. Intranetiä suunniteltaessa on päätettävä henkilöt, jotka vastaavat intranet-sivujen päivittämisestä ja huolehtivat siitä, että sivut ovat jatkuvasti ajan tasalla. Intranet-sivujen päivitystä voi helpottaa esimerkiksi päivitysautomaateilla, jotka vievät tiedot automaattisesti oikeisiin kohtiin sivuilla. 4

7 4 Tutkimuksen tulokset 4.1 Vastaajien sukupuoli Vastaajista naisia oli selvästi enemmän kuin miehiä. Tämä johtunee siitä, että yksikön palveluksessa on enemmän naisia. Vastaajien sukupuoli Miehet 30 % (14) Naiset 70 % (32) Kuvio 3. Vastaajien sukupuoli (N=46) 4.2 Vastaajien ikä Alla olevan kuvion mukaan, suurin osa vastaajista oli alle 39 vuotiaita, 33 %. Eniten vastaajia kuului ikäluokkaan vuotta. Keski-ikä on tulosten perusteella aika korkea, koska kyselyn vastaajista ikäluokkaan kuului 26 % ja yli 50-vuotiaita oli 24 %. Vastaajien määrä 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % 17 % Vastaajien ikä 33 % 26 % 24 % alle 30 vuotta vuotta vuotta yli 50 vuotta Kuvio 4. Vastaajien ikä (N=46) Iän perusteella voidaan olettaa, että suurin osa vastaajista on tottunut hyödyntämään työssään tietotekniikka, koska yleensä nuoremmat ovat oppineet jo koulussa käyttämään tietokonetta. Intranetin käytön ei näin ollen pitäisi tuottaa ongelmia kyselyyn vastanneille 5

8 työntekijöille. Vanhemmillakaan työntekijöillä ei pitäisi olla ongelmia tietokoneen ja intranetin käytössä runsaan koulutustarjonnan vuoksi. 6

9 Lähteet Alajärvi, Kyllikki & Herno, Leena 1996: Työelämän viestintä. WSOY:n graafiset laitokset. Porvoo. Kotikoski, Mirkka. Opinnäytetyö. Intranet osana yrityksen sisäistä viestintää, Helia Kuivalahti, Tatu & Luukkonen, Jussi 2003: Intra. Karisto Oy. Hämeenlinna. Lampinen, Niina. Opinnäytetyö. Intranet sisäisen viestinnän välineenä, Helia 2003 Samela, Juha 1997: Intranet toiminnan kehittämisen välineenä. Gummerus Kirjapaino Oy. Jyväskylä. Wilander, Susan. Pro Gradu. Intranet organisaatioviestinnässä. Helsingin yliopiston viestinnän laitos